發(fā)布時(shí)間：2022-04-29 18:47:46
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的高校檔案文化建設(shè)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
高校學(xué)生檔案，是學(xué)生在校期間綜合表現(xiàn)的證明，對(duì)于學(xué)生未來(lái)在社會(huì)上的發(fā)展有著決定性作用，對(duì)于在校期間校內(nèi)文化與風(fēng)氣的建設(shè)也有至關(guān)重要的意義。可見(jiàn)全面準(zhǔn)確的學(xué)生檔案信息對(duì)于高校未來(lái)發(fā)展有著很大影響，需要加以重視，才可讓高校信息系統(tǒng)更完善，后續(xù)將針對(duì)性進(jìn)行討論。
關(guān)鍵詞：
高校教育；學(xué)生檔案；文化建設(shè)
高校時(shí)期是學(xué)生步入社會(huì)前的最后進(jìn)修階段，也是為社會(huì)發(fā)展奠定基礎(chǔ)的沖刺階段，檔案則是能體現(xiàn)學(xué)生這一階段一言一行的重要參考依據(jù)。無(wú)論是對(duì)校內(nèi)教學(xué)管理工作來(lái)說(shuō)，還是社會(huì)各大企業(yè)對(duì)學(xué)生的評(píng)鑒工作來(lái)說(shuō)，都是十分重要的原始數(shù)據(jù)，特別是對(duì)校內(nèi)文化與風(fēng)氣的建設(shè)，更有不可或缺的重要意義，因此針對(duì)這一階段學(xué)生檔案作用的分析討論是十分必要的，下文將展開(kāi)詳細(xì)討論。
一、高校檔案在校園文化建設(shè)中的內(nèi)涵
校內(nèi)檔案，是校方受人事部門任命，在管理工作中依據(jù)自身人事管理權(quán)限，以學(xué)生個(gè)人為基本單位不斷收集后形成的學(xué)生個(gè)人信息原始資料。其主要的作用是為校內(nèi)管理與鑒定工作提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，主要包括學(xué)生的學(xué)歷考核，政治成分考核、日常管理、獎(jiǎng)懲決策、就業(yè)指導(dǎo)及校企信息互通等。是能夠全面反映出學(xué)生個(gè)人思想道德水平、信用記錄、作風(fēng)情況及學(xué)習(xí)與工作態(tài)度等多方面信息的重要資料，無(wú)論是在日常管理過(guò)程中還是校內(nèi)文化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，作為原始參考，學(xué)生檔案信息都有著十分重要的作用與意義，特別是在高校階段，校園文化建設(shè)關(guān)乎著學(xué)生的未來(lái)及校方在教學(xué)領(lǐng)域中的形象，所以檔案信息的重要性更是不言自明。高校的校園文化是校方教學(xué)方針與師生隊(duì)伍素養(yǎng)的體現(xiàn)，師生隊(duì)伍素養(yǎng)高、教學(xué)風(fēng)氣良好，即是有著良好的校園文化，這對(duì)于學(xué)生的管理培養(yǎng)以及校方的形象建立都有重要的意義，而校內(nèi)檔案則正是校內(nèi)文化建設(shè)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)。可見(jiàn)這樣重要的人才信息來(lái)源，是促進(jìn)校方持續(xù)發(fā)展的重要財(cái)富，也正是高校校園文化體系最主要的組成部分[1]。
二、高校檔案在文化建設(shè)工作中的應(yīng)用
1、利用檔案影響力，促進(jìn)管理工作的改革
校內(nèi)管理工作是決定著學(xué)生能否約束自身養(yǎng)成積極性格的重要環(huán)節(jié)，也是建立正面校園風(fēng)氣，樹立良好校內(nèi)文化形象必要的因素。可見(jiàn)管理工作與校方其他工作的緊密關(guān)聯(lián)以及對(duì)后續(xù)發(fā)展的重要作用，而檔案資料則正是能夠?yàn)楣芾砉ぷ魈峁├碚撘罁?jù)的重要依據(jù)，教師應(yīng)當(dāng)懂得利用檔案，推進(jìn)管理工作的改革，才能讓內(nèi)部管理工作的方向更加明確，且更具實(shí)效性。例如針對(duì)部分平日學(xué)習(xí)或工作態(tài)度不端正的學(xué)生或教師，充分利用檔案的影響力，便可以對(duì)其言行產(chǎn)生約束作用。校方在平日的管理工作實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)更詳細(xì)的將校內(nèi)師生隊(duì)伍任何信用信息、道德信息、態(tài)度信息與成績(jī)信息都及時(shí)收錄在檔案當(dāng)中，讓檔案越來(lái)越豐滿，才能讓檔案的約束管理作用真正發(fā)揮出來(lái)，讓內(nèi)部師生了解到檔案對(duì)自身的影響，進(jìn)而自主對(duì)自身的態(tài)度與言行進(jìn)行約束。確保校內(nèi)風(fēng)氣得到改善，是高校文化建設(shè)工作的第一步[2]。
2、利用檔案信息直觀性，促進(jìn)自我了解
檔案是在客觀評(píng)價(jià)后，通過(guò)多方思考，將個(gè)體表現(xiàn)體現(xiàn)出來(lái)的原始理論參考。檔案為校方工作及社會(huì)企業(yè)評(píng)鑒都能夠提供有效參考，這是眾所周知的，被忽略的是檔案對(duì)于記錄對(duì)象自身的參考作用。校內(nèi)師生雖然較比他人要對(duì)自身有更深的了解，但在校期間關(guān)乎學(xué)習(xí)工作的許多細(xì)節(jié)卻是師生自身都無(wú)法完全了解的，而檔案則正是能夠幫助校內(nèi)師生隊(duì)伍強(qiáng)化自我認(rèn)知的重要參考內(nèi)容。校方了解到這一點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)針對(duì)性向校內(nèi)師生一定程度開(kāi)放檔案，利用當(dāng)前應(yīng)用廣泛的信息技術(shù)建立起檔案庫(kù)，以便每個(gè)校內(nèi)相關(guān)人員都可隨時(shí)對(duì)自身的檔案內(nèi)容與檔案相應(yīng)變動(dòng)進(jìn)行查詢，才能更快加深對(duì)自身各方面評(píng)價(jià)的了解，進(jìn)而有更明確的自我管理方向。針對(duì)檔案當(dāng)中對(duì)自身的評(píng)價(jià)進(jìn)行針對(duì)性思考，找出自身需要改善的缺陷，才能夠更好的完善自身，提升素養(yǎng)，最終成為更加優(yōu)秀的個(gè)體。而校內(nèi)師生素養(yǎng)都得到提升，才能夠建立起更加積極正面的校園文化，進(jìn)而改善校方形象。
3、利用檔案內(nèi)容的不斷完善，確保檔案實(shí)效性
檔案作為具有參考作用的原始資料，其是否完整，是否精細(xì)，是否全面，與其實(shí)際作用的體現(xiàn)有著密切關(guān)聯(lián)。一言蔽之，檔案內(nèi)容記錄細(xì)致，記錄項(xiàng)目能夠隨時(shí)得到更新，才能夠更好的體現(xiàn)出師生個(gè)體的各項(xiàng)信息，提供更可靠的參考。特別是高校學(xué)生與教師，作為已經(jīng)成年的獨(dú)立個(gè)體，會(huì)涉及更多信用行為，接觸到更多來(lái)自網(wǎng)絡(luò)上與社會(huì)上思潮的影響，所以對(duì)其各項(xiàng)情況進(jìn)行更完整的記錄，才能確保檔案的客觀性，并在社會(huì)上各類企業(yè)對(duì)人才進(jìn)行篩選時(shí)提供更合理、更真實(shí)的參考，更符合校方的發(fā)展需求及社會(huì)企業(yè)的評(píng)鑒需求，有助于提升校方在教學(xué)領(lǐng)域及社會(huì)上的評(píng)價(jià)。在當(dāng)前的信息化背景下，想要確保檔案的全面建設(shè)，信息技術(shù)的利用是十分重要的，校方應(yīng)當(dāng)充分利用信息平臺(tái)來(lái)完善檔案的建設(shè)，為檔案設(shè)立更多可供參考的子項(xiàng)目，例如信用卡記錄，借貸記錄等等，不斷充實(shí)檔案內(nèi)容，才能使檔案成為更有意義的資料，而不是為敷衍而匆忙記錄的[3]。
三、結(jié)語(yǔ)
檔案是為校方文化建設(shè)提供參考的重要資料，校方忽略其重要性，導(dǎo)致內(nèi)容不完整，評(píng)價(jià)不客觀，不但會(huì)影響到校內(nèi)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，更會(huì)對(duì)校方形象產(chǎn)生影響，不利于高校發(fā)展。因此校方只有加強(qiáng)重視，審時(shí)度勢(shì)根據(jù)自身發(fā)展需求與教育領(lǐng)域發(fā)展需求對(duì)檔案不斷進(jìn)行完善，才能確保檔案實(shí)際作用的發(fā)揮，為各項(xiàng)工作提供更有利的借鑒。
作者：馬燕 單位：西京學(xué)院
參考文獻(xiàn)
[1]潘昕,李名家.高校檔案服務(wù)校園文化建設(shè)的實(shí)踐與思考——基于檔案管理現(xiàn)代化的視角[J].華中農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版),2013,02:133-136.
【關(guān)鍵詞】高校檔案；校園文化；建設(shè)
高校檔案客觀、真實(shí)的記錄了高校發(fā)展的歷史進(jìn)程，為高校的進(jìn)步與發(fā)展提供重要的參考依據(jù)。高校檔案管理工作也是高校各項(xiàng)工作中不可缺少的基礎(chǔ)工作，是衡量一所高校教學(xué)、科研、管理和其他各項(xiàng)工作水平的重要標(biāo)志之一。如何能發(fā)揮高校檔案在校園文化建設(shè)中的作用，是每一位高校檔案工作者所面臨最緊要的問(wèn)題。科學(xué)認(rèn)識(shí)高校檔案在大學(xué)校園文化建設(shè)中的作用是高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要，也是高等教育事業(yè)發(fā)展的需要。
一、高校檔案與校園文化的涵義
高校檔案是高校校建設(shè)和發(fā)展以及從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)中形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它客觀、真實(shí)的記錄了高校建設(shè)的創(chuàng)業(yè)史，再現(xiàn)了學(xué)校發(fā)展的全部歷程和精神風(fēng)貌，是高校文化遺產(chǎn)的重要組成部分。它既具有真實(shí)性、憑證性、查考性和備忘性的特征，又蘊(yùn)涵記憶和延續(xù)高校自然形成的傳統(tǒng)文化精神作用。高校檔案不僅是高校校史文化的具體表現(xiàn)，也是高校大學(xué)校園文化的重要組成部分。
高校檔案蘊(yùn)涵著高校教學(xué)、科研、管理、思想政治教育及學(xué)校各個(gè)歷史時(shí)期發(fā)生的重大事件、出現(xiàn)的重要活動(dòng)。高校檔案真實(shí)地記載了高校光榮的歷史和創(chuàng)業(yè)史，再現(xiàn)了學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的全過(guò)程和全貌，它是高校文化的積淀，是珍貴的文化財(cái)富，是高校文化遺產(chǎn)的重要組成部分。做好檔案管理工作，對(duì)總結(jié)、探索和改革高校教學(xué)、科研及管理工作的規(guī)律，提高教學(xué)質(zhì)量、科研能力和管理水平具有十分重要的意義。
校園文化是學(xué)校辦學(xué)理念和文化底蘊(yùn)的一種體現(xiàn)，是學(xué)校在長(zhǎng)期辦學(xué)過(guò)程中形成的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的總和。是學(xué)校全體師生在長(zhǎng)期的辦學(xué)過(guò)程中培育形成并共同遵守的最高目標(biāo)、價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)和行為規(guī)范。美國(guó)著名教育家杜威認(rèn)為：“所謂人的成長(zhǎng)，就是在與環(huán)境相互作用的過(guò)程中更新自己。
隨著高等教育的改革與發(fā)展，校園文化的內(nèi)涵更為寬泛，其獨(dú)有的時(shí)代性、互動(dòng)性、滲透性、傳承性、開(kāi)放性特征，確立了其在高校育人中的特殊地位。大學(xué)校園文化一般由三方面組成：一是物質(zhì)文化，物質(zhì)文化是指具有文化信息的物質(zhì)設(shè)施和物質(zhì)環(huán)境，也是大學(xué)校園文化的物質(zhì)形態(tài)，它包括校園內(nèi)可見(jiàn)的客觀存在的物質(zhì)。二是制度文化，制度文化是指學(xué)校全體師生員工在長(zhǎng)期辦學(xué)過(guò)程中形成并共同遵守的各種規(guī)章制度、工作守則和行為規(guī)范等。三是精神文化，精神文化是指學(xué)校師生員工在長(zhǎng)期教育教學(xué)實(shí)踐中積淀起來(lái)的具有自身特色的價(jià)值理念、辦學(xué)理念等得到共同認(rèn)可的一種群體意識(shí)。
二、高校檔案與校園文化建設(shè)之間的關(guān)系
1、高校檔案與校園文化密不可分
高校檔案是校園文化建設(shè)的寶貴文化資源，二者關(guān)系密不可分。高校檔案和校園文化同屬于社會(huì)文化范疇，兩者的教育對(duì)象和教育目標(biāo)是一致的，都是以校園為基礎(chǔ)，以傳播科學(xué)知識(shí)、文化知識(shí)、社會(huì)知識(shí)，提高學(xué)生綜合素質(zhì)為目，培養(yǎng)全面發(fā)展的大學(xué)生為宗旨，引導(dǎo)大學(xué)生樹立正確的人生觀、世界觀和價(jià)值觀。
高校檔案也是高校文化傳播的重要媒介，其真實(shí)性、客觀性、直觀性、社會(huì)性等特點(diǎn)決定了它必將是新時(shí)期校園文化建設(shè)中最具吸引力和有效形式的載體。高校檔案工作的科學(xué)發(fā)展可以促進(jìn)校園文化的發(fā)展和完善，是校園文化建設(shè)中必不可缺的重要部分，也是加強(qiáng)校園文化建設(shè)最有效途徑。
2、高校檔案與校園文化的育人功能
育人是高校的中心任務(wù)，高校的一切育人活動(dòng)都必須圍繞培養(yǎng)適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)所需人才的目標(biāo)而進(jìn)行。樹立科學(xué)發(fā)展觀，貫徹“以人為本”、“以生為本”的育人理念，著力提高教育質(zhì)量，積極探索內(nèi)涵式發(fā)展道路，培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才是人才培養(yǎng)基地的高等學(xué)校所肩負(fù)的重要使命。因此，利用好高校檔案與校園文化的育人功能，認(rèn)識(shí)檔案與校園文化育人功能的重要性認(rèn)識(shí)，重視相關(guān)工作，充分挖掘和發(fā)揮檔案文化和教育作用，提升檔案與校園文化的育人功能，使高校檔案成為校園文化的有力支撐。
（1）高校檔案是良好的德育教材和生動(dòng)的育人資源。
高校檔案記載了學(xué)校的發(fā)展史，校史是高校檔案的一個(gè)重要的組成部分，記錄學(xué)校創(chuàng)建、發(fā)展、變遷，珍貴的歷史資料，展示學(xué)校人才培養(yǎng)、師資隊(duì)伍、教學(xué)成果、科研成果，凝聚著學(xué)校的辦學(xué)精神、辦學(xué)傳統(tǒng)和辦學(xué)理念。利用各種各種的宣傳活動(dòng)和校史學(xué)習(xí)，豐富校園文化活動(dòng)，為廣大學(xué)生營(yíng)造優(yōu)良濃厚的學(xué)習(xí)氛圍，開(kāi)展以校史為主題的演講比賽、知識(shí)競(jìng)賽、作文大賽，在學(xué)生中選出優(yōu)秀的學(xué)生，擔(dān)任校史講解工作。在不同時(shí)期舉行校史圖片展、校史影視展，開(kāi)展校史文化宣傳周、校史刊物征文等。利用豐富多彩的活動(dòng)，調(diào)動(dòng)學(xué)生學(xué)習(xí)校史的積極性，使學(xué)生能夠真實(shí)感受學(xué)校發(fā)展的歷史，讓學(xué)生近距離了解學(xué)校一代代耕耘者，一步步由艱苦創(chuàng)業(yè)走向輝煌的歷程。
（2）充分發(fā)揮校園文化的教育功能。
校園文化建設(shè)是重要的育人途徑。通過(guò)優(yōu)化人文環(huán)境，堅(jiān)持以科學(xué)的理論武裝人，以正確的輿論引導(dǎo)人，以高尚的情操塑造人，以優(yōu)秀的作品鼓舞人，使學(xué)生從中得到美好的享受和陶冶，得到人生和智慧的啟迪，不斷完善品格。通過(guò)組織各豐富多彩的校園文化活動(dòng)，為學(xué)生搭建各種平臺(tái)，使學(xué)生充分展現(xiàn)自己，增強(qiáng)自信，不但滿足了學(xué)生個(gè)性特長(zhǎng)發(fā)展的需要，也能激發(fā)學(xué)生對(duì)科學(xué)藝術(shù)的興趣，提升他們的綜合素質(zhì)。對(duì)于即將畢業(yè)，走向社會(huì)的畢業(yè)生來(lái)說(shuō)，也是他們得到鍛煉，提高個(gè)人組織能力、人際交往能力和心理承受能力，從而培養(yǎng)出全面發(fā)展的高素質(zhì)優(yōu)秀人才。
三、高校檔案在校園文化建設(shè)中的積極作用
1、著力加強(qiáng)檔案工作，豐富館藏檔案資源
高校檔案工作人員要增強(qiáng)檔案意識(shí)，做好檔案工作。要真實(shí)地、客觀地、準(zhǔn)確地、及時(shí)地記錄下學(xué)校各方面的工作，重視檔案工作，提升檔案品位。經(jīng)常組織檔案人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)知識(shí)和科學(xué)文化知識(shí)，積極開(kāi)展檔案研編和校史研究工作，通過(guò)研編，不斷挖掘檔案資源。緊密圍繞學(xué)校教學(xué)科研等中心工作，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、媒體、報(bào)告、展覽等方式開(kāi)展以檔案內(nèi)容為主體的教育活動(dòng)，體現(xiàn)檔案的時(shí)代精神、歷史精神和人文精神，大力弘揚(yáng)校園文化。
2、著力加強(qiáng)特色檔案建設(shè)，適應(yīng)校園文化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展
［關(guān)鍵詞］高校管理；文書檔案；檔案管理
文書檔案是高校發(fā)展的原始記錄，具有權(quán)威性和憑證性。學(xué)校各部門如何利用檔案為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業(yè)化、多功能的特點(diǎn)。隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，各高校越來(lái)越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業(yè)化檔案管理理念創(chuàng)新為先導(dǎo)，以培養(yǎng)專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍為核心，以信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化提升檔案管理的專業(yè)化水平，促進(jìn)管理思想、管理方法和管理手段等方面的創(chuàng)新，為高校發(fā)展提供了有力保障。
一、提高文書檔案管理專業(yè)化認(rèn)識(shí)
首先，樹立專業(yè)化理念，提高專業(yè)化認(rèn)識(shí)。檔案管理專業(yè)化是指檔案管理職業(yè)具有自己獨(dú)特的職業(yè)要求和職業(yè)條件，有專門的培養(yǎng)制度和管理制度。檔案專業(yè)既包括學(xué)科專業(yè)，也包括職業(yè)專業(yè)，國(guó)家對(duì)檔案任職既有規(guī)定的學(xué)歷標(biāo)準(zhǔn)，也有必要的檔案知識(shí)、檔案能力和職業(yè)道德的要求。我國(guó)有檔案管理人員教育和培訓(xùn)的專門機(jī)構(gòu)、專門內(nèi)容和措施，有對(duì)檔案管理人員資格和教育機(jī)構(gòu)的認(rèn)定制度和管理制度。檔案管理職業(yè)有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺(jué)的職業(yè)規(guī)范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨(dú)立特性。
其次，培養(yǎng)專業(yè)化精神，增強(qiáng)專業(yè)化意識(shí)。加強(qiáng)檔案文化建設(shè)，塑造檔案職業(yè)文化、職業(yè)品格和職業(yè)素養(yǎng)，要甘于寂寞、樂(lè)于奉獻(xiàn)、遵守法紀(jì)、保守秘密，把做好檔案工作作為事業(yè)追求、職業(yè)理想和工作態(tài)度。陳希周在《檔案利用服務(wù)工作“四忌”》一文中認(rèn)為，從事檔案管理工作一忌態(tài)度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規(guī)章制度辦事，三忌不熟悉館藏內(nèi)容和檔案管理業(yè)務(wù)，四忌對(duì)查閱檔案的人員不嚴(yán)格監(jiān)視，對(duì)查閱過(guò)的案卷不經(jīng)檢查就人庫(kù)。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務(wù)質(zhì)量專業(yè)化、學(xué)習(xí)培訓(xùn)專業(yè)化、業(yè)務(wù)技能專業(yè)化。
再次，建立檔案管理專業(yè)化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機(jī)關(guān)檔案管理和利用的專業(yè)化構(gòu)建》一文中指出，檔案管理和開(kāi)發(fā)專業(yè)化構(gòu)建的路徑主要有：一是提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變工作理念；二是提高檔案管理人員素質(zhì)，建設(shè)專業(yè)化隊(duì)伍；三是完善設(shè)備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進(jìn)事業(yè)健康發(fā)展。檔案管理專業(yè)化的目標(biāo)是人本化，要堅(jiān)持以物為本向以人為本轉(zhuǎn)變，以保管為主向開(kāi)發(fā)利用為主轉(zhuǎn)變，以管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的基本趨勢(shì)，所有檔案管理工作都是為人服務(wù)、為人的全面發(fā)展服務(wù)的，離開(kāi)了人所有的檔案都沒(méi)有任何意義。檔案管理專業(yè)化過(guò)程必須規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。要制定全國(guó)統(tǒng)一、行業(yè)統(tǒng)一、單位統(tǒng)一的文書檔案標(biāo)準(zhǔn)，克服各自為陣、各自為術(shù)、各自為范的局面，積極推進(jìn)文書檔案建設(shè)一體化，充分發(fā)揮檔案服務(wù)全面、準(zhǔn)確、便捷的功能。
二、創(chuàng)建文書檔案管理專業(yè)化模式
要提高高校文書檔案管理專業(yè)化水平，必須創(chuàng)新管理體制和模式，建設(shè)機(jī)構(gòu)獨(dú)立、人員獨(dú)立、管理獨(dú)立、經(jīng)費(fèi)獨(dú)立、業(yè)務(wù)獨(dú)立的檔案館。《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織把檔案事業(yè)列入發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，建立和健全檔案行政管理和保管機(jī)構(gòu)，保障檔案事業(yè)發(fā)展所需經(jīng)費(fèi)；應(yīng)當(dāng)重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開(kāi)展，設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)或者配備專（兼）職檔案工作人員負(fù)責(zé)檔案的管理，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行檢查和指導(dǎo)；檔案館建設(shè)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家和地方制定的檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范，具有保管檔案的專用庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設(shè)施。
目前，高校文書檔案管理模式有兩種：一是文書檔案產(chǎn)生并存放于各單位、各部門、各學(xué)院，或者單位內(nèi)部設(shè)立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規(guī)范性、整體性，作用很難發(fā)揮，價(jià)值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書檔案由檔案館專人負(fù)責(zé)，各單位和部門指定兼職檔案員協(xié)助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過(guò)程規(guī)范，檔案的價(jià)值整體得到利用。
三、改進(jìn)文書檔案管理專業(yè)化方式
文書檔案管理專業(yè)化建設(shè)主要包括管理制度專業(yè)化、管理方式專業(yè)化、管理手段專業(yè)化、管理措施專業(yè)化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業(yè)化水平的標(biāo)尺》一文中認(rèn)為，檔案專業(yè)化管理是指以系統(tǒng)化為保證、數(shù)據(jù)化為標(biāo)準(zhǔn)、信息化為手段，從管理工作的各項(xiàng)專業(yè)環(huán)節(jié)入手，以提升專業(yè)水平的方式，把服務(wù)者的工作重點(diǎn)集中到滿足被服務(wù)者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的管理方式；主要措施包括組織專業(yè)性、管理過(guò)程專業(yè)性、技術(shù)專業(yè)性、人員要求專業(yè)性等。
制度建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的前提和基礎(chǔ)。《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立、健全科學(xué)的檔案管理制度，使檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，并逐步采用先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。
信息化建設(shè)是文書檔案專業(yè)化建設(shè)的基本方式。為了提高文書檔案工作的質(zhì)量與效率，開(kāi)發(fā)文書檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數(shù)字化技術(shù)手段，以信息化改變傳統(tǒng)文書檔案管理模式，更好地實(shí)現(xiàn)“檔案館可以通過(guò)報(bào)紙、廣播、電視、刊物、圖書等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會(huì)公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平》一文中認(rèn)為，要提高檔案管理軟件的專業(yè)化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識(shí)水平。要根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應(yīng)檔案管理的特殊性。還要進(jìn)一步完善軟件開(kāi)發(fā)公司的售后服務(wù)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，及時(shí)對(duì)軟件和系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。陳金水在《信息化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化，助推社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理》一文中認(rèn)為，要加強(qiáng)信息化硬件設(shè)施建設(shè), 實(shí)現(xiàn)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化，全面提高業(yè)務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平，及時(shí)配備業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化所必需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備, 充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù), 利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)在業(yè)務(wù)檔案管理中的作用。
四、培養(yǎng)文書檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍
培養(yǎng)和造就一批職業(yè)化、事業(yè)型的檔案管理隊(duì)伍是實(shí)現(xiàn)高校文書檔案管理專業(yè)化的關(guān)鍵。《甘肅省檔案管理?xiàng)l例》規(guī)定，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)及相關(guān)知識(shí)，做到愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，保守秘密，熱情服務(wù)。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，按照國(guó)家規(guī)定進(jìn)行職稱評(píng)聘，并保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定。
文書檔案涉及學(xué)校發(fā)展的方方面面，首先，管理人員要有堅(jiān)定的理想信念，較高的政治素質(zhì)，在遵守檔案保密制度上發(fā)揮表率作用；其次，要掌握高等教育發(fā)展的基本規(guī)律，熟悉學(xué)校發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，具有文書檔案的鑒別、識(shí)別能力；最后，要有較高的業(yè)務(wù)能力，全面掌握文書檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環(huán)節(jié)。另外，要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)和良好的服務(wù)態(tài)度，為文書檔案充分利用提供快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。賢文在《建設(shè)一支穩(wěn)定的專業(yè)化的干部檔案管理隊(duì)伍》一文中認(rèn)為：“干部檔案管理隊(duì)伍應(yīng)該懂得電子計(jì)算機(jī)操作和軟件設(shè)計(jì)的基本原理，能自如地運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行干部檔案材料的貯存、檢索，應(yīng)該懂得錄像、復(fù)制、縮微等技術(shù)的基本知識(shí)，熟練地操作、使用儀器，應(yīng)該具有基本的化學(xué)、生物知識(shí)，以利用各種手段實(shí)行對(duì)干部檔案材料的防霉、防腐措施，應(yīng)該懂得中國(guó)檔案發(fā)展史、干部檔案史，等等。”為此，要加強(qiáng)文書檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍建設(shè)，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開(kāi)發(fā)者和研究者轉(zhuǎn)變。
其一，加強(qiáng)檔案學(xué)學(xué)科和專業(yè)建設(shè)。完善、發(fā)展檔案學(xué)科知識(shí)體系，根據(jù)社會(huì)需求，有條件的高校要積極開(kāi)辦檔案學(xué)本科和研究生專業(yè)，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，加強(qiáng)課程建設(shè)和教材開(kāi)發(fā)，培養(yǎng)檔案管理應(yīng)用人才、檔案管理信息系統(tǒng)研發(fā)人才和檔案學(xué)研究人才。
其二，引進(jìn)檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環(huán)境，在職稱評(píng)定、推優(yōu)評(píng)優(yōu)等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業(yè)學(xué)習(xí)或管理背景的人員充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中。
其三，選留檔案管理人才。從應(yīng)屆畢業(yè)生中選留檔案學(xué)專業(yè)大學(xué)生充實(shí)到檔案管理隊(duì)伍中，改善檔案管理隊(duì)伍的學(xué)歷、年齡、知識(shí)、學(xué)緣結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的整體活力。
【關(guān)鍵詞】高職院校檔案信息化建設(shè)
一、檔案信息化建設(shè)的必然性
隨著科技信息的日益全球化以及就業(yè)的壓力，高職院校在整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占所占的地位日益提高。眾所周知，高校檔案是高等學(xué)校在教學(xué)、科研、學(xué)生管理、后勤管理及其他各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同載體的歷史記錄，是學(xué)校發(fā)展歷史的縮影和真實(shí)寫照。也是衡量一所學(xué)校管理水平高低的因素有之一，其價(jià)值越來(lái)越被社會(huì)所認(rèn)同，其服務(wù)領(lǐng)域也由原來(lái)的高校內(nèi)部逐步擴(kuò)展到社會(huì)諸多領(lǐng)域。例如南京大學(xué)檔案館就是一個(gè)成功的案例。
首先，高職院校檔案信息化建設(shè)是高校教育深化改革的需要。近年來(lái)，各高職院校不斷合并重組，深化教育教學(xué)改革，新的辦學(xué)模式不斷涌現(xiàn)，對(duì)檔案信息資源利用的速度和效率的需要越來(lái)越高。如果還沿襲傳統(tǒng)的檔案管理方式，勢(shì)必會(huì)滯后于高校工作的發(fā)展需要。其次，高職院校利用者利用的內(nèi)容拓寬了，要求也提高了。不僅僅是查閱大量的紙質(zhì)檔案文件，更要求檔案工作者提供各種形式的專題服務(wù)。例如畢業(yè)生選導(dǎo)師時(shí)，不僅要求要查詢所選導(dǎo)師的論文專著，還要求要查詢?cè)搶?dǎo)師參與的科研項(xiàng)目以及學(xué)術(shù)報(bào)告的視頻等。最后，傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)手段已跟不上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和電子政務(wù)普及。檔案人員要管好檔案，就要提前介入電子文件和管理工作中，以管理檔案的形式管理電子文件等有用信息，可有效避免出現(xiàn)電子檔案文件管理的“時(shí)空黑洞”。
二、高職院校檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題
由于高職院校絕大多數(shù)都是由過(guò)去的中等專業(yè)學(xué)校升格而成，大多數(shù)高職院校檔案室規(guī)模小，起步晚，投入少，技術(shù)設(shè)備落后。總體的信息資源建設(shè)狀況尚存在以下問(wèn)題：
（一）多數(shù)高職院校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重要性、緊迫性，缺乏認(rèn)識(shí)。檔案管理工作停留在建檔、管檔上，沒(méi)把檔案信息作為一種資源來(lái)認(rèn)識(shí)和利用。導(dǎo)致其不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。再加上有關(guān)部門參與意識(shí)薄弱，在檔案資料的收集、利用等方面未能得到應(yīng)有的理解和支持。更提不上對(duì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)行全面、深入的思考和研究。
（二）開(kāi)發(fā)和利用的方式和手段落后。當(dāng)前，許多高職院校已對(duì)本室檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，初步實(shí)現(xiàn)了在電子文件統(tǒng)一歸檔。但都未作為檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的處理，而且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理軟件和完善的管理制度，造成了這些寶貴資源的散失。由于當(dāng)前電子文件的保密、保真技術(shù)尚未成熟，檔案信息不能聯(lián)網(wǎng)。提供檔案利用的方式大部分還以手工操作為主，計(jì)算機(jī)操作為輔。不能實(shí)現(xiàn)檔案目錄網(wǎng)絡(luò)管理與檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理共享信息資源的要求。如果檔案積累的時(shí)間比較長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這給檔案的查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難。
（三）高職院校中普遍存在專職檔案人員少的問(wèn)題。檔案日常管理工作繁瑣，一個(gè)人要身兼數(shù)職，工作無(wú)法細(xì)分。高職院校檔案工作人員要么畢業(yè)于非檔案管理專業(yè)，多數(shù)是半路出家的，缺乏檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)，要么檔案工作人員只有專業(yè)知識(shí)而缺乏相關(guān)的信息技術(shù)知識(shí)。檔案工作部門甚至成為接收富余人員的機(jī)構(gòu)，造成檔案工作人員專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，整個(gè)檔案隊(duì)伍素質(zhì)普遍偏低。再加上一些具有高級(jí)職稱的檔案管理者面臨退休，高職院校又缺乏對(duì)于檔案管理人員繼續(xù)教育的措施。這都意味著檔案事業(yè)的發(fā)展不適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的需求。三、高職院校檔案信息化建設(shè)的設(shè)想
第一，作為高職院校的檔案管理者應(yīng)站在學(xué)校改革與發(fā)展的高度，不斷更新管理觀念。把檔案作為重要的信息資源來(lái)看待，有效地提高檔案資源的利用率，提供對(duì)外宣傳等信息保障。更大地發(fā)揮檔案信息化的作用，為學(xué)校可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造奠基。
第二，建立—套科學(xué)、合理的檔案工作管理制度，讓工作人員心情舒暢，自覺(jué)地去履行崗位職責(zé)。檔案部門應(yīng)明確電子文件歸檔的時(shí)間、范圍、建立一個(gè)大多數(shù)軟件都能接受的文件信息存儲(chǔ)、交換格式標(biāo)準(zhǔn)。才能保證檔案信息資源共享。著錄時(shí)使每一項(xiàng)數(shù)據(jù)項(xiàng)與事物形成映射關(guān)系。開(kāi)發(fā)利用時(shí)，要健全電子文件的使用和管理記錄。電子檔案形成后，制定保密和備份制度，使電子文件盡可能地處在安全保密狀態(tài)。
第三，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。高職院校現(xiàn)有的檔案隊(duì)伍大多知識(shí)結(jié)構(gòu)單一。檔案信息化建設(shè)的人員必須是既具備檔案管理方面的知識(shí)，又掌握計(jì)算機(jī)、信息管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才。重視提高檔案管理人員的學(xué)歷層次，年齡結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，不斷補(bǔ)充青年檔案管理人員來(lái)充實(shí)隊(duì)伍。
第四，充分利用校園網(wǎng)，收集整理檔案信息，建立電子檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。把檔案軟件管理系統(tǒng)接入學(xué)校的校園網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案查詢和檢索自動(dòng)化。鼓勵(lì)各部門以電子文件的形式按規(guī)定格式和要求上報(bào)檔案材料，如照片、錄音、錄像、文字等。利用網(wǎng)頁(yè)制作技術(shù)，在校園網(wǎng)上開(kāi)辟檔案信息站點(diǎn)。
第五、高職院校與其他高校不同就在于專業(yè)設(shè)置，具有行業(yè)特色，注重高等技術(shù)應(yīng)用型人才的培養(yǎng)。鑒于此應(yīng)加快建立本校重點(diǎn)專業(yè)、精品課程的特色數(shù)據(jù)庫(kù)檔案。加強(qiáng)教學(xué)檔案建設(shè)，突出高職院校室藏特色。
第六、檔案具有一定的保密性，有使用權(quán)限的問(wèn)題，但網(wǎng)絡(luò)易受到黑客攻擊、網(wǎng)上竊聽(tīng)與篡改、病毒、程序缺陷、技術(shù)淘汰等眾多因素的威脅，故要建立檔案信息化安全保障體系。
結(jié)束語(yǔ)：總之，高職院校檔案信息化建設(shè)不僅僅可以提高教育教學(xué)質(zhì)量及管理效率，還對(duì)維護(hù)學(xué)校權(quán)益等起著不可替代的作用。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的系統(tǒng)工程，需要檔案工作人員和相關(guān)部門共同努力。
參考文獻(xiàn)：
[1]盧運(yùn)山，芻議高校檔案信息化建設(shè).蘭臺(tái)世界，2008(15)，32
基于文檔一體化管理的高校檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物。近年來(lái)，社會(huì)各界科技化進(jìn)程不斷加快，檔案管理也是如此。高校檔案信息化管理對(duì)以往的檔案管理理念和方法產(chǎn)生了顛覆性的影響，它將檔案管理的工作延伸到了文件管理方面。一方面高校檔案信息化管理有利于檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，另一方面相關(guān)管理人員也要不斷加強(qiáng)相關(guān)計(jì)算機(jī)知識(shí)，不斷提高自身的計(jì)算機(jī)本領(lǐng)，適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理要求。
1 高校檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容
檔案信息化建設(shè)指的是在檔案建設(shè)和管理的過(guò)程中加入計(jì)算機(jī)文件管理的相關(guān)因素，從而提高檔案的利用率同時(shí)更加方便地管理檔案資料，保護(hù)資料安全。高校檔案信息化建設(shè)要求相關(guān)高校的計(jì)算機(jī)設(shè)備達(dá)到相關(guān)技術(shù)的要求，相關(guān)檔案管理人員的管理素質(zhì)和軟件使用能力也要達(dá)到要求。高校檔案信息化建設(shè)是以使用者為中心，建設(shè)一種更方便于使用者使用的檔案知識(shí)服務(wù)體系。這種體系更強(qiáng)調(diào)服務(wù)而不是檔案管理，也就是說(shuō)，相關(guān)檔案部門是提供了一個(gè)信息查閱的平臺(tái)供使用者使用，而并不單單是對(duì)高校師生的檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單管理。因此，該行業(yè)也漸漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N帶有服務(wù)性質(zhì)的行業(yè)，相關(guān)管理人員必須轉(zhuǎn)變舊觀點(diǎn)，將高校檔案信息化管理做到實(shí)處。
高校檔案信息化建設(shè)對(duì)于社會(huì)的發(fā)展也大有益處。將檔案以電子化的形式儲(chǔ)存、管理起來(lái)，在當(dāng)今倡導(dǎo)綠色環(huán)保的大環(huán)境下，這種信息化建設(shè)是節(jié)省紙張的環(huán)保行為。高校檔案信息化也使資源可以共享，減少成本的浪費(fèi)，檔案管理更加規(guī)范，同時(shí)也使檔案的管理更加系統(tǒng)化，提升高校檔案管理水平。
2 高校檔案信息化建設(shè)中運(yùn)用文檔一體化管理的意義
文檔一體化可以使高校檔案工作更為方便，同時(shí)高校檔案工作也為文檔一體化的實(shí)現(xiàn)提供了地點(diǎn)和場(chǎng)所，所以兩者是相輔相成的，在不斷的適應(yīng)中互相融和發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，文檔一體化管理的高校檔案信息化建設(shè)的意義表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
2.1 符合社會(huì)發(fā)展的客觀需求
隨著人口越來(lái)越多，高校不斷擴(kuò)招，畢業(yè)生的就業(yè)問(wèn)題不斷增大。文檔一體化管理可以為就業(yè)單位提供一個(gè)隨時(shí)隨地查詢畢業(yè)生在校成績(jī)、獎(jiǎng)懲記錄、特長(zhǎng)、師長(zhǎng)評(píng)語(yǔ)的平臺(tái)，這樣方便用人單位更加直接了解該畢業(yè)生，可以從全方位評(píng)價(jià)該畢業(yè)生是否可以錄取。同時(shí)，學(xué)生的信息可以被用人單位查詢，從某一方面來(lái)說(shuō)也同時(shí)增加了學(xué)生的就業(yè)機(jī)會(huì)。文檔管理一體化也讓學(xué)生可以在相關(guān)網(wǎng)站查詢到自己的信息或者自己需要的信息、資源，為學(xué)生和教師以及用人單位都提供了方便。
2.2 提高檔案管理工作的效率
在高校，檔案有許多種類，不僅有學(xué)生檔案、還有教師以及學(xué)校不同崗位上的工作人員的檔案，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能滿足如此多的檔案的管理工作要求，同現(xiàn)代社會(huì)的快節(jié)奏更是不適應(yīng)，文檔一體化管理的提出正是解決這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵。文檔一體化管理可以讓文檔管理工作人員將文檔管理和信息技術(shù)結(jié)合起來(lái)，比起傳統(tǒng)的文檔管理工作來(lái)，查閱更方便，儲(chǔ)存更長(zhǎng)久。同時(shí)，檔案的歸類和登記可以在網(wǎng)上進(jìn)行，一定程度上減輕了檔案管理者的工作強(qiáng)度。利用相關(guān)軟件對(duì)檔案的歸納整理實(shí)現(xiàn)了檔案管理的模式化、規(guī)范化，可以提高檔案管理工作的效率。
2.3 實(shí)現(xiàn)資源的共享
由于種種原因的影響，以前各高校的檔案都是采取封閉模式來(lái)管理的，顯而易見(jiàn)，面對(duì)當(dāng)今這個(gè)“世界村”大環(huán)境來(lái)說(shuō)，用傳統(tǒng)的封閉模式來(lái)管理檔案當(dāng)然是行不通的。文檔一體化管理正是將傳統(tǒng)的檔案管理同信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合在一起，為檔案管理提供了一個(gè)新的平臺(tái)，使不同的學(xué)生資源可以在同一個(gè)信息平臺(tái)上出現(xiàn)，能夠做到平均分配資源，增加了資源的共享性，向不同的使用者提供信息支持，使不同使用者在同一時(shí)間查詢到信息，并在一定程度上增加減輕了信息查找的繁瑣性，為各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行提供了方便。
3 加強(qiáng)高校文檔一體化管理的途徑
3.1 實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化文件管理
通過(guò)文檔一體化管理，使文件管理和檔案管理二者結(jié)合在一起，兩者在同一個(gè)綜合管理系統(tǒng)之中互相影響，互相聯(lián)系。因此，文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化勢(shì)必也會(huì)影響到檔案管理的規(guī)范化、規(guī)范化。在文件管理的相關(guān)工作中，對(duì)于文件內(nèi)部以及外部的各種信息數(shù)據(jù)必須嚴(yán)格規(guī)范，促進(jìn)文件一體化管理的推行，為文檔一體化管理建設(shè)提供有利條件和相關(guān)技術(shù)支持。
3.2 建立相關(guān)管理機(jī)構(gòu)
文件和檔案具備實(shí)行一體化管理的基礎(chǔ)。首先，我國(guó)當(dāng)前的文件和檔案是有機(jī)的整體。從文檔管理史上來(lái)說(shuō)，其存在的內(nèi)容主題與形態(tài)是一致的，唯一的區(qū)別只是時(shí)間的差別——現(xiàn)行文件或者歷史文件。從另一角度上說(shuō)，文書處理工作和檔案管理工作只是對(duì)于同一文件在不同時(shí)間段進(jìn)行處理的工作。其次，在文件被頒布時(shí)由文書處理工作的相關(guān)人員進(jìn)行管理，當(dāng)文件上規(guī)定的工作已經(jīng)被實(shí)施，該文件就成為了歷史文件，由檔案管理部門進(jìn)行管理和維護(hù)，方便以后查閱。這樣有益于文檔系統(tǒng)的整體發(fā)展，也有助于高校檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。對(duì)高校這個(gè)文檔異常豐富的地方來(lái)說(shuō)，建立一個(gè)組織專門對(duì)文檔進(jìn)行管理和儲(chǔ)存就顯得尤為重要了。
高校要建立文檔管理機(jī)構(gòu)，首先，要建立全校性的文書及檔案管理工作組織，并由該組織負(fù)責(zé)全校整體的文書與檔案工作，搭建一個(gè)文檔同步的有效領(lǐng)導(dǎo)體制，由此組織負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)文檔工作，并檢查、監(jiān)督高校內(nèi)部各部門檔案管理工作，保證其工作合乎規(guī)范性。該部門還要定期組織會(huì)議或者以其他形式商討檔案管理相關(guān)事宜，并對(duì)重大的文檔工作進(jìn)行決策。其次，高校必須明確規(guī)定相關(guān)管理部門的職責(zé)。例如，檔案室的主要職責(zé)就是制定檔案管理規(guī)范，培訓(xùn)相關(guān)檔案管理人員，檢查指導(dǎo)檔案管理的相關(guān)工作。然而，高校目前檔案室的職責(zé)仍然在檔案的整理、管理和分類上，這樣就造成了分工不明確，職責(zé)不明朗，大部分工作時(shí)間被浪費(fèi)在不是職責(zé)所在的地方。最后，各部門要明確自己的職責(zé)所在。這樣就能將被動(dòng)地聽(tīng)從上級(jí)的檔案管理工作變成主動(dòng)履行自己工作，各部門主要領(lǐng)導(dǎo)要起帶頭作用，為文檔一體化的深入發(fā)展打下基礎(chǔ)。
3.3 加強(qiáng)文檔一體化規(guī)范條例的制定
建立高校檔案管理系統(tǒng)需要大量的人力、物力投入其中，要建成非常不容易，因此，在建設(shè)過(guò)程中各項(xiàng)工作必須按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，這樣就為以后的資源共享和文檔一體化提供了必要的基礎(chǔ)。此外，文檔建立所用到的卷宗紙張、檔案盒要嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定來(lái)設(shè)置，屆時(shí)統(tǒng)一編號(hào)，方便管理。對(duì)相關(guān)管理人員要進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)他們應(yīng)用文檔一體化的自覺(jué)性，使其掌握相關(guān)工作技能，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者也要進(jìn)行培訓(xùn)，增加領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文檔一體化的重視程度，使他們從根本上認(rèn)識(shí)到文檔一體化的重要性和必然發(fā)展趨勢(shì)，這樣從上當(dāng)下重視起來(lái)，對(duì)于文檔一體化的實(shí)施有很大的促進(jìn)作用。
3.4 加強(qiáng)軟件開(kāi)發(fā)工作
目前，文檔管理工作中存在的問(wèn)題主要是不同部門使用軟件不同，不能相互對(duì)文件進(jìn)行對(duì)調(diào)，因此，要加快對(duì)文檔一體化軟件的開(kāi)發(fā)。在軟件開(kāi)發(fā)的過(guò)程當(dāng)中要注意軟件的兼容性能，保證其可以在不同的系統(tǒng)中運(yùn)行，這樣可以形成一個(gè)滿足現(xiàn)代辦公環(huán)境的文檔一體化技術(shù)保障體系，使不同部門之間文檔的運(yùn)轉(zhuǎn)傳遞更加方便快捷。
【關(guān)鍵詞】 高職院校 檔案數(shù)字化建設(shè) 問(wèn)題 對(duì)策
近年來(lái)，伴隨著國(guó)家高等職業(yè)教育大發(fā)展，廣西的50多所高職院校的發(fā)展也進(jìn)入了快速發(fā)展階段，辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)質(zhì)量、綜合實(shí)力都在不斷提升。隨著信息技術(shù)高速發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，各高職院校也越來(lái)越重視校園信息化建設(shè)。檔案數(shù)字化建設(shè)是校園信息化建設(shè)工程的一個(gè)重要組成部分，如何加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)的步伐，推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，已成為各高職院校檔案工作所面臨的一項(xiàng)重要課題。
一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵及其重要性
（一）檔案數(shù)字化是校園信息化建設(shè)的重要組成部分。隨著科技的發(fā)展，廣西高職院校也正逐步開(kāi)展校園信息化建設(shè)，紛紛使用辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺(tái)、學(xué)生信息管理系統(tǒng)等先進(jìn)管理平臺(tái)。高職院校檔案室是為學(xué)校教職員工、學(xué)生提供重要服務(wù)的窗口，必須得跟得上學(xué)校發(fā)展的腳步。檔案信息化是校園信息化建設(shè)的重要組成部分，只有加快檔案信息數(shù)字化建設(shè)，才能更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。
（二）提高檔案提供利用的效率。傳統(tǒng)的檔案資料查找方式是先經(jīng)過(guò)手工或者的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行目錄檢索再到庫(kù)房查找，有時(shí)候要往返幾次庫(kù)房才能查到利用者所需檔案資料，花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間。檔案數(shù)字化后就可以直接在計(jì)算機(jī)上輕松查找，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。同時(shí)，將檔案信息經(jīng)過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)傳輸，就可以提供給校內(nèi)外相關(guān)人員利用，利用者不受時(shí)間、空間的限制就可以進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查找相關(guān)檔案信息。
（三）有效提高檔案的科學(xué)管理水平。傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質(zhì)檔案管理模式為主，占用空間大；對(duì)紙質(zhì)檔案的頻繁翻閱容易造成損壞、字跡褪色。目前，廣西大部分高職院校的檔案庫(kù)房面積僅能容納3-5年的庫(kù)藏量，隨著檔案的逐年遞增，現(xiàn)有庫(kù)房很難容納龐大的檔案。實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)，不僅可以大大節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間，還有利于延長(zhǎng)檔案的使用壽命。
二、廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問(wèn)題和困難
（一）檔案工作經(jīng)費(fèi)投入不足。教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中規(guī)定：“建校歷史在50以上或全日制在校生規(guī)模在1萬(wàn)人以上或已集中保管的檔案、資料在3萬(wàn)卷以上，都需要設(shè)立檔案館。”根據(jù)規(guī)定，目前廣西大部分的高職院校已符合成立檔案館，但是由于各方面的原因還沒(méi)有一所高職院校成立檔案館，僅僅是成立了檔案室，隸屬于學(xué)校辦公室。檔案室僅配備1名專職檔案員，雖然少數(shù)院校配有2名專職檔案員，但常常還要兼顧學(xué)校辦公室的日常工作。檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入大量的人力、物力和財(cái)力，需要配備相應(yīng)的軟件和硬件設(shè)施。大部分高職院校正處于建設(shè)發(fā)展階段，主要將經(jīng)費(fèi)投入基建、教學(xué)和科研上，不可能對(duì)檔案工作投入太多。
（二）以傳統(tǒng)管理模式為主。目前，廣西的高職院校檔案管理仍以傳統(tǒng)管理模式為主，主要采用紙質(zhì)、錄音、錄像等載體保存檔案；以案卷歸檔和保管的方式，開(kāi)展檔案的收集、整理、鑒定、利用等工作；提供查閱的方式以手工翻本，費(fèi)事費(fèi)力。雖然統(tǒng)一使用了GD2000檔案管理系統(tǒng)，但僅局限于檔案目錄數(shù)字化，檔案全文數(shù)字化仍然是空白。更沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案資源在校園網(wǎng)共享，無(wú)法滿足多用戶的同時(shí)需求。
（三）檔案數(shù)字化建設(shè)步伐緩慢。2002年國(guó)家檔案局《國(guó)家檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》頒布，自此我國(guó)全國(guó)各地、各高校檔案信息化建設(shè)逐步開(kāi)展。但是2002年廣西的大部分高職院校剛剛從中專、技校升格為高職高專，學(xué)校工作的重心是整合辦學(xué)資源、擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，把精力集中在教學(xué)和科研工作上，根本無(wú)暇顧及信息化建設(shè)，因此檔案數(shù)字化建設(shè)是非常滯后的。
（四）數(shù)字化檔案信息安全存在問(wèn)題。檔案數(shù)字化為我們提供了方便快捷的服務(wù)，但是檔案信息安全問(wèn)題也成為檔案管理中不可忽視的問(wèn)題。一是將紙質(zhì)檔案原件數(shù)字化過(guò)程中，拆分、掃描、數(shù)碼相機(jī)拍攝時(shí)容易造成檔案原件的丟失或者字跡、數(shù)據(jù)不清晰。二是檔案信息網(wǎng)絡(luò)化后，面臨著計(jì)算機(jī)“病毒”、“黑客”等安全問(wèn)題。高職院校檔案內(nèi)容涉及范圍廣、信息量大，尤其是科研類檔案具備非常高的科技含量。如果不加以安全保護(hù)，將造成重大損失。
三、廣西高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)的對(duì)策
（一）加大對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)費(fèi)的投入。要提高對(duì)檔案管理工作的重視，加大經(jīng)費(fèi)投入。首先要配備檔案專職人員，對(duì)檔案人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，檔案人員除具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)外，還要掌握計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、圖像處理等專業(yè)知識(shí)。其次還要配備檔案數(shù)字化建設(shè)所需相關(guān)設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀等。
（二）制定完善的數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度。在開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)前期，按照國(guó)家制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合高職院校的實(shí)際情況，建立一套完善的檔案數(shù)字化建設(shè)制度，確保學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，從而使檔案管理朝著系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化方向邁進(jìn)。
（三）做好前期調(diào)查研究工作。檔案信息數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，不可操之過(guò)急。高職院校檔案信息量龐大，短時(shí)間內(nèi)不可能將全部材料數(shù)字化。在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)前，要做好調(diào)查研究工作，可到區(qū)內(nèi)外先進(jìn)的高校或者企業(yè)學(xué)習(xí)了解檔案信息化建設(shè)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，避免盲目建設(shè)。根據(jù)本校近幾年檔案的利用情況，制定科學(xué)合理、切實(shí)可行的計(jì)劃，要按照先新后老、先重點(diǎn)后一般的原則，分步驟對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化。
（四）加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息安全。檔案信息安全保護(hù)涉及的主要內(nèi)容包括：信息安全規(guī)范、信息加密、信息認(rèn)證、防治計(jì)算機(jī)病毒、信息備份、網(wǎng)絡(luò)安全和檔案信息長(zhǎng)期可存取技術(shù)等。一是檔案信息數(shù)字化工作中要注意檔案材料的完整性，不能在數(shù)字化過(guò)程中造成原始檔案的丟失、破損，在掃描或相機(jī)拍攝過(guò)程中要注意使字跡清晰不模糊。二是做好檔案信息備份，購(gòu)買先進(jìn)的存儲(chǔ)設(shè)備，避免檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件更新?lián)Q代后導(dǎo)致檔案信息無(wú)法讀取。三是檔案信息數(shù)字化后，要維護(hù)好檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，給檔案信息一個(gè)可靠安全的存儲(chǔ)環(huán)境。
參考文獻(xiàn)：
[關(guān)鍵詞]高校檔案;信息化建設(shè);問(wèn)題;對(duì)策
高校檔案建設(shè)工作是學(xué)校工作的基礎(chǔ)，而推進(jìn)檔案建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)信息化是必然途徑。檔案信息化建設(shè)主要是指利用一系列的現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理、傳遞、儲(chǔ)存的一體化，實(shí)現(xiàn)高校檔案信息數(shù)字化和信息化，提高資源利用率、降低資源收集、保存、傳遞帶來(lái)的成本。
一、高校檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性
高校檔案是指學(xué)校在教學(xué)管理實(shí)踐活動(dòng)中形成的重要材料，通過(guò)文字、圖像、音像等不同的形勢(shì)保存下來(lái)，對(duì)于推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展，維持學(xué)校的穩(wěn)定、維護(hù)學(xué)校的權(quán)益等方面具有重要意義。就當(dāng)前形勢(shì)而言，高校信息化建設(shè)不僅僅是高校檔案管理中不可缺少的部分，更是反映高校管理水平高或低的標(biāo)尺。
高校檔案信息化可以帶來(lái)明顯的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。目前，我國(guó)高校不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模，增加招生人數(shù)，專業(yè)學(xué)科也在逐漸豐富當(dāng)中，不斷增長(zhǎng)的師生人數(shù)、教學(xué)內(nèi)容導(dǎo)致信息的增長(zhǎng)，從而使檔案的內(nèi)容變得充實(shí)、材料來(lái)源廣，使用落后的人工方式來(lái)收集、整理檔案是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足高校教育的發(fā)展。檔案信息化成為高校適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，滿足自身需求的必然選擇。
二、高校檔案信息化建設(shè)中中出現(xiàn)的問(wèn)題
（一）對(duì)高校信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)存在問(wèn)題
隨著時(shí)代的變化和信息技術(shù)的發(fā)展，高校的檔案信息化建設(shè)事業(yè)已經(jīng)逐步進(jìn)入正軌，部分管理人員意識(shí)到其重要性。但是，還是存在高校管理對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)程度不深，推動(dòng)積極性低的問(wèn)題，由于信息化建設(shè)需要投入相應(yīng)的人力、設(shè)備和經(jīng)費(fèi)，部分高校資金和人員本就吃緊，致使高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)片面，認(rèn)為大量的投入?yún)s沒(méi)有為學(xué)校帶來(lái)明顯的效益。
（二）基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的不完善
專業(yè)的設(shè)備和完善的設(shè)施是推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)水平的基本條件，硬件部分包括計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、掃描儀、打印設(shè)備等，軟件包括收集、處理、傳遞、保存信息的相關(guān)軟件。從高校的實(shí)際配置情況來(lái)看，出現(xiàn)了三中常見(jiàn)的設(shè)備問(wèn)題：一是硬件設(shè)施組合配置不合理，認(rèn)為計(jì)算機(jī)就是一切，有了計(jì)算機(jī)就可以很好的實(shí)現(xiàn)檔案信息化;二是軟件配置不合要求，軟件相對(duì)于硬件來(lái)說(shuō)花費(fèi)的成本較低，高校在配置時(shí)不按照自身需求，均進(jìn)行配置，不僅浪費(fèi)資源，也浪費(fèi)檔案管理人員的時(shí)間。
（三）檔案信息建設(shè)過(guò)程有問(wèn)題
高校檔案種類紛繁復(fù)雜，關(guān)系到黨政、教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)等方面的信息，具有一定的綜合性。雖然初衷是保證為師生領(lǐng)導(dǎo)提供的信息及時(shí)、準(zhǔn)確、有效，但是往往結(jié)果不盡人意，主要有幾個(gè)方面的問(wèn)題：
1、檔案收集、處理、歸檔不及時(shí)，某些部門形成的文件沒(méi)有及時(shí)上交，無(wú)法得到及時(shí)的處理，不能形成可存儲(chǔ)的檔案信息，最終導(dǎo)致檔案無(wú)法歸檔，形成的文件不能得到有效的保存，或者失效或者消失，其中還存在檔案收集不全、檔案出現(xiàn)重復(fù)、檔案補(bǔ)充不及時(shí)等問(wèn)題。
2、檔案安全出現(xiàn)隱患，高校檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)相連，由于工作人員的疏忽和社會(huì)中存在惡意的人群，導(dǎo)致高校檔案信息庫(kù)出現(xiàn)中毒、信息被盜、信息被更改甚至是存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)被損毀等問(wèn)題，為高校檔案信息化建設(shè)帶來(lái)阻力。
3、沒(méi)有統(tǒng)一的管理制度，這是指高校與高校之間沒(méi)有統(tǒng)一管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)，影響高校之間對(duì)檔案信息化建設(shè)的交流，不利于高校對(duì)信息的開(kāi)發(fā)。
（四）檔案管理人員管理技巧水平較低
目前，高校檔案管理人員管理檔案的技巧整體水平不高，專業(yè)技能和綜合素質(zhì)較低。管理者對(duì)于檔案管理科學(xué)知識(shí)的掌握度低，部分高校的管理人員年齡偏大，遇事無(wú)法做出正確、靈活的決斷。部分人員計(jì)算機(jī)水平不達(dá)標(biāo)，無(wú)法完全掌握計(jì)算機(jī)的基本技能，阻礙了高校檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。
三、推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的策略
（一）提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知水平和深度
高校檔案信息化建設(shè)的成功需要學(xué)校管理者對(duì)其有正確、客觀的認(rèn)識(shí)。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)到對(duì)檔案信息化建設(shè)投入的專業(yè)人才、建設(shè)經(jīng)費(fèi)等與高校的發(fā)展是呈正比的，這項(xiàng)任務(wù)才能順利開(kāi)展。
（二）加強(qiáng)硬件軟件設(shè)施的建設(shè)
領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校當(dāng)前的狀況，增加或完善現(xiàn)有的設(shè)施設(shè)備。基礎(chǔ)設(shè)施齊全才能推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。
（三）加強(qiáng)檔案建設(shè)的管理工作
檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，首先把分散的材料和文件進(jìn)行統(tǒng)一的收集、歸類，然后利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行整理，最后由管理人員進(jìn)行提交、分類、存檔。根據(jù)流程走，使每一個(gè)過(guò)程中的信息都是完整的、正確的、及時(shí)的，保證信息工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)中要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性能監(jiān)管，及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫(kù)的安全功能，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)損毀等問(wèn)題。
（四）提高管理人員的素質(zhì)
檔案管理人員素質(zhì)的提高對(duì)高校信息化建設(shè)的進(jìn)程具有重要意義，是規(guī)范信息管理的關(guān)鍵部分。只有提高管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)，才能使管理的水平得到提升。首先提高管理人員的政治認(rèn)識(shí)高度和對(duì)信息建設(shè)工作的熱情以及責(zé)任感，樹立正確的社會(huì)主義人生觀和價(jià)值觀。其次，要對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)教育，增強(qiáng)他們的專業(yè)技能。三要加強(qiáng)檔案管理人員之間的交流，相互交流管理心得、分享理論知識(shí)，借鑒別人的經(jīng)驗(yàn)以此提高個(gè)人的管理水平，從而促進(jìn)檔案信息化將建設(shè)的發(fā)展。
四、結(jié)束語(yǔ)
信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的主流，是高校檔案建設(shè)的必然選擇。在建設(shè)過(guò)程中，不斷的探索、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，保持檔案信息化建設(shè)這項(xiàng)工作的長(zhǎng)久性和穩(wěn)定性，使高校檔案信息化的工作不斷發(fā)展，為廣大師生以及社會(huì)帶來(lái)方便。
參考文獻(xiàn)：
[1]亓正.高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題及實(shí)施策略[J].課程教育研究（新教師教學(xué)），2013，（27）.
一、當(dāng)前高校檔案為校園文化建設(shè)服務(wù)的必要性
1、高校檔案文化屬性的內(nèi)在要求。高校檔案真實(shí)地記錄了高校歷年來(lái)艱苦創(chuàng)業(yè)曲折發(fā)展的實(shí)踐過(guò)程，記錄了廣大教職員工在教學(xué)、科研、管理、生產(chǎn)等活動(dòng)中積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)和重要的知識(shí)信息，具有文化屬性。校園文化建設(shè)是高校校園育人文化環(huán)境的建設(shè)，離不開(kāi)對(duì)歷史經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)和借鑒。因此，檔案部門不僅要整理好、保管好檔案資料，更重要的是要做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作，有針對(duì)性地進(jìn)行整理、挖掘，為學(xué)校文化建設(shè)提供系統(tǒng)的具有參考價(jià)值的檔案資料，努力做到學(xué)校文化事業(yè)發(fā)展需要什么檔案資料，就能提供什么檔案資料。高校檔案作為高校先進(jìn)文化的載體，參與和指導(dǎo)校園“文化品位”建設(shè)便是高校檔案文化屬性的內(nèi)在要求。
2、高校檔案是校園文化建設(shè)中最具吸引力和滲透力的有效形式和載體。高校檔案既是一種寶貴的文化資源，又是高校文化傳播的重要媒介，其真實(shí)性、直觀性、社會(huì)性特點(diǎn)決定了其是新時(shí)期校園建設(shè)中最具吸引力和滲透力的有效形式和載體。高校檔案不僅能為本單位服務(wù)，還是對(duì)外服務(wù)的重要的信息和文化資源。充分利用這種資源可以提高學(xué)校的聲譽(yù)，擴(kuò)大學(xué)校的社會(huì)影響力，便于高校與社會(huì)各界建立廣泛的聯(lián)系，增強(qiáng)學(xué)校的知名度、信譽(yù)度，從而提升校園文化品位。
二、高校檔案為校園文化建設(shè)服務(wù)的主要作用
高校檔案不僅在人們的道德修養(yǎng)、文化學(xué)習(xí)等方面具有啟迪、教化作用，而且還能為高校科研、文化、教育等項(xiàng)工作提供素材，在營(yíng)造高雅、和諧、有序、充滿活力的文化環(huán)境中發(fā)揮獨(dú)特的作用,是校園文化建設(shè)的生動(dòng)素材和有力工具。
1、拓寬高校文化研究和學(xué)習(xí)的領(lǐng)域，為傳播高校文化發(fā)揮積極的作用。
高校檔案是高校文化的記錄者和承載者，蘊(yùn)含了豐富的科學(xué)文化知識(shí)，是高校教育和文化發(fā)展創(chuàng)新所必需的營(yíng)養(yǎng)，具有重要的學(xué)習(xí)和研究?jī)r(jià)值。如果充分拓展檔案館（室）傳播社會(huì)文化知識(shí)、信息的功能和社會(huì)文化教育的功能，將檔案的開(kāi)發(fā)利用放在突出位置，把檔案館（室）建成一個(gè)檔案文化研究和學(xué)習(xí)的基地，就能拓寬高校文化研究和學(xué)習(xí)的領(lǐng)域，為繁榮高校文化，傳播高校文化發(fā)揮積極的作用。這樣，學(xué)生不僅可以在教室、圖書館、實(shí)驗(yàn)室學(xué)到知識(shí)，而且可以到檔案館（室）接受文化和知識(shí)的熏陶。
2、優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)，是實(shí)現(xiàn)檔案“服務(wù)育人”的重要保障。
高校檔案館（室）如果充分利用現(xiàn)有設(shè)施，根據(jù)檔案管理法律、法規(guī)的規(guī)定全面清理館（室）藏檔案，對(duì)能公開(kāi)的檔案大膽嘗試采用像圖書館的開(kāi)架書庫(kù)、查閱大廳等類似的公開(kāi)查閱檔案的方式，盡可能簡(jiǎn)化手續(xù)為師生利用提供便利，建立一個(gè)開(kāi)放式的檔案利用服務(wù)體系，并且檔案館員在接待學(xué)生利用檔案時(shí)，應(yīng)以親和的語(yǔ)言、耐心細(xì)致地為查詢者提供服務(wù)，處處體現(xiàn)人文關(guān)懷。檔案人員言行舉止所表現(xiàn)出的高尚的職業(yè)道德、強(qiáng)烈的愛(ài)崗敬業(yè)精神和良好的個(gè)人修養(yǎng)，以及嫻熟的技能和厚實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，會(huì)讓學(xué)生切實(shí)感受到檔案的魅力。
3、高校檔案為開(kāi)展校園文化建設(shè)活動(dòng)提供豐富的素材。
(1)前輩賢圣的示范教育素材。利用高校檔案館保存的大量歷史名人的珍貴資料,以名人的人生經(jīng)歷感染和教育當(dāng)代大學(xué)生。我校通過(guò)舉辦校友中國(guó)工程院院士鄭皆連的專題展覽，為學(xué)生學(xué)習(xí)樹立了榜樣和楷模，得到師生的一致好評(píng)。(2)愛(ài)國(guó)、勤奮、敬業(yè)的文化教育素材。高校的良好校風(fēng)有著豐富的愛(ài)國(guó)榮校的教育內(nèi)容,是進(jìn)行德育教育的模范讀本。同時(shí),高等學(xué)校在長(zhǎng)期辦學(xué)實(shí)踐中積淀形成的帶有強(qiáng)烈自身特色的良好校風(fēng)、學(xué)風(fēng)是一種群體氣質(zhì)、作風(fēng)的反映,它對(duì)青年學(xué)生養(yǎng)成良好的操行和樹立正確的價(jià)值觀具有潛移默化的導(dǎo)向作用。(3)學(xué)校成就的激勵(lì)教育素材。通過(guò)展覽展現(xiàn)學(xué)校的精神風(fēng)貌和傳統(tǒng)特色,突出學(xué)校的歷史地位和取得的重要成就,使大學(xué)生了解教育的發(fā)展史、學(xué)校的發(fā)展史和學(xué)科的發(fā)展史,激發(fā)大學(xué)生熱愛(ài)母校的思想感情,增強(qiáng)主人翁責(zé)任感,提高大學(xué)生的審美情趣、文化品位、人文素養(yǎng)和科學(xué)素質(zhì)。(4)知識(shí)創(chuàng)新教育素材。高校檔案忠實(shí)記錄了學(xué)校教學(xué)工作的全部?jī)?nèi)容,如教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、招生情況、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)評(píng)估,教師考評(píng)、教學(xué)改革、教學(xué)設(shè)備,學(xué)生學(xué)籍成績(jī)、畢業(yè)生工作情況反饋等等。這些記錄經(jīng)過(guò)總結(jié)、提煉,可以上升轉(zhuǎn)化為教育理論,成為新的知識(shí)信息點(diǎn)和成果。
三、高校檔案服務(wù)校園文化建設(shè)的途徑
1、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案利用服務(wù)。
檔案管理部門和檔案管理者要改變過(guò)去默默無(wú)聞的被動(dòng)狀態(tài),從后臺(tái)走向前臺(tái),充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢(shì),創(chuàng)新檔案文化,打造檔案文化品牌。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、媒體、櫥窗、宣傳板等途徑,專題講座、報(bào)告等方式宣傳特色檔案信息，自覺(jué)把檔案工作納入校園文化建設(shè)的軌道,樹立檔案文化建設(shè)理念,把靜態(tài)無(wú)聲資料開(kāi)發(fā)成聲文并茂、形式新穎、貼近校園文化建設(shè)實(shí)際、賦有震撼力的宣傳材料。
2、進(jìn)一步充實(shí)館藏檔案，豐富檔案編研資料。
高校檔案是高校文明進(jìn)程最重要的記錄載體，它以其原始性和真實(shí)性較好地反映了高校文化的發(fā)展變化，是直接參與校園文化建設(shè)的生動(dòng)素材。高校檔案館（室）利用檔案編研的各種資料，如我校編制的財(cái)務(wù)制度匯編、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、校志、年鑒、優(yōu)秀教案集、優(yōu)秀論文集、優(yōu)秀成果集等具有豐厚底蘊(yùn)的檔案文化作品，充分挖掘了高校歷史文化的內(nèi)涵。通過(guò)檔案編研，參與校園文化建設(shè)，弘揚(yáng)學(xué)校優(yōu)秀的文化傳統(tǒng)，為師生開(kāi)闊視野，深入研究提供基礎(chǔ)。
3、舉辦校史展覽，提升校園文化品位。
高校檔案館（室）中的實(shí)物檔案、照片檔案、聲像檔案濃縮了高校的發(fā)展歷史。通過(guò)對(duì)這些材料的巧妙組合與設(shè)計(jì)，舉辦高規(guī)格的校史展覽，真實(shí)生動(dòng)地再現(xiàn)高校創(chuàng)業(yè)的艱苦歷程及發(fā)展中所取得的輝煌成就，展示學(xué)校的美好形象，反映學(xué)校的精神風(fēng)貌，將是提升校園文化品位的有效措施。校史展覽不僅能加深學(xué)生對(duì)學(xué)校歷史的了解，增進(jìn)愛(ài)國(guó)、愛(ài)校思想，而且展出中名人所取得的杰出成就、突出貢獻(xiàn)更能激勵(lì)學(xué)生的集體榮譽(yù)感和奮發(fā)圖強(qiáng)的奮斗精神。我校在50周年校慶時(shí)，通過(guò)舉辦校史展覽，使上萬(wàn)名校友更加全面地了解了學(xué)校，為他們以后的工作提供了強(qiáng)大的動(dòng)力，激發(fā)了他們?yōu)閷W(xué)校、為祖國(guó)爭(zhēng)光的強(qiáng)烈斗志。
4、利用檔案展現(xiàn)高校的良好形象。
高校檔案館（室）通過(guò)學(xué)校公布的各項(xiàng)教學(xué)管理制度以及校史館、博物館建設(shè),挖掘?qū)W校的人文精華,增加文化特色,把高校檔案館建成校園文化建設(shè)的基地。很多高校通過(guò)著書立說(shuō)、舉辦展覽、開(kāi)發(fā)多媒體宣傳軟件等方式,利用各種圖表、照片、錄像建立了展廳基地和網(wǎng)上宣傳基地,使學(xué)生在全面發(fā)展的校園環(huán)境和文化氛圍中了解學(xué)校的成就,接受多種知識(shí)和美的熏陶。同時(shí),校史館、博物館等學(xué)校文化場(chǎng)所還有助于社會(huì)了解高校培養(yǎng)人才的質(zhì)量、水平和過(guò)程,通過(guò)公眾效應(yīng)促進(jìn)檔案館教育功能的增強(qiáng)，展示其良好的對(duì)外形象。
5、利用檔案中的學(xué)術(shù)研究成果，為高校科學(xué)研究提供信息保障。
檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)，高校學(xué)術(shù)檔案記載了高校師生歷年來(lái)的學(xué)術(shù)論文、著作等學(xué)術(shù)成果，記錄了他們?cè)诮虒W(xué)、科研活動(dòng)中形成的大量有價(jià)值的事實(shí)、數(shù)據(jù)，總結(jié)了他們?cè)诳蒲薪虒W(xué)活動(dòng)中成功和失敗的經(jīng)驗(yàn)，蘊(yùn)藏著豐富的知識(shí)資源，是知識(shí)繼承和創(chuàng)新的基本條件。它不僅能幫助研究者了解科研的進(jìn)展情況和已有的項(xiàng)目成果，使研究者得到啟發(fā)，避免重復(fù)研究，而且還能提供實(shí)驗(yàn)、觀察和理論概括的基礎(chǔ)材料。
參考文獻(xiàn):
1、鄔雪軍：《發(fā)揮高校檔案在校園文化建設(shè)中的作用》，《檔案與建設(shè)》，2003年第6期。
