發(fā)布時(shí)間：2023-09-15 17:13:55
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案管理方法樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
系統(tǒng)建設(shè)的質(zhì)量治理框架
檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)展信息化工作的質(zhì)量目標(biāo)是高效率、低成本地建設(shè)一個(gè)能夠支持現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)開(kāi)展的應(yīng)用系統(tǒng)。而電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)能否按照預(yù)期計(jì)劃高質(zhì)量建成，與參建人員綜合能力、基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境、現(xiàn)行法規(guī)制度，以及建設(shè)過(guò)程的規(guī)范性和科學(xué)性有很大關(guān)系，所以從系統(tǒng)建設(shè)之初就要明確影響質(zhì)量的關(guān)鍵要素和質(zhì)量控制框架。電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中所依賴的法規(guī)政策標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)建設(shè)需求、建設(shè)過(guò)程監(jiān)管、軟硬件設(shè)施支撐環(huán)境，以及參建人員能力和水平，都是決定電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵要素，如圖所示。從圖中可見(jiàn)，電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量不僅要從最終輸出的檔案管理系統(tǒng)角度進(jìn)行衡量，還需要追溯到建設(shè)過(guò)程中支撐、控制、輸入和監(jiān)管等環(huán)節(jié)的質(zhì)量。這是因?yàn)殡娮訖n案管理系統(tǒng)建設(shè)并非一次性的成品輸出，而是一個(gè)滾動(dòng)建設(shè)和持續(xù)完善的過(guò)程。此外，多個(gè)立檔單位與檔案保管單位之間的業(yè)務(wù)協(xié)同和數(shù)據(jù)共享等特點(diǎn)，決定了電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的復(fù)雜性和特殊性。由此，需要從系統(tǒng)建設(shè)的支撐環(huán)境、需求輸入、制度控制、過(guò)程監(jiān)督、功能實(shí)現(xiàn)、系統(tǒng)運(yùn)行和建設(shè)成效等方面進(jìn)行全過(guò)程管理，最終形成一個(gè)滿足檔案機(jī)構(gòu)實(shí)際需求的高質(zhì)量電子檔案管理系統(tǒng)。1.環(huán)境建設(shè)質(zhì)量治理軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、建設(shè)項(xiàng)目資金等，是電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的基礎(chǔ)支撐和電子檔案管理系統(tǒng)賴以生存的生態(tài)環(huán)境，決定了電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)成果能否得以使用。網(wǎng)絡(luò)與軟硬件設(shè)施，及其運(yùn)行管理機(jī)制，直接影響了電子檔案管理系統(tǒng)的功能使用、數(shù)據(jù)訪問(wèn)和業(yè)務(wù)開(kāi)展。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、中間件、存儲(chǔ)設(shè)施、服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)施的迭代更新速度很快，要求軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的更新?lián)Q代需要保障檔案系統(tǒng)的功能穩(wěn)定、安全可用和業(yè)務(wù)的連續(xù)性，環(huán)境基礎(chǔ)設(shè)施的質(zhì)量治理能力亟待改進(jìn)。2.需求分析質(zhì)量治理檔案機(jī)構(gòu)及其人員是電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的主體，決定了系統(tǒng)建設(shè)的方向和目標(biāo)。檔案部門人員根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，提出信息化環(huán)境下開(kāi)展檔案服務(wù)工作的目標(biāo)，最終形成系統(tǒng)建設(shè)需求，而需求的準(zhǔn)確性和完整性直接影響了電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)施方案，因此檔案管理人員的需求分析能力至關(guān)重要。通常，需求分析由檔案管理業(yè)務(wù)人員和系統(tǒng)建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員協(xié)同完成，而雙方在系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中需要不斷地溝通交流，明確潛在需求和需求可能變更的方向。需求的變化和更新是軟件系統(tǒng)建設(shè)的重難點(diǎn)，由此各方人員在分析系統(tǒng)需求時(shí)，不僅應(yīng)充分理解現(xiàn)有業(yè)務(wù)活動(dòng)流程、范圍和要求，還應(yīng)具有前瞻性思維，以發(fā)展的眼光來(lái)開(kāi)展需求調(diào)研和分析設(shè)計(jì)，確保系統(tǒng)建設(shè)需求能夠在較長(zhǎng)的一段時(shí)期內(nèi)保持有效。3.制度嵌入質(zhì)量治理法規(guī)政策遵從性是電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)區(qū)別于其他類型信息系統(tǒng)建設(shè)的重要特點(diǎn)之一。檔案管理機(jī)構(gòu)在開(kāi)展各類活動(dòng)時(shí)，需要在外部制度的基礎(chǔ)上，提煉出本單位應(yīng)遵循的條款和工作實(shí)施的具體要求。而后在電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中，將具體化的制度要求嵌入到系統(tǒng)中，盡可能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)化的制度遵從，減少人工參與度，更客觀、有效地執(zhí)行各項(xiàng)法規(guī)、政策、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這就要求電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)人員熟悉并深刻理解各個(gè)層級(jí)制度中約定的各項(xiàng)要求，研究其應(yīng)用場(chǎng)景及其間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，制定切合本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)的各項(xiàng)制度。同時(shí)還應(yīng)借助監(jiān)管手段和各種技術(shù)方法加強(qiáng)制度執(zhí)行的質(zhì)量，督促和檢查制度執(zhí)行過(guò)程中的漏洞與風(fēng)險(xiǎn)，并持續(xù)改進(jìn)。4.過(guò)程監(jiān)管質(zhì)量治理電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的信息化系統(tǒng)工程，對(duì)其建設(shè)過(guò)程的監(jiān)督和管理是保障質(zhì)量的重要措施。檔案信息化建設(shè)工作通常會(huì)采取政府招投標(biāo)和政府采購(gòu)等方式來(lái)選擇供應(yīng)商，并委托第三方機(jī)構(gòu)（承建方）來(lái)完成電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的具體任務(wù)。承建方負(fù)責(zé)方案設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、環(huán)境部署與集成調(diào)試；建設(shè)方負(fù)責(zé)全局規(guī)劃、整體設(shè)計(jì)、資金籌措、明確需求等重要工作。對(duì)于電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的可行性研究、方案論證、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、設(shè)備采購(gòu)、軟件開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)處理和系統(tǒng)測(cè)試等各個(gè)階段，承建方和建設(shè)方均應(yīng)采取過(guò)程質(zhì)量控制方法，檢驗(yàn)各自承擔(dān)的任務(wù)，同時(shí)監(jiān)督對(duì)方的工作。必要時(shí)還可引入第三方監(jiān)理公司來(lái)協(xié)助建設(shè)方對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)度、成本、目標(biāo)、任務(wù)、范圍，以及合規(guī)性和有效性等進(jìn)行檢查。由此監(jiān)理方的質(zhì)量檢查、風(fēng)險(xiǎn)控制、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和診斷能力成為影響電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量的重要因素。5.功能實(shí)現(xiàn)質(zhì)量治理電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的一個(gè)重要的顯性成果就是將檔案業(yè)務(wù)融入信息系統(tǒng)的電子檔案應(yīng)用軟件系統(tǒng)，作為檔案部門及其人員開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的網(wǎng)絡(luò)化工作平臺(tái)，其功能的完整性、流程的合理性、數(shù)據(jù)的規(guī)范性是助力檔案人員開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的重要保障。與一般的應(yīng)用軟件系統(tǒng)相比，電子檔案管理系統(tǒng)的質(zhì)量除了實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)的系統(tǒng)管理功能以外，還具有檔案業(yè)務(wù)的法規(guī)、政策和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)執(zhí)行性等特點(diǎn)，需要有標(biāo)準(zhǔn)符合性的質(zhì)量檢查。因此，電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)需要深入了解檔案業(yè)務(wù)事項(xiàng)、辦理流程及其政策、規(guī)范要求，才能保證系統(tǒng)功能完整、流程合理且數(shù)據(jù)規(guī)范。6.運(yùn)行維護(hù)質(zhì)量治理以往的煙囪式、自給自足的建設(shè)模式正在逐漸被淘汰，而共建共享成為新的系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施部署的共性特點(diǎn)。許多省級(jí)綜合檔案館統(tǒng)一建成了區(qū)域性的數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施運(yùn)行服務(wù)平臺(tái)，采取了海量存儲(chǔ)、云計(jì)算的虛擬服務(wù)模式。云計(jì)算的IT集約化服務(wù)模式在統(tǒng)一規(guī)劃、資源租賃、平臺(tái)支撐和應(yīng)用共享等方面具有較高的統(tǒng)籌性、規(guī)范性和專業(yè)性，但對(duì)各檔案管理機(jī)構(gòu)而言幾乎是個(gè)“黑盒子”，即檔案人員只需規(guī)范地按照操作規(guī)程使用，無(wú)需關(guān)注其背后復(fù)雜的技術(shù)方案和實(shí)現(xiàn)原理。一方面，這有助于檔案人員集中精力鉆研檔案管理業(yè)務(wù)、提升檔案信息服務(wù)；但另一方面，由于檔案人員缺乏技術(shù)知識(shí)，對(duì)外包服務(wù)的監(jiān)管和控制將成為提升電子檔案管理系統(tǒng)質(zhì)量的一項(xiàng)重要任務(wù)。7.應(yīng)用成效質(zhì)量治理按時(shí)完成建設(shè)工作，并順利通過(guò)項(xiàng)目驗(yàn)收、保障檔案人員能夠基于應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)展檔案工作，是電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的標(biāo)志性成果。系統(tǒng)建設(shè)不僅要保障建設(shè)方獲得一個(gè)高質(zhì)量的電子檔案管理系統(tǒng)，而且還需要承建方能夠在建設(shè)成本范圍內(nèi)取得良好的信譽(yù)，積累經(jīng)驗(yàn)和獲取收益。因此，衡量電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量，需要從建設(shè)工作成效多方面進(jìn)行檢查評(píng)估。近年來(lái)，“以評(píng)促建，以建促用”的電子檔案管理系統(tǒng)治理理念和方法已經(jīng)在我國(guó)各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)得到很好的推廣和應(yīng)用，使建設(shè)方、承建方、監(jiān)理方均能各盡其責(zé)、獲得最大的收益和顧客滿意度。
結(jié)語(yǔ)
目前，人們生活中一個(gè)非常重要的，必須的工具的就是電子計(jì)算機(jī)，其具有多種多樣的功能，這為企業(yè)的辦公帶來(lái)了巨大的變革，使企業(yè)辦公變得更加方便快捷。而在信息技術(shù)時(shí)代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對(duì)企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性，如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，所以，企業(yè)在使用信息檔案時(shí)一定要注意信息的安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。
避免風(fēng)險(xiǎn)的措施
提前預(yù)防，在風(fēng)險(xiǎn)還沒(méi)有出現(xiàn)的時(shí)候就進(jìn)行遏制是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)最有效的方式，也是最經(jīng)濟(jì)的方式，對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，應(yīng)該以其自身的潛在缺陷為根據(jù)來(lái)實(shí)施控制管理，來(lái)保證內(nèi)部信息的安全可靠，主要措施有：
1.積極引進(jìn)最新技術(shù)。
計(jì)算機(jī)在工作過(guò)程中要同時(shí)結(jié)合多種措施，而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的最好的辦法就是引進(jìn)新的技術(shù)，新技術(shù)對(duì)可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個(gè)很重要的方法就是設(shè)置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常運(yùn)用的方式，在對(duì)電子信息檔案實(shí)施密碼設(shè)置后，要積極的訓(xùn)練一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員來(lái)實(shí)施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。
為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業(yè)要主動(dòng)制定一些有針對(duì)性的制度來(lái)進(jìn)行預(yù)防，也可以根據(jù)需要授權(quán)檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進(jìn)行相關(guān)的系統(tǒng)操控，而無(wú)關(guān)的人員沒(méi)有權(quán)利操作系統(tǒng)等。
3.及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。
為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時(shí)消除潛在的風(fēng)險(xiǎn)是非常重要的，在計(jì)算機(jī)維修期內(nèi)，企業(yè)尤其要注意隨時(shí)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，主動(dòng)采取應(yīng)對(duì)措施。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的的復(fù)雜性，使得控制風(fēng)險(xiǎn)工作也極其的不容易，不過(guò)，只要及時(shí)且做到全面看待問(wèn)題，那么就可以把問(wèn)題解決掉。比如，對(duì)于那種對(duì)計(jì)算機(jī)激進(jìn)主義異常敏感的機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，為了應(yīng)對(duì)潛在的危險(xiǎn)，那么采取一定的措施是非常必要的。
【摘要】
在信息化迅速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，越來(lái)越多的電子文件格式被廣泛應(yīng)用，檔案管理的對(duì)象也由最初的傳統(tǒng)紙質(zhì)版資料和文獻(xiàn)變得越來(lái)越電子化和現(xiàn)代化，目前我國(guó)在檔案管理的工作方面運(yùn)用是的相對(duì)保守的傳統(tǒng)管理方式，由于長(zhǎng)期的管理制度不完善導(dǎo)致了檔案管理中的管理缺失，無(wú)法在管理工作中適應(yīng)現(xiàn)代化檔案形式的管理需求。
【關(guān)鍵詞】
現(xiàn)代化檔案；管理水平；管理方法
為針對(duì)現(xiàn)代化的檔案資料形式的不斷向高科技含量和高信息含量的發(fā)展方向，只有通過(guò)對(duì)檔案管理水平和管理方法進(jìn)行提高、發(fā)展和完善，利用先進(jìn)的管理制度，保證在工作方式上對(duì)新型檔案資料形式的有效管理。因此，在檔案管理方法的提高上，要通過(guò)科學(xué)管理理論和先進(jìn)管理制度的運(yùn)用，將對(duì)新型的電子資料的管理工作進(jìn)行合理的分類，利用科學(xué)的管理制度提出能夠適應(yīng)當(dāng)前檔案資料形式的現(xiàn)代化檔案管理新方法，不斷提高檔案的利用率。
1 檔案管理現(xiàn)代化的含義
我國(guó)的檔案發(fā)展形式在世界信息化發(fā)展的步伐上，不斷更新檔案形式，發(fā)展成越來(lái)越多樣化和現(xiàn)代化的新型電子化檔案形式，因此需要同時(shí)改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理制度，才能保證檔案利用的有效性。隨著當(dāng)今社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和更新，對(duì)資料的保存方式也越來(lái)越多的由傳統(tǒng)的紙質(zhì)格式不斷向電子化、多媒體化的方向發(fā)展，而對(duì)這些現(xiàn)代化的檔案信息進(jìn)行的管理工作，若還是以傳統(tǒng)的針對(duì)紙質(zhì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行的管理方法進(jìn)行管理，無(wú)法將檔案資料的系統(tǒng)性和多樣性有效整合，只有針對(duì)現(xiàn)代化檔案的形式特點(diǎn)和性質(zhì)，利用科學(xué)檔案管理理論，成立針對(duì)現(xiàn)代化檔案管理的新型管理模式，才能將目前的檔案管理工作做到能夠適應(yīng)科技化的信息發(fā)展水平。
2 進(jìn)程中存在的問(wèn)題
2.1檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度低
隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國(guó)在檔案管理工作方面的管理力度顯得相對(duì)不高，在實(shí)際的管理工作中沒(méi)有受到相應(yīng)的重視和影響，因此對(duì)檔案管理的要求也越來(lái)越缺少能夠考核管理水平是否正確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。在我國(guó)的檔案管理中，人員管理普遍比較松散，對(duì)檔案應(yīng)有的重視程度得不到保障，在管理方法上存在著許多不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的工作方式和管理機(jī)制，而且在對(duì)檔案資料進(jìn)行編排和利用的過(guò)程中，存在著大量的分類處理不當(dāng)和管理方法不完善的方面，如果不進(jìn)行合理的、科學(xué)的改進(jìn)和完善，在工作中仍然用傳統(tǒng)的檔案管理方式，必定無(wú)法完成現(xiàn)代化檔案資料的管理工作。
2.2缺乏檔案管理專業(yè)人才
檔案管理是一項(xiàng)需要重點(diǎn)研究、系統(tǒng)分析的極富專業(yè)性要求的管理工作，因此在對(duì)管理人員的安排上，需要合理計(jì)劃、科學(xué)分工，首先將檔案管理的人員設(shè)置做到能夠保證檔案管理工作正確有效進(jìn)行，了解新型的電子資料的特點(diǎn)，有針對(duì)性的進(jìn)行不同形式檔案的管理。但在我國(guó)目前的檔案管理工作中，對(duì)檔案管理人員的設(shè)置具有很大的非專業(yè)性，對(duì)檔案管理工作的有效性受到很大的影響，如果要求用現(xiàn)在的檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理水平和管理方式去對(duì)科技化、電子化、多媒體化的新型檔案資料去進(jìn)行管理工作，那么在對(duì)檔案的科學(xué)化、專業(yè)化管理方面將很難達(dá)到應(yīng)有的管理水平和管理目的。
2.3管理投入不足
保證了檔案管理人員的專業(yè)水平可以一定程度上提高檔案管理在目前管理模式上的傳統(tǒng)和不完善，但對(duì)于管理資源的投入需要有相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)支持和資金支持才能夠?qū)崿F(xiàn)，只有足夠的專業(yè)檔案管理資源才能保證管理工作在技術(shù)上和專業(yè)程度上能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案形式。目前我國(guó)的檔案管理工作普遍存在著管理缺失的現(xiàn)狀，除了工作人員數(shù)量不足，管理水平不專業(yè)之外，更重要還是由于檔案管理的工作沒(méi)有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和管理費(fèi)用的支持，想要改變傳統(tǒng)的檔案管理體制，還需要從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)介入，提高對(duì)工作的支持和資金支持做起，將檔案管理工作更加完善的進(jìn)行。
3 提高檔案管理現(xiàn)代化水平
傳統(tǒng)的檔案管理模式專業(yè)水平低，沒(méi)有足夠的技術(shù)和資金支持，要想改變這樣的檔案管理現(xiàn)狀，為適應(yīng)科技化、電子化的檔案形式提供有效支持，就需要通過(guò)科學(xué)管理理論的學(xué)習(xí)和管理方式的參考提出新型的管理機(jī)制。首先針對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低的傳統(tǒng)管理方法和管理現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行正確的科學(xué)管理理論和先進(jìn)管理方法的學(xué)習(xí)和提高。其次在檔案管理工作人員專業(yè)性水平低的管理缺陷上，應(yīng)當(dāng)通過(guò)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化和現(xiàn)代化管理理論的培訓(xùn)，根本上提高檔案管理的專業(yè)水平。再次，還應(yīng)改變對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，將專業(yè)人員和資金投入結(jié)合，使檔案管理在現(xiàn)代化發(fā)展方面有足夠的物資保證。
4 結(jié)束語(yǔ)
經(jīng)過(guò)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式的分析，只有通過(guò)先進(jìn)的科學(xué)管理理論和管理方式的運(yùn)用，將目前的管理機(jī)制進(jìn)行革新，才能夠適應(yīng)當(dāng)今的電子化、信息化檔案發(fā)展形勢(shì)。針對(duì)新型的檔案形式需求和傳統(tǒng)文獻(xiàn)資料科學(xué)管理相結(jié)合，用新的管理方法對(duì)新的檔案形式進(jìn)行科學(xué)管理。
參考文獻(xiàn)：
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［2］薛紅艷.如何提高檔案管理現(xiàn)代化水平［J］.黑龍江科技信息，2013（9）：121
1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)
檔案記錄了事業(yè)單位日常工作的方方面面，在提高事業(yè)單位工作效率上有著不容忽視的作用。檔案如此重要，其管理也是相當(dāng)重要的。因此，如果能夠進(jìn)一步提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程，意味著檔案管理的水平會(huì)有突飛猛進(jìn)的發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理水平提升的基礎(chǔ)。檔案管理不再是以前的單純的紙質(zhì)媒體，而是多種檔案管理手段的綜合應(yīng)用。檔案管理的現(xiàn)代化是加強(qiáng)檔案管理綜合管理水平的重要方面。在收集、檢索和應(yīng)用等檔案功能發(fā)揮作用的時(shí)候，檔案管理的現(xiàn)代化也就體現(xiàn)出了對(duì)比傳統(tǒng)的檔案管理方式的優(yōu)勢(shì)。檔案管理的電子化，即計(jì)算機(jī)和多媒體化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案肯定不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要，因?yàn)榧堎|(zhì)媒體不適宜攜帶，不容易綜合處理數(shù)據(jù)，而且容易損壞，電子檔案就發(fā)揮出了它的重要作用。電子檔案對(duì)比傳統(tǒng)檔案的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在很多方面。一是在收集方面。電子檔案更容易接收和存儲(chǔ)檔案信息，而且不需要占用物理空間，只需要存儲(chǔ)在電子設(shè)備就行，不會(huì)造成空間的浪費(fèi)。各種檔案都可以統(tǒng)一進(jìn)入到電子檔案進(jìn)行管理，這比傳統(tǒng)的檔案管理方式在時(shí)間和空間上有明顯的優(yōu)勢(shì)。二是在處理和選擇檔案方面。電子化了的檔案比傳統(tǒng)檔案更加方便和快捷。電子化檔案隨時(shí)可以從電子設(shè)備上抽調(diào)出來(lái)供工作使用，而且在選擇信息的時(shí)候只需要點(diǎn)擊相應(yīng)的功能鍵就能處理大批量的數(shù)據(jù)，而且準(zhǔn)確無(wú)誤，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無(wú)法比擬的。三是在加工方面。如果電子檔案需要綜合處理或者修改數(shù)據(jù)，隨時(shí)隨地都可以進(jìn)行，而紙質(zhì)檔案則沒(méi)有這么方便的功能。遇到特殊或緊急情況，傳統(tǒng)檔案不能滿足迅速發(fā)展的社會(huì)需要。
2 我國(guó)目前檔案管理的現(xiàn)狀及不足
雖然目前我國(guó)的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方法比傳統(tǒng)的檔案管理方式具有不可比擬的優(yōu)勢(shì)，但是這種檔案管理方式還是存在著諸多問(wèn)題。首要面臨的問(wèn)題是規(guī)范化問(wèn)題。我國(guó)目前的現(xiàn)代化和電子化檔案管理方式不具有規(guī)范性。具體表現(xiàn)在工作人員處理電子化檔案的方式上面。大家知道電子化檔案容量小，方便攜帶，但是某些工作人員大手大腳，不重視電子檔案的安全性和機(jī)密性，隨意處置檔案，這就容易造成檔案的遺失和泄露。某些工作人員只知道上傳電子檔案，但不知道如何規(guī)范有效地存儲(chǔ)電子檔案，重要數(shù)據(jù)沒(méi)有備份，這就容易造成一旦電子設(shè)備出現(xiàn)故障，那么電子檔案就會(huì)出現(xiàn)遺失的情況。而且，一旦電子存儲(chǔ)有電子檔案的設(shè)備遺失，就會(huì)造成檔案泄露，給事業(yè)單位和國(guó)家造成不必要的損失。因此，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)極其迫切和重要，要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，確保他們意識(shí)到檔案管理的重要性，要時(shí)刻保持警惕，防止檔案遺失或泄露，改變他們傳統(tǒng)的檔案保存理念，使工作人員能夠跟進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化進(jìn)程。在這一方面，事業(yè)單位需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新的檔案管理方法和思路，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案管理不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的保存檔案的工作，而是具有極高的科學(xué)性和管理性的工作，只有改變檔案管理人員的工作態(tài)度，提高檔案管理人員的管理水平，才能跟上現(xiàn)代化和電子化檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，才能提高事業(yè)單位工作的效率。
上面的論述已經(jīng)提到電子化檔案的安全性問(wèn)題，一是檔案管理人員的問(wèn)題，二是電子技術(shù)本身存在的一些問(wèn)題和漏洞。一些事業(yè)單位沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)的思想理念，沒(méi)有及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，這就容易導(dǎo)致一旦電子設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題和故障，那么存儲(chǔ)在里面的電子檔案必然受到損壞和遺失。一些事業(yè)單位電腦落后，處理速度慢，這必然影響到檔案數(shù)據(jù)管理的處理效率。另外，計(jì)算機(jī)的軟件沒(méi)有更新，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，給檔案管理帶來(lái)了不必要的麻煩。這就要求相關(guān)的事業(yè)單位能加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，及時(shí)更新電子存儲(chǔ)設(shè)備，及時(shí)維護(hù)檔案數(shù)據(jù)，做好必要的備份，保證正常的檔案處理管理工作有序穩(wěn)定進(jìn)行。
3 提高檔案管理水平的途徑
首先，我們必須明確即便是再現(xiàn)代化和電子化的檔案管理方法，也需要檔案管理人員的處理和數(shù)據(jù)分析。因此，事業(yè)單位要把提高檔案管理人員的管理水平作為檔案管理工作的首要工作來(lái)抓。當(dāng)今社會(huì)是信息化和電子化的時(shí)代，檔案管理也必須加強(qiáng)信息化和電子化。如果檔案管理人員沒(méi)有相應(yīng)的理念，是不可能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式的。因此，事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的檔案管理水平，轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理思想和理念，讓他們學(xué)會(huì)如何應(yīng)用好電子設(shè)備來(lái)處理龐大的檔案數(shù)據(jù)，而不是簡(jiǎn)單地存儲(chǔ)檔案信息。提升檔案管理人員綜合分析處理檔案信息數(shù)據(jù)的能力，是事業(yè)單位提高工作效率的首要任務(wù)。
提高目前檔案管理水平的第二個(gè)方面是要確保電子檔案信息和數(shù)據(jù)的安全性。電子設(shè)備比起傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案雖然方便快捷，但是電子設(shè)備一旦出現(xiàn)故障，對(duì)檔案信息和數(shù)據(jù)具有毀滅性的損害。因此，安全對(duì)于檔案信息來(lái)說(shuō)必須作為基本任務(wù)來(lái)重視。首先，要想確保檔案信息和數(shù)據(jù)的安全，要從檔案管理人員入手，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的電腦技術(shù)培訓(xùn)，讓他們學(xué)會(huì)如何綜合分析處理數(shù)據(jù)，如何維護(hù)檔案信息，以及遇到電子存儲(chǔ)設(shè)備故障應(yīng)該如何應(yīng)對(duì)等方面的知識(shí)。其次，提高電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的時(shí)效性。要經(jīng)常及時(shí)更換老舊的電子存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)用最新的軟件，及時(shí)更換必要的硬件設(shè)施，保證電子設(shè)備的運(yùn)營(yíng)能夠配合日常的工作需要。這就需要事業(yè)單位提高工作管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作各個(gè)方面的投入，力圖改善現(xiàn)有的檔案存儲(chǔ)環(huán)境和處理數(shù)據(jù)的局限性。把檔案管理工作放在日常工作的重要位置，確保檔案信息數(shù)據(jù)的應(yīng)用及時(shí)和有效。
一、檔案管理工作的電子化趨勢(shì)
隨著社會(huì)的進(jìn)步與科技的發(fā)展，我國(guó)大多企事業(yè)單位中，無(wú)紙化辦公和自動(dòng)化辦公的趨勢(shì)已經(jīng)形成。在檔案管理領(lǐng)域，普遍實(shí)施的是電子檔案管理的模式，在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期，電子化趨勢(shì)是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。該領(lǐng)域還存在一些不足，比如在檔案軟件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相應(yīng)法律、法規(guī)的約束與規(guī)范的作用；在檔案分類方法的采用上缺乏適應(yīng)性等。
二、實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的諸多益處
（一）充分利用最新技術(shù)，與時(shí)展相結(jié)合。檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子化趨勢(shì)，是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，唯有充分利用這種趨勢(shì)，才能實(shí)現(xiàn)本職工作的良好開(kāi)展。通過(guò)對(duì)檔案資料的收集與整理，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使之轉(zhuǎn)化為微機(jī)軟件的形式，以便更方便人們的查閱與檔案的管理。
（二）有益于工作效率的提高。與之前的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的優(yōu)勢(shì)在于其更容易書寫，更容易保存、也更易于人們查閱。電子檔案實(shí)現(xiàn)里對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的合理利用，發(fā)揮了計(jì)算機(jī)技術(shù)的諸多優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)人力、物力、財(cái)力與時(shí)間的大量節(jié)約，也更大程度上提高了工作效率。
（三）可以實(shí)現(xiàn)資源的最大化利用。檔案管理工作注重對(duì)信息的加工，以往的紙質(zhì)檔案模式受經(jīng)費(fèi)的影響，很多工作難以順利進(jìn)行。醫(yī)院的檔案管理工作任務(wù)繁重，如果只運(yùn)用紙質(zhì)檔案費(fèi)用很高，檔案管理工作電子化的實(shí)現(xiàn)，解決了這一難題。除此之外，電子信息還具備可以拷貝的特性，改變了原有紙質(zhì)檔案手抄的形式，在進(jìn)行查閱的時(shí)候，能夠通過(guò)拷貝輕松實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)浞荨＿@使得檔案工作者的勞動(dòng)成果得以體現(xiàn)，也使得檔案管理工作服務(wù)的范圍更加廣泛，從而實(shí)現(xiàn)了資源的最大化利用。
（四）加強(qiáng)了檔案信息的實(shí)效性。檔案信息具有時(shí)效性，醫(yī)院的檔案信息更是如此。應(yīng)用以往的紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的再加工，所耗時(shí)間較長(zhǎng)，不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息價(jià)值的最大化。電子檔案的出現(xiàn)，極大緩解了這一難題，因?yàn)橥ㄟ^(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)的操作，人們能夠順利實(shí)現(xiàn)對(duì)原有檔案信息的查閱與修改，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的良好開(kāi)展。
三、規(guī)避電子檔案管理工作中的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題
檔案管理工作采取電子化模式，與原有模式相比，在帶來(lái)諸多便捷的同時(shí)，亦存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)，作為檔案管理工作者，要有規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)最大的應(yīng)用價(jià)值。
（一）是電子檔案管理工作存在風(fēng)險(xiǎn)的原因。
1.與電子檔案的特性有關(guān)。保障檔案信息安全是檔案管理工作不容忽視的問(wèn)題，特別是電子檔案的出現(xiàn)，檔案信息安全問(wèn)題更是應(yīng)該加強(qiáng)，這與電子檔案的自身特點(diǎn)有極大關(guān)系。醫(yī)院的檔案信息眾多，電子檔案的信息安全受到影響，無(wú)疑會(huì)對(duì)檔案管理工作本身以及其他工作造成重大影響。所以，在日常工作中，注重電子檔案管理中的安全工作，有著極其重大的意義。
2.檔案管理工作中規(guī)范性不強(qiáng)。檔案管理工作中安全問(wèn)題是人們較為容易忽視的問(wèn)題，在對(duì)檔案管理工作的規(guī)范上表現(xiàn)的也不夠充分。突出表現(xiàn)為管理計(jì)劃的制定較為隨意，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不夠徹底，檔案安全現(xiàn)狀不能保持等幾個(gè)方面。加強(qiáng)檔案管理工作中的規(guī)范性是社會(huì)新時(shí)期發(fā)展的要求，是做好檔案管理工作的有力保證。
（二）規(guī)避電子檔案管理工作中風(fēng)險(xiǎn)的措施。
1.提高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)。為了規(guī)避電子檔案管理過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是良好舉措。除引進(jìn)一些高學(xué)歷、高能力的檔案管理專業(yè)素質(zhì)人才之外，還要注重對(duì)單位的所有檔案管理工作人員的素質(zhì)教育，舉行定期的培訓(xùn)，提高其專業(yè)、負(fù)責(zé)的精神，真正形成忠于本職工作，實(shí)現(xiàn)部門間的合作互動(dòng)的良好局面。
摘要:檔案管理現(xiàn)代化是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì),是21世紀(jì)檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展、不斷創(chuàng)新的必然趨勢(shì)和歷史性任務(wù)。
關(guān)鍵詞:檔案 管理 現(xiàn)代化
隨著信息化浪潮涌現(xiàn),信息化從理論方式技術(shù)手段,都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程,不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化,準(zhǔn)確地反握新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢(shì)、新要求,以檔案資源信息化推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化。
近年來(lái),雖然檔案工作得到較快的發(fā)展,檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高,但在檔案管理方法和手段方面與世界先進(jìn)水平相比,還有一定的差距,不能更好地滿足新形勢(shì)對(duì)檔案工作提出的要求。因此,就采取各種措施,加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。
一、檔案工作現(xiàn)代化的必要性
實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案工作的要求。在建設(shè)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的過(guò)程中,要從總體上提高現(xiàn)代化水平,必須摸清國(guó)際國(guó)內(nèi)的動(dòng)態(tài),了解過(guò)去和現(xiàn)狀,以及今后的發(fā)展趨勢(shì),才能確定今后努力的目標(biāo)和方向。而要做到這一點(diǎn),就要求檔案部門能迅速、準(zhǔn)確地提供現(xiàn)代化所需的檔案材料。面?zhèn)鹘y(tǒng)的管理方法則無(wú)法滿足這種需要,春有采用現(xiàn)代化手段,才能在較短時(shí)間內(nèi),迅速查閱到利用者所需要的檔案材料,及時(shí)提供利用。所以,實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化,是適應(yīng)我國(guó)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化,趕超世界先進(jìn)水平的必然要求。
實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展,檔案的種類和數(shù)量急劇增長(zhǎng),給保管和利用帶來(lái)一系列問(wèn)題。同時(shí),利用者也對(duì)檔案工作提出了更高的要求,他們希望檔案部門能及時(shí)地?zé)o遺漏地向其提供所需要的檔案材料,并迅速傳遞到每一個(gè)需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài),無(wú)法解決檔案工作面臨的種種難題,不可避免地會(huì)影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。面科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,特別是電子計(jì)算機(jī)及通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用,能為實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。
二、檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容
新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)相對(duì)的、運(yùn)態(tài)的、發(fā)展的概念范疇,在不同時(shí)期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實(shí)踐,以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。
(一)檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化
它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)裝備起來(lái),實(shí)現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運(yùn)用電訊設(shè)備、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、印刷技術(shù)、復(fù)制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如:廣泛使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的檢索、編目、庫(kù)房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計(jì)工作,并把電子計(jì)算機(jī)與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來(lái),將會(huì)有效地實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化。
(二)檔案工作組織與管理現(xiàn)代化
檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理,經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學(xué)理論為指導(dǎo),運(yùn)用管理科學(xué)的原理,遵循檔案工作的客觀規(guī)律,研究和處理工作的各種問(wèn)題,可以做到管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化,管理工作現(xiàn)代化,檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化,使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段,即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進(jìn)的技術(shù)手段、技術(shù)成果,管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn),是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過(guò)借鑒和利用當(dāng)代管理學(xué)中的科學(xué)理論和方法,形成行之有效的檔案科學(xué)管理理論,這些理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合,不斷地指導(dǎo)檔案管理實(shí)踐,在實(shí)踐中加以總結(jié)和發(fā)展,最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當(dāng)代先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中,實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動(dòng)化。
(三)檔案干部知識(shí)化
由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學(xué)化,需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的檔案專業(yè)干部隊(duì)伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進(jìn)取的精神,還應(yīng)懂得電子計(jì)算機(jī)的基本理論和基本技能,能夠進(jìn)行技術(shù)操作和管理,在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識(shí),這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。
(四)檔案資源信息化
在信息時(shí)代,信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導(dǎo),以信息化推動(dòng)現(xiàn)代化是今后國(guó)民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實(shí)踐,是將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程,通過(guò)信息和系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和傳輸,實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開(kāi)開(kāi)利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。信息化將成為各項(xiàng)檔案工作的重要管理平臺(tái)和技術(shù)支撐,是新時(shí)期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,其主要包括:一是檔案信息資源建設(shè),即通過(guò)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段,建立起各類規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù);二是檔案基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè),包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用,建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺(tái),實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化,可以預(yù)見(jiàn),在未來(lái)20年,檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容,將不斷推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。(五)檔案保護(hù)現(xiàn)代化
傳統(tǒng)意義上檔案保護(hù)現(xiàn)代化主要是指檔案庫(kù)房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護(hù)水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用,出現(xiàn)許多新型載體的檔案,如機(jī)讀檔案、聲像檔案、電子檔案等,這此檔案信息的記錄和存儲(chǔ)載體有磁性的、光學(xué)性的和磁光性的,有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲(chǔ)方式等各個(gè)方面都有不同的特點(diǎn)和要求,因此,以新型檔案載體為對(duì)象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點(diǎn)內(nèi)容,而且,它不僅研究有效保護(hù)和保管檔案載體的方式、方法,還要深入研究如何保護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全性、真實(shí)性與完整性。
三、檔案工作現(xiàn)代化的作用
利用計(jì)算機(jī)檢索檔案,將極大地提高檔案的查找速度,有效提高查全率,節(jié)約利用者查閱檔案的時(shí)間,提高服務(wù)質(zhì)量。
[關(guān)鍵詞]高校；電子文件；管理方法
一、引言
近年來(lái)隨著中國(guó)信息化程度的日漸提高，電子文件以其豐富的形式越來(lái)越廣泛深刻的影響著人類生活的各個(gè)方面，并真實(shí)記錄了社會(huì)生活的變遷。在國(guó)家頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中，將電子文件定義為：在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，以來(lái)計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件數(shù)量的快速增長(zhǎng)，使它成為檔案記錄中重要的組成部分。但是，在諸多因素的影響下，電子文件在管理方法、管理技術(shù)及管理標(biāo)準(zhǔn)等方面一直存在一些問(wèn)題，特別是對(duì)于高等院校，研究院所等一些檔案文件利用率較高的地方，如何對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范化的管理以方便用戶特別是高校學(xué)生能夠更方便的了解檔案中信息，在提高電子文件的利用效率同時(shí)也要確保文件的真實(shí)性與完整性，就成了人們所關(guān)注的問(wèn)題。
二、高校電子文件管理過(guò)程中所存在的問(wèn)題
盡管各個(gè)高校如今都產(chǎn)生了大量的電子文件，但卻未得到學(xué)校的高度重視，未作為檔案進(jìn)行系統(tǒng)化的處理，有的甚至得不到應(yīng)有的保護(hù)。
1、對(duì)文件管理電子化重要性的認(rèn)識(shí)有不夠充分。主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是高校內(nèi)電子文件的歸檔選擇和保存普遍不夠規(guī)范，沒(méi)有形成一套行之有效的規(guī)章制度。目前，高校中普遍存在的問(wèn)題是歸檔不及時(shí)，紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文件的過(guò)程缺乏規(guī)范的管理，不同系統(tǒng)之間不兼容的情況等，這些問(wèn)題加大了電子文件管理的不確定性；二是對(duì)電子文件管理資金和設(shè)備的投入不足。工作人員無(wú)法利用新技術(shù)快速準(zhǔn)確的處理電子文件，更缺少對(duì)電子文件運(yùn)行所依賴的軟硬件的保護(hù)，使得電子文件的安全可用性大打折扣。
2、學(xué)校與所設(shè)檔案館（室）的分離。各所高校由于工作的性質(zhì)，通常會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，包括人事檔案、教學(xué)檔案等，因此多數(shù)高校都設(shè)有單獨(dú)的檔案館（室），由于文件數(shù)量龐大，單獨(dú)的檔案館（室）可以提供良好的建筑結(jié)構(gòu)和更為先進(jìn)的保管設(shè)施，以及合理的人員配置，在一定條件下會(huì)改善檔案保管的條件，但同時(shí)加大了學(xué)校及時(shí)歸檔進(jìn)行信息整合的難度和文件為學(xué)校或高校學(xué)生所利用的難度，并且容易造成電子文件形成與歸檔的脫節(jié)和歸檔文件與利用者的脫節(jié)，不利于高校電子文件的管理水平和利用效率的提升。
3、缺乏電子文件管理的專業(yè)技術(shù)人員。對(duì)電子文件及其歸檔后形成的電子檔案的管理，是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，否則會(huì)因?qū)w檔的電子文件進(jìn)行分類整理不科學(xué)，影響到文件的利用價(jià)值。由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這就要求電子檔案的管理要求管理人員既具備檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，能熟練掌握檔案工作的基本原則和方法，又能熟練掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等。但如今許多高校檔案部門人員偏少，技術(shù)力量薄弱，缺乏既懂檔案知識(shí)又熟悉計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)的復(fù)合型人才，這是高校電子文件管理出現(xiàn)問(wèn)題的根本原因。
4、高校間的電子文件相互交流較少，信息共享的程度弱。首先各所高校的發(fā)展水平都各有優(yōu)勢(shì)與不足，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的交流與共享勢(shì)必會(huì)提升一些學(xué)校的科研教學(xué)水平。但是由于各高校目前使用的電子文件管理系統(tǒng)五花八門，尚未有一套成熟通用的管理平臺(tái)，因此也很難建立一套適應(yīng)性廣泛的電子文件管理規(guī)范，無(wú)法體現(xiàn)電子文件信息輸出時(shí)高度時(shí)效性的優(yōu)勢(shì)，也大大減少了高校學(xué)生可以獲取的信息量，不符合現(xiàn)代信息社會(huì)的發(fā)展潮流，正是高校電子文件管理中亟待提高的一部分。
三、針對(duì)所存在問(wèn)題的變革方法
1、針對(duì)電子文件的管理最重要的就是要建立健全管理體制，制定必要的規(guī)章制度，規(guī)范電子文件的管理流程。首先就要明確電子文件的制作流程、保存要求、保存措施、提供利用的制度，以及電子檔案的保管、提供利用等環(huán)節(jié)的有關(guān)問(wèn)題，以明確規(guī)范的程序維護(hù)電子文件的真實(shí)性和可用性，同時(shí)電子文件的數(shù)字化建檔、內(nèi)容格式，保全形式、規(guī)章制定都應(yīng)該有一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以確保高校內(nèi)電子文件管理能夠安全有效的開(kāi)展。
2、加強(qiáng)高校檔案部門、電子文件形成部門和文件利用者之間的相互關(guān)系。由于電子文件在歸檔工作中所涉及的問(wèn)題非常廣泛，因此必須協(xié)調(diào)好各部門工作，使其參與到電子文件管理活動(dòng)的全過(guò)程管理中去，使高校電子文件形成一套貫穿于始終并包含學(xué)校工作各個(gè)方面的完整的系統(tǒng)，共同形成高質(zhì)量且符合利用需求的電子文檔。此外若將學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)接入檔案管理系統(tǒng)，在檔案生成的初期就由系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行管理和保護(hù)，不僅節(jié)省人力資源，增加工作效率，還能更好實(shí)現(xiàn)信息共享和管理。
3、重視高校電子檔案管理人員的培養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。面對(duì)信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的滲透與沖擊，檔案工作人員應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變觀念，將電子文件視為檔案系統(tǒng)中不可或缺的組成部分。提高職業(yè)素質(zhì)，調(diào)整專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，要了解計(jì)算機(jī)信息管理和開(kāi)發(fā)利用知識(shí)，并要熟悉掌握計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用，使用新的管理模式和方法對(duì)電子文件進(jìn)行有效的整理。同時(shí)高校可將電子文件形成單位的信息錄入員加入到電子文件管理的隊(duì)伍當(dāng)中，形成結(jié)構(gòu)更加合理的管理人才體系。
一、加強(qiáng)并創(chuàng)新檔案管理意識(shí)
不少企業(yè)或者組織對(duì)于人事檔案管理是不重視的，認(rèn)為整理人事檔案無(wú)非是將所有人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)進(jìn)行簡(jiǎn)單的登記保存而已，對(duì)于企業(yè)或者組織的發(fā)展毫無(wú)意義，同時(shí)還要分配人事檔案管理人員，對(duì)于組織來(lái)說(shuō)無(wú)非是又一項(xiàng)支出。加強(qiáng)人事檔案管理的第一步，也是首要環(huán)節(jié)就是要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理意識(shí)。
首先，在醫(yī)院的管理者之間應(yīng)該達(dá)成一致意見(jiàn)：對(duì)人事檔案管理樹(shù)立重視意識(shí)。這有利于人事檔案管理的有效貫徹實(shí)施，自上而下地推進(jìn)人事檔案管理工作的開(kāi)展。對(duì)于人事檔案管理給予更多的資源，包括人力資源，招聘專門的檔案管理人才；物力資源，提供人事檔案管理資料室，配備基本的辦公用品；財(cái)力資源，提供更多款項(xiàng)，為人事檔案管理工作的順利進(jìn)行提供有效的物質(zhì)保障。其次，提高全員的檔案意識(shí)，通過(guò)公布文件、通知、公告等，來(lái)讓醫(yī)院全員了解認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，增強(qiáng)各崗位人員的工作積極性與責(zé)任感，提高全員的工作效率。最后，人事檔案管理人員應(yīng)該增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，確保人員充分履行工作職責(zé)；人事檔案管理人員也應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，解放思想，創(chuàng)新觀念，開(kāi)拓思路，尋找一種高效、創(chuàng)新且具有“人性化”的人事檔案管理方法。
二、建立健全人事檔案管理機(jī)制
人事檔案管理機(jī)制是人事檔案管理的重要保障，也是人事檔案管理得以順利進(jìn)行所需要遵循的依據(jù)。人事檔案管理機(jī)制需要建立健全人事檔案管理制度，將人事檔案的管理過(guò)程規(guī)范化、程序化、專門化。通過(guò)科學(xué)的方法以及利用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理手段，規(guī)定檔案更新周期、更新時(shí)間、托管人員、可以翻閱人員、可使用人員等，明確職權(quán)與分工。對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)性、系統(tǒng)性、全面性地管理。人事檔案管理的主要分為“收集信息―整理信息―分類歸檔”三個(gè)主要步驟。建立健全人事檔案管理機(jī)制需要從人事檔案管理的三個(gè)主要步驟入手，逐步進(jìn)行規(guī)范，并且對(duì)每個(gè)步驟的著重點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)強(qiáng)調(diào)。
首先，收集信息。這是人事檔案管理的基礎(chǔ)。收集信息能否有效進(jìn)行關(guān)系到人事檔案的信息是否全面。收集信息作為人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)必須強(qiáng)調(diào)細(xì)致性和全面性。收集信息需要將檔案管理人員按科室進(jìn)行分工，明確責(zé)權(quán)，從收集信息的第一步開(kāi)始到分類歸檔的最后一步截止，負(fù)責(zé)該科室檔案的人員不能更替，若有特殊情況，一定要做好交接工作，明確檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與保密意識(shí)；其次，整理信息。這是人事檔案管理的關(guān)鍵步驟。對(duì)人事檔案信息的整理強(qiáng)調(diào)檔案管理人員的協(xié)作分工，醫(yī)院各個(gè)科室的人事檔案最好由專門的人員進(jìn)行整理，即在檔案管理之前所分配的人員。最后，分類歸檔。人事檔案的管理，不僅僅是強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案的收集、整理與保管，更重要的是能夠有效利用科學(xué)的人事檔案管理，來(lái)促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的人才考察與人才選拔。所以分類歸檔時(shí)，應(yīng)該注意檔案類別的系統(tǒng)性與檔案使用時(shí)的便捷性。
三、創(chuàng)新人事檔案管理方法
