發布時間：2023-07-28 17:01:22
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的財務檔案歸檔要求樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
高校財務檔案是記錄和反映高校發展過程中經濟業務往來的真實記錄，與其他檔案材料相比較，有其獨特性，實物憑證多，查詢利用率高。特別是近年來出現的高校合并熱使高校規模日益擴大，高校財務檔案庫藏劇增，給檔案管理帶來了新的挑戰。作為高校檔案的重要組成，高校財務檔案管理水平的高低是權衡一個高校綜合水平的一項非常重要的指標，所以，做好高校財務檔案管理是建設現代大學管理體系的重要工作之一。
1 高校財務檔案組成
從中國現代會計管理體系來看，高校財務檔案主要由下面兩部分組成。第一部分是會計核算材料，主要包括：①會計憑證。②賬本。③工資津貼表。④財務報告。⑤銀行存款對賬本。⑥余額調節表。⑦會計檔案移交。⑧銷毀表。⑨保管表等。第二部分是財務收入收據，主要包括：①行政事業單位非稅統一收入票據。②單位往來款票據。③學生學費收據。④校內收據。⑤服務業統一收據等實物票據。[1]
2 高校財務檔案的特點
2.1 真實性。高校財務檔案是記錄高校經濟業務的重要歷史資料。學校發展過程每單經濟業務往來的具體情況，都是由一張張具體而有效的票據憑證及時真確地記錄在案。檔案具有不能修改的特性，它決定了任何時候出現任何與經濟有關系活動的憑證都必須是真實有效的，財務檔案保存的就是高校所有財務往來的直接證據。
2.2 專業性。財務會計是一門專業性較強的學科，財務檔案因其專業性特點，必須由財務部門專業人員整理、裝訂、造冊歸檔，根據現行管理制度要求和實際需要須在財務管理部門管理保管1到2年后才會將實物案卷移交高校綜合檔案館收藏保管。對一般的檔案管理人員來說，對歸檔后的財務檔案卷宗的分類管理與利用存在一定的難度。
2.3 利用性。高校財務檔案在高校檔案利用過程中，是利用率比較高的。它可分為兩個階段：第一階段是在財務部門管理利用的頭兩年，這一階段主要是財務內部審核、結算和相關業務查詢；第二階段是移交學校綜合檔案館之后的查詢利用，主要為高校的審計、財務、總務、后勤等部門及高校的老師、高校畢業學生等個人需要查找相關財務憑證展開服務的。特別是每年的高校財務審查、不同層級和目的的審計等都需要大量查閱財務憑證，以便一一核證相關問題。所以說高校財務檔案具有較高的利用性。
3 高校財務檔案管理措施管見
3.1 單獨設立財務檔案館藏庫房或財務檔案館藏專柜，專門收藏財務檔案，實施專項管理。這是根據財務檔案的真實性、專業性和利用性三大特點而提出的具有針對性的管理措施之一，它不同于學校日常活動和管理產生的文字和圖片檔案，它還有唯一性、不可復制的特點，如果管理不善出現損毀或丟失，那就會造成無法挽回的損失，這也是從檔案法所要求的安全性這個重要環節出發考慮的。不少高校由于領導意識和硬件、經費等因素，對高校檔案管理沒有給予足夠的重視，沒有給財務檔案設置獨立的庫房或專柜，只是任由檔案館人員根據現有的庫房條件，與其他檔案卷宗混合歸放在一起，給管理與利用造成了很大的不便，甚至造成卷宗的錯放或丟失，造成不可挽回的損失。
3.2 遵循財務會計專業特性，科學制定管理規范與查閱流程。財務會計業務是每個工作日都會產生財務會計實務憑證的，時間性強，業務量大，實物憑據大小長短不一，卷宗多，歸檔后只有進行有效管理，才能達到方便查閱利用。
（1）按編年目錄有序上架歸檔。財務專用庫房檔案柜檔案上架順序，以年份為基準，排列方法按S走向排列，上架。每個檔案柜都要做好標簽，注明該柜財務檔案的年份、排列序號等說明，基本要求是做到一個小標簽就是該柜子卷宗的小說明書。
（2）柜內組件編目要詳細明了，一目了然。財務實物的賬本、附件等財務檔案的上架，要注意做到每組檔案都有編目，并做好標簽說明，標準是做到打開柜子，面對一柜子的賬本、附件資料，可以隨手拈來不費工夫，提高利用效率。
3.3 加強檔案專業人員財務知識的提高。財務檔案管理是一項專業性特點較強的工作，一般是由財務人員收集、整理、編造卷宗，在財務部門保存1到2年后才移交到高校檔案綜合館的。由于財務工作人員整理財務實物憑據時一般都只是按照財務會計管理的要求編造卷宗的，與目前綜合檔案管理的規范不完全一致，這就是我們通常所說的財務檔案的特殊性，也是給綜合檔案館管理帶來困難和挑戰的原因之一。因為檔案工作人員一般都是非財務專業的，對財務會計實物憑據造冊歸檔不太熟悉，這種雙向知識性差異導致了管理和利用上的隔閡。檔案管理人員因為不熟悉財務知識，在財務檔案利用中，常出現找不到要找的財務檔案而需要財務人員配合的尷尬局面。所以，加強財務人員的檔案知識培訓，與加強檔案人員的財務知識普及都是非常必要的，還要創造條件積極促進高校財務和檔案部門的業務交流，使財務檔案管理工作做得更規范，利用效率更高。
4 做好高校財務檔案利用的幾點技巧
4.1 提高檔案利用的質量。按照檔案管理法規的規定，檔案館一般只提供查詢、復印等利用，不外借，財務檔案更不例外。財務檔案利用率最高的是財務憑證，高校財務每年都會遇到學校財務部、審計處、高校上級財務主管部門等的審查，高校設備、后勤等部門及學生、老師對財務檔案的查詢利用。尤其是審計部門，常常一審就是要查好幾年上百卷憑證。而憑據復印是查詢過程中常遇到的難題之一。因財務檔案的特殊性，實物憑證一卷的厚度達3厘米，而且長短大小不一，參差不齊，復印難度大，每次復印出來，很難達到工作需要的標準。但隨著科技的進步，電子影像技術，甚至是手機也可以被應用到檔案利用工作中來。如面對需要復印的憑證，可以用相機或手機把憑證拍攝成照片，利用網絡技術傳輸到電腦，再利用計算機合成WORD文檔，經過PHOTOSHOP等圖片軟件處理，頁面修正、黑白對比度的調整等技術手段的處理，一份清晰完整的財務憑證就可以提供給利用者，效率也大幅得到提高。
4.2 財務憑證查詢前后的歸檔技巧。財務檔案查詢、審計部門的審計，所涉及的原始憑據少則一個月，多則一年，甚至好幾年，有時搬出來的卷宗堆積如山，用后歸檔工作瑣碎繁重，但周而復始的反復查詢利用，要求歸檔上架要恢復如初，才能為下一次的查詢工作提供準確無誤的服務。下面就財務憑證利用前后的查找、歸檔上架的實際工作技巧做一些介紹。
①整理。面對需要審計的憑證，管理人員需要預先根據查詢或審計者提供的年份范圍，列出館藏清單，核對無誤后打印2份清單（一份供檔案管理人員使用，一份供審計或者利用的部門工作人員使用），然后根據清單去庫房查找實體憑證。如果遇到卷宗錯放號碼年份排列不順等情況，則需要對憑證單重新整理按年排序。如遇到一次要審計一批多年上百卷的，管理人員必須提前準備多個箱子，按一年一箱在箱子上編好年份，把需要查找的憑證按年份入箱，以備審查。
②憑證利用后歸檔。憑證審計后，必須完整歸檔上架。如遇一次性審計數量較大，加上現實庫房條件不是很好，空間擁擠，光線暗淡，在歸檔上架時就非常容易出錯，會給下次利用帶來困難。歸檔上架順序可按如下規程操作：a.上架憑證按年、月分類。b.核對上架憑證年份、月份與檔案柜年、月編號必須相同。c.核對上架憑證年、月、卷號和憑證盒編號必須相同，無誤才能安全上架。一般一盒放置2卷憑證，每次利用后，最好把盒里原有的憑證與將要上架憑證核對憑證號是否相連，做到利用一次核對一次，不能絲毫有差錯。如：2013年5月份第44卷憑證不小心放進2013年6月第44卷位，那么下次需要再利用，就必須對2013年所有憑證排查才能找到，造成不必要的時間浪費，影響工作效率。
萬事就怕認真，做財務檔案管理工作也一樣。檔案管理人員平時要多加強財務知識的學習，掌握財務檔案的特點和規律，對管理的財務庫房和專柜做到了如指掌，才能把此項工作做得有條不紊。無論遇到多大量的財務審查，都能將工作順利完成。檔案事業是平淡的，平淡的事業上開出嬌艷的花，是我們檔案人義不容辭的職責。
(一)管理依據的特殊性
歸檔管理的會計檔案材料是財務管理工作中直接產生的，具有原始性、唯一性的文件材料，按照法定程序收集整理歸檔以后，更具有系統性和連貫性，成為可以作為法庭證據的依據性材料。為了保證會計檔案管理的合法有效，國家不僅在《會計法》中對會計檔案的管理做出了明確規范，并且專門制定、頒布了《會計檔案管理辦法》予以規范，這在其他門類檔案中是不多見的。在此基礎上，各個大型國有企業包括我公司在內都制訂了專門的會計檔案管理制度，使會計檔案成為企業檔案管理中最為規范、明確、高效的門類之一。
(二)來源的特殊性
由于企業的自身特點，使檔案管理的前期階段，即歸檔材料的形成、積累，歸檔前整理和按時移交，成為檔案管理中最難以規范化管理的階段。因為歸檔材料的形成主體成分眾多，素質參差不齊；歸檔材料產生的時間、處所及環境條件各異，所以歸檔材料質量的可控性較難提高，會計檔案的來源同樣存在這些問題。雖然會計檔案歸檔材料是由專業的會計機構及會計人員移交給檔案部門，而且在移交歸檔前進行過審查，但是會計憑證來源各異，數量繁多；會計賬簿專業性強，分類嚴格；其他會計資料種類繁雜，難以準確分辨，這些特點在其它門類的檔案中都是不多見的。此外，對于會計檔案歸檔材料積累、整理方法、質量及歸檔時間界定等要素均有明確、嚴格的規定，同樣也有別于其它門類檔案。在歸檔時間上，當年的會計檔案在會計年度終了后由財務部門自行保管一年，待下一個年度才移交歸檔；在整理方法上，會計檔案歸檔材料是由會計人員而不是檔案人員負責組卷及裝訂，以確保卷內文件材料的有機聯系。
(三)管理的特殊性
會計檔案是經濟活動的直接憑證，與企業經濟活動的聯系非常緊密。因此，會計檔案歸檔范圍必須涵蓋經濟活動的全過程，必須如實反映經濟活動各環節之間的客觀聯系，這就要求會計檔案管理人員必須對企業財務部門和會計人員的業務工作有一定程度的了解并積極配合；會計檔案歸檔材料種類多樣，壽命周期長短各異，保管期限各不相同，有3年、5年、10年、15年、25年和永久等六個檔次，這是會計檔案獨有的特點；由于會計檔案數量多，特別是短期保存的數量大，需要經常進行價值鑒定和及時銷毀。在我公司，只有會計檔案能夠做到定期組織進行鑒定、銷毀。這些方面均與其他門類檔案有明顯區別。
(四)利用的特殊性
由于會計檔案涉及企業的經濟利益，具有明顯的經濟價值和嚴格的保密要求，必須依法依規嚴格管理，無關人員不應當接觸。因此要求企業檔案部門做出適應會計檔案自身特點的專門規定，對利用會計檔案的主體、時間、地點及管理要求做出明確、細致的要求。要對利用者的資格進行限制和審查，采取措施保證在利用會計檔案的過程中不致造成失密、泄密，要規定明確的利用程序并對整個利用過程實行嚴格有效的監督管理，在確保館藏會計檔案完整與安全的前提下，積極開發館藏會計檔案信息資源。
(五)信息化管理的特殊性
自2005年我公司檔案信息化建設起步以來，由于各門類檔案信息化建設難度不一，因此進展步伐也各不相同，而會計檔案信息化就是其點比較鮮明的一類。可以說，會計檔案信息化建設的速度是最快的，又是最慢的。所謂進度最快，即會計檔案是最先完成案卷目錄數據庫建設的門類；所謂進度最慢，即直到今天，我們也沒有完成會計檔案卷內目錄數據庫的建設，更不用說檔案全文數據庫建設了。事實上，會計檔案本身的特點已經決定，后兩個數據庫的建設既沒有必要性也沒有可行性。這個特點與其它門類檔案數據庫建設工作日新月異的局面形成鮮明的對比。
二、企業會計檔案管理的實用方法
(一)企業會計檔案管理制度的建立和實施控制
會計檔案和其它各門類檔案一樣，必須依法管理，堅持“照制度辦事，按程序操作”的要求。
1.在制度建設方面應當抓好三個層次的工作：一是制訂專門的會計檔案管理制度；二是在國家相關法規修訂、企業實際情況變化等情況下，應及時對會計檔案管理制度進行修訂；三是在實際工作中，應逐步建立健全會計檔案接收、管理、利用和鑒定銷毀的具體操作程序，使會計檔案的管理真正處于有規可依、有章可循的良性環境。
2.在制度落實方面，要采取有力措施保證管理制度的有效實施和閉環控制，確保管理制度落到實處。應當做到三個納入：一是將檔案管理制度（包括會計檔案管理制度）納入企業的管理制度體系，確保檔案管理制度的效力；二是將檔案管理制度的內容納入職工培訓課程，確保檔案管理制度的宣傳貫徹；三是將檔案管理制度的實施納入企業的經濟責任制考核范圍，與各單位的工作績效掛鉤，這樣才能確保檔案管理制度的切實執行。
(二)企業會計檔案材料的歸檔前控制
歸檔前控制是檔案管理工作的一個重要環節，也是一個容易被忽視的環節，在會計檔案管理工作中同樣如此。因為會計檔案在歸檔之前都是由專業會計人員管理，往往使檔案人員產生“會計檔案是歸檔前管理最規范的一類檔案”的慣性思維，從而放松對會計檔案材料的歸檔前控制。我們在長期的管理實踐中認識到，會計檔案管理人員必須提高對歸檔前控制這個環節重要性的認識，必須采取有效手段確保檔案歸檔環節的質量和效率。會計檔案材料的歸檔前控制主要包括三個方面的內容。首先是對歸檔材料進行現狀調研，切實掌握歸檔單位分管領導及責任人是否有變化，弄清應歸檔材料的數量及保管現狀，以及可能影響歸檔工作進度與質量的其它情況，做到心中有數；其次是要與歸檔單位的領導及責任人保持溝通，建立經常、及時、良性的信息交流；第三是針對調研中發現的問題進行有的放矢的業務指導，包括宣傳會計檔案管理法規與制度，傳授歸檔材料組卷、裝訂及保管的方法與要求，共同商討解決問題的思路與辦法等等，特別是在歸檔單位責任人員發生變動后，這項工作的重要性更是不言而喻。一般來說，歸檔前管理工作越及時、主動、細致，會計檔案材料的接收歸檔工作就會越順利。
(三)企業會計檔案材料的接收歸檔
會計檔案的接收歸檔工作是會計檔案規范化管理不可缺少的基礎環節，必須按照“規范、明確、高效”的要求有序進行。從上世紀九十年代末期開始，我們就逐漸摸索出一套行之有效的工作程序。每年剛過春節，我們就開始與歸檔單位溝通，在充分協商的基礎上制訂印發當年的會計檔案歸檔計劃，確定各單位的歸檔次序、時間安排、歸檔材料內容、歸檔手續以及聯系方式，當然每年都要不厭其煩地重申歸檔要求，以保證歸檔計劃的可執行性。然后就是為歸檔材料的進館做好必要的準備，包括柜架的規劃安排、位置調整、裝具準備等各項工作，在此期間往往還要關注與指導歸檔單位制作歸檔材料交接清單的進度與質量。會計檔案歸檔材料的接收工作既是技術活也是體力活。按照交接清單逐卷清點，核對名稱、編號、數量，精神高度集中，不敢稍有懈怠；一卷檔案不過一兩斤重，但是要連續將幾千卷檔案在短時間內進行清點、搬運、消毒、上架，不僅要求有較強的手腦協調能力，還要求有較好的身體素質。
(四)企業會計檔案的安全保護
會計檔案接收入庫以后，雖然組卷、裝訂環節的工作已由會計人員完成，但是仍然有許多管理工作要做。首先是歸檔材料的清潔消毒就與其它檔案不同，其它檔案都是先消毒后裝訂，文件材料之間的間隙大而松散，臭氧氣體容易進入，消毒時間不需要太長；而會計檔案是已經裝訂完畢然后消毒，臭氧氣體難以順利進入紙張之間，不但要求檔案在消毒柜中翻開擺放，還要適當降低檔案的擺放密度，適當延長消毒時間，使消毒殺菌盡可能徹底。其次是會計檔案的裝具即卷盒種類多、規格多。會計憑證、會計賬簿和會計報表的外形尺寸各不相同，因此除了會計報表與其它會計材料采用各門類檔案通用的卷盒外，我們還專門為會計憑證與會計賬簿量身定做了不同規格的卷盒。第三，會計檔案的保護、保密管理要求高。我公司于2013年為會計檔案庫房安裝了帶指紋鎖的門禁系統，改進了防盜實時監控系統，進一步提高了會計檔案的安全防護水平。此外，還有會計檔案案卷封面、脊背、卷內目錄和備考表的制作；總賬、分類賬和檢索工具的建立；由于檔案鑒定、銷毀而形成柜架空間，必須經常進行倒架調整，比其它檔案管理頻繁得多；會計檔案的數量最多，庫房面積最大，日常清潔衛生工作量也最大。這些工作看起來瑣碎，但是缺一不可。
(五)企業會計檔案的利用管理
利用會計檔案最重要的就是要把握好開發檔案信息資源與保障檔案完整安全這兩者之間的辯證關系。首先，利用會計檔案的主體必須是持證上崗的專業會計人員，因此檔案部門應當掌握本企業的持證會計人員名單，并且定期與財務管理部進行溝通，對名單進行更新；其次，利用會計檔案必須事先經公司財務部領導書面批準，并有檔案部門領導簽字確認，以確保利用的目的是因工作需要；第三，利用會計檔案必須在檔案部門設置的專用閱檔室內進行，必須有會計檔案管理人員現場服務，閱檔室內還應當配備監控攝像頭、電話等必要設施；第四，如果需要復制檔案，必須在審批手續中明確說明，并由會計檔案管理人員在檔案部門內部進行。
(六)企業會計檔案的鑒定及銷毀
到期會計檔案的鑒定銷毀是會計檔案管理的最終環節，也是考驗一個檔案工作者素質的試金石。美國國家檔案館前館長、著名檔案學家巴克先生曾經告誡我們：“人類的檔案遺產具有唯一性，不論由于何種原因失去其中任何一部分，都是整個人類的損失。”這句話成為我們每次鑒定銷毀工作之前必須重溫的信條。為了確保會計檔案鑒定銷毀工作的質量，首先必須組織鑒定工作小組，由企業總會計師擔任組長，財務部門、檔案部門領導及相關工作人員參加。其次應由檔案人員制作案卷級鑒定清冊，并確保清冊的內容與提交鑒定的檔案在順序、數量、內容各方面準確對應。第三，采用逐卷鑒定的方法對到期的會計檔案進行價值鑒定。在鑒定前，應要求參加鑒定的會計人員事先做好相應準備，對提交鑒定的檔案是否涉及未辦結的債權債務，是否涉及正在辦理的違法違紀案件等內容要心中有數，以免造成珍貴證據的滅失。第四，鑒定工作結束后，檔案管理人員要按照鑒定結論，將經過鑒定的檔案分為兩個部分，對應當繼續保存的檔案重新標識、消毒、回庫；對應當銷毀的檔案建立銷毀清冊，辦理審批手續后，送到有資質的銷毀單位，采用化紙漿的方式進行銷毀。最后，將銷毀清冊等鑒定工作資料完成簽字手續后，及時歸檔，永久保存。
(七)企業會計檔案信息化建設要點
我們必須清醒地認識到，無論會計檔案有什么樣的特殊性，信息化建設都是會計檔案管理的必由之路，這是不以我們意志為轉移的客觀規律。首先，扎實的檔案管理基礎工作是信息化建設不可缺少的前提條件；其次，會計檔案信息化建設應當是企業檔案信息化建設的有機組成部分，并且應與整個企業的信息化建設同步進行；第三，會計檔案信息化建設應當適應企業財務會計信息化建設的實際情況，遵循其自身的客觀規律，實事求是地進行。我們的設想是，對于會計賬簿類，數據庫建設到案卷級；在其他三個類別中，對于已經歸檔的檔案，數據庫建設到案卷級，對于今后歸檔的檔案，在財政部下發的《企業會計信息化工作方案》正式實施后，根據實際情況，可能直接建設全文數據庫。因為這個方案將對現行的會計檔案形成方式和載體形式做出重要調整：除會計憑證類繼續采用紙質載體外，其它三類材料即會計賬簿類、會計報表類和其它會計材料類都將可能全部或者大部分采用電子載體，不再采用紙質載體。這必將會使會計檔案管理工作發生相當大的變革，我們應當盡早做好相關準備工作，以適應形勢發展的需要。
三、結束語
一、項目檔案管理的特點
固定資產投資項目建設的過程是多部門多單位共同參與的復雜過程，內部往往會涉及規劃部門、項目管理部門、財務部門、物資部門及資產管理部門等，外部也離不開設計方、施工方、監理方以及供貨商等多家參建單位的協作，因此歸檔文件材料來源廣泛，內容繁雜，不僅有招投標資料、勘察設計資料、施工資料，也有監理資料及竣工驗收資料等，不僅有基本建設類檔案、設備儀器、計算機類檔案，還有會計類、管理類檔案產生，既有文字材料也有圖紙等技術資料，不僅有傳統紙質檔案還有照片、錄像資料以及光盤等其它載體的檔案，不僅涵蓋了土建、水工、暖通、電氣等多專業還會涉及合同、財務、審計、招投標、采購等多個管理領域，此外由于后續設備大修、項目改造產生的新材料的補充歸檔，使得項目檔案管理也是一個動靜結合的過程。
正是基于項目檔案以上這些特點，決定了項目檔案從收集歸檔、保管利用到鑒定銷毀必然是一項復雜的管理與技術并存的系統工程。為實現項目檔案的有效管理，企業檔案工作者必須要對項目檔案管理工作進行全面的規劃和科學的統籌，通過合理的整合，形成完善的項目檔案管理體系，采取重點建設與綜合管理相結合的方式，全面實現項目檔案的齊全、完整、準確、系統和安全，不斷提高項目檔案管理水平。
二、構建項目檔案體系建設，提高項目檔案管理水平
（一）組織體系建設
企業應建立由單位領導分管，檔案部門集中統一管理，相關部門共同參與的自上而下的項目檔案管理體制，明確部門和人員職責，理順項目檔案相關單位之間的關系，促進項目檔案各項工作協調開展。要根據實際配備合理的專兼職檔案工作人員，不斷強化項目檔案管理部門的管理權限，并賦予他們指導、監督和檢查的權利，從而保障項目檔案從宏觀控制到微觀管理的有效開展。
建立項目檔案收集歸檔管理網絡，將規劃部門、項目管理部門、財務部門、設備管理部門、采購部門及設計方、施工方、監理方等納入網絡建設范圍，明確各部門責任分工，實行崗位責任制，形成企業內部各相關部門對檔案管理部門負責，設計、施工、監理方等外部參建單位對項目管理部門負責，各分包方對總包方負責的分級管控模式，確保項目檔案工作責任層層落實，防止管理重疊和空當出現，杜絕扯皮現象的發生，確保項目檔案管理工作有效開展。
（二）制度體系建設
要不斷完善現有項目檔案各項規章制度，構建全新的項目檔案制度體系，包括標準、規范、制度及流程等，并覆蓋項目檔案管理工作各環節，確保執行有力，落到實處。
要結合實際制定本單位的項目檔案管理實施辦法，明確項目檔案歸檔范圍及保管期限，制定本單位的項目檔案分類編號方案及整理標準，不斷提高項目檔案管理規范化水平。補充完善項目檔案收集歸檔制度、項目檔案保管制度、項目檔案利用制度、項目檔案鑒定銷毀制度等項目檔案基本業務制度和項目檔案安全保密制度等專項制度;與有關職能部門配合，建立聯合的項目檔案監督檢查制度及相應的獎懲制度，進一步完善項目檔案各項業務流程如招投標文件歸檔流程、設計文件收集流程、項目檔案驗收流程、項目檔案利用流程及項目檔案鑒定銷毀流程等，確保項目檔案管理工作有章可循，依法實現項目檔案的規范管理。
（三）資源體系建設
要加大項目檔案收集歸檔和整理力度，提高項目檔案案卷質量，建成內容豐富、確保檔案完整、準確、系統的項目檔案資源體系。
企業要深入貫徹執行項目檔案 “三納入”、“四參加”、“三同時”工作，項目專兼職檔案人員應從項目啟動開始，全程跟蹤，一站到底。加強檔案人員與項目建設人員之間的溝通，積極指導相關部門開展項目檔案工作，確保項目檔案工作與項目建設同步開展。檔案部門要結合項目實際及時制定合理的收集歸檔工作計劃，對時間跨度較小，工程比較單一的，可以在工程完工后集中統一歸檔，對持續時間比較久的大型項目要實行預立卷制度，明確各階段項目檔案的收集重點，加強重點材料的收集工作，提高項目檔案收集效率。相關部門在與設計、施工、監理等外部單位簽訂合同時，應將項目文件材料的歸檔和整理要求納入合同條款，并建立檔案部門與財務部門聯動的質量保證金支付審批程序，對歸檔質量不合要求的不予支付，以便有效解決項目檔案歸檔中出現的問題，確保項目文件材料的歸檔質量。
要加強項目檔案整理工作，切實維護項目檔案文件材料之間的有機聯系，提高案卷質量。檔案移交歸檔時要編制歸檔說明，按載體性質分別提交歸檔目錄。檔案部門要認真做好文件材料的歸檔質量檢查工作，確保項目文件材料手續完備，簽字齊全，真實有效。及時做好項目改擴建或設備大修的項目文件材料補充收集歸檔工作，真正實現項目檔案的動態管理;對到達保管期限的項目檔案要及時進行鑒定，對無保存價值的檔案及時進行銷毀，努力提高項目檔案整體質量。
（四）利用體系建設
項目檔案管理部門要不斷強化項目檔案服務意識，增強服務觀念，在傳統利用方式的基礎上積極探索新的服務模式，開發檔案信息資源，為企業發展提供高質量的檔案利用服務。
要積極推進項目檔案數字化建設工作，加快項目檔案計算機管理信息系統建設工作，不斷滿足項目檔案網絡化服務的要求，提高項目檔案利用效率。
要加強項目檔案編研工作，多角度的開發實用的項目檔案編研資料，從而轉被動利用為主動服務。如編制項目投資建設情況統計分析及企業設備能力分析對比等，為企業發展提供重要的參考依據，提供超前的檔案服務。
要加強項目檔案利用效果的反饋工作，通過收集匯總利用單位的反饋信息并進行分析研究，從而提高項目檔案利用的方向性，不斷提升服務質量。
（五）安全體系建設
要建立人防、物防、技防三位一體的項目檔案安全防范體系，既要確保項目檔案實體的安全，也要確保項目檔案信息的安全和保密。（下轉第47頁）
關鍵詞：財務集中管理；會計檔案管理；探析
中圖分類號：F23 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）02-0-01
隨著電信行業實施省級公司財務集中管理，會計檔案管理需進行相應規范。因此，對會計檔案管理，包括適用范圍和管理對象，職責分工，整理和裝訂要求，保管、借閱、移交管理等規范進行探析。
一、適用范圍和管理對象
1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、其他憑證。
2.會計賬簿類：明細賬，日記賬，其他會計賬薄。
3.財務報告類：月度、半年、年度財務報告(包括全套會計報表、附表、附注及文字說明，各類審計評估報告，財務情況說明書)、其他財務報告。
4.其他類：年終結轉資料，會計科目和建賬資料，評估資料，銀行存款余額調節表，銀行對賬單，納稅申報及相關稅務批復資料，對賬資料及差異處理報告，預算資料，工作移交清冊，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等其他作為會計資料保存的資料。
二、檔案管理職責
財務部負責紙質會計檔案歸檔前的統一管理。具體職責為：負責制定和完善會計檔案管理辦法，負責記帳憑證的打印及與原始憑證的匹配，負責會計檔案的裝訂、保管與安全，負責向公司檔案部門統一歸檔，負責接口審計檔案及其它部門的調閱需求。
三、會計檔案整理及裝訂
1.會計憑證整理和裝訂
會計憑證整理的前提是檔案管理人員接到完整的會計憑證檔案(會計憑證、符合要求的原始票據、財輔表單)。
(1)檔案管理人員將從票據稽核人員處接收到的原始票據、發送清單與電子影像進行三者核對一致后，將與之對應的會計憑證打印，形成一套完整的紙質會計憑證檔案（會計憑證、符合要求的原始票據、財輔表單）后，按照單位、月份、憑證號等由小到大的順序在檔案架上進行分類擺放。(2)整理過程中需對憑證進行手工調整，憑證及其附件均應按A4紙縱向疊放，避開憑證裝訂線，避免需要翻閱的內容被裝訂導致憑證無法查閱的現象，盡量將有效字跡或有效附件避開以免裝訂在裝訂線以內。(3)檔案管理人員將電子清單按憑證類型順序從系統中打印出，清單需包括年度、公司代碼、記賬日期、憑證類型、憑證編號、抬頭文本、用戶名稱等要素。(4)檔案管理人員根據清單將憑證順序整理并分冊，注意上一冊尾號與下一冊尾號的接續，每冊的中部位置厚度保持在3.0公分。原始票據厚度超過3.0公分的會計憑證必須分多冊裝訂，但不得與其他會計憑證混裝。
2.會計賬簿整理和裝訂
(1)財務部檔案管理人員對全省會計賬簿進行打印，并將打印完畢的賬簿分類擺放。(2)將已按順序排列的賬簿根據頁碼按每本200頁進行裝訂，日記賬、明細賬不可混裝。裝訂后在會計賬簿上附封面，注明賬簿性質，分冊序號，賬簿所屬主體等信息。
3.會計報表整理和裝訂
(1)會計檔案管理人員從報表會計處接收已加蓋公章、法人章、財務負責人章的會計報表。會計檔案管理人員將報表按報表封面、會計報表編制說明、資產負債表、損益表、現金流量表、報表附注的順序整理好。(2)裝訂后在會計報表上附封面，并注明報表所屬期間、主體等信息。
4.其他檔案整理和裝訂
(1)銀行存款余額調節表，銀行對賬單，審計評估報告，會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等檔案整理會計檔案需整理至統一規格。接收前已裝訂成冊的其他檔案，會計檔案管理人員整理登記后直接歸檔，其他會計檔案需整理為和會計賬簿統一規格。(2)其他檔案裝訂細則同“會計憑證裝訂”。裝訂后在檔案上附封面，并注明檔案名稱、所屬期間、保管人等信息。(3)將其他檔案成品上架歸檔并在系統中觸發歸檔事項，同時電子文檔形式制作檔案保管清冊。
四、會計檔案保管
1.會計檔案保管時間規定
計憑證由財務部統一整理保管。會計檔案管理人員對年度終了后會計檔案進行一年的保管工作，期滿后向公司檔案管理部門進行移交。
2.會計檔案保管要
(1)建立專門的紙質會計檔案庫，作為紙質會計檔案的存放地點。(2)會計檔案室應保持通風、透光，并有適當的查閱空間。(3)會計檔案庫房內嚴禁堆放易燃易爆物品或其他帶有火災隱患的物品。(4)非檔案管理人員不得進入檔案庫房。檔案管理員離開檔案庫房時要將門鎖好，檔案室的鑰匙僅檔案員配備，其他人員不得私自配備鑰匙。(5)所有紙質會計檔案以盒為基本保管單位，裝盒上架，檔案冊封面應加蓋財務專用章。檔案需在固定劃分的區域上架擺放，并按照年份、類型和憑證號排列整齊。
五、會計檔案借閱
1.會計檔案借閱適用于在財務部保管的會計檔案。
2.會計憑證借閱主要用于公司內部審計、外部審計及相關檢查。
3.如需特殊原因需外借檔案，外借時間原則上不能超過15天，如超過規定時間需要再次辦理借閱手續。
4.檔案管理人員對于取出調閱的會計檔案在借閱人歸還后需及時放回原處同時在系統中觸發檔案的歸還事項。
5.公司內部員工借閱會計報表需經部門領導、財務部領導審批同意。
6.嚴禁借閱人員在會計檔案上涂畫、拆封和抽換等。檔案管理員應對借閱歸還的檔案進行檢查有無毀損、涂畫、拆封和抽換等情況。
六、會計檔案移交
當年形成的會計檔案，在年度終了后，由會計檔案管理人員保管一年，期滿向公司檔案部門移交，同時編制移交清冊一式兩份，交接雙方清點無誤后，雙方領導和經辦人在移交清冊上簽字蓋章，各存一份。移交檔案部門的會計檔案，應以盒為基本單位，檔案盒封脊面要準確填寫年度、月份、單位、種類、會計處理號、保管期限、檔案卷號(紅印章填寫)。
總之，財務集中管理后通過對會計檔案的規范管理，有利于夯實會計基礎管理工作，適應新形勢下對會計檔案管理工作的要求。
1 、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統籌管理;二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2 、公司檔案業務歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3 、公司檔案管理員按照國家有關規定，以及公司檔案工作制度、條例統一管理公司的檔案;各處、各部門的檔案管理人員應參照公司的有關管理規定做好工作，負責收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4 、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
5 、公司檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1 、凡是反映公司企業開發、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2 、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3 、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關企業須保留的，綜合處保存復印件。
4 、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5 、業務活動中的有關請示報告及上級領導批復，屬付款性質的，由財務處保存原件;屬人事問題的，由勞資員保存原件;屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業資料歸檔范圍內的，連同有關資料由經辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6 、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，主管經理保存一份，財務處及業務處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務處保存原件。
7 、公司級的收文、發文等文書資料均由綜合處歸檔。
8 、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規定保存。
三、檔案保管制度
1 、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，各處、部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2 、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3 、科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4 、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5 、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6 、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7 、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8 、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9 、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10 、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
四、檔案借閱制度
1 、檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。
2 、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批準;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經綜合處處長批準。
3 、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4 、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經綜合處長報經理批準。
5 、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
電子環境下，計算機是財務檔案的重要工具，必須利用專業的軟件和系統來保證管理的質量。電算化環境下財務檔案需要重視的問題，主要有以下幾個方面：
1.針對外部的管理問題。首先，在管理中因為計算機的網絡化，應提高其傳輸與操作安全性，一方面應提高口令的安全性，不僅僅要設置開機密碼也應對某些訪問權限進行口令和安全密碼的設置，以保證電子財務檔案被訪問時的安全。同時應建立多級權限制度，即在檔案讀、寫權上設置多級權限，不同的工作人員對檔案的訪問與讀寫都有其特定的權限，不能越權對檔案進行訪問與改寫等。還應建立電子表格對歸檔檔案進行統計，進行系統化管理，方便外部對數據庫訪問并查詢相關信息。其次，對電算化系統的安全性進行強化。網絡的安全是保證數據傳輸的重要基礎，電算化中財務檔案已經與網絡相結合，所以必須提高其數據的安全性。另外，還需借助計算機安全技術，如防火墻，隔離電子計算機系統與外部訪問區，使電子檔案系統相對獨立。限制外部非法訪問對電子檔案的干擾。也需要對數據進行加密或者限制訪問權限，對網絡安全進行強化，以防止意外數據故障、惡意破壞對數據的影響，導致數據丟失或者錯誤。最后，是對病毒的控制措施。在計算機系統中病毒是影響計算機安全的重要形式。所以在電算化環境中為了保證計算機系統的安全與數據安全必須及時對殺毒軟件病毒庫進行升級，才能更好地進行全面防護。
2.內部管理的問題。第一，應強化歸檔制度。管理人員應充分地學習電算化的管理知識，使之明確管理特征。強化計算機會計檔案的保管作用。對各種文件的歸檔應健全制度，明確各種檔案與數據的歸檔要求，以及標準文件，讓各種數據與文件歸檔都按照規范與標準執行，從而保證檔案管理的規范性。同時相關部門也應配合檔案管理的制度，設置管理規范，并嚴格對制度與規范的執行情況進行檢查， 一旦出現問題應進行必要的責任追究。還要對管理規范在執行過程中出現的問題進行分析，動態化地對制度進行調適。第二，強化對數據備份的管理。在電算化環境下，數據往往是實時化出現的并被保存的，而因為計算機特性，如果出現故障則會導致數據丟失，所以在財務檔案管理中應進行實時化的備份處理，在賬務管理與報表系統中都應明確實時化備份的要求，即根據財務數據的不同性質進行備份，而整體數據的備份不應少于每年12次。經過備份的數據應存放在固定的硬盤中，并進行封存，并妥善保管，保證其不會受到外部環境的影響而出現物理性損壞。第三，檔案的保存要求。財務電子檔案在保存中應選擇質量較高且穩定的存儲介質，因為介質的質量會直接影響數據保存的質量，也會影響數據的調用與再處理，所以只有質量穩定的介質才能保證檔案質量。管理人員也應對存放時間較長的“檔案”進行定期的維護，及定期復制以保證檔案的安全與完整。第四，在工作中也要對紙質檔案進行妥善保存。在電算化環境下，所有的數據也是從紙質文件和憑證中獲得的，所以每天要登記與打印的不僅僅是現金記賬文件，也包括銀行存款日記賬，做到日清月結。如果因為打印或者條件限制，所形成的現金與銀行賬目可以利用活頁定制為賬冊進行保存。而對于一般的賬目應做到清楚分類并進行檔案化管理，并按照月、季、年進行分類與匯總，并對其電子檔案進行標記。第五，應培養和設置專門的檔案管理人員和職位。前面分析電子化檔案管理不僅僅需要人員具備財務知識也需要其具備一定的計算機知識，應注意的是不能由出納人員兼職。其崗位的責任有，按照制度與規范向會計電算化系統的各個崗位人員催收相關的電子數據與報表。進行歸類與存檔，并填寫存檔的記錄表格；負責保存計算機檔案與系統檔案等，實現對電子數據的系統化管理，方便查詢與處理；保證財務檔案的安全性。不能擅自對數據進行導出與寫入。系統管理制定明確的權限。限制管理人員的權限，保證直接管理人員對檔案的安全性負責，不會因為自身的權限而導致內部出現舞弊問題。所有的檔案讀寫過程都應進行備案，進行登記與記錄，保證文件改動是在權限范圍內。同時，在財務檔案管理工作中，檔案人員要提高專業素養，不斷提升自身的檔案管理水平。
（作者單位：云南省德宏州人民醫院）
財務管理工作具有多樣化的意識形態，而要做好財務工作的前提必須就要明白其意識形態的具體表現。從事業單位財務檔案管理的本質來看，它是事業單位在工作過程中對整個財務活動的書面或者電子信息記載。它的意識形態表現在對這些資料的科學管理以及系統分析，并能夠非常精準的反應該事業單位最近幾年時間區間內的盈虧和整體資金流動情況，也是事業單位領導層制定戰略性決策時的重要依據。財務管理的意識形態不僅在日常工作中得以體現，也在很大程度上影響到事業單位領導層的戰略計劃和單位未來走向。有效的財務管理不僅能確保事業單位工作程序的正常進行，還能實現資金的充分利用，確保單位決策的正確性和精確性。但從目前事業單位檔案管理的整體情況來看，財務管理檔案管理工作由于其定位模糊，因此很多事業單位都忽略了其意識形態的重要意義，因此明確檔案管理意識形態的含義是非常有必要的。
二、財務檔案管理中常遇到的問題
（一）財務檔案管理的重視程度和管理人員素質的偏差
財務檔案管理工作中首先表現出來的問題就是事業單位對財務檔案管理的不重視以及財務檔案管理人員的整體素質存在的偏差。從重視程度來看，有兩個方向的偏差點。第一點是日常維護和管理檔案的人員不夠重視，他們通常法律意識比較薄弱，責任心不夠強又或者說是職業道德水平偏低。第二個偏差點屬于事業單位高層的不重視，而這個不重視往往和領導階層的作風有關系，其具體表現在領導層上面的宣傳力度不夠和長期性出錯方針的影響。
而從當前經濟文化政治背景來看，整體上領導層的作風明顯改善，并朝著較好的方向發展。事業單位領導層方面通過“各種換血”會越來越保持其積極作用，而反觀基層檔案管理人員的整體素質卻不能得到很大程度上的改變，這是由于事業單位工作特性所決定的。常態性的工作造就了很多素質偏低的財務管理人員，一方面他們的文化整體偏低，只有很少人的學歷超過大專;另一方面是他們的職業技能偏低，如有的是會計人員兼職管理檔案，有的檔案管理人員不具備會計從業資格，隨著經濟的發展，財務會計檔案管理量的增大，檔案管理人員的綜合素質必定備受關注。
（二）財務檔案管理歸檔工作的不規范與基礎建設的空缺
財務檔案管理工作是一個長期且不斷完善的過程，它要求嚴格地把表現日常的財務狀況的歸檔資料通過規范性的編輯手法進行有規律的記錄，所以說規范性工作是做好財務檔案管理的前提。可與之相反的是現在很多事業單位的財務歸檔都缺乏規范性操作流程，有的事業單位歸檔的內容只涉及憑證和賬目，但對合同、檢驗評估報告、票據等卻只字不提，并沒有結合到實際情況，對其隨意編輯，致使資料混亂現象不斷發生。而這些衍生出來的問題，將大大削弱歸檔資料的參考價值。
當然，不規范的歸檔工作還和落后的檔案管理基礎設施有關。硬件是上層建筑的基礎，落后的檔案管理的基礎設施是導致不規范歸檔工作的首要原因，有些單位沒有建立專門的檔案儲存室，把檔案管理工作和會計之類的工作環境相混淆，從而造成資料混亂現象的發生;而有些單位建立了專門的儲存室但又沒有專門的管理人員對其進行基本的安全措施檢查，從而導致檔案管理資料由于天氣和人為因素的受潮、發霉或者損壞，進而影響到檔案管理資料的完整程度。
（三）財務檔案管理信息化程度不高
財務檔案管理信息化是傳統檔案管理技術的變革，也是經濟、文化、政治大背景下的必然選擇。從目前的事業單位的財務管理檔案的信息化程度來看，大部門事業單位只處于初步信息化水平，單純的配備計算機，在電腦上添加索引和搜查，提高了資料調整觀看效率。但相對高技術的數字化掃描和全方面、多媒體式的大信息化程度只小部分的運用在個別事業單位中，這不免有些遺憾。結合實際情況來看，全面信息化程度不僅僅需要時間的投入，更需要大量資金的注入，它是一個長期的過程，需要采取合理的措施，并不斷完善。
三、提升財務檔案管理水平的幾點建議
（一）樹立財務檔案管理意識，提高管理人員的整體素質
做好事業單位的財務檔案管理工作需要從多個方面入手，首先需要從意識方向著手，樹立明確的財務檔案管理意識。從檔案管理人員的角度來看，加強自身管理意識是必要之舉，不僅自律，還要成為其它管理者的監督人者。與此同時，事業單位的領導層還需對檔案管理重視起來，充分認識做好其工作對事業單位未來的積極影響，并在建設好事業單位整體環境的同時，加強其宣傳程度，促進全體員工對檔案管理的理解程度，確保財務管理各項工作的正常運行。
提高管理人員的整體素質是當前潮流的必然舉措，檔案管理人員處于財務人員和管理人員之間，尤其定位的復雜性，更加要求財務檔案管理人員從法律和道德意識上要求自己。有些管理人員在對待檔案管理工作時會抱著“無所謂”、“得過且過”的態度，而在這樣“馬虎”、“走過場”的態度下，有些準確性要求較高的資料會無法得到充分且準確的記錄。從財務檔案管理的常態化工作來看，管理人員更多的不重視展現在日常的工作習慣中，比如對財務單的不處理、亂擺亂放，對機密文件沒有做到很好的保密措施，有的人因為嫌麻煩不對抽屜上鎖等。從思想層次上進行建設是加強管理人員職業道德建設的第一步，通過事業單位思想與道德工作建設，加強培訓與宣傳力度，鼓勵管理人員的“二次學校”和“再教育”工作，建設有效的獎懲制度和明確的發展計劃，在充分調動管理人員積極性的同時，促進財務管理人員整體素質的提高，保證財務管理工作的高效運行。
（二）重視財務檔案分類，加強基礎設施的建設
財務檔案管理資料繁多沒有一個規范性的檔案分類方法，注定會使其復雜化。規范性的財務檔案管理工作需要從合理的檔案分類開始，從電子檔案分類來看，首先需要建立具有財務管理功能的檔案數據庫。在此基礎上使用各種電子檔歸檔，按照時間順序和重要程度的順序兩個大方向，對各項職能、工作性質、財務收支類別等對其進行嚴格分類，加速電子信息化建設進程，提高檔案分類和管理工作的效率。
檔案規范性分類需要和財務管理的基礎建設聯合起來，事業單位在強調其重要性的同時，還需要把財務檔案管的基礎建設放到重要的位置，合理規劃，保證檔案管理工作的順利運行。從電子檔案管理來看，適當合理的資金流入是必不可少的，設備增添，定期維修，保證清潔，定期檢查硬盤的讀寫功能也是有必要的。從傳統檔案管理看，檔案儲存地的選擇放到了首要的位置來，通風、干燥、保險系數高是選擇儲存地的根本前提，而有效的防火防潮設備的添置是其根本需求。當然除了日常的管理人員的巡視，建立獨立的檔案設備管理人員也是非常重要，當發生異常現象時，日常輪班的設備管理人員可以盡快發現，從而減少事業單位的財務損失和信息損失。
（三）建設并完善財務檔案管理信息化系統
計算機和互聯網在檔案管理的日常工作中扮演者越來越重要的角色，建立符合自身發展需求的財務管理的信息系統實在是大勢所趨的一件事。與傳統檔案管理系統相區別的是現有信息化檔案管理系統不再是以紙張為媒介，來實現信息的儲存于傳遞，傳統檔案管理也正在向數字化檔案管理進行轉變。而建立完善的財務檔案管理信息化系統不僅可以充分利用有限的勞動力資源，更能在源頭保證信息序列的完整化，大幅提高財務檔案管理的工作效率。
ERP系統電子文件的主要內容
ERP系統幾乎涵蓋了財務、生產、計劃、調度、供銷、設備、項目管理等所有管理部門，這些部門業務處理過程中產生了大量的銷售訂單、采購訂單、出入庫單、領用料單、維修工單、生產計劃、合同、會計憑證等數據，既有結構化的數據，也有非結構化的數據。這些數據在企業日常經營運行、統計分析、審計追溯、趨勢分析和后續查詢等工作中具有無法替代的作用。具體內容如下：
1 支持審計工作的重要會計憑證：從原始憑證(包括合同)到會計憑證，形成了一條條憑證鏈，環環相扣。
2 生產經營的基礎數據：包括設備主數據、資產主數據、供應商主數據、物料主數據、客戶主數據、生產版本、檢維修策略計劃、項目WBS結構、組織機構等與企業息息相關的數據。
3 生產經營統計數據：包括生產的投入、產出與采購銷售統計、成本利潤統計、總賬各科目的金額統計、設備的運行狀況統計、資產負債統計等。
4 客制化報表及批復文檔：統計報表、計劃報表、審批與批復文檔，雖然一部分文檔在ERP線外或在OA系統流轉，只要與ERP業務有關，在系統中都有注釋和代碼。
5 實時記錄數據：設備測量點實時記錄數據、物料量消耗實時數據，為企業制定設備維修計劃和策略，解決生產瓶頸提供依據。
從數量和種類來看，ERP系統產生的數據占據企業全部檔案的50％左右，以前這部分數據以紙質形式分散產生于財務、供銷等各部門，現在他們卻大多數以數據庫形式存在于系統中，有些數據暫時無法打印輸出。
ERP系統歸檔的迫切性
ERP系統產生的數據與企業生產經營管理的各個環節密切相關，是生產經營活動的珍貴記錄。但是，ERP系統是國外軟件商開發的產品，數據在系統中以特定的格式存儲，不是通用格式。考慮到軟件系統的生命周期，使用ERP系統保存檔案具有一定的局限性，無法確保電子文件的安全和完整。
1 ERP系統存儲容量有限
ERP系統主要用于處理當前正在發生的變更過程中的信息，產生的數據是動態、實時數據，對于一些靜止的信息只在一段時間內暫存。隨著業務的增長，系統的性能會越來越低。為保證系統運行效率，ERP系統一般將往年的靜止信息及時導出系統。系統產生的數據量龐大，例如一些實施ERP較早的企業每天有上萬筆業務，生成上萬張憑證及其他文檔，每年產生10-20G的數據量。為保證ERP運行效率，需把備份后的數據從系統中清除，有的企業每年要備份10～20G的數據，備份的數據仍然以ERP系統本身的特定格式存儲，并未按照檔案管理的要求進行分類整理，不方便利用。
2 ERP系統查詢功能的局限性
如果查詢ERP系統往年產生的數據，必須將當時備份在磁帶上的數據導回到原系統，數據脫離原系統將無法解讀。一般備份數據導回的過程耗時較長，一般需要1天，甚至幾天時間，占用系統資源較多，導致系統運行效率低下。ERP系統本身的查詢功能也有一定的局限性，一是ERP系統主要用于業務處理過程的關聯查詢，而且有很多權限控制，不能為普通員工提供通用的檢索查詢；二是查詢時需輸入眾多業務代碼，非ERP操作人員很難讀懂。尤其是國家審計部門來企業審計時，必須由ERPX員陪同審計，否則很難看懂。一旦ERP系統被淘汰掉，那么備份在磁帶上的數據也將無法解讀，成為了歷史的黑洞。由于系統操作的復雜性和后期維護的困難，檔案部門也很難同時保留ERP系統。
幾種歸檔方式的利弊分析
通過上述分析，ERP系統無法保證檔案的安全存儲，為確保ERP系統電子文件的有效歸檔，檔案部門必須將ERP系統中的數據脫離原系統保存。目前國內大型企業對于數據庫軟件系統數據歸檔問題還沒有成功先例，中國石油化工集團公司在實踐中不斷探索研究可行性方案。可行的歸檔方式主要有以下幾種：
1 將需歸檔的數據打印成紙質保存。也就是說將需要歸檔的數據從ERP系統中打印出來，按照紙質檔案的管理方式進行保管和利用。這種方式的優點顯而易見，紙質檔案的管理經過多年發展比較規范，可以確保數據長久保存和有效查詢。缺點也很明顯，需要打印的數據量非常大，有些單位打壞過幾臺打印機。為了提高工作效率，檔案部門還需手工錄入電子目錄，或者將紙質檔案掃描后掛接到檔案系統中。這無疑造成巨大的資源浪費，而且不符合檔案現代化的發展方向。
2 中間庫合成封裝策略。檔案部門在ERP系統中或在檔案系統中建立一個歸檔中間庫，系統中辦結的數據存放到中間庫中。歸檔軟件對中間庫進行操作，以一張會計報表為例，如歸檔該報表需要詳細分析它在ERP數據庫中的哪些表、哪些字段中保存，有些報表是多個表或字段間接生成的，要分析出它們的邏輯關系，然后從ERP的OERCAL數據庫底表有選擇性地讀取相關字段數據到中間服務器的OERCAL表中，用SQL和PB語言編制執行程序，在中間服務器運行，運行結束，斷開中間服務器與ERP服務器的連接。這張報表以國家(或財務部門)規定模式打印模式，用EXCEL或WORD合成電子報表，用PB語言提取部分字段作為檔案目錄。合成后的電子報表用PDF格式封裝，與目錄一起保存到檔案服務器。
這種歸檔方式的優勢是實現了電子文件和目錄的直接自動歸檔，而且能夠掌握各項數據之間的關聯關系。劣勢有四個方面：一是合成的電子原文在樣式上雖與打印的紙質檔案保持一致，但不符合檔案的本質屬性――“原始性”的要求。二是中間庫合成的電子原文需人工檢驗才能保證合成過程的準確性，這無疑給檔案形成部門增加了檢驗的負擔。三是ERP系統有其復雜性，只有系統開發商或運營商才能準確了解底表各項數據之間的邏輯關系，在中間庫合成電子文件時，如果脫離系統開發商或運營商的支持很可能導致數據準確性風險增加。四是各單位的ERP系統都不一樣，如果每個單位都要重新分析底表數據邏輯關系才能合成電子文件，那么這種“分析底表邏輯關系再合成電子文件”的方式普遍推廣將延誤項目實施周期。一旦ERP系統升級，檔案部門如不能及時了解ERP系統底表的邏輯關系變化情況，中間服務器合成的電子文件很可能出錯。
3 ERP系統主動推送歸檔。由于ERP系統本身就帶有歸檔模塊，可以將需要打印輸出的數據以PDF格式呈現、打印。檔案部門可以充分利用ERP系統的這個功能，將屬于歸檔范圍的數據在ERP系統內按照國家(或業務部門)規定的模板封裝成PDF格式，然后將此PDF文件和目錄一同推送給檔案系統。這種歸檔方式將檔案部門“主動抽取合成”的動作變成了“被動接收”，將確保數據準確性的任務交給了ERP開發商或運營商，檔案部門只確定歸檔范圍、數據格式、數據傳輸接口標準等規范。這種歸檔方式的好處在于：ERP開發商或運營商熟知ERP系統內OERCAL底表各項數據的邏輯關系，合成數據過程能夠確保準確無誤；一旦ERP系統升級，OERCALN表數據關系發生變化，ERP開發商或運營商也能及時了解數據邏輯關系變化情況，以確保合成數據過程準確。但是，這種歸檔方式必須由ERP開發商或運營商對其系統自帶的歸檔模塊進行二次開發，協助完成歸檔工作。
保障措施
