發布時間：2023-07-19 17:11:34
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關鍵詞：高校檔案 多媒體 信息技術 網絡化
中圖分類號：G40文獻標識碼：A文章編號：1674-2117（2014）12-00-02
近年來，信息技術在檔案管理工作中開始發揮越來越重要的作用，不但詳實地記錄了檔案及文件的管理內容，還充分地反映了資料數字化的過程，實施數字化管理模式也成為檔案管理工作的必然方向。對于高校而言，科學有效地運用檔案管理，不但有利于高校的發展壯大，也有助于學校領導的管理。以下針對高校檔案管理的現狀和問題，探討如何在高校檔案管理中實現多媒體網絡化。
1 高校檔案管理的現狀和出現的問題
1.1 檔案管理數據庫建設不合理
目前，高校檔案管理部門的問題主要體現在建庫缺乏全面性，數據庫大多為自建自用，大多處于低水平重復創建，數據不規范、服務水平低下、單純地供本單位使用，很大程度地影響了數據庫的有效利用。從各個高校的檔案庫來看，目前通用的大多為條目數據庫，能夠查詢文字或圖片類檔案資料。因為缺乏多媒體技術的支持，導致了很多檔案資料不能動態播放，甚至在一些高校檔案管理數據庫中也只提供部分閱讀權限。這些問題的存在都妨礙了高校檔案管理的發展，遠遠不能滿足用戶的各種需求。
1.2 投入的經費極為有限
檔案多媒體網絡化系統建設是檔案管理部門的首要任務，由于對檔案多媒體網絡化建設的經費極為有限，好的硬件、軟件缺少經費購置，就無法建立高配置的檔案網絡，更無法做到對網絡設備的定時維護和更新，這是一個非?，F實的問題，也是一個在短時間內很難解決的問題，這需要多方面的努力才能加以克服，正因為資金的不足已經嚴重阻礙了高校檔案管理多媒體網絡化的發展，所以必須從根源上對這一難題加以重視。
1.3 檔案管理人員的信息處理能力不高
高校檔案管理多媒體網絡化建設，進一步對檔案管理人員提出了要求，首先要精通以往的業務，還要在原來的基礎上加以創新，其次必須掌握多媒體、網絡化的技術，這樣多管齊下地補足，檔案管理人員才能得心應手地應對檔案管理工作?？墒钱斍皬氖赂咝n案管理人員多由一些非專業人士擔當，導致了檔案管理工作人員的整體素質不高，無法跟上高速發展的網絡化辦公環境，嚴重缺乏“計算機、網絡、檔案專業”的復合型人才，不適應高校檔案管理多媒體網絡化發展的需要。
2 高校檔案網絡化管理的必要性
對高校檔案實施現代化管理是非常有必要的，這主要是因為：一是檔案管理的網絡化能夠大幅提升檔案工作的效率，以便檔案管理人員對檔案進行操作，實現檔案資源的有效管理，這會大大降低高校檔案管理的難度，高校檔案管理網絡化的實現就如同賦予了從業人員一種高效的工具，使管理人員在面對浩瀚的檔案信息時不再束手無策；二是實現檔案管理的多媒體網絡化，可以將以往的封閉式管理更新為開放式管理，從檔案信息的采集、儲存到檔案的管理與服務中，能夠將所有的資源進行優化及調整，進一步提升高校檔案管理的水準；三是高校檔案管理在不斷的發展和改革的過程中，通過積極吸收前人寶貴管理經驗的基礎上，通過對檔案管理網絡化的實現，勢必會開辟高校檔案管理工作的新局面，有利于高校檔案管理工作的順利開展。
3 高校檔案實現多媒體網絡化管理的策略
3.1 革新高校檔案管理的觀念
如今，網絡信息化技術愈演愈烈，已經滲透到各行各業的檔案管理中，檔案管理人員只有改變以往的檔案管理經驗，主動投身于革新的潮流之中，具備服務精神及開發檔案的先進觀念，才能更好地做好本職工作，成為一名優秀的檔案管理人員。必須強調的是市場化的競爭不只體現在產品質量上，更包含服務質量，因此，高校的檔案管理工作不能總是局限在以往的經驗中，必須與時俱進，在多媒體網絡化的現在，高校檔案管理人員應該做到進一步對高校信息需求的掌握，針對具體情況進一步收集和整理檔案信息，努力為學校的發展做出貢獻。
3.2 提高對硬件設備的投入，實現檔案現代化的發展
檔案信息的數字化管理已經成為大勢所趨，考慮到這一因素，檔案管理人員需要將網絡技術、光盤儲存以及寬帶數據進行有機結合，實現各類檔案信息的多媒體網絡化管理。要達到高校檔案的多媒體網絡化管理，必須加大力度更新硬件設備，因為，檔案的多媒體網絡化管理實際上就是信息化檔案管理，在檔案管理多媒體網絡化的搭建中，需要不斷更新計算機及各類微縮復印設備、其他電子設備，并完善內部的局域網，做好信息安全維護工作，保障信息技術在檔案管理工作中的有效應用，這些設備全部是高校檔案管理工作達到多媒體網絡化管理的先決條件。管理人員需要適當增加對檔案管理設施的資金投入，購置信息處理、網絡的相關設備。要充分滿足檔案管理的多媒體網絡化發展，必須加大對硬件設備更新的力度。
3.3 網絡化管理與檔案信息的結合
隨著信息化社會的不斷推陳出新，信息量的反復堆積，高校檔案管理工作的繁雜程度也與日俱增，高校檔案的規模越來越大，種類越來越繁雜，專業度也越來越深，時效性也越來越高，以往的檔案管理經驗已經無法滿足在信息化檔案管理工作的需求，故必須要采取科學合理的手段以提高信息化管理的技術。考慮到這一因素，高校檔案管理人員需要將網絡技術、光盤儲存以及寬帶數據進行有機結合，實現各類檔案信息的多媒體信息化管理。
3.4 加強現代化檔案管理人才的培養
要保障信息技術在檔案管理工作中的應用成效，必須要采取科學有效的措施提升檔案工作人員的綜合水平，他們不僅需要熟悉相關軟件的操作以及系統的維護，還要具有扎實的專業知識與高尚的責任意識。從客觀角度而言，我國檔案工作人員的綜合水平并不高，這難以適應信息技術的發展趨勢。部分高校的檔案管理雖然在檔案管理數字化工作中取得了一定的成效，但是卻缺乏既精通檔案專業知識，又懂得計算機技術的高水平復合型人才。考慮到這一因素，各高校必須要加強對檔案工作人員的培訓，為了強化培訓的效果，需要改變現階段單一的培訓方式，采取多元化的培訓方法來激發檔案工作人員工作的積極性與主動性。在培訓形式上，可以與其他的高校開展交流工作，邀請專家到現場培訓等，這樣不僅可以激發出檔案工作人員的參與興趣，也能夠很好地提升培訓成效。在培訓計劃的制定上，適宜采取自下而上的方式確定，按需選定培訓人員，不是單純的上級下達任務，下級濫竽充數，并且要將重心下移，偏向對基層工作人員的培訓，提升他們的認識。
4 結語
總而言之，在未來的高校檔案管理工作中，為了提升多媒體網絡化的應用效果，檔案管理人員必須要合理的利用信息技術，完善服務機制，加強對檔案工作人員的培訓，提升他們的專業技能水平與責任意識，這樣才能夠有效促進檔案管理工作的多媒體網絡化的發展，才能更好地提高高校檔案管理的工作效率。通過提升檔案管理工作的質量，進而推動學校的發展，實現檔案管理工作為學校師生服務、為社會服務的目的。
參考文獻：
[1]董麗麗.高校檔案信息化建設中存在的問題與解決對策[J].商,2013(15).
關鍵詞:多媒體 信息 網絡
一、建立干部檔案多媒體信息網絡系統的必要性
1、是國家信息化和新時期組織工作的迫切需要。進入二十一世紀以來,信息技術的發展突飛猛進,成熟的信息及電子技術已普及到各行各業。實現“四個現代化,哪一化也離不開信息化”的重要指示,明確要求各地各部門要把信息化工作列入議事日程。我國近年來大大加快了各項工作的信息化進程,而新時期黨的組織工作更應該走在前面。用現代化、科學化的手段做好新時期的組織工作,更好地為以經濟建設為中心的社會主義現代化建設服務,這既是新時期組織工作的迫切需要,也是國家信息化工作的必然要求。
2、是干部信息規范化的需要。在日常的干部管理工作中,形成了大量的干部信息,這部分信息絕大部分是用手工管理的。由于是手工管理,就不可避免地造成了不同管理部門之間的信息分隔,使信息內容不規范,信息流程不科學,因而難以滿足人員個體微觀管理和人員群體宏觀管理的需要。要改變這種現狀,就需要建立一套完備的信息管理體系和信息處理系統,用現代化工具管理干部信息,從而提高信息的規范程度與利用效率。
3、是合理使用先進的現代化辦公設備的需要。隨著科技的發展,各級組織部門都購進了相當的計算機和其他先進的辦公自動化設備,計算機應用和信息化工作也取得了一些進展,但也存在著許多問題。例如,軟件開發不及時,應用水平較低,現有的設備沒有得到充分利用,信息資源沒有得到充分共享等,這就迫切需要建立一套現代化的信息管理網絡系統,充分利用現有資源,提高應用水平和工作效率,從而不斷促進組織工作的科學化和現代化。
二、干部檔案管理多媒體信息網絡系統的作用
1、為領導和相關部門提供全方位的干部信息。干部信息數據庫及多媒體信息網絡系統建立以后,我們不但可以快速準確地獲取干部的自然情況、簡歷、素質、特長以及德能勤績等方面的綜合信息,還可以隨時查詢干部諸如日常工作、學習、生活等方面的聲音和影像資料,了解干部全方位的綜合信息。利用這套系統,還可以對這些信息資料進行綜合分析,在較短時間內為領導和部門提供全方位的干部信息,可以從根本上改變過去那種從紙面上靜態了解干部的傳統方式。
2、使信息充分得到共享,提高勞動效率與工作質量。干部檔案管理多媒體信息網絡系統提供了干部管理過程中所需要的全方位的干部信息。通過網絡可以使信息共享,避免各部門重復錄入相同的信息,減少重復勞動。而且在干部管理工作中,隨時可能產生一些新的信息,各部門可以通過網絡隨時更新本部門業務范圍內的信息,向需要信息的領導和部門提供最新的第一手資料,大大提高信息的時效性。信息共享之后,各部門可以從各個側面,全方位了解一個干部,走出在本部門業務范圍內,從一個側面了解干部的局限性,在信息共享的基礎上提高對干部認識的深度和廣度。使用這套系統,還可以從根本上改善以前手工管理干部的情況,周期性較長的工作利用這套系統,短時間內就可以高質量地完成,干部任免審批表、干部簡歷等常用材料可以自動生成,并可以實現部門之間信函、文件的電子傳遞,減少手工勞動,提高工作效率與工作質量。
3、可以使干部任免更加科學化,提高知人識人的深度和廣度。以往討論任免干部,基本上是采取文字材料加口頭匯報的傳統方式,使用這套系統可以采集干部工作、學習、深入生產一線的聲像,結合干部考核中形成的文字材料,通過網絡和各種多媒體設備把動態影像、聲音和相應的文字融為一體,并通過投影顯示出來。它不僅可以提供被任免干部的自然情況和現實表現方面的信息,而且可以看到被任免干部的形象、氣質和口頭表達能力等,使領導對任免人選有一個比較全面、直觀和生動的了解,可以更好地評價和使用干部,提高知人識人的深度和廣度,從而拓寬視野,適應社會主義市場經濟條件下用人的需要,選拔出各種類型的領導干部和管理人才,讓選拔上來的干部真正能夠“為官一任,造福一方”。
三、建立和使用干部檔案管理多媒體信息網絡系統應注意的幾個問題
1、要采用規范的應用軟件。為了達到信息共享,建立統一的信息系統和使用標準規范的軟件是必須的。為此,中央組織部制定和頒發了全國組織干部人事管理信息系統《信息結構體系》,它是為實現干部信息的標準化及大范圍內的信息共享,按照人員管理及機構管理中科學的信息流程制定的,不僅具有較高的標準化、規范化程度,而且具有總攬全局的權威性。因此,必須選用中央組織部推行的、建立在《信息結構體系》基礎上的系統軟件,否則會造成數據結構混亂,使上下級數據無法溝通與共享。不但是信息體系與軟件,系統所涉及到的其他應用項目也應當建立在相關的標準之上。如文本、照片、聲像等的采集與報送都應該制定和遵循相關的標準,減少轉換與重新制作的難度,這也是信息共享及上下溝通的必要條件。
2、要用先進的電子信息技術來構建整個信息系統。建立多媒體信息網絡系統要涉及到很多先進的技術,主要包括數據庫技術、多媒體技術、網絡技術等。應用干部檔案管理多媒體信息網絡系統,首先要建立起干部信息數據庫,包括文字信息數據庫和多媒體信息數據庫,這是整個信息系統的源泉。數據庫的內容要豐富,要涵蓋干部各方面的綜合信息,以提供更大范圍內的應用。多媒體數據庫是難點,圖像和視頻數據有著容量大、不易管理、調用速度慢等特性,如果簡單的以文件方式存放,滿足不了數據量日益增多時的調用、管理、更新、存儲等方面的需要。從長遠看,必須采用先進的分布式多媒體數據庫,以保證多媒體數據的應用。
要使干部多媒體信息系統達到最佳的應用效果,使用先進的多媒體技術以及高性能的設備是必要的。從數據源的采集到后期制作都應該保證較高的質量,照片要采用高清晰度的掃描儀錄入計算機,音頻和視頻可以采用先進的數字杜比和DVD技術,在為領導提供更逼真的聲音和更清晰的影像的同時,也能保證在較長時間內的適應性。
3、應該有計劃、分步驟、分階段建設多媒體信息系統。第一,先建成系統的基本框架,包括各種資料數據的采集與錄入、應用軟件的選用與開發、高速網絡系統的建立等。三個環節可以同時進行,其中信息資源的采集是重點,也是基礎,干部信息的采集與報送工作應當規范化、制度化,把其當成干部管理工作中的一項經常性的工作來抓。第二,進一步完善、改進和提高整個系統,并將成熟的經驗推廣、普及,不斷提高整體應用水平。第三,進一步加大投入,使整個系統臻于完善,最終滿足組織工作的全面需要。
關鍵詞：藝術檔案;數字化;化解策略;
中圖分類號：G242 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-10-00-01
隨著數字化技術的迅猛發展，人類社會已經進入信息時代，信息化是當今世界發展的大趨勢，是推動經濟社會變革的重要力量。群眾文化藝術檔案工作是文化工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的重要組成部分，歷來受到全社會的關心和重視。當下，隨著信息社會快速發展，藝術檔案工作在面臨挑戰的同時也面臨著新的發展機遇。分析藝術檔案工作現狀及問題，厘清發展脈絡與思路，加強藝術檔案的數字化建設，對于進一步做好群眾文化藝術檔案工作轉型升級具有積極意義。
一、群文藝術檔案數字化建設面臨的問題及制約因素
現今，人類社會已進入數字化信息時代，藝術檔案工作在數字化信息技術的推動下實現了跨越式發展，逐步實現了更加快捷、便利的存儲和利用，但同時也給藝術檔案工作帶來了巨大的挑戰，由此存在的問題也不容忽視。
一是重視程度不夠。部分文化館領導對藝術檔案管理這一基礎性工作缺乏應有的重視。文化館開展的公共文化服務活動都將產生大量藝術檔案。雖然種類繁多，但收集、歸檔工作往往受不到重視。另一方面，由于部分領導對此項工作的重視程度不夠，開展群文活動時，藝檔干部不能親臨活動現場。由此，藝術檔案管理干部對藝術檔案的產生情況也往往不能得到有效的掌握。因此，在群眾文藝匯演、巡演、展演展覽中產生的圖片、視頻等資料也得不到有效收集。更有甚者，連材料都未保存，未能及時完整地移交檔案室。這導致活動材料缺少。
二是保管條件欠缺落后。藝術檔案中的聲像、實物檔案由于其載體的特殊性，必須具備防潮、防光等六防保管條件要求。據了解，很多基層文化館站并未達到要求，加之部分管理人員對藝術檔案的重要性認識模糊，造成音像資料沒有專門的保管設備，而是放在檔案柜內與其它檔案混合存放，由于保管條件不甚理想，往往影響了藝術檔案的長期保存，導致部分藝術檔案失效而無法充分利用。
三是檔案內容界定不明。迄今為止，群文檔案的管理還沒有一整套完整科學的標準化管理制度。隨著現代公共文化服務體系的完善和發展，加上互聯網信息技術的影響，群文檔案的內涵和外延都在發生變化。文化館站在收集、整理、保管檔案時，由于沒有統一的管理模式和標準可參照，導致檔案管理者往往憑自己多年的工作經驗和感悟理解進行歸檔整理，使不少應該歸檔的資料沒有納入檔案管理。
二、群文藝術檔案數字化建設涉及的主要內容
（一）文書信息檔案的數字化管理。文書信息工作是群文藝術檔案工作的有機組成部分，文書信息處理過程的快與慢、好與壞會直接影響檔案的內在質量。根據文書信息檔案紙質化的特點，運用現代化的科技手段，建立和完善文書信息檔案數字化管理，即把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間，并對處理完畢的文件進行隨時預立卷整理，從實體管理向網絡管理轉變，實現文書信息檔案的動態管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現查閱登記、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的數據化管理。
（二）文藝作品檔案的數字化管理。歌曲、曲藝、小品、民樂等群眾文藝作品具有較高的藝術價值和欣賞價值。文化館站對這些作品的曲譜、音像、文字注解等進行分類整理和歸檔，存入到項目資料庫中。為了使以傳統載體形式承載的檔案信息能夠通過計算機進行管理，就要利用高速掃描技術、數據壓縮技術等信息處理手段，將其進行轉換處理，形成數字信息，并以數字代碼方式把現場的演唱、照片、影像等編輯轉化為數字化格式完整地保存下來。
三、群文藝術檔案數字化建設的基本策略
數字化是藝術檔案保存、管理、應用的一個顯性趨勢。在當前大數據信息化背景下，怎樣適應科技的發展，克服傳統藝術檔案管理工作中的不足，更好地發揮藝術檔案的職能與作用，綜合數字化技術、多媒體技術、如何加強群眾文化藝術檔案的數字化應用是未來檔案管理工作的大勢所趨。
（一）有序推進群文藝術檔案標準化。文化藝術檔案的數字化建設是檔案信息化建設中任務繁重的一項基礎工作，它是將傳統的藝術檔案通過掃描、攝錄、采集等手段轉化成數字形式的過程，包括藝術檔案的整理、掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄庫建立、數據掛接、數據驗收、數據備份和成果管理等等環節。開展藝術檔案的數字化，應該建立起一整套工作流程和技術規范，以保證數字化藝術檔案的規范化。在數字化的今天，藝術檔案的存在形式也應突破原有模式，走數字存儲、電子化檔案存儲的方式，使藝術檔案具有電子檔案、紙質檔案、資料實物等多形式共存的方式，使得藝術檔案更為立體直觀。
（二）應用多媒體技術建立數據庫。多媒體是一種結合文字、聲音、圖像、動畫和視頻影像的交織組合，而數字多媒體技術是將多種不同類型媒體集成輸入到一個系統中去，形成相互聯系和配合的有機整體，可在人機交互控制下對其進行處理和利用的綜合技術。多媒體技術對藝術檔案的接收、編目、存儲、檢索和利用都有著巨大的積極意義。數字化是當前藝術檔案管理應用工作的先決條件和必要手段，而多媒體技術又是群眾文化藝術檔案數字化的先決條件。首先通過掃描技術、光學字符識別技術、視頻音頻采集轉換技術、縮微數字影像技術、多媒體數據壓縮技術、光盤刻錄技術等多媒體技術對館藏藝術檔案進行進行數字轉換，再運用多媒體技術與檔案管理信息系統相結合的方式，構建起一個多媒體平臺，使“檔案件號、卷號”與多媒體文件的存儲位置相關聯，并利用此存儲信息自動讀取、還原、播放多媒體信息，實現目錄數據與多媒體文件的集成管理，使計算機呈現圖、文、音、視并茂，極大地增強人機交互利用。
總之，在現今文化大繁榮大發展的背景條件下，隨著計算機網絡技術、多媒體技術在檔案管理、利用等環節中的不斷發展，文化館站的群文藝術檔案管理工作必將迎來一場新的技術革命。群文藝術檔案管理部門應不斷完善制度建設，加大經費投入，實現實物管理與數字化虛擬管理并重的機制，使群眾文化藝術檔案更好地為公共文化事業服務。
參考文獻：
[1]中華人民共和國文化部辦公廳.藝術檔案管理讀本[M].文化藝術出版社.2008-11-01
二、發展趨勢
伴隨著XX電廠的迅速發展，為了更好適應檔案工作的新形勢和新要求，做到與時俱進，實現檔案管理的現代化，我們要要從改善檔案保管條件和工作環境出發，不斷改善和優化檔案設施設備，最大限度地滿足了檔案管理的實際工作需要。并始終堅持把檔案管理當作企業重要的基礎管理工作，按照檔案管理的各項法律、法規，以提高檔案工作水平為目標，重視和開展企業檔案工作目標管理活動，不斷從組織管理、設施設備、基礎業務建設、開發利用等方面進行鞏固和加強。同時，要充分運用計算機網絡技術等先進手段，開發應用檔案管理系統，早日實現企業檔案管理的信息化、網絡化和現代化，為企業生產經營及改革發展工作提供更優質服務，創造更良好的經濟效益和社會效益。
三、具體工作思路
根據新形勢下檔案工作發展趨勢，制定具體工作思路如下：
1、對于紙質檔案。要在進一步健全收集檔案信息和完善收集網絡的基礎上，注意在收集材料的完備、及時、準確三方面下功夫，堅決把好“入口關”，切實提高歸檔材料的質量，做好紙質檔案的規范化管理工作；要嚴格按照《xx發電廠檔案整理工作細則》、《xx發電廠事檔案工作檢驗考評標準》的要求，切實做好檔案的整理工作，保證每卷檔案的完整、真實、條理、精煉、實用。
2、對于電子檔案。在系統結構結構方面，要在全系統使用檔案管理信息系統，并按照訪問快捷準確、安全可靠的原則，建成公司系統的數據庫實體，使檔案信息查借閱、轉遞及數據的提取和統計分析等工作主要通過計算機進行；在多媒體檔案材料方面。要將工作、學習和生產一線的動態影像、聲音、圖片與考核、考察材料融為一體，通過計算機系統或投影設備顯示出來，從而提高知人、識人的深度和廣度。在多媒體檔案材料保管和維護方面。要以大容量、高速磁盤或光盤介質為電子多媒體信息的存儲介質，并按照科學的備份和保管制度進行備份和保管。同時注意對信息進行及時準確的采集、分類、更新和維護；在多媒體檔案材料使用方面。要通過實用、良好的操作界面，方便用戶對有關材料的查詢和使用。注意對整個電廠的信息進行統計分析和預測，為以后各項工作的決策提供參考；在多媒體信息系統保密和安全方面。要建立網絡防火墻，通過引進安全可靠的防攻擊系統，建立科學的訪問、利用管理體制，來保證電子檔案材料的保密和安全。
3、對于基礎建設。要對現有庫房進行裝修改造，同時添加購置檔案設施設備。爭取實現庫房、辦公、閱覽、機房“四分開”；庫房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）安全措施工作到位；增添庫房專用密集架**組，計算機*臺、空調*臺、去濕機*臺、復印機*臺，使庫房保管達到“八防”的要求；同時，充分運用網絡技術，配備專用的檔案管理專用計算機系統及數據備份設備，實現檔案的微機管理。按照目標管理的有關規定，文書檔案、科技檔案、多經檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等各個分類實現“三室分開”（庫房、辦公室、閱覽室）。
四、主要目標及措施
1、主要目標
以為xx發電廠提供優質、高效、快捷服務為目的，狠抓基礎建設，做好信息的采集和維護，為企業的各項工作的開展提供優質服務，使企業的檔案工作實現系統化、規范化的目標。
2、具體措施
一要提高思想認識，增強做好檔案工作的責任感和緊迫感。檔案工作是發電廠整體工作的重要組成部分，檔案管理人員要在思想上充分認識到此項工作的重要性，增強做好檔案工作的責任感、光榮感和緊迫感。
二要運用現代計算機技術，加強對檔案的科學管理。要運用專門的檔案網絡管理系統，使多媒體檔案材料的采集、維護、檢索和利用更加方便。穩步推進圖象、聲音和錄像和考核文字材料相結合的多媒體檔案材料的采集和管理。
關鍵詞：電子檔案；存貯；索引；快捷查找；信息系統；檔案管理
中圖分類號： TP311 文獻標志碼： A 文章編號：1009-3044（2017）05-0201-03
Abstract： Now， is becoming an information based society the era of big data， is the age of sharing resources. The same is true of the archives management modernization， the traditional file box label installed paper documents one by one year after the classification of tank storage way already moss-grown， instead it is through the computer software to establish the corresponding file index catalog， hard disk storage backup paper files by using electronic scanning and set the associated with the index directory， and to touch with multimedia storage and query system to points in classification indexing more intuitive for the application of electronic file， this way properly to ensure the integrity of the document， save paper， convenient search， improved the efficiency of the radio archivist， the use of this approach is now gradually be radio modern archives management application.
Key words： Electronic File； Storage； Index； Quickly Find； Information Publishing System； File Management
1 前言
P者所在單位屬兩地辦公，以往臺辦公室檔案管理員對單位各部門的檔案主要以傳統的用檔案盒貼標簽后裝紙質文檔逐一分年分類分柜兩地存貯，早些年的不常用的檔案放在異地，近年的常用的檔案放在本地，但偶爾又要查找早些年的檔案，這樣單位的檔案管理員又要坐車到外地的檔案室查閱，浪費大量時間和精力，辦事效率也得不到提高，這種落后的不直觀的檔案查閱方式帶來的是檔案信息查閱不及時，浪費大量紙張、時間和人力，有時檔案紙張遺失，損壞，也導致檔案信息的不完整性，這種檔案管理方式的弊端迫切要求筆者所在單位必須改革電臺檔案資料存貯并索引的方式，而用計算機從內網控制多媒體觸摸查詢系統來分年分類存貯并索引查找電子檔案的應用正好能滿足筆者所在單位的需求。
2 多媒體觸摸查詢系統簡介
2.1 觸摸屏查詢系統應用
觸摸屏查詢系統是集先進的觸摸屏、工控、計算機等技術于一體，可實現公眾信息查詢，配以指紋儀、掃描儀、讀卡器、微型打印機等外設，可實現指紋考勤、 刷卡、打印等特定需求。觸摸屏查詢系統通過先進的多媒體制作工具，將文字，圖像，動畫、高清晰視頻，音頻，電子文件，Internet 信息等多媒體資料多種信息進行整合應用，用國際最先進的觸摸技術，集成手寫功能及計算機網絡技術，以多媒體觸摸屏方式交互查詢，使用方便、快捷，形象生動。讓用戶能夠在短時間內查到自己所需的資料，它觸摸精確度高，反應靈敏，結合液晶顯示器優異的超大顯功能，生動地一體地展現給公眾，帶給觀眾最大的視覺沖擊和前所未有的觸摸感覺。
2.2 觸摸屏特點
觸摸屏查詢系統采用全新進口工業級液晶屏，全五金+型材外框設計，工業級烤漆工藝；超寬視角，高對比度、高亮度、高分辨率，畫面色彩的層次感強，體現圖像細節；16.7M 色彩，色彩顯示準確、豐富、逼真，響應時間短，畫面無拖影；節能環保能耗低、發熱量低，適合于長時間連續工作；采用靈敏度高，速度快，精度高以及超高透光率的紅外觸摸屏；觸摸屏防塵，防靜電，防眩光，防干擾及耐磨設計，支持多點觸摸；結構設計適合壁掛式、桌面支架方式安裝。
2.3 觸摸屏查詢系統基本參數
3 電臺檔案索引并存貯系統設計方案
3.1 筆者所在單位早期檔案索引并存貯的方案
筆者所在單位早期采用Word2003軟件分年分類建立檔案索引目錄；再用掃描儀掃描文檔保存為.jpg 或.pdf格式的圖片；將掃描的圖片插入新建的Word2003文檔中，另存為相應檔案的抬頭名稱以方便索引查找；最后在檔案索引目錄上建立超鏈接指向，指向對應的插入掃描圖片的Word2003文檔中。一般電臺檔案管理員都會用移動硬盤定期備份兩份所有檔案的文件以備災難性恢復。當電臺檔案管理員要查找某年某類的檔案時，首先通過Word2003軟件打開相應年份的檔案索引目錄，找到相應分類，打開Word2003軟件查錄功能搜索關鍵字就能找到相關的檔案索引目錄，用鼠標點選自己要找的那條檔案目錄，就能超鏈接到指向的插入掃描圖片的Word2003文檔，這樣就能了解該檔案的內容同時也可進行在線打印。但這種方法不夠直觀。
3.2 筆者所在單位現在采用的檔案存貯并索引的方案
近年來觸摸屏查詢系統被各行各業廣泛應用，其功能也十分強大，筆者結合本單位兩地辦公的特點，設計了方便兩地快捷、直觀查閱的檔案存貯并索引的方案。如下圖1：
在本地檔案室，檔案管理員首先在本地檔案服務器1上安裝飛揚綜合檔案管理軟件。接著進行第一步，將紙質檔案清理分年分類再分為相應年份的永久或30年或10年保存期限檔案，30份裝一盒。然后檔案管理員用飛揚綜合檔案管理系統進行如下操作：第二步，在檔案管理中建好每年的文書、科技、會計、特載檔案等收發文庫；第三步，先進行文件登記，建好每年的收文庫、發文庫，再從臺辦公室拷貝出每年的收發文目錄導入到文件登中。第四步對每年收發文進行立卷歸檔，打開已導入的相應年份的檔案目錄，按檔案保存規定劃分為相應年份的永久或30年或10年保存期限檔案。第五步，根據立卷歸檔的劃分，將每年的目錄導入第二步中建好的文書、科技、會計、特載檔案等收發文庫。最后是進行檔案的掛接，打開裝檔案盒，用掃描儀掃描出檔案的圖片，然后在飛揚綜合檔案管理系統中的所有業務下，檔案管理中的掃描路徑設置中操作檔案掛接。這些準備完成后，如圖1連接好設備，并按圖1設置各設備IP地址在同一網段。進行如下操作：
在本地檔案室，檔案管理員通過本地檔案服務器1經交換機1遠程訪問控制觸摸屏查詢系統1，在觸摸屏查詢系統1上安裝多媒體觸摸查詢系統服務器軟件，這樣檔案管理員就可以通過多媒體觸摸查詢系統建立角色、用戶及授權，然后進行觸摸互動節目制作，分年分類建立好檔案的索引目錄和顯示版塊，然后再上傳相應檔案掃描的圖片，設置好觸摸顯示的關聯。這樣檔案管理員不僅可以遠程訪問觸摸屏查詢系統1上的內容，其授權的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統1這個顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案了。
同樣，在本地檔案室，檔案管理員通過本地檔案服務器1經交換機1，經電信專網（內網），經異地檔案室的交換機2，遠程訪問控制觸摸屏查詢系統2，進行如上同樣的操作，使得經檔案管理員不僅可以遠程訪問觸摸屏查詢系統2上的內容，其授權的用戶也可以直接在觸摸屏查詢系統2這個顯示終端上使用用戶名登陸并直觀的查詢想查閱的檔案。
為了數據安全，檔案管理員在異地檔案室還安裝了一臺備用的異地檔案服務器2，其上數據與本地檔案室服務器1上一樣，都可通過專網相互訪問控制同網段的設備。
4 結束語
筆者通過設計，讓檔案管理員可以通過本地檔案服務器1或異地檔案服務器2，經內網訪問控制同網段的觸屏摸查詢系統1或2這兩個顯示終端，并在其上進行對相應的檔案索引目錄和檔案原件掃描圖片間的觸摸互動節目制作，既分年分類存貯檔案圖片又可以直觀地索引查找想查閱的檔案，這一方式妥善保證了文檔的完整性，節約了紙張，方便快捷查找，提高了電臺檔案管理員的辦事效率。
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關鍵詞:內部管理；檔案規范化管理：機關事業單位
推進事業單位檔案規范化管理，一方面能夠促進事業單位的科學發展，從而在根本上提升事業單位的工作的精細度，規避決策性失誤的情況發生。另一方面，檔案的規范化管理還在一定程度上保存了社會資源與力量，能夠保證事業單位更有效率地開展工作，從而提高事業單位決策的合理性。因此本文將立足于事業單位檔案規范化管理中容易出現的問題，結合實際工作，提出具有參考價值的檔案規范化管理的對策，從而為我國社會各項工作的開展貢獻一份力量。
一、事業單位檔案管理中存在的問題
（一）對檔案管理工作不夠重視。傳統的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因為領導層未能全面地認識檔案管理工作，將其當成一個儲存性質的工作，沒有能夠認識到檔案管理工作與事業單位運轉之間的關系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達到檔案管理工作的要求，造成事業單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受事業單位工作模式的影響，而在事業單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴重影響檔案管理工作的人才交替，導致事業單位中檔案管理工作流于表面。
（二）管理模式不規范?？萍嫉陌l展也帶動了其他領域工作的革新，相比傳統檔案管理工作，如今檔案管理工作更依賴計算機等高端媒體技術。一方面，計算機依靠其強大的儲存功能與信息處理能力，將事業單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，還規避了各種失誤，提升了事業單位檔案工作的精確化管理能力。但技術的革新在事業單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應新型技術，成為事業單位檔案管理中的主要問題。相關工作人員沒能將多媒體技術完全的納入自身的工作之中，在許多工作環節，依舊使用著落后于新興技術的手段，造成人工與多媒體技術的工作內容重疊，管理模式很大程度上限制了事業單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費。
（三）檔案管理制度不健全。檔案管理制度不健全，表現在事業單位檔案管理制度無法全面地涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面地考察檔案管理工作的流程，因此導致檔案管理制度的制定工作脫離實際，缺乏對相關工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法，導致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關工作人員的管理造成一定的影響。
二、事業單位檔案規范化管理的有關對策
（一）強化檔案規范化管理的重視程度。強化事業單位規范化管理的重視程度，首先要從領導層的認識出發。加強部門領導對事業單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高事業單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在事業單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在事業單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領導層的重視，是對檔案管理工作的有力的保障，在領導層的支持下，相關工作人員要進一步提升檔案規范化管理的工作水平，從而給事業單位的檔案管理工作提供組織保障。推動檔案管理制度規范化。檔案管理制度的規范化，是提升事業單位檔案規范化管理能力的重要途徑，也是事業單位開展檔案管理工作的基礎。因此要求相關工作人員能夠從實際出發，實事求是地進行檔案管理制度建設。需要從新形勢、新要求出發，針對當前的工作要求，與時俱進，從而推動事業單位檔案管理工作規范化。首先應當做的，是擴充檔案管理制度的內容，在事業單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合事業單位的總體目標，有側重地完善檔案管理制度，對現有的檔案管理制度進行清理，剔除過時的部分，保證檔案管理制度能夠與時俱進。促進檔案管理模式的規范化。檔案管理模式需要組織建設的保障，要求相關工作人員加強檔案管理信息化建設，配合新型的技術，不斷完善現代化檔案管理模式，從而提高事業單位檔案管理的工作效率。首先，要求相關工作人員建立互聯網檔案管理平臺，將檔案的收集、整理、歸檔工作轉移到互聯網平成。同時，還要針對多媒體技術的特點，不斷完善事業單位檔案管理的運行機制。從而在完善的工作模式下，提升檔案管理工作的深度與廣度。
（二）強化檔案管理體系規范化。進一步健全事業單位管理體系，需要事業單位內部各個部門的配合。加強檔案管理人員的能力建設，是強化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對性的崗前培訓工作，能在一定程度上，增強檔案管理人員的專業素養，確保管理人員的素質符合事業單位運轉的需要，并且在工作的過程中，不斷拓展檔案管理工作在事業單位中的業務內容。從而提高事業單位協同體系的建設。
三、結語
綜上所述，檔案管理工作是事業單位合理運轉的核心，因此加強檔案管理規范化建設，能夠有效地提高事業單位的工作能力，使其在社會各項工作中，能夠保證高效地工作，促進事業單位的處理能力。
作者:才君 單位:吉林省高速公路管理局吉林管理分局
參考文獻:
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關鍵詞：人事檔案管理；高校；人才；新媒介視角；策略建議
中圖分類號：C93 文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2011）22-0184-02
在當前的高校人才信息管理系統里面，高校人事檔案管理工作無疑具有決定整體全局性問題瓶頸順利解決的關鍵意義。這件工作關系到當代中國高校合理配置人才資源，并且有效地、有針對性地進行人才資源開發的系統策略工程的開展和深入。與此同時，科學、有效、全面、客觀的人事檔案信息管理還可以為高校人才自身的學歷、技術職稱以及社會關系等領域的科學監督與管理提供第一手的原始資料和依據?；谛旅浇橐暯堑母咝Ｈ耸聶n案管理新思考，就是要從當前中國高校檔案管理的緊迫現實出發，積極利用先進的多媒體數字技術和交互系統開發等手段來加快檔案管理的多媒體數字化進程，從而有效地改變現有情境下高校人事檔案管理的舊有瓶頸和障礙。筆者認為，要想在檔案管理的多媒體數字化和交互系統開發領域有效貫徹和落實，需要重點解決以下幾個方面的關鍵問題。
一、高校人事檔案多媒體數字化有效開發的重要基礎
在某種程度上來說，當前中國高校人事檔案管理工作由于長期以來積累了較廣泛的多層面的頑固病癥，那種時而重視又時而忽視的現象還是比較普遍的，再加之高校人事檔案管理工作并非高校中的主要業務環節，長期以來不被擺上關鍵的議事日程，也就不足為奇它在高校中所處的如此境遇。
1.有效明確和提高對高校人事檔案管理工作重要性的認識是必備基礎之一。由于高校中今日主要的競爭還是在科研和人才培養，爭奪各級科研項目和經費投入等方面的你爭我搶，就使得本來不被過多關注的高校人事檔案管理至今未被給予過多的重視。其實究其各個高校之間的激烈爭奪和競爭，根本的還是人才資源的比拼和最大化開發利用。鑒于目前中國大多數高校還是采取傳統的管理模式，就不能有效及時地跟上今日高校人才流動較為頻繁的業務實際，這就出現了多數的“檔隨人走”、“人走檔留”等等重大事件的不斷出現。實踐已經證明，緊迫的高校人事檔案管理現實已經向各單位的主管領導和檔案管理人員提出了嚴峻的挑戰和沖擊。這其中筆者認為最應該解決的棘手問題就是高校人事檔案管理的多媒體信息化開發和普遍應用。這是當務之急，更是影響長遠的發展大計。
2.完善高校人事檔案管理制度，借助網絡化、資源化平臺達成共享模式。由于中國高校人事檔案管理存在著雖單純開發資源庫和信息庫，但是整體上相互之間未達成共享的信息平臺和快速便捷的交流溝通渠道，這就使得高校人才的人事、檔案、勞資信息等等不能集中在一個數據庫管理平臺下來進行綜合資源開發。當高校人才趨于穩定和相對飽和的情境下，如何借助網絡化、資源化的平臺來有針對性地反映出人才的詳細優勢和劣勢情況，從而做到人盡其才，人盡其用，這顯得尤為迫切和必要。筆者認為，這也是有效避免過度而且重復填寫各種人事檔案表格和歸檔不同時期檔案時重復設立和取消的冗余工作。在此基礎上，節省了人事檔案管理工作的人力投入和物力投入，能夠節約出更多的時間來做提升管理水平和層次的其他領域的工作。
3.樹立為高校教職工提供優質檔案管理服務的堅定信念是必備的基礎之三。高校人事檔案管理工作緊貼高校教職工的生活實際和工作實踐，這也就為其帶上了關乎構建和諧校園，有效發揮人才積極性和主觀能動性的特殊工作符號。作為高校的檔案管理工作人員，要認真貫徹和落實自身參與管理工作的使命感和責任感，樹立高校人事檔案工作至為重要的職業高尚信念，應該積極調研，從而更加有針對性地滿足高校各項工作的需要和期待，將檔案信息的收集和整理日?；?、常態化和規范化；注重檔案的鑒別和整理、歸檔。結合高新技術和數字多媒體技術發展的實際，積極創建和開發人事檔案管理的信息資源網絡化、數字化以及數據庫管理的現代化、規范化。這是基于為高校教職工熱情、周到、細致服務的有效舉措和切實選擇路徑。
4.積極吸引高校人才廣泛參與新媒介技術情境下的檔案管理工作程序是必備基礎之四。一定程度上，將高校檔案管理工作由原來的傳統的高校人才被動提供檔案相關資料逐步提升到高校教職工的“主動”參與、收集和整理提供資料的新發展思路上來。要借助一切可能的宣傳手段和渠道來向教職工明確人事檔案管理工作關乎每個高校人才的切身實際利益，不斷提升教職工對人事檔案工作的理解、認識和大力支持程度。筆者建議，借助更加便捷的新媒介技術來拓寬檔案信息整理和傳送領域的渠道和平臺區域，這不是應時之舉，而是長久之計、明智之策。
如何有效、全面、系統地將分散在高校各個職能部門工作人員手中的相關檔案信息整合化和集約化，并嚴格按照學校的相關歸檔要求來將大多數具有保存價值的文獻資料收集齊備，并向檔案管理中心移交存檔，絕不能離開高校教職工的自身積極參與和熱情支持。在此工作程序鏈條中，切記要及時做好檔案的事先整理和分類，否則就會給后期的檔案中心管理人員帶來相當大的工作量和勞動成本付出。這其實正如前文所述，如何將檔案相關知識有效合理地普及和推廣是走在各項整理工作前面的系統工程。可見，人事檔案管理工作不能過于盲目追求新技術、新思維和新觀念，那種步步為營、穩扎穩打的工作態度和處事原則也是先進技術條件下管理人員自身的綜合素質的有效展現。
二、新媒介視角下高校人事檔案管理主要策略框架建議
緊貼當前中國高校高等教育和人事管理體制改革的實際，我們已經明確了今后高校人事檔案管理的新目標和新要求。那種傳統的、舊有的管理模式已經不能夠為當前蓬勃發展的管理實踐提供更加完善的解決方案，于是，究竟應該如何更加有效地改革和完善人事檔案管理模式，更加人性化地為高校教職工服務就成為不得不面對和著力解決的重要課題。
筆者認為，當前從新媒介視角來思考高校人事檔案管理工作應當重點實施下述幾個方面策略工程：
1.信息化、網絡資源數據庫化是新媒介技術條件下的切實有效之選。單純就某一個高校的人事檔案管理工作量來計算的話，雖然受到各種現有條件的制約和限制，但是認真系統地規劃和實踐是能夠解決的。若是更大規模的檔案信息整理，傳統的工作模式和流程顯然不能滿足現有的工作需求，信息化、網絡資源數據庫化就成為必備的應對策略之一。在具體實施策略工程框架時，千萬不要被冗長和海量的信息所嚇倒，應該合理有效地借助解決方案來建立人事檔案管理數據庫，從而進一步提升短時間內提供全方位服務的水平和層次。同時，構建網絡資源數據庫更能使得部門之間的信息文件等等實現互聯和互通共享，在提供檔案信息服務的時效性和便捷性上取得歷史性的突破。當前，網絡信息化資源數據庫應該著力結合3G技術來提升人事檔案資料收集與整理的新手段和新途徑，尤其是在資料拍攝的紙媒向數字圖片的轉移程序中，大量地借助新媒介技術，不僅有效地減少勞動工作量，又使得枯燥的工作趨于娛樂化和趣味化，高校人事檔案管理人員不妨一試。
2.依托校園局域網的點播訪問系統訂單化服務策略開發。高校人才人事檔案管理基于高校人才個性化管理的需求，可以考慮在依據校園網絡背景下的點播定制服務策略的開發和逐步推廣實施，這既是對高校教職工個人化、人性化管理的有效滿足，更是為特殊高層次人才提供信息服務的新選擇和新嘗試，這也是應付日益激烈和常態化的高校人才流動新機制的有效應對策略。此種點播訂單制個性化服務不能脫離網絡數字資源信息庫而單獨發揮效用，這也提醒我們的高校人事檔案管理工作人員要將自己應用網絡資源的能力和水平提升到一個較高的層次，否則就是一句望洋興嘆的空話罷了。源自于為特定高校教職工的個人發展和職業生涯服務的需要，筆者認為，在基本具備能夠提供全體教職工的綜合服務基礎上，更加有效而便利地為特殊高層次人才提供多維服務也是新形勢下的有效選擇策略。
3.校園辦公自動化系統框架下人事檔案管理的電子公務模式建構。如今，高校數字化管理系統已經成為許多高校正在普遍使用的一種信息化管理平臺。但是，我們發現目前許多高校由于技術平臺本身的局限和人事檔案管理工作的特殊性質，還沒有在高校數字化管理系統框架下切實著手建設相關入口來為檔案管理工作設計切實可行的接入平臺。這似乎是一個較為敏感的領域，但是基于社會化服務部分的檔案信息管理也有被納入到數字化管理系統的可能和空間。在今日高校電子校務環境中，適合高校實際工作的檔案管理系統的開發和構建，借助最新信息技術，將校園電子公務的范圍擴大到身份核對、人事、學生、教學、科研以及相關其他管理領域是今后發展的主要方向和重點指向?？梢哉f業務系統的整合和無縫對接是此種新媒介條件下發展相關構建策略的關鍵環節，也是檔案管理現代化的必經階段。
目前需要亟待解決的問題是：現有檔案的數字化以及計算機輔助編研和檔案保管設備的運用等等也對檔案管理工作提出了更加嚴峻的挑戰。加之由于統計業務及功能比較原始以及多數高校檔案管理未能完全接入互聯網等等，使得用戶沒有順利實現通過系統來進行信息交流與數據交換。
三、結語
從新媒介視角來觀看當前高校人事檔案管理工作的具體實際，是建構和諧校園，進而努力營造良性檔案管理工作情境的有效路徑選擇之一。如果只有策略框架上的建議和思考還不足以解決緊迫的現實問題。筆者認為，相關后續工作仍然需要我們付出更多的努力和投入，諸如如何進行檔案數據的統一描述和跨系統范圍之內的數據資源共享，點播訪問和訂單化信息檢索的權限如何控制以及如何進行數據庫安全加密等等都是需要進一步解決的現實問題和關鍵癥結所在。
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加強廣播電視檔案的管理和利用的措施
單位領導層面的人員要轉變觀念,從自身做起,明確單位領導者是進行檔案管理和利用的第一責任人,加強對單位的領導力度。結合單位檔案管理的實際和需求,制定適用于本單位的檔案管理制度,規范員工工作行為。單位檔案管理部門的領導要經常性地對本單位的檔案管理工作進行審查和評估,及時發現并更正問題。建立檔案管理責任制,將管理責任落到實處。并依照檔案管理相關規定和規范標準,對單位內的檔案進行歸檔范圍和管理職責的劃分,將重要聲像檔案的管理作為檔案管理的重點,對日常檔案管理和利用工作進行嚴格的監督指導。針對比較有專業特色的檔案資料構建按照專業劃分的歸檔管理制度,這為及時歸檔和保證檔案的完整提供了很好的保障。要加強對廣播電視檔案管理從業人員的培訓,培養出同時掌握廣播電視業務知識和廣播電視檔案管理和利用能力的高端人才。定時定期籌集一定資金投入到檔案管理工作中,從點滴積累起來,使檔案管理設施和技術越來越完善。轉變觀念,增強檔案管理和開發意識廣播電視檔案是知識經濟時代的一種重要知識資源,在廣播電視事業發展過程中發揮著重要的作用。廣播電視媒體工作人員,從電視臺辦公室的檔案管理人員到電視臺領導層領導,每一個從業人員都要對廣播電視檔案管理和利用工作的重要性有清晰的認識,從思想上重視檔案管理工作,重新塑造檔案管理與服務的良好形象,讓檔案資料信息作為重要的服務公眾生活的手段。可以加強與廣播電視用戶的交流與溝通,積極收集用戶反饋信息,作為今后自身工作方向的指導,從多個層面滿足社會公眾對廣播電視檔案的信息需求。還要提高檔案管理人員的素質,培養他們在檔案管理工作中的耐心和責任心,提高他們的專業素質。提高檔案管理和利用信息化程度為了提高檔案管理和利用的信息化程度,首先要對廣電單位內信息化檔案管理體系做出合理準備和規劃,在實現檔案信息化管理的過程中,進行相關的新聞信息數據收集是基礎,要搜集各種類的檔案信息資料,并加以整理和歸檔。要確定選用何種應用軟件,確定進行信息化系統管理和維護的方法;其次要在廣播電視單位內建立和完善廣播電視檔案網絡數字平臺,將其重點放在功能性和互動性上。根據我國廣播電視目前的狀況,現階段至少應該對在線咨詢與答疑、檔案查詢與參考、雜志郵件及個性化頁面等具有互動功能欄目進行開放和管理;實現信息化的重點是在檔案管理多媒體信息系統中建立檔案管理數據庫,實現處理相關的文字和多媒體信息。在數據庫中,相比簡單的文字文件來說,圖像和視頻數據的存放、管理和使用等相對比較復雜和困難,所以要重點對數據庫進行選擇和建設,進一步加強廣播電視檔案管理和利用程度,真正體現信息化給檔案管理帶來的好處。
廣電檔案中聲像檔案的管理和利用
聲像檔案種類多、涉及范圍廣,是廣播電視檔案中最重要、最有價值的一部分,由于其以旨像錄制技術為基礎,以傳遞豐富多彩的畫面和聲音為特點,一直是最具有史料鑒賞和文獻收藏價值的檔案,是電視節目中記錄效果最好的載體,所以,對聲像檔案的管理工作是廣播電視檔案管理工作的重中之重。檔案管理人員首先要做到增強自身的服務意識,要積極了解當前形勢下廣播電視工作的各種新聞、政策和要求,培養自己開闊的思路和敏捷的思維,掌握當前廣播電視大局,并建立服務大局的意識;要努力學習廣播電視檔案管理和利用的知識經驗,提高自身業務素質;要有敏銳的洞察力,善于發現和利用檔案資源,充分了解各類檔案信息,結合當時廣播電視工作重點,敢于搶抓熱、難點問題。對檔案資料進行合理編研,使聲像作品更加生動、形象和真實,也就是說要提高音像檔案的利用率,在原有檔案基礎上創造性地挖掘出更多、質量更好的電視音像資源。廣播電視檔案是廣播電視管理工作的重要內容,是廣播電視事業得以向前發展的有利信息支撐。聲像檔案本身不僅具有重要的保存收藏價值,還能夠很大程度地促進廣播電視臺的發展,加強廣播電視檔案中聲像檔案的管理和利用,具有重要意義。