發(fā)布時間：2022-01-31 15:29:04
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二、調(diào)查研究公司各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場變化情況，供需心中有數(shù)。指導(dǎo)并監(jiān)督下屬開展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保公司物資的正常采購量。
三、審核年度各部呈報的采購計劃，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容。減少不必要的開支，以有效的資金，保證最大的物資供應(yīng)。
四、要熟悉和掌握公司所需各類物資的各稱、型號、規(guī)格、單價、用途和產(chǎn)地。檢查購進物資是否符合質(zhì)量要求，對公司的物資采購和質(zhì)量要求負有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
五、監(jiān)督參與大批量商品訂貨的業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實情況。
六、按計劃完成公司各類物資的采購任務(wù)，并在預(yù)算內(nèi)盡量減少開支。
七、認真監(jiān)督檢查各采購員的采購進程及價格控制。
八、在部門經(jīng)理例會上，定期匯報采購落實結(jié)果。
九、每月初將上月的全部采購任務(wù)完成及未完成情況逐項列出報表，呈公司總經(jīng)理及財務(wù)部經(jīng)理，以便于上級領(lǐng)導(dǎo)掌握全公司的采購項目。
關(guān)鍵詞:工程公司;材料管理;內(nèi)部環(huán)境
中圖分類號:F540文獻標(biāo)識碼:A
文章編號:1674-1145(2009)27-0019-02
材料管理是工程施工項目成本管理中的一個重要組成部分，材料管理水平的高低將直接影響到施工企業(yè)的成本、利潤。在企業(yè)管理科學(xué)化、規(guī)范化、經(jīng)濟利益最大化的新形勢下，企業(yè)間競爭日趨激烈，對材料管理也提出了更高的要求，就優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理環(huán)境而言，必須根據(jù)實際需要，逐步完善購、運輸、驗收、保管、發(fā)放和回收等環(huán)節(jié)，為材料的采購管理、供應(yīng)商管理、材料的生產(chǎn)耗用管理過程中控制方法的有效運用提供一個良好的運行環(huán)境，為企業(yè)預(yù)定目標(biāo)的實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。
一、建立專業(yè)歸口、分類管理的采購管理體系
1.完善材料管理制度。為適應(yīng)市場變化的需要，工程公司應(yīng)該頒布《材料管理辦法》、《材料招標(biāo)采購辦法》、《現(xiàn)場材料管理辦法》等規(guī)章制度。強化材料的歸口管理，分類分級負責(zé)材料運作各個環(huán)節(jié)，使得各個部門有法可依，有章可循。
2.建立合理的材料采購預(yù)算規(guī)劃。工程公司的財務(wù)部門、工程技術(shù)部門以及工程實施部門應(yīng)該合理溝通協(xié)調(diào)并及時傳達信息，制定出合理的工程階段性的材料耗用量。以便為工程公司進行科學(xué)的采購計劃提供數(shù)據(jù);為合理地選擇供應(yīng)商提供資料;為工程及時地對材料的生產(chǎn)耗用進行前饋控制和后饋控制提供依據(jù)。
3.嚴格規(guī)范材料采購審批制度。一般來說，采購審批制度的完善對企業(yè)的業(yè)績有著積極的影響。工程公司對采購業(yè)務(wù)審核分以下幾步進行:
(1)采購前的審核。采購員在編制材料采購計劃時，注明每種材料的名稱、供應(yīng)商情況、購買含稅價及稅率等內(nèi)容一起呈交技術(shù)部門和財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)所掌握的信息，對材料的價格、計劃采購量進行認真平衡比較;技術(shù)部門則對材料的性能、配比情況加以認定。然后兩個部門共同協(xié)作，采用定性或定量的方法確定出一定的選擇方案。如果申報符合備選方案，則加蓋“審核”章。反之，提出改進方案或否定此采購計劃。最后報相關(guān)經(jīng)理批準(zhǔn)，審批后計劃方可執(zhí)行。
(2)貨到后的查驗。保管員負責(zé)核對材料采購計劃、合同、質(zhì)量證明、票據(jù)等憑證。發(fā)現(xiàn)品名不對、質(zhì)量不當(dāng)、數(shù)量短少、實際到廠價高于審批價格等情況時，有權(quán)拒收并匯報。對達不到質(zhì)量要求的材料，按規(guī)定實行退貨或折價處理。該辦法防止了在計劃執(zhí)行過程中“質(zhì)劣價高”問題的發(fā)生。
(3)票據(jù)結(jié)算前稽核。會計人員對入庫單和票進行審核登記，稽核無誤后加蓋財務(wù)章，并報相關(guān)經(jīng)理簽字。
(4)要求企業(yè)每名采購員都要有業(yè)務(wù)記錄手冊，對自己經(jīng)手的業(yè)務(wù)包括供貨單位名稱、材料名、價格、質(zhì)量、付款方式等都應(yīng)一一詳細記錄，一旦發(fā)現(xiàn)問題，便可以追溯責(zé)任到人。
4.加強材料采購機制的內(nèi)部牽制。內(nèi)部牽制是指在部門與部門、員工與員工及崗位之間所建立的互相驗證、互相制約的關(guān)系，屬于企業(yè)內(nèi)控制度的一個重要組成部分。具體分為體制牽制、程序牽制和責(zé)任牽制。(1)體制牽制。組織機構(gòu)控制是內(nèi)部控制的基礎(chǔ)控制，是其他各項控制能否成功和有效的關(guān)鍵。(2)程序牽制。注重程序控制，其關(guān)鍵是注意內(nèi)部牽制組織的設(shè)計，不相容職務(wù)的分離，以防止差錯，特別是舞弊的發(fā)生。(3)責(zé)任牽制，內(nèi)部控制承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任。加強材料采購機制的內(nèi)部牽制就是要從體制牽制、程序牽制、責(zé)任牽制這三方面明確各級各人員的權(quán)限與義務(wù)，杜絕各種暗箱操作。
5.結(jié)合市場情況采用科學(xué)合理的采購管理方式。工程公司在實施采購過程中應(yīng)該實行雙采購員采購制度。質(zhì)量責(zé)任制度與采購核查制度相分離，采購與定價制度相分離。形成符合本企業(yè)特點的追求效益最大化的價格自控、聯(lián)合和監(jiān)控機制。
二、實施適應(yīng)市場施工特點的材料計劃管理方式
工程公司各施工項目單位應(yīng)該根據(jù)計劃工程進度提出各個施工階段的總體用料計劃申請表。實施要以年度、半年度計劃為預(yù)測，季度、月份計劃為依據(jù)，遇有設(shè)計變更、停工等要立即編報追加或核減計劃為補充的階段性計劃管理方式。同時，為適應(yīng)施工生產(chǎn)多變的形勢，現(xiàn)行材料計劃可縮短編制周期，增加編制次數(shù)，實施動態(tài)管理。為提高計劃的準(zhǔn)確性，要求計劃人員注意收集各方面信息，分析、預(yù)測材料市場情況，提高企業(yè)的調(diào)控能力、快速反映能力，密切部門協(xié)作。材料計劃的編制實施是財務(wù)部門、技術(shù)部門、計劃部門、工程實施部門協(xié)同配合的結(jié)果。因此，要實現(xiàn)材料計劃的全面性、準(zhǔn)確性、及時性和預(yù)見性，工程實施部門應(yīng)加強與技術(shù)、計劃部門、財務(wù)部門之間的協(xié)作。材料計劃要以施工計劃為基礎(chǔ)，以施工技術(shù)部門提供的備料計劃為依據(jù)，及時掌握施工進度和工程信息，及時變更調(diào)整材料計劃，同時計劃部應(yīng)對工程材料計劃的及時性和準(zhǔn)確性負責(zé)。各部門之間相互協(xié)作各負其責(zé)，共同提高材料計劃的實用性。
三、完善材料質(zhì)量控制體系
工程公司要認真貫徹落實質(zhì)量責(zé)任制，加強質(zhì)量管理基礎(chǔ)工作，健全質(zhì)量管理體系。建立相互銜接、相互配合、相互約束的材料采購工作程序，并按工作程序操作、檢查和考核;按材料采購標(biāo)準(zhǔn)化、程序化管理要求，重點落實材料驗收制度和可追溯性制度;在材料計劃、采購、檢驗、保管等各環(huán)節(jié)，把質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)落實到崗位和責(zé)任人，做到工作有記錄、考核有依據(jù)。加強質(zhì)量信息資料管理及項目部的各項基礎(chǔ)工作，確保工程材料采購質(zhì)量。
四、建立完善的材料供應(yīng)商檔案
1.合理地選擇供應(yīng)商。為了確保供應(yīng)商選擇的合理性，應(yīng)該建立供應(yīng)商具體情況的檔案。檔案內(nèi)容應(yīng)該包括以下一些內(nèi)容:供應(yīng)商的地理位置、經(jīng)營能力、財務(wù)能力、設(shè)備與技術(shù)能力、準(zhǔn)時交貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、行業(yè)聲譽與地位、服務(wù)水平等。然后，根據(jù)建立的檔案，合理地對已有的信息進行運用，建立起適合本企業(yè)的指標(biāo)體系，對供應(yīng)商進行科學(xué)地、綜合地評價。由于這些指標(biāo)的重要性，企業(yè)平時要注意合理地維護供應(yīng)商檔案，定期地對供應(yīng)商檔案進行更新。
2.采用ABC分類方法，對供應(yīng)商進行合理的管理。建立供應(yīng)商檔案后，工程公司可根據(jù)供應(yīng)商與本企業(yè)進行業(yè)務(wù)往來的資金額度和相關(guān)資料，對供應(yīng)商進行分類。對不同類型的供應(yīng)商采用不同的管理方法，這樣有利于節(jié)約企業(yè)的人力、物力、財力。
3.優(yōu)化本企業(yè)供應(yīng)商的結(jié)構(gòu)。不斷優(yōu)化工程公司的供應(yīng)商體系，實行對A類供應(yīng)商建立長期合作、互榮互利的關(guān)系;對B、C類供應(yīng)商，采用適當(dāng)引進新的供應(yīng)商，保持適度的競爭、優(yōu)勝劣汰。這樣，有利于把握到市場的動態(tài)，保證材料優(yōu)質(zhì)優(yōu)價的供應(yīng)。
五、建立價格信息資料庫
首先，工程公司應(yīng)該建立自上而下的采購體系。材料采購部門要具備材料采購信息中心的功能。能夠廣泛收集市場信息，并及時向工程公司下屬的項目部信息，從而使企業(yè)的資源得到共享。其次，各項目部也要在當(dāng)?shù)剡M行廣泛深入、細致的資源調(diào)查，摸清當(dāng)?shù)氐牟牧瞎┙o能力、需求情況、價格、運距、運輸能力及季節(jié)性變化對供給能力的影響及價格浮動規(guī)律。再次，可通過網(wǎng)絡(luò)信息、刊物及其他媒介收集信息，以充實采購部門的信息中心資料庫;還可以由本企業(yè)派駐人員到重點項目施工地，反饋施工地區(qū)的價格變動信息和有關(guān)優(yōu)惠政策。經(jīng)多方采集的信息資料匯入資料庫，提供給價格論證小組，經(jīng)篩選論證和綜合平衡確定出當(dāng)期的采購價格，供各項目采購人員和相關(guān)部門使用。這樣采購供應(yīng)工作就能在占有可靠消息的基礎(chǔ)上避免盲目采購，也為采購與定價制度機制的分離奠定了基礎(chǔ)。
六、建立計算機管理系統(tǒng)
運用現(xiàn)代化的計算機管理系統(tǒng)加強材料管理，通過兩個系統(tǒng)來實現(xiàn)，一個是材料價格系統(tǒng)，另一個是現(xiàn)場材料管理系統(tǒng)。材料管理系統(tǒng)包括三大部分:材料價格采集、分析和查詢。采集系統(tǒng)是根據(jù)工程行業(yè)特點，制定多材料價格統(tǒng)計方法，通過市場調(diào)查，實地采購方式收集各種材料的信息，保存各種信息記錄。分析系統(tǒng)是將收藏的材料價格按分公司制定的方法，將統(tǒng)計分析得出材料的加權(quán)平均價格(或市場價格)，并可提供各種材料進行分類管理，為企業(yè)有關(guān)人員提供可靠、準(zhǔn)確的價格信息。查詢系統(tǒng)，實現(xiàn)材料數(shù)據(jù)的遠程檢索，并增加了一些輔助功能。其中包括材料價格查詢、新材料、公共信息、搜索引擎和留言板等。
現(xiàn)場材料管理系統(tǒng)包括數(shù)據(jù)采集、查詢、統(tǒng)計等功能。采集系統(tǒng)主要完成材料管理各項數(shù)據(jù)的錄入工作。具體包括:錄入每月的入庫單、出庫單、材料價值單，錄入盤點數(shù)。查詢系統(tǒng)主要完成全年各項數(shù)據(jù)的查詢功能。具體包括:查詢支出賬、收入賬、查材料余額(查任一材料的余額數(shù))、查價格表、查部門代碼、查詢供貨單位(查任一材料的供貨單位)。
七、建立考核與激勵機制
在工程公司的材料管理過程中，應(yīng)建立嚴格的考核機制和激勵機制，定期進行總結(jié)考核。根據(jù)材料管理各個環(huán)節(jié)中易出現(xiàn)的問題，制訂材料管理考核辦法和考核標(biāo)準(zhǔn)，主要包括材料基礎(chǔ)管理、材料計劃管理、材料領(lǐng)用、材料現(xiàn)場管理、回收復(fù)用修舊利廢、指標(biāo)完成、管理創(chuàng)新等七個方面，實行百分制，可按考核側(cè)重點不同賦予不同的權(quán)重。考核實行月考核兌現(xiàn)制度，定期考核后兌現(xiàn)獎勵或處罰，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀行為要嚴肅處理。每月末根據(jù)對各單位材料考核得分情況并對照獎懲標(biāo)準(zhǔn)進行考核兌現(xiàn)，與基層管理技術(shù)人員浮動工資掛鉤、與機關(guān)材料主管部門浮動工資掛鉤、與整個公司效益工資掛鉤，進一步增強全體員工的節(jié)約意識;實行基層單位材料與工資的捆綁結(jié)算，全額互補，進一步促進了大家養(yǎng)成“節(jié)約材料就是增加工資、浪費材料就是降低工資”的觀念。
參考文獻
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一、國企財務(wù)管理及內(nèi)部控制體系建設(shè)的必要性
（一）有效提升管理的質(zhì)量及水平
在國有企業(yè)發(fā)展的過程中，財務(wù)管理以及內(nèi)部控制體系的關(guān)聯(lián)性較為緊密，但是也存在的問題較多，所以，在財務(wù)管理工作以及內(nèi)部控制工作建立的過程中，會出現(xiàn)一些不均等的現(xiàn)象。但是，在制度實踐時，可以有效的提升企業(yè)的管理質(zhì)量，從而為企業(yè)的經(jīng)濟化發(fā)展起到促進性的作用。
（二）有效強化企業(yè)外部抗風(fēng)險能力
國有企業(yè)在建立及運營的過程中，企業(yè)內(nèi)部管理質(zhì)量的優(yōu)劣性，與企業(yè)外部風(fēng)險的控制有著直接性的聯(lián)系。尤其是在新時期國有企業(yè)制度深化的過程中，通過財務(wù)管理制度以及內(nèi)部控制體系的建立，可以充分發(fā)揮制度管理的關(guān)聯(lián)性。因此，可以發(fā)現(xiàn)，通過內(nèi)部管理制度的優(yōu)化可以為外部抗風(fēng)險能力的優(yōu)化奠定良好的基礎(chǔ)。
二、國有企業(yè)財務(wù)管理及內(nèi)部控制的發(fā)展現(xiàn)狀
（一）管理者的管理意識較為薄弱
國有企業(yè)在發(fā)展的過程中，存在著一種普遍性的現(xiàn)象，就是管理者的意識較為薄弱，對制度實施重視度不夠，產(chǎn)生這些現(xiàn)象的主要原因可以分為以下幾點：首先，國有企業(yè)中的管理層人員對于內(nèi)部控制理念的認識不全面，而且對自身經(jīng)營目標(biāo)的建立也存在著不理解的現(xiàn)象，從而導(dǎo)致在內(nèi)部控制理念建立的過程中出現(xiàn)體系不全面的現(xiàn)象。其次，國有企業(yè)中各級員工，對于財務(wù)管理制度沒有進行有效性的分析，導(dǎo)致財務(wù)管理制度成了擺設(shè)。這也就是造成企業(yè)管理內(nèi)容出現(xiàn)停滯現(xiàn)象的核心原因。
（二）財務(wù)管理與內(nèi)部控制存在脫節(jié)現(xiàn)象
隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，一些國有企業(yè)已經(jīng)認識到財務(wù)管理以及內(nèi)部控制制度的關(guān)聯(lián)性，以及在企業(yè)發(fā)展中的重要意義。但是，在內(nèi)部控制理念建立的過程中，卻很少分析企業(yè)發(fā)展的實際情況，只是一味的沿用傳統(tǒng)的財務(wù)管理理念，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)就為企業(yè)內(nèi)部管理及財務(wù)控制理念的建立造成了一定的影響。與此同時，在一些國有企業(yè)管理中，財務(wù)管理以及內(nèi)部控制模式會出現(xiàn)矛盾沖突，從而嚴重的影響了監(jiān)督管理機制的建立，使財務(wù)管理與內(nèi)部控制出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。
（三）存在制度執(zhí)行能力差的現(xiàn)象
國有企業(yè)在發(fā)展的過程中，責(zé)任及權(quán)利不統(tǒng)一會導(dǎo)致執(zhí)行能力出現(xiàn)一定的偏差性。在實踐的過程中，企業(yè)的內(nèi)部控制制度與企業(yè)人員的執(zhí)行能力存在不相符的現(xiàn)象，這種現(xiàn)象的出現(xiàn)也是導(dǎo)致責(zé)權(quán)不統(tǒng)一的主要原因。而在經(jīng)濟發(fā)展的過程中，很多國有企業(yè)已經(jīng)認識到存在的因素，但是，在制度調(diào)整的過程中，會受到改革管理理念的制約。
三、國企財務(wù)管理與內(nèi)部控制體系的建構(gòu)路徑
（一）建立長效性的企業(yè)內(nèi)部控制體系
國有企業(yè)要想在社會發(fā)展的過程中，及時順應(yīng)時代的發(fā)展，就應(yīng)建立有效性的企業(yè)內(nèi)部控制制度。
首先，應(yīng)該優(yōu)化內(nèi)部控制的流程，通過對國家法律規(guī)定內(nèi)容的分析，結(jié)合企業(yè)的實際情況，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的風(fēng)險控制以及提高風(fēng)險管理部門核心理念，形成一套完善性的企業(yè)內(nèi)部控制流程，明確人員的基本職責(zé)，按照制度實施財務(wù)管理以及內(nèi)部控制，從而減少人為因素為企業(yè)發(fā)展帶來的風(fēng)險，提高工作效率。
其次，要逐漸完善企業(yè)內(nèi)部控制的制約性機制，在優(yōu)化企業(yè)北部控制措施的過程中，不能僅分析某一特定的事件，而是應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，建立連貫性的控制措施理念，從而與企業(yè)的經(jīng)營及管理理念進行有效性的結(jié)合，實現(xiàn)科學(xué)化的監(jiān)督管理經(jīng)營理念，為企業(yè)經(jīng)營活動的建立營造良好的發(fā)展空間。
（二）強化企業(yè)內(nèi)部控制的審計監(jiān)控制度
在國有企業(yè)的發(fā)展過程中，為了逐漸優(yōu)化國有財務(wù)管理與內(nèi)部控制體系的構(gòu)建，就應(yīng)該強化企業(yè)審計工作的建立。
首先，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部審計工作的控制。國有企業(yè)在建立及發(fā)展的過程中，內(nèi)部審計工作的建立是保證企業(yè)科學(xué)化發(fā)展的重要手段之一，同時也是企業(yè)內(nèi)部控制理念建立中核心性的內(nèi)容，在審計工作建立的過程中，能夠逐漸強化會計監(jiān)督管理機制的建立。在這些制度理念實施時，可以保證企業(yè)內(nèi)部審計工作的獨立性運行，而且，在實施的過程中，也制定了定期審計以及專項業(yè)務(wù)的審計理念，可以及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)財務(wù)管理及內(nèi)部運營中發(fā)生的變化，從而在根本意義上保證企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展的安全性、完整性。與此同時，在審計工作建立的過程中，其原有的審計重點發(fā)生的變化，通過工作時間的分析可以發(fā)現(xiàn)，轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮袑徲嬕约笆虑皩徲嫞欢诠ぷ鲀?nèi)容上分析，將核心性的內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)閮?nèi)部控制執(zhí)行審計。從而為國有企業(yè)內(nèi)部審計的管理提供有效性的工具。
其次，促進外部審計監(jiān)督工作的建立。國有企業(yè)在強化內(nèi)部設(shè)計工作的過程中，也應(yīng)該通過政府的力量保證內(nèi)部控制制度的有效性執(zhí)行。企業(yè)應(yīng)該通過內(nèi)部控制完成自我評估，出示對外的相關(guān)報告，主要包括無重大問題報告以及有重大問題報告等內(nèi)容，然后，再通過外部的中介審計部門對企業(yè)內(nèi)部控制進行系統(tǒng)性的審計，制定出評估報告，從而使企業(yè)對自身的發(fā)展建立其科學(xué)性的發(fā)展理念，逐漸優(yōu)化內(nèi)部控制系統(tǒng)的建立。對于注冊會計師而言，在企業(yè)運營的過程中也會降低自身的風(fēng)險，強化企業(yè)的內(nèi)部控制，從而為企業(yè)發(fā)展建立的風(fēng)險出現(xiàn)的因素，并提高企也運行的相關(guān)效率，為國有企業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。
（三）運用現(xiàn)代化財務(wù)管理制度完善內(nèi)部控制體系
在企業(yè)經(jīng)濟化發(fā)展的過程中，通過現(xiàn)代化財務(wù)管理理念的建立，應(yīng)該選擇科學(xué)化的財務(wù)管理機制，優(yōu)化企業(yè)集團與分企業(yè)之間的集權(quán)管理理念，優(yōu)化分權(quán)的制度實施內(nèi)容。企業(yè)在適度集權(quán)的基礎(chǔ)之上，應(yīng)該建立合理化的權(quán)、責(zé)、力相結(jié)合的制度管理理念，通過對企業(yè)總體制度的分析，對不同的管理部門制定適應(yīng)性的經(jīng)濟發(fā)展理念，從而確定出不同的經(jīng)濟職能。對于國有企業(yè)中的財務(wù)管理部門而言，應(yīng)該加強經(jīng)營決策以及成本控制等制度的建立，通過多樣化內(nèi)部控制制度的建立，優(yōu)化企業(yè)的財務(wù)管理行為，從而為國有企業(yè)的財務(wù)管理制度的安全化運行提供有效性的解決措施，同時也實現(xiàn)現(xiàn)代化的財務(wù)管理理念。
1、 倉庫補倉物品的采購工作流程：
倉庫的每種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購線，在存量接近或低于采購線時，即需要補充貨倉里的存貨，倉庫主任要填寫一份倉庫補倉“采購申請單”，且采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:
(1)貨品名稱，規(guī)格;
(2)平均每月消耗量;
(3)庫存數(shù)量;
(4)最近一次訂貨單價;
(5)最近一次訂貨數(shù)量;
(6)提供本次訂貨數(shù)量建議。
經(jīng)何董事簽批同意后送采購部經(jīng)理初審，采購部經(jīng)理在采購申請單上簽字確認，并注明到貨時間。采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅磦}庫“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實施，一般物品要求之3天內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。
2、 部門新增物品的采購工作流程：
若部門欲添置新物品，部門經(jīng)理或各餐廳總廚應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請報告，經(jīng)董事會審批后,連同 “采購申請單”一并送交采購部，采購部經(jīng)理初審?fù)夂螅?“采購申請單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購意見，按酒店采購審批程序報批，經(jīng)董事會批準(zhǔn)后，采購部立即組織實施.
3、 部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購工作流程：
如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報損報告”給財務(wù)部及董事會審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報損報告”和采購申請單一并送交采購部，采購部須在采購申請單內(nèi)必須注明以下資料:
(1)貨品名稱，規(guī)格;
(2)最近一次訂貨單價;
采購管理制度及操作流程
一、總則
為了規(guī)范公司采購行為，降低公司經(jīng)營成本，特制定本辦法。
二、管理體制
公司可設(shè)立專門的采購部門，具體負責(zé)公司采購業(yè)務(wù)。
公司所有原軾材料、物資、零部件、辦公用品、機器設(shè)備的采購，均應(yīng)符合本辦法的原則精神和采購工作規(guī)程。
公司采購實行集中與分散相結(jié)合體制。
三、重要的、大宗的、貴重的或限額以上的采購，由采購部門統(tǒng)一辦理;低值、小額或限額以下的采購，由使用的部門各自辦理。
公司實行成批和零星采購相結(jié)合體制。
四、根據(jù)年度經(jīng)營計劃，測算和制定年度原輔材料、物資需求計劃，每年進行1~2次的成批采購;
五、年度物資計劃難以概括，或市場供求變化導(dǎo)致物資需求計劃改變的，可在年度中進行多交的零星采購。
六、貫徹五適方針，即以最適當(dāng)?shù)膬r位、在適當(dāng)?shù)臅r間、從最適合的地點，購進適當(dāng)品質(zhì)及適當(dāng)數(shù)量的物料。
七、采購計劃與申請
根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃、材料消耗定額、各部門物資需求以及現(xiàn)有庫存情況，可以制定年度采購計劃預(yù)案。
根據(jù)年內(nèi)生產(chǎn)進度安排、資金情況和庫存變化，相應(yīng)制定半年、季度或月度的具體采購計劃，該計劃按期滾動修訂。
公司年度采購計劃須經(jīng)總經(jīng)理辦公會議批準(zhǔn)實施，半年、季度采購計劃須經(jīng)總經(jīng)理審批，月度采購計劃變化不大的經(jīng)總經(jīng)理劃主管副總核準(zhǔn)。
根據(jù)采購計劃制作的采購預(yù)算表，以一式多聯(lián)方式提交，分別經(jīng)采購部經(jīng)理、主管副總、總經(jīng)理按權(quán)限簽批核準(zhǔn)。
公司物料庫存降低到安全庫存量或控制標(biāo)準(zhǔn)時，可即進提出采購申請，并分為定量訂購和定時訂購兩種方法實施采購。
八、采購實施
采購部收到請購單或采購計劃被批復(fù)后，立刻開展多方詢價、比價、議價，按照貨比三家的原則，詢價人員將三家以上候選供應(yīng)商的品種、性能指標(biāo)、報價、批量、運輸和付款條件等情況報采購主管選擇。對大宗、貴重、批量性的采購可采取公開競價、招標(biāo)、產(chǎn)品訂貨會等方式進行采購。盡量提高每次采購批量，獲得批量折扣，降低采購成本。采購詢價獲準(zhǔn)后，采購員即與供應(yīng)商洽談買賣合同及合同條款。買賣合同采用國家標(biāo)準(zhǔn)合同和本公司擬訂合同格式。合同文本須經(jīng)采購主管和主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。重大采購合同須經(jīng)公司律師審核和工商部門鑒證。采購合同經(jīng)雙方簽章生效后，采購員按合同付款進度，向財務(wù)部申請借款，及時向供應(yīng)方支付定金和各期貨物。采購員按合同交貨進度，及時催促供應(yīng)方按時發(fā)貨。收到托運單據(jù)或提貨憑單后，即前往提貨點，按提貨程序清點貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量或重量，相符后簽收。如發(fā)現(xiàn)貨物品種、數(shù)量或重量與合同不符，質(zhì)量經(jīng)檢測與合同約定標(biāo)準(zhǔn)不符，采購購員可拒絕接收或?qū)⒇浳锿嘶毓?yīng)方。對貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量與合同不符的，采購員及進告知供應(yīng)方，并就退貨、經(jīng)濟補償、賠償和罰款事宜進行談判。驗收合格的貨物及時運抵倉庫，辦理移交入庫手續(xù)，并持有關(guān)發(fā)票和提貨憑證到財務(wù)部銷帳。采購員負責(zé)對在簽字貨物和在簽字貨款明示于圖表，分類監(jiān)控、跟催。采購員對缺貨、不明供應(yīng)商、供貨延遲、驗收不合格、貨款詐騙等問題，應(yīng)及時上報主管處置，尋找替代品或變更生產(chǎn)計劃。
九、其他
1.采購部應(yīng)采取有效措施，完成公司下達的降低采購成本的指標(biāo)，或達到采購目標(biāo)成本。
2.采購員密切關(guān)注主要材料、物資市場供求、價格變動情況，趨勢預(yù)測，提出最有利的采購時機。
3.采購部分分析主要物料的采購成本及構(gòu)成，掌握出廠價、運輸費、采購費用、在途損耗、保險費等在采購成本的比重，對有關(guān)費用重監(jiān)控。
4.采購部選擇運輸方式，應(yīng)考慮運輸費用、快捷性、途中損耗、安全性、方便性等，多方案比較后選定方式。
5.會同財務(wù)部確定貸款分期付款和結(jié)算方式，協(xié)商使用賒購、商業(yè)票據(jù)，減少公司采購和庫存資金的占用。
十、采購部對采購員的如下工作行為進行考查、評價：
采購目標(biāo)成本的完成情況;
采購合同履約率和違約程度;
采購成本節(jié)約額或損失額;
采購物料質(zhì)量合格率;
價格波動情況;
供應(yīng)商穩(wěn)定性和開拓供應(yīng)商新情況;
廉法或執(zhí)著收回扣、受賄情況。
以上工作情況記入采購員業(yè)績檔案，作為考績依據(jù)，并作出相應(yīng)的獎勵和處罰。
十一、附則
本辦法由采購部解釋執(zhí)行，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會議批準(zhǔn)生效。
采購流程
1. 采購經(jīng)辦人在物品申請單或采購定單內(nèi)需填寫所購物品的估算價格、數(shù)量和總金額。
2. 各采購經(jīng)辦人在采購之前必須把物品申請單或采購定單交到財務(wù)部進行審核，報總經(jīng)理審批后，方能進行采購。
3. 采購物料定單必須寫上公司統(tǒng)一規(guī)定PO單號報總經(jīng)理審批后復(fù)印一份交與財務(wù)。
采購方式
1. 集中計劃采購：凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。
2. 長期報價采購：凡生產(chǎn)用物料須選定供應(yīng)商議定長期供貨價格。
3. 每年第一個月重新審定上年度供應(yīng)商，與供應(yīng)商洽談需兩人以上進行，并對供應(yīng)商評審，且作出相關(guān)評審記錄。
采購實施
1.物品申請表批準(zhǔn)簽字且到財務(wù)部備案后，辦理借支采購金額或通知財務(wù)辦進匯款手續(xù)。
2.采購人員按核準(zhǔn)的采購定單或物料申請表向供應(yīng)商下單并以電話或傳真確定交貨日期或到市場采購。
3.所有采購物品必需由倉庫或使用部門驗收合格簽字后，才能辦理入倉手續(xù)。
采購付款方式
1.審批程序復(fù)雜，整體效率偏低
公司依照職能劃分各部門，對于生產(chǎn)效率的提高是有利的，但正因為如此，將只能細致準(zhǔn)確的劃分，易致使公司各部門之間協(xié)調(diào)能力低下，各部門互不相關(guān)各自為政。使各部門業(yè)務(wù)的交叉部分處于無人監(jiān)管也無人敢管的狀態(tài)，公司內(nèi)部“自私”風(fēng)氣見長，各部門為減少承擔(dān)責(zé)任而相互推諉，降低公司效率與利潤，影響公司運轉(zhuǎn)。
2.采購模式選擇不夠謹慎
集中采購與分散采購是一個不可或缺的選擇，單純的某一種采購模式并不能滿足企業(yè)的需求。園林施工企業(yè)所需的材料多種多樣非常復(fù)雜，企業(yè)就需要對原材料所需的不同進行選擇不同的采購模式。一些工程招標(biāo)過程中，本著低利潤打造樣板工程為目的，以只比成本價高一成的情況下招耍卻未能成功獲得該工程，經(jīng)多方面調(diào)查究其原因亦是對采購模式分配不合理，沒有恰當(dāng)?shù)膶Ω髟线M行分類及對其采購模式的選擇，使公司近乎不賺錢的成本價遠高于中標(biāo)公司，降低了公司利潤，對公司競爭力與綜合實力造成影響。
3.采購流程存在漏洞
企業(yè)的采購路程過于繁瑣會降低企業(yè)采購效率，適當(dāng)?shù)谋O(jiān)管審批流程，可以減少腐敗的發(fā)生幾率，然而過的流程，則會減緩企業(yè)采購效率，使員工之間推卸責(zé)任，且讓員工明顯的感覺到企業(yè)對自己的不信任感，降低企業(yè)團結(jié)力。而企業(yè)采購計劃的不準(zhǔn)確也會給企業(yè)帶來不可估量的損失，中小企業(yè)采購種類翻多復(fù)雜，個項目之間所需的材料比重也各不相同，這就導(dǎo)致采購計劃更加的難制定，容易導(dǎo)致采購部門員工因懶惰而以過去的慣例對采購計劃進行制定，因此而使企業(yè)造成經(jīng)濟損失。
4.缺乏完善的供應(yīng)商選擇機制
中小企業(yè)或與一個供應(yīng)商長期合作，但缺乏監(jiān)管制度無法保證采購材料質(zhì)量，使供應(yīng)商易與投機取巧、以次充好。或公司無長期合作對象，原材料每次采購采取同樣的流程，臨時抱佛腳采購價格不一，且在對于供應(yīng)商選擇是，也只是經(jīng)過簡單的市場調(diào)研，各部門經(jīng)理簡單商議后呈報總經(jīng)理直接決定，最重要的決定指標(biāo)是單一的價格。由此使供應(yīng)商的選擇缺乏科學(xué)合理性，造成公司資源的浪費。
5.權(quán)力過度下方，監(jiān)管力度過小
采購部經(jīng)理對本部門一切活動具有決策權(quán)，但經(jīng)理分身乏術(shù)無法完成所有工作，因此采購部門經(jīng)理應(yīng)根據(jù)本部門內(nèi)部人員不同的分工及能力等因素，進行工作的合理安排，將部分權(quán)力下放。但是，在權(quán)力下放的同時，亦加強監(jiān)管力度，在權(quán)利增大的同時承擔(dān)起相對應(yīng)的責(zé)任，既要給部門人員一定的自由，也要有相對應(yīng)的監(jiān)督防治腐敗。如公司近年來所用工具在固定數(shù)額以下的購買由采購部人員自行購買，因此在近幾年，工具上報的損壞率不斷提升，工具購買方面的支出也不斷提高，這就是明顯的權(quán)力下放的同時，缺少監(jiān)管機制而造成的腐敗現(xiàn)象，最后給公司造成了經(jīng)濟損失。
二、解決對策
1.優(yōu)化采購管理系統(tǒng)
通過一些中小企業(yè)現(xiàn)階段情況來看，在其供應(yīng)商管理，質(zhì)量控制等方面均需要改進。將優(yōu)化采購系統(tǒng)流程為首要目標(biāo)，根據(jù)公司情況，將其中重復(fù)浪費環(huán)節(jié)去掉，適當(dāng)是采購管理流程簡潔化。降低審批環(huán)節(jié)浪費時間，對采購環(huán)節(jié)中物流進行控制，降低在該環(huán)節(jié)所需資金介于運輸時間。
采購組織應(yīng)由采購部門為主導(dǎo)，其他部門參與提出意見并提供所需的幫助，如若，各部門只是單純的“各司其職”，自掃門前雪，工程部只管工程，財務(wù)部只管財務(wù)，則公司很容易由于各部門協(xié)調(diào)不當(dāng)或缺少意見而決策不當(dāng)造成經(jīng)濟損失。
對各部門職責(zé)合理分配，將各環(huán)節(jié)細化分配到各人，且加強各部門之間交流共同協(xié)作，以保證采購環(huán)節(jié)順利進行。對采購管理系統(tǒng)的設(shè)計，需根據(jù)本公司實際情況，進行有側(cè)重點的設(shè)計創(chuàng)新、分清主次，由此才可使設(shè)計流程對公司是有益處的，而非倒使公司利益降低。
2.加強各部門職責(zé)意識
采購部經(jīng)理擁有決定權(quán)，對各環(huán)節(jié)進行統(tǒng)籌，是采購環(huán)節(jié)高效率運作，加速企業(yè)發(fā)展。將對產(chǎn)品的需求與產(chǎn)品成本相結(jié)合進行綜合分析，以提升產(chǎn)品價值的同時降低成本并滿足企業(yè)需求，使該工程所需的產(chǎn)品功能與產(chǎn)品價格多種組合之中，選擇最優(yōu)的方案，降低企業(yè)成本；工程部提品細節(jié)要求，對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品進行審核是否符合要求，確保供應(yīng)商交付的產(chǎn)品符合工程需求；財務(wù)部在采購流程中提供相關(guān)財務(wù)知識，以防供應(yīng)商有機可乘，避免公司不必要的經(jīng)濟損失。
3.建立供應(yīng)商篩選機制
供應(yīng)商的選擇對于企業(yè)采購管理系統(tǒng)來說是至關(guān)重要的，直接對企業(yè)工程質(zhì)量及工程成本造成影響。在供應(yīng)商的選擇中應(yīng)進行靈活有珍貴性的選擇，進行市場調(diào)研，多方面實力綜合對比，進行實地考察，了解企業(yè)真實經(jīng)濟實力、生產(chǎn)環(huán)節(jié)是否滿足企業(yè)需求，對供應(yīng)商企業(yè)全面考察、多方面了解；且選定多家備選供應(yīng)商，增加企業(yè)談判籌碼，以備企業(yè)從中選擇對企業(yè)所需產(chǎn)品而言，高質(zhì)量、低價格、綜合實力可完整提供所需產(chǎn)品的供應(yīng)商，避免因供應(yīng)商選擇失誤而給企業(yè)帶來影響，應(yīng)雙方互利互惠共同發(fā)展。
4.規(guī)避風(fēng)險
注意公司企業(yè)內(nèi)部信息交流，保證信息準(zhǔn)確性與時效性，在充分調(diào)查市場并進行實地考察，并建立暢通有效的市場信息渠道，了解其年度生產(chǎn)力與國家政策等，將市場變化考慮在內(nèi)，最后對各所需產(chǎn)品價格進行預(yù)測，制定所需產(chǎn)品價格上限。
為防止人員，因公司漏洞而中飽私囊，對公司錢財發(fā)生貪污行為，與供應(yīng)商相互勾結(jié)索取回扣，造成公司不必要經(jīng)濟損失的風(fēng)險；故對采購部門人員分工明確，進行職責(zé)細化，明確采購人樂隊供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，并嚴格規(guī)定采購質(zhì)量及采購價格，相關(guān)人員直接對其負責(zé)，層級之間互相監(jiān)督，由采購部門經(jīng)理對部門所產(chǎn)生的一切行為負責(zé)。
參考文獻：
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[3]大衛(wèi)?瓊斯，采購原理與管理，2009.
該單位采購業(yè)務(wù)情況
該公司的采購物資主要有原材料、五金配件、包裝材料等。其采購業(yè)務(wù)分別由供應(yīng)科、生產(chǎn)科、包裝車間三個不同的部門負責(zé)，三個部門各自負責(zé)自己采購物資的保管。我們分別對以上三個部門的內(nèi)部控制制度進行了請購單制度的測試、定貨控制制度的測試、貨物驗收制度的測試、退貨和折讓控制制度的測試，并與各個環(huán)節(jié)的相關(guān)人員進行訪談。從表面上看，三個單位本身的內(nèi)部控制較好：能依據(jù)公司下達的生產(chǎn)計劃進行采購；根據(jù)生產(chǎn)計劃調(diào)研市場，在此基礎(chǔ)上書寫調(diào)研報告并將調(diào)研報告交給主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)；采購、過磅或驗點入庫、質(zhì)檢、統(tǒng)計等崗位已分開且相互牽制；大型設(shè)備的采購也在事先作到了可行性分析和招投標(biāo)。但是經(jīng)過細心分析判斷和進一步的訪談后，我們發(fā)現(xiàn)內(nèi)控設(shè)計方面還存在著很多缺陷：
1.機構(gòu)設(shè)置和主管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)劃分
采購分別由三個部門進行，多頭采購現(xiàn)象嚴重，增加了設(shè)立機構(gòu)和人員的重置成本，也增加了內(nèi)控對采購業(yè)務(wù)的控制難度和在采購中存在舞弊行為的可能性；采購物資的質(zhì)檢分別由三個采購部門為主來驗收，使采購物資的質(zhì)量高低難有保證；三個采購部門分別將采購物資存放在自己的倉庫內(nèi)，可能失去采購和倉儲的相互制約，如盤盈、盤虧時若兩者合二為一會增加舞弊的可能性；包裝車間領(lǐng)用本車間保管的包裝物，而包裝過程中具體的損耗又由自己核算，這樣領(lǐng)用多少、生產(chǎn)損耗多少就無相應(yīng)的制約和牽制。
2.具體內(nèi)控環(huán)節(jié)方面
生產(chǎn)計劃制定的參與部門只包括經(jīng)理、生產(chǎn)部門和銷售部門的主管領(lǐng)導(dǎo)，無廣泛的參與性和民主性，這樣制定的生產(chǎn)計劃難免缺少科學(xué)性；雖有市場調(diào)研報告，但由采購部門自己書寫，內(nèi)容簡單且無外部證據(jù)來證明其公證性；長期由幾個老客戶供應(yīng)包裝物，可能會失去應(yīng)有的競爭，如價格和質(zhì)量；對于大型設(shè)備的采購內(nèi)控設(shè)計和執(zhí)行都較好，但對于日常五金配件的采購則由生產(chǎn)經(jīng)理隨意指派生產(chǎn)部門、設(shè)備管理部門甚至個人進行采購，存在多頭采購現(xiàn)象，對于少量和日常五金配件的采購存在內(nèi)控上的空白。
我們?yōu)槠涮峁┑耐晟撇少弮?nèi)控對策
1.機構(gòu)重組與主管領(lǐng)導(dǎo)之間職責(zé)的重新劃分
（1）成立單獨的倉儲部門以收回供應(yīng)處、生產(chǎn)科、包裝車間、銷售部門的倉庫保管職能，倉庫保管的人員由新成立的倉儲部門來管理，并對這些倉庫保管人員進行定期的輪流以減少串通舞弊行為。
（2）成立專門的供應(yīng)中心負責(zé)全公司的物資采購收回供應(yīng)處、生產(chǎn)科、包裝車間的采購職能，供應(yīng)中心職能只是調(diào)研市場與物資采購。
（3）成立價格委員會或由一獨立的部門根據(jù)采購部門的市場調(diào)研報告及自己的核實情況，由生產(chǎn)部門、采購部門、銷售部門、財務(wù)部門共同參與來選擇供應(yīng)商。
（4）質(zhì)檢科改為一個中立部門，并賦予相應(yīng)明確的權(quán)責(zé)，如無質(zhì)檢報告?zhèn)}儲部門不能收貨入庫，財務(wù)不能開票、付款。
（5）對于主管經(jīng)理人員的職責(zé)，應(yīng)根據(jù)不相容職務(wù)不能混崗的原則作出的調(diào)整，以達到相互制約的目的。我們認為，倉儲部門、質(zhì)檢科、供應(yīng)中心、價格委員會應(yīng)當(dāng)歸屬于不同的主管經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)。
2.采購內(nèi)控環(huán)節(jié)的完善
（1）生產(chǎn)計劃指定的參與部門應(yīng)包括：請購部門、預(yù)算管理部門、倉儲部門、供應(yīng)部門、銷售部門、財務(wù)部門。同時建立采購申請制度，依據(jù)購置物品的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，并明確相關(guān)部門和人員的職責(zé)。公司再根據(jù)請購物品的類型和數(shù)量、價值來判斷是否由公司集體來決定。
（2）在進行市場調(diào)研報告時應(yīng)附供應(yīng)商的價格表、質(zhì)量等級、供應(yīng)量、電話、地址，并需經(jīng)企管部門審核其真實性和全面性。企管部門還應(yīng)定期對目前供應(yīng)商的信譽、價格、質(zhì)量進行評估，并向另外一些有實力和能力的供應(yīng)商發(fā)出詢證函索要價格表。企管部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案內(nèi)容包括：地址、電話、價格、質(zhì)量指標(biāo)、折扣和付款條件、以往采購數(shù)量、價格等，以便及時核對與查找。
（3）將經(jīng)審核后的市場調(diào)研報告交給某一機構(gòu)或?qū)ｉT成立的委員會（可由采購、企管、使用、財務(wù)等部門參加）來批復(fù)供應(yīng)商和價格時，不能由采購部門單獨決定。
（4）通常用的大宗原材料、包裝物和五金配件的采購則應(yīng)進行招投標(biāo)通過招標(biāo)委員會來選擇供應(yīng)商。并且，每年應(yīng)引入一定的新供應(yīng)商，以增強供應(yīng)商之間的競爭意識。
（5）質(zhì)檢人員、財務(wù)人員不準(zhǔn)和客戶見面，以減少舞弊和付款時的人情付款或者由使用部門、采購部門、質(zhì)檢科及指定技術(shù)人員到場，按計劃單、合同書驗收，如一項不合格則不予接受。驗收時采購人員回避，但驗收結(jié)果應(yīng)通知采購人員，便于及時解決問題。
（6）五金配件的使用和采購必須經(jīng)過設(shè)備管理部門的認可和主管經(jīng)理審批之后應(yīng)提交給財務(wù)或預(yù)算部門，如在預(yù)算范圍之內(nèi)則予以批準(zhǔn)。并將批準(zhǔn)文件視情況分交采購或倉儲部門，之后才能予以采購或配件更換。
（7）設(shè)備特別是五金配件應(yīng)交給專門采購部門或由采購部門、設(shè)備管理部門、生產(chǎn)部門共同參與進行采購，對于金額較大的設(shè)備則應(yīng)成立相應(yīng)的專門采購小組負責(zé)采購。
幾點啟示
1.關(guān)于材料采購控制點的設(shè)立
目前一般認為，在材料采購方面一般由五個控制點進行控制，即申請、計劃、合同、驗收、入庫。設(shè)立這五個控制點無疑是正確的。但是市場經(jīng)濟下，各種經(jīng)濟成分同時并存和價格機制調(diào)節(jié)作用的日益加強，采購業(yè)務(wù)也應(yīng)根據(jù)實際情況引入市場調(diào)研和招標(biāo)投標(biāo)這一控制點。這樣可以通過對供應(yīng)商的信用、規(guī)模、質(zhì)量、價格等方面的了解避免上當(dāng)受騙，如期履行合同；可買到物美價廉的材料設(shè)備；還可杜絕不正之風(fēng)。
引入這一控制點，企業(yè)可先將采購的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量要求、采購原則通過信函、電話、網(wǎng)絡(luò)等方式告訴供應(yīng)商；供應(yīng)商會發(fā)函或派人將有關(guān)產(chǎn)品說明書、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗證明、價格表等送給企業(yè)；企業(yè)再從中篩選出規(guī)模大的、質(zhì)量好的、價格低、歷史悠久的供應(yīng)商進行考察；而后企業(yè)將了解的信息匯總，擬訂招投標(biāo)，并最終選定供應(yīng)商。企業(yè)對于原材料的采購可進行每年一次的招投標(biāo)，以增強現(xiàn)有供應(yīng)商的競爭意識。這就是許多企業(yè)推崇的揚出去、收回來、走出去、定下來的采購方法。因此，我們認為，對于企業(yè)的采購環(huán)節(jié)可增加市場調(diào)研和招標(biāo)投標(biāo)這一控制點。如無這一環(huán)節(jié)，就難以降低材料的高成本和避免采購中的不正之風(fēng)，即便是后五個控制點設(shè)計和執(zhí)行都很好。
2.關(guān)于采購的內(nèi)部控制
會議材料范文一20XX年6月17日，南方部分鋼鐵企業(yè)第二十七次采購信息交流會由攀鋼主辦,攀鋼國貿(mào)承辦(國旅協(xié)辦)，在四川成都召開。湘鋼、漣鋼、衡管、韶鋼、廣鋼、三鋼、柳鋼、新鋼、南鋼、水鋼、鄂鋼、昆鋼、冷鋼、萍鋼、德鋼、越鋼、攀鋼等17家鋼鐵企業(yè)的代表出席了本次會議。攀鋼(集團)公司總經(jīng)理助理張祖生在會議上致了歡迎辭并就當(dāng)前鋼鐵企業(yè)面臨形勢提出了幾點建議，攀鋼國貿(mào)公司副總經(jīng)理顧文發(fā)介紹了攀鋼生產(chǎn)經(jīng)營情況和分析了當(dāng)前鋼鐵及原燃料市場形勢，并就原燃料采購市場溝通合作和區(qū)域內(nèi)資源共享提出了幾點建議，與會代表分別介紹了鋼廠的生產(chǎn)經(jīng)營情況、采購價格信息、原燃材料需求及庫存情況，對原燃材料市場形勢作了分析、預(yù)測。本次會議達成了以下共識，現(xiàn)紀要如下:
一、當(dāng)前中國宏觀經(jīng)濟還存在較多相互矛盾跡象，但可以確定的是，中國實體經(jīng)濟中顯示出的回暖跡象越來越多，在政府刺激經(jīng)濟措施和全球經(jīng)濟日趨好轉(zhuǎn)的態(tài)勢下，一旦民間投資快速跟上和出口筑底回升，中國經(jīng)濟下半年回升的步伐將會加快。
二、與會代表認為國內(nèi)鐵礦石價格已經(jīng)到達底部，有部分地方鐵礦石生產(chǎn)企業(yè)目前已處于停產(chǎn)和半停產(chǎn)狀況，價格幾乎已經(jīng)沒有下調(diào)空間。預(yù)計未來國內(nèi)礦市場行情處于低位震蕩、小幅波動。
三、進入20XX年6月份以來，煤炭市場受前期油價回升和近期鋼材市場價格上漲的影響，都有不同程度上漲，南方地區(qū)絕大部分鋼鐵企業(yè)目前仍處于虧損狀態(tài)，煤炭價格上漲過快，鋼廠已經(jīng)不堪重負。近期焦炭價格上漲幅度遠快于煤炭價格上漲幅度。與會代表一致通過在保證供應(yīng)的前提下，各鋼廠共同維持區(qū)域內(nèi)煤炭、焦炭采購價格穩(wěn)定，避免惡性競爭，打消供應(yīng)商的漲價預(yù)期。
四、目前鋼鐵行業(yè)處于高消耗、高成本、產(chǎn)能嚴重過剩、盈利困難階段。20XX年以來，南方鋼鐵企業(yè)除部分以建材產(chǎn)品為主的企業(yè)略有利潤以外，其他以板材產(chǎn)品為主的鋼鐵企業(yè)處于全面虧損狀態(tài)。與會代表呼吁加強溝通合作，采取抱團取暖、抱團過冬等措施共同應(yīng)對嚴峻形勢。
五、與會代表一致通過采購區(qū)域內(nèi)保持價格信息的及時溝通與聯(lián)系，并確保價格信息的真實性。
六、本次會議商定，第二十八次信息交流會將由衡管承辦。
特此紀要!
攀鋼國際經(jīng)濟貿(mào)易有限公司
二0XX年六月十七日
會議材料范文二時間：20XX年3月21日
地點：高新區(qū)行政服務(wù)中心C207會議室
主持：楊帆
參加人員：孫勇、韓松、王朝軍、報名供應(yīng)商代表
記錄：楊帆
采購項目：大慶高新技術(shù)創(chuàng)業(yè)服務(wù)中心生物和新材料檢測平臺設(shè)備采購項目
議題：
一、關(guān)于技術(shù)及性能要求(答疑)
二、政府采購注意事項
會議內(nèi)容：大慶高新技術(shù)創(chuàng)業(yè)服務(wù)中心生物和新材料檢測平臺設(shè)備采購項目(項目編號：20XX-021)，組織了招標(biāo)前的預(yù)備會，就采購項目中所涉及的有關(guān)技術(shù)問題及性能要求組織投標(biāo)單位、需方進行答疑，并就政府采購注意事項規(guī)定了具體要求，會議決定事項如下：
1、競爭性談判文件第12頁中第20項程序控溫馬弗爐的內(nèi)徑技術(shù)參數(shù)更改為150*200*400。
2、競爭性談判文件第12頁中第21項程序控溫干燥烘箱的內(nèi)徑技術(shù)參數(shù)更改為400*300*400。
3、競爭性談判文件中國產(chǎn)儀器設(shè)備的供貨期要求為30天。進口儀器設(shè)備的供貨期為90天。
4、專家針對投標(biāo)文件提出質(zhì)疑時，投標(biāo)方不能做出合理解釋的屬于無效投標(biāo)。
5、正式開標(biāo)前如有退出投標(biāo)的投標(biāo)方必須以書面形式向政府采購辦進行申請。
6、預(yù)備會上供應(yīng)商沒有提出的技術(shù)問題，解釋權(quán)在需方，供方須服從。
7、預(yù)備會議紀要與招標(biāo)文件具備同等效力。
集中采購機關(guān)：大慶高新區(qū)政府采購管理辦公室
開戶銀行：交通銀行開發(fā)區(qū)支行
戶名：大慶高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)政府采購管理辦公室
帳號：2360006090
會議材料范文三一、會議時間:xxxx年xx月xx日xx:xx
二、會議地點:xx項目會議室
三、會議內(nèi)容:xx月xx日開業(yè)前物質(zhì)采購協(xié)調(diào)會
四、與會單位和人員:(詳見本次會議簽到表)
五、會議主持:xx
六、紀要整理:xx
會議內(nèi)容:
xx月xx日酒店開業(yè)在即，為確保材料、物資供應(yīng)能滿足酒店開業(yè)要求，并解決酒店物質(zhì)采購及各專業(yè)單位在施工過程中產(chǎn)生的關(guān)于甲指甲供材料采購及三方合同方面的問題，項目部邀請采購部、酒店籌建辦、裝修設(shè)計院、綠化部、集團家居中心、物業(yè)管理公司及相關(guān)施工單位召開本次酒店開業(yè)前物質(zhì)采購協(xié)調(diào)會議。
一、本次協(xié)調(diào)會議對采購流程做了深入的討論，以下為會議明確的流程:
1.室內(nèi)家私、飾品、臺燈:裝修設(shè)計院下單(抄送項目部)采購部采購設(shè)計指導(dǎo)廠家布置
2.酒店客戶消耗品、辦公設(shè)備、廣告、銘牌等:酒店籌建辦下單采購部采購廠家安裝。
3.蒸氣鍋爐、餐具、小五金:酒店籌建辦下單采購部采購廠家安裝。
4.室內(nèi)園林綠化類:綠化部下單采購部采購綠化部現(xiàn)場布置。
5.室外園林構(gòu)件類:綠化部提供清單項目部下單采購部采購廠家現(xiàn)場安裝。
6.機電設(shè)備、吊燈、壁燈:機電下單采購部采購機電安裝。
7.營銷方面需要的物品由營銷部門直接下單給采購部。
8.物業(yè)是單獨的系統(tǒng)，需要的物品直接由物業(yè)下單給采購。
二、采購部明確了各類物資下單時間、到貨時間相關(guān)要求。
由于集團采購部采購量大，針對酒店xx月xx日開業(yè)的物資采購，采購部制定了物質(zhì)下單到貨時間表，各部門應(yīng)根據(jù)物資所需的生產(chǎn)周期提前一定的時間下單，并提前書面通知到場時間，以便采購部安排物流配送。
附:《酒店物品下單到貨時間表》
三、各部門、施工單位提出的問題
1.機電:空調(diào)、水泵、配電箱、潔具、燈具、開關(guān)面板、筒燈、射燈采購單已經(jīng)發(fā)到了采購部，希望采購部要求廠家及時生產(chǎn)，多催促廠家的生產(chǎn)進度及到貨時間。
2.設(shè)計院:由于浴缸在陽臺位置布置不適合，決定將客房陽臺浴缸取消，陽臺地面燈具取消，相關(guān)內(nèi)容的采購應(yīng)停止。明天會發(fā)設(shè)計修改聯(lián)系單。
3.項目部:酒店SPA、酒廊、KTV、按摩間、特色餐廳、小型商鋪未招商、未定裝飾方案、未制定開放時間表，請酒店籌建辦結(jié)合酒店開業(yè)的整體效果制定時間表，開展相關(guān)的招商、裝飾、開放工作。
酒店籌建辦:最遲xx月xx日會回復(fù)項目部
4.項目部:酒店開業(yè)倒記時廣告牌及游艇碼頭方案請營銷中心盡快跟蹤落實施方案，酒店開業(yè)前的宣傳、活動等所需的物資采購及場地布置應(yīng)和采購部、酒店籌建辦溝通協(xié)調(diào)好。
營銷中心:方案還未最終，方案確定后會第一時間通報項目部。
四、作物質(zhì)采購協(xié)調(diào)會總結(jié)及提示
xxx酒店xx月xx日開業(yè)對于公司及整個項目銷售都至關(guān)重要，在年會上xx總裁均要求惠東鳳凰酒店必須按時開業(yè)。公司相關(guān)的各部門及參建單位必須認識到xx酒店的重要性及緊迫性，酒店xx月xx日開業(yè)這是必須完成的任務(wù)!
酒店的準(zhǔn)時開業(yè)對于物資到位要求很高，各部門必須認真梳理絕對不能漏項，并需提前和采購部聯(lián)系，特別對于大批量采購需要了解廠家的生產(chǎn)能力是否滿足要求，對于大型設(shè)備采購需要考慮到安裝調(diào)試時間，是否需要提前安裝管道、設(shè)備基礎(chǔ)等。倉庫管理需針對酒店物質(zhì)大批、集中到場的特點安排好人員及存放場地，做好收、發(fā)、登記、存放工作。
附:《酒店物品下單到貨時間表》《酒店物資采購梳理》
以上內(nèi)容如各單位收文24小時內(nèi)如未提出異議將視為同意本會議紀要。
