發布時間：2023-06-27 16:02:25
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案管理規范化樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
一、傳統管理檔案的方法嚴重阻礙了對信息資源的科學合理利用
傳統管理檔案的方法主要是指在次年的第一個季度對前一年醫院工作中的全部檔案信息資料進行科學的整理，并且對其進行分門別類的立卷和歸檔。然而，醫院全年工作總結中的各項具體數據主要還是來源于各科室的各種總結報告和統計方面的報表，并且只能從眾科室的眾多材料中將所需要的各種數據信息提取出來。造成這種復雜情況的原因主要與以下幾方面有關：第一，醫院檔案管理的方法仍然采用的的傳統的管理方法，檔案管理尚未形成一個完整的規范制約。第二，醫院各科室的主任大多都是專業性非常強、技術水平高超的干部，一般在業務管理方面肩負著重要的責任，并且還肩負著對各科室進行行政管理的重要使命，但是部分主任對于行政方面的管理工作不熟悉的情況普遍存在，相應的便對檔案的收集和整理并不是十分的清楚，再加上行政管理工作本身與和各科室的業務工作聯系并不密切，便使得科室內的主任在行政管理工作中的狀態是十分的被動，檔案的管理工作也就更難形成科學的體系。因此，在醫院檔案的管理中對信息收集不全面、重復利用信息等現象經常出現。為確保能夠更好的利用醫院檔案信息資源，更好的為人民服務，醫院就必須對新的管理檔案的方法和有效途徑進行深入的探究，從而保證醫院檔案信息的不會流失，并且不斷充實醫院在衛生方面的信息，從而能夠最大限度的保證醫院檔案信息資源使用價值的有效發揮。
二、將收集檔案工作的重心轉移到各科室的管理上
為更好的適應社會主義市場經濟的發展需要，和基于一切為了病人的服務理念，醫院逐漸形成了以各科室的龍頭管理模式，并且將收集檔案工作的重心轉移到各科室的管理上面。同時為保證更好的為臨床一線服務，醫院檔案收集工作就必須有所改變和提高，通過更上一個全新的臺階，來實現信息資料的系統化、科學化、完整化的收集和整理，并且醫院的檔案管理工作朝著更加規范化和科學化的方向發展。利用這種方法不僅可以將各科室的具體情況系統化的反映出來，并且還能通過報表中的具體數據及時的發現問題，并采取針對性的措施進行及時的整治，從某種意義上講這非常有利于科室主任全面掌握各項情況，是做好總結性報告和提高報告水平的重要依據。
三、醫院各科室檔案管理工作規范化、可行性的嘗試
根據醫院的實際發展情況和經濟條件，可以建立專門的檔案室評審，不僅與目前醫院所進行的醫療衛生條件改革相應，并且將檔案工作的管理工作在每個科室內滲透，從而最大限度的發揮重要作用。一方面，它完全不需要動用科室大量的人力、物力以及時間去進行各項資料的整理和收集，也不需要專門人員去進行管理，只需要制定科室內的一個技術人員在規定時間內不耽誤自己工作任務完成的同時，花費少量時間在表格內容和要求的提示下，將科室工作中的各項數據通過文字記載的方式真實的記錄下來。另一方面，表格的填寫對于推動科室的工作的進展、主任的管理、新業務新技術的科學研究以及行政管理等具有非常重要的作用。
四、有效解決醫院各科室檔案管理工作難題的重要方法和有效途徑
醫院科室的檔案管理工作對管理整個醫院都起著非常積極的作用，但是任何新事物的出現和發展的過程都不是一帆風順的，都是在艱y困陷中逐漸成長和發展起來的，醫院檔案的管理也不例外。因此，相關的檔案管理者要積極的開動腦筋，使檔案管理的工作在大多數人的支持、理解中獲得不斷的發展。第一，要得到醫院領導和各科室主人的理解和大力支持，通過采取各個擊破的方式，并將實踐付諸于行動中，使他們都能夠對這項工作有所了解，明白其中所蘊藏的重要意義和目的，并將具體的實施辦法講解清楚，在此基礎上對他們進行一定的動員，確保其能夠積極主動的接受這項工作。第二，在非常具有代表性的醫院進行試點，并與其他未采用這種方法科室在年終的評比活動中進行科學有效的對比，從而將其本身的對醫院管理發展的重要作用凸顯出現，為檔案管理工作在醫院整個管理的正常實行打下牢固的基礎。
五、結語
隨著社會經濟的快速，以計算機為載體的電子信息技術獲得了巨大的進步。檔案作為醫院管理中的至關重要的組成部分，是醫院得以正常運行和發展的重要保障。為適應社會發展和醫院的實際需要，必須加強對醫院檔案的管理，使其能夠根據管理工作的重心，有針對性的展開工作，通過重點分析隱藏在其中重點問題，做出科學的決策以此來有效促進醫院檔案管理工作朝著科學化的管理方向發展。綜上所述，本文通過對醫院檔案管理工作的重要性進行了仔細、科學的分析，并在此基礎上經過深入的分析和考慮，從傳統管理檔案的方法嚴重阻礙了對信息資源的科學合理利用、將收集檔案工作的重心轉移到各科室的管理上、醫院各科室檔案管理工作規范化、可行性的嘗試以及有效解決醫院各科室檔案管理工作難題的重要方法和有效途徑等方面對醫院檔案管理規范化的可行性進行了科學有效的探究，從而為醫院檔案管理水平的有效提升和新時期醫院的健康發展具有非常重要的意義。
參考文獻：
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關鍵詞：檔案管理；規范化；標準化
科學化規范化的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應改革開放的需要，開創檔案管理工作的新局面，很多人在認識上存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。多年來，檔案管理工作對我國經濟發展和現代企業制度改革發揮著至關重要的作用。要規范化管理好檔案工作，就必須立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，完善檔案管理工作的新要求，激發檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感。使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路，為經濟建設和社會進步發揮更大作用。
一、全面普查案卷
這是實現檔案管理規范化、標準化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準確，有案卷標題不規范或無標題，有缺少卷內目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復現象，也有相當一部分無查考價值的文件充數其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機管理時出現重復與低效率的情況。
二、提高案卷質量
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。
三、注意有效的維護全宗的完整性
在堅持貫徹“以我為主”的歸檔原則的前提下，要注意有效的維護全宗的完整性。“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止歸檔文件的散失。分別是在立卷中，要把具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
四、嚴格立卷歸檔原則
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。
二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
五、用“關鍵詞”替代“主題詞”
用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內容的詞匯、關鍵詞，進行標識，待錄入計算機后利用計算機批量處理的功能進行處理。例如：擬寫關于廠房基礎建設施一事的關鍵詞有人寫“基本建設”，有人寫“基建”，有人寫“廠房建設”在進行計算機后控時統一規范為“基建”。還可利用計算機“活動增加”的功能把一些不規范的詞與主題詞中詞義相同的合并，這種做法不僅解決了手工標引速度慢，計算機自動標引不準確的缺點，而且解決了主題詞的詞義含量問題。最后調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件：包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等；以及將來的發展趨勢：比如設備的增添、面積的擴建等，為全宗的科學排放做好“硬件”規劃。
六、實施“以我為主”的歸檔原則
實現檔案保管的完整化、價值的最大化和檢索的便捷化是當代檔案工作規范化、標準化的根本目標。近似公文的重復、立卷的無序無疑成為阻礙檔案工作規范化、標準化的最大障礙，推行“以我為主”的歸檔方式則是解決這一問題的關鍵所在。
“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。
在實際工作中，不僅要嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》，更要注意處理好以下三點問題：
首先：要避免檔案的無序及混亂，就應從準確掌握文件歸檔時機著手，明確劃分已經完成的任務文件及未完成的。為已經完成現行階段任務的文件予以立卷或歸檔。其次：要在“以我為主”原則指導下確立文件歸檔的重點，進行明確合理的分工，注意區分文件與資料。在工作中，會遇到許多在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，這就要求我們有針對性的對文件進行分類整理，減少歸檔中出現的重復現象，降低信息冗余度，實現檔案利用價值的最大化，提高檢索效果。
七、提高人員素質
檔案管理人員對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現的一般問題。
當然，實現檔案工作規范化，標準化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結。我們通過實行標準化、規范化的工作，推進了檔案管理，現代化的進程，為初步建成計算機檢索體系，為實行計算機管理打下了扎實的基礎。
參考文獻
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3. 董君：《知識經濟時代檔案的現代化管理》，《松遼學刊》（人文社會科學版），2000年第6期。
關鍵詞：醫院檔案管理；規范化；可行性分析
醫院檔案管理在醫院的發展中非常重要，醫院作為基礎設施建設中一個重要的環節，不能被忽略。在醫院的建設中，要重視醫院檔案管理，隨著醫療衛生事業的不斷發展，熱門對醫院檔案管理也有著較高的要求，尤其是醫院檔案管理上的要求在逐漸增加，在醫院檔案管理的過程中，對規范化有著較高的要求，醫院檔案管理應該實現規范化，這樣對醫院檔案的使用也是有利的，也會減少醫院檔案丟失的情況，在檔案管理上規范化是一個重要的發展趨勢。
1 醫院檔案管理的發展現狀
醫院檔案管理在醫院的發展中是非常關鍵的，醫院檔案主要是記錄醫院的具體工作情況，對醫院的患者基本情況進行記錄，醫院檔案還可以為領導的決策作出貢獻，除此之外，對醫院的正常運轉也有著重要的影響，在醫院檔案的管理中還存在著很多的問題，如果不將這些問題解決，那么我國的醫院檔案管理是無法發揮作用的。現在的醫院檔案管理中存在著很多不規范的行為：
首先，在檔案管理方面的人才十分的少，有很多的檔案管理人員并不了解檔案，由于醫院的不重視，這樣就導致了醫院檔案管理人員有些是借調，有些是其他崗位的即將退休人員，這樣就導致了檔案管理面臨著規范化的問題。其次，在醫院檔案的收集上僅僅重視對病歷檔案的收集，對其他檔案的收集并不重視，這樣就導致了有很多的醫院檔案存在著丟失的情況，在出現問題的時候沒有可以參考的依據。
再次，醫院檔案管理在機制上缺乏統一性，醫院檔案與其他的檔案是不同的，這主要是由于醫院檔案管理有著特殊性，因為醫院檔案的種類較多，就導致了檔案管理的時間和程度是不同的，在有限的時間中，其他的檔案就無法進行保存，在管理上也去缺乏措施，沒有進行分級管理，僅僅是通過同一個檔案管理層級進行管理，這樣對檔案管理有著很大的限制。
最后就是醫院檔案的設備存在著落后的現象，由于醫院對檔案管理并不重視，為了減少成本并不會及時進行設備的更新，在管理設備上就存在著落后的現象，在信息化設備出現的今天，醫院的檔案管理已經無法滿足醫院發展的要求。大部分醫院的管理設施還是比較落后的。仍然采用傳統的紙質載體與傳統的書面檔案管理方法，受保存地點的環境、濕度影響較大，同時保存時間段較短。海量的患者檔案嚴重的占用了醫院有限的檔案管理資源，保存與管理設施的落后直接導致了檔案管理工作的混亂，嚴重制約了醫院正常的工作秩序。
2 醫院檔案管理規范化可行性的分析
2.1 保存傳統的檔案有利于進行規范化的管理
醫院檔案有很多的用處，是醫院發展的依據，利用傳統的手段保存的檔案在整個醫院發展中是十分關鍵的，從這些檔案中可以看出醫院的發展歷史，也可以從這些傳統的檔案中找到醫院檔案管理中存在的問題及時的解決。傳統的醫院檔案管理雖然面臨著不規范的問題，但是由于由很多的紙質檔案都保存下來，這樣可以作為醫院檔案管理規范化的必要依據，在對醫院檔案進行規范化管理的過程中，要將整個醫院的檔案進行有序的整合，按照患者的病情進行分類，這樣就可以將檔案進行劃分，還可以根據實際的需要，將檔案按照就診的時間進行劃分，總之，可以按照醫院的正常標準對醫院檔案進行分類，保證醫院檔案管理的規范化。
2.2 利用傳統的模式建立統一的管理體系
傳統的醫院檔案管理中主要存在的問題就是缺乏統一的管理，在整個醫院檔案管理的過程中，要想進行規范化的管理，就要建立統一的管理體系，參照傳統的醫院檔案管理模式可以將醫院檔案管理中存在的問題進行合理的解決。傳統的醫院檔案管理中存在的問題有很多，例如分工不明確，在保存上缺乏有效性，都是傳統的醫院檔案管理中存在的問題，面對這些問題可以有效的規劃，對這些問題進行分析和研究，將有利的一面應用到醫院檔案管理體系中，在新檔案管理模式下，杜絕傳統檔案中出現的問題，完善檔案管理體系，對整個醫院檔案管理有著重要的影響。
有的醫院是各個科室各自保管患者的檔案，有的醫院是患者檔案與其他檔案分開管理，只有統一的患者資料檔案管理辦法，對其他例如行政、人事檔案的管理并不重視，所以沒有建立一個有效的檔案管理體系。沒能將整個醫院所有的檔案都納入到統一的檔案管理體系當中來。在新的規范化檔案管理中，正好需要建設統一有效的檔案管理體系，這不需要過去已有的管理基礎重新建立一個管理體系，只需要設立一個嶄新的管理體系，一定程度上簡化了規范化管理的程序。
2.3 科技的運用使管理更加方便
傳統的檔案管理雖然能夠保證檔案儲存的長久性和完整性，但也存在很多問題，往往占用大量的空間，工作人員在查找時也比較麻煩，費時費力。隨著網絡科技的發展，檔案管理逐漸實現電子化管理，醫院逐步建立了檔案數據庫。電子檔案管理可以節省大量的存儲空間，同時減少了貯存面積，使工作人員檢索起來更加方便，從而提高了工作效率。電子檔案管理應該和傳統檔案管理結合起來，對于特殊的檔案實行數據庫管理。這不僅使檔案管理更方便快捷，還適應了科技發展的要求，使檔案管理更加科學規范，有利于實現醫院管理的科學化、規范化。
2.4 可以為規范化管理節約資金，減少浪費
由于過去投入不足等原因，導致醫院相關的檔案保存管理設備不齊全，保管條件不達標，甚至保管場所不夠用，各種因素都制約了醫院相關檔案的管理與保存。新的規范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音頻、視頻、射頻等方法對檔案進行分類管理，并且需要高科技的保管場所與保管設備。這些都需要投入大量的資金與人力物力。但是由于許多醫院以前本身并不具有這些相關的設備與儀器，在一定程度上避免了設備的折舊與浪費。由于設備與管理人才的缺失，正好可以引進最新的科技與人才，從頭建立一個完善的檔案管理系統。
3 結論
在當前的情況下，隨著經濟的不斷發展，人們對醫療水平需求的提高，以及正在進行的醫改等活動，對醫院的檔案管理提出了更高更艱巨的要求。醫院要充分把握好這次改革的機遇，通過對規范管理的可行性分析，建立一個完善的檔案管理體系，為醫療水平的進步提供充實的保障。
參考文獻
檔案工作是醫院管理工作的重要組成部分，規范化的檔案管理是醫院檔案工作的基礎，良好的檔案工作狀況是醫院加強管理、提高管理水平的重要基礎和可靠保證。醫院檔案的規范化管理，是作為醫院管理基礎工作的首要問題。
1 結合醫院工作實際，強化法制觀念和檔案意識，依法集中統一管理檔案。按照《檔案法》、《云南省檔案法規》要求，醫院廣泛進行宣傳，多次舉辦相關法律法規、專業知識的培訓班，增強職工的法制觀念和檔案意識；通過學習、培訓、答題、考試等多種形式，豐富和提升檔案管理人員的基本素質和管理創新能力。定期組織檔案管理人員學習檔案管理的有關法律法規，并將之融會貫通于檔案日常管理工作，為醫院科學化管理奠定了堅實基礎。
2 建立健全和完善各項規章制度。檔案管理制度規范化是確保檔案的及時收集、安全保管和有效利用的基礎，做好檔案工作主要的問題就是要制訂符合工作實際的檔案工作管理規章制度及行之有效的工作制度，科學的檔案工作管理制度是做好檔案工作的基本依據。建立和完善《檔案管理制度》、《檔案借閱制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案安全保密制度》等管理制度及檔案的規檔范圍、整理分類和保管期限，規范的工作程序，使檔案的收、管、用工作在規范化、制度化的軌道上進行。
檔案工作管理制度同醫院相關的管理制度相銜接，成為醫院管理制度的有機組成部分，從不同的側面、不同的角度去實現總體的醫院管理目標，從而形成一個總體管理制度體系。檔案工作管理制度應該同醫院管理各項制度銜接并重；應該同工作人員崗位責任制相銜接，把檔案工作管理制度納入有關人員崗位責任制，以引起大家的重視；把檔案工作任務的完成和質量同有關人員的個人經濟利益掛鉤，確保檔案工作管理制度落到實處，以奠定醫院管理的堅實基礎。
3 落實《檔案法》有關條款，規范基礎管理。按照《檔案法》規定，統一由文書形成部門立卷歸檔，其目的在于：完整系統、準確、安全的管理相關職能部門辦畢待歸檔的公文材料，便于工作需要時能迅速準確地調用參考，并循序漸進不斷構建起醫院剛剛過去的工作活動的歷史面貌。醫院由相關職能部門兼職檔案員立卷，可以充分發揮熟悉各類檔案文件材料形成全過程的優勢，以保證文件材料的完整、準確、系統、安全，從基礎環節上提高案卷質量，因為相關職能部門是醫院工作活動的具體事務承辦者，不論來文還是發文，都能夠掌握其來龍去脈和內在聯系。檔案科統一對全院各檔案業務工作進行組織、檢查、指導，一定程度了解相關職能部門的基本工作程序和內容，對職能交叉、辦文程序不規范等有一個較清晰的指導思路。實踐證明，規范基礎管理，是更好地為醫院管理提供優質服務的首要前提。
一、完善管理制度，建立網絡系統
檔案管理工作在事業單位中普遍存在，一般而言檔案管理工作主要是對事業單位內部人員的檔案進行統一的收集與整合，以方便事業單位對企業內部人員的控制與管理。在進行事業單位檔案規范化建設的過程中建立起有效的管理制度是關鍵，具體而言包括以下幾個方面：（1）完善管理制度。檔案管理工作在事業單位中一般缺乏有效的發展空間，很少有事業單位會關注單位內部檔案管理制度的創新與完善，因此大部分事業單位的檔案管理工作在制度上都存在缺失。鑒于此，有關工作人員應積極的對事業單位檔案管理制度進行一定的完善，使得有關工作人員可以在制度的規范下進行具體的工作。這是事業單位檔案規范化建設的基礎。（2）建立網絡系統。隨著現代科技的發展，網絡技術也融入到了社會生活的方方面面。因此在進行檔案管理的過程中，有關人員也應將網絡技術應用其中建立起有效的網絡檔案管理體系，將檔案管理部門與單位其他管理部分有機的聯系到一起，提高事業單位檔案管理與應用的效率。
二、搞好管理分類，做好檔案歸檔
檔案在進行管理的過程中要進行一系列的工作，而檔案分類是其中最主要的工作之一。在實際的工作過程中有關工作人員應搞好檔案的分類管理，做好檔案的歸檔工作。檔案的分類管理一般要按照檔案的內容，檔案的先后順序，檔案的實際情況等進行分類，這些分類有利于檔案的查詢，對于檔案的提取與應用有著一定的幫助作用。因此在進行檔案分類的過程中，有關人員應對檔案的分類進行嚴格的規定，并采取科學的分類方法確定具體的檔案類型。除了檔案的分類外，檔案的歸檔也是檔案管理中的重要環節。因此為了保障檔案歸檔的質量，防止檔案在借閱的過程中丟失，有關事業單位應針對檔案的歸檔建立起有效的規章制度，以明確檔案調取與歸檔的程序，減少檔案歸檔過程中問題的出現。
三、嚴格檔案整理，堅持科學管理
檔案在進行存放的過程中，要進行一定的整理針對不同的需要對檔案的存放地點，存放方式等進行更改，同時還要對一些受損檔案進行修復，對一些過期檔案進行集中處理。因此為了有效的搞好檔案的整理工作，有關工作人員應嚴格檔案整理工作，對檔案管理工作進行細化，針對檔案管理工作中出現的問題進行有效的修正，采用更加科學的方式進行檔案的管理。并針對檔案的重要程度以及檔案的時間順序等進行合理的整理。
四、加強法律宣傳，搞好保密工作
檔案中涉及到了事業單位工作人員的各項隱私信息，因此事業單位在對檔案進行管理的過程中，應對檔案的管理工作給予足夠的重視，避免因檔案管理不善而造成事業單位員工隱私信息外泄的情況。首先，事業單位應加強法律的宣傳，使得檔案管理人員可以對檔案管理的重要性產生認識，提高檔案管理的規范程度。其次，檔案管理人員應在檔案保密工作上下工夫，制定出有效的檔案保密條款，對于檔案的取閱，檔案信息的公布等進行嚴格的控制，以此減少檔案信息外泄的情況。最后，有關檔案管理人員在對檔案進行銷毀的過程中，應保障銷毀的徹底性，要在多人監督的情況下進行粉碎銷毀或者燃燒銷毀，杜絕一切可能造成檔案信息外流的機會。
五、完善檔案室建設，注重服務質量
紙質檔案需要一定的存放空間，檔案越多占有的空間面積越大，同時由于紙質檔案容易受到外界因素影響，經常會產生發霉，受潮的現象。因此有關事業單位應對檔案的存放地點進行合理的選擇，建立起符合存放要求的檔案室，完善檔案室的建設，避免檔案因存放不當造成檔案的損壞。除此之外，檔案室管理人員的工作能力也與檔案存放的質量有著密切的關系，因此有關檔案管理人員應積極的學習檔案管理知識，吸取周圍工作人員的工作經驗，注重提高服務的質量，使得事業單位檔案管理工作可以取得長足的進步。
六、建立電子檔案，實現信息管理
紙質的檔案在存放以及查閱等方面都存在著一定的局限性，因此隨著現代科技的發展，建立電子檔案成為了事業單位檔案管理的主要工作。在進行工在的過程中，有關管理人員通過信息錄入的方式，將紙質檔案轉化為電子檔案存放在計算機中，并利用網絡技術與各部分進行連通，方便各部分的查閱，有效的提高了檔案管理工作的速度，促進了事業單位檔案規范化建設的進程。
[關鍵詞]教學檔案管理；二級學院；規范化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119
[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-02
1 教學檔案概述
教學檔案是指二級學院本科教學科研以及學生管理過程中所自然形成的具有存在價值的文字、圖表等資料文檔。這些最原始的具有保存價值的文檔資料對學校甚至社會有一定的參考作用。檔案是隨著時間的推移，學院的發展，最終一點一滴累積得到的，真實地記錄了二級學院的發展軌跡。
2 教學檔案的作用
隨著本科院校管理體制的不斷改革，管理制度也不斷深化，高校二級學院辦學的自和管理權也隨之加大，相關教學管理工作的范圍也逐漸擴展。而教學檔案的收集管理及保存工作，作為學院管理工作的重要組成之一，應該得到相關學校管理人員的重視。
隨著學院管理范圍的不斷擴大，許多教學、行政相關文件及實施都由二級學院進行，原先的管理工作面臨著很大的挑戰和改變，二級學院的在檔案管理工作出現很多亟待解決的問題。自我國進入21世紀以來，高等院校的格局組成發生了很大變化，二級學院成為我國高等院校的重要組成部分。而檔案作為憑證和具有歷史參考價值的資料文檔，必須得到二級學院的高度重視。因為檔案是回顧總結和評估教學的重要依據，而且通過研究學習檔案能不斷提高教學水平。這就是檔案作為紙質資料的重要意義，要通過自身的優秀管理，嚴格按照檔案建立和完善原則，逐步形成一個二級學院中完整的檔案管理系統。并且還要引進現代化計算機工具，這樣才能真正做好高校二級學院的檔案的管理工作。
3 教學檔案管理的工作內容
3.1 學院的管理類文檔
管理類檔案有學院教學相關資料、學院的管理機制、學院設施管理、各類學院會議的文字記錄以及學院一些重大活動的資料，其中包括文字、影視等形式。
3.2 教學科研類檔案
教學科研類檔案作為學院教學工作的一個重要組成部分，包括教學中的成果與改革創新、研究課題申報立項的驗證資料以及科研成果取得的證書等關于科研類的檔案文檔。
3.3 教學日常運行的管理類檔案
主要包括教師的每日課程狀態、課程教案、教學計劃、教學事故等有關資料，同時也包括各個學科的專業建設材料、教學質量的管理材料、實踐教學材料等。
3.4 學生學籍、畢業考核、畢業設計類的文檔
其中存放有全部學生學籍及各類考試考核的原始試卷和成績單、畢業設計的資料，以及四年的獎勵和懲戒的材料。
4 教學檔案管理的規范化措施
4.1 設備管理人員要配備齊全
本科教學檔案資料庫的構建，本身就是一項日常化的教學管理工作，需要長期進行歸檔存檔。所以相關工作人員必須重視起來，由院長等相關領導帶頭監督管理，制定相關管理規則，成立獨立的機構管理工作，要做到任務分工明確，落實好每個管理人員的任務，責任到人，長久地定期檢查工作。
為了更好地管理二級學院本科的教學工作，加強學院教學檔案管理，建議學院必須成立專門檔案室，專門進行存檔歸檔等工作，并要依據相關檔案管理要求尋找合適的檔案室，滿足文檔對溫度、光線、濕度等的要求。因為檔案資料大多是紙質文字檔案資料，檔案室要防止日光直射，消除紫外線對檔案的傷害。不管外面的天氣怎樣，都要將檔案室的溫度保持在14℃～24℃，如果能提供相關的調節溫度濕度的設備，則要把溫度的變化控制在2℃之內，將濕度保持在45% RH～60% RH之間，濕度上下的變化幅度值不能超過5%。
4.2 建立并完善檔案管理的相關制度
檔案管理工作下放到二級學院后，相關工作便成了學院教職工教學工作必不可少的一部分內容，需得到相關領導的重視。二級學院自不斷擴大，相關管理體系和制度也要進行適應性的改變。
從目前情況來看，大多數二級學院并未在此問題上進行改善，仍然存在諸多相關問題，學院領導要引起重視，加快完善相關管理制度。具體的著力點應該在二級學院檔案的建立、工作人員的配備等方面。比如，在收集歸檔的工作上工作人員不負責，職責也不明確，教學檔案沒有進行及時整理，或者檔案不完整等，這些問題在高校二級學校的檔案管理工作中時有發生，降低了檔案管理工作的意義。
建立健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規范化的基礎。學院在擁有更多自的同時，應當抓住機遇面對挑戰，真正做好學院檔案管理工作，結合自身的實際情況和相關檔案管理的規則要求，制定一套符合自身發展的制度規則。在管理機構的組織、工作人員配置、存檔歸檔的資料范圍自等方面下功夫，讓工作更加有條理、有章可循，提高檔案管理工作的專業性、規范性。
4.3 嚴格把控檔案內容，明確教學檔案收集入檔的時間點
確定歸存內容，建立“本學科教學基本原始資料庫”目錄，這是建設本科教學基本資料庫的第一步。從各學院有第一屆本科生的學期開始，二級學院本科教學資料庫的資料收集工作也隨之開始。資料的保存時間是由資料本身的存在價值所決定的，要對各類文檔資料進行分類歸檔，劃分不同的保存時間。對于那些關于學院發展和建設的資料要長期保存，如重大事件或者優秀的畢業設計論文；對于學生考卷或者一般類畢業設計論文，保存4年即可；對于學生日常的實習、實驗等相關資料保存至學生畢業后兩年；其他類別文檔一般無特殊要求保存5年。
對于一些日常的教學資料文檔，一般在學期末進行歸檔整理，但要注意對一些跨學期的事件文檔要延緩歸檔。每年九月份開學季，學校都會對各學院本科的檔案庫進行檢查和評價。在學期中，學院也會根據管理規定對各學院的教學工作進行檢查，看其是否符合檔案資料的記載，同時也會對相關的檔案管理工作進行復查。因為學校對二級教學單位的年度考核很重要的依據便是本科教學基本的原始檔案庫的建設和維護情況。這樣做能促使檔案庫相關工作人員積極工作，避免檔案庫建設完善工作卻無人執行的現象。
5 結 語
教學檔案工作作為一個本科二級學院對教學管理和發展軌跡的真實記錄，是對高等學校教學水平和管理水平評價的重要指標和依據，也是高等學校檔案工作的重點所在。它能真實記錄整個教育過程，對高校的未來發展有很好的輔助作用，能為今后的教學工作提供借鑒。所以，要重視和發展高校二級學院教學檔案工作，嚴格執行檔案工作流程，及時建檔歸檔，構筑高校二級學院教學檔案的完整體系，并不斷引進高科技的管理方式，應用計算機相關快捷便利的管理系統，真正做好檔案管理工作。
主要參考文獻
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[2]熊躍萍，黃建平.高校二級教學檔案管理數字化網絡平臺的構建[J].浙江理工大學學報，2008（6）.
關鍵詞：機關檔案；工作規范化；管理措施
1引言
在機關單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機關檔案，它具有重要的保存價值，并對領導決策、職能履行與正確貫徹執行國家方針政策、強化內部管理具有決定性的意義。所以，實現機關檔案管理工作的規范化非常關鍵。鑒于目前我國部分機關檔案管理工作仍舊欠缺規范化，管理水平難以滿足實際需要，還影響到機關單位的正常運轉，因此需要對加強機關檔案規范化管理進行深入思考。
2機關檔案工作規范化管理的作用與意義
檔案是機關單位在業務工作、隊伍建設與管理任務等實踐活動中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統稱，它詳細記錄了機關單位的發展歷程。面對機關單位的新形勢與新要求，應當進一步提高檔案工作規范化的管理水平，有助于促進機關單位工作的進步和發展。第一，機關檔案忠實反映了機關單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動，是機關單位的一筆可貴財富，有利于推動機關單位工作科學發展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列措施和制度來改進與加強檔案管理工作的規范化。完善的機關檔案能夠引導人們了解機關單位發展的主要歷史脈絡，及時跟進工作當中出現的問題，并且總結有關經驗教訓，屬于豐富的信息資源。第二，機關檔案是指導單位工作的必要依據，檔案的價值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發揮檔案的作用，推動各項機關工作的順利開展。同時具體的單位工作能夠進一步豐富檔案的種類，提高檔案質量，有助于檔案工作更好地建設發展。伴隨我國法治建設的提高與完善，各級機關單位的檔案意識不斷增強，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機關單位的各項工作任務中具有舉足輕重的影響作用，在預防職務犯罪和行政監察監督等業務內容中，機關單位各部門利用檔案信息資源及時歸納和總結經驗，獲取了突出的工作業績。第三，規范化的機關單位檔案管理是提高其工作水平的關鍵保障。隨著我國法律法規的日益完善，機關單位的工作任務也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內容大幅度增加。檔案工作還會出現資料收集不夠齊全，制度執行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規范化水平有待提升的狀況與現象。這些問題在為機關單位的檔案管理任務施加壓力、帶來挑戰的同時，也為其進一步發展帶來了機遇。所以提高檔案管理規范化水平，充分發揮機關單位服務任務的作用要求，必須實現檔案的規范化管理，為機關單位各項工作的健康有序發展提供有力保障。
3提高機關檔案工作規范化管理的科學途徑
3.1完善現代機關單位檔案的管理體制
從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務中，構建統一的規范化管理系統，加強完善檔案管理制度的規范性。應當明確機關單位涉及的所有需要歸檔的資料信息，由檔案部門統一進行收集和整理，在歸檔環節中應當注重檔案的質量保證，重視歸檔的具體細節例如證件與附件，關注檔案整理的不同時間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標題需要清楚填寫，且避免任意改動。及時處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細節化明晰的歸檔細則，加強檔案資料信息的完整性、真實性和系統性。
3.2科學分類資源，完善檢索體系
首先要遵循文件材料的整合規律，保持各個文件之間的有機聯系，并且充分體現以人為本的基本原則。其次要做到文件的準確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時率與完整率是否達到了標準。再次，不同的檔案檢索工具構成了互為補充的檢索系統，從不同角度揭示了檔案資料的內容。檢索工具的種類與質量直接關系到檔案的查詢速度與查準率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機關單位需要根據要求來設立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級與文件級的目錄數據庫，按照現實要求設置目錄專題數據資源庫。
3.3引進和利用現代化技術，更新檔案管理規范化模式
檔案管理人員應當利用先進設施與專業技術，對檔案進行電腦目錄輸入、檢索、統計檔案年報的編制、掃描圖紙及重大建設項目的檔案登記任務。為實現機關單位文檔的一體化管理，需要設計一系列適用于本單位實際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應使用不可擦除型光盤；電子公文存儲歸檔的光盤應該貼有標簽提示。這些都是檔案規范化管理任務中不可或缺的工作，只要奠定好規范化管理的基礎，就可引領檔案管理工作向高效有序的方向發展。
4結語
隨著社會經濟發展和科技進步，機關部門的檔案管理工作需要更加科學與規范化。良好的檔案管理程序可以推動機關單位的工作發展，因此領導者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業化的檔案管理人員，培養高素質的檔案管理人才，加強檔案管理的科學性和實用性，促進檔案管理的規范化進程。
作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區民政局
參考文獻
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[2]張立梅.關于檢察機關檔案工作規范化管理的思考[J].檔案天地,2016(11).
一、檔案管理規范化發展現狀及存在問題
檔案管理工作的重要性不言而喻。但是在如今的管理中，卻缺乏統一的、系統的建設。并造就許多問題的出現，阻礙著檔案管理工作的發展，使其欠缺管理的規范性。下文將針對檔案管理規范化的問題進行具體的分析。
1、信息化管理系統建設不完善
檔案管理系統復雜而龐大僅僅依靠人力無法進行高效有序的管理，并且隨著電子計算機技術的迅速發展電子文件與電子文檔大量涌現，運用傳統的檔案管理系統往往無法保證管理的規范化，盡管目前信息化管理方法已經推展開來，但是依然存在許多問題。首先是硬件設施及設備配備不齊全，無法為信息化管理提供基礎條件。其次是軟件設施，主要問題是檔案管理系統功能不健全或者是軟件程序復雜，這樣一來就會為檔案的查詢、瀏覽、統計、歸檔、借閱等造成不便，有時可能會因為系統的不完善導致檔案丟失等，嚴重破壞了檔案管理的規范化。
2、管理系統不完善
在新形勢下對檔案管理工作的時效性的要求也越來越高，這首先需要讓檔案管理工作的規范化與標準化落實到位。檔案管理工作需要嚴謹的工作態度，但是當今管理檔案管理工作中規范標準的工作流程與工作制度并不完善。首先由于部分單位對檔案管理工作的不重視導致前期對檔案資料的收集與整理不全面不深入，進而直接影響后期對檔案的利用效果。其次，由于對檔案管理部門的管理較為疏松，部分工作人員有時沒有將歸檔與立卷工作做得詳盡而細致，有時甚至損壞了檔案資料的完整性，但是在這種相關人員的工作職責與工作內容沒有明確的劃分的背景下即使出現了這種錯誤也不一定能被及時發現。
3、檔案管理工作人員業務素質較低
新形勢下組織檔案管理工作的開展，規范化程度依然較低，其中一個很重要的原因就是相關工作人員自身素質。在許多單位檔案管理工作都沒有受到管理層的重視，大家經常把檔案管理工作看成是一項非常簡單的工作，對于管理的規范化認識并不深入，也正是由于對這種認識上的欠缺，導致了檔案管理工作規范化進程的緩慢。
二、促使檔案管理規范化發展的措施
通過上文的詳細闡述，對檔案規范化管理存在的問題也有了一定的了解和認識。究其問題存在的實質原因還是因為相關的管理不到位。信息化系統建設不完善，并且沿用傳統的檔案管理措施，不能夠與時展的步伐相接軌。因此首要任務就是創新管理方法。并提升檔案管理人員的綜合素質。下文將針對具體的應對措施具體闡述。
1、依法管理，建章立制
檔案管理工作是一項嚴肅的工作，建立完善的法制系統去約束它，能夠讓檔案管理工作更加的規范化，能夠更加良好的保證檔案管理工作的進行。社會在進步，企業在發展，檔案管理工作中的設備也得到的升級，各項軟硬件的優化，讓檔案變得更加的多樣化，從過去的紙質檔案、影片檔案，到現在的數字檔案，無疑是一個飛躍，所以過去的檔案管理工作方式也需要得到轉變，以適應現代檔案管理的要求，作為檔案管理工作者應該提升自己的檔案管理知識和技巧，要多多的充電和再培訓，讓自己能夠掌握現代檔案管理方法，順應形勢需要，堅持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規，建立健全檔案管理規章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實現檔案管理工作的制度化，最大限度的發揮其應有的社會作用。
2、求實創新，與時俱進
信息時代已近悄悄的來臨，我們的生活已經離不開信息這個關鍵詞，工作、生活、學習都與之相聯系，特別是計算機網絡的普及，讓我們的社會前進了一大步，而檔案管理工作同樣迎來了新的改變，我們檔案工作者也這接受著新的挑戰。將現代技術與檔案管理工作結合起來，達到高效、安全、精準的目的，讓檔案管理工作步入一個良性循環，這需要我們檔案管理工作者從根本出發，尋找檔案管理的特點，運用自身的檔案管理知識，與現代信息相結合，更好的尾社會、企業服務，體現信息社會的優勢。
3、科學規范，提高效能
檔案管理工作涉及的都是檔案，而這些檔案只有被利用了，才能夠體現它的價值，也能體現出檔案管理工作的價值，而我們檔案管理工作者的價值就需要我們去做好檔案的開發和利用工作才能得以體現。檔案的利用是企業發展的重要依據，也是社會發展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理工作者，我們應該要掌握科學的檔案管理手段，學會先進的檔案管理技術，從檔案的收集、整理、鑒定和保管這些工作上都體現出先進性和科學性，在平時的工作中要掌握重點，例如檔案的編目、檢索、編研，這些工作是檔案管理的前奏，但是卻非常的重要，做好這些工作能夠讓后面的管理工作變得簡單、快捷。在檔案利用過程中，對于一些重要的珍貴檔案應該更加妥善的保管，可以對其進行備份、復制、壓縮等等，但是原件不予以外接，這樣能夠保障檔案的安全性。在庫房的選擇和建設上也應該注重安全性，避免外界條件對檔案造成的不可修復損害。
