發布時間：2023-06-25 16:11:31
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的數字化檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
關鍵字：檔案數字化；醫院檔案；管理體系；對策
醫院檔案醫院的一筆寶貴財富，對于醫院各項管理經營、科研創新、文化建設都有著舉足輕重的意義。檔案是醫院開展日常經營活動的重要基礎。譬如，病歷檔案是醫院開展醫療服務的有效憑據，具有法律效力，當發生醫療糾紛時，舉證倒置原則下，醫院可以依據患者的病歷檔案進行維權，保護醫院和患者的正當權益。而人事檔案記錄了醫院所有人員的各項資料，是現代醫院隊伍建設、人力資源優化、崗位結構調整等的重要依據。數字化檔案管理是醫院信息化建設的內容之一，也是當前我國醫療行業轉型的必然要求。
1 檔案數字化管理中存在的問題
1.1 人才制約
專業人才的缺乏是當前檔案數字化管理的最大障礙。由于缺乏專業人才，醫院在開展檔案數字化建設時不能有效地開展整體規劃和具體細節的制定。即使數字平臺搭建好后，也會由于檔案工作缺乏必須的網絡操作技術，而導致平臺的利用名不副實。此外，部分醫院甚至是由其他員工兼職檔案管理，其工作能力不但有待考量，甚至其工作熱情和日常工作量都難以保證。
1.2 制度有待完善
醫院檔案是醫院人在長期社會實踐活動中留存下來的歷史真跡[1]。它記錄了醫院在不同發展階段包括前身、建設規劃、基礎建設、財務活動、設備科研、黨建工作等在內等的各項事務，保存好醫院檔案能夠使我們全面地認識醫院的發展軌跡以及歷史沿襲。不同性質的檔案管理有著不同的要求。但目前醫院的檔案工作由于多種限制而存在粗放式管理，制度籠統松懈，針對性不強。因此造成了檔案出現遺漏遺失、損壞甚至是偷盜篡改。這樣不僅不利于檔案的長期有序管理，而且還可能使醫院的內部信息、保密成果受到破壞與泄露。
1.3 檔案管理意識落后
開始醫療改革后，醫院公益性質和事業單位性質逐漸削弱，醫療服務和經濟利益成為了其發展的主要方向，像檔案管理這類后勤保障類的工作逐漸受到冷落。致使在醫院領導層以及檔案人員都逐漸放松了對檔案工作的管理。這樣下來，致使檔案工作的物理環境、經費投入、人員制度保障等都難以滿足檔案管理的正常需求，更談不上檔案的數字化管理。
2 提升醫院檔案數字化管理的對策建議
2.1 樹立醫院檔案管理的數字化觀念
數字化是現代檔案管理的基本發展思路。醫院開展檔案數字化工作，必須首先轉變觀念，摒棄傳統的人工操作。醫院管理層應積極樹立現代化的檔案管理觀念，深刻認識檔案數字化發展對于提升檔案管理成效，構建醫院信息化體系的重要意義。檔案部門應當深刻到當前形勢下檔案工作肩負著提升醫療水平，創新工作局面的承前啟后職能。檔案人員應當盡早樹立數字化意識，同時積極開展學習。只有首先樹立了現代檔案管理意識，才能確保數字化工作的有序開展。
2.2 推進檔案數字平臺建設
數字化檔案管理應當充分依托醫院的信息化平臺。一是積極在醫院局域網內積極構建檔案管理網絡，重點建立檔案的電子資源庫。從而逐步實現手工作業向數字化管理的轉型。二是重點開發檔案網絡與醫院信息化平臺的有效對接和信息共享。實現平臺對接和信息共享后，檔案的采集與篩選工作就可以直接通過信息平成，而不必再經過紙質資料這一過程。三是開展重點項目的檔案管理。對于醫院的科研立項、管理試點等重大項目應當建立獨立檔案，并與其所屬檔案分類項目的管理并行。同時積極協助課題組完成項目立項、資料整理、建檔歸檔及組卷等工作。此外還應當適當開放醫院檔案，為醫院的醫療科研、經營管理、文化建設等工作提供資料與參考。
2.3 加快傳統作業與數字化融合
從目前來看，醫院檔案管理的數字化仍然處于降低水平。僅僅是人工的手寫記錄操作轉變為了電子形式，而遠沒有實現依托計算機技術的信息處理平臺。筆者認為，今后醫院開展數字化檔案管理工作應當著重將檔案管理從傳統人工向數字自動轉變。實際上，傳統檔案管理是其數字化的前提和基礎，也是其過渡階段的重要輔助工具。這兩者之間既有形式上的區別，又有著內在聯系。因此醫院在推進數字化檔案工作時，應當充分依托傳統檔案管理，積極開展數字化的檔案業務再造，分階段分步驟地開展數字化改造。
2.4 開展軟件硬件建設
在醫院科技檔案數字化建設過程，要以計算機分布和網絡設施為基礎的硬件建設[2]。數字檔案管理的建設不可一蹴而就，需要全院上下全員參與。它涉及廣泛，包括了網絡工程、軟件系統、硬件支撐、信息的采集處理及存儲規則、網絡安全等諸多技術問題。筆者認為醫院當前的檔案數字化工作應當從以下方面入手：一是積極開展軟硬件建設[3]。硬件建設，包括基礎的機房、計算機、辦公自動化、網絡通信等。醫院前期應積極投入資金，加強硬件環境建設，開發引進軟件平臺。在構建信息平臺的過程中，重視平臺的移植性和實用性。二是積極統籌檔案資源。由于醫院檔案管理工作覆蓋面廣，包括了醫院建設沿襲、人事檔案、病例資料、科研成果等等。這些檔案由于長期采用封閉式的人工管理，其中本身就存在著一些歸檔錯誤、填寫不規范、資料破損遺失等問題。因此在開展檔案數字化建設時，應當對現有檔案工作進行全面的梳理與校驗。同時醫院內部深入調研檔案資料采集、篩選、審核以及保管過程存在的問題，也為今后的數字化發展提供參考。
2.5 加強數字化檔案隊伍建設
數字化檔案管理工作除了在軟硬件環境上需要醫院積極投入資金，購買基礎設備，引進信息平臺。現代檔案工作應盡早從傳統的手工作業步入自動化、網絡化管理階段[4]。醫院應將人員培訓納入數字化檔案管理的實施路徑中。檔案人員應當盡快轉變心態，樹立現代化的檔案管理觀念。盡早圍繞數字化工作成立專業小組，積極開展檔案調研，引進其他醫院成功的數字化檔案建設模式與經驗。同時聯合醫院信息中心積極制定數字化檔案工作的實施路徑、步驟等問題，邀請專業數字化檔案人員來院開展工作指導和業務培訓。從而加速數字檔案工作的進程，并提高人員數字化業務操作水平。
3 結語
隨著社會現代化進程的持續推進，醫院檔案數字化管理已經成為了趨勢。然而數字化并非可一蹴而就的。醫院應當積極樹立檔案管理的數字化觀念，推進檔案數字平臺建設，加快傳統作業與數字化融合，同時開展軟件硬件建設以及加強數字化檔案隊伍建設。只有始終圍繞檔案數字化管理，多管齊下，結合醫院工作實際采取多種舉措，才能有效提升醫院的檔案管理成效，建設一條特色數字化檔案管理路子。
參考文獻
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1 房產檔案管理基本介紹
房產檔案管理包括房屋面積、產權屬人、交易紀錄、司法部查封、權屬登記、離婚產權分析、拆遷補償、房屋結構、租賃抵押擔保、產權處理以及房屋繼承等。所謂產權檔案數字化，指的是通過多媒體技術、網絡技術、信息數據庫技術、掃描技術以及存儲技術有機結合，利用數字化形式將檔案信息有效存儲，在建立數據庫的過程中，實現資源共享。以便更好的實現原件管理和數據管理[1]。
1.1 主要特征
首先，管理內容數字化和網絡化。在網絡信息化時代中，實施檔案數字化和網絡化管理，能夠將打破傳統紙質管理方式的局限性，借助先進計算機技術和高端設備將檔案信息載體分離式存儲，這不僅能夠節省信息存儲時間，而且還能提高信息利用價值以及工作效率。其次，管理服務全面化和社會化。計算機設備既能實現文本存儲，還能實現圖像存儲，借助網絡平臺能夠實現信息全面、準確搜集，有利于構建全方面的檔案服務模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對性的進行信息搜集、應用，以便提升工作質量和速度，從中能夠體現服務社會化特點。
1.2 主要方式
房產檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進設備實施具體的掃描工作，以便資料查詢和實際應用，雖然該設備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機設備兼具快速和優質兩種效果；第三種是數據分析，即對房產檔案數據詳細、合理分析，借此方式實現信息保存。
1.3 基本原則
首先，真實性原則。房產檔案從原始信息過渡到數字化信息，務必要保證信息的一致性和真實性，對于存在出入的信息要及時糾正，提高信息的可靠性和真實性。然后，安全性原則。確保房產檔案信息安全，即保證權利人合法權益的基本表現，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應用數字化技術于房產檔案管理，能夠實現檔案信息及時查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時間限制。
2 房產檔案管理數字化中出現的問題和解決措施
2.1 問題
首先，房產檔案資料缺乏完整性，影響相關政策、法規的健全性，具體表現為實際房屋和資料記載存在結構、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢等潛在層面，對于深層次的利用分析和網上服務研究，還存在一定的工作難度。最后，計算機設備被片面應用于房產檔案人工管理，然而房產檔案尚未實現信息數字化處理，這在一定程度上影響信息查詢全面性[2]。
2.2 措施
2.2.1健全房產檔案數字化體系
只有健全房產檔案的數字化體系，才能確保房產檔案實現信息規范化，在此基礎上發揮信息價值，提高房產檔案的利用率。如果房產檔案未能標準化實施數字信息管理，那么房產檔案需要經歷較長時間實現管理工作質量優化，促進管理工作有序發展。
2.2.2完善房產檔案數字化系統
雖然網絡數字化時代提高了信息技術的應用率，但是目前大多數房產檔案仍利用紙質化形式，僅在特定條件下才會通過人工應用計算機設備，檔案只是實現了輸入形式的數字化，未能實現全面數字化，這不僅會降低工作效率，還會降低信息的真實性和實用性。完善房產檔案數字化系統，即原文件借助掃描儀的形式實現信息數字化，以此減少信息檢索時間、提高信息準確率。
2.2.3大力培養檔案專業化人才
提升房產檔案人員的綜合素質和專業能力，有利于促進房產檔案管理工作穩健進行。為此，聘請專家對工作人員進行系統性培訓，在培訓的過程中，傳播豐富的專業知識、提高工作人員對數字化技術的掌握能力和運用能力，促使工作人員在創新型思想的引導下，規范房產檔案的工作行為，積極配合房產檔案管理。
2.2.4構建檔案信息輸送平臺
構建檔案信息輸送平臺，有利于檔案信息數據庫提高利用價值，有利于促進檔案信息及時、高效、準確傳遞，同時，還能實現檔案信息的便捷化傳輸，加快信息的傳播速度和傳播范圍，充分發揮數據庫的價值和利用率。此外，還能增加客戶對房產檔案管理工作的認可度和滿意度[3]。
【關鍵詞】檔案管理；數字化；特征
檔案管理的數字化建立在現代網絡技術與檔案管理理念的基礎上，即為數字化的檔案處理，也是檔案管理工作由人為化向數字化的系統轉變。利用檔案管理的數字化建設可實現信息載體的革新，還可實現數字化檔案管理體系的建立。優化資源建設，規避物理載體儲存信息的弊端。全部以數字形式記錄于磁盤等計算機信息存儲器中的處理辦法，更有利于構建數字化檔案管理體系。其中數字化的檔案管理工作又可看作是信息化的收集與保管以及現代化的規章制度。
一、數字化檔案管理的特點
（1）經濟效益高。即以增加辦公費用和辦公人員這樣一種方式來解決這一難題。而數字化檔案管理是機讀檔案，不再是傳統紙質為載體的檔案信息。這樣不僅節省了占地面積，節省了保管費用。而且方便查閱，因此也避免了重復印刷而造成的紙張浪費和不必要的增加人員的費用。
（2）辦公效率高。數字化的檔案管理使信息資料能快速歸檔，并盡快使用。以人事檔案管理為例，由于管理對象的范圍，并具有很強的流動性，如工人進廠，退休，流動性等，要想準確了解統計這些情況，傳統的檔案管理方法必須“歸檔”后才能進行查詢。數字文件通過網絡計算機管理，能夠準確地反映當前情況。數據查詢通過數字化檔案管理變得十分簡單，可以真正做到讓辦公室的工作人員足不出戶便可知曉天下大事，數字文件實際上已經成為一個沒有圍墻的邊界文件，檔案保管也形成了文件實體保管基地到信息控制中心的轉變。
（3）檔案利用率高。由于傳統的檔案大都以紙質為載體，通常保管在檔案館、檔案室，給使用者造成了極大的不便。數字化檔案管理使查找檔案更加方便快捷，使用者可以準確地查詢到到自己所需要的檔案。信息網絡的實現大大提高了檔案的利用效率。使用著可以不受空間和時間的限制，更加便利快捷。
二、提高檔案數字化管理的建議
（1）提高檔案信息管理的創新服務意識。單位領導的檔案管理意識對檔案管理工作的影響力頗高，所以對檔案的管理工作各級檔案管理部門還應該進一步落實加強。單位在人力、物力、財力上給予檔案數字化管理工作強有力支持。同時還要在思想層次上支持檔案數字化管理工作。在網絡信息社會條件下，檔案管理者應該充分認識到檔案數字化管理工作所面臨的嚴峻挑戰和新形勢，檔案管理工作者應該要加強自身的職業素養，加強檔案管理的主動意識，提高自身對檔案管理工作的創新意識及服務意識。
（2）加強檔案管理人員數字化檔案管理水平。單位檔案管理者和部門應該提高職業技能，進一步加強對數字化檔案信息系統的操作的技巧，應當鼓勵檔案管理者積極參加以計算機信息網絡數字化技術為核心的技能學習和培訓，并給予必要的支持。檔案管理者還應熟練掌握檔案專業知識。與此同時，單位還要積極向社會各界引進網絡信息數字技術精通的專業人才，并對在職員工定期培訓，使之成為檔案數字化管理的堅強后盾。基于此，不僅可以提高檔案管理團隊的網絡信息技術現代化技能，而且為檔案管理數字化的實施創造了良好的條件。
（3）推進檔案管理工作的標準化體系建設。檔案管理數字化的真正實現要依靠檔案館之間、檔案管理主管部門之間、檔案室之間的共同努力。而不是單靠某個檔案館所能獨立完成的，檔案信息數字化管理的真正實現，不僅要確保信息資源的共享，而且各級檔案管理主管部門要及時制定和更新檔案管理的標準規范，積極促進檔案數字化管理工作的有效實施，進一步加強檔案工作標準化體系的建立，實現檔案管理與時代和信息科技的同步發展。檔案數字化管理與傳統以紙質為載體的檔案相比，其最大特點就是能夠通過網絡迅速查詢，其流動性也更快。檔案數字化管理的實現有利于檔案管理信息資源的開發。隨著數字化檔案管理的不斷深入研究、創新發展，數字化檔案管理將徹底代替傳統的檔案給管理方式。
參考文獻：
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關鍵詞：檔案管理 數字化 應用
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2014）11（c）-0150-01
信息技術的發展對檔案管理工作提出了新的要求，為適應信息化發展和滿足檔案管理需求，提高檔案管理水平，改善服務質量，數字化技術被廣泛地應用在檔案管理工作中。傳統的手工檔案管理模式具有工作效率不高、檔案易破損且無法實現資源共享的缺陷，而數字化技術具有存儲空間大、誤差小、可實現資源共享等優點，將其應用在檔案管理中，能夠有效彌補傳統檔案管理模式的空白。
1 檔案數字化管理概述
檔案數字化管理是指通過網絡技術、掃描技術、多媒體技術、存儲技術和數據庫技術的有效結合，將檔案信息以數字化的形式存儲起來，最終構建一個使用效率較高的檔案信息數據庫，進而實現資源共享。檔案數字化管理主要是指對檔案原件和檔案數據的管理，檔案原件、掃描件和數據是數字化檔案的主要存儲形式。
2 檔案管理特征
2.1 日常網絡化管理
檔案日常網絡化管理能夠快速地進行信息的搜集、整理和移交等操作，檔案一旦受理，就能夠在網絡上對其進行綜合利用，這不但能夠充分利用信息，還便于檔案統計、檢索工作的進行，并節省一定的時間。網絡能夠將檔案中的文字信息和圖像信息有效地結合起來，借助網絡完成所用的工作，能夠最大限度地提高工作效率。
2.2 內容數字化
在傳統的手工檔案管理模式中，檔案內容以紙質的形式存放，它的內容和載體是一個整體，不可分割。而檔案數字化管理通過計算機設備、多媒體技術等將檔案以數字化的形式存儲，不但完整地保留了檔案內容，還實現了內容和載體的分離，檔案的實際載體作為初始依據保存下來，只要查閱存儲在計算機中的信息就能夠實現日常管理。
2.3 服務社會化
數字化技術在檔案管理中的應用，有效彌補了傳統手工檔案管理模式的空白，實現了資源共享。用戶只要通過計算機網絡就能夠自主、快捷查詢和下載自己所需要的內容，這種服務具有社會化的特點，代表著社會的進步。
2.4 全面服務
檔案數字化將文字和圖像存儲在計算機中，人們借助互聯網通過身份確認后，能夠在網絡上查詢到所有信息，這種以網站為載體的檔案管理模式，使得檔案服務呈現多元化、全面化。
3 檔案管理數字化建設幾種容易出現的問題
3.1 資料搜集和記載的漏洞
近年，社會各界更加關注檔案管理工作，相關法律法規也日益完善，然而在此之前的檔案資料搜集并不完整。另外，檔案信息的記載與實際情況也存在一定差別。
3.2 缺少服務創新理念
一直以來，檔案管理工作單純地停留在為用戶提供證明或者咨詢服務，缺少對檔案的實際利用效果的進一步分析，并較少研究信息資料上網服務的可行性，在一定程度上阻礙了檔案的開發利用。
3.3 條件制約
在原有的檔案數字化管理模式中，主要依靠手工操作，輔以計算機來管理檔案的原始載體，卻不是對檔案信息的數字化處理。計算機數據存儲、歸檔信息，導致無法完整顯示紙質材料中的全部內容，最終查詢的信息也缺少完整性。
4 檔案數字化管理措施
4.1 加強檔案人才的培養
創新是檔案管理人才需要具備的基礎素質之一，要實現檔案的開放、多元化發展，檔案人才需要更新觀念，不斷探索，勇于創新。檔案人才還應熟練操作計算機，具體是指能夠熟練地應用辦公自動化軟件、全面掌握現代通信、網絡技術，并能夠有效進行計算機設備的維護。另外，檔案人才還應了解自己行業檔案管理的基礎知識。加強對檔案人才的培訓和建設，使其掌握最新理念和技術，樹立積極的服務理念，增強業務能力。
4.2 規范檔案資料
滿足社會需求是數字化技術應用在檔案管理的根本初衷，若檔案資料信息殘缺、不完整，則會失去檔案數字化管理的價值，并會給用戶帶來不便。因此，要保證檔案資料的完整、準確、規范。
4.3 構建檔案標準體系，不斷完善
統一的標準和規范能夠約束檔案數字化管理工作的有序、規范進行。現階段，個別部門存在忽略檔案管理工作，缺少檔案管理標準化體系的現象，這阻礙了檔案管理工作的發展進程。
4.4 建立檔案信息數據系統
現階段，紙質檔案仍是主要實體，紙質檔案數字化制作方式是指借助計算機完成人工錄入或者使用掃描儀掃描，這種制作方式在有限的存儲空間內，能夠存儲大量的數據信息，真正實現了檔案全部內容的數字化。然而檔案記錄方式的多樣性削弱了計算機識別的真實性。另外，人工錄入又降低了工作效率，這縮減了數據信息的使用價值。對于通過掃描儀逐頁掃描，并繪制成圖形，實現了檔案初始文件的信息數字化。這種方式與人工錄入相比具有一定的優勢，能夠縮減數據信息的錄入時間，大大提高了工作效率，且誤差較小。因此，掃描儀掃描具有更廣闊的應用前景。
4.5 建立檔案信息傳輸平臺
檔案信息傳輸平臺，能夠顯著提高數據庫的利用效率，這主要是因為檔案信息只有在傳輸過程中才能最大限度地發揮自身價值。在檔案數字化管理中，檔案信息以數字的形式存在，而數字網絡系統是其傳輸數據的主要平臺，檔案信息傳輸平臺的建立，使得信息數據的遠程傳輸擺脫了時間和地點的束縛，這便于檔案信息的快速流動，并充分發揮了核心數據庫的功能。
5 結語
檔案的數字化管理已經成為社會發展的必然。雖然，現階段數字化管理過程中仍然存在一定的問題，但是與傳統的檔案管理模式相比，具有使用效率高、占用空間小等優點，它代表了社會科學技術的進步，并伴隨著國家相關法律法規的出臺和完善，將不斷創新檔案數字化管理模式，有效解決存在的問題，從而提高檔案數字化管理水平，充分發揮檔案信息的價值，使其更好地服務于人民群眾。
參考文獻
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【關鍵詞】 意義；檔案管理；數字化
檔案是人們在社會活動中形成的一種歷史記錄，它客觀地記錄了人們在政治、經濟、科學、技術、文化等各個方面的歷史發展過程。為了完整地、系統地保存檔案這一歷史記錄，人們需要盡可能拓展檔案所涉及的領域的廣度和深度，使其能完整地記錄和反映歷史。同時，為了實現檔案的資政決策功能，特別是在各項重大經濟建設決策中的參考、借鑒作用，只有充分地占有信息，才能系統地對大量的信息進行分析、比較、篩選、甄別，以避免認識上的局限性，進而制定正確的政策，為科學的決策提供堅實的理論支撐。檔案信息化建設，是指在國家檔案建設管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理的活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化管理和提供利用。它使檔案管理模式發生轉變，從以檔案實體保管和利用為重點，轉向檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。檔案管理數字化對優化管理者知識結構、隊伍結構、提高管理者素質、促進現代管理技術應用、保護原紙質檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。
一、優化了管理者知識結構和隊伍結構
人類進入信息社會，信息技術向各個領域拓展與滲透，涉及的領域也越來越寬，檔案管理行業也不例外。傳統紙質材料在管理和使用過程中存在諸多不利因素，借助信息數字化在社會各領域的拓展，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，而磁盤、光盤、彩照、錄像帶等歸檔材料易受潮、受損、管理工作更是不容忽視。數字化檔案管理要求檔案管理人員必須加強學習，更新專業知識，使專業知識和管理知識相互滲透，互為補充。如何使現有的管理人員適應檔案數字化管理這一新事物的要求，使從事檔案管理人員既有檔案管理方面的知識，又懂得并掌握計算機信息管理等方面的技術技能。目前各檔案部門一是要有針對性的吸納專業型的人才充實到檔案隊伍中來，如掌握計算機軟、硬件技術或數字通訊技術，接受過大學教育的檔案管理人才。二是加大教育投入，培養一批既能熟練計算機技術和信息、網絡技術，又熱愛檔案事業的專門人才，以滿足電子檔案管理的需求。三是抽調一部分檔案管理人員，進行電子檔案基礎知識、計算機管理技術、數字通信技術的強化培訓，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現狀， 優化管理者知識結構， 改善管理者隊伍結構，提高管理者綜合素質。
二、促進現代管理技術應用，提高了工作效率
檔案一種豐富的信息資源，它記載著社會發展各歷史時期進展的全過程，也信息，匯集著豐富的、大量的各方面的知識，使檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。數字化管理如利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，盡管都仿照統一的標準，但因每個人的理解能力不同，對同一份文件有不同的分類，因此不可避免地產生分類不準的現象，影響案卷質量，給利用工作帶來不便。而利用計算機模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率。二是用傳統的文書立卷方法立卷，當發現立卷的文件有遺漏和收集不完成時，就要拆卷，有要對卷內文件從新排序，卷內文件目錄也要重新填寫，重新編號，重新裝訂。而利用計算機立卷發現文件遺漏時，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了。三是人工立卷歸檔時，經常需要對文件進行接邊的切邊，稍不留神，就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領導的簽字。使用計算機立卷歸檔、降低了檔案工作人員的工作量，提高了工作效率。既能完整地保存文件的全貌，又能按時完成歸檔工作，不至于出現文件積壓現象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來。集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作。
三、有效保護了原紙質檔案，改善了利用方式
漫長的社會發展歷史和悠久的檔案存儲歷史，使我國現存的檔案和書刊，種類眾多，其價值不可估量，如貝葉經、敦煌寫經等這樣古老的文化遺產和元朝、明朝、清朝及民國時期的珍貴檔案、歷史地圖和其它大量的珍貴歷史文獻。這些古老的珍貴文獻和檔案記載著中華民族燦爛文化與悠久的歷史，必須加以妥善保管，要想方設法延長其保存期限。過去的材質和現行的紙質材料，都難以達到這一目的，但數字化管理，如利用計算機掃描技術對這些文獻作數字化處理，制作數字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損，甚至是在出現天災人禍的情況下遭致毀滅性的破壞，達到了保護作用。
另外，紙質檔案數字化還能夠改善檔案在信息社會中的利用方式。檔案的數字化管理，可以使紙質檔案原件的數字化副本不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。電子影像文件可以通過計算機局域網或者廣域網進行異地傳輸，使異地調閱利用成為可能。單純從技術上講，此時，利用者可以不用到檔案館來，通過任何一臺上網的計算機就能利用到檔案館內已經開放的檔案。這不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴大了檔案的利用空間。另外，利用者還可以不受時間限制，在檔案電子化以后，即使在閉館之日，也能隨時上網利用檔案電子資源。
綜上，隨著計算機網絡的進一步發展，檔案管理數字化越來越明顯的表現出優越性，我們要充分認識到檔案管理數字化的意義，更多的考慮如何加強數字化建設。誠然，在檔案數字化的進程中，我們會遇到各種各樣的困難和挑戰，面對諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案數字化的進程。
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【關鍵詞】醫療保險 檔案管理 數字化 思考
隨著電子技術的飛速發展和計算機網絡的普遍應用，數字化為人民群眾帶來的便捷與日俱增，就連枯燥的檔案管理也在逐步向著數字化的方向挺進。醫療保險檔案管理作為比較特殊的安安管理業務，實現數字化管理師大勢所趨，建立醫療保險檔案從收集、整理、立卷、保管、利用、移交等各環節全文圖像數字檔案管理系統乃勢在必行之路。實現醫療保險檔案對參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”的目標是醫療保險制度改革的必然方向。醫療保險檔案管理按照規范化、制度化、信息化要求，建立醫療保險業務檔案數字化管理系統，將醫療保險業務經辦信息管理系統形成的檔案資料進行數字化檔案管理，將檔案要件通過電子掃描技術將紙質檔案資料數字影像化永久保存，并集中在數據庫統一管理，從而實現了從傳統的紙質載體業務檔案管理模式向信息化業務檔案管理模式的轉變。真正地做到了“誰經辦、誰收集、誰整理”。從而醫療保險業務檔案的查閱、瀏覽都可以在局域網上完成，減少了不必要的事務工作，提高醫療保險經辦工作效率，完善了醫療保險業務經辦流程。
醫療保險檔案管理數字化管理的核心問題是確保系統安全。如何確保數據安全值得思考，值得研究，值得醫療保險檔案管理人員去努力工作。內外網物理隔離技術、異地容災備份技術、云備份技術、防火墻技術、殺毒軟件問題，這里面既有硬件技術也有軟件技術。在日常情況下，異地備份要求兩地數據保持實時同步；災難發生時，通過主機、網絡、數據庫和應用的實時切換，保證業務的不間斷運行。目前醫療保險經辦過程中與業務操作和管理信息化所不相適應的問題是各類社會保險的相關紙質資料（例如病歷檔案、報銷單據、征收單據、轉移單據等）由醫療保險經辦機構保存在各自的檔案室中；這些檔案資料需要不斷實時更新。在辦理醫療保險有關手續中需要對有關資料進行調閱、傳遞、更新，在這個過程中采用傳統的檔案管理模式，帶來了有關資料調閱速度慢、無法及時歸還，原件可能被遺失或損害等問題，同時也使得資料管理工作日益繁重。現行的社會保險資料保管、使用方式已不能滿足業務部門的管理、服務要求，因此提出社保險資料檔案數字化處理要求。
1 數字化是提高醫療保險管理效率的有效途徑
數字化建設的根本目的是提高醫療保險管理工作的效率和維護醫療保險基金的健康安全運行，保障廣大參保人的根本利益，是社會保障體系建設的重心，也是省政府為民辦十件實事的重要內容之一。結合醫療保險數字化建設與應用的實踐，以醫療保險運行報表為指南，回顧了我省醫療保險工作取得的成績和存在的問題，分析了數字化建設在提高醫療保險人群覆蓋率、加強醫療質量管理、促進醫療質量提高等方面均發揮著極其重要的作用。全面推進和提高我省醫療保險管理工作，保障醫療保險基金的健康安全運行，必須具備四個基本條件。一是完善的基礎設施及技術支撐環境；二是從事醫療保險管理工作的高素質隊伍；三是良好的醫療保險制度環境；四是科學有效的管理。
2 醫療保險檔案管理數字化與醫療服務的關系
門（急）診人次、門診大病（慢特病）人次、住院人次住院率等有關數據為了解參保人群的整體健康狀況，調整醫療費用報銷范圍和比例有著一定的指導意義。科學合理地使用醫保基金保障參保人的健康是醫療保險制度的根本目的。健康與醫療服務統計指標，可以通過數字客觀地描述和反映一定時間內，地區人口的健康狀況及其動態變化、發展趨勢，以及醫療服務水平和醫療保險制度對人口健康的影響。
3 醫療保險檔案管理數字化管理與基金運行的關系
醫保基金的運行情況不僅是政府關心的問題，更是老百姓熱切關心的焦點問題。要保障醫保基金的健康、安全、高效運行就必須及時的了解醫保基金的收支余情況，保證其“總量控制、略有結余”。我們應充分發掘醫療保險數字化管理的技術優勢，進一步提高效率，降低運作成本，創造性地發展具有中國特色的醫療保險基金運行模式和保證基金運行的數字安全，同時也要保證其制度上的安全。各地醫保經辦機構都要根據省有關規定，建立比較完善的內部管理制度，對醫療保險基金的籌集、支付、使用和管理做出具體規定，從制度上保證社保基金的安全。其次，我想談談醫療保險數字化平臺與醫療質量管理之間的關系。醫療保險制度的建立和完善歸根到底是形成良好醫療費用共濟和醫療管理監督機制，使醫療機構為參保人創造健康價值。握參保人的基本情況和醫療保險基金的運行情況，能為政府出臺社會保障政策提供強有力的依據。數據共享和表達標準化。推行醫療保險基金運行情況上報制度，強調各類數據采集的真實性和及時性，并根據各地實際情況，對部分指標進行了增刪，建立數據共享平臺，使政府有關部門及時了解醫療保險運行動態，為進一步制定醫療政策提供了科學的依據，同時也為各地市州相互交流學習管理經驗提供了平臺和參照。
4 利用醫療保險數字化平臺加強醫療質量的管理
醫療保險管理的數字化要求醫保定點機構也實行數字化管理，醫療機構為了獲得更多的醫療保險賠付就必須對參保人就醫進行數字化管理和加強醫療服務的質量管理。這樣就更加有利于參保人的醫療費用的控制和醫療服務質量的提高。特別是出臺了基本藥物目錄以后，醫保定點機構加強了藥品使用管理，如抗生素分三級管理和使用、品管理等效果明顯。
5 醫療保險數字化管理的意義
醫療保險檔案數字化管理在管理方式上的變革一是必然促使干部隊伍知識化。數字化的管理模式的運用，必將使醫療保險的業務動作、管理活動越來越依賴于信息系統。反之，信息系統的成功運行又將更多信息應用的工作提升到醫保經辦機構領導工作顯要位置。醫保數據庫的提取和分析把過去的按照感覺進行粗放式管理方式變為用長期積累的大量數據說話，按統計結果決策的管理方式。二是控制醫療費用的增長、提高基金運行效率。醫療費用一直持續高速增長對醫保基金的穩定運行造成很大壓力，直接影響基金的穩定運行。如何合理控制醫療費用的增長，提高有限的醫療保險基金的使用效率，是當前迫切需要探索和解決的問題。醫保經辦機構要著力制定數據交換標準，規范上報表格的內容和格式，推行醫保的數字化管理，這樣也就有利于數據采集的真實性和及時性，通過設定醫保基金預警值，及時向醫療經辦機構提供基金運行現狀，防止基金“穿底“，從而保證其健康、安全、持續的運行，平穩度過“危險期”。
作者簡介
劉旻（1970-），男，吉林省經濟管理干部學院本科畢業。現供職于吉林省四平市醫療保險管理局。
關鍵詞：數字化檔案;管理;作用
傳統的檔案一般是采用以紙質為主，以案卷的形式存放于檔案庫房中，一般來說檔案利用率不高。而新形勢下的高校數字化檔案是通過計算機、掃描儀等多媒體科技來實現檔案的采集、記錄、錄入、管理、利用，是一種通用性強、操作性高、實時性好、利用率高的新型檔案管理方式。通過這種方式可以實現高校各個部門網絡資源的共享性，改變傳統紙質檔案每一次利用查閱都要把紙質檔案借閱出來，利用完后再歸還，多次借閱造成紙質檔案的破碎、丟失等不安全因素，既實現了檔案的共享，又保證了檔案的安全，大大提高了文檔服務，從而達到檔案信息資源共享。通過這種數字化檔案管理，提高了檢索速度，提高了效率，擴大了查詢范圍，同時還可采用電子加密技術、網絡防火墻等技術對檔案進行機密處理，大大提高了檔案的利用率和保密性。
一、高校檔案管理數字化是社會發展、科技發展、高校發展的必然
第一檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，就是把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數據庫中，最終實現檔案的快速檢索、同時設備技術操作簡單，存儲空間小，維護方便，安全有效，并且可以實現檔案數據的實時備份，這將大大提高了檔案的安全性和完整性。第二建立了數字化檔案管理，可以把高校的校園網、黨政網、互聯網、檔案管理系統、高校圖書管理系統等進行聯網就可以充分利用高校各個部門的多方資源，達到資源共享，更好的為高校師生服務，真正做到了讓檔案滲入到高校發展的領域，使廣大師生更好的認識檔案、管理檔案、利用檔案。第三高校一直以來都是是社會科技發展的前沿領域，各種新技術、新科技、新設備都在這里可以很好的利用，高校的師資隊伍也是有著良好的教育和學歷背景，所以高校在接觸新知識，獲取新信息方面，有著得天獨厚的優越條件，這給需要技術、需要計算機的數字化檔案管理提供了很好的產生背景。
二、數字化檔案管理對高校檔案產生的影響
第一，對高校檔案利用產生的影響。由于數字化檔案管理是通過計算機等多媒體來進行檔案的管理，所以每一位查詢利用者只要有一臺計算機就可以不受任何時間、空間的限制，只要不是涉及加密文件就都可以進入檔案管理系統查閱檔案信息，這就大大改變了傳統手工翻閱查詢檔案，費時、且不容易查到等缺點，提高的檔案的利用率和減少了查閱檔案時間。第二，對高校檔案業務工作的影響。檔案要想規范管理、有效利用，最重要就是要加強對檔案的收集。
那么，怎么才能有效開展數字化檔案管理工作？筆者認為可以從以下幾個方面著手：
第一、加強對檔案人員的各項培訓。這個培訓既包括檔案知識業務培訓又包括計算機應用技術的培訓。信息化背景下檔案信息化建設需要既懂檔案業務管理，又了解自動化、網絡化技術等現代信息技術的復合型人才。而傳統的檔案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高檔案工作人員的工作積極性，要在工作中調動他們愿意學習新的技術、新的科技手段來加強檔案的利用的思想，首先思想上要引起重視。第二、加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓。數字化檔案工作是一項新技術、新信息的工作，要想開展好這項新的檔案管理模式就必須學了必要的常規高校檔案管理制度和檔案管理辦法外，還要學習適應新形勢下的檔案信息化相關的知識，只有學習了必要的檔案知識，也掌握了信心化技術以后才能適應檔案信息化的發展。再次基礎上還應該對檔案管理人員進行有關檔案鑒別的學習，數字化檔案在保存過程中受著磁盤、光盤等載體的影響，必須通過計算機進行轉換，雖然這種方式速度快、節省時間空間，但是也要考慮到在實際工作中收到技術的不同影響，有可能會產生信息的不全或者錯誤，這就要求我們檔案管理人員對檔案的真實性有一定的鑒別能力。第三、加大對檔案資金的投入。高校的領導，尤其是負責分管檔案的主要領導要定期了解檔案工作，聽取相關檔案負責人的工作匯報，學校要制定本校檔案管理辦法，用制度要管理檔案、用科技要提高檔案管理水平。其次要提供檔案的必要物質支持，為學校檔案管理配置先進設備，還要積極培養、選拔高素質的專業人才作為檔案管理人員。充分認識到檔案工作的重要性，把加快學校數字化檔案工作作為一項重要的工作來開展。第四、及時調整更新檔案信息。高校一般學生多、教師多、學校檔案類別多，一般包括行政、黨群、教學、科研、設備、基建、外事、人事等，所以學校管理對象、管理類別也是很繁多，每年學生招生人數、畢業人數，教職工的新近與退休、教學課程的增減、財務信息的更新、基建維修項目的增加、行政事務的開展等，各項類別要想統計清楚，完整的了解這些情況，按照傳統的紙質檔案是每年各個部門上交檔案室后，通過查閱才能了解這些情況，而現在數字化檔案，各部門主要涉及的情況有所改變，通過計算機查詢就可以反映當前的情況，但這就要求各部門要及時把更新改變后的情況及時更改。第五、加強檔案數字化保密保管。由于檔案的數字化載體的不同，它同傳統的紙質檔案保管條件，保密要求都有著不同的要求。一般傳統的紙質檔案要求檔案室有防霉、防蟲、溫濕度計等要求，而且保密性一般是指檔案借閱要有登記、檔案管理人員要遵守相關的檔案保密法，不得隨便把檔案借閱給外人，超過檔案借閱期限必須歸還等等。而數字化檔案往往可能及時磁盤、光盤等等這些占用空間小、存儲空間大的數字文件，要對他們保管，一般就要更多的考慮系統的安全，系統的備份等。此外，由于數字化檔案可以在計算機上進行查閱，所以就更應該加大網絡的安全性，在錄入檔案的同時，要確保檔案信息不丟失、不能被非法篡改等。
隨著技術的發展、科技的創新，高校的不斷發展，數字化檔案建設在今后的高校檔案管理中的作用一定是會日益增加，檔案本身就是記錄歷史發展，是我們保存歷史、傳承歷史、證明歷史的依據，傳統的紙質檔案存在不容易收集、不利于保存、不方便查閱等缺點，已經不能適應于歷史的發展了，而數字檔案有著空間小、存儲多、查閱方便快速等優點也被越來越多的高校所接受。但是這種新技術也對檔案管理人員的水平提出了新的要求。如何利用好這種新技術把檔案利用價值發揮的更好，如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動化水平，提高辦公效率，更好地發揮檔案資料的作用已成為檔案部門實現信息現代化管理的主要問題，這就要求高校檔案管理人員更要努力學習新知識、新技術，不斷積累工作經驗，使檔案管理工作適應時代要求，適應檔案管理現代化和自動化的需要，為社會發展提供良好的服務。
參考文獻：
數字化檔案的憑證價值，取決于元數據的整體性，如果對于某份數字化檔案的元數據整體中某一項元數據缺失，那么該份數字化檔案的憑證價值也就喪失。因此元數據的實施一定要標準化，要想保證元數據在實施中的整體性，只能依靠標準化。
1數字化檔案管理元數據需求分析的內涵
在現有的國際、國內、行業等標準的基礎之上，才能實現數字化檔案管理元數據的需求分析，這些是針對具體的數字化檔案類型、用戶、業務管理流程等采用科學的方法所進行的元數據模型中元數據功能項的設置分析及對其描述的過程。這個功能的意思是要基于元數據元素、元數據模型。根據這一定義，應該明確的是，數字化檔案管理元數據的需求首先是一種功能需求，需要確定需求分析的信息源并施以科學的方法。
2 數字化檔案管理元數據需求分析的信息源
數字化檔案管理需求分析的信息源，是以數字化檔案管理元數據需求分析的信息來源范圍為主要的另外包含權威性文獻、數字化檔案本身、用戶等。
就其本身而言的話，數字化檔案的分類豐富，有多媒體數字化檔案、視頻檔案、音頻檔案、圖像、圖形檔案盒數字處理檔案，因此，其信息源范圍可以是關于字處理檔案、圖像檔案、圖形檔案、音頻檔案、視頻檔案以及多媒體數字化檔案的管理元數據范圍的需求分析。
針對權威性文獻而言，權威性文獻可以分為法規、標準、政策、規范、最佳實現及理論等，因此，其信息源的分析范圍可以是國內外的有關文件管理、檔案管理和數字化檔案管理的法規、標準、規范、最佳實踐及理論中存在著的有關對數字化檔案管理元數據需求的分析。
針對用戶而言，信息源的分析范圍可以是對文件管理者、檔案管理者、數字化檔案管理者、計算機系統管理員以及數字化檔案利用者所提出的分析方法。
3 數字化檔案管理元數據需求的分析方法
在數字化檔案管理元數據領域中，對數字化檔案管理元數據進行需求分析，要采用科學的方法才能保證其分析的科學性和準確性。筆者認為，有兩類方法：一類是自上而下演繹分析法；另一類是自下而上歸納分析法。
3.1自上而下演繹分析法
3.1.1文獻參考法
文獻參考法，以“文獻”形式表述有關法規、標準、政策、規范等，以保證符合現行法律的規定，是從“文獻”的抽象到具體數據元的確定的方法。主要是從所涉及文件管理的文獻中概括出數字化檔案元數據的需求。美國匹茲堡大學的元數據項目是運用此法的主要代表項目，該項目主要研究文件管理的中憑證要求（簡稱《baC項目》）。
3.1.2理論推導法
從文件管理理論出發進行歸納演繹，以層層遞進的邏輯來驗證數字化檔案管理元數據的合理性，即是理論推導法。
目前流行的文件管理理論主要有：文件連續體理論、文件生命周期理論和文件運動理論。不論采取哪種理論作為我們的研究依據，都對數字化檔案管理元數據的需求均具有一定的指導意義。
以澳大利亞元數據研究項目《教育、研究與產業合作項目》（SPIRT project）為例，他們所制定的元數據主要依據澳大利亞所獨創的“文件連續體理論（records continuum thinking）”；而加拿大不列顛哥倫比亞大學研究項目《數字化檔案完整性保存項目（UBC）》則依據的是文件運動理論理論。按照我國目前的檔案管理相關理論，我們要采取在我國比較流行的文件生命周期理論。
3.2自下而上歸納分析法
3.2.1調查訪問法
通過對文件創建人員、文件管理人員等相關的專業人員等進行跟蹤訪談和數據分析，按照用戶的實際需要，在大數據的基礎上得出數字化檔案管理元數據需求。另外用到此方法的是在跨國聯合項目――文件永久性憑證性問題在電子系統里的應用（簡稱INTERPARPES）。
3.2.2流程實際法
按照檔案實際管理的業務流程為基礎，通過數字化檔案在管理過程中的運動為分析的切入點進行需求分析。研究者持有這類分析方法會認為文件管理流程和元數據是分不開的，所以，要理解元數據，就要緊緊聯系數字化檔案管理流程實際，值得注意的是，不是傳統的手工管理業務流程。
以上方法各有優劣，如文獻參考法，可以從宏觀上保證建立的數字化檔案管理元數據具有合法性和憑證性，但建立的標準過于寬泛；理論推導法，可以保證其合理性和系統性，但建立的標準偏向理論性，實用性不強；基于用戶訪問法建立的標準，其實用性和操作性較好，但缺乏完整性與系統性；流程實際法，即使具有可行和運用性范圍依舊被局限。所以說，數字化檔案管理元數據的需求分析時，需要綜合作用各類所學多種方法分析需求，而不是孤立、單一的只作用一種方法，這樣做才可能滿足數字化檔案元數據更全面和客觀的需求。
4關于數字化檔案管理元數據需求分析體系模擬建構
在以上探討數字化檔案管理元數據需求分析的內涵、信息源及方法的基礎上，筆者嘗試模擬建構需求分析體系。
首先，根據具體行業、應用領域的目標與特點，確定數字化檔案管理元數據需求分析的信息源；需求分析的信息源主要包括，文獻（規范、標準）、數字化檔案本身、用戶、數字化檔案管理業務流程等方面。其次，對需求分析信息源進行分類整理、審讀，綜合采用科學的方法對信息源進行分析，簡練出數字化檔案管理數據的需要并形成需求陳述。再次，針對各需求陳述進行元數據的提煉，將提煉到的元數據進行分類，再將具體的元數據納入到分析框架。最后，判斷元數據元素項的設置，形成數字化檔案管理元數據體系模型。
參考文獻：
[1]陰龐龍，何景武. 大型客機構型管理研究[J]. 民用飛機設計與研究，2009（S1）
