發(fā)布時間：2023-06-19 16:17:09
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的畢業(yè)生的檔案存放樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1 學校建立學生檔案的好處
學生的檔案管理是學校檔案管理的一部分，是重要的學校活動歷史資料，這個資料是學校發(fā)展的見證，是展示學校工作實績的一個窗口，是學校評估資料不可缺少的、重要的組成部分。如果將班級學生檔案管理工作做好了，就能為學校學生檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化奠定良好的基礎。
目前，畢業(yè)生中有一種比較普遍的現(xiàn)象：有的畢業(yè)幾年了，可檔案還在學校放著；還有的將檔案放在家里，更甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。其實不然，這里，只作簡要說明。現(xiàn)在，企事業(yè)單位招聘員工，國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其記載的相關信息作為甄選人才的重要證據。另外，在辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關證明時都需要人事檔案。現(xiàn)實生活中，人事檔案具有不可替代的作用，我們應給予足夠的重視，以免給日后的學習生活中造成不必要的煩惱和損失。
同時，由于國家相關政策規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的，其檔案可免費由學校保存兩年，——這正是沒有搞清“學籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別，所以，有些學生就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了。但學校保存的只是個人的“學籍檔案”，真正發(fā)揮作用的卻是人事檔案，如轉正定級、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉換成人事檔案后才能進行。按國家政策規(guī)定，大中專畢業(yè)生畢業(yè)（以報到證人事部門簽署日期為準）一年后，即可由所在單位人事部門或委托的人才交流機構批準轉正定級；本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年（以報到日期計）、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報初級職稱，由所在單位人事部門或委托的人才交流機構負責辦理。由此可見，學校保存的學籍檔案只是“存放”，起不到任何作用，在某種意義上說，也是得不償失。
2 如何加強學校學生檔案的管理
2.1 準備好檔案所需要的各種表格。在以上檔案內容中，無論是學生的個人檔案，還是班級的整體檔案，都涉及很多表格，表格中實際上包含大量的信息，因此，表格如果設計不好，檔案的信息就不全、不完整，檔案的用途就大打折扣。因此，在建立檔案前就必須將檔案涉及的各種表格設計好，甚至打印準備好。
2.2 紙質檔案與電子檔案相結合。具體做法是：第一，為每一個學生準備一個檔案袋，隨時收集、存放學生的各種個人紙質檔案材料；第二，為班級準備幾個檔案盒，隨時收集、存放班級的各種紙質檔案材料；第三，在電腦上為每一個學生準備一個文件夾，裝入設計好的各種表格，隨時收集、輸入學生的各種個人電子檔案材料；第四，在電腦上為班級建立一個管理系統(tǒng)，隨時收集、輸入班級的電子檔案材料。
2.3 有強烈的收集意識，并及時存放。對學生及班級的任何材料，要有強烈的收集意識，不要怕麻煩。有時，看似無用的材料在關鍵時卻派上了大用場，因此，不要隨手將“廢物”扔掉，放放再看是否還有價值。并且，對材料要及時記錄，及時存放，以免事后遺忘，使有用的材料失去它應有的意義。
2.4 材料的分類、書寫和檔案的移交。材料有了，但雜亂無章，使用的時候常常找不到。因此，應根據檔案的屬性進行分類，清晰地列出目錄，使檔案材料有“歸屬”，對號入座，便于及時查找。檔案材料要保存的時間長久，書寫時要使用碳素墨水或藍黑墨水，絕不能使用圓珠筆。
大學生檔案是學生在校生涯的翔實記錄，也是社會人事檔案的的重要部分。大學生檔案對學生就業(yè)單位人才的選拔任用、工作后工齡的計算、申報職稱、轉正定級、出國及公務員考試、養(yǎng)老保險的辦理等都會產生很大影響，大學生檔案的重要性不容小視。目前很多高校大學生檔案的管理工作不盡人意，高校大學生檔案管理的失責使得大學生檔案丟失、變?yōu)?ldquo;死檔”、各項社會福利無法得到確認等現(xiàn)象屢屢發(fā)生，學生的直接利益無法得到保障。本文正是基于大學生檔案的管理現(xiàn)狀出現(xiàn)的問題，分析認為高校缺失專門的檔案管理機構、檔案管理技術有待提高、大學生檔案安全性有待加強，建議政府硬性要求并且財政支持高校設立專門的大學生檔案管理室、將電子檔案引進到大學生檔案管理工作中，并且探索施行新的檔案存放制度。
【關鍵詞】
大學生檔案；重要性；管理工作；建議
引言
很多大學畢業(yè)生將學生檔案寄回原籍后擱置不理，等到若干年后需要用到檔案的時候會遇到很多的問題，例如已經參加工作的學生考取的國家公務員崗位需要工齡限制，而存放檔案的區(qū)級人才市場不能提供相關證明；國企干部職員需要用人事檔案申報職稱、轉正定級，但是檔案所在的區(qū)級人才市場不能提供相關證明；畢業(yè)后選擇以考研或留學的方式出國深造需要用到學生檔案。另外，諸如養(yǎng)老保險的辦理、人事調動、社會福利的確定等公共福利也都與大學生檔案息息相關。由于大學生剛剛踏入社會并不能很好地理解檔案的價值，做出“棄檔”或“自行保管”等行為，最終使個人檔案變?yōu)?ldquo;死檔”，最終使各項社會公共福利無法得到保障。大學生檔案的不正確存放和保管，既是學生對檔案重視意識的缺失，也是大學生檔案管理人員職責的缺失。
1.高校大學生檔案管理的重要性
大學生檔案是大學生在大學期間的所有獎懲、榮譽等綜合信息的真實記錄，是學生檔案的一部分。大學生檔案包括了學生從小學至大學的學籍卡；學生的大學畢業(yè)生登記表；學生各個時期的國家級、省級、院校級獎懲證明；學生各個時期的體檢卡；學生的初、高考以及大學每學年及綜合成績單；學生黨、團身份的全部證明材料等。目前，除了國企及一些企事業(yè)單位，很多高校畢業(yè)生的就業(yè)單位沒有提供學生檔案的存放和管理系統(tǒng)，學校也只能暫時存放兩年的時間，那些沒有接受單位的大學生檔案一般會被派送回原檔案存放單位，即大一時將檔案寄至大學的原籍單位，大部分原籍單位與學生戶籍所在地一致，為戶籍所在的市區(qū)級人才市場。大學生檔案是大學生在大學的生涯中一切經歷的翔實記錄，也是企業(yè)人事部門考核應屆畢業(yè)生的重要參考依據。高校的大學生檔案一般不經過個人，是在學生畢業(yè)之際由學校代為轉出，學生檔案轉出后如果沒有具有資格的單位接收，大學生檔案就會面臨著丟失、“死檔”等問題，這對于大學生就業(yè)及其就業(yè)單位人才的考核、選拔任用產生很大影響，尤其是國家人事單位及公務員考核十分注重大學生檔案。大學生檔案的重要性使得大學生檔案的管理工作不容馬虎。但是現(xiàn)今大學生檔案的管理與大學生檔案的重要性不相適應。大學生檔案的管理工作還有待完善。
2.高校大學生檔案管理工作存在的問題
2.1某些高校沒有專門的大學生檔案管理部門
目前部分高校將大學生檔案分配到學生所在的各個學院自行保管，沒有統(tǒng)一的大學生檔案管理部門，從而給大學生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負責人員，大學生檔案隨便存儲，學生隨意翻看，使得大學生檔案的重要性和嚴重性缺失，也不利于學生檔案的完整存儲，容易發(fā)生檔案丟失、檔案確實材料、檔案受潮破損等管理失責問題。
2.2檔案室的大學生檔案管理技術落后
面對高校每年上千萬的注冊新生，檔案室的檔案管理技術顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務人員，檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號、索引、查詢。檔案的管理技術水平較為落后。尤其是對于紙質材料的大學生檔案，每次調檔、查看檔案等行為要重復打開檔案再密封存檔，對檔案袋及檔案內容的破壞不可避免。
2.3大學生檔案的安全性有待提高
學生畢業(yè)時大學生檔案一般由學校代為轉發(fā)，由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險，另外部分高校將已經考取研究生、考取公務員、就業(yè)單位接收檔案的學生個人檔案直接交由學生代轉，大學生檔案的安全性難以得到保障。
2.4針對大學生檔案管理工作的一些建議
【關鍵詞】高校畢業(yè)生 人事檔案 問題 對策
高校畢業(yè)生人事檔案是高校學生從入學到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程在德智體等方面發(fā)展狀況的真實記錄和反映。強化對高校畢業(yè)生的人事檔案管理，對深化教學改革，提高教育質量和管理水平，開拓人才信息資源，拓寬畢業(yè)生就業(yè)、擇業(yè)提供重要憑證，有著十分重要的意義。
高校畢業(yè)生檔案內容包括:中學信息、學生登記表、軍訓登記表、高考報名表、在校成績表、高校畢業(yè)生登記表、黨(團)材料、大學期間在校表現(xiàn)、體檢表、報到證等。
1 高校畢業(yè)生人事檔案現(xiàn)狀分析及其消極影響
據調查，對檔案無所謂的大部分是自謀職業(yè)者，跳槽頻繁的他們認為，商業(yè)社會中，用人單位不會太重視你的檔案，考察檔案不如考察現(xiàn)實的人，只要有完成某項工作的能力，用人單位是不會管你檔案到底怎么樣的。
據廣州市人才中心負責人介紹，人事檔案之所以由昔日的“香餑餑”，變化成為今天眾多畢業(yè)生眼中的“雞肋”，主要是在計劃經濟向市場經濟轉軌的過程中，人事檔案的作用在淡化。在過去，檔案是組織部門考察了解干部的工具。現(xiàn)在，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關系逐漸減弱。
檔案作用的弱化，一方面促進了人才流動，同時，也導致了個人在流動或工作轉換中，由于檔案轉遞手續(xù)繁雜而不再理會個人人事檔案。按照規(guī)定，代管檔案是收費的有償服務。不理會人事檔案者有一個重要的心理就是，在人才市場存放要產生費用。
有關專家介紹，如果一個人遺棄自己的個人檔案，會產生許多消極的影響。第一，影響個人利益。有了檔案，就可以享受到相關的人事、勞動、社會保障服務。無論是在原單位供職的人，還是辭職后另求新職者，在辦理社會保險、領取失業(yè)金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都是主要依據。第二，影響畢業(yè)生轉正定級和工齡計算。許多大學畢業(yè)生找到工作后，沒有及時辦理參加工作的手續(xù)，工作幾年后仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算。第三，耽誤職稱評定和工作調轉。有的畢業(yè)生自大學畢業(yè)后，檔案既沒有提交單位，也沒有存在政府指定的人才服務中心，職稱評定就會因手續(xù)不全而受到影響;有人雖在畢業(yè)后把檔案存到了人才服務機構，但又沒有及時辦理就業(yè)手續(xù)，等到幾年后調動工作時，才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù)，并要在轉正定級后才能正式調動。第四，導致留學人員保險斷檔。現(xiàn)在自費、出國留學人數(shù)與日俱增，但當許多學子海外深造歸來、榮歸故里、大展宏圖之時，卻發(fā)現(xiàn)由于人事檔案存放不當，自己無意間做了幾年“無業(yè)人員”，為今后的工作帶來很多不便。第五，導致干部身份丟失。全日制普通高校畢業(yè)生，在工作滿一年即見習期滿一年時，通過辦理轉正定級手續(xù)之后，可獲得干部身份。然而，很多全日制普通高校畢業(yè)生由于種種原因將檔案存進街道，導致干部身份丟失，影響自己的職業(yè)生涯。
2 高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題
(1)畢業(yè)生對人事檔案的重視程度不夠。一些畢業(yè)生認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，另一些就業(yè)于私營企業(yè)、民營企業(yè)等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業(yè)生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態(tài)度。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。
(2)檔案管理不規(guī)范。管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度;另外管檔人員在管理上流于形式，僅充當檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業(yè)生檔案，只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號，這些不規(guī)范的操作導致了檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業(yè)生提供優(yōu)質服務了。
(3)檔案管理人員素質有待提高。目前檔案管理人員比較保守，缺乏創(chuàng)新意識，在用新方法、新技術管理檔案方面還缺乏新思路。作為當代檔案職業(yè)管理人員，不僅應具備傳統(tǒng)技能，還要具有信息技能。特別要加強計算機應用能力的學習，為檔案現(xiàn)代化管理提供準確快捷服務。
3 高校畢業(yè)生人事檔案管理的對策
為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用，為廣大的畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質的服務，畢業(yè)生人事檔案管理部門應從以下幾方面入手:
(1)規(guī)范高校學生人事檔案管理制度，提高大學生人事檔案管理和服務質量，強化對畢業(yè)生的檔案觀念教育。高校必須對學生人事檔案的價值重新定位，重視學生人事檔案的建檔質量，加強畢業(yè)生人事檔案管理，嚴格按照相關規(guī)定及時將畢業(yè)生檔案送達學生就業(yè)單位，暫未就業(yè)的要及時向相關人才服務機構送達，杜絕隨意擱置。各高校要加強對畢業(yè)生的檔案意識教育，樹立起重視個人檔案、保護自身利益的觀念。
(2)創(chuàng)新管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。首先，要增強創(chuàng)新意識。在立卷制度上更新，在工作手段上改進。其次，要應用現(xiàn)代技術。加強現(xiàn)代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前，計算機已應用于人事檔案管理工作當中，信息技術的應用使得借閱歸還檔案的速度大大提高，在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷。
(3)采取措施實現(xiàn)高校畢業(yè)生人事檔案的動態(tài)管理。高校畢業(yè)生人事檔案動態(tài)管理，是指在檔案管理的生命周期內，注重管理活動的前后銜接和相互影響，體現(xiàn)全程與全方位的管理思想，強調管理過程的延續(xù)性和科學性，結合管理活動的各個環(huán)節(jié)，輔助現(xiàn)有信息技術，不斷進行檔案信息的挖掘與更新，從而使管理的全過程處于最佳的運行狀態(tài)，產生最佳的效果。高校畢業(yè)生人事檔案動態(tài)管理是系統(tǒng)論觀點和方法在檔案管理活動中的具體運用。應充分利用現(xiàn)有的信息技術，結合傳統(tǒng)的檔案管理流程，即在“收、管、用”的過程中合理靈活的運用動態(tài)管理模式，以期達到目標與過程的統(tǒng)一。
(4)加大人事工作力度，徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。隨著市場就業(yè)機制的實行，畢業(yè)生擇業(yè)時間進一步延長，根據這種情況，應加大為廣大畢業(yè)生實行人事的力度，使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。一是人事的范圍不斷擴大，在繼續(xù)做好“個人”的基礎上，積極向各高校聯(lián)系，宣傳人事政策，并制定對畢業(yè)生實行人事的優(yōu)惠政策，對畢業(yè)生實行以學校為單位的“集體”;二是人事的內容進一步完善，對畢業(yè)生的干部身份、轉正定級、落戶手續(xù)、養(yǎng)老保險等方面實行全方位，徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。綜上所述，在新形勢下做好畢業(yè)生人事檔案管理工作，既是社會主義市場經濟發(fā)展的需要，也是我們人事人才工作者義不容辭的責任。
參考文獻
[1] 馬良生.檔案管理概論[M].合肥:安徽人民出版社.2003.
【關鍵詞】高校學生檔案 檔案管理 新思路 探討
【中圖分類號】G47 【文獻標識碼】A 【文章編號】1006-5962（2013）02（a）-0017-01
高校學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生德、智、體及家庭政治、經濟狀況的個人信息材料；是學生在校學習、生活、成長的真實記錄，是學校考察、錄選、培養(yǎng)、教育學生過程中的第一手資料；也是大學生就業(yè)及今后各級組織和用人單位選撥、錄用、考核人才的重要依據。高校學生檔案管理是國家人事檔案的組成部分，也是學校常規(guī)管理的重要組成部分。如何做好高校學生檔案管理工作，既是一個老生常談的問題，又是一個值得研究的課題。筆者通過調查和文獻查閱，對高校學生檔案管理工作的新思路進行分析和探討，提出自己的觀點，以期和大家共享交流，為全面做好這項工作盡一份力量。
1、高校學生檔案的重要性
目前，在市場經濟條件下，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關系逐漸減弱，因此大部分的高校畢業(yè)生認為，在商業(yè)社會中，用人單位不會太重視個人檔案，而是更重視當前個人的表現(xiàn)，只要能順利完成工作，用人單位不會關注檔案的。殊不知，忽視個人檔案會產生許多消極影響。
第一，影響個人利益。
有了檔案，就可以享受相關的勞動、人事、社會等的保障服務。不管是在原來單位供職的人員，還是辭職后另找工作崗位者，在領取失業(yè)金、辦理社會保險時，個人檔案記錄的職務、待遇、工齡、工資、社會保障年限等這些都是重要的依據。
第二，影響畢業(yè)生轉正定級和工齡計算。
許多畢業(yè)生找到工作后仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算。
第三，耽誤職稱評定和工作調轉。
有些畢業(yè)生的檔案既沒有提交單位，也并沒有存在政府指定的人才服務中心，職稱評定就會因手續(xù)的不全而受影響；有些人雖然在畢業(yè)后，把檔案存到了人才服務機構，但又沒有及時辦理就業(yè)手續(xù)，等到過了幾年調動工作的時候，才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù)，并要在轉正定級后才能正式調動。
第四，導致留學人員保險斷檔。
現(xiàn)在自費出國留學人數(shù)不斷在增加，但是，當眾多學子海外深造歸來、大展宏圖之時，卻發(fā)現(xiàn)由于人事檔案存放不當，自己無意間居然做了幾年的“無業(yè)人員”，給之后的工作帶來了諸多不便。
2、高校畢業(yè)生學生檔案管理中存在許多問題
2.1 畢業(yè)生對自己的檔案重視程度不夠
大部分的畢業(yè)生認為人事檔案“沒什么用了”，對人事檔案重要性的欠缺認識，不僅阻礙畢業(yè)生未來的職業(yè)發(fā)展，更影響人事檔案在人才資源開發(fā)利用中所起的作用。
2.2 檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門沒有形成自己的實施細則和制度，另外，管理檔案人員在管理上流于形式，僅充當檔案保管員的角色，對學生檔案進行不規(guī)范的操作導致檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率。
2.3 檔案管理人員素質有待提高
目前檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識，不會或者不懂得使用新方法（比如利用現(xiàn)代化信息技術和計算機網絡技術等知識）、新思路管理檔案。
3、創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理的新思路
3.1 從思想上高度重視
采取多種途徑，增強檔案管理意識，要充分認識檔案的重要性，提高檔案工作的地位和作用，認識檔案工作給社會、給學校帶來的效益，從而使各級領導、師生員工提高對檔案管理工作的認識，使大家知道檔案工作不是可做可不做的，而是應該認認真真、扎扎實實、規(guī)范完整的做精、做好。
3.2 從檔案管理的基礎工作做起，保證檔案的完整性
第一，重視學生人事檔案的建檔質量，加強畢業(yè)生人事檔案管理，嚴格按照相關規(guī)定及時將畢業(yè)生檔案送達學生就業(yè)單位或相關人才服務機構。第二，創(chuàng)新管理模式，配備高素質的管理人員，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。隨著計算機網絡技術的廣泛應用，檔案的載體也多元化，諸如光盤、音像帶、錄音帶、圖片等等都需要在很好的環(huán)境條件下保管。因此要加大對檔案基礎設施建設的投入，建設多元化、高標準的檔案館和資料室。同時要配備必需的計算機、照相機、打印機、裝訂機等辦公設施、真正做到日常辦公有場所、收集整理有工具，存放檔案有庫房、查閱利用有保證。面對快速發(fā)展的科技創(chuàng)新時代，新的技術不斷涌現(xiàn)，要求檔案管理工作人員，除了有很好的政治素質外，還必須掌握多學科多領域的知識與技能，精通檔案專業(yè)知識并能掌握現(xiàn)代高科技知識，辦事效率高，能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術。因此學校要把那些政治強、作風好、業(yè)務精的同志選調到檔案管理崗位上，發(fā)揮其才智，管理好人事檔案。
3.3 建立畢業(yè)生信息反饋檔案
此措施可以為在校畢業(yè)生提供就業(yè)的相關信息，一個是間接的反映當前社會對大學生在知識、品德、專業(yè)技能以及心理等方面的具體要求，是高校學生能夠根據這些信息對自己進行有意識的設計，使自己適應社會的需要。二是諸如用人單位的用人條件等直接信息。學校可以根據這些信息調整自己的教學計劃，使培養(yǎng)出來的學生更加適應市場的需求。
3.4 加大學生檔案的信息化建設
當前，隨著計算機技術的日益發(fā)展，招生、培養(yǎng)和就業(yè)的一體化網絡管理機制已經成熟。因此學生檔案的管理要進一步信息化，這不僅可以提高工作效率，而且可以使檔案管理更加科學、有序，可以采取紙質和電子檔案相結合的形式來管理學生檔案。
【關鍵詞】高校學生 檔案 管理
建好高校學生檔案，做好學生檔案管理工作，為畢業(yè)生就業(yè)提供服務，具有重要作用和意義。二十一世紀，知識經濟的發(fā)展，人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯，人才流動的數(shù)量與質量會逐步增強。如何做好新時期畢業(yè)生檔案管理工作就成為一項重要任務。
一、目前學生檔案管理中存在的問題
真正能證明畢業(yè)生學習經歷的就是檔案，學生生檔案是人才信息的重要載體，準確、齊全、完整的畢業(yè)生檔案，歷史全面地記載著畢業(yè)生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息，是反映畢業(yè)生綜合素質的最重要依據。但是就目前學生檔案管理工作來看，還存在不少問題，主要表現(xiàn)在：
㈠隊伍建設
高校學生檔案工作作為高校學生管理工作的一部分，管理隊伍建設還未引起足夠重視，此項工作多由管理人員兼管，由于管理人員事情多，任務重，沒有充足的時間管理好檔案。
㈡檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門沒有形成自己的實施細則和制度，在執(zhí)行過程中也存在不嚴格現(xiàn)象。學生檔案多數(shù)分散在各院系管理，達不到集中統(tǒng)一、規(guī)范管理的要求。學生入校檔案入柜，直到畢業(yè)前才將檔案取出，把新材料突擊歸入檔案。這樣就會出現(xiàn)檔案不規(guī)范、不統(tǒng)一、把關不嚴、移交手續(xù)不規(guī)范，嚴重影響學生檔案質量。同時，導致了檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了檔案管理工作的嚴肅性，降低了檔案工作效率，更談不上為學生提供優(yōu)質服務了。
㈢檔案管理手段落后
目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限于一些簡單的檢索管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。
㈣畢業(yè)生對檔案的重視程度不夠
隨著市場經濟的發(fā)展，工作中心的轉移，組織人事政審工作相對減少，一些畢業(yè)生就認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”，許多大學生畢業(yè)后，不一定馬上就業(yè)，也有的畢業(yè)生就業(yè)后，就業(yè)的單位不能夠接收檔案，或者不愿意接收檔案，還有許多畢業(yè)生不知道自己會不會長期留在單位中工作，等等，由于這一類的原因，加上主觀上對檔案的不重視，所以，每年越來越多的畢業(yè)生對檔案隨意處置，或放在學校置之不理；或自己拿著，變成無法接收的“口袋檔案”；或者轉到人才，但不定期繳費；更有甚者，檔案不知去向。其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升、辦理社保、事業(yè)單位和國有企業(yè)招聘考試以及各地方對大學生的優(yōu)惠政策等均要以檔案材料為依據。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。所以，未雨綢繆，大學畢業(yè)后，無論工作的情況如何，要先把個人檔案的事情處理好。
㈤地區(qū)性政策限制。有些地區(qū)的人事機構不接收非本地戶口的畢業(yè)生檔案，使一些在當?shù)鼐蜆I(yè)的學生不知道檔案該存放到哪里，為他們帶來了后顧之憂。
二、做好新時期學生檔案管理工作的思路及對策
從上述問題來看，目前畢業(yè)生人事檔案管理工作已遠跟不上社會主義市場經濟發(fā)展的步伐。為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用，為廣大畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質的服務，畢業(yè)生人事檔案管理部門應增強創(chuàng)新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體應從以下幾方面入手：
㈠提高學生對檔案工作重要性的認識
一是加強宣傳力度，提高學生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作，利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關人事檔案的管理知識，要讓廣大學生生充分認識到，學生檔案并不是可有可無的，它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質的一個重要方面，是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據，是對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
二是加強自身學習，提高管檔人員素質。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認識到學生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。
㈡加強檔案管理工作的科學規(guī)范化管理
一、要有專人負責檔案管理工作，尤其是在人員變動時要做好檔案的交接工作，以保持檔案工作的連續(xù)性，建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫，實行科學、規(guī)范的管理。
二、對于新接收的檔案要全面核實。對接收到的畢業(yè)生檔案應重新整理，如發(fā)現(xiàn)材料有缺失或相關內容不符，應及時通知學生本人。整理后應注明檔案內容，并做好檔案登記工作，裝訂成冊。建立多種檢索方式，便于查找與利用。
三要及時完善檔案內容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神，結合相應的制度，將學生在校期間的材料及時歸檔，包括成績單、鑒定表、畢業(yè)生登記表以及能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，了解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質與現(xiàn)實表現(xiàn)，提高檔案的利用價值。
（三）創(chuàng)新檔案管理模式，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。
隨著高校擴招，學生檔案材料越來越多，量越來越大，目前落后的手工管理方式與現(xiàn)代化的高等教育快速發(fā)展相比，已越來越不適應。高校學生檔案管理工作應該不斷適應科技快速發(fā)展的趨勢，提高現(xiàn)代化管理水平，充分利用信息化、網絡化等先進技術，來提高檔案管理工作的效率。
綜上所述，在新時期做好高校學生檔案管理工作，既是社會主義市場經濟發(fā)展的需要，也是我們義不容辭的責任。
參考文獻
[1]傅榮校，檔案管理現(xiàn)代化.浙江大學出版社
[2]楊國祥，檔案管理學.機械工業(yè)出版社；第1版
一、大學生檔案管理的現(xiàn)狀及問題
大學生檔案對于高校畢業(yè)生來說非常重要，它反映了大學生在校期間的重要信息。大學生在校期間檔案又被稱為學籍檔案，當他們畢業(yè)后將轉化為人事檔案。人事檔案相比于學籍檔案，涵蓋內容更加廣泛，不僅有在校期間的記錄，也包含著就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)報到證等重要內容。一般情況下，大學生畢業(yè)后，檔案將轉入畢業(yè)生就業(yè)單位的人力資源部，或委托所在地的人力資源中心等機構托管。盡管大學生檔案管理具有非常重要的意義，但還是存在許多問題。首先，大學生本人缺乏對個人檔案重要性的認識。畢業(yè)后學校把檔案直接發(fā)到本人所簽約單位或者委托人事檔案管理部門，而大學生本人卻從來未去這些部門報到過，導致這些部門無法核實信息后進行存檔。往往在過去了幾年甚至十幾年后需要時才想到去查閱，導致檔案存放地點不明確，沒有相關手續(xù)查閱自己的檔案，更嚴重的是多年的業(yè)績、成果等有價值的資料都無法續(xù)存在個人檔案中，以至于影響到職位晉級、社保繳納、工齡計算、退休工資等等。其次，檔案內容不規(guī)范，無法統(tǒng)一管理。主要表現(xiàn)檔案材料收集不全，如畢業(yè)生登記表無本人簽名，甚至有的沒有學校公章。學生成績單沒有教務部門的蓋章，甚至有些檔案使用的是復印件，形成的檔案材料沒有標明日期，無法排序，有的缺少報到證。總之，大學生檔案內容五花八門，各學校沒有統(tǒng)一的規(guī)范，材料類型繁多，有價值的材料不夠豐富和全面。由于很多用人單位非常看中大學畢業(yè)生的個人素養(yǎng)，而在大學生檔案中，缺乏大學生道德操守以及相關創(chuàng)新能力的證明，這不僅不能全面反映大學生的素質和水平，也影響著大學畢業(yè)生走向工作崗位后升職加薪等個人利益。最后，管理方法陳舊。在大學生檔案管理的過程中，工作人員沒有充分地意識到先進的管理方法的重要作用，依然采用傳統(tǒng)的大學生檔案管理方式，這就導致大學生檔案管理工作效率不高。隨著大學生擴招規(guī)模的越來越大，大學生檔案管理所要管理的檔案數(shù)量的增加，大學生檔案管理的工作效率亟待需要提高。負責檔案管理的人員用的還是老思路、老方法，這些人不具備檔案管理的新知識，往往還會出現(xiàn)不知道哪些材料應該歸檔、應該蓋哪種類型的公章等基本問題，造成人事檔案出現(xiàn)嚴重的質量問題。
二、解決問題的對策
1.1硬件的配置
(1)電腦的中央處理器CPU它的更新?lián)Q代非常快,從單核、雙核、四核到六核,每年都會有新品牌問世,從長遠考慮,學籍管理應選有四核的CPU。(2)內存容量一般電腦內部有四個內存槽,一個內存條有1G、2G、4G、6G內存,四個槽插滿可高達到24G。學籍管理對內存要求不是很高,但是內存越大運行速度越快。鑒于此,選用4G比較合適。(3)硬盤大小目前硬盤容量的配置越來越大,已經達到1000G以上,滿足學籍管理的操作需求綽綽有余。如500G的硬盤運用于學籍管理足能勝任了。
1.2軟件要求
對于學籍管理,除了Window系列的基本操作系統(tǒng),只須在電腦中安裝MicrosoftWord、MicrosoftExcel(簡體中文辦公軟件)和Foxbase(數(shù)據庫軟件)二個應用程序,即可滿足需要。
2將學籍管理和電腦有機結合,發(fā)揮電腦優(yōu)勢
目前,各高校已經在電腦中建立了一個學籍檔案文件,取名為高校代碼+Xj-dangan.dbf。實際操作中,發(fā)現(xiàn)有如下優(yōu)點:
2.1體積小,容量大
檔案材料可儲存于電腦硬盤、U盤、光盤、移動硬盤等。通常大多數(shù)采用U盤,一個小小的電器容量很大,足以容納一冊冊厚厚的檔案材料。較之傳統(tǒng)做法,大大減少了檔案柜、檔案盒的數(shù)量,節(jié)約了檔案室?guī)旆康氖褂妹娣e,也儉省了人力和物力。
2.2速度快,易查找
電腦的運算速度快是眾所周知的,原來查找一個學生情況,要占用大量時間,現(xiàn)在只需要幾秒鐘。如查找一位“2013屆學生姓名ABC,學號1300001”的資料。只需啟動電腦,插入U盤,打開高校代碼+Xj-dangan.dbf文件,然后輸入Find(電腦搜索查找功能)ABC或者輸入其學號,ABC的所有材料即被顯示在屏幕上。據史料統(tǒng)計,電腦的速度是人工的萬倍。
2.3圖文全,功能多
電腦已將文字和圖像結合在一起。它將學生的照片電子版也保存在硬盤中,用人單位無需與學生見面就能一睹其面貌。此外,電腦除靜止圖像外,還可存放視頻圖像,比起單純的照片更加真實形像。
2.4便統(tǒng)計,利修改
用電腦統(tǒng)計和更改錯誤非常方便。如:統(tǒng)計2013年以前畢業(yè)的安徽省的男生有多少名,用人工很難統(tǒng)計,而用電腦只需輸入“Countfor籍貫＝安徽性別＝男”,結果很快出來。又如:將以前“社區(qū)醫(yī)學”專業(yè)，現(xiàn)在改名為“臨床醫(yī)學”專業(yè),用人工幾乎無法辦到,而電腦只需輸入“社區(qū)醫(yī)學”替換成“臨床醫(yī)學”。這樣不僅優(yōu)化了工作程序,也大大提高了工作效率。
2.5字工整,質量高
電腦可以打印出各種字體,并像字帖上一樣的標準,不會發(fā)生因為工作人員字寫得別人無法辨認而貽誤工作。再比如,一份很長的材料,原來工作人員需要耗費大量時間謄抄,現(xiàn)在運用電腦打印,無論是速度還是質量,都是人工無可比擬的。（本文來自于《科技創(chuàng)業(yè)家》雜志。《科技創(chuàng)業(yè)家》雜志簡介詳見。）
3學籍管理的發(fā)展方向
【關鍵詞】高校畢業(yè)生；擇業(yè)期；就業(yè)服務
近年來高校招生規(guī)模不斷擴大，畢業(yè)生就業(yè)人數(shù)也逐年增加，就業(yè)壓力也越來越大。隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革的不斷深入，給高校畢業(yè)生就業(yè)工作者帶來了機遇和挑戰(zhàn)。如何做好畢業(yè)生就業(yè)工作，提高就業(yè)率，不但是高校的重要工作，也是全社會廣泛關注的熱點和焦點。在高校畢業(yè)生整個就業(yè)過程中，每一個環(huán)節(jié)的都至關重要，尤其是畢業(yè)生離校后，尚在擇業(yè)期內的就業(yè)服務，更是不可忽視的一項重要工作。
一、新時期高校畢業(yè)生“擇業(yè)期”認識
1.擇業(yè)期概述
擇業(yè)期有廣義和狹義之分。廣義的擇業(yè)期是指畢業(yè)生通過各種手段和途徑，獲取有效的用人信息后與用人單位達成就業(yè)合同或就業(yè)意向，并最終順利就業(yè)的過程和時間;狹義的擇業(yè)期是指高校畢業(yè)生通過雙向選擇、自主擇業(yè)在政府規(guī)定的時間內辦理就業(yè)報到手續(xù)的期限。
本文所論述的擇業(yè)期主要是指狹義的擇業(yè)期。在2001年以前，國家有關政策規(guī)定高校畢業(yè)生的擇業(yè)期為半年，即畢業(yè)后半年之內為選擇就業(yè)的期限；從2002年起，高校畢業(yè)生就業(yè)期限延長為畢業(yè)后兩年,即在兩年內，畢業(yè)生可通過雙向選擇與用人單位達成就業(yè)意向、簽訂就業(yè)協(xié)議、辦理就業(yè)手續(xù)，學校仍為畢業(yè)生提供有關的就業(yè)服務。
2.擇業(yè)期延長的意義
擇業(yè)期延長后不但給畢業(yè)生就業(yè)帶來了機會，同時也給用人單位選擇人才帶來了方便，它的優(yōu)勢表現(xiàn)在：
（1）促進畢業(yè)生全方位、大范圍就業(yè)，拓寬了人才流動的渠道
高校畢業(yè)生的擇業(yè)期延長為兩年，使畢業(yè)生在選擇工作單位時可以認真思考、慎重選擇，且可以不受地域的限制，更理性、更從容地擇業(yè)、就業(yè)，減少了學生因戶籍限制違心地與某些單位簽訂“就業(yè)協(xié)議”的被動局面。并且為高校畢業(yè)生提供了充裕的擇業(yè)時間，滿足了個人的就業(yè)選擇，發(fā)揮了個人的特長優(yōu)勢，保證了用人單位對人才的需求，拓寬了人才流動的渠道。
（2）促進畢業(yè)生對社會的適應，牢牢把握就業(yè)方向
剛走出校門的畢業(yè)生，對自己的認識、對社會的了解往往有一定的局限性，好高騖遠、功利思想也往往使畢業(yè)生缺乏主見、隨波逐流、盲目從眾、草率簽約、繼而違約，使畢業(yè)生在就業(yè)過程中經歷風風雨雨、曲折坎坷。擇業(yè)期的延長，給畢業(yè)生提供了了解社會，重新認識自我的時間和機會，從而使他們從實際出發(fā)，實事求是，比較準確的把握就業(yè)方向和目標。
（3）促進畢業(yè)生對社會的了解，有利于自主創(chuàng)業(yè)
畢業(yè)生通過兩年充足擇業(yè)期的歷練，在多次的雙向選擇、自主擇業(yè)中，不斷思考轉變自己的就業(yè)觀念、重新審視人生追求，價值體現(xiàn)的方方面面，從而順應社會需求的發(fā)展，努力開拓出就業(yè)的天地，找到準確的位置，有利于促進就業(yè)和自主創(chuàng)業(yè)的實踐活動。
國家規(guī)定通過延長擇業(yè)期為兩年的辦法和對戶籍、檔案管理的寬松政策，還有力的促進高校畢業(yè)生多領域、跨行業(yè)、廣地域的就業(yè)，對高校畢業(yè)生就業(yè)起到推動作用，也是對高校畢業(yè)生就業(yè)制度在適應市場經濟條件下不斷改革和自我完善的有力促進。
二、擇業(yè)期間就業(yè)工作存在問題分析
畢業(yè)生就業(yè)制度的改革給大學生和用人單位帶來好處的同時，也帶來一些新問題需要不斷探索和解決。主要如下：
1.離校后畢業(yè)生管理困難
二年的擇業(yè)期，對畢業(yè)生來講瞬間即過，但是在這短短的兩年中，學校對已經離校的畢業(yè)生進行管理，困難重重。
一是畢業(yè)生不認真了解就業(yè)政策和就業(yè)規(guī)定，一旦離開學校就像魚兒游進了大海，不管就業(yè)期滿與否，任憑學校按照本人留下的聯(lián)系方式頻繁與其聯(lián)系，就是不予理睬。即便留下的通訊方式發(fā)生改變也不按照事先約定通知學校，更不主動與學校聯(lián)系，結果學校既無法為其提供就業(yè)信息，也無法在擇業(yè)期滿后辦理有關手續(xù)；二是畢業(yè)生已經進入社會，而戶籍、檔案暫保留在學校，人和戶口分離，學校無法掌握畢業(yè)生在社會上的一切行為動向，一旦發(fā)生違法違紀行為，難以處理，給社會治安和穩(wěn)定帶來隱患；三是畢業(yè)生黨員處于無組織管理，支部會、生活會、黨費收繳、預備黨員轉正均因畢業(yè)生處無定所難于管理。
2.管理離校畢業(yè)生需增加成本
有關文件政策規(guī)定，畢業(yè)生可將戶口、檔案暫時留在學校，學校免費為其保管。由于就業(yè)制度的改革，學校在同一時期要負責四屆畢業(yè)生的就業(yè)工作，工作量大，范圍廣使現(xiàn)有的專職人員以廢寢忘食、夜以繼日、加班加點的工作方式努力完成這一任務。以2006年當年為例，在這一年中，就業(yè)工作部門不但要做好06年應屆生的就業(yè)工作，而且還要做好04屆畢業(yè)生擇業(yè)期滿的手續(xù)辦理和05屆尚在擇業(yè)期內畢業(yè)生日常就業(yè)手續(xù)的辦理工作，同時還要準備07屆畢業(yè)生就業(yè)的前期工作。除此之外，未轉出的戶口、檔案逐年增多，就需要管理人員、存放場地和機具隨之增加、擴大和添置，同時經費支出增加，經濟負擔加重。再者為了給畢業(yè)生提供信息服務，通訊費用也是不斷增加和超支，從而使學校的教育成本增加。
3.權力有限，全面服務困難
為畢業(yè)生提供就業(yè)服務是高校義不容辭的職責和義務，在就業(yè)服務方面，盡管學校采取了多種措施力爭為畢業(yè)生提供就業(yè)服務，但是客觀存在的實際情況和管理困難確實讓就業(yè)工作人員力不從心。如畢業(yè)生需要辦理出國手續(xù)、開具人事方面的介紹信、婚育證明、戶籍證明、住房證明、保險等等，由于學校不具備有關資質，因此難以為畢業(yè)生提供全面的服務，很是無奈。
4.跳槽頻繁，信譽降低
兩年的擇業(yè)期，使畢業(yè)生有了充裕的時間選擇就業(yè)單位，同時也使一部分畢業(yè)生有機會頻繁跳槽，甚至違約、毀約情況時有發(fā)生，造成誠信度下降，影響學校形象，降低社會聲譽。另外頻繁跳槽對穩(wěn)定畢業(yè)生就業(yè)情緒、幫助進行正確就業(yè)選擇，審視就業(yè)前景受到一定影響。
三、擇業(yè)期間畢業(yè)生就業(yè)工作之建議
擇業(yè)期間畢業(yè)生就業(yè)工作復雜多變，任重道遠，需要長時間不懈地服務，現(xiàn)就進一步做好這項工作提出以下建議：
1.全員參與，齊抓共管
高校畢業(yè)生就業(yè)工作并非單純是就業(yè)主管部門的工作，它是學校重要的工作之一，是一項系統(tǒng)工程，涉及到高校的方方面面。根據上級主管部門對就業(yè)工作實行“四化”（全員化、全程化、專業(yè)化、信息化）的要求，首先就業(yè)服務工作要全員參與，齊抓共管，加強責任感和服務意識，以學生為本，事事處處為他們著想，設身處地為他們服務；其次要做好就業(yè)指導工作，擇業(yè)期的延長，增加了就業(yè)指導的工作量，面對不同情況的幾屆畢業(yè)生，幫助他們盡快就業(yè)，除了為他們做好服務外，還要做好就業(yè)指導。就業(yè)指導要從大學生入校時開始，針對不同年級、不同專業(yè)、不同特點的大學生采取不同的就業(yè)指導。尤其是要發(fā)揮輔導員、班主任的優(yōu)勢，使大學生盡早的熟知就業(yè)政策、了解就業(yè)信息，掌握就業(yè)技巧，懂得就業(yè)程序，轉變就業(yè)觀念，認真擇業(yè)、就業(yè)。
2.工作重心下移，加快信息化建設
盡管目前畢業(yè)生就業(yè)政策很寬松，就業(yè)時間也比較充裕，但是畢業(yè)生就業(yè)工作戰(zhàn)線拉的太長，要真正做好此項工作，領導重視，措施得力，管理規(guī)范是一方面。但是鑒于高校的實際情況，做好畢業(yè)生的就業(yè)工作除了學校專門的就業(yè)機構外，二級學院也應建立專門的就業(yè)機構，有專人負責此項工作，使就業(yè)工作的重心下移，以利于充分調動和發(fā)揮全員的積極性，集思廣益，做好就業(yè)服務，從而保持就業(yè)工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。同時要有嚴格的工作程序和規(guī)范管理，定標量化，責任到人，與畢業(yè)生保持密切聯(lián)系，隨時幫助他們就業(yè)。
學校要加大投入，盡快建立就業(yè)信息化系統(tǒng)，構建就業(yè)網站聯(lián)盟，實現(xiàn)遠程網上招聘、網上面試，方便畢業(yè)生雙向選擇和就業(yè)。
3.充分發(fā)揮地市人事部門的作用
根據近些年畢業(yè)生的實際就業(yè)情況，就業(yè)去向大部分在地市以下基層單位，即使畢業(yè)生將戶口、檔案暫留學校兩年后，最終還是回到生源地就業(yè)。因此建議上級主管部門在畢業(yè)之際將畢業(yè)生派回生源所在地人事部門人才中心（已經落實單位的除外），依據畢業(yè)生落實單位情況再辦理有關手續(xù)。這樣既避免了畢業(yè)生辦理就業(yè)手續(xù)來回奔波的麻煩，也減輕了畢業(yè)生的經濟負擔，同時方便了對畢業(yè)生就業(yè)情況的調查統(tǒng)計，另外還能及時掌握畢業(yè)生未就業(yè)情況，及時進行失業(yè)登記，解決畢業(yè)生的生活困難，為畢業(yè)生提供更全面的服務，保障社會穩(wěn)定。
