發(fā)布時間:2023-06-19 16:17:09
序言:寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁,我們?yōu)槟x了8篇的畢業(yè)生的檔案存放樣本,期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā),請盡情閱讀。
1 學校建立學生檔案的好處
學生的檔案管理是學校檔案管理的一部分,是重要的學校活動歷史資料,這個資料是學校發(fā)展的見證,是展示學校工作實績的一個窗口,是學校評估資料不可缺少的、重要的組成部分。如果將班級學生檔案管理工作做好了,就能為學校學生檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化奠定良好的基礎。
目前,畢業(yè)生中有一種比較普遍的現(xiàn)象:有的畢業(yè)幾年了,可檔案還在學校放著;還有的將檔案放在家里,更甚者早已不知將檔案丟在何處,似乎“檔案沒什么用了”。其實不然,這里,只作簡要說明。現(xiàn)在,企事業(yè)單位招聘員工,國家公務員的選拔等都要審查檔案,并以其記載的相關信息作為甄選人才的重要證據。另外,在辦理社會保險、職稱評定、出具各種相關證明時都需要人事檔案。現(xiàn)實生活中,人事檔案具有不可替代的作用,我們應給予足夠的重視,以免給日后的學習生活中造成不必要的煩惱和損失。
同時,由于國家相關政策規(guī)定畢業(yè)生畢業(yè)后暫時找不到就業(yè)單位的,其檔案可免費由學校保存兩年,——這正是沒有搞清“學籍檔案”與“人事檔案”的區(qū)別,所以,有些學生就誤以為既然學校免費保存,就無須再到人才交流機構托管了。但學校保存的只是個人的“學籍檔案”,真正發(fā)揮作用的卻是人事檔案,如轉正定級、職稱評定等相關事宜都是由學籍檔案轉換成人事檔案后才能進行。按國家政策規(guī)定,大中專畢業(yè)生畢業(yè)(以報到證人事部門簽署日期為準)一年后,即可由所在單位人事部門或委托的人才交流機構批準轉正定級;本科畢業(yè)生畢業(yè)工作一年(以報到日期計)、大中專畢業(yè)生畢業(yè)工作滿三年可申報初級職稱,由所在單位人事部門或委托的人才交流機構負責辦理。由此可見,學校保存的學籍檔案只是“存放”,起不到任何作用,在某種意義上說,也是得不償失。
2 如何加強學校學生檔案的管理
2.1 準備好檔案所需要的各種表格。在以上檔案內容中,無論是學生的個人檔案,還是班級的整體檔案,都涉及很多表格,表格中實際上包含大量的信息,因此,表格如果設計不好,檔案的信息就不全、不完整,檔案的用途就大打折扣。因此,在建立檔案前就必須將檔案涉及的各種表格設計好,甚至打印準備好。
2.2 紙質檔案與電子檔案相結合。具體做法是:第一,為每一個學生準備一個檔案袋,隨時收集、存放學生的各種個人紙質檔案材料;第二,為班級準備幾個檔案盒,隨時收集、存放班級的各種紙質檔案材料;第三,在電腦上為每一個學生準備一個文件夾,裝入設計好的各種表格,隨時收集、輸入學生的各種個人電子檔案材料;第四,在電腦上為班級建立一個管理系統(tǒng),隨時收集、輸入班級的電子檔案材料。
2.3 有強烈的收集意識,并及時存放。對學生及班級的任何材料,要有強烈的收集意識,不要怕麻煩。有時,看似無用的材料在關鍵時卻派上了大用場,因此,不要隨手將“廢物”扔掉,放放再看是否還有價值。并且,對材料要及時記錄,及時存放,以免事后遺忘,使有用的材料失去它應有的意義。
2.4 材料的分類、書寫和檔案的移交。材料有了,但雜亂無章,使用的時候常常找不到。因此,應根據檔案的屬性進行分類,清晰地列出目錄,使檔案材料有“歸屬”,對號入座,便于及時查找。檔案材料要保存的時間長久,書寫時要使用碳素墨水或藍黑墨水,絕不能使用圓珠筆。
大學生檔案是學生在校生涯的翔實記錄,也是社會人事檔案的的重要部分。大學生檔案對學生就業(yè)單位人才的選拔任用、工作后工齡的計算、申報職稱、轉正定級、出國及公務員考試、養(yǎng)老保險的辦理等都會產生很大影響,大學生檔案的重要性不容小視。目前很多高校大學生檔案的管理工作不盡人意,高校大學生檔案管理的失責使得大學生檔案丟失、變?yōu)?ldquo;死檔”、各項社會福利無法得到確認等現(xiàn)象屢屢發(fā)生,學生的直接利益無法得到保障。本文正是基于大學生檔案的管理現(xiàn)狀出現(xiàn)的問題,分析認為高校缺失專門的檔案管理機構、檔案管理技術有待提高、大學生檔案安全性有待加強,建議政府硬性要求并且財政支持高校設立專門的大學生檔案管理室、將電子檔案引進到大學生檔案管理工作中,并且探索施行新的檔案存放制度。
【關鍵詞】
大學生檔案;重要性;管理工作;建議
引言
很多大學畢業(yè)生將學生檔案寄回原籍后擱置不理,等到若干年后需要用到檔案的時候會遇到很多的問題,例如已經參加工作的學生考取的國家公務員崗位需要工齡限制,而存放檔案的區(qū)級人才市場不能提供相關證明;國企干部職員需要用人事檔案申報職稱、轉正定級,但是檔案所在的區(qū)級人才市場不能提供相關證明;畢業(yè)后選擇以考研或留學的方式出國深造需要用到學生檔案。另外,諸如養(yǎng)老保險的辦理、人事調動、社會福利的確定等公共福利也都與大學生檔案息息相關。由于大學生剛剛踏入社會并不能很好地理解檔案的價值,做出“棄檔”或“自行保管”等行為,最終使個人檔案變?yōu)?ldquo;死檔”,最終使各項社會公共福利無法得到保障。大學生檔案的不正確存放和保管,既是學生對檔案重視意識的缺失,也是大學生檔案管理人員職責的缺失。
1.高校大學生檔案管理的重要性
大學生檔案是大學生在大學期間的所有獎懲、榮譽等綜合信息的真實記錄,是學生檔案的一部分。大學生檔案包括了學生從小學至大學的學籍卡;學生的大學畢業(yè)生登記表;學生各個時期的國家級、省級、院校級獎懲證明;學生各個時期的體檢卡;學生的初、高考以及大學每學年及綜合成績單;學生黨、團身份的全部證明材料等。目前,除了國企及一些企事業(yè)單位,很多高校畢業(yè)生的就業(yè)單位沒有提供學生檔案的存放和管理系統(tǒng),學校也只能暫時存放兩年的時間,那些沒有接受單位的大學生檔案一般會被派送回原檔案存放單位,即大一時將檔案寄至大學的原籍單位,大部分原籍單位與學生戶籍所在地一致,為戶籍所在的市區(qū)級人才市場。大學生檔案是大學生在大學的生涯中一切經歷的翔實記錄,也是企業(yè)人事部門考核應屆畢業(yè)生的重要參考依據。高校的大學生檔案一般不經過個人,是在學生畢業(yè)之際由學校代為轉出,學生檔案轉出后如果沒有具有資格的單位接收,大學生檔案就會面臨著丟失、“死檔”等問題,這對于大學生就業(yè)及其就業(yè)單位人才的考核、選拔任用產生很大影響,尤其是國家人事單位及公務員考核十分注重大學生檔案。大學生檔案的重要性使得大學生檔案的管理工作不容馬虎。但是現(xiàn)今大學生檔案的管理與大學生檔案的重要性不相適應。大學生檔案的管理工作還有待完善。
2.高校大學生檔案管理工作存在的問題
2.1某些高校沒有專門的大學生檔案管理部門
目前部分高校將大學生檔案分配到學生所在的各個學院自行保管,沒有統(tǒng)一的大學生檔案管理部門,從而給大學生檔案的安全性帶來很多隱患。由于沒有專門的負責人員,大學生檔案隨便存儲,學生隨意翻看,使得大學生檔案的重要性和嚴重性缺失,也不利于學生檔案的完整存儲,容易發(fā)生檔案丟失、檔案確實材料、檔案受潮破損等管理失責問題。
2.2檔案室的大學生檔案管理技術落后
面對高校每年上千萬的注冊新生,檔案室的檔案管理技術顯得尤為重要。檔案管理人員一般是高校教務人員,檔案管理工作主要是新生檔案的歸檔、檔案查詢、檔案的調離。檔案的歸類采取傳統(tǒng)的編號、索引、查詢。檔案的管理技術水平較為落后。尤其是對于紙質材料的大學生檔案,每次調檔、查看檔案等行為要重復打開檔案再密封存檔,對檔案袋及檔案內容的破壞不可避免。
2.3大學生檔案的安全性有待提高
學生畢業(yè)時大學生檔案一般由學校代為轉發(fā),由于郵寄存在著受潮、丟失、破損等風險,另外部分高校將已經考取研究生、考取公務員、就業(yè)單位接收檔案的學生個人檔案直接交由學生代轉,大學生檔案的安全性難以得到保障。
2.4針對大學生檔案管理工作的一些建議
【關鍵詞】高校畢業(yè)生 人事檔案 問題 對策
高校畢業(yè)生人事檔案是高校學生從入學到畢業(yè)整個培養(yǎng)過程在德智體等方面發(fā)展狀況的真實記錄和反映。強化對高校畢業(yè)生的人事檔案管理,對深化教學改革,提高教育質量和管理水平,開拓人才信息資源,拓寬畢業(yè)生就業(yè)、擇業(yè)提供重要憑證,有著十分重要的意義。
高校畢業(yè)生檔案內容包括:中學信息、學生登記表、軍訓登記表、高考報名表、在校成績表、高校畢業(yè)生登記表、黨(團)材料、大學期間在校表現(xiàn)、體檢表、報到證等。
1 高校畢業(yè)生人事檔案現(xiàn)狀分析及其消極影響
據調查,對檔案無所謂的大部分是自謀職業(yè)者,跳槽頻繁的他們認為,商業(yè)社會中,用人單位不會太重視你的檔案,考察檔案不如考察現(xiàn)實的人,只要有完成某項工作的能力,用人單位是不會管你檔案到底怎么樣的。
據廣州市人才中心負責人介紹,人事檔案之所以由昔日的“香餑餑”,變化成為今天眾多畢業(yè)生眼中的“雞肋”,主要是在計劃經濟向市場經濟轉軌的過程中,人事檔案的作用在淡化。在過去,檔案是組織部門考察了解干部的工具。現(xiàn)在,隨著人事制度改革的深化,工作崗位與人事檔案之間的依附關系逐漸減弱。
檔案作用的弱化,一方面促進了人才流動,同時,也導致了個人在流動或工作轉換中,由于檔案轉遞手續(xù)繁雜而不再理會個人人事檔案。按照規(guī)定,代管檔案是收費的有償服務。不理會人事檔案者有一個重要的心理就是,在人才市場存放要產生費用。
有關專家介紹,如果一個人遺棄自己的個人檔案,會產生許多消極的影響。第一,影響個人利益。有了檔案,就可以享受到相關的人事、勞動、社會保障服務。無論是在原單位供職的人,還是辭職后另求新職者,在辦理社會保險、領取失業(yè)金時,個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都是主要依據。第二,影響畢業(yè)生轉正定級和工齡計算。許多大學畢業(yè)生找到工作后,沒有及時辦理參加工作的手續(xù),工作幾年后仍然是學生身份,從而影響了自己的轉正定級,也影響到工齡和退休金的計算。第三,耽誤職稱評定和工作調轉。有的畢業(yè)生自大學畢業(yè)后,檔案既沒有提交單位,也沒有存在政府指定的人才服務中心,職稱評定就會因手續(xù)不全而受到影響;有人雖在畢業(yè)后把檔案存到了人才服務機構,但又沒有及時辦理就業(yè)手續(xù),等到幾年后調動工作時,才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù),并要在轉正定級后才能正式調動。第四,導致留學人員保險斷檔。現(xiàn)在自費、出國留學人數(shù)與日俱增,但當許多學子海外深造歸來、榮歸故里、大展宏圖之時,卻發(fā)現(xiàn)由于人事檔案存放不當,自己無意間做了幾年“無業(yè)人員”,為今后的工作帶來很多不便。第五,導致干部身份丟失。全日制普通高校畢業(yè)生,在工作滿一年即見習期滿一年時,通過辦理轉正定級手續(xù)之后,可獲得干部身份。然而,很多全日制普通高校畢業(yè)生由于種種原因將檔案存進街道,導致干部身份丟失,影響自己的職業(yè)生涯。
2 高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題
(1)畢業(yè)生對人事檔案的重視程度不夠。一些畢業(yè)生認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”,另一些就業(yè)于私營企業(yè)、民營企業(yè)等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業(yè)生,更是“遺忘”了自己的檔案,懷著一種要不要檔案無所謂的態(tài)度。這種對人事檔案重要性的欠缺認識,勢必會影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。
(2)檔案管理不規(guī)范。管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度;另外管檔人員在管理上流于形式,僅充當檔案“保管員”的角色,對接收到的畢業(yè)生檔案,只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號,這些不規(guī)范的操作導致了檔案內容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理工作的嚴肅性,降低了人事檔案工作效率,更談不上為畢業(yè)生提供優(yōu)質服務了。
(3)檔案管理人員素質有待提高。目前檔案管理人員比較保守,缺乏創(chuàng)新意識,在用新方法、新技術管理檔案方面還缺乏新思路。作為當代檔案職業(yè)管理人員,不僅應具備傳統(tǒng)技能,還要具有信息技能。特別要加強計算機應用能力的學習,為檔案現(xiàn)代化管理提供準確快捷服務。
3 高校畢業(yè)生人事檔案管理的對策
為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用,為廣大的畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質的服務,畢業(yè)生人事檔案管理部門應從以下幾方面入手:
(1)規(guī)范高校學生人事檔案管理制度,提高大學生人事檔案管理和服務質量,強化對畢業(yè)生的檔案觀念教育。高校必須對學生人事檔案的價值重新定位,重視學生人事檔案的建檔質量,加強畢業(yè)生人事檔案管理,嚴格按照相關規(guī)定及時將畢業(yè)生檔案送達學生就業(yè)單位,暫未就業(yè)的要及時向相關人才服務機構送達,杜絕隨意擱置。各高校要加強對畢業(yè)生的檔案意識教育,樹立起重視個人檔案、保護自身利益的觀念。
(2)創(chuàng)新管理模式,實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。首先,要增強創(chuàng)新意識。在立卷制度上更新,在工作手段上改進。其次,要應用現(xiàn)代技術。加強現(xiàn)代化技術在檔案管理工作中的應用,提高管理效率和水平。目前,計算機已應用于人事檔案管理工作當中,信息技術的應用使得借閱歸還檔案的速度大大提高,在檔案管理方面既安全可靠,又方便快捷。
(3)采取措施實現(xiàn)高校畢業(yè)生人事檔案的動態(tài)管理。高校畢業(yè)生人事檔案動態(tài)管理,是指在檔案管理的生命周期內,注重管理活動的前后銜接和相互影響,體現(xiàn)全程與全方位的管理思想,強調管理過程的延續(xù)性和科學性,結合管理活動的各個環(huán)節(jié),輔助現(xiàn)有信息技術,不斷進行檔案信息的挖掘與更新,從而使管理的全過程處于最佳的運行狀態(tài),產生最佳的效果。高校畢業(yè)生人事檔案動態(tài)管理是系統(tǒng)論觀點和方法在檔案管理活動中的具體運用。應充分利用現(xiàn)有的信息技術,結合傳統(tǒng)的檔案管理流程,即在“收、管、用”的過程中合理靈活的運用動態(tài)管理模式,以期達到目標與過程的統(tǒng)一。
(4)加大人事工作力度,徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。隨著市場就業(yè)機制的實行,畢業(yè)生擇業(yè)時間進一步延長,根據這種情況,應加大為廣大畢業(yè)生實行人事的力度,使人事成為畢業(yè)生就業(yè)的有力保障。一是人事的范圍不斷擴大,在繼續(xù)做好“個人”的基礎上,積極向各高校聯(lián)系,宣傳人事政策,并制定對畢業(yè)生實行人事的優(yōu)惠政策,對畢業(yè)生實行以學校為單位的“集體”;二是人事的內容進一步完善,對畢業(yè)生的干部身份、轉正定級、落戶手續(xù)、養(yǎng)老保險等方面實行全方位,徹底解除畢業(yè)生的后顧之憂。綜上所述,在新形勢下做好畢業(yè)生人事檔案管理工作,既是社會主義市場經濟發(fā)展的需要,也是我們人事人才工作者義不容辭的責任。
參考文獻
[1] 馬良生.檔案管理概論[M].合肥:安徽人民出版社.2003.
【關鍵詞】高校學生檔案 檔案管理 新思路 探討
【中圖分類號】G47 【文獻標識碼】A 【文章編號】1006-5962(2013)02(a)-0017-01
高校學生檔案是學生在校期間形成的,反映學生德、智、體及家庭政治、經濟狀況的個人信息材料;是學生在校學習、生活、成長的真實記錄,是學校考察、錄選、培養(yǎng)、教育學生過程中的第一手資料;也是大學生就業(yè)及今后各級組織和用人單位選撥、錄用、考核人才的重要依據。高校學生檔案管理是國家人事檔案的組成部分,也是學校常規(guī)管理的重要組成部分。如何做好高校學生檔案管理工作,既是一個老生常談的問題,又是一個值得研究的課題。筆者通過調查和文獻查閱,對高校學生檔案管理工作的新思路進行分析和探討,提出自己的觀點,以期和大家共享交流,為全面做好這項工作盡一份力量。
1、高校學生檔案的重要性
目前,在市場經濟條件下,隨著人事制度改革的深化,工作崗位與人事檔案之間的依附關系逐漸減弱,因此大部分的高校畢業(yè)生認為,在商業(yè)社會中,用人單位不會太重視個人檔案,而是更重視當前個人的表現(xiàn),只要能順利完成工作,用人單位不會關注檔案的。殊不知,忽視個人檔案會產生許多消極影響。
第一,影響個人利益。
有了檔案,就可以享受相關的勞動、人事、社會等的保障服務。不管是在原來單位供職的人員,還是辭職后另找工作崗位者,在領取失業(yè)金、辦理社會保險時,個人檔案記錄的職務、待遇、工齡、工資、社會保障年限等這些都是重要的依據。
第二,影響畢業(yè)生轉正定級和工齡計算。
許多畢業(yè)生找到工作后仍然是學生身份,從而影響了自己的轉正定級,也影響到工齡和退休金的計算。
第三,耽誤職稱評定和工作調轉。
有些畢業(yè)生的檔案既沒有提交單位,也并沒有存在政府指定的人才服務中心,職稱評定就會因手續(xù)的不全而受影響;有些人雖然在畢業(yè)后,把檔案存到了人才服務機構,但又沒有及時辦理就業(yè)手續(xù),等到過了幾年調動工作的時候,才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù),并要在轉正定級后才能正式調動。
第四,導致留學人員保險斷檔。
現(xiàn)在自費出國留學人數(shù)不斷在增加,但是,當眾多學子海外深造歸來、大展宏圖之時,卻發(fā)現(xiàn)由于人事檔案存放不當,自己無意間居然做了幾年的“無業(yè)人員”,給之后的工作帶來了諸多不便。
2、高校畢業(yè)生學生檔案管理中存在許多問題
2.1 畢業(yè)生對自己的檔案重視程度不夠
大部分的畢業(yè)生認為人事檔案“沒什么用了”,對人事檔案重要性的欠缺認識,不僅阻礙畢業(yè)生未來的職業(yè)發(fā)展,更影響人事檔案在人才資源開發(fā)利用中所起的作用。
2.2 檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門沒有形成自己的實施細則和制度,另外,管理檔案人員在管理上流于形式,僅充當檔案保管員的角色,對學生檔案進行不規(guī)范的操作導致檔案內容不全、管理混亂等問題,影響了人事檔案管理的嚴肅性,降低了人事檔案工作效率。
2.3 檔案管理人員素質有待提高
目前檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識,不會或者不懂得使用新方法(比如利用現(xiàn)代化信息技術和計算機網絡技術等知識)、新思路管理檔案。
3、創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理的新思路
3.1 從思想上高度重視
采取多種途徑,增強檔案管理意識,要充分認識檔案的重要性,提高檔案工作的地位和作用,認識檔案工作給社會、給學校帶來的效益,從而使各級領導、師生員工提高對檔案管理工作的認識,使大家知道檔案工作不是可做可不做的,而是應該認認真真、扎扎實實、規(guī)范完整的做精、做好。
3.2 從檔案管理的基礎工作做起,保證檔案的完整性
第一,重視學生人事檔案的建檔質量,加強畢業(yè)生人事檔案管理,嚴格按照相關規(guī)定及時將畢業(yè)生檔案送達學生就業(yè)單位或相關人才服務機構。第二,創(chuàng)新管理模式,配備高素質的管理人員,實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。隨著計算機網絡技術的廣泛應用,檔案的載體也多元化,諸如光盤、音像帶、錄音帶、圖片等等都需要在很好的環(huán)境條件下保管。因此要加大對檔案基礎設施建設的投入,建設多元化、高標準的檔案館和資料室。同時要配備必需的計算機、照相機、打印機、裝訂機等辦公設施、真正做到日常辦公有場所、收集整理有工具,存放檔案有庫房、查閱利用有保證。面對快速發(fā)展的科技創(chuàng)新時代,新的技術不斷涌現(xiàn),要求檔案管理工作人員,除了有很好的政治素質外,還必須掌握多學科多領域的知識與技能,精通檔案專業(yè)知識并能掌握現(xiàn)代高科技知識,辦事效率高,能靈活運用電子計算機和光盤刻錄技術。因此學校要把那些政治強、作風好、業(yè)務精的同志選調到檔案管理崗位上,發(fā)揮其才智,管理好人事檔案。
3.3 建立畢業(yè)生信息反饋檔案
此措施可以為在校畢業(yè)生提供就業(yè)的相關信息,一個是間接的反映當前社會對大學生在知識、品德、專業(yè)技能以及心理等方面的具體要求,是高校學生能夠根據這些信息對自己進行有意識的設計,使自己適應社會的需要。二是諸如用人單位的用人條件等直接信息。學校可以根據這些信息調整自己的教學計劃,使培養(yǎng)出來的學生更加適應市場的需求。
3.4 加大學生檔案的信息化建設
當前,隨著計算機技術的日益發(fā)展,招生、培養(yǎng)和就業(yè)的一體化網絡管理機制已經成熟。因此學生檔案的管理要進一步信息化,這不僅可以提高工作效率,而且可以使檔案管理更加科學、有序,可以采取紙質和電子檔案相結合的形式來管理學生檔案。
【關鍵詞】高校學生 檔案 管理
建好高校學生檔案,做好學生檔案管理工作,為畢業(yè)生就業(yè)提供服務,具有重要作用和意義。二十一世紀,知識經濟的發(fā)展,人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯,人才流動的數(shù)量與質量會逐步增強。如何做好新時期畢業(yè)生檔案管理工作就成為一項重要任務。
一、目前學生檔案管理中存在的問題
真正能證明畢業(yè)生學習經歷的就是檔案,學生生檔案是人才信息的重要載體,準確、齊全、完整的畢業(yè)生檔案,歷史全面地記載著畢業(yè)生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息,是反映畢業(yè)生綜合素質的最重要依據。但是就目前學生檔案管理工作來看,還存在不少問題,主要表現(xiàn)在:
㈠隊伍建設
高校學生檔案工作作為高校學生管理工作的一部分,管理隊伍建設還未引起足夠重視,此項工作多由管理人員兼管,由于管理人員事情多,任務重,沒有充足的時間管理好檔案。
㈡檔案管理不規(guī)范
檔案管理部門沒有形成自己的實施細則和制度,在執(zhí)行過程中也存在不嚴格現(xiàn)象。學生檔案多數(shù)分散在各院系管理,達不到集中統(tǒng)一、規(guī)范管理的要求。學生入校檔案入柜,直到畢業(yè)前才將檔案取出,把新材料突擊歸入檔案。這樣就會出現(xiàn)檔案不規(guī)范、不統(tǒng)一、把關不嚴、移交手續(xù)不規(guī)范,嚴重影響學生檔案質量。同時,導致了檔案內容不全、管理混亂等問題,影響了檔案管理工作的嚴肅性,降低了檔案工作效率,更談不上為學生提供優(yōu)質服務了。
㈢檔案管理手段落后
目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作,即使利用計算機管理,也僅限于一些簡單的檢索管理,計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來,并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。
㈣畢業(yè)生對檔案的重視程度不夠
隨著市場經濟的發(fā)展,工作中心的轉移,組織人事政審工作相對減少,一些畢業(yè)生就認為人事檔案“沒什么用了”、“作用低了”,許多大學生畢業(yè)后,不一定馬上就業(yè),也有的畢業(yè)生就業(yè)后,就業(yè)的單位不能夠接收檔案,或者不愿意接收檔案,還有許多畢業(yè)生不知道自己會不會長期留在單位中工作,等等,由于這一類的原因,加上主觀上對檔案的不重視,所以,每年越來越多的畢業(yè)生對檔案隨意處置,或放在學校置之不理;或自己拿著,變成無法接收的“口袋檔案”;或者轉到人才,但不定期繳費;更有甚者,檔案不知去向。其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升、辦理社保、事業(yè)單位和國有企業(yè)招聘考試以及各地方對大學生的優(yōu)惠政策等均要以檔案材料為依據。這種對人事檔案重要性的欠缺認識,勢必會影響人事檔案在人才資源開發(fā)中所起的作用。所以,未雨綢繆,大學畢業(yè)后,無論工作的情況如何,要先把個人檔案的事情處理好。
㈤地區(qū)性政策限制。有些地區(qū)的人事機構不接收非本地戶口的畢業(yè)生檔案,使一些在當?shù)鼐蜆I(yè)的學生不知道檔案該存放到哪里,為他們帶來了后顧之憂。
二、做好新時期學生檔案管理工作的思路及對策
從上述問題來看,目前畢業(yè)生人事檔案管理工作已遠跟不上社會主義市場經濟發(fā)展的步伐。為使畢業(yè)生人事檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮更大的作用,為廣大畢業(yè)生提供高效、優(yōu)質的服務,畢業(yè)生人事檔案管理部門應增強創(chuàng)新意識,更新工作方式,提高工作效率。具體應從以下幾方面入手:
㈠提高學生對檔案工作重要性的認識
一是加強宣傳力度,提高學生對其人事檔案重要性的認識。做好咨詢服務工作,利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關人事檔案的管理知識,要讓廣大學生生充分認識到,學生檔案并不是可有可無的,它對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質的一個重要方面,是企業(yè)或用人單位選賢舉能的重要依據,是對畢業(yè)生本人進行定位的重要參考,即使不設人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
二是加強自身學習,提高管檔人員素質。新時期人事工作面臨許多新問題,同時也給檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認識到學生檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性,不斷改進工作方式、工作方法,創(chuàng)新工作模式,提高工作效率,開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。
㈡加強檔案管理工作的科學規(guī)范化管理
一、要有專人負責檔案管理工作,尤其是在人員變動時要做好檔案的交接工作,以保持檔案工作的連續(xù)性,建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫,實行科學、規(guī)范的管理。
二、對于新接收的檔案要全面核實。對接收到的畢業(yè)生檔案應重新整理,如發(fā)現(xiàn)材料有缺失或相關內容不符,應及時通知學生本人。整理后應注明檔案內容,并做好檔案登記工作,裝訂成冊。建立多種檢索方式,便于查找與利用。
三要及時完善檔案內容。按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件精神,結合相應的制度,將學生在校期間的材料及時歸檔,包括成績單、鑒定表、畢業(yè)生登記表以及能體現(xiàn)畢業(yè)生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料,了解其近期經歷,將其培訓進修登記、科研成果、等新記錄補充進檔案內容,準確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質與現(xiàn)實表現(xiàn),提高檔案的利用價值。
(三)創(chuàng)新檔案管理模式,實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。
隨著高校擴招,學生檔案材料越來越多,量越來越大,目前落后的手工管理方式與現(xiàn)代化的高等教育快速發(fā)展相比,已越來越不適應。高校學生檔案管理工作應該不斷適應科技快速發(fā)展的趨勢,提高現(xiàn)代化管理水平,充分利用信息化、網絡化等先進技術,來提高檔案管理工作的效率。
綜上所述,在新時期做好高校學生檔案管理工作,既是社會主義市場經濟發(fā)展的需要,也是我們義不容辭的責任。
參考文獻
[1]傅榮校,檔案管理現(xiàn)代化.浙江大學出版社
[2]楊國祥,檔案管理學.機械工業(yè)出版社;第1版
一、大學生檔案管理的現(xiàn)狀及問題
大學生檔案對于高校畢業(yè)生來說非常重要,它反映了大學生在校期間的重要信息。大學生在校期間檔案又被稱為學籍檔案,當他們畢業(yè)后將轉化為人事檔案。人事檔案相比于學籍檔案,涵蓋內容更加廣泛,不僅有在校期間的記錄,也包含著就業(yè)協(xié)議書、就業(yè)報到證等重要內容。一般情況下,大學生畢業(yè)后,檔案將轉入畢業(yè)生就業(yè)單位的人力資源部,或委托所在地的人力資源中心等機構托管。盡管大學生檔案管理具有非常重要的意義,但還是存在許多問題。首先,大學生本人缺乏對個人檔案重要性的認識。畢業(yè)后學校把檔案直接發(fā)到本人所簽約單位或者委托人事檔案管理部門,而大學生本人卻從來未去這些部門報到過,導致這些部門無法核實信息后進行存檔。往往在過去了幾年甚至十幾年后需要時才想到去查閱,導致檔案存放地點不明確,沒有相關手續(xù)查閱自己的檔案,更嚴重的是多年的業(yè)績、成果等有價值的資料都無法續(xù)存在個人檔案中,以至于影響到職位晉級、社保繳納、工齡計算、退休工資等等。其次,檔案內容不規(guī)范,無法統(tǒng)一管理。主要表現(xiàn)檔案材料收集不全,如畢業(yè)生登記表無本人簽名,甚至有的沒有學校公章。學生成績單沒有教務部門的蓋章,甚至有些檔案使用的是復印件,形成的檔案材料沒有標明日期,無法排序,有的缺少報到證。總之,大學生檔案內容五花八門,各學校沒有統(tǒng)一的規(guī)范,材料類型繁多,有價值的材料不夠豐富和全面。由于很多用人單位非常看中大學畢業(yè)生的個人素養(yǎng),而在大學生檔案中,缺乏大學生道德操守以及相關創(chuàng)新能力的證明,這不僅不能全面反映大學生的素質和水平,也影響著大學畢業(yè)生走向工作崗位后升職加薪等個人利益。最后,管理方法陳舊。在大學生檔案管理的過程中,工作人員沒有充分地意識到先進的管理方法的重要作用,依然采用傳統(tǒng)的大學生檔案管理方式,這就導致大學生檔案管理工作效率不高。隨著大學生擴招規(guī)模的越來越大,大學生檔案管理所要管理的檔案數(shù)量的增加,大學生檔案管理的工作效率亟待需要提高。負責檔案管理的人員用的還是老思路、老方法,這些人不具備檔案管理的新知識,往往還會出現(xiàn)不知道哪些材料應該歸檔、應該蓋哪種類型的公章等基本問題,造成人事檔案出現(xiàn)嚴重的質量問題。
二、解決問題的對策
1.1硬件的配置
(1)電腦的中央處理器CPU它的更新?lián)Q代非常快,從單核、雙核、四核到六核,每年都會有新品牌問世,從長遠考慮,學籍管理應選有四核的CPU。(2)內存容量一般電腦內部有四個內存槽,一個內存條有1G、2G、4G、6G內存,四個槽插滿可高達到24G。學籍管理對內存要求不是很高,但是內存越大運行速度越快。鑒于此,選用4G比較合適。(3)硬盤大小目前硬盤容量的配置越來越大,已經達到1000G以上,滿足學籍管理的操作需求綽綽有余。如500G的硬盤運用于學籍管理足能勝任了。
1.2軟件要求
對于學籍管理,除了Window系列的基本操作系統(tǒng),只須在電腦中安裝MicrosoftWord、MicrosoftExcel(簡體中文辦公軟件)和Foxbase(數(shù)據庫軟件)二個應用程序,即可滿足需要。
2將學籍管理和電腦有機結合,發(fā)揮電腦優(yōu)勢
目前,各高校已經在電腦中建立了一個學籍檔案文件,取名為高校代碼+Xj-dangan.dbf。實際操作中,發(fā)現(xiàn)有如下優(yōu)點:
2.1體積小,容量大
檔案材料可儲存于電腦硬盤、U盤、光盤、移動硬盤等。通常大多數(shù)采用U盤,一個小小的電器容量很大,足以容納一冊冊厚厚的檔案材料。較之傳統(tǒng)做法,大大減少了檔案柜、檔案盒的數(shù)量,節(jié)約了檔案室?guī)旆康氖褂妹娣e,也儉省了人力和物力。
2.2速度快,易查找
電腦的運算速度快是眾所周知的,原來查找一個學生情況,要占用大量時間,現(xiàn)在只需要幾秒鐘。如查找一位“2013屆學生姓名ABC,學號1300001”的資料。只需啟動電腦,插入U盤,打開高校代碼+Xj-dangan.dbf文件,然后輸入Find(電腦搜索查找功能)ABC或者輸入其學號,ABC的所有材料即被顯示在屏幕上。據史料統(tǒng)計,電腦的速度是人工的萬倍。
2.3圖文全,功能多
電腦已將文字和圖像結合在一起。它將學生的照片電子版也保存在硬盤中,用人單位無需與學生見面就能一睹其面貌。此外,電腦除靜止圖像外,還可存放視頻圖像,比起單純的照片更加真實形像。
2.4便統(tǒng)計,利修改
用電腦統(tǒng)計和更改錯誤非常方便。如:統(tǒng)計2013年以前畢業(yè)的安徽省的男生有多少名,用人工很難統(tǒng)計,而用電腦只需輸入“Countfor籍貫=安徽性別=男”,結果很快出來。又如:將以前“社區(qū)醫(yī)學”專業(yè),現(xiàn)在改名為“臨床醫(yī)學”專業(yè),用人工幾乎無法辦到,而電腦只需輸入“社區(qū)醫(yī)學”替換成“臨床醫(yī)學”。這樣不僅優(yōu)化了工作程序,也大大提高了工作效率。
2.5字工整,質量高
電腦可以打印出各種字體,并像字帖上一樣的標準,不會發(fā)生因為工作人員字寫得別人無法辨認而貽誤工作。再比如,一份很長的材料,原來工作人員需要耗費大量時間謄抄,現(xiàn)在運用電腦打印,無論是速度還是質量,都是人工無可比擬的。(本文來自于《科技創(chuàng)業(yè)家》雜志。《科技創(chuàng)業(yè)家》雜志簡介詳見。)
3學籍管理的發(fā)展方向
【關鍵詞】高校畢業(yè)生;擇業(yè)期;就業(yè)服務
近年來高校招生規(guī)模不斷擴大,畢業(yè)生就業(yè)人數(shù)也逐年增加,就業(yè)壓力也越來越大。隨著高校畢業(yè)生就業(yè)制度改革的不斷深入,給高校畢業(yè)生就業(yè)工作者帶來了機遇和挑戰(zhàn)。如何做好畢業(yè)生就業(yè)工作,提高就業(yè)率,不但是高校的重要工作,也是全社會廣泛關注的熱點和焦點。在高校畢業(yè)生整個就業(yè)過程中,每一個環(huán)節(jié)的都至關重要,尤其是畢業(yè)生離校后,尚在擇業(yè)期內的就業(yè)服務,更是不可忽視的一項重要工作。
一、新時期高校畢業(yè)生“擇業(yè)期”認識
1.擇業(yè)期概述
擇業(yè)期有廣義和狹義之分。廣義的擇業(yè)期是指畢業(yè)生通過各種手段和途徑,獲取有效的用人信息后與用人單位達成就業(yè)合同或就業(yè)意向,并最終順利就業(yè)的過程和時間;狹義的擇業(yè)期是指高校畢業(yè)生通過雙向選擇、自主擇業(yè)在政府規(guī)定的時間內辦理就業(yè)報到手續(xù)的期限。
本文所論述的擇業(yè)期主要是指狹義的擇業(yè)期。在2001年以前,國家有關政策規(guī)定高校畢業(yè)生的擇業(yè)期為半年,即畢業(yè)后半年之內為選擇就業(yè)的期限;從2002年起,高校畢業(yè)生就業(yè)期限延長為畢業(yè)后兩年,即在兩年內,畢業(yè)生可通過雙向選擇與用人單位達成就業(yè)意向、簽訂就業(yè)協(xié)議、辦理就業(yè)手續(xù),學校仍為畢業(yè)生提供有關的就業(yè)服務。
2.擇業(yè)期延長的意義
擇業(yè)期延長后不但給畢業(yè)生就業(yè)帶來了機會,同時也給用人單位選擇人才帶來了方便,它的優(yōu)勢表現(xiàn)在:
(1)促進畢業(yè)生全方位、大范圍就業(yè),拓寬了人才流動的渠道
高校畢業(yè)生的擇業(yè)期延長為兩年,使畢業(yè)生在選擇工作單位時可以認真思考、慎重選擇,且可以不受地域的限制,更理性、更從容地擇業(yè)、就業(yè),減少了學生因戶籍限制違心地與某些單位簽訂“就業(yè)協(xié)議”的被動局面。并且為高校畢業(yè)生提供了充裕的擇業(yè)時間,滿足了個人的就業(yè)選擇,發(fā)揮了個人的特長優(yōu)勢,保證了用人單位對人才的需求,拓寬了人才流動的渠道。
(2)促進畢業(yè)生對社會的適應,牢牢把握就業(yè)方向
剛走出校門的畢業(yè)生,對自己的認識、對社會的了解往往有一定的局限性,好高騖遠、功利思想也往往使畢業(yè)生缺乏主見、隨波逐流、盲目從眾、草率簽約、繼而違約,使畢業(yè)生在就業(yè)過程中經歷風風雨雨、曲折坎坷。擇業(yè)期的延長,給畢業(yè)生提供了了解社會,重新認識自我的時間和機會,從而使他們從實際出發(fā),實事求是,比較準確的把握就業(yè)方向和目標。
(3)促進畢業(yè)生對社會的了解,有利于自主創(chuàng)業(yè)
畢業(yè)生通過兩年充足擇業(yè)期的歷練,在多次的雙向選擇、自主擇業(yè)中,不斷思考轉變自己的就業(yè)觀念、重新審視人生追求,價值體現(xiàn)的方方面面,從而順應社會需求的發(fā)展,努力開拓出就業(yè)的天地,找到準確的位置,有利于促進就業(yè)和自主創(chuàng)業(yè)的實踐活動。
國家規(guī)定通過延長擇業(yè)期為兩年的辦法和對戶籍、檔案管理的寬松政策,還有力的促進高校畢業(yè)生多領域、跨行業(yè)、廣地域的就業(yè),對高校畢業(yè)生就業(yè)起到推動作用,也是對高校畢業(yè)生就業(yè)制度在適應市場經濟條件下不斷改革和自我完善的有力促進。
二、擇業(yè)期間就業(yè)工作存在問題分析
畢業(yè)生就業(yè)制度的改革給大學生和用人單位帶來好處的同時,也帶來一些新問題需要不斷探索和解決。主要如下:
1.離校后畢業(yè)生管理困難
二年的擇業(yè)期,對畢業(yè)生來講瞬間即過,但是在這短短的兩年中,學校對已經離校的畢業(yè)生進行管理,困難重重。
一是畢業(yè)生不認真了解就業(yè)政策和就業(yè)規(guī)定,一旦離開學校就像魚兒游進了大海,不管就業(yè)期滿與否,任憑學校按照本人留下的聯(lián)系方式頻繁與其聯(lián)系,就是不予理睬。即便留下的通訊方式發(fā)生改變也不按照事先約定通知學校,更不主動與學校聯(lián)系,結果學校既無法為其提供就業(yè)信息,也無法在擇業(yè)期滿后辦理有關手續(xù);二是畢業(yè)生已經進入社會,而戶籍、檔案暫保留在學校,人和戶口分離,學校無法掌握畢業(yè)生在社會上的一切行為動向,一旦發(fā)生違法違紀行為,難以處理,給社會治安和穩(wěn)定帶來隱患;三是畢業(yè)生黨員處于無組織管理,支部會、生活會、黨費收繳、預備黨員轉正均因畢業(yè)生處無定所難于管理。
2.管理離校畢業(yè)生需增加成本
有關文件政策規(guī)定,畢業(yè)生可將戶口、檔案暫時留在學校,學校免費為其保管。由于就業(yè)制度的改革,學校在同一時期要負責四屆畢業(yè)生的就業(yè)工作,工作量大,范圍廣使現(xiàn)有的專職人員以廢寢忘食、夜以繼日、加班加點的工作方式努力完成這一任務。以2006年當年為例,在這一年中,就業(yè)工作部門不但要做好06年應屆生的就業(yè)工作,而且還要做好04屆畢業(yè)生擇業(yè)期滿的手續(xù)辦理和05屆尚在擇業(yè)期內畢業(yè)生日常就業(yè)手續(xù)的辦理工作,同時還要準備07屆畢業(yè)生就業(yè)的前期工作。除此之外,未轉出的戶口、檔案逐年增多,就需要管理人員、存放場地和機具隨之增加、擴大和添置,同時經費支出增加,經濟負擔加重。再者為了給畢業(yè)生提供信息服務,通訊費用也是不斷增加和超支,從而使學校的教育成本增加。
3.權力有限,全面服務困難
為畢業(yè)生提供就業(yè)服務是高校義不容辭的職責和義務,在就業(yè)服務方面,盡管學校采取了多種措施力爭為畢業(yè)生提供就業(yè)服務,但是客觀存在的實際情況和管理困難確實讓就業(yè)工作人員力不從心。如畢業(yè)生需要辦理出國手續(xù)、開具人事方面的介紹信、婚育證明、戶籍證明、住房證明、保險等等,由于學校不具備有關資質,因此難以為畢業(yè)生提供全面的服務,很是無奈。
4.跳槽頻繁,信譽降低
兩年的擇業(yè)期,使畢業(yè)生有了充裕的時間選擇就業(yè)單位,同時也使一部分畢業(yè)生有機會頻繁跳槽,甚至違約、毀約情況時有發(fā)生,造成誠信度下降,影響學校形象,降低社會聲譽。另外頻繁跳槽對穩(wěn)定畢業(yè)生就業(yè)情緒、幫助進行正確就業(yè)選擇,審視就業(yè)前景受到一定影響。
三、擇業(yè)期間畢業(yè)生就業(yè)工作之建議
擇業(yè)期間畢業(yè)生就業(yè)工作復雜多變,任重道遠,需要長時間不懈地服務,現(xiàn)就進一步做好這項工作提出以下建議:
1.全員參與,齊抓共管
高校畢業(yè)生就業(yè)工作并非單純是就業(yè)主管部門的工作,它是學校重要的工作之一,是一項系統(tǒng)工程,涉及到高校的方方面面。根據上級主管部門對就業(yè)工作實行“四化”(全員化、全程化、專業(yè)化、信息化)的要求,首先就業(yè)服務工作要全員參與,齊抓共管,加強責任感和服務意識,以學生為本,事事處處為他們著想,設身處地為他們服務;其次要做好就業(yè)指導工作,擇業(yè)期的延長,增加了就業(yè)指導的工作量,面對不同情況的幾屆畢業(yè)生,幫助他們盡快就業(yè),除了為他們做好服務外,還要做好就業(yè)指導。就業(yè)指導要從大學生入校時開始,針對不同年級、不同專業(yè)、不同特點的大學生采取不同的就業(yè)指導。尤其是要發(fā)揮輔導員、班主任的優(yōu)勢,使大學生盡早的熟知就業(yè)政策、了解就業(yè)信息,掌握就業(yè)技巧,懂得就業(yè)程序,轉變就業(yè)觀念,認真擇業(yè)、就業(yè)。
2.工作重心下移,加快信息化建設
盡管目前畢業(yè)生就業(yè)政策很寬松,就業(yè)時間也比較充裕,但是畢業(yè)生就業(yè)工作戰(zhàn)線拉的太長,要真正做好此項工作,領導重視,措施得力,管理規(guī)范是一方面。但是鑒于高校的實際情況,做好畢業(yè)生的就業(yè)工作除了學校專門的就業(yè)機構外,二級學院也應建立專門的就業(yè)機構,有專人負責此項工作,使就業(yè)工作的重心下移,以利于充分調動和發(fā)揮全員的積極性,集思廣益,做好就業(yè)服務,從而保持就業(yè)工作的連續(xù)性和穩(wěn)定性。同時要有嚴格的工作程序和規(guī)范管理,定標量化,責任到人,與畢業(yè)生保持密切聯(lián)系,隨時幫助他們就業(yè)。
學校要加大投入,盡快建立就業(yè)信息化系統(tǒng),構建就業(yè)網站聯(lián)盟,實現(xiàn)遠程網上招聘、網上面試,方便畢業(yè)生雙向選擇和就業(yè)。
3.充分發(fā)揮地市人事部門的作用
根據近些年畢業(yè)生的實際就業(yè)情況,就業(yè)去向大部分在地市以下基層單位,即使畢業(yè)生將戶口、檔案暫留學校兩年后,最終還是回到生源地就業(yè)。因此建議上級主管部門在畢業(yè)之際將畢業(yè)生派回生源所在地人事部門人才中心(已經落實單位的除外),依據畢業(yè)生落實單位情況再辦理有關手續(xù)。這樣既避免了畢業(yè)生辦理就業(yè)手續(xù)來回奔波的麻煩,也減輕了畢業(yè)生的經濟負擔,同時方便了對畢業(yè)生就業(yè)情況的調查統(tǒng)計,另外還能及時掌握畢業(yè)生未就業(yè)情況,及時進行失業(yè)登記,解決畢業(yè)生的生活困難,為畢業(yè)生提供更全面的服務,保障社會穩(wěn)定。