發布時間：2023-06-19 16:17:03
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加強基礎工作是檔案管理現代化的前提
一）檔案管理基礎工作存在的主要問題分析眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復雜信息與數據的現代先進工具的首要特征，就是要求輸入計算機的各項原始數據信息必須是準確和科學的，否則輸入的數據與信息是“垃圾”，輸出的只會是更高級的“垃圾”。所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數據的收集、整理、著錄等一系列基礎工作，使其充分滿足計算機工作的技術要求。
那么我國檔案管理基礎工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中。檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規范，沒有目錄號一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷，有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長、館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件，需要盡快地、科學地解決這些問題。
二）實行標準化、規范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準，不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2、重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過厚、內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工、填寫，以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3、結合本館實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作，也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求，所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發，根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。
4、統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類過程中，應首先根據《中國檔案分類法》進行分類，再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識、統一標準盡量做到前后標引一致，同一類文件標引一致，從而達到標準化和規范化管理。
5、規范題名保證檢索查準率
檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率，但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準，因此在著錄時要統一規范題名。我認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會，簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委，還要統一題名中應具備的要素。結合計算機檢索需要在著錄過程中，將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現，很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”，凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。
三）加快數據準備推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理，這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
二、如何推行檔案工作規范化標準化發展
檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。
一）公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
二）實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果；三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
一、公文制發是推進檔案管理工作規范化、標準化的基礎性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。公文制發的質量，影響和決定著檔案管理工作規范化、標準化的進程。因此，在公文制發中必須要打好規范化、標準化工作基礎，以提高檔案管理的整體質量，為檔案管理工作實行規范化、標準化做好前期工作。首先，公文在用紙規格上要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要，注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題、主送單位和抄送單位是否準確，落款與公文是否一致，有無日期等。三是，公文字跡要清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是，使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后規范化、標準化、現代化工作打下堅實的基礎。
二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔原則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即將歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是，要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是，明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。確立立卷歸檔的重點，要區分文件與資料，特別是要在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是，在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證
一、建立健全切合實際的檔案管理制度
檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、電子檔案等，要實行規范和管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人民共和國檔案法》為指導原則，首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專用庫房，并設有專柜，便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生，庫房內不準吸煙，以免發生火災，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命，其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導，提出業務檔案工作的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。
二、做好文書以及電子文件的處理工作
工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化。在現今的網絡工作環境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統紙質文件有很大的差別，電子文件通常以脫機方式保存。
三、嚴格公文的制發
公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的，可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時也決定了日后檔案質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎提高公文質量，首先是公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排。二是要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施。
四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則
實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化、乃至現代化的一個重要原則。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。注意解決好三個問題：一是準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的則不能立卷或歸檔。否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時又要注意防止應歸檔文件的散失。
首先,要加快教學儀器設備產品的技術標準制修訂的進度和速度。因為標準化工作是國民經濟和社會發展的重要技術基礎。標準化工作是我國社會主義市場經濟體制逐步完善的必要支撐條件,標準是規范市場商品和整頓市場經濟秩序的重要依據。標準化是推動技術進步、產品升級、提高產品質量,促進經濟結構調整,推進我國完成工業化及相關方面建設,從而從信息化社會向現代化社會邁進的重要技術基礎。標準化已成為加強市場競爭的重要工具。標準化是一門科學,同時又是一項管理技術,其應用范圍幾乎覆蓋人類活動的一切領域。為適應教育改革和發展以及提高教育裝備工作的需要,加速教學儀器設備產品行業標準的制修訂工作,要以技術復雜、價值高、產量大的產品作為訂標重點;要優先制訂處于配備高峰或將要處于配備高峰的產品標準,同時要注意基礎標準、通用技術標準、特別是涉及師生安全、環保、衛生、健康等強制性標準的制訂。標準化工作要緊密配合新課程標準,適應素質教育的要求和義務教育均衡發展的要求。
其次,要提高教育裝備工作的質量,就必須要抓好相關“規范”、“規程”等的制定、頒布和貫徹落實工作。教育部近幾年已經頒布了《中小學圖書館(室)規程》、《中小學實驗室管理規程》、《中小學理科教學儀器配備標準》和《高中理科教學儀器配備標準》等。這些都要結合學習貫徹《綱要》同時認真貫徹落實,并抓好相關人員的培訓工作。
再次,中國教學儀器設備行業協會和教育部教學儀器研究所,要緊密配合教育行政主管部門,要全面、全力積極參與和支持教育行業標準、規范、規程的制定、培訓、貫徹、落實工作。并引領、指導企業按照標準來生產出合格的教學儀器設備產品,為教育改革發展,為教育裝備現代化事業作出各自的貢獻。
在新的歷史時期和教育改革發展的新形勢下,我們一定要在認識上有新提高,管理上有新加強,政策上有新舉措,改革上有新進展,工作上有新突破,行業上有新發展。相信經過我們的共同努力,為全面貫徹落實《綱要》要求,為教育改革和發展,為教育裝備現代化建設,一定能夠作出新貢獻。
檔案管理工作較為復雜繁瑣，因此推行檔案工作的規范化和標準化對于檔案工作的順利開展具有極為重要的意義。在實際工作中，檔案的主要工作有檔案資料的收集、歸檔、利用等，檔案資料的形成主要是在日常的零散工作中，而且在很多單位中，各部門的檔案管理是由各部門自行負責，各自為戰，并無統一的規范和標準，不同部門檔案間無法形成聯系，這樣的管理模式不利于檔案工作的開展，效率較為低下，因此，為提高檔案工作效率，推行檔案工作規范化和標準化勢在必行，而如何推行檔案工作規范化和標準化是需要重點考慮的問題，筆者結合自身工作經驗，總結提出以下幾點措施：
1.建立健全科學的檔案管理制度
檔案的種類繁多，從載體方面說，有紙質檔案、電子檔案，從形式上來說有文書檔案、業務檔案等，因此做好檔案管理工作需要建立在健全的、科學的檔案管理制度之上，各單位的檔案管理制度要根據自身的實際情況建立，但都要以《中華人發共和國檔案法》為基本的指導原則。首先，應當加大對檔案管理的硬件設施投入，建立專門的檔案室或檔案館，將各部分的檔案全部存放在檔案室，并對檔案進行科學分類、編碼，對紙質檔案做好防火、防潮、防腐、防盜、防蟲蛀等工作，降低檔案資料的損耗，以充分延長其壽命，同時要建立科學的檢索系統，方便檔案的檢索和使用。其次，要建立有層次的檔案工作網絡，高層領導負責檔案工作的決策、規劃，對檔案工作提出總體要求，并制定符合當前情況的管理制度，監督制度的實行情況；應設立專門檔案管理人員對所有檔案進行統一管理，檔案管理人員要經常深入各部門了解當前的業務活動，目的是使各部門工作過程中形成的具有一定價值的資料能夠及時立卷和歸檔，在檔案資料保存和使用過程中要嚴格執行規章制度，做好對檔案資料狀態的跟蹤，防止資料丟失以及損壞。
2.做好公文的規范化和標準化
公文是檔案的前身，公文質量的好壞與檔案工作息息相關，因此要做好檔案工作的規范化和標準化，就首先要做好公文的規范化和標準化的基礎工作，實際工作中，要提高公文的質量，可以從以下幾個方面著手：首先，保證公文用紙的質量，一方面要保證紙張的尺寸規格要統一，同時要符合國家相關規范的統一規定，例如排版方式為橫排版，裝訂線在左側等；其次，對于制發公文的簽發手續要嚴格執行，要確定審批的公文是否有審批權限，如無則不能制發，在制發公文時要檢查公文的標題是否有誤，主送單位與抄送單位、落款是否有誤等；再次，公文的字跡要清楚，并能夠保證持續不褪色，以利于長期保存。
3.立卷歸檔堅持“以我為主”的原則
檔案工作推行標準化和規范化的過程中，文件資料的重復性以及立卷歸檔的無序性是最常見也是最大的問題，因此在立卷歸檔時要堅持“以我為主”的原則，即歸檔的文件以本單位、本部門或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這一原則的實現可最大程度的保證檔案資料的利用價值最大化、檢索簡便化，可以說是給檔案工作的“瘦身”原則，將不符合立卷歸檔要求或者重復的文件進行剔除，從而使檔案的管理更有效率。在實際工作中，“以我為主”的立卷歸檔原則實施時要注意好以下三個方面的問題：第一是為防止檔案管理的無序性和混亂，應當在立卷歸檔時把握好文件的時效性，即保證予以立卷歸檔的都是已經完成現行文件階段任務的，對未完成的不予歸檔；第二是為降低檔案管理工作中的信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果，應當主動區分在形式和作用等方面有相似之處的文件資料；第三是要在降低文件信息冗余度的同時，最大程度地維護檔案資料完整性，在保證不混入無用文件的同時，也要防止應立卷歸檔文件不被排除在外，造成損失。
4.電子檔案的管理規范化
隨著科技的發展，電子檔案以其占物理空間小、方便實用等特點受到廣泛的關注，電子檔案的應用將是檔案發展的重要方向，很多時候，為達到檔案數字化和保險的雙重目的，常是電子檔案與紙質檔案共同存在，因此做好電子檔案的管理是推行檔案工作規范化和標準化的重要組成部分。電子檔案的形成一般是將紙質檔案進行數字化處理得到的電子文件，需要儲存到硬盤、光盤、軟盤等介質中，這些不同種類的存儲設備使用年限有很大差別，同時同類存儲設施之間由于質量方面存在差異，其使用壽命也不盡相同，尤其是軟盤，其使用壽命在1年到10年之間不等，因此給檔案的管理帶來困難，為使其符合規范化和標準化管理的要求，應當在選擇儲存設備時嚴格把好質量關，防止由于質量問題造成檔案文件的丟失和損壞，并定期對檔案文件進行轉存，以確保檔案能夠持續保存，同時應當將軟盤遠離電磁場，并做好防塵和防潮處理，并盡可能保持溫度恒定。
5.提高紙質檔案立卷質量
相對于電子檔案而言，紙質檔案的立卷工作受到的影響因素更多，其中案卷的裝訂質量等問題對檔案的規范化和標準化具有較大影響，因此實際工作中要提高案卷的裝訂質量，并結合科學的立卷方法，使之更有利于檔案的分類和檢索，有利于檔案的規范化管理。
6.加強對聲像檔案的管理和保護
聲像檔案是相對于文字檔案而言的，是將重要的具有保存價值的信息以聲音、圖像、錄像等形式保存下來的資料，隨著社會的發展，聲像檔案資料的數量也越來越多，相對于文字檔案來說，聲像檔案對于時效性的要求更高，因此必須做到形成的檔案文件及時歸檔，以免資料流失，實際工作中應當將聲像檔案從收集到歸檔、保存、使用的全過程做好統一管理，嚴格按照制度進行，對有重要保存價值的資料要及時備份等。
本次活動將在在京口、潤州和鎮江新區各確定一個街道、一個鄉鎮勞動保障所，作為基層勞動保障平臺規范化、標準化建設試點單位，并將試點活動分為三個階段進行。第一階段是成立組織，制定試點方案和統一、規范的星級勞動保障服務所建設標準。第二階段是根據建設標準，督促、指導試點單位加強平臺規范化、標準化建設，做到統一硬件建設，統一網絡建設，統一制度建設，統一招聘人員，統一經費標準，統一工作考核。第三階段是組織檢查評估，召開現場會，在全市全面推開平臺規范化、標準化建設工作，實現基層勞動保障平臺功能的全覆蓋。
市勞動保障局制定了七項措施，全力推進基層勞動保障平臺規范化標準化建設。
1、建立組織，加強領導。成立全市推進街道（鄉鎮）、社區基層勞動保障平臺規范化、標準化建設試點工作領導小組，以局主要領導為組長、分管領導和京口、潤州、鎮江新區三區勞動保障局局長為副組長。
2、召開會議，征求意見。一是召開由京口、潤州和鎮江新區勞動保障局分管局長、就業中心主任和試點街道（鄉鎮）分管領導、勞動保障所所長參加的座談會，征求試點意見。二是召開局有關處室、單位會議，征求有關部門延伸勞動保障辦事項目，并由各職能部門對延伸辦事項目，制定具體實施方案，明確工作內容、工作標準、操作程序、考核標準、激勵措施、資金來源和撥付方式等。三是召開基層勞動保障平臺規范化標準化建設試點工作領導小組工作會議，對下一步基層平臺規范化標準化建設試點工作進行動員部署。
3、制定標準，統一建設。一是制定統一規范的服務和建設標準，制訂基層平臺業務工作操作手冊。同時，進一步修改、完善星級勞動保障服務所評估標準。二是強化硬件建設，督促試點單位在場地、設備等方面加大投入，并爭取市財政和有關處室、單位根據延伸下移項目給予一定經費補貼。三是在目前所有街道和部分社區實現就業信息系統聯網的基礎上，逐步將“金保工程”信息系統全面延伸到街道和所有社區。
4、增配人員，明確分工。根據目前街道（鄉鎮）、社區人員配備情況，結合勞動保障功能全覆蓋要求，街道（鄉鎮）勞動保障所配備4-5人，社區勞動保障配備3名工作人員，增配人員逐步招聘到位。街道增配人員統一面向社會公開招聘，人員待遇工資參照社區居委會副主任工資水平，社會保險繳納標準參照公益性崗位，所需經費由市財政安排。鄉鎮增配人員由各轄市、區自行招聘。增配人員為網格化管理專職勞動保障協理員，實行統一分工，主要從事社保擴面、勞動監察和維權等工作。
5、強化培訓，提升素質。加強對現有街道、社區平臺工作人員和新增專職勞動保障協理員業務知識培訓；根據基層勞動保障平臺功能全覆蓋要求，對基層勞動保障平臺工作人員開展新增延伸項目業務知識培訓。同時，對基層勞動保障平臺工作人員進行統一計算機操作培訓。
6、星級評比，創建品牌。制定統一標準和考核細則，開展街道（鄉鎮）、社區星級勞動保障協理員評比工作，進一步提升基層平臺工作人員的工作能力和業務水平，為廣大城鄉勞動者提供優質服務。
【Keywords】create； standardization； process； countermeasures
【中圖分類號】D262 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0098-02
1 引言
隨著國標委推出創建“標準化良好行為企業”活動的深入開展，使企業認識創建“標準化良好行為企業”工作，是推動企業標準化工作的有效措施，全面提升企業管理水平；是企業創新與發展的需要，提高企業綜合素質和核心競爭力的重要根本保證。本文結合沙角A電廠開展創建“標準化良好行為AAAA企業”的活動流程，闡述創建活動的重點和關鍵過程；分析了創建活動中實際遇到的問題，分析過程環節中采取的有效應對措施，旨在為更好地探尋開展創建“標準化良好行為AAAA企業”工作方法。
2 標準化良好行為企業創建程序
①首先進行企業標準體系的策劃，做好前期準備工作，避免少走彎路。
②編制企業標準體系文件，在現有標準文件的基礎上系統梳理、優化完善標準體系文件，實現企業標準全業務覆蓋。
③標準體系實施運行，在生產、經營和管理活動中全面實施標準體系標準，并規范做好記錄。
④按照自我評價要求，進行全面評價，并持續改進。
⑤向標準化行政主管部門提出確認申請。
3 創建活動重點與關鍵點
3.1 標準化工作現狀診斷
標準化良好行為企業創建流程首先對企業標準體系創建活動的策劃。把了解企業標準化工作現狀作為首要工作，充分分析本企業的標準化工作現狀，更好地制定相應的策劃方案[1]。現狀分析按照《電力企業標準化良好行為確認評分細則》，聘請外部標準化咨詢師或上級標準化行政主管部門專家進行，對企業標準化工作的現狀情況進行客觀科學地分析，肯定成績或優勢，明確問題和落實薄弱環節。這樣更能針對問題，制定對策方案，便于開展標準化工作的分析和歸納。
3.2 創建活動的策劃
① 編制創建“標準化良好行為企業”方案。開展標準良好行為AAAA級企業試點及確認工作，要有全局規劃和正確的指導思想。結合企業生產技術、經營管理的中長發展規劃，制定適合企業發展要求的標準化工作規劃、年度工作計劃和創建活動推進計劃，下發相?P部門執行，能有效落實，有步驟地開展，標準化牽頭部門及時跟蹤、溝通和協調，以確保活動按計劃順利實施。
②健全組織、明確職責。建立標準化領導機構和工作機構，明確分工，落實責任。成立標準化工作領導小組，統一組織領導企業標準化工作。領導小組下設標準化工作小組，標準化辦公室，負責標準化工作的組織、協調、指導、檢查等管理。建立了“三大”標準分委會、標準化工作三級網絡，負責各職能部門的標準化工作，使標準化工作正常開展。為標準化工作提供組織保證。
③制定方針目標。標準化目標是實現標準化方針的努力程度 ，應制訂可測量的量化指標。
④收集、整理標準和法規。疏理企業現有的各類標準和各項規章制度，同時鑒定其有效性和實用性，分類整理統計各類標準明細。
3.3 組織教育培訓
標準化工作要配套全覆蓋宣傳，倡導人人關注標準體系建設，從創建活動開始，就營造企業標準化工作的良好氛圍，對全體員工進行各形式的標準化知識宣傳教育活動，利用局域網、宣傳欄、會議、廠報等方式倡導提升每位員工的標準化良好行為，注重將標準化意識敷設到基層班組員工，并采取內訓和外訓相結合方式反復進行，提高全員標準化水平。標準體系文件實施運行中，將企業標準體系培訓計劃納入企業年度培訓計劃，組織標準“大講堂”活動，由廠領導、部門領導帶頭宣講培訓，全體員工參加。標準歸口部門負責組織對標準文件指導；將標準化宣傳、培訓納入每月政治、安全學習內容，組織員工學習新標準。
4 環節的應對措施
4.1 明確創建標準化的目標
根據外部標準化專家的現狀分析診斷報告與高層領導溝通，企業現標準體系與國家系列標準的符合性程度，短時間努力和長期準備達到的標準化等級水平，確定企業化方針和標準化目標。以創建標準化良好行為“AAAA級”企業目標，應針對標準化現狀問題和爭取在加分項努力，增加人、財、物的資源投入，重點解決差距問題以實現目標。
4.2 建立完善標準體系
為實現企業標準化方針和標準化目標要求，始終以圍繞建立健全標準體系為核心。按照國家系列標準和電力行業標準要求，建立以技術標準為主體，包括基礎標準、管理標準、工作標準在內的相配套標準體系；實現管理標準全流程覆蓋，工作標準全崗位覆蓋，同時還考慮其他管理體系的要求，與企業實施的質量、環境、職業健康安全、能源、信息安全、NOSA、測量等管理體系相結合，形成滿足企業需要的完善標準體系，且各類標準間互不沖突。
4.3 企業標準有效實施
組織建立三級標準明細，有組織計劃把標準落實到部門、基層班組和各崗位，真正使標準根植基層；由各部分別在各個環節上組織實施標準，落到實處，按照標準要求規范做好各項記錄。在貫徹實施標準中遇到問題，及時與標準歸口管理部門溝通；及時總結經驗，提出意見和建議，加強聯系，以點帶面，推動標準的全面實施。
4.4 強化監督檢查，實現持續改進
建立了標準實施監督的長效機制。組織開展企業標準體系外審、內審、管理評審及日常檢查，對標準的實施狀況進行監督檢查，按照《企業標準體系評價與改進》要求，對標準體系的運行情況進行自我評價。運用PDCA管理模式，對標準體系進行定期監測，對發現的問題糾正和采取預防有效措施，將標準化建設和考核納入星級班組競賽，每季組織對基層班組執行和應用標準的情況及效果進行檢查考核；確保了企業標準體系的持續改進和體系的有效性、符合性。
4.5 標準化與信息化“兩化”融合
搭建標準化信息平臺，開展標準化管理信息系統標準的收集和錄入，完成企業適用法律法規和其他要求、基礎標準、“三大”標準實體文本錄入系統標準庫；并且系統實現標準編、審、批的信息化管理，達到了標準化建設與信息系統的有機融合。
一、領導高度重視，安全責任制得到有效落實
公司領導始終把安全工作擺在“重于一切、高于一切、壓倒一切”的重要位置，作為實踐“三個代表”重要思想和構建和諧礦區的具體行動，及時全面地向基層各單位和廣大員工貫徹黨和國家的安全生產方針及上級的指示精神。
1、強化組織領導。成立了以董事長、黨委書記為組長的安全領導小組，形成了以各部部長、各分公司經理為兼職安全員的安全網絡，以安全治理第一責任人具體分管領導各部部長，分公司經理職工的治理鏈條。
2、明確工作目標。[文秘站()一站在手，寫作無憂!]一是公司召開班子會和專題安全辦公會，全面學習貫徹國務院、省和各級主管部門的一系列安全工作決定及安全工作會議精神，結合公司實際，制定了弘燁公司安全工作規劃，明確了工作目標，對安全工作做了具體安排。二是基層各單位按公司工作部署，召開本單位員工大會，進行學習貫徹。同時，按各自工作不同的特點，相應的制定本單位的安全工作規劃和具體措施。
3、加大檢查力度。為將上級安全指示精神貫徹落實到位，由安監部牽頭組織機關相關部門，采取參加單位會議和現場抽查員工等方法進行檢查，做到了將上級的安全指示、會議精神及時、全面的傳達給每名員工，為公司安全工作的順利開展奠定了堅實的思想基礎。
4、廣泛宣傳發動。自去年6月份以來，全國連續發生了3起非凡重大礦難事故，尤其是去年11月27日，黑龍江七臺河市東風煤礦非凡重大的煤塵爆炸事故，死亡171人。事故發生后，從中心到地方，都高度重視安全工作，相繼召開了多次安全工作會議，__集團公司、__集團公司也隨后制定了一系列安全工作措施，這使我們清醒的看到了黨和國家抓安全工作的力度和決心。因此，我公司在組織學習貫徹上，采取了板報、張貼安全標語等形式，逐級層層落實。
二、突出安全重點，質量標準化工作實現新突破
我們始終堅持“安全第一，預防為主”的方針，認真貫徹落實__集團、__集團關于安全生產的決策部署，大力推進安全質量治理的科學化與規范化。供熱站、換熱站、供水泵站精品率分別達到了35、80和60，在集團公司上半年地面單位質量標準化現場會上做了經驗介紹，公司今年在生產運行、工程施工、維修等各項工作中均未發生人身傷亡及重大機械事故，實現了安全生產。
1、制定達標規劃。結合公司實際情況，制定下發了《__公司20__年安全質量標準化工作規劃》、《__公司20__年質量達標安全生產獎罰辦法》及主要崗位的安全責任制，依照集團公司下達的《應急予案指導書》及時編制了《__公司安全事故應急救援預案》，成立了應急救援指揮中心。
2、加大資金投入。做到統籌兼顧、專款專用，保證了安全生產的必要投入。全年除了在員工必須的勞動防護用品投入資金外，已在安全生產方面投入資金120萬元，用于配置和更新地面消防設備。對三個調風站的設備、管路系統進行更新、改造；對17個供熱站、換熱站的設施進行維修、粉刷、配置了15塊宣傳牌版；對水廠進行了全面的房蓋、墻面、地面維修，設備粉刷，鋪設了100m2的草坪，公司的標準化水平登上了一個新臺階。
3、實施科技創新。我們在以科技為先導，推廣應用的基礎上，充分發揮員工的創新意識，建立科技創新機制，不斷提高員工的科技創新的積極性，形成了“學技術、求創新”的濃厚氛圍，為提高質量標準化水平創造了條件。
4、強化基礎治理。今年以來，我們狠抓了工程質量，突出抓了三個調峰供熱站的檢修質量，不斷提高創建標準，不斷提
高工程質量，有力地推動了質量標準化工作的深入開展。5、加強監督檢查。成立了監督檢查小組，堅持月份檢查與不定期檢查相結合，正規檢查和抽查相結合的質量檢查制度。嚴格執行工程質量驗收，嚴格按質量標準化考核標準和規程要求進行驗收，實事求是，不搞人為平衡，嚴把工程質量關，各項責任和措施都得到了很好的落實。
三、加大排查力度，安全隱患整治取得新進展
1、成立隱患整治領導小組。制定公司安全整治活動的實施意見，成立了以董事長、黨委書記為組長的領導小組，召開動員發動會，從宣傳標語，安全教育宣傳提綱等方面入手，充分利用宣傳媒體和工具，采取多種形式，大張旗鼓地宣傳開展安全整治活動的意義、目標、重點及措施。教育引導員工牢固樹立三個意識：即“安全壓倒一切、事故否定一切”、安全生產不出事故是硬道理和生命至上、健康至上的意識，進一步認清形勢、統一熟悉、提高對安全工作極端重要性和安全工作“高于一切、重于一切、壓倒一切“的熟悉，為搞好安全整治活動創造了良好的輿論氛圍。
2、加大重大隱患排查與治理力度。堅持每月進行一次重大隱患排查治理和每周一次的對安全治理重點的排查，采取相應的措施，在公司安全辦公會上進行安排和落實，由各有關部門、基層各單位按各自的職責組織實施，并對落實情況進行復查。公司全年共組織大型檢查和專項檢查28次，動態抽查30余次，檢查出問題26條，下發限期整改通知書26份，全部按期整改，做到了及時消除隱患，為實現安全生產提供了有利的保障。
四、強化安全培訓，員工安全意識有了新提高
公司以“班前會”等方式，深入開展“學《條例》、學知識、學業務、提素質、保安全”活動，強化安全教育培訓，員工素質全面提高。新版本后，我們積極組織全員進行學習，在作業人員到達施工現場投入正式工作前5分鐘，做“看、想、誦”，三件事來保證安全。即：查看一下現場工作范圍內是否有不安全因素或不安全隱患；靜想一下施工方案和有無遺忘的安全工作事宜；背誦一下本崗位的操作要領，工作要求和應注重的問題等，預防出現違章、冒險、蠻干等行為發生，達到上標準崗、想安全事、干規范活的目地，以員工的行為規范保證安全生產。
按照公司的統一布署，整個活動分學習、培訓和考試三個階段。第一階段3月份結束，第二個階段6月份結束，第三階段8月份結束，9月初考試。應試137人，全部合格。
