發布時間：2023-06-18 10:42:50
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的項目檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
（1）思想認識不到位。一是有些學校領導思想認識不到位，重視程度不夠，長時間沉浸在新校區即將開工建設的喜悅中，從新校立項開始就沒有對基建檔案管理進行“提前介入”設計，根上帶??；二是檔案管理人員思想認識不到位，由于主觀和客觀原因，責任心不強，“做一天和尚撞一天鐘”的消極工作心態普遍存在。這會直接導致學校的基建檔案資料要么存在無人負責的混亂狀況，要么因收集、整理不及時而造成檔案殘缺不全。
（2）人員配備不到位。由于新校建設大都是時間緊、任務重，同一時間內開工建設的單體建筑較多，大部分管理人員的時間和精力還沒有轉移到基建檔案管理的制度化和規范化，基本沒有配備專職檔案員，檔案管理意識較差，這都導致了基建檔案難以形成有效的管理，在執行上存在“疲軟”現象。
（3）規章制度不健全。新校建設之初各方管理人員往往比較重視工程進度和工程質量，而忽視對基建檔案原始材料的收集整理，由于缺少相應的規章制度進行制約，基建檔案管理從一開始就無章可循、無據可依，直到臨近建設項目竣工交付時，才會發現基建檔案零零碎碎，殘缺不全，而此時收集起來難度加大，最終造成資料移交不全、歸檔內容質量不高。
（4）管理手段落后，主動提供服務的意識不強。檔案管理工作最終目的是要為社會提供服務，新?；n案也要為學校發展服務，為教育發展服務。由于檔案管理人員流動性太強、缺少系統培訓、更新知識較慢，導致新?；n案管理手段沒有適應現代化要求，檔案管理還存在著傳統的“為保管而保管、重保管輕利用”思想，主動參與開發利用檔案的意識較弱。
2教育建設項目檔案管理的對策與建議
（1）依法治檔，用法治思維強化基本管理。法制國家必然要求社會各行各業都要依法行事。依法治檔就是要求主體單位按照國家檔案管理的有關法律法規對基建檔案進行合法、科學的管理，新校區基建檔案的管理要依法辦事，都要嚴格依據《中華人民共和國檔案法》、《建設工程文件歸檔整理規范》、《建設項目（工程）檔案驗收辦法》等要求來進行，檔案的收集、整理、歸檔、移交等各個環節都是有法必依，必須依法進行。
（2）科技興檔，用現代化手段提高信息化管理水平。實現學?；n案的信息化管理，一是要做好基礎數據建設，這是基本前提，二是要注重網絡環境建設，實現上下一體化，三是要加強業務流程建設和檔案目錄數據庫建設，在管理標準化、規范化基礎上實現業務重組。這樣可以通過建立電子檔案數據庫實行遠程傳輸、查閱、保管和利用，提高基建檔案管理效率。
（3）強化認識，樹立科學化管理的正確方向。領導重視是搞好新?；n案管理工作的關鍵。學校領導要有較強的檔案意識，認識到新校建設檔案對學校今后管理工作的深遠影響，強化檔案形成意識，建立責任追究制度，如有檔案失真、散失、遺漏、損毀而嚴重影響基建檔案質量的，要追究有關人員的責任。同時，檔案管理工作要納入學校整體管理制度，從制度上提升檔案管理的重要性，解決檔案不被重視管理的問題。
（4）提前介入，建章立制，專人負責，從體制機制上做到未雨綢繆。沒有規矩，不成方圓。比如，某院校新建時，提前制定了諸如《學校基建檔案收集整理移交流程》、《學?；n案管理員崗位職責》、《學?；n案責任追究制度》等10多個相關文件和辦法，新校建成后共整理了2632卷檔案，基本包括了建設項目前期、后期、結算等所有的過程資料。
（5）積極開發利用學校基建檔案信息資源，為社會提供高效優質服務?！敖袷蕾囍灾牛笫蕾囍灾瘛??；n案的開發利用是新建學校檔案管理的目的和歸宿。隨著學校不斷發展，檔案利用會越來越多，需要提供的信息量會越來越大，因此，我們要認真做好學?；n案利用工作，積極開發檔案信息，開展信息咨詢活動，增強服務功能，滿足不同的利用要求，從而達到實現檔案價值的真正目的。
關鍵詞：信息化環境；建設項目；檔案管理；模式；思考
傳統的建設項目檔案管理都是人工操作，難免會出現重要數據信息丟失的問題，而且傳統紙質檔案比較占空間，在查閱相關檔案信息的時候不太方便。隨著科學技術水平的發展，建設項目檔案管理也開始實行信息化建設，這樣的模式有助于彌補傳統檔案管理存在的弊端，保證檔案信息化管理水平提高。另外，建筑企業開展科學、合理的信息化檔案管理模式，能夠促使其實現可持續發展，提升建筑企業的經濟效益。
一、檔案信息化概述分析
檔案是建筑單位在發展過程中各項活動的記錄，代表建設企業的發展歷程，集中反映建設項目在施工建設期間的各種決策。檔案對建設項目的日后發展有著重要的推動作用，提升建設項目的經濟利益和社會效益。所謂的檔案信息化，指的是在檔案管理過程中引進現代化信息技術對檔案數據信息進行整理、歸納，從而提升檔案管理的規范性。隨著互聯網信息技術的高速發展，科學、合理地實施檔案管理信息化建設工作，幫助建筑企業獲得長久發展，提升建筑企業的經濟效益。建設項目檔案信息化是指建設項目利用互聯網信息技術，結合當下建筑行業的市場動態行情變化，積極引進先進的技術設備，將建設項目原本的紙質資料進行有效整合，傳輸到計算機系統上保存，實現建設項目內部資源的共享。檔案信息化幫助建設單位實現檔案信息的智能化、數字化、信息化，提高管理人員的工作效率，滿足不同工作人員在同一時間、不同空間查詢重要數據信息，為建設單位日后發展提供一定的理論數據。
二、檔案信息化管理的工作內容分析
1.網絡化在互聯網信息技術高速發展的背景下，大部分建設項目單位都擁有屬于自己的官方網站，官方網站為建設項目的施工建設、生產經營、日常管理提供較先進的技術手段，在一定程度上推動建設單位檔案管理信息化的高效發展。在建設項目檔案信息化管理過程中，如果有工作人員通過網絡提交借閱申請，管理人員通過網絡審核就可以進行相關操作，在整個過程中，不需要工作人員進入檔案管理室，對于提高檔案管理工作質量有一定的推動作用。2.數字化建設項目檔案信息化管理的基礎是數字化。在過去，建設項目檔案管理主要是以紙質檔案管理為主，隨著互聯網信息技術的普及，建設項目檔案管理已經朝著數字化檔案管理模式轉變。建設項目檔案數據信息的數字化以便捷、高效為基本目標，有利于實現檔案信息資源的儲存數字化，從而實現資源有效共享，為建設單位的日后發展提供參考。3.自動化隨著現代化科學技術的大力發展，給建設項目檔案信息化管理模式創造了良好條件，如計算機檢索速度快、工作效率高，能夠實現檔案自動、多角度檢索，這是傳統檢索工具不能與之相比的?；谛畔⒒h境下，建設項目檔案自動化管理模式的效果更為良好。
三、信息化環境下建設項目檔案管理模式存在的問題
1.缺乏健全的檔案信息化管理機制建立符合實際情況的檔案信息化管理制度，與過去檔案管理工作存在一定差異，其具備速度快、效率高、資料管理期權的特征。但是，檔案信息化管理制度也是有其不足之處的，如建設項目單位在建立檔案信息化管理模式的初期階段，要防范計算機存在木馬病毒。由于其設立的檔案信息化管理機制不健全，在具體使用過程中，一旦管理人員操作不當，就會引發各種各樣的問題，如工作人員隨意登錄各種網站，導致計算機系統不小心中了病毒而不自知，或黑客入侵直接造成信息被嚴重泄露。對此，建設單位在建立檔案信息化管理模式時，必須要做好相應管理機制的把控工作，并將其具體落實到實際工82022年第25期蘭臺內外數字檔案創新研究作中，謹防出現信息泄露等問題。2.基礎設備存在的問題隨著互聯網信息技術高速發展，雖然現階段我國檔案管理工作越來越完善化，但是在具體落實過程中還會暴露出各種各樣的問題。檔案管理在整個建設項目的施工全過程中占據重要的地位，涉及施工團隊、建設單位、監理單位出具的相關數據資料，如果檔案管理不當，很容易導致建設項目在最后結算時候產生造價、工程質量安全、施工合同內容等方面的問題。同時，在實際建設項目檔案信息化管理過程中，如果相關基礎設備配置不到位，還是使用落后的計算機，沒有及時更新計算機系統，在一定程度上就會抑制檔案管理信息化的發展。3.檔案管理工作人員業務水平較低建設項目單位檔案管理人員自身的專業技術直接影響建設項目的日后發展。在建設項目檔案信息化管理過程中，部分檔案管理工作人員專業素養、工作能力有待進一步提升，有的員工對打印、復印、數字掃描信息、多媒體技術等軟件的操作不夠熟練，影響檔案信息化管理工作的效率。在檔案信息化管理期間，部分檔案管理人員受到傳統管理理念的影響，對于現代化的信息管理不太適應，無法借助計算機系統開展檔案管理，導致工作效率低、質量差，抑制了檔案信息化管理模式的開展。因此，建設項目單位需要將提升檔案管理人員的工作能力作為首要解決的問題。4.檔案管理理念有待創新在建設項目檔案信息化管理過程中，傳統的檔案管理工作是人工對檔案數據信息進行收集、整理、歸納，工作效率較低。究其原因，是受到落后的檔案管理理念影響，企業領導對于檔案規范化管理工作的認知度較低，只在乎建設項目的施工質量、施工進度以及財政資金的具體落實情況，認為工作人員查閱相關資料的過程就屬于檔案管理，這種落后的檔案管理理念，缺少創新檔案管理意識，在一定程度上抑制了建設項目檔案管理信息化的發展，甚至嚴重影響檔案管理的工作質量，打消檔案管理人員的積極性，還會浪費大量的人力、財力、物力，導致檔案管理信息化建設效果越來越差，失去檔案信息化管理真正的價值和意義。
四、信息化環境下建設項目檔案管理模式的思考
1.檔案管理信息化建設項目檔案涉及很多歸檔方面的內容，而且歸檔文件類型也是多元化的。針對建設項目的類型不同，歸檔范圍及其要求也存在一定的差異性，如果檔案管理人員只是使用QQ郵箱或者口頭通知的方式，就很容易降低檔案管理的工作效率，再加上監督反饋機制不健全，導致檔案信息化管理工作僅僅流于表面形式。在信息化環境下，建設項目單位可以建立檔案信息化管理平臺，及時轉變檔案管理工作形式，使其朝著信息化、智能化、數字化的方向發展。首先，反饋問題信息化。在建設項目檔案管理過程中，分階段、分批次地反饋建設項目檔案管理存在的問題，定期向上級主管部門匯報相應的數據資料，審核通過后，做好歸檔工作。工作人員使用現代化信息技術手段，及時發現歸檔文件存在的問題，早發現、早修改，并注明退回原因以及修改需求。此外，相關工作人員在傳統檔案管理工作的基礎上，使用互聯網信息技術平臺，重點反映階段性評審的整改問題，有效落實整改責任制，提高建設項目檔案管理的工作效率。同時，信息化方法在對歸檔文件份數、頁數、卷數等數據信息進行統計時，具有更大的優勢，能夠降低檔案管理人員的工作壓力，保證統計數據的精準性。其次，質量控制信息化。電子文件逐漸取代過去的紙質文件，針對電子文件做好歸檔工作，技術人員可以設置“逐級審批”模塊，防止出現檔案文件“無人審批”的現象。另外，在相關法律法規允許范圍內，結合國家和行業建設項目檔案管理的規范化要求，建立文件收集模板數據庫，為不同施工階段的文件收集提供相應的指導，并且利用信息化方法對歸檔文件的真實性、精準性進行不同角度的檢測。因此，有效解決紙質檔案無人檢查的問題，按照國家規定的標準對接全部歸檔文件，實現檔案管理信息化模式轉變。2.建設項目檔案資料的數字化在新時化背景下，建設項目如果還是使用紙質檔案歸檔，很容易出現丟失或者紙張受潮的情況，不能為建設單位提供基礎的信息服務，因此建議相關管理人員可以使用檔案管理信息系統，采用電子文件錄入和保存的方式，減少檔案資料丟失或者紙張受潮、受損而影響相關工作人員使用的情況，并為施工單位、監理單位、建設單位提供相應的數據支撐。在設計建設項目檔案管理信息系統的時候，必須要考慮數據來源的分類，包括業務系統數據、郵箱采集數據、外來文件等，針對業務系統數據和郵箱數據的采集，將建設項目檔案管理系統對接到前端業務平臺，實現電子文件直接向項目檔案管理系統的在線歸檔。3.檔案服務知識化首先，提升檔案本身價值。為了提高檔案的使用價值，轉變紙質審批、目錄檢索、紙質閱讀等方式，在內部建立檔案利用模塊，設置相應的檔案檢索功能，同時建立目錄檢索、全文檢索、專題檔案資料庫，便于工作人員在線審閱相應的資料，節省時間和精力。其次，業務指導和進度管理。在信息化背景下，建設項目建立檔案管理信息系統，有助于實現線上信息和資源共享。相關管理人員借助檔案管理信息系統，可以全面了解建設項目工程的整體建設情況，結合建設項目的實際施工情況，做好檔案資料歸檔工作。通過互聯網信息技術平臺，將建設項目施工建設期間涉及的檔案信息推送給上級主管人員，在臨近節點之前，設置自動提醒功能，提醒其在第一時間了解工程變更情況，及時調整檔案資料歸檔，同時將變更的建設項目檔案資料提交給相關責任人。在到達節點后，建設項目施工人員、上級主管部門領導在網絡平臺上可以直接了解檔案資料的收集進度，保證檔案資料的完整性。總之，信息化檔案管理模式有助于減輕檔案管理人員的工作負擔，有效提高建設項目檔案管理的工作效率。4.檔案管理系統信息化檔案管理信息系統在運行過程中也會存在一系列問題，需要相關管理人員從測試和維護工作兩方面確保其能夠正常運行。首先，在運行檔案管理信息系統時做好測試工作。部分建設項目單位為了盲目追求經濟效益最大化，在短短的時間內就開發出檔案管理信息系統，并且沒有經過相關技術人員測試就將其投入使用，如果使用不當，很容易導致檔案管理信息系統出現各種各樣的問題，無法滿足建設項目的基本需求。因此，在開發檔案管理信息系統的過程中，企業不要急功近利，必須經過技術人員對其性能做好測試工作，保證沒有任何問題后，才能投入建設項目的檔案信息化管理工作中。在測試過程中，如果發現問題，要馬上提出解決方案，進行修改、更新。檔案管理信息系統的測試工作不是短時間的工作，要經過反反復復地測試才能投入正常運行工作中。在測試階段，會消耗技術人員大量的時間和精力，尤其對于一些機密、重要的文件數據，測試工作量的成本要比想象中高很多。因此，在檔案管理信息系統開發過程中，技術人員要格外注意檔案管理信息系統的測試工作，從而保證檔案管理信息系統的正常運行。其次，檔案管理信息系統維護工作也非常重要。在檔案管理信息系統建設完成后，將檔案管理信息系統應用到檔案信息化管理工作中，需要相關工作人員定期對其進行維護。一般情況下，檔案管理信息系統的使用年限是4～5年左右，最長的使用年限可達到10年以上，也就是說，檔案管理信息系統維護得越好，使用年限就越久。隨著檔案管理信息系統建設的不斷深入，為了延長檔案管理信息系統的使用年限，其維護工作量也越來越大。檔案管理信息系統的維護工作占據整個檔案信息化管理工作的核心位置，因此在檔案管理信息系統建設過程中，建設項目單位要配置適當的維護人員定期對檔案管理信息系統進行檢測，從而延長檔案管理信息系統的使用時間。
五、結語
綜上所述，建設項目檔案信息化管理模式是一項長期、復雜的工作，不是在一朝一夕之間就可以完成的，需要相關檔案管理人員經過反復實踐，總結前人經驗，結合建設單位自身發展情況，建立一套完善的檔案管理信息化模式。在信息化環境下，建設項目檔案管理模式實施期間，需要提高管理人員的信息化管理意識，熟練使用計算機等各種設備，提高專業技能，加快檔案管理信息化建設目標，促進建設單位在日益激烈的競爭中立于不敗之地。
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固定資產投資項目檔案是整個項目在建設過程中的真實記錄，它對企業科研、生產及維權等方面都具有重要的作用。固定資產投資項目檔案無論作為一種資產形式，還是一種知識信息資源，都是建設項目檔案管理過程中重要的組成部分，它既是項目建設的基礎和保障，也是完成項目建設和項目竣工驗收的前提和保障。收集、管理并利用好固定資產投資項目檔案，對于提高企業的工程質量，滿足科研發展的需要，都具有十分重要的意義。
二、固定資產投資項目檔案工作的特點
1.責任重、難度大
首先，固定資產投資項目檔案隨著項目的進展而逐漸產生，貫穿于整個項目的全過程，涉及項目從申請、立項審批、勘察設計、施工、生產準備及竣工、投產使用等專業領域的內容，為工程項目建設管理、竣工驗收、科研生產、維修改造等工作服務，因而固定資產投資項目檔案工作肩負著現實和歷史的雙重責任，是項目建設與管理的重要內容和不可缺少的工作環節。其次，在項目文件材料積累、收集和整理過程中難度比較大。因為一個工程項目往往有許多參建單位，上級與地方各專業管理部門關系復雜，人員變動大，專業種類多，使項目檔案來源多元化。再加上建設項目周期比較長，項目文件材料的收集時間比項目建設過程時間更長，這些因素都給收集工作造成一定的不利影響。第三，項目建設期間形成了大量的文件材料，有管理類、專業技術類等，內容繁雜；這些文件材料相應地形成項目檔案、會計檔案、設備儀器檔案、聲像檔案、電子檔案等門類的檔案；信息載體形式多樣，包括紙質、聲像、電子等，種淺談企業固定資產投資項目檔案管理江南工業集團有限公司余湘藏國宇[摘要]在現代市場經濟條件下，企事業單位的建設、管理和發展對固定資產投資項目檔案管理提出了越來越高的要求，我們檔案工作者必須適應當前工作發展的需要，深入研究固定資產投資項目檔案管理工作的內容和特點，努力尋求做好固定資產投資項目檔案管理工作的方法和途徑，更好地為企業經營管理、科研生產及發展服務。本文從目前企業固定資產投資項目檔案管理工作的特點、存在問題及改進措施等方面闡述如類多、數量大、載體多樣化，使固定資產投資項目檔案在整理上也比較復雜。
2.要求高、涉及面廣
固定資產投資項目檔案是固定資產投資項目建設產生的知識信息形態的資產，是真實反映并準確揭示項目建設全過程與最終竣工狀態的原始資料，是稽查、審計、監督、管理、驗收以及維護改造的重要依據，也是追溯和評價項目的最有力的依據。因此固定資產投資項目檔案管理工作必須做到完整、準確、系統。固定資產投資項目檔案作為項目信息的載體包羅萬象，涉及許多相關方面并受到各種條件的制約。在固定資產投資項目檔案管理中各方的共同目標就是保證項目檔案的齊全、完整、準確。因此，應以合作的理念構建一個多方參與的項目管理體系，并成為全員配合的自覺行為。
三、固定資產投資項目檔案管理存在的主要問題
1.領導對固定資產投資項目檔案管理缺乏重視
一個單位的任何一項工作都必須有領導的重視才能使這項工作得以順利開展，如果領導不重視，許多工作的開展都會困難重重，因而領導的重視在固定資產投資項目檔案管理工作中起著關鍵性的作用。然而現在仍有一部分單位領導對固定資產投資項目檔案管理工作缺乏了解、重視不夠，致使組織不到位、責任未落實。有的單位在項目啟動的時候沒有將檔案工作納入項目建設管理規劃和工作程序，沒有將檔案管理工作納入項目管理的全過程。在項目建設過程中，檔案部門未能參與到項目的籌劃、組織、控制和質量管理中，不能及時對項目檔案的形成與管理進行有效的監督和指導。
2.固定資產投資項目檔案管理程序的控制不到位
個別單位重立項、輕管理,對項目檔案管理的程序缺乏控制，檔案部門無法及時按程序監控項目的全過程，給檔案管理帶來很大的難度，檔案人員只好在項目竣工驗收前突擊補充、整理，使項目檔案工作出現脫節，檔案質量得不到保障。
3.固定資產投資項目檔案管理制度不健全
有的單位沒有制定固定資產投資項目檔案管理規章制度，缺乏完善的固定資產投資項目檔案收集、積累整理、歸檔和利用制度，特別是收集整理過程中人為因素較多，隨意性大，相關規定指導性不強，可操作性不夠。
4.固定資產投資項目文件材料收集不全
收集工作是做好項目檔案管理工作的第一個環節，也是最基本、最重要的環節。但是因為參建單位、建設單位部門參與較多，投資項目建設周期長，時間跨度大，人員不穩定，造成各方之間文件材料的管理接口較多，文件材料散失嚴重，文件材料收集歸檔困難，形成的施工文件材料質量不高。
5.人才培養力度不夠
隨著企業機構的撤并和人員的壓縮，檔案人員的數量逐年減少，有些單位甚至不再獨立設置檔案部門。由于人員少、兼職多、工作量大，同時缺乏對固定資產投資項目檔案管理人員的系統培養，檔案人員整天忙于事務性工作，整體素質和專業能力偏低。這種狀況與項目建設的快速發展不相適應，與我國經濟持續、協調、科學發展不相適應。由于檔案專業人員的匱乏，在某種程度上影響了固定資產投資項目檔案管理工作的質量與效率，不利于項目檔案信息的開發和利用。
四、提高固定資產投資項目檔案管理的策略
1.注重宣傳，奠定基礎信息時代
宣傳本身就是一種信息傳遞，它是檔案管理永恒的主題。檔案部門要充分利用各種機會和多種形式進一步宣傳固定資產投資項目檔案管理的重要性，如采取學習文件、舉辦培訓班、評先活動、參觀學習、研討會等形式；還可以通過能體現檔案館價值的檔案編研、檔案專項驗收等工作，不斷提高各級領導及企業各類人員對檔案工作的認識。由于固定資產投資項目檔案管理工作不是一個孤立的管理系統，做好項目檔案工作需要各方面的配合，因此要通過宣傳使企業各級領導和各類人員充分了解項目檔案，理解支持項目檔案工作，重視項目檔案工作。同時，還要將固定資產投資項目檔案工作納入企業工作計劃、領導議事日程、職工經濟責任制和崗位責任制中。只有各方共同努力，項目檔案工作才能做得最好。
2.建立機構，提供保障任何一項工作的有序進行都離不開組織管理
隨著國家經濟和行業形勢的發展變化，越來越多的固定資產投資項目陸續開展，這使檔案工作既獲得了機遇也面臨著挑戰，這就要求檔案業務建設中的各個環節在面對各種各樣的新情況和新問題時能夠做出快速反應和調整。因此，對固定資產投資項目檔案管理工作要統籌規劃、科學管理，運用固定資產投資項目檔案管理的理念，開展項目檔案管理工作。首先，建立項目檔案管理工作組織管理體系，由企業主管檔案工作的領導負責對項目檔案全程的管理和組織協調；其次，建立項目檔案管理責任制，按照項目檔案責任單位、責任人、項目檔案產生的內容、形成時間等，明確各自在各階段、各環節的責任，各負其責，使項目檔案工作步入規范化、制度化、科學化的良性循環軌道。
3.健全制度，做好保障
建立科學、健全的檔案管理制度是做好固定資產投資項目檔案管理的基礎，為確保檔案文件材料的齊全完整，就要規劃項目檔案管理工作，建立嚴格的規章制度，明確各有關單位在項目建設過程中應承擔的責任，結合本單位實際制定相應的辦法和實施細則，明確項目檔案管理職責，對主抓項目建設的項目部門、設備管理部門，參與項目建設的施工單位、監理單位都提出明確的文件材料歸檔范圍和歸檔要求，并落實責任人。
4.加強收集，提升質量
固定資產投資項目形成的檔案種類多、數量大、載體復雜，往往需要建設單位、設計單位、施工單位、監理單位共同完成收集工作，而建設單位、施工單位、監理單位都是項目檔案形成的主體和主要責任者，其中每一個過程都會影響項目檔案的質量，影響其完整性、齊全性和準確性。因此，在項目檔案的收集過程中，應嚴格堅持“三納入”和“四參加”制度，做到項目檔案工作與建設項目同步進行，從各個環節確保項目檔案的質量。在收集的過程中，首先要注意歸檔文件材料的內容是否完整，竣工圖是否真實地反映了項目竣工時的實際情況和過程，做到圖物、技術數據準確可靠，簽字、蓋章手續完備。在建設項目中要購進大批的設備儀器，在文件材料收集過程中不僅要收集隨機文件材料，而且還要注意收集設備安裝調試過程中形成的文件材料，這部分文件材料實用價值大、利用率高，如果收集不齊全，將會給項目設計、施工及以后的改擴建、設備維修等帶來不可估量的損失。收集聲像檔案時應對其載體的物理性及載體是否帶有病毒進行嚴格檢查，并將其單獨存放在防磁柜中，定期進行檢查拷貝。由于電子文件信息載體具有可分離性，因此對電子文件要及時進行全面收集并加以保存，保證電子文件的真實性和準確性。
5.科學整理和立卷，便于利用
檔案的鑒定、整理、立卷是對檔案文件材料的最后一次篩選加工及組合定位，關系到檔案的完整和內在質量及能否及時、準確提供利用的問題。因此，首先要對收集到的文件材料進行鑒定，對無保存價值或價值不大的文件予以剔除；對有保存價值的文件材料予以保留。立卷工作要遵循文件材料的形成規律，保持文件材料之間的有機聯系，能夠完整地反映一項工程的建設概況和建設成果。如：管理性文件可以按問題、時間組卷。整理時可將立項申請報告、可行性研究報告、初步設計及批復、項目進行中有關調整、計劃等的往來文件，環保、消防、人防、勞動衛生等單項驗收意見及驗收報告的批復等組成一套完整的項目管理類文件。而項目施工文件可按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業等組卷。項目竣工圖可按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等專業組卷。設備儀器類文件材料應保持歸檔文件的成套性，按照單項設備儀器進行組卷。歸檔后的建設項目文件材料要按項目單獨立卷整理，這樣才能體現固定資產投資項目歸檔文件材料的完整性、齊全性，便于竣工驗收和查詢利用。
6.優化管理，促進檔案管理工作
對固定資產投資項目檔案的收集、整理、歸檔、建檔全過程實施計算機管理，對項目實施過程中按節點形成的文件材料經收集整理后按類別及時輸入目錄進行計算機監控及管理，建立信息化平臺，通過建立檔案數字化管理體制，利用計算機技術有計劃、分期分批地把紙質、膠片、錄音、錄像等各類檔案數字化，使檔案信息與現有檔案資源數據庫整合并網，將已有的數據庫與各分公司及分支機構檔案資源實現互聯，提高檔案資源利用率，提供方便、快捷的利用服務。
7.完善自我，提高素質
首先，對檔案管理人員進行多層次、全方位的培訓，從軟件到硬件，從基礎到尖端，包括檔案業務知識和固定資產投資項目相關專業知識等。對主持和參加單位的資料員也要進行必要的培訓，使他們深刻理解文件材料收集歸檔的重要意義及如何收集、整理，多渠道培訓合格的檔案管理人才。其次，由于檔案管理工作具有“封閉的工作環境、重復的工作程序、緩慢的工作節奏，平淡的工作成果”的特點，因此要求項目檔案管理人員必須具有良好的素質，這是做好檔案工作的一個重要基礎，高素質的人才隊伍對檔案管理工作起著至關重要的作用。第三，項目檔案管理工作的內容包括收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用及編研，每一項工作都影響著項目檔案整體管理水平，而每一項工作的質量又是由項目檔案管理人員的業務水平決定的。因此，項目檔案管理人員必須具備極強的責任心、使命感，溝通協調能力，文字表達能力和扎實的專業知識，尤其是面對大量的原始文件材料，要具有善于把分散、無序、有價值的信息條理化和系統化的能力，充分挖掘，使檔案的澘在作用發揮出來。這樣，檔案工作者自身的價值才能被社會所認同，固定資產投資項目檔案管理工作才能發揮應有的社會效益和經濟效益。
8.提高保密性，確保檔案安全
一、工程勘察設項目檔案的內容及重要性
1、 工程勘察檔案內容
指在勘察過程中形成的有價值的各種歷史記錄，是經過鑒定、整理并歸檔的項目文件。主要包括：勘察合同或委托書、勘察綱要、工程勘察報告正式文本、野外地質編錄、原位測試、土巖試驗報告、水樣分析報告等全過程的原始資料，以及作業過程中的工程勘察野外工作驗收表和成果審查過程中的工程勘察項目成果質量檢查評定表。
2、工程勘察檔案的重要性
工程勘察是建設工程的必須程序，是對場地、地基等工程地質條件、水文地質條件的查明，為工程建設的設計提供地質依據。關系工程的安全性，其重要性可想而知。
二、工程勘察檔案的特點
1、工程項目的階段性使檔案資料形成的階段性
一項工程一般都要經過如勘察準備階段、初步勘察階段、勘察施工采樣階段。一個階段勘察工作完成后再開展下一階段的勘察工作。每個不同勘察階段互相聯系又有嚴格的區別，各個勘察階段分別組成互相聯系的有機整體，由此決定勘察技術資料形成的階段性。
2、工程檔案組成的成套性
工程項目作都是按照嚴格的、科學的勘察程序，一個環節緊扣一個環節有規律地開展勘察工作。把一項工程勘察所形成的全部勘察技術文件資料及實驗室資料，按項目組成一套完整、準確、系統的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。
3、工程項目檔案內容有很強的專業性
一項工程勘察是由多種專業技術人員按專業技術規范開展具體工作，既有一定分工，又相互配合共同完成。因此，工程勘察檔案在收集整理時，都要考慮勘察技術資料專業性，以及專業之間的聯系特點。明確圖紙文件所屬專業與工程勘察之間的類屬關系。作為檔案管理人員應學習勘察專業的基礎知識，了解各專業的業務范圍，能識別和區分各專業的圖紙文件，不斷提高文件材料分類的準確性，提高管理水平。
三、工程項目檔案管理存在的問題
1、重視不夠
單位一般比較重視項目的取得及效益，認為檔案管理就是后
勤服務工作，不直接參與項目的現場直接工作，只是簡單的移交、接受和借閱登記管理，所以在安排人員落實待遇問題上難免有考慮不到，直接影響檔案管理工作的發展和進步。
2、專業技術人員的檔案意識不強
一些專業技術人員只重視現場工作及報告編寫，覺得報告已交出這個項目就結束了。對檔案重要性認識不足，所以在工作中沒有養成重視檔案收集的習慣，造成項目原始記錄不符合規范要求，野外勘探記錄部分不完整，一些資料的簽字不全等。一些技術人員可能因為項目多，在項目結束后不及時歸檔，長期保存在個人手中，這就容易造成損壞或丟失，影響檔案的系統性和全面性。
四、如何做好工程勘察項目檔案的管理
1、加強專業技術人員的檔案意識
對專業技術人員定期進行檔案專業知識培訓，提高他們的歸檔意識，在工程項目檔案形成時就嚴格按照檔案管理要求進行收集整理。在項目質量管理中應加強對項目歸檔的要求，對專業技術人員設置獎罰辦法，按規定完成檔案資料移交后，才可視為完成整個項目工作。督促他們在項目完成后及時將資料歸檔。
2、建立健全工程檔案管理制度
把工程項目檔案管理納入日常工作，領導牽頭，明確管理人員，從資料的收集，立卷歸檔，移交，調閱等方面制定適合本單位實際情況的管理制度。
立卷歸檔和移交方面，是在項目完成后必須在規定時間歸檔，由項目負責人負責收資料，系統整理后，填寫工程勘察項目資料存檔交接表，項目負責人簽字后，及時向部門檔案管理員移交。內容應該包括紙質檔案和電子檔案。這樣可以保證資料的及時歸檔。
檔案資料的借閱也應有相應的規定，部門內部人員借閱，可以在檔案室登記借閱，外部人員借閱應有部門領導簽字同意。檔案管理員要登記借閱日期并經常查看借閱目錄催促及時歸還，保證檔案資料的完整，防止長期借閱在外容易丟失
3、按要求規范工程項目勘察檔案歸檔
根據市建委檢查提出的一些建議？我單位進一步完善了檔案歸檔要求。？勘察報告編制工作是在巖土工程勘察過程中所形成的各種原始資料編錄的基礎上進行的，為了保證勘察報告的質量，原始資料必須真實、系統、完整。因此，對巖土工程分析所依據的一切原始資料，均應及時整編和檢查，各責任人應對所提交的成果資料正確性負責，內容應填寫完整，各成果資料應有試驗人（完成人）、檢查人或審核人簽字。對勘察原始資料的校審應真正落到實處。？工程勘察需存檔的資料主要包括：工程合同及任務書、勘察綱要、原始資料（包括施工平面圖、各種現場原始記錄表、室內土工實驗原始記錄等）、各種圖表的中間成果及計算過程、正式報告文本、審圖中心審查意見及回復等?？辈靾蟾姹仨氂型瓿蓡挝坏墓?、資質章、法定代表人，項目負責人、審核人、簽章。
4、重視檔案存檔硬件設施的設立，配備必要的檔案裝具
硬件設施是檔案管理的保證，單獨設立一間檔案室，配備必要的鐵質檔案柜，購買檔案盒，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。所以檔案柜檔案盒需求量大，一個項目一個檔案盒，歸檔整齊，一目了然，便于查找。
5、在管理工作中可以發揮和利用現代化科技手段。
關鍵詞：水電施工企業檔案管理
中圖分類號：C29文獻標識碼： A
在全社會環保意識不斷提高的今天，水電作為一種可再生的情節能源，成為國家保障能源供應的最佳選擇之一。一大批不同規模及型式的水電工程項目如雨后春筍,星羅棋布在各條江河上。水電施工企業作為工程建設的主體，掌握了工程建設現場的第一手資料，將成為竣工檔案資料的基礎，其檔案資料質量直接關系到工程質量評優和達標投產考核。為此,水電施工企業做好工程建設的同時,必須做好項目檔案管理工作，保證歸檔的資料質量，為整個水電項目建設和使用增值。本文將闡述水電工程建設項目檔案管理的意義和不足，以及更好做好檔案管理工作的對策，以供參考。
一、水電工程建設檔案管理的意義
1、為工程糾紛提供法律依據
水電工程建設周期長、參與單位多、協調內外關系復雜，各專業分包商多，工序交接繁瑣，甚至會遇到不可抗力因素影響。所以，一旦出現一個或者多個問題，時間長了就會累積、演變成糾紛和矛盾，會給工程建設及質量產生很大的影響。比如：工程建設時是否按照標準化的程序施工，有無偷工減料，進場原材料是否合格，中間產品質量是否達到設計要求，單元工程質量是否到達質量標準，進度款是否按時支付，質量缺陷是否按照要求修補和處理等等。這些問題會在工程建設過程形成的資料中反映，每一個施工活動都會形成記錄資料。所以，全面、準確的工程檔案資料將為糾紛和矛盾的解決提供法律依據和憑證。
2、為工程信息查詢提供依據
工程檔案是施工活動中形成的大量真實記載，客觀反映工程內部結構和聯系。包括各分部（項）工程施工方案、措施、隱蔽工程施工、質量驗收資料、設計文件及圖紙以及工程建設過程中的往來文函等，都能在檔案資料中真實的記錄和反映。這些檔案資料對工程的使用、維修、改建、擴建、拆除具有指導作用，對防范自然災害的破壞及破壞后的修復建設都有著不可替代的作用，更是預防自然災害、減少損失的重要手段。
3、施工企業的無形資產
工程檔案管理在一定程度上反映企業的管理能力，也是一個企業軟實力的集中體現。竣工檔案作為水電工程的一個專項驗收項目，其檔案歸檔水平會影響到整個工程是否能通過最終的竣工驗收，更直接影響到施工企業的合同履約能力。良好的合同履約能力將為企業贏得良好的聲譽，幫助企業在激烈的市場競爭中展現雄厚的競爭實力，逐步成為企業的無形資產。
4、開發新技術、新工藝的依據
在國內水電定額調整周期比較長，而物價水平的大幅上漲，為了降低工程施工成本，水電施工企業不得不進行技術開發、技術革新和施工方案優化。因而，要想取得技術開發和革新上的突破，就需要不斷從項目施工方案、技術資料中收集各種數據和資料，進行專門的對照、研究、總結和開發。作為技術方案載體的工程檔案資料，其內容有可能成為先進的施工工藝產生的前身。合理利用檔案，對水電施工企業新技術、新工藝開發具有重要的意義。
二、水電工程建設檔案管理的不足
我國水電建設實行流域梯級滾動開發，建設完成后隨即交付運營單位運行。在交付運行前，要進行竣工驗收。檔案驗收作為竣工驗收前必須通過的專項驗收項目，已經引起了項目法人的高度重視。所以，檔案管理工作有了決策層的支持，已取得重大進步,也日益趨于規范，但目前還存在以下不足:
1、工程檔案管理意識淡薄
為了使水電站早日蓄水發電，盡快為投資方創造效益。業主、監理以及施工企業往往會更注重工程的有形建設,而忽視檔案資料的收集整理，沒有把檔案管理和工程建設同步起來，檔案管理意識淡薄。施工企業的項目經理部更是全身心投入施工生產，所有工作都為施工生產工作讓路，沒有把工程檔案管理納入日常工程建設管理中。特別是在施工階段面臨工期緊、施工任務重等情況下,只重視建設項目的進度、質量和資金的控制,而忽視了工程檔案工作的資源投入，從思想意思上沒有重視檔案管理工作。
2、檔案管理工作開展不及時
水電項目檔案管理點多、面廣、量大,牽涉到較多的部門和單位。比如：施工企業內部各部門、材料采購商，以及專業工程分包商等。在工程建設開工之初，沒有及時建立健全、有效的檔案管理規章制度,或者建立起來的規章制度得不到有效的落實。檔案管理實施細則未及時跟上,對各單位和部門缺乏完善的約束機制。另外，檔案管理工作在開工之初得不到不重視,沒有在各單位之間形成系統的工作規則，往往會造成執行不到位,出現檔案管理工作相互推諉、搪塞、忽視,以及不愿配合、不予支持等不良現象。再者，施工企業項目經理潛意識認為隨便一個人都能做竣工資料，因而沒有配備具有專業知識背景和實際工作經驗的檔案管理專職人員，或者專職檔案管理員工作主動性不強，沒有做到定期收集檔案資料，并加以整理。等到工程項目完工需辦理竣工驗收手續時,再來組織大量的人力、物力,突擊補充檔案資料,導致工程竣工檔案“事后算總賬”的被動局面。
3、檔案資料質量不高
雖然目前水電施工技術已經達到較高的水平，但是水電工程建設仍需要數年時間。水電施工企業因為工作環境艱苦，導致人員流動性非常大。而檔案文件的收集整理工作又具有持續性,各單位對建設過程中形成的資料未及時收集和妥善保管,檔案資料不能按規定及時移交和定期整理歸檔。而且，在施工期間形成的質量評定資料填寫不規范、亂涂亂改的現象普遍存在，甚至有質量表格填寫錯誤的情況。這些現象導致檔案資料的真實性、完整性、準確性難以控制，從而影響到檔案資料的質量。
4、檔案管理人員配備不足
因對工程建設檔案管理不重視,企業或參建單位配備的檔案人員少,多為兼職人員,檔案管理人員工作穩定性差,而且對水利工程檔案收集、整編、管理等要求不夠熟悉,使得水電工程檔案管理質量較差,無法達到國家規定的檔案管理驗收標準。
三、應對水電工程建設檔案管理問題的措施
1、提高檔案管理意識
為加強對水電工程建設檔案的有序管理,在工程項目開始時對企業各部門人員進行檔案法律法規的培訓和教育,增強工程檔案意識,爭取各方面的配合與支持,提高他們做好水電工程建設檔案管理的自覺性和責任感。尤其要向企業各部門負責人宣傳,增強他們的檔案意識,樹立“依法治檔”的觀念,爭取他們的重視和支持,擺脫檔案管理的處于被動的局面。
2、資料管理必備的專業技能
水電工程涉及的專業較多，知識面廣。比如：大壩基礎處理、壩基開挖與保護、金屬結構制作安裝、大壩安全監測等。工程檔案資料都是出自施工現場一線。做好檔案資料管理必須熟悉施工工藝過程和工藝控制特點，了解施工工藝流程，具備一定的的水利水電專業知識。檔案資料管理工作是一項集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合專業工作，所以必須具備一定的水電施工專業知識、檔案專業知識及操作計算機建筑應用軟件的能力。
3、提前介入工程建設前期
檔案管理人員提前介入工程建設前期，能通過實地查看工程建設原始面貌。對施工范圍和工程結構有一個初步的認識，能夠掌握所承包的工程專業劃分情況，熟悉施工圖各專業包含內容，這就為后期檔案管理節省檢索時間，提高借閱效率。例如借閱者要查看某分部工程施工圖，檔案員不用再全部施工圖紙，因為檔案員在前期設計藍圖分發時就已經熟悉了圖紙專業涵蓋內容，就會直接檢索到相應的分部工程圖紙。然后，對自工程開工之初所涉及到的設計調整和修改，有一個直觀的認識，對竣工圖的修改、編制有非常大的幫助。再就是熟悉和校核各類文件，比如：設計變更、工程聯系單、工序報驗單以及其它文件材料的文件編號、書寫材料和紙張是否符合標準，以及施工單位、監理單位和建設方人員審核簽字是否齊全。如果檔案員不提前介入發現問題，等到工程竣工結束后竣工文件移交給檔案室時再發現問題，而相應的工程人員已調到另外新項目，就很難對文件進行補充齊全。
企業檔案管理工作與該單位的組織機構、管理體制等有著密切的聯系。對于現代企業法人治理結構下的中國商飛公司開創性地進行復雜的大型客機項目研制工作，其檔案管理工作必然有其特點和要求。中國商飛公司旗下的支線飛機ARJ21-700已于2008年11月28日實現成功首飛，筆者借鑒ARJ21-700飛機項目檔案管理的實踐，就大型客機項目檔案工作進行一些研究。
一、大型客機項目檔案管理的主要特點
1 大型客機項目檔案共享程度高
大型客機項目是復雜的系統綜合工程，在中國商飛公司領導下三大中心協同合作進行研制，作為大型客機項目的主制造商。同時涉及國內參與設計的供應商、參與制造的供應商等。國外有材料供應商、系統供應商等。大型客機項目中這些參研單位在工作中形成的相關檔案資料，應該是高度共享，一個參研單位的檔案會是另外參研單位工作的輸入條件，各個參研單位檔案既是本企業大型客機項目工作的最終環節，同時又是整個大型客機項目研制過程中的中間環節。檔案數據即形成即利用，必然相互間共享程度高。
2 大型客機項目檔案信息化程度高
從新支線飛機項目管理和檔案管理的實踐來看，新支線飛機項目建立了基于Wind chill的系統平臺。該平臺的實施范圍涵蓋了ARJ21參研的四廠(上飛、西飛、成飛、沈飛)、一院(原第一飛機設計研究院)、三所(630所、637所、623所)以及近20家的國外供應商，成為了ARJ21飛機研制過程中各個參研單位的協同工作和數據交換、共享及管理的統一平臺。同時該平臺與各參研單位內部的自身的系統管理平臺、設計平臺實現數據接口，數據從形成、歸檔、分發、發放完全實現信息管理。然而對參與國內、國外供應商尚輔助以郵件、移動介質以及紙質等手段進行數據傳遞及交換，尚未納入到信息系統平臺管理，檔案管理并未實現完全的信息化管理，數據在傳遞中存在著一些滯后現象。
借鑒新支線項目管理的經驗，大型客機項目信息管理程度必將更高，檔案管理作為大型客機項目管理的重要組成部分，檔案信息化的程度也必將更高。不僅在中國商飛和三大中心內部會實現統一平臺，數據交換無縫鏈接，充分地按需索取。同時實現對國內外供應商的數據管理有序的、規范的信息管理。因而檔案管理實現數據傳遞過程中的完全數字化，傳遞速度、準確性、效率等有根本的改善。
3 數據多頭傳遞，檔案部門負責數據的完整性、一致性、有效性和可追溯性
傳統意義上對企業檔案工作的理解可以主要概括為三個字收、管、用。企業檔案部門往往是企業研制資料的最后管理部門。檔案部門在收集到這些資料后進行索引、分類管理，為檔案檢索利用提供便利。因為檔案資料在歸檔后可能很長時間利用一次甚至可能不用，檔案部門的工作往往被企業管理者忽視。檔案工作者在對檔案編研，深層次加工，為企業產品研制提供參考等工作上花較大的工夫。
在大型客機項目檔案管理工作中，各企業檔案部門除了行使好檔案的收、管、用的職能外，還承擔了數據傳遞的重要責任。從新支線飛機項目檔案管理的現狀來看，設計所檔案部門在形成工程數據檔案的同時，通過系統平臺將數據發給生產廠檔案部門。生產廠的檔案部門將數據作為生產依據在企業內部各生產車間進行數據傳遞。由此可以看到檔案部門直接參與型號項目管理工作，進行數據的有效傳遞。從新支線項目檔案管理趨勢以及大型客機檔案管理的特點來看，各企業間工作實質性的、最終的接觸將以檔案部門交換的數據為依據；適航審查、檢查設計、生產符合性將以檔案部門保存數據為準；企業人員工作利用也將以檔案部門發出的數據為準。檔案部門在數據傳遞中將越來越多地承擔數據的完整性、一致性、有效性和可追溯性的工作職能。為此檔案工作組織結構以及功能行使也在型號項目研制中有所拓展。檔案部門將在大型客機型號項目中發揮更為重要的作用。
4 新增民機特點的檔案門類
民用飛機項目具有其區別于軍用飛機項目的特點。最為典型的民機必須接受適航審查，取得TC證和PC證。民機必須顧客至上，注重售后服務，民機必須加強客戶服務工作。中國商飛公司開創性地籌建了上海飛機客戶服務有限公司。
針對民機特有的工作，檔案管理工作應該摸索出適航檔案管理和客戶服務檔案管理特點，制定新增門類檔案管理辦法及規定，將該部分檔案進行有效的管理和提供利用。
在民機研制中還將產生其他民機特有的工作，檔案工作應該與時俱進，充分適應型號研制的需要，建立、健全民機檔案管理體系。
二、大型客機項目檔案管理的設想
針對大型客機項目檔案管理的特點，筆者認為建立統一的檔案管理制度體系和工作原則，可以為大型客機項目的檔案管理的各項工作順利開展奠定良好的基礎。
1 大型客機項目檔案制度體系建設
沒有規矩，不成方圓。在大型客機項目這個復雜的系統工程中，為了使各項工作協調一致，制度保障就顯得尤為重要。中國商飛公司檔案管理部門將建立大型客機項目檔案制度體系，以指導中國商飛內部、三大中心，甚至供應商的檔案管理工作。
大型客機項目制度體系的建設從型號檔案門類上應包括設計類文件的檔案管理辦法、制造類文件的檔案管理辦法、客戶服務類文件的檔案管理辦法、試驗類文件的檔案管理辦法、試飛類文件的檔案管理辦法、適航類文件的檔案管理辦法等。從檔案業務要求上應包括檔案文件的管理規定、檔案工作程序、檔案控制程序、檔案發放和接收程序、檔案歸檔著錄通用要求、檔案系統平臺管理要求等。
2 大型客機項目檔案管理的原則
變前端控制為源頭控制。前端控制是現代文件和檔案管理的重要理念。前端控制以文件生命周期理論為基礎，把文件從形成到永久銷毀的不同階段看成一個完整過程。在這個過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體活動是中端，保存、利用或銷毀
是末端。前端控制是對整個管理過程的目標、要求和規則進行系統分析、科學規劃，把需要和可能在文件形成階段實現或部分實現的功能盡可能在這一階段實現。檔案工作者總是試圖在前端對文件進行控制，就檔案工作實踐來看，往往是事倍功半，收效甚微。
對大型客機項目檔案的管理應走出前端控制的誤區。努力將大型客機項目檔案的歸檔要求貫徹到標準化管理的要求中，進一步規范文件的源頭控制。源頭控制強調在文檔頂層設計框架中對整個業務范圍和流程進行分析、描述和設計，建立信息化的總體架構以實現理論上一致、功能上協調、結構上統一、資源上共享的目標。主要體現在從全程著眼，規范電子文件從生成、流轉到保存的技術、方法和規則，以確保電子文件長久真實、完整、可讀、可用。檔案部門人員必須在項目前期與標準化管理部門人員充分溝通，將檔案管理要求貫徹到標準化管理的頂層要求，在審簽流程中規范文件的形成過程。進而保證歸檔文件的標準化、規范化，以利于查詢和利用。
將檔案管理緊密結合大型客機項目的研制。以往的很多情況是檔案工作者往往不知道該型號、該任務會產生哪些資料，會有多少資料需要歸檔。尤其是對于那些不需要檔案部門參與發放等工作的數據、資料。大型客機項目檔案管理工作可與項目的研制緊密結合，將檔案歸檔建立在大型客機項目管理計劃、考核、任務評審等的基礎上，把大型客機項目管理計劃作為檔案的歸檔計劃，做到對型號檔案歸檔的資料有據可查。將歸檔情況上報型號管理部門，作為型號管理考核的依據以督促型號資料的歸檔。參加大型客機型號的各項任務的評審會，既對各類資料有效地歸檔，又充分了解型號研制的進展，為檔案編研、檔案的深加工奠定了基礎。通過多項措施將檔案管理緊密結合大型客機項目的研制，充分為項目研制工作服務，同時全面地收集型號檔案資料，便于今后的利用。
對大型客機型號檔案的合理組卷。因為飛機設計是一項極為復雜的系統工程，各設計系統之間相互之間有著千絲萬縷的聯系，技術文件之間相互引用，多頭引用，循環引用等，型號檔案的組卷存在一定的困難。
筆者認為可以從飛機的研制階段、具體型號任務等方面對型號檔案進行組卷。飛機研制可以分立項論證階――可行性論證階段――預發展階段――工程發展階段――批生產和產業化階段五個階段。如果需要查找一份設計文件，可能在不同階段的文件描述也是不同的，這樣僅能從文件名稱上作些區分。如果檔案人員能夠在型號研制的不同階段對檔案進行邏輯上的組卷，筆者認為能夠為用戶查詢利用提供便利。同時也整理出型號檔案的脈絡，為民用飛機研制積累有益的經驗。然而，僅靠檔案人員從文件的題目、內容等判斷該文件屬于某個階段，很難判斷準確。從以往的實踐來看，每次飛機的轉階段都將召開評審會，進行系統、全面的評審。可以以評審時間來劃分，做個粗略的判斷，作為型號項目檔案分階段劃分的有效依據。在劃分每份檔案的所屬階段后，應可以再按主題進行組卷。主題可以分類別對待，如外協項目以合同為脈絡，試驗及試驗件以試驗管理流程為脈絡，特殊任務如物理樣機、展示樣機、電子樣機等可以以具體任務的執行流程為脈絡……總之，合理的組卷，能夠為檔案利用者提供更清晰檔案的查找線索。
三、基于大型客機項目的檔案系統建設
1 建立數字檔案館
數字化時代，飛機的研制將全部實現數字化定義、數字化設計、數字化制造，這就對檔案部門提出了更高的技術要求，如何通過信息系統平臺實現異地數據的接收與發放；檔案部門與設計、工藝、質量等部門的信息系統如何進行數據的在線歸檔；檔案部門對原有紙質檔案等傳統載體檔案進行數字化處理的管理利用等問題要達到知識管理目標，都需要通過建設數字檔案館來實現。
大型客機項目是國家投資，型號項目檔案理應歸國家所有，中國商飛公司代表國家對大型客機項目檔案進行管理。中國商飛公司下屬三大中心在大型客機項目中目標一致、職能各異、避免了企業因為知識產權、商業秘密等原因，檔案、資料的交換壁壘，為建立公司統一的數字檔案館奠定了基礎。
中國商飛公司可建立統一的系統平臺，統一的檔案管理制度、統一的數據源，形成共享模式的大型客機項目數字檔案。三大中心的大型客機型號檔案是中國商飛公司大型客機項目檔案的重要組成部分。在中國商飛檔案部門的指導下，搭建大型客機項目數字檔案館的共享功能框架。
在大型客機數字檔案共享功能框架中，其所存儲資源的長期可存儲性是重要前提，因為共享是一個系統，沒有資源的攝入，存儲、利用無疑會成為無源之水和無本之木，所以大型客機項目數字檔案共享框架必須以三大中心數字檔案館的大型客機項目檔案資料長期可存儲性為基石，通過標準接口實現資源共享與服務整合。其中重點要解決的是集成現有各種異構的設計、制造系統，兼容大客研制過程中應用到的CAD、CAE、CAM、EDA及其他軟件設計等工具設計數據，確保這些數據的一致性、有效性、完整性、可追溯性和安全性，并作為大客研制過程中的統一信息中樞和型號的統一數據中心。
2 建立獨立的檔案系統平臺
以上海飛機設計研究所在研制ARJ21飛機項目來看，目前上海飛機設計研究所檔案管理涉及的系統平臺主要有CPC、ECMS、VPM、OA和金航百科檔案管理等系統。
關鍵詞：鐵路建設項目檔案管理
中圖分類號：K206文獻標識碼： A
引言：做好鐵路建設項目的歸檔工作,具有十分重要的現實意義及歷史意義。我國鐵路經過“十一五”以來的大規模建設,已步人快速發展期。特別是“高鐵”工程的建設,更廣為社會所關注。與此同時,隨之產生的大量鐵路建設文件資料,需要各級檔案管理部門進行收集、整理和提供利用。筆者結合實際工作,探討一下如何做好鐵路建設項目檔案的管理工作。
1、鐵路建設項目檔案的形成及特點
鐵路建設部門在生產、建設、科研、管理等工作中形成了大量的圖紙、圖表、文字、數字、聲像等具有保存價值的各種載體的文件材料。它們是企業發展的歷史見證，是廣大鐵路建設者的智慧結晶，也是鐵路建設項目檔案的重要來源。其內容主要包括:工程勘察設計施工文件、工程招投標文件、中標通知書、施工承包合同協議書、施工方案、工程線路斷面圖、施工作業指導書、工程監理文件、開工報告及批復、質量安全事故報告、工程質量評定、竣工驗收報告和驗收證書、施工技術總結、工程數量匯總表、竣工決算及審定書、施工中形成的關于工程的重要來往文件、特殊結構設計等具有保存價值的文件、圖片和圖紙。
鐵路建設項目檔案注重歸檔項目中文件資料的內在聯系，注重因果關系，按照技術專業形成歸檔體系，客觀地描述建設項目的主要內容和進行過程。具體到一個建設項目而言，包含著工程項目從醞釀、調研、可行性研究、決策、勘測設計、施工及竣工驗收等全過程形成的各類文件和資料，是整個項目建設活動的真實歷史反映。由于鐵路建設項目跨部門多，施工時間長，所以文件資料的歸檔工作較復雜，具有一定的難度。要做好這項工作，就要求檔案工作者在歸檔時首先要了解該項目的技術方案、。技術標準，進而按照有關規定，及時、準確地收集、整理相關文件資料，才能最終形成完整、規范的鐵路建設項目檔案。
2、鐵路建設項目文件歸檔中存在的問題
近幾年來，國家非常重視鐵路建設。我國鐵路工程建設發展之快、水平之高令世人刮目相看。以青藏鐵路、京津高鐵、京滬高鐵、武廣高鐵等為代表的一系列大型鐵路建設項目相繼建成運行，一批國家重點鐵路建設項目仍處于建設之中。這些鐵路建設工程，技術標準高、管理模式新，代表著新時期我國鐵路建設的新成果。隨著我國國民經濟及人民生活水平的不斷提高，人們對鐵路建設的標準要求也將會不斷提高。這也是對鐵路工程建設者和檔案管理者提出的新課題。從目前所了解的情況來看，鐵路建設部門在大規模修建高等級鐵路的同時，相繼制定或修訂了鐵路建設項目相關管理辦法和標準。但在檔案管理方面，特別是鐵路建設項目檔案管理方面，顯得有些滯后。原有的辦法和標準未能及時修訂，已不能適應鐵路發展的新形勢。以至于發生了有些施工單位在歸檔時，原有的歸檔標準、方法已不能滿足現實的歸檔工作需求，但又無新標準可依的情況，嚴重影響了鐵路建設項目文件的歸檔工作。當然這種情況的出現與近期鐵路建設項目開工過于集中，新技術、新項目投人過多和過快，使原有的環境、對象、模式迅速發生了變化等因素有關。但也不可否認，鐵路檔案工作中存在著管理意識過于僵化，組織管理不及時、不到位等問題。
作為鐵路建設項目檔案的職能管理者，各級鐵路檔案管理部門應積極介人項目文件資料的前期歸檔環節，做好業務培訓、業務指導等工作。但目前受檔案部門信息閉塞、人員偏少、自身素質有待提高等條件的限制，這項工作開展得很不理想。例如，按規定工程竣工文件應由建設單位負責組織，參建單位負責編制，檔案部門負責協助指導。但有些項目在具體執行過程中，建設單位對竣工文件編制的組織管理作用不突出，檔案部門業務指導不及時、不到位，文件資料歸檔隨意性大，不齊全。再例如，根據鐵路檔案管理行業標準，凡是在建設、管理過程中形成的，反映施工過程和建設項目實體狀況的，具有保存和利用價值的各種形式、各個階段的文件資料，均應歸檔并移交檔案管理部門。但由于檔案部門前期介人及業務指導的力度不夠，使歸檔各方放任自流，不能嚴格執行。從目前的情況看，鐵路建設項目文件的歸檔仍多側重于施工和竣工階段的文件資料，對項目建設前期、項目管理等文件資料重視不夠，普遍存在施工和竣工文件資料多，前期文件和項目管理資料少，可行性研究、初步設計、施工設計等勘測設計階段文件資料歸檔率低等情況。
另外，在大規模進行鐵路建設的形勢下，各參建單位的施工點遍地開花，一個施工單位往往參與多個工程項目。負責文件資料編制的技術人員經常是輾轉于幾個項目之間，人員流動快，交接手續簡單。
3、充分利用新技術提高鐵路建設檔案管理水平
隨著科技的進步，檔案管理理念也在不斷創新?，F代化的管理方式在檔案管理工作中不斷得以應用。電子計算機技術的普及，不僅使我們每個人都體會到信息科技帶來的方便，也深刻影響了檔案管理工作的方式方法。傳統的管理模式正在發生著轉變，從以前的保管、利用檔案實體，逐步向提供利用檔案數字化信息轉變。如今，工程技術設計基本通過計算機完成，大量技術資料以電子數據的形式保存和使用。紙質文件和施工圖紙也可以通過掃描技術將其數字化，并以數字形式保存和使用。檔案資料數字化的優勢還體現在便于存儲，便于搜索和查找，便于傳輸，有利于實現遠程協作和資源共享。另外，檔案資料數字化在提高工作效率的同時可以減少相關人員的勞動強度，也減少了對珍貴檔案原件的使用，起到了有效保護檔案資料的作用。但是，這項工作還正處于探索之中，如若進行，也需要廣大科技人員和各級檔案管理工作者及時準確的收集、制作和管理有關數據。現在已有些單位開始嘗試此項工作，如“京滬高鐵”工程，即在文件資料歸檔的同時還形成了一套電子版的數據檔案?？傊敶萍及l展的速度越來越快，檔案工作者必須緊緊圍繞科技發展的新趨勢，了解新技術，掌握新知識，積極開拓思路，才能適應新形勢的需要，不斷提高鐵路建設檔案的管理水平。
4.結束語：總之，建設項目檔案管理工作是工程質量管理的一項重要內容，在一個地區基本建設中具有重要的地位和作用。做好建設項目檔案管理是一項長期而又艱巨的工作，不但需要全體建設者的努力，也需要建設行政主管部門和檔案行政主管部門以及城建檔案管理部門的通力合作，密切配合。只要精誠團結，依法行政，將國家利益置于部門利益之上，就一定能開創重大建設項目檔案管理工作新局面。
參考文獻：
1.基于項目管理的工程檔案管理體系的構建。
基于項目管理的工程檔案管理體系既要求對工程檔案實施全過程的動態管理，也對其質量控制提出了一定的標準，簡單的說就是以項目施工計劃及其進度紐帶，按照檔案規范及時收集每個環節的工程檔案信息，并加以分類和歸檔，以及有效的挖掘利用，以此實現檔案真實、完整、高效。具體可從下述幾點著手：一是全過程管理工程檔案，既要基于工程項目的施工計劃明確文件的收集時間，強化薄弱環節和關鍵環節的檔案收集，同時應就工程項目的立項審批、規劃設計、招投標、征地安置、施工過程、竣工驗收等各階段的文件進行分類收集；二是強化控制工程檔案質量，這就要求應按照一定的標準和規范進行歸檔，而且力爭以用戶利益為核心，全面整理、科學分析、主動挖掘檔案信息，并注重收集、整理、分析反饋信息，以此為工程檔案使用者提供高層次、個性化的優質服務。
2.基于工程檔案管理的項目管理體系的構建。
因項目管理是工程檔案管理的基本前提，而工程檔案管理又是項目管理的重要內容，可見兩者相輔相成，不可分割，因此也應基于檔案管理促進兩者的共同發展。具體應以記錄的工程財務信息為參考，掌握并分析費用收支，結合工程的實際進度，有效控制工程造價；以記錄的工程施工情況為參考，合理配置施工資源，確保在合同規定的日期內完成項目施工；以所有的工程檔案作為控制工程質量的重要參考，以此減少不必要的損失，保質保量完成工程建設。
二、系統運行保障
1.制定統一規范的工程檔案標準。
通常工程項目規模浩大，涉及面廣，其檔案必然數量眾多，種類繁雜，因此制定統一、規范的檔案標準是實現檔案完整、真實、有效的基礎保障，具體應注意下述幾個方面：工程施工組織設計文件中應具備編織者、技術主管、建設單位、監理單位等參建各方的簽名、審批，其內容應明晰、具體；圖紙會審文件中應涵蓋工程名稱、地點、參建人員、會審內容、時間等信息及相關部門的簽字蓋章；材料合格證、質檢報告等文件應合法、齊全；合同、協議等內容應公平，嚴謹，全面，不存在漏洞；技術交底文件應符合質量驗收規范，如管道安裝應詳細記錄管件的大小、位置，支架方法等，驗收描述要詳細；分項、分部等資料劃分應明確且正確，內容真實不存在重項、漏項，施工日記應真實、全面等；此外針對檔案信息管理系統中的文本、圖片、聲像等不同類型的檔案應予以分類管理，其規范應以相應的數據庫要求為重要依據。
2.構建完善的工程檔案管理系統。
合理的工程檔案管理信息系統對于提高其管理績效具有重要的推動作用，在此筆者認為應以核心服務器為中心，為建設、設計、施工、監理及其他單位的溝通與合作提供一個公共平臺，以此為其查閱、使用、管理、分析工程檔案提供便利。但其應以統一文件格式、設置工作流程、定義訪問權限、完善數據庫建設、規范數據接口等為前提，建立數據、項目、服務集成的管理系統，以此便于收集、分類、歸檔、分析、應用工程檔案信息，如可以切實掌握待復核、履行期、已終止等不同類型的合同信息，核對和統一財務信息、施工材料等賬目，查詢設計變更等重大事項，以此為控制工程造價、質量、進度提供服務平臺，尤其利于順利完成工程驗收，以及合理解決經濟糾紛等問題。此外也可利用工作會議、匯報總結等豐富的信息反饋渠道，挖掘價值信息，用于為解決方案的制定等提供幫助。
3.明確劃分工程參建各方的權責。
工程檔案來源繁雜，其全面收集并非一項易事，僅靠單方力量顯然難以實現，因此必須強化工程參建各方的聯系，明晰其權責，以此促進工程檔案收集和管理工作有序開展，也為工程隱患的責任歸屬奠定基礎。如建設單位應負責工程項目申請，獲取土地、建設、規劃審批書、許可證等資質，可行性報告、施工組織設計、施工圖紙、招投標文件、承包合同等文件，其在城建檔案館、施工、設計、監理等各單位之間的檔案管理中起著承上啟下的作用；勘察單位應負責提交準確、可靠的工程勘察報告；設計單位應提交合理的施工圖以及技術方案；監理單位主要負責對施工現場的管理監督，并提交現場簽證、施工進度等相關文件；施工單位則主要負責工程質量，即提交材料、配件、機械、隱蔽工程等質檢報告。為進一步規范工程檔案管理活動，還應基于單位實況選擇項目式、強/弱矩陣式等組織形式。
4.形成有效的工程項目組織文化。
為切實推進工程檔案管理規范化、高效化，工程參建各方都應提高對工程檔案管理的認知，并自覺參與、配合檔案收集、管理和利用。其中工程檔案管理部門應身先士卒，認真貫徹檔案意識，并通過廣泛宣傳，形成自上而下管理工程檔案的良好局面；應立足于工程項目和工作需求，明確工程檔案管理目標，并在管理制度和檔案規范的約束下，加強部門之間、檔案形成者之間的溝通與合作，進一步完善檔案數量、種類、標準規范等；檔案管理者應切實強化自身的職業素養，掌握科學、實用、先進的檔案管理理論知識和方法技巧，熟練使用檔案信息管理系統，規范檔案操作，保證其完整、真實、標準，學會善于挖掘有效信息，并加以提煉和總結，以此為檔案使用者提供有力參考，提高工程檔案的時效性。
三、結束語
