發布時間：2023-06-12 16:02:08
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案管理基本要求樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
一、SOA架構概述
（一）SOA的基本概念
“SOA”是“Service Oriented Architecture”的縮寫，中文意為“面向服務的體系架構”。它是一個組件模型，“SOA”主要是一種涵蓋架構風格、編程模型等一套新的分布式軟件系統構造方法理論，主要包括這幾個過程：從建模到開發，然后整合再部署，最后運行、管理。它將不同的服務通過接口聯系起來，使得服務可以使用通用的方式進行管理。建立在以SOA基礎上的信息系統，可以自行研發組織，具有良好的維護性、可用性和可擴展性。
（二）運用企業服務總線的方法（ESB）
支撐SOA的關鍵是其消息傳遞架構――企業服務總線（ESB）。ESB采用“總線”模式來管理和簡化各服務應用之間的集成拓撲結構，在網絡中起到一個連接的作用，以接受的開放準則作為支撐點，然后使得事件以及消息等動態之間能夠相互關聯和通暢，是一種在服務和應用之間標準的集成方式。ESB作為最基本的連接中樞，使得網絡之間的連接能夠更好的進行，是構筑企業神經系統最為根本的要素。ESB架構主要使得異地應用之間的消息能夠發送和接收，除此之外，還能夠通過ESB發送和接收消息。
二、在SOA的基礎上建立高校人事檔案管理系統
（一）建立高校人事檔案管理系統的基本要求
高校人事檔案管理涵蓋了各個不同的部門和方面，建立高校人事檔案管理系統的基本要求就在于能夠使現有的各類管理系統能夠完好的保存，以及讓系統之間有所差異，這樣能夠讓用戶更好的查看個人信息。新的系統還應具有安全性和可靠性，能夠很好地維護用戶的信息安全。除此之外，新的高校人事檔案管理系統還應最大程度的適應各個板塊，使得各個板塊之間能夠自由的傳輸，能夠屏蔽系統之間的差異性，
（二）高校人事檔案管理系統體系結構
SOA系統能夠很好的滿足高校人事檔案管理系統的基本要求，它能夠將高校人事檔案管理系統中的數據很好的連接起來，建立起一個完整的SOA高校人事檔案管理系統的構架。主要可以分為幾個方面，第一就是基礎應用方面，組成各
個部分的主要是人事檔案管理系統，主要包括教學、科研、工資、學生、圖書、資產、辦公、人事等各個方面，例如人事管理系統主要包括的是教師的基本信息，教務管理系統主要包括考試的工作以及科研兩個方面，等等這些都是教師的基本信息，人事檔案管理的最基本的就在于人事檔案的數據與其他部門的數據共享。第二就是接口方面，主要的作用就是將上述的基礎應用方面的應用程序以及共享數據等通過協議封裝、接口為服務，將這些作為企業服務的總接口。第三就是企業總線方面，主要對日志、業務、安全、公用等方面的服務來進行管理，除此之外，還應增強業務方面的柔性，使得面向服務中的高校人事檔案管理系統更加完善，第四就是流程方面，是各個部分的組件組成的，主要的工作任務就是負責服務的構建以及編排。第五就是表示層面，就是將高校人事檔案管理系統的需要發送給客戶，用戶便可以通過這個快速查閱以及接受這些消息。最后就是接入的過程，可以通過多種電子產品，例如電腦、手機等等接入這個程序，這個也為當前的很多用戶提供了一個接口，為以后的擴展奠定了一個良好的基礎。
三、在SOA的基礎上高校人事檔案管理系統設計
系統在設計時要考慮到眾多方面，例如安全性、可靠性、分散性等特點，在這種狀況下，可以采用J2EE的方式。J2EE是一種全新的和不同于傳統應用開發的技術架構，包括各類組件、服務架構和技術層次，最主要的作用就是通過各種共同的標準及規格，使得應用系統的開發與部署能夠相互兼容，更加簡化、規范化，提升了應用系統的可移植性、可靠性。J2EE核心就是能夠讓技術更規范化，讓各個不同平臺之間在J2EE的依靠下，能夠具有包容性，使得原來企業后端使用的信息產品彼此之間無法兼容的問題能夠得到很好地解決以及企業內部或外部不能相互貫通的困境也能得到更好的解決，J2EE組件和傳統的Java類的存在很大的差異性：是被裝配在一個J2EE應用中，使其能夠有固定的格式并且要遵守J2EE規范，由J2EE服務器對其進行管理。J2EE本質上是一個分布式的服務器應用程序設計環境，J2EE結構以及J2EE程序的編寫十分簡單。它能夠提供良好的機制，去組建靈活的、安全的、易維護的商務系統，因為業務邏輯被封裝成可復用的組件，并且J2EE服務器以容器即一個實體的形式為所有的組件類型提供后臺相關服務。J2EE體系結構提供中間層集成框架，在一個統一的開發平臺之下，并將應用程序運行環境與操作系統隔離，支持打包和部署應用，添加目錄支持，使得安全性和性能都能夠得到提高。通過J2EE這個平臺，可以更加完善在SOA的基礎上高校人事檔案管理系統設計。
關鍵詞 檔案管理 新思路
中圖分類號：D523.2 文獻標識碼：A
一、存在的問題
1、多數醫院因為資金和人員配置的問題往往忽視醫院檔案的作用，通常缺乏明確的任務目標和具體的措施，檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高，而且因為各家醫院檔案隸屬于不同的行政機關，所以相互之間聯系很少，是各自為政的發展模式。
2、檔案管理模式問題，館藏資料和數據庫“大不全，小不精”，既重復浪費又出現資源閑置。檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全。各級醫院在管理檔案時沒有統一的管理標準和模式，各級醫院根據自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
3、檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
4、檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高，檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，設備陳舊，技術落后，也制約了檔案事業的發展。隨著科技技術的發展，計算機及網絡技術在醫院管理中廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。
5、人事管理體制和機制不完善，財力物力的匱乏。許多醫院檔案管理人員都面臨這年齡偏大、專業不對口、學歷參差不齊，只能進行一般工作。醫院大部分的財力物力都被放在醫院的醫療設備的更新、人才的培養和擴建病房等硬件建設上面。對檔案管理這方面投資較少。
二、醫院檔案管理工作的基本要求及其工作的特點
（一）醫院檔案管理工作的基本要求。
1、醫院檔案管理的標準化要求。檔案管理要求統一規劃、統一協調，實行檔案管理工作的標準化、規范化，使得檔案信息資源得以共享。制定各項醫院檔案管理業務標準和技術標準并貫徹實施，還要通過法規手段來實現。
2、檔案管理的基本原則。要達到完整性的要求，一方面要保證醫院檔案數量齊全，成分多樣化，另一方面也要盡量保持醫院檔案間的歷史聯系。
3、醫院檔案管理過程中應盡可能用最少的投資達到最大的效益。由于我國大多數檔案機構經濟條件有限，經濟因素往往在檔案管理系統運營中起決定作用。
4、醫院檔案是珍貴的歷史記錄，往往只有一份孤本，年代越久價值越大。盡可能延長檔案的壽命，保護其安全性，避免醫院檔案中的機密泄露，是檔案管理的基本任務之一。
5、現代醫院檔案管理工作要求現代化，要采用科學的理論和方法，遵循檔案工作的發展規律，把檔案管理活動作為一個復雜的系統來進行科學管理，使醫院檔案管理工作走向更高水平。
6、醫院檔案管理現代化已經成為了一種必然的發展趨勢，各種現代化技術如計算機技術、復制技術、縮微技術、視聽技術等應用在檔案管理當中，可以大大提高檔案管理工作的效率，提高醫院檔案管理的水平。
（二）醫院檔案管理工作的特點。
1、醫院檔案管理過程可以分為檔案室管理和檔案館管理兩個階段。不同階段檔案的作用不同，具有不同的價值，服務對象不同，方式也不同。檔案具有憑證價值和過渡性，具有歷史價值和科學文化價值。
2、醫院檔案管理工作直接關系到醫院切身利益，它的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾。
3、醫院檔案管理活動對檔案形成者的依附性。醫院檔案是在形成者活動過程所產生的，檔案歷來形成者所有與控制，價值和形成者有著密切的關系。
三、醫院檔案管理工作的新思路
（一）提高檔案管理人員的素質，加強學習《檔案法》，增強人們對檔案管理的意識，提高依法歸檔的自覺性。
現代醫院管理向科學化、現代化和標準化發展，對醫院的檔案工作實施全面的管理，在檔案管理中起著領導、指導、決策、監督的作用。大力宣傳檔案工作，使得醫院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己的日常工作和生活的密切關系，更好的支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的行程。有些人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。
（二）完善醫院檔案管理的體制建設和制度建設，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度。
促進檔案工作規范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范管理的關鍵。醫院要結合本單位檔案管理的實際要求，根據《檔案法》、《醫藥衛生檔案管理辦法》來制定一系列的檔案管理制度，統一管理，統一考核，促進醫院發展。
（三）實現檔案標準化是檔案管理信息化的根本，檔案管理現代化不僅僅是先進設備的配置，還包括管理方式的標準化。
加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質，加大投入，提高配備。通過專業培訓、繼續教育進修學習等提高業務和知識水平，深入臨床一線調查研究，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。加大資金投入，引進現代化的技術和設備是必然條件。醫院充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化和現代化。
（四）建立醫院檔案三級網絡管理模式，為檔案的開發利用提供更有利的依據，重視開發，充分利用，發揮檔案的社會效益。
檔案管理的最終目標是使得檔案得到充分利用，加強檔案利用反饋信息的管理，實現醫院信息的橫向聯系，實現資源共享，提高檔案的利用率，充分發揮社會效益。
檔案自古至今都在延續發展，從紙質到電子版，從理論到實踐中，從工作手段到工作方法，從思想意識到管理模式，根據自身的發展特點，響應政府出臺的各種優惠政策，用科學發展觀的理論指導改革現行的管理體制，轉換運行機制，根據自己情況聯合檔案管理體制，實現資源共享和個性化、多元化創新服務。研究知識經濟給檔案管理帶來的機遇和挑戰，針對醫院檔案管理的特點和要求，探索只是經濟時代新形勢下的醫院檔案管理對策，提出具體的針對性的措施，這樣有利于提高醫院檔案管理水平，強化醫院的檔案管理，豐富醫院檔案管理的理論內容，促進醫院現代化的發展，實現檔案管理的理論意義和應用價值。
（作者：河南省中醫院第二附屬醫院審計室科員，主要研究方向：檔案管理與審計）
參考文獻：
[1]張新芳：《醫院檔案管理工作現狀及對策》，《中國科技信息》2005年第21期。
[關鍵詞] 檔案 高校檔案管理 信息化 人才培養
高校檔案是高等院校活動的直接紀錄,高校檔案工作是學校的重要基礎工作之一,是衡量教育質量和管理水平的重要尺度。它不僅歷史地紀錄了學校過去和今天的每一項工作、活動的全過程,而且真實地記錄著成功的經驗和失敗的教訓。隨著改革開放和社會主義市場經濟的不斷深入,高校檔案管理成為高校建設工作中的重要內容。
一、高校檔案與檔案管理的概述
1.高校檔案管理的內容
高校檔案是指高校從事招生、教學、科研、管理等直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史紀錄。主要分為黨群檔案、行政檔案、科研檔案、教學檔案、學生檔案、產品檔案、財會檔案、基建檔案、設備檔案、出版檔案、外事檔案及聲像檔案等。
檔案管理主要包括兩個方面的內容:一是對檔案資源的管理,也稱檔案實體管理;二是對檔案中所包含的信息的管理,稱檔案信息組織。檔案實體管理包括檔案的收集、鑒定、保管、統計、檢索、利用和編研等內容,通過檔案資源建設來建立科學合理的館藏體系,為檔案的現代化管理打下基礎。
2.高校檔案管理的性質和特點
(1)高校檔案管理工作的性質
檔案管理工作是一種專門的管理活動。作為專門負責管理學院各部門檔案的一種獨立的業務工作,是國家科學文化事業的組成部分。與此同時,針對學院特定的部門來說,檔案管理又是該部門各項管理工作的組成部分。
(2)高校檔案管理工作的特點。檔案管理活動與其他文獻管理活動一樣,包含了信息的輸入、存儲、加工、輸出這樣一個信息傳輸過程,是一種信息控制系統。但由于檔案原始記錄性的特點,又使得檔案管理活動區別于圖書、情報等其他文獻信息工作,主要表現在4個方面:第一,檔案資源積累過程的緩慢性;第二,檔案管理過程的階段性;第三,檔案管理活動對檔案形成者的依附性;第四,檔案管理工作對社會的相對封閉性。
3.高校檔案管理的基本要求
盡管不同類型檔案的管理有不同的方法,但基本要求是一致的。例如,我國高校檔案管理工作的基本要求,主要包括:完整性要求;安全性要求;科學性要求;規范性要求;經濟性要求;現代化要求。
二、我國高校檔案管理存在的問題
隨著社會主義建設的不斷發展,特別是與發達國家相比,我國的高校檔案管理工作還存在著較大的差距和不足,主要有:
1.檔案意識不強,領導重視不夠
檔案意識不強具體表現在:高校對檔案的重要性認識不足,和其他的科研部門相比,檔案部門被認為既沒有經濟地位、沒有社會地位,也沒有政治地位的無足輕重的單位,甚至是可有可無的部門。有些高校人士認為,檔案工作無非就是收集、、整理、保管一些已成為歷史的東西,是簡單勞動,沒有什么意義。
2.檔案工作人員素質偏低,隊伍不穩
在安排工作時,一般不會由工作能力強的人員擔任兼職檔案員;檔案管理人員大多數量身兼數職,半路出家,沒有經過業務學習和培訓上崗;有些高校甚至不注重學歷、業務、素質,即使學歷較高,也不是學檔案專業的;有的高校檔案人員是內部調劑上崗,從未給在崗人員進行崗位培訓,更沒有進行正規的進修或學習檔案專業知識。凡此種種,致使檔案人員業務知識缺乏,業務不精通。
3.經費不足、設備不全,硬件建設差
檔案工作要有必不可少的物質基礎,必須安排一定的專項經費,一是用于檔案庫房設施的不斷完善,保障檔案保管的基礎條件;二是用于從事檔案的科研工作,將檔案信息化提高檔案管理水平。有些學校過分強調科研建設,科研經費比重大,不重視檔案工作,對于檔案事業的經費投入不足,有的高校根本沒把檔案工作經費列入規劃中,有的即使列入了規劃,所占比例也很少。
4.管理模式呆板陳舊,手段落后
有些高校仍然采用原有的呆板陳舊的管理模式。在當今電子技術的飛速發展,特別是網絡技術的發展已覆蓋各行各業,檔案管理技術跟不上時代的步伐,很多高校檔案部門硬件設備落后,軟件還使用單機版,更新不及時。
5.對檔案工作宣傳不夠,群眾參與意識薄弱
由于檔案工作宣傳力度不深,廣度不夠,在社會上影響不大,知名度不高,很多人對檔案不了解,檔案工作的內容、性質、人物、檔案利用產生的社會效益和經濟效益,還沒有被廣大群眾所認識。
三、加強高校檔案管理的措施建議
高校檔案建設面臨挑戰的同時,也面臨著機遇,高校檔案工作也要順應時代的發展變化,制定自己在知識經濟中的戰略對策。
1.更新觀念,提高檔案管理意識
高校檔案界必須及早認識知識經濟、信息文明給檔案工作帶來的沖擊和機遇,解放思想,更新觀念,樹立并強化與知識經濟發展相適應的新的思想觀念和意識形態。
2.轉變高校檔案管理模式
知識經濟時代將給檔案管理工作帶來許多新的管理理念,促進檔案管理的轉變。主要包括由以實體管理為主向以人力資本管理為主轉變;由硬性管理為主向以軟性管理為主轉變;由區域性管理向全方位、網絡化管理轉變。
3.推進高校檔案管理的現代化
面向知識經濟時代的檔案工作必須加快現代化步伐,必須因勢利導,與現代化建設接軌。運用信息技術改造傳統的檔案工作,實現檔案管理、檢索、利用的信息化、網絡化、數字化,加速檔案應用信息高速公路建設。進一步加強高校檔案管理標準化建設,充分利用檔案信息資源為經濟建設服務。
4.培養適應知識經濟要求的高校檔案人才隊伍
要盡快在高校檔案干部隊伍中普及現代知識教育,改善他們原有知識結構,加強對他們的新思想、新知識、新技術的培養,尤其注重培養他們的創新意識、創新方法,用各種適于檔案工作的新知識和新技術(特別是信息技術)來武裝高校檔案工作者。如“文檔圖情資一體化”思路及信息網絡化的趨勢。那么,如何培養高校檔案工作者?途徑和措施主要有:加強高校的檔案人才意識;建立并完善高校檔案人才培養的競爭激勵機制;進行定期或脫產培訓;通過各種途徑提高高校檔案工作者的素質。
摘要：檔案管理是指國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存備查的文字、圖象、聲音及其他各種形式的原始記錄資料。醫院檔案管理工作主要有兩方面的內容:首先是對醫院檔案資源的實體管理;其次是對醫院檔案的信息化管理。本文通過對醫院檔案管理工作基本要求、特點、工作內容等方面的綜合敘述，最后提出醫院檔案管理工作的發展新思路，供業界同仁參考。
關鍵詞:醫院；檔案管理；綜述；發展思路Abstract：file management refers to the state organs, social organizations and individuals to form in the social activities in the original data, text, image, sound, save for future reference and other forms of. The hospital archives management mainly has two aspects: first is the entity management of hospital archives resources; second is the information management of hospital archives. Based on the management of hospital archives basic requirements, characteristics, work content comprehensive narrative aspect, finally put forward new ideas for the development of hospital archives management, for the industry reference.
Key words：hospital; File management; Review; The development ideas
中圖分類號:R276文獻標識碼:A文章編號:1004-4949(2013)05-0150-03 醫院檔案管理工作是集醫療、教學、科研、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄資料的管理。它們既是醫院寶貴的精神物質財富, 也是醫生進行診療工作的可靠依據和參考資料。
1對于醫院檔案管理工作的基本要求
1.1醫院檔案的整體管理
醫院檔案管理的基本原則就是要保證檔案的完整。保證檔案集中保存、不致遺漏，前后關聯的檔案也要歸類整理。
1.2醫院檔案的安全管理
保證醫院檔案不因為年代久遠而損壞，延長醫院檔案的使用、保管壽命，避免因管理不善而泄露機密。
1.3醫院檔案的科學化管理
醫院檔案管理應遵循科學的理論和方法進行工作指導，建立系統的體系管理來促使醫院檔案管理工作逐步提高水平。
1.4醫院檔案的規范化管理
醫院應通過制定相關各項管理技術和業務標準，來促進醫院檔案管理的規劃統一，標準統一，資源共享統一。建立檔案管理系統內部、系統之間的標準化，是實現醫院檔案管理工作向規范化、網絡資源共享化的前提和基礎。
1.5醫院檔案的經濟性質管理
在醫院的檔案管理工作中，也要考慮到相關的經費對工作的影響作用。這就要求我們在工作中盡可能的做到低成本高效率，用盡可能少的投資達到效益最大化。
1.6醫院檔案的現代化管理
隨著網絡的普及應用，電算化技術、復制粘貼技術、可視技術等各種現代化技術越來越多的應用于現代化的醫院檔案管理之中。在提高醫院檔案管理工作效率的同時，也大大提高了檔案管理的水平。
2對于醫院檔案管理工作的特點分析
醫院檔案管理工作與其它管理工作一樣，是一種綜合系統的信息控制，主要有以下四個方面的表現:
2.1醫院檔案管理的相對封閉性
醫院檔案從形成之日起，對于社會公眾有一段時間的封閉期，這種封閉期有其形成的各種因素，也造成了檔案管理和檔案使用之間的矛盾。
2.2醫院檔案管理的階段性
醫院檔案管理工作的階段性可以分為檔案的檔案室管理和檔案館管理兩個階段。不同階段的檔案具有不同的服務對象、服務價值和服務作用、服務方式。檔案處于檔案室保管階段時，主要是供檔案的形成單位使用，需要經常性的調閱使用，具有過渡的屬性；在檔案館的階段時，檔案的屬性轉變為具有研究價值，不僅僅為檔案的形成單位服務，還要對整個系統形成資源共享。
2.3醫院檔案管理的依附性
醫院的檔案是由其形成者根據相關的數據，綜合實際情況產生的。既包含客觀實際，也包含了形成者的主觀觀點。因此醫院的檔案牢牢的依附于形成者的思想和價值觀。
3醫院檔案管理工作的內容
3.1醫院檔案管理工作的負責部門
院級文件檔案的管理工作由醫院辦公室負責。并負責監督檢查下屬各科室的檔案管理情況。部門科室的檔案管理由各個科室指派專人負責管理科室普通檔案的借閱由本部門領導審批，院級檔案的借閱由院長審批。由總經理（院長）負責審批機密文件的借閱、檔案的復制及銷毀工作。
3.2檔案收集、歸檔
院辦統一歸檔以醫院名義收發的公文，涉及到部門的，由相關部門歸檔復印件。各部門的檔案整理歸檔由部門檔案管理員統一進行。涉及到幾個部門科室的檔案，由主要負責的部門收集整理，最終由院辦歸檔。本部門負責收集歸檔本部門的會議紀要等文件。院辦負責收集整理院級的會議紀要等文件檔案。醫院工作人員以單位名義的學習、考察調研、上級單位的業務學習等，需要歸檔檔案的，由院辦負責。
3.3檔案立卷
統一存放于檔案柜的檔案，應由管理員分別根據類型進行立卷。檔案立卷應明確條目，便于查找。案卷明細分類名稱用標黑一號字體打印，粘貼于檔案盒（或文件夾）左側距頂部3厘米處。
歸檔的檔案按年度立卷，立卷時核對歸檔檔案的完整性、準確度。
歸檔檔案應符合國家檔案管理制度的要求，目錄清楚、字跡工整。
3.4檔案目錄編制
檔案文件的編號應遵循國家關于檔案管理的統一規定編制目錄。管理人員應在檔案盒（或文件夾）首頁位置設立《檔案目錄》。
歸檔檔案必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號，以便查閱。《檔案目錄》內容包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、經辦人、歸檔編號、備注等項目。
3.5檔案保管權限、期限與類型
財務部保存涉及財務的檔案，嚴格執行國家標準；人事部保存涉及人事的檔案；總經理（院長）負責保存醫院證、章、信；院辦負責永久保存政府職能部門授予的各種許可證書、資格等級證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件。檔案的保管期限一般為 3 年至到5 年。保密檔案于失效當日即刻銷毀。
【關鍵詞】人事檔案管理問題對策
人事檔案是人才信息的重要載體，是人才成長的主要信息資源，是每個人自身成長過程中的歷史真實記錄，是個人身份、學歷、資歷等方面的重要憑證和依據，用人單位可以通過利用人事檔案這個重要的信息資源來歷史地、全面地考察職工，發現人才、使用人才和管理人才。
隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，人事檔案管理出現了許多新情況、新問題。如何面對新的挑戰，人事檔案的科學管理就顯得更為重要了，因為人事檔案管理工作涉及到每一個職工的切身利益，它是歷史地、全面地了解一個人和正確選用人才的基礎，也是做好人事管理工作的必備條件之一，這項工作的好壞直接影響到人事工作的效率和質量。因此，加強人事檔案管理工作、提高人事檔案管理水平，管好用好人事檔案，就可以為本單位人事工作進行科學決策和科學管理提供重要的參考和依據，同時對人才資源開發、人才預測等方面都起著十分重要的作用，筆者結合多年來人事檔案管理的實踐，就當前基層事業單位人事檔案管理工作中存在的問題及對策談幾點體會。
一、當前基層事業單位人事檔案管理工作存在的主要問題
1.一些基層單位領導對人事檔案管理的重要性認識不夠。
由于人事檔案管理工作是一項默默無聞的工作，不容易取得明顯成績，所以一些單位的領導特別是基層單位領導對人事檔案管理工作不夠重視，他們認為人事檔案工作就是簡單的收存材料、抄抄寫寫、裝訂成冊、一般的保管等事務性工作，對單位的主流工作來說是無關緊要的工作，只要保證人事檔案不丟失，能應付外調、查檔就是就萬事大吉了。因此，在實際工作中就存在著基層單位領導未把人事檔案管理工作納入到議事日程，形成了忙起來就忘掉、用的時候才想起的現象。正因為這些領導對人事檔案工作的重要性認識不夠，導致本單位的人事檔案管理工作長期處于被動應付的狀態，這不僅影響了人事檔案管理人員的積極性和人事檔案管理的工作水平，更重要的是這樣的人事檔案管理情況很難高質量地為人才隊伍建設、人才資源開發和人才流動提供服務。
2、人事檔案管理不夠完善
2.1在一些基層單位中人事檔案轉遞及交接工作存在較多的問題。第一，檔案轉遞不及時。一些單位對檔案轉遞工作不夠重視，往往是職工已調離本單位但檔案轉出手續卻遲遲沒有辦，致使檔案還滯留在原單位，造成人檔分離現象；第二，個別人事檔案管理人員在接轉檔案、調出調入、審核工資或工齡、退休等工作需要查檔案時，不能嚴格履行查閱檔案手續，也不按規定辦事，什么人都能查閱，致使個人信息泄漏；第三，一些單位的各個部門與管檔單位協調不夠，各做各的，需要用檔案時，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，而是將檔案借離管檔單位，甚至有的是借出好長時間不歸還，其中不乏有個別人借機鉆空子，抽取個人檔案材料造假、銷毀、涂改等，為自己謀利，嚴重影響了檔案的真實性；第四，按人事檔案管理規定，檔案人員交接應是一項認真細致、手續嚴密，責任重大的工作，但在一些單位檔案管理人員離崗或調動工作時，檔案工作的移交不按程序辦，也不按檔案交接工作的基本要求去做，對要移交的檔案不檢查，不清理，不登記，沒有移交手續，造成工作程序不完整，移交的材料不齊全、責任不明確。
2.2、人事檔案材料及時收集、歸檔工作還很不到位。第一，由于形成材料的部門對人事檔案管理工作認識還不夠等原因，對所形成的檔案材料沒有及時收集、轉遞和歸檔，造成人事檔案材料內容不完整。例如：一些畢業生的成績單、授予學位決定、派遣證、畢業生登記表等材料在轉遞中有缺失；一些調動人員的檔案中缺少轉正定級材料、參加保險情況、工資審批表、考核材料、入黨團等材料；第二，一些檔案管理人員在收集過程中一直是以被動的方式進行收集，在接收檔案時，他們只針對轉出檔案單位的現有目錄清查材料的數量，而沒有認真查閱檔案中必備的材料是否齊全，也沒有想方設法把所缺的相關材料補齊，等到整理檔案時才發現缺少材料，這時再去尋找時，往往因相隔時日已久，原單位已經不存在或原管理檔案人員轉崗，導致相關材料難以收集整齊，致使有相當一部分人員的檔案中材料缺失，造成檔案材料收集不齊全。第三，一些基層人事檔案管理人員在人事檔案的分類、整理工作中，沒有仔細認真地核實過檔案中是否還缺少相關材料，只是把檔案中現有的材料進行分類整理和裝訂成冊，這就造成人事檔案材料的內容不完整、資料缺漏等。
2.3對人事檔案管理經費投入不夠，基礎配套設施不到位，造成保管條件比較落后。由于一些基層單位對人事檔案管理工作重視不夠，在設備配備上大多采取“因陋就簡”的原則，沒有專門配備的檔案室，即使配備了檔案室也是辦公、閱檔、倉庫共用一間，沒有按人事檔案管理的要求將“三室”分開；還有一些單位沒有配備必備的設施設備，甚至有的單位就連防火、防潮、防盜等手段也只是停留在較低的水平上，致使人事檔案無法得到有效的管理。
3、基層單位人事檔案管理力量薄弱，專業人員少、業務知識不熟悉。
3.1有些單位雖然有專職的人事檔案管理人員，但管理檔案人員配備不到位，沒有按規定比例去配備工作人員，使得人均管理的檔案數量過多，整理工作量大，不能滿足檔案工作的正常開展。
3.2一些單位檔案管理人員隊伍不穩定，經常更換、變化較大。由于人事檔案管理工作的銜接是要有一個熟悉的過程，管理人員業務剛熟練就被換走，新來的人又要有一個熟悉過程，這樣就容易造成業務斷層現象，也會造成人事檔案管理工作滯后。
3.3一些單位沒有設專職人員對人事檔案進行日常管理，都是兼職人員。由于這些人身兼數職，人事檔案管理工作只是他們工作的一部分，他們平常主要精力都放在要完成的主要崗位的工作任務上了，沒有更多的時間來管理人事檔案，由于工作精力投入不足，他們對所形成的人事檔案材料只能作為要保存的資料加以收集堆放，檔案材料多年不能進檔，或只是機械的放入檔案袋中，致使人事檔案管理工作只停能留在收、存階段，無法進入鑒別、分類、整理、歸檔等規范管理階段。
3.4人事檔案管理人員隊伍在文化程度、專業素質、理論水平、思想觀念等方面參差不齊，大多數基層單位的人事檔案管理人員都是半路出家，他們雖然具備相應的文化水平，但缺乏檔案管理工作的專業知識和基本技能，其業務知識和管理能力只能依靠自己在檔案管理工作中的摸索來慢慢地積累，可以說，這些基層人事檔案管理人員在思想觀念和管理水平以及分析處理問題的基本能力上還跟不上時展的需要。
4、人事檔案管理的科學化、現代化、信息化建設還不到位。
隨著科學技術手段的不斷更新，計算機信息化的水平也在不斷提高，人事檔案工作的現代化、信息化也成為一個單位辦公自動化的重要組成部分。但是由于計算機技術還沒有在人事檔案管理中得到廣泛運用，再加上一些基層單位人事檔案管理工作人員專業基礎知識及基本技能還不夠扎實，致使一些單位只是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，而在資料檢索、調閱檔案等工作程序中仍習慣用手工操作，無紙化辦公基本沒有實施，這樣既不利于人事檔案的保管，又影響了人事檔案管理的質量和工作效率，也大大降低了人事檔案信息資源的利用率，不利于人事檔案服務于人事工作，也不利于人才開發和人才競爭快捷高效的需要。
二、新時期基層事業單位人事檔案管理工作的對策與思考
1、提高思想認識，強化檔案意識。
從人事檔案工作所面臨的問題來看，首先是要解決好基層單位領導的思想認識問題，因為領導重視是做好人事檔案管理工作的前提，領導支持是提高人事檔案管理水平的關鍵。因此，各單位領導一定要充分認識人事檔案管理工作的重要性，要把人事檔案工作放在事關本單位人才隊伍建設、人才開發的高度來對待，并將其納入本單位的重要議事日程，對人事檔案工作要給予必要的支持，做到經常過問，定期監督、檢查與指導，同時還要注意調動檔案管理人員的積極性，加強對他們的培養和教育，以增強他們做好人事檔案工作的責任感、光榮感和緊迫感，肩負起自己的職責，提高人事檔案管理的工作水平，更好的為人才隊伍建設、人才資源開發和人才流動服務。
2、加強基礎建設、完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理水平。
2.1、基礎建設是提高人事檔案管理水平的基礎，同時也是保證人事檔案管理質量的基本手段，而單位領導的支持則是提高人事檔案管理水平的關鍵，也是提升人事檔案管理水平的堅強后盾。因此，要想讓人事檔案得到有效管理就必須加大經費投入，做好人事檔案管理設施的基礎建設和更新，只有將必備的基礎配套設施配備齊全，才能為人事檔案的有效管理提供可靠的保證。
2.2、要提高人事檔案管理水平，首先是要讓人事檔案管理人員真正認識到管理檔案的重要性，提高管理意識、增強責任心，其次是要加強人事檔案的制度化建設，因為制度不僅是指導我們工作的一種手段，更是規范人事檔案部門使其順利工作的保障。進一步完善人事檔案管理工作的各項規章制度，可以使單位的人事檔案管理工作更加有序化，規范化，同時也可以規范人事檔案管理人員的行為，激勵他們工作的積極性，使其能夠嚴格按照各項規章制度對人事檔案進行管理和提供利用，防止管理中的任意性，使人事檔案管理工作標準更高、要求更嚴，工作水平得到有效提升。
2.3、認真做好檔案轉遞、利用及交接工作。
在檔案轉遞、利用及交接工作中必須做到：①、在人事檔案轉入、轉出過程中，檔案管理人員要嚴格按規矩辦事，檔案隨人走，特別是針對人員流動與檔案轉遞不同步的，該轉遞的一定要及時轉遞，盡量避免“人檔分離”情況的發生；②、在檔案利用過程中，必須建立健全檔案利用的管理制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料要有登記，查閱、借閱檔案要有登記并且不能將檔案借離出檔案保管單位，這樣就可以有效地制約檔案材料造假、銷毀、涂改等人為因素；③、在檔案管理人員離崗或調動時，一定要嚴格遵循《檔案管理工作規范條例》的原則，嚴格按照人事檔案管理程序辦理，對要移交的檔案要嚴格按照檔案交接工作的基本要求去做，認真檢查，認真清理、認真核實，確保所有檔案材料真實、準確、全部交接。④、對人事檔案管理中出現問題的，實行責任追究，真正做到以制度維護管理，以管理保證質量，切切實實做好人事檔案管理工作。
2.2、加強人事檔案材料收集、歸檔工作，保證人事檔案材料的完整性。
維護人事檔案的齊全、完整、準確與安全，是人事檔案管理的基礎性工作和重要內容，檔案材料的及時收集和歸檔，是人事檔案材料內容完整的重要保證。人事檔案材料是否準確和完整，涉及到用人單位對一個人的正確評價、培養和使用，也關系到每個職工的切身利益和前途。因此，一定要加強人事檔案管理部門檔案材料收集、歸檔等管理工作。首先，形成檔案材料的部門要加強人事檔案材料及時歸檔意識，對新形成的檔案材料收集、整理好后及時移交到管檔單位；接收檔案的單位要將收集到的與檔案有關的各種材料，認真篩選、細致鑒別，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回材料形成的部門進行補辦，避免出現遺留問題，對符合要求的檔案材料做到及時入檔，避免時間長了人事檔案材料的遺失，這樣就可以確保人事檔案內容真實、準確、規范、完整。
3.加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。
3.1人事檔案管理工作是一項對管理人員素質要求較高的工作，它集服務性與保密性于一體，特別是在新形勢下要做好人事檔案管理工作，就必須要有一支在思想上、政治上、工作作風、業務能力等方面具有高素質的檔案管理隊伍。因此，各單位要注意加強人事檔案管理工作隊伍的建設，在選用人事檔案管理人員時一定要選擇政治上可靠、作風正派、責任心強、熱愛檔案工作、熟練檔案業務、安心本職工作、具有奉獻精神的工作人員來從事此項工作，并要注意對他們的培養，充分發揮他們的積極性和創造性。
3.2人事檔案管理是一項專業性很強的工作，其管理人員業務的熟悉程度來自于長期經驗的積累，如果人員頻繁變動，不僅不利于人事檔案工作人員業務水平的提高，也不利于人事檔案管理工作水平的提高。因此，人事部門應該按照要求配備檔案專職人員或者配備至少是以人事檔案工作為主的兼職檔案人員來負責人事檔案管理工作，并一定要保持人事檔案管理人員的相對穩定，以減少檔案管理工作中差錯的發生，這樣才能增強人事檔案管理人員做好工作的信心、增強責任感、充分發揮他們的積極性與創造性，才能使他們真正為提高人事檔案工作的管理水平做出貢獻。
3.3人事檔案管理人員的素質是搞好人事檔案管理工作的重要保證。人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于管理人事檔案的工作人員，而不斷增強檔案意識和提高做好人事檔案工作的自覺性，是做好人事檔案工作的前提，不斷提高自身的政治素質和專業素質是做好人事檔案管理工作的重要保障。因此，人事檔案管理人員要想提高工作效率、提高人事檔案管理的質量，就必須了解管理檔案的重要性，增強責任心，要認真鉆研人事檔案管理的業務知識，熟悉人事檔案工作的各個環節和基本要求，不斷提高自己管理檔案的技術水平，以便準確地掌握人事檔案管理知識，并能將其熟練地運用到工作中去，自覺地做好人事檔案管理工作。另外，人事檔案管理人員還要培養自己踏實細致的工作作風、不怕苦、不怕累、勤勤懇懇、任勞任怨、不計名利、甘于奉獻；還要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，努力掌握科學管理的原則和方法，積極探索新的管理模式，以便提高人事檔案管理的質量和工作效率，使人事檔案工作更科學、更實用，為不斷進步發展的社會提供有利的人事資源。
4、利用現代化、信息化管理手段加強對人事檔案工作科學化管理。
進入到二十一世紀以來，各地社區檔案部門根據國家檔案局關于社區檔案管理工作的總體要求與部署，根據實際情況采取措施，并通過整合社區檔案資料及對社區建檔等各種方式，主動積極的進行社區檔案管理工作，取得了較大的成績。但是因為受到許多相關體制、實際條件以及傳統觀念的約束，社區檔案管理工作或多或少的存在著一些問題及相對薄弱的地方。首先是思想上認知不夠，對社區檔案管理的重視程度不足。許多社區根本沒有將社區檔案管理工作納入日常議事日程，在實際工作的安排上，過于偏重處理繁雜事情及完成上級布置的任務，往往忽略了收集整理檔案資料的相關實物及圖像以及積累檔案管理的資源；其次基礎設施落后，檔案散失嚴重。由于社區辦公經費緊張，基礎條件不到位，缺乏專人統一管理，檔案資料分散保存問題突出，造成檔案材料散失甚至損壞；最后是檔案業務不熟，管理缺失。由于社區整體工作起步遲，工作人員由街鄉基層單位選派，多為新手，業務能力參差不齊，特別是對檔案基礎知識和基本要求了解不夠，對檔案資料的收集、整理、分類、歸檔不甚規范，許多有價值的文件材料不能及時歸檔，檔案收交、查閱、利用等管理制度不健全，缺乏約束力。
二、社區檔案管理規范化措施
（一）強化宣傳，加強檔案意識
社區檔案管理工作關系到社區居民委員會的種種工作的開展，僅僅依靠檔案部門來工作是不夠的，必須應用多種多樣的方式，積極組織社區居民委員會工作人員學習與宣傳《中華人民共和國檔案法》，加強社區居民委員會工作人員的檔案觀念，將社區檔案管理工作與領導責任掛鉤，以此來保證社區檔案的完整。
（二）健全檔案管理，建設合理的社區檔案管理制度
根據社區檔案管理工作的需求，制定并健全社區檔案管理的相關制度，促進社區檔案管理工作納入法制軌道。加強對檔案管理辦公用品的投資，完善社區檔案管理條例，要將制約社區檔案管理工作發展的因素一一解決。
（三）加大對檔案人員的業務培訓與指導工作
積極組織各個社區檔案部門的工作人員參與關于檔案的培訓，讓其了解檔案整理與立卷等規范的工作形式，同時還需要對社區工作相關知識有一定的了解。社區檔案管理工作人員只有熟練掌握社區檔案工作的詳細步驟以及了解社區工作的相關職能與性質，才可以在日常工作中做好社區檔案管理工作。
（四）加大檔案管理的信息化建設
社區檔案管理工作要提升檔案管理人員的綜合素養，就必須加大檔案管理信息化建設的步伐。當今世界計算機和網絡信息技術的迅猛發展，國內計算機檔案管理的網絡程度也在持續強化。而檔案人員必須要通過現代化的先進技術以及先進的管理觀念來強化社區檔案管理工作，并改善檔案管理中存在的那些不合理的手段和方式。要落實好電子企業檔案的網絡安全工作，針對一些十分重要的檔案文件，需要應用非常嚴格的保密方式，實施重點保護。另外，要盡量保障一些關系到商業機密及知識產權的檔案文件的完整。與此同時，社區檔案部門的工作人員要積極學習，拓寬知識面，掌握工作所相關的知識以及行業的現狀與未來，提升自己的綜合素質，應用現代化的科學裝備與技術，應用先進的管理方法進行指導及改善檔案工作，這樣才能做好社區檔案的管理工作。
（五）明確社區檔案管理工作的職責，加大監督力度
1.現代信息技術普及應用的推動因素。現代信息技術是指完成信息獲取、加工、傳輸與利用等技術的總稱。其主旨在于對各種類型的信息進行收集、處理、存儲、檢索、傳遞、分析與顯示，是信息社會背景下科技進步的直接體現。伴隨著經濟社會的快速發展，現代信息技術的普及應用已成為實施人力資源檔案信息化建設的重要推動力量。人力資源檔案作為“檔案大家族”的特殊成員，具有自身的鮮明特點：在來源主體與形成渠道方面，突破了傳統人事檔案管理的固有模式：人力資源檔案的來源主體由機構與組織內部擴展到社會各個領域，導致人力資源檔案形成范圍更為廣闊，不僅局限在企業單位，而且拓展到不同的社會機構與組織中；在載體形式與管理要求方面，人力資源檔案的載體類型多樣、體裁規制差異明顯，導致對人力資源檔案管理的要求更加復雜而具體。即不僅要繼續堅持傳統的人力資源檔案實體管理方式，保障人力資源檔案的原始憑證屬性，而且要堅持在此基礎上，更多地應用現代信息技術手段，不斷地增加技術含量，在人力資源檔案信息內容的序化類聚、檢索服務、開發利用等方面實現變革，以最大限度地順應現代信息社會發展的要求；在利用需求與檢索手段方面，因人力資源檔案信息的需求取向零散繁復、人員構成復雜多樣、時空范圍延宕不定，導致人力資源檔案檢索手段必須朝著集成化與復合化方向發展，建立內容蘊含豐富、傳遞途徑多樣、服務方式靈活的檢索體系等。在這種情況下，如果繼續沿用傳統人事檔案管理的模式，則難以達到服務人才培養選任、服務優秀人才脫穎而出，進而服務社會經濟發展的基本要求。人力資源檔案信息化的社會需求已經彰顯出強烈的迫切性，而現代信息技術在檔案管理活動中的普及應用，既可以提高人力資源檔案管理的技術含量與服務手段，更為人力資源檔案信息化提供了強勁推動力量。
2.人才培養選任機制轉變的帶動因素。當前，隨著社會政治、經濟體制改革的深入，加強對優秀專業人才的培養、積蓄、選任等已成為各類社會機構與組織履行職責、開展業務、完成任務的基礎條件之一，導致加強人力資源管理、實施人力資源檔案信息化建設成為一種必然趨勢和普遍訴求。人力資源檔案對于實現人才素質復合化、人才培養目標化、人才使用便捷化、人才管理協調化目標具有不容低估的信息支撐作用，對其缺乏正確認識和深入理解，極易陷入人才任用受到制約甚至人才被埋沒的窘迫境地。因而，針對類型不同、特長各異的優秀專業人才所產生的信息實施有目的、有針對性地分類收集積累，形成反映人才成長的個人業績、成果貢獻、綜合素質、業務能力等方面的檔案材料，從而更好地為選拔、培養、任用專業人才創造條件已成為一種必然選擇。人力資源檔案信息化有助于實現對優質人力資源的占有與配置，有助于實現人才素質復合化、人才培養目標化、人才使用便捷化、人才管理協調化的人事管理目標。隨著人力資源檔案收集渠道的拓寬、歸檔范圍的擴大，尤其是人力資源檔案信息利用方式與要求的變化，使以往單純依托“檔案實體”利用而達到滿足人力資源檔案信息需求的傳統手段，已難以適應當前社會條件下人才選拔、培養、任用機制變革的現實要求。因而，人才選拔、培養、任用機制的變革客觀要求人力資源檔案管理活動亦應隨之發生變化：從收集積累到信息傳遞、內容范圍到載體形式、保管手段到利用服務，人力資源檔案管理的諸多業務環節，無一例外地應當建立與之相適應的新型運轉模式———通過人力資源檔案信息化的有效實施和不斷深入，滿足社會各類機構與組織對專業人才選拔、培養、任用的需要，促進人力資源檔案的整體開發與優化配置，進而為形成優勝劣汰的人才選拔、培養、任用競爭機制提供便捷途徑與信息支持，以增強各類專業人才的責任感、使命感、危機感，激發各類專業人才的積極性、主動性、創造性。
3.社會檔案利用意識提高的驅動因素。社會檔案意識是檔案及其所載信息內容在社會公眾思想意識中的直接反映。隨著社會的發展與社會公眾信息意識的覺醒，公開檔案信息、實現檔案信息資源“為民所用”已成為整個社會普遍認同的基本理念，標志著社會整體的檔案利用意識得到了切實提高———同樣也驅動和影響著人力資源檔案信息化的實施歷程。人力資源檔案信息化具有鮮明的創新特點，必然對傳統人事檔案的管理方法、理念模式等形成巨大沖擊。因此，要積極爭取社會各方面的支持、要變被動為主動，破除傳統人事檔案管理理念、模式的桎梏，倡導建立新型人事檔案管理體系，以人力資源檔案信息化的實際舉措達到滿足社會檔案利用意識，尤其是對人力資源信息利用意識提高的需要。人力資源檔案信息化的建設目標之一在于：實現人力資源檔案信息的共享，通過信息化平臺及配套的網絡體系，實現人力資源檔案的物質載體與信息內容的“分離”，有助于滿足社會各方面對人力資源檔案信息的即時利用、專題利用等需求，實現不同社會組織、機構及個人均可依托網絡環境，通過人力資源檔案信息化平臺得到不同程度的信息服務支持，方便快捷地獲取所需人力資源檔案信息的目的。
二、人力資源檔案信息化的建設原則
1.“立足當前”與“著眼未來”兼顧的原則。人力資源檔案信息化的階段性目標是強化人力資源檔案管理、實現人力資源檔案價值、發揮人力資源檔案作用，進而使人力資源檔案管理由面向機構與組織人才選任的需求拓展到面向整個社會公共管理活動的需求。因而，實施人力資源檔案信息化建設必須將“滿足當前的機構需要”與“滿足未來社會需要”結合為一體加以統籌考慮。人力資源檔案所特有的作用功能，理應使其成為現代社會公共管理活動中不可缺少的信息載體和信任物品：既是人力資源檔案自身特有屬性的直接反映，也是加強人力資源檔案管理、實施人力資源檔案信息化建設的價值追求所在。伴隨著社會的發展，傳統“人事檔案”面臨著新問題———除因為必須依托檔案實體而受到制約等組織內部層面的問題明顯外，涉及整個社會外部層面的問題表現更為突出。如“死檔棄檔”問題加大了檔案管理的業務投入成本“；人質檔案”問題極大地限制了優秀人才在機構間的合理流動“；克隆檔案”問題頻頻引發機構間的人事糾紛“;注水檔案”問題則嚴重地透支了社會信用，甚至達到挑戰“檔案公信力”的程度。而造成上述問題的原因之一在于：傳統人事檔案過分關注政治控制與身份依附屬性，片面強調其對機構與組織的服務功能，而忽視人事檔案的信息記錄與信用憑證屬性，人為地制約其對整個社會的服務功能得到正確體現———暴露出傳統人事檔案管理的“短板”與“缺憾”！
2.“實體積累”與“信息集成”并重的原則。統籌兼顧、協調發展是檔案工作一貫倡導的基本要求，人力資源檔案信息化亦應始終遵循這一基本要求組織實施。因此，要尊重人力資源檔案信息化的客觀規律，正確處理好“實體積累”與“信息集成”之間的關系，為實施人力資源檔案信息化建設提供科學保障。作為“真實記錄”和“原生信息”，決定了檔案必須是一種信息內容與物質載體融為統一整體的真實的、客觀的物理存在。唯有如此，才能從根本上使檔案所特有的“憑證價值”屬性得到保障。因而，在人力資源檔案信息化建設過程中，應當始終堅持“實體積累”與“信息集成”并重的原則，處理好兩者之間的關系。既不能因開展了人力資源檔案信息化建設而忽視人力資源檔案實體的收集積累，也不可因片面強調實體積累而沖擊人力資源檔案信息化建設的有效實施———堅持“實體積累”與“信息集成”并重的原則，就是力圖以“實體積累”來保障人力資源檔案信息內容的“真”，維系信息內容的“依據與出處”；以“信息集成”來滿足人力資源檔案信息需求的“用”，實現不同利用群體之間“互通與共享”，構建人力資源檔案的集成系統，從而將人力資源檔案信息化的優勢發揮到極致。
血站業務檔案的管理，是做到血液可追溯性的有力保障，也是在血液官司訴訟中，維護血站利益的有效證據，因此，與獻血者檔案有關的業務檔案管理，是血站檔案管理的重點工作，應不斷加以完善。
1獻血者的檔案管理是血液質量安全的保障
血液工作性質和血站工作流程環環相扣的特點決定了血站在血液質量安全方面不容出現任何問題。獻血者檔案作為血站整個大質量系統中的最起始階段，是關系血液全面質量管理成敗的基礎環節。
11獻血信息的真實記錄血站是一個對法制性要求較高的單位，隨著人們法律知識不斷充實和自我保護意識的增強，以及醫療糾紛和法律訴訟中舉證倒置的實施，獻血者檔案必將成為分辨涉血各方責任的依據之一。獻血者檔案中各項紀錄的原始真實、完備可查作為一個歷史的記載與見證具有長期甚至永久性的保存價值。
12兌現獻血優惠政策時的依據根據《獻血法》對獻血者獎勵的有關規定，我市中心血站制定了如下返還政策：本人自獻血之日起，5年內3倍量免費用血，5年后等量用血；直系親屬自獻血之日起，三個月后等量免費用血。用血時以獻血證、身份證及獻血檔案等信息為憑據。
2獻血者檔案材料歸檔范圍
無償獻血的整個流程，以我市血站為例，包括外采科、成分科、檢驗科、儲、發血科5個相關業務科室。應歸檔的獻血者檔案材料包括：無償獻血健康征詢表（包括獻血者姓名、地點、工作單位等基本情況）、采血記錄、檢驗記錄、成分制備記錄、出入庫記錄、用血記錄、各環節質控等。
3獻血者檔案的安全管理措施
31數據信息形成的安全管理血液數據的正確采集是保障獻血者檔案安全的前提。血站檔案信息具有環環相扣、分散處理、信息共享的特點，這就要求血站工作人員必須首先要在本部門形成的檔案資料上簽字，以示負責，并保證各個環節可追溯，確保數據來源的準確。
32數據信息錄入查詢的安全管理加強對信息錄入人員的計算機操作技能培訓，使其熟練信息數據的錄入；利用條形碼讀出速度快、準確可靠的特點，用條形碼技術進行管理；實行“誰操作、誰錄入、誰負責”的工作原則；由計算機網絡系統專職管理人員設定各部門用戶終端的使用權限，并實行用戶密碼管理，各部門用戶終端不得越權登錄、修改或查詢，以確保數據錄入和查詢的準確、安全。
33檔案保存的安全管理①做好紙質檔案管理。把好收集關，抓好整理立卷和及時歸檔工作。原則上由檔案形成部門負責收集、整理、立卷，并由立卷人在每卷檔案后簽字，以便日后的責任追溯。然后按照單位的規定，按時移交檔案室，進行統一管理。②做好電子檔案管理。每名獻血者從進入血站獻血的第一個環節開始，都賦予一個獻血條碼，之后的所有信息都由終端機錄入，時時存入總服務器。為保障電子檔案的安全，計算機網絡管理人員按照《質量手冊》的相關要求，每周將服務器中存放的數據拷貝到其他電腦里，每月對拷貝出的數據進行光盤刻錄備份，以防計算機病毒侵襲及系統故障時造成數據丟失。③做好檔案資料的保密管理。對一些記錄有個人隱私的文檔或含保密信息的資料要進行特別管理，紙類檔案要專職負責，責任到人，計算機文檔要進行加密處理。
