發布時間：2023-06-02 15:11:39
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案管理基礎與實務樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
一、社保檔案管理機制創新的必要性
進入新世紀后，我國社會保障制度很快步入了走上了改革之路，養老保險社會化管理與服務進程不斷加快，社保覆蓋群體、面積也不斷擴大。數據調查現實，2015年全國參加基本養老保險人數為85833萬人，國養老保險參保人數高達8.58億。社會參保人數不斷上升，使得社保檔案數量急劇增多，社保檔案管理工作的難度不斷加大。傳統的社保檔案管理方法已經無法適應社會發展要求，創新社會檔案管理機制刻不容緩。與此同時，隨著社會主義市場經濟體制的不斷完善，各企事業單位紛紛走進市場，嚴峻的競爭壓力，多樣化的自主創業渠道，使人才流動頻率也隨之加快。參保人員跨地區流動、異地就醫、異地養老的情況大量出現，社保檔案變動更加頻繁，社保檔案的利用率也越來越高。依靠傳統的分散式檔案管理方法，很難再為參保人員提供快捷、準確的服務。這些，都要求社保檔案管理單位順應社會發展要求，創新社保檔案管理機制。
二、創新社保檔案管理機制的建議
（一）提高服務意識
社保檔案管理工作的最終目的是資政惠民，為民服務。因此，在“以人為本”的工作理念指導下，社保檔案管理單位要提高社保檔案管理與服務意識，主動出擊，深入企事業單位開展調研，針對企事業單位養老、醫療和失業保險檔案特點，了解社保相關業務、職能分工、工作流程等社保檔案形成工作的規律。找出社保檔案形成過程中普遍存在的問題，如許多單位由于經費和人手不足，都沒有專門的檔案管理機構，社保檔案基礎薄弱，檔案管理松懈。然后，找出解決相關問題的辦法，培育相關的專職人員，提高社保檔案管理整體水平。在此基礎上，與各部門展開座談，深入探討社保檔案形成中需要注意的問題，如原始資料收集與管理方法，檔案利用問題等，并就相關問題的解決措施與企事業單位達成協議，共建社保檔案共享平臺，完善社保檔案，使企事業單位提高檔案管理意識，理清思路，明確方向，爭取為參保人員提供優質而完善的服務。
（二）完善管理章程，規范檔案管理
社保檔案管理工作的順利實施，需要建立在檔案管理章程完善的基礎上。近年來，在社會保障管理方面，我國政府對社保事業進行了綜合規劃，同時成立了國家社會保障委員會，由其負責社保領導、決策和發展規劃工作，社會保障管理制度也日漸完善。但是，社保檔案管理始終是社保管理實務中極其薄弱的一環。這就要求有關部門進一步完善社保檔案管理章程，規范社保檔案管理制度，根據社保人群特點建立對應的社保檔案管理體系，明確社保檔案管理工作程序，構建科學的社保檔案組織框架，避免在同一業務上造成資源浪費。如省市檔案檔案局可在調研論證的基礎上，出臺社保檔案管理辦法，就社保檔案管理體制、經費、適用范圍、案卷質量標準、保管利用等作出明確規定，要求各級檔案部門嚴格按照管理章程來辦事，以確保社保檔案管理工作的規范性。
（三）利用信息技術提高檔案管理水平
[關鍵詞]檔案信息化 實踐教學 雙師型
隨著人類社會的發展和進步，檔案已不再是一個普通的紙質文件，檔案信息化是檔案利用工作發展的必然趨勢。在檔案信息化背景下，改革和創新檔案課程教學已迫在眉睫。
一、現代檔案信息化發展的必要性
在信息化時代，文件的產生和傳遞的方式也在不斷發生變化。文件數量和載體種類激劇增加，檔案歸檔范圍不斷擴大，傳統的檔案管理模式暴露出很多弊端，傳統的手工的方式已不能完全滿足用戶的需求和社會的發展。因此日常檔案管理活動必須改變傳統模式，朝信息化管理方向發展。
檔案信息化管理是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求，是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇。它通過一切有效的信息技術手段和途徑，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務，并最終實現檔案信息資源的社會共享。
二、現代檔案信息化發展的現狀
自1979年中央檔案館、中國人民檔案館、國家檔案局等個別機構陸續購置計算機設備，啟動檔案管理自動化相關課題的試驗和研究開始，檔案管理逐步踏入信息化的管理模式。檔案信息化管理，使檔案管理從以檔案實體保管和利用為重點，轉向以檔案信息的數字化存儲和提供服務為重心，從而使檔案工作進一步走向規范化、數字化、網絡化、社會化。檔案信息化把檔案工作從過去的手工操作中解放出來，增強了管理工作的科學性和時效性。
檔案的信息化管理是一個長期的發展過程，任重而道遠，它在極大地提高檔案管理和利用的現代化水平的同時，也面臨諸多困難和挑戰，比如缺乏統一的、標準的規范體系，技術支持不全面，易受到自然和人為的破壞，但其中最主要的問題是檔案信息管理人員的現代技術水平偏低，檔案、信息處理復合型人才奇缺，這些直接影響到了檔案信息化發展的進程。
三、檔案信息化發展背景下的檔案課程教學現狀
在檔案信息化發展背景下，檔案課程教學沒能跟上時展的步伐，很多還是堅持已有的傳統模式，檔案和信息化缺乏必要的融合。
1.基礎設施缺乏
軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，但是大多數學校由于資金等多種條件的限制，對這方面不愿意多投入。理論教學因經濟、簡單而大量采用。相反，由于儀器、設備、場地、經費等的投入不足而削弱了本應高度重視的實踐教學。如果學生在學習檔案管理課程時，從頭到尾沒有見過相應的數據庫服務器、圖文影像掃描設備、數碼攝像機、存儲器等硬件建設和規范化的檔案信息管理系統軟件設施，也沒有任何檔案實訓室進行檔案信息的收集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索的實訓操作，很難想象學生工作后能運用計算機和網絡技術進行檔案信息化管理。基礎設施缺乏，在很大程度上制約著高校檔案管理信息化教學發展。
2.教學手段落后
檔案管理課程突出的特點之一就是實踐性強，它要求在教學過程中堅持知與行的統一。在搞好課堂理論教學的基礎上，加強實踐教學環節，重點在于對學生實踐應用能力的培養。但是目前多數高校檔案管理課程教學還是沿襲“以課堂教學為主，以知識輔導為中心”的傳統教育方法，黑板+粉筆式的授課方式仍是大多數教師檔案管理課程課堂教學的主要形式，用自己的“講”主宰課堂，照本宣科，生硬灌輸。由于教師缺乏和學生的溝通、交流與討論，缺乏社會實踐，手段上較少使用現代教學設備，使學生感到枯燥，難以與實踐結合。這使得我們培養的學生在走向工作崗位接觸到實際問題后，要從頭學起，課程教學的目的難以達到。教學內容、方法、手段有待改進與加強。
3.教材老化
檔案管理是一門程序性、實踐性和操作性很強的課程，在教學過程中，既要讓學生學好該課程的基礎理論知識，更要讓學生掌握檔案管理的具體方法。現行教材內容過于注重理論知識，對檔案學基礎知識和檔案館的業務知識介紹較多，而實操、實務的內容偏少，相關的檔案管理的辦法、條例、規定等過時、滯后。除此之外，理論知識的講解也大多以紙質檔案的管理為主。而事實上，隨著設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，檔案管理方法的不斷改革，對檔案管理人員在業務知識、科學技術知識及管理操作能力都提出了更高的要求。傳統的檔案管理模式暴露出很多弊端，比如各種檔案存放復雜容易混淆，查閱程序過于繁瑣，部門間信息溝通少且難等，而檔案信息化使越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現行的檔案整理、分類、著錄及有關規定已不能完全適應，這些在傳統教材上都缺乏應有的體現。檔案管理課程教材對以上內容應有拓展和補充。
4.教師實踐能力不強
目前，高校檔案管理課程教師的實踐能力普遍不強，具體表現在：一是大多數檔案課程教師不是科班出身，半路出家，學非所用，缺乏系統的檔案管理知識，對歸檔文件及檔案價值缺乏應有的鑒別能力；二是大部分教師是“從學校到學校”，沒有一線的工作經歷，沒有機會接受專門的檔案管理業務訓練，實際動手能力普遍較差。三、檔案信息化建設涉及很多新情況、新問題，有的內容專業性較強，究竟如何入手、怎樣操作，有些教師并不熟悉。總之，只有教師們在實踐中學習并熟悉了相關的業務操作，在檔案管理課程教學中，才能以新的知識信息開闊學生視野，啟迪學生思維，給予相應的技術指導。
關鍵詞：城建檔案管理; 績效評估
Abstract: this article core is through advanced performance evaluation theory and method of reference, the municipal files management department with the practical characteristics of, and a set of suitable for the development of the municipal files management department performance evaluation plan, promote members of the file management department to raise the level of work, the better service in urban construction and economic and social development.
Keywords: Urban Construction Archives Management; Performance evaluation
中圖分類號：G271文獻標識碼：A 文章編號：
城建檔案管理部門現狀
城建檔案工作是城市規劃、建設和管理的重要組成部分，是政府部門實行社會管理與公共服務的重要內容之一。城建檔案管理部門著眼于服務城市建設與經濟社會發展，它記錄歷史、傳承文明，為領導者提供決策依據、為城市建設提供翔實數據、利用檔案資料進行科學研究并為城市發展與社會服務提供利用。
中小城市城建檔案工作自上世紀八十年代中期開始逐步建立，經過二十多年的發展，取得了顯著成績。目前全國城建檔案館(室)共收集保存了建設系統業務管理檔案、房屋建筑與市政基礎設施檔案、重點工程檔案、地下管線檔案、聲像檔案等各類檔案750萬卷，底圖200多萬張，為社會創造了巨大效益。
城建檔案管理中存在的問題
雖然有各種對城建檔案管理部門的評價體系與考核辦法，但是就績效評估來講，還是存在一些問題，主要表現在以下幾個方面。
第一，評估主體單一。評估結果一般由上級領導機關說了算，作為評估的客體——被評估對象或者服務對象卻基本上沒有發言權。評估主體單一容易造成長官意志，反映不了評估的真實情況，不易調動大家參與評估的主動性和積極性。
第二，評估缺乏科學的指標體系。由于各地城建檔案管理部門的側重點不一樣與單位體制差異造成評估內容有所偏差，評估抓不住關鍵，以至于用一些表面的、形式上的東西代替實質內容，或者評估內容不全面，結果迷失了評估的根本目的。
第三，評估方法不完善。對評估成效習慣于作總體上的定性分析，缺乏充分的數據資料，沒有運用定量方法，用主觀代替客觀，用片面代替整體。
第四，評估程序不規范。沒有科學的流程和組織方法，只注重對形式、場面的追求，不注重對實際效果的判斷，缺乏對效果的有效運用。評估人員缺乏培訓，平時資料缺乏積累，也加劇了這一問題。
第五，評估結果使用不科學。僅僅作為實施獎懲的依據，而不是為了診斷分析，查找差距不足，明確努力方向，持續提高評估績效。
三、如何改善城建檔案管理
城建檔案管理部門應在做好檔案基礎工作的基礎上進一步做好幾方面工作：
一是加強對城市建設的服務意識，增強服務觀念。提高城建檔案工作在城市發展過程中的重要地位，特別是做好聲像檔案與地下管線檔案工作，利用聲像檔案記錄城市建設過程，利用先進的聲像設備與豐富的館藏檔案資料制作城建電視專題片、城建畫冊、電視新聞、舉辦展覽等，加大城市建設宣傳力度，拓寬城建檔案工作發展渠道，增強城建檔案的影響力。進一步增強服務意識，積極融入整個城市規劃、建設、管理的全過程，為領導決策提供依據，讓市民了解城市發展過程，保存最真實、翔實的檔案資料，服務經濟社會發展。
二是制定切合實際的城建檔案工作發展規劃。要把城建檔案事業發展列入整個城市發展規劃，爭取領導支持、政策支持、資金支持、人才支持，為城建檔案事業發展創造良好發展環境與強力支撐。根據工作需要制定未來三到五年的發展規劃，包括檔案資源開發建設、檔案現代化管理、人才培養、現代科技應用等等，為城建檔案事業發展創造良好的基礎。制定長期的人才培養計劃，重視學習制度的建立，關注員工的需要與滿意度，要從職稱晉升、物質激勵、個人發展等方面促進人才的全面發展與提高，而人才的全面發展和提高是城建檔案事業發展的關鍵。
三是堅持依法治檔，搞好城建檔案管理制度建設。在《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城鄉規劃法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等法律、法規保障下，結合本地實際，制定適合城建檔案管理工作發展的法律、法規， 為工程質量管理、檔案資料順利征集、城建檔案執法、城建檔案事業發展創造良好法制環境。同時，把城建檔案列入工程規劃許可、開工許可、質量監督、竣工驗收的關鍵環節，通過行政手段把握好城建檔案收集進館與檔案管理工作。
四是抓好城建檔案資源建設、業務管理、信息技術發展等基礎性工作。要瞄準先進城市的城建檔案現代化管理，借鑒先進的管理理念，努力應用電子技術、網絡化辦公等現代化管理方式，重點做好數字化城市建設、地下管線動態管理、促進城建聲像檔案與新聞媒體“聯姻"等工作，充分發揮城建檔案管理部門獨有的城建檔案管理工作優勢，為經濟社會全面發展作出積極貢獻。
五是加大宣傳力度，通過廣泛宣傳與開展集中活動，把城建檔案工作列入整個城市規劃建設管理過程，努力提高城建檔案管理部門的知名度與社會地位。通過開展工程檔案與房地產竣工檔案檢查等活動，提高城建檔案的影響力，擴大宣傳面，使城建檔案工作進一步深入工程建設的整個活動領域。
參考文獻：
范柏乃：《政府績效評估理論與實務》，人民出版社2005年版。
潘積仁：《論建立檔案機構績效評估體系》，《中國檔案》2005年第6期。
關鍵詞：檔案管理人員；繼續教育；現狀；建議
隨著經濟社會的快速發展，信息產品、信息技術如信息高速公路、多媒體技術、計算機等普遍運用，提高了社會信息化，隨之出現了大規模電子文件及其他載體檔案，沖擊了傳統檔案管理理論，加大了檔案工作難度，檔案內部不斷更新及檔案管理與利用方式的不斷創新，這些對于檔案管理人員專業能力提出了新的要求。因此，加強檔案管理人員繼續教育，對于更新和拓展其知識結構具有重大的現實意義。
一、現階段檔案專業人員繼續教育現狀
不同于檔案管理人員崗位培訓和學歷教育，繼續教育是一種能夠拓展檔案管理人員知識體系和提高專業技能效度化的教學模式，其實質為針對性崗位技能培訓，不同于檔案管理人員崗位培訓和學歷教育，繼續教育是一種能夠拓展檔案管理人員知識體系和提高專業技能效度化的教學模式，其實質為專業崗位技能培訓，然而學歷教育是一種常規的人才培養模式，其目的在于提高其基礎素質。崗位培訓是一種定向培訓，培訓重點在于提高工作能力、操作技能與政治思想水平[1]。繼續教育是一種對傳統檔案培訓模式的創新，其目的在于進一步挖掘人才潛能，促使檔案管理人員更好地履行自身職責，為單位和社會大眾提供優質的檔案服務。然而通過調查得知，現階段各種檔案管理培訓活動一味地追求理論知識的講解，教材缺乏針對性，內容不符合實際情況，相關課件難以提升培訓對象的實踐能力，且培訓模式依然采用傳統集中授課方式，系統安排較少，其繼續教育效果差強人意。
二、加強檔案管理人員的繼續教育建議
基于檔案管理人員繼續教育效度為切入點，應創設與之相對應的措施，才能確保繼續教育工作的效果，促使檔案管理人員繼續教育得到穩定、可持續的發展。
（一）建立繼續教育長效機制
將繼續教育列入單位機制建設體系中，為繼續教育持續穩定開展提供制度保障。在教育制度中明確規定檔案管理人員繼續教育的重大現實價值，且詳細規定繼續教育的對象、目標、管理部門、經費及師資等，將檔案管理人員繼續教育發展成一種教育行為和行政管理行為。同時，加強繼續教育物質支持尤為關鍵。各地區、各單位應重點思考經費解決問題，積極爭取，上下功夫，為構建繼續教育長效機制奠定經濟基礎。另外將繼續教育納入到檔案管理人員績效考核范疇中。基于自身檔案管理具體情況，效度化提高檔案管理人員實務能力，實現理論知識和實踐技能的高度統一，從而獲得顯著的培訓成效，使得檔案管理人員繼續教育先進性與實用性相統一。
（二）注重教材和師資的開發
不同于學歷教育，繼續教育的檔案管理人員長期處于檔案管理一線，因此繼續教育必須注重理論實踐相結合，學以致用，不僅需要講解前瞻性知識，而且還應該考慮到單位和受教育者的實際情況，實現可操作性、實用性與針對性，這便要求高水平的教材與優質的師資力量。對于教材而言，因受教育人員整體不同，應結合其特征與單位工作開展情況，編訂符合具體情況的以自學為主的教材。同時還應考慮到單位檔案事業發展的需求，編訂前瞻性教材，滿足受教育者工作近期與遠期個人發展需求[2]。對于師資而言，可高薪聘請經驗豐富、水平高的在職或離職專業人員或高校教授為授課教師，或者把兩者結合起來，不僅注重培訓理論知識，更注重培訓管理技能，為受教育者提供優質的培訓服務。
（三）創新繼續教育模式
1.創新教學模式盡量拓展檔案管理人員專業繼續教育的適應性、自主性、互動性、靈活性與開放性，善于利用互聯網和繼續教育平臺等新技術，由國家組織開展遠程教育與信息傳輸，促使繼續教育課程內容同檔案管理工作具體情況緊密相關。2.采用多樣化教育形式傳統繼續教育普遍采用理論講解、集中授課模式，培訓對象熱情不高，培訓效果不理想[3]。基于此，檔案管理人員繼續教育授課形式應多樣化，根據層次分門別類開展培訓活動。按照檔案管理人員具體情況，將其劃分為高級、中級與初級三個層次，采用不同的教育教材，因材施教。L例如可采用無領導小組、案例教學法、蘇格拉底教學法等培訓模式，有效調動培訓人員學習積極性，促使培訓人員克服現階段工作短板。同時為了保證繼續教育有效性，檔案管理單位應設置獎懲機制，按照檔案管理人員個人表現及教育成本轉化情況給予相對應的獎懲，從而進一步強化繼續教育的效度。3.組織專題講座和實地參觀學習組織開展形式多樣的專題講座和實地參觀活動，可開展新型檔案管理、檔案工作標準化、檔案保護新技術新方法、檔案法規檔案著錄標引、電子文件歸檔與管理和檔案化、信息化、數字化建設等多種專題講座。例如2017年3月作者參加了該市檔案局組織開展的檔案工作聯席會議，組織參觀了人事局、建設局等單位文書檔案電子目錄的數字化建設和人事檔案標準化管理，向先進單位學習，相互交流經驗，通過這一活動不僅提高了檔案管理人員繼續教育的實用性和針對性，而且直觀形象，易于接受。社會的高速發展，在經濟新常態時代背景下，社會大眾對優質的檔案資源利用服務需求量大，這無疑是加大了檔案管理人員的心理壓力，急需提高自身專業能力。所以，檔案管理人員應積極參與針對性、專業化的檔案管理繼續教育活動，從而增強檔案管理人員換知識結構與專業技能，而且引導其樹立新的檔案管理理念，更好地服務于社會大眾。只有這樣，檔案管理人員才能充分發揮自身才能，促進單位現代化檔案工作的發展。
參考文獻：
[1]王媛.基層檔案專業技術人員繼續教育研究[J].蘭臺世界，2015，12（17）：67-68.
[2]李軍.關于檔案專業人員繼續教育的內容回顧和思考[J].科技經濟導刊，2015，01（07）:410.
各級檔案部門堅持“以建立健全新農村建設檔案工作長效機制為核心，以加強農業、農村、農民檔案工作為重點，以開展行政村檔案管理規范化建設為抓手”的基本思路，遵循“統一規劃、分步實施、突出重點、整體推進、典型引路、講求實效”的基本原則，有計劃、按步驟、分層次地推進新農村建設檔案工作，取得了階段性成果。
市檔案局加強分類指導和跟蹤督查，在抓好面上工作的同時，加大典型培植和重點幫扶的力度，同揚中市檔案局一道指導幫助新壩鎮雙新村建立了全市第一家村級綜合檔案室，投入資金1萬余元；積極參與全市“雙百工程”，向結對幫扶村捐贈新電腦3臺。在市有關部門的大力支持下，通過自身作為，于今年初被吸納為市新農村建設領導小組成員單位，使新農村建設檔案工作從領導體制到運行機制均得到了組織保障。各地注重發現和培植典型，丹徒區在每個鎮建立了一個檔案規范化管理示范村和一個民企建檔工作示范點。同時，加強檔案管理知識培訓，以鄉鎮為單位，已舉辦培訓班15期，培訓檔案管理人員300余人次。通過近一年的努力，全市已有14個行政村進入首批“檔案管理示范村”行列，成為促進新農村建設檔案工作發展的“排頭兵”。
順勢而動，把握新農村建設檔案工作的新要求
近幾年來，中央對農業和農村工作每年都突出一個鮮明的主題加以推進，2007年以發展現代農業為主題，抓住了新農村建設的首要問題。這為我們全面開展新農村建設檔案工作提供了新的發展機遇和服務平臺，又將對我們全面推進新農村建設檔案工作提出新的更高要求。
鎮江市農村工作會議提出了“今年要以大市為單位實現小康”的新目標和“四個提升”、“六個更加注重”的新任務。“四個提升”，即提升優質糧食產業化程度，提升農業結構調整層次，提升龍頭企業精深加工和帶動輻射能力，提升現代農業服務業發展水平。“六個更加注重”，即更加注重經濟發展，夯實新農村建設的基礎；更加注重增加農民收入，確保實現全面小康目標；更加注重農村公共事業發展，解決農民生活的實際問題；更加注重增強“造血功能”，提升幫扶的自我發展能力；更加注重提高農民整體素質，培育現代新型農民；更加注重農村基層組織建設和精神文明建設，推進農村和諧發展。這些新任務，在落實過程中都會形成檔案記錄，需要我們對它進行科學管理；同時在完成過程中又需要利用原來形成的檔案，要求我們搞好檔案信息資源的開發利用。因此，我們必須不斷拓展新農村建設檔案服務領域，不斷提高新農村建設檔案管理水平。
創新促動，開創新農村建設檔案工作的新局面
今年是鎮江市提前全面實現小康的決戰之年。決戰之年，檔案部門當有更大作為。
一要典型引路，全面推進。加大典型培植力度，加強宣傳推廣，發揮好“檔案管理示范村”的輻射帶動作用。在推進中，重點是要適應農村基層民主政治建設的需要，抓好村務公開和民主管理檔案工作；適應農村深化改革的需要，抓好農村新領域檔案管理工作；適應農村和諧社會建設的需要，抓好維護農民合法權益的檔案管理工作；適應農民提高法律法規、科技文化知識水平的需要，抓好農村檔案信息資源開發利用工作。積極探索新農村建設檔案工作新的領域、模式和機制，進一步推動檔案工作全面融入、主動服務農村基層經濟建設和社會發展，在鎮江建設“生產發展、生活寬裕、鄉風文明、村容整潔、管理民主”的社會主義新農村進程中，做出新的作為。
二要因村制宜，全面達標。按照《關于加強全市新農村建設檔案工作的意見》提出“到2008年年底，100%的行政村達‘合格村’標準，30%以上的行政村達‘示范村’標準”的目標，堅持因村制宜，強化分類指導。對照上述目標要求，結合自身實際，進一步調整、完善創建檔案工作“示范村”、“合格村”工作計劃，排定序時進度，落實保障措施。指導幫助有一定工作基礎和條件的村，如期進入“合格村”行列，并向“示范村”目標努力；大力扶持工作基礎、條件較差，一時難以達標的村，幫助他們樹立信心、克服困難、奮起直追，創造條件早日成為“檔案管理合格村”。同時，要依據《鎮江市行政村檔案分類方案》、《鎮江市行政村文件材料歸檔范圍和保管期限表》和《鎮江市行政村檔案管理等級評定標準》等文件，以鎮為單位，上門開展檔案實務培訓，提高行政村干部、兼職檔案員的專業水平和業務技能。加強新農村建設檔案工作目標管理，加強平時督查和年度考核，確保檔案工作與新農村建設同步協調發展。
1.大數據時代大學生檔案管理的特點。數據是當今信息社會的寶貴資源，對數據進行合理利用和挖掘是獲得新知和創作價值的重要途徑。預測為大數據的本質，檔案管理活動的開展、大學生檔案價值的提升和大學生事務的決策是以數據作為不可或缺的重要資源。這就要求大數據時代的大學生檔案管理工作必須因勢而動，積極運用大學生數據信息對其發展情況進行準確反映，進而促進大學生檔案管理水平的提升。不僅如此，大學生檔案管理工作還需要依據大數據技術，對學生的信息資源進行全面分析與整合，從而使其可為大學生、高校和社會更好而有效的服務。我們以大學生心理檔案為例，利用大數據精準測量分析大學生的動態心理指標，將大學生心理變化的趨勢準確反映出來，這不僅對防范大學生心理突發危機有利，而且也有利于科學預判和決策大學生心理健康工作，這恰好為當前大學生檔案管理的空白。這就需要大學生檔案工作必須積極適應大數據時代要求，更新傳統檔案管理的理念與模式，確立以數據為核心的信息服務意識。2.大數據時代學生心理健康檔案管理的要求。這主要體現在要求盡快構建起三大信息平臺。具體為：一是信息整合平臺。大學生心理健康檔案的來源廣泛，且內容繁多，周期也長。借助于大數據技術，可以在搭建信息整合平臺過程中，整合起不同學生的各類心理檔案，從中深度挖掘數據源，可將各類不同檔案資料之間的關聯尋找出來，對大學生的心理健康狀況進行全面科學的分析，逐漸將一個相互關聯、互為支撐的數據網絡形成，從而奠定大學生心理健康教育科學有效開展的堅實基礎。二是信息管理平臺。將大學生心理健康檔案管好的目的就在于有效使用，面對大數據時代對大學生心理檔案管理所提出的新要求，高校必須搭建起具有大數據要求特點的現代化信息管理平臺。三是科研平臺。這就是要對大學生心理健康檔案進行深入研究和科學分析，努力歸納和尋找大學生心理存在的一些共性問題和總體規律，并提出針對性強的預控和處理策略。大數據時代可以將現代數據處理和分析技術充分利用，把大學生心理檔案研究平臺建立好，以數據化來處理分析各類學生的心理檔案，將蘊含其中的規律挖掘出來，從而最大限度地服務好大學生心理健康教育的實務工作。
二、當前大學生心理健康檔案管理存在的問題及原因
就我校具體情況來看，大學生心理健康檔案管理存在的問題主要體現在：一是缺乏心理檔案的動態性。因為學校相關部門僅僅將新入學大學生的普查和建檔作為工作重點，忽視了持續追蹤和調查學生在讀期間心理狀態，也就無法將學生心理健康狀態的全貌與變化過程呈現出來。二是心理檔案管理缺乏系統性。學校的心理健康教育由學校學生工作部負責，而學生檔案則歸學院等部門管理，兩者分屬不同系統，若彼此割裂，相互之間就無法產生一個能互為支撐、彼此依托的數據系統。三是未健全心理檔案管理制度。從我校實際來看，大學生心理健康檔案管理僅僅有教育部《普通高等學校學生心理健康教育工作基本建設標準》可以參照執行，而且比較籠統和宏觀，未涉及誰來管、怎么管、用什么管等一些具體內容，學校開展大學生心理檔案管理缺乏專業性、規范性，這就導致檔案的管理效率與其應用價值大打折扣。四是大學生心理檔案的利用效能比較低。學校的大學生心理健康檔案管理依舊是因襲傳統的檔案保管與查詢模式，對檔案具體信息缺乏發掘，這肯定無法產生比較高的利用效能。這些問題普遍存在于大學生心理檔案管理過程之中，而這些問題的成因主要集中在兩點：其一是人手不夠。例如，我校在校生達到兩萬多人的規模，但只有五名專職做大學生心理健康教育的老師，此外就是有幾個學生干部參與其中，兼職承擔一些心理健康教育工作，但并非這方面的專業人士。他們僅僅能做些新生的普查和建檔工作，想追蹤調查全部學生比較難，僅僅可以開展搜集整理局部信息方面，要系統去建設和管理就不可能了。二是技術手段比較落后。學校的大學生心理健康檔案的搜集標準，不同部門和環節都不統一，因沒有過硬的數據處理技術所以無法進行整合，甚至僅僅處于紙質心理測評資料、簡單的excel表格匯總等基礎層面上，很難深度挖掘和分析數據，也無法有效指導大學生心理健康工作，其檔案的使用效果就打了折扣。
三、如何提升大學生心理健康檔案的管理利用效率
1.優化數據收集。出于分析、整理和挖掘大學生心理檔案的需要，就自然應對數據收集提出新的高標準要求，而所面臨的首要任務就是建立其基礎數據采集的規范與標準。由于大學生這個群體的同質性比較強，也不乏在全國開展數據挖掘與分析所必需的條件，依據一樣的標準與規范采集數據，就可最大限度地提升大學生心理檔案建設與利用的效率。從一個方面來看，借助于對本校數據與全國范圍內其他學校數據的比較過程，進行大學生心理狀況規律特點的有效歸納，必須將那些取得比較好成效的高校經驗與做法作為學習借鑒的重點，對本學校大學生心理健康工作進行有效指導；另一方面，在對全國范圍內大學生心理檔案數據分析的基礎上，將本校還沒發現的問題及時找出來，并有針對性采取措施，超前進行預防，從而促進大學生心理健康工作的效率和效果不斷提高。2.實施動態化、系統化管理。一是將檔案信息進行準確齊全的搜集。主要從不同層面和領域對影響大學生心理健康水平和反映大學生心理狀況的相關信息資料及時進行搜集。二是做好信息數據的深入分析。必須站在心理學原理與大學生心理健康教育規律的高度，分析現有數據，并對不同數據之間的關系、主次輕重、相互影響等進行深入挖掘和總結，將一個大學生心理檔案數據網絡搭建起來，并以心理數據分析框架對學生心理健康狀況進行全面反映。三是檔案信息要及時更新。要在大學生心理健康檔案基礎上，繼續與學生年級、年齡、情感、生活等多方面變化有機結合起來，所涉及的與心理健康相關的信息必須及時更新，依據時間序列而形成大學生心理檔案資料數據庫，再采用大數據分析技術分析挖掘時間序列上的變化情況。3.完善檔案管理制度。一方面，要對學生心理檔案管理的常規制度做好完善，采取建立大學生心理普查制度與跟蹤調查制度等措施，對搜集的心理健康檔案數據明確各種要求，將崗位工作制度完善好，并結合心理健康工作人員的檔案管理實際做好分工、職責、流程的明確，從而構建起事有專管、人有專責、協調合作的大學生心理檔案管理工作新體系；在優化數據管理手段和完善保密制度的基礎上，做好管理人員的保密意識和保密技能的強化工作。通過檔案反饋查閱制度的建立，使大學生本人的檔案知情權有保證，并在確保隱私不泄露的基礎上，以檔案對心理健康教育、咨詢及危機干預工作進行研究和指導。另一方面，要將基于大數據的大學生心理檔案管理相關規章制度不斷完善。通過數據采集與處理的規范與標準、電子化數據保管、備份與安全制度、數據處理規范、數據共享制度等的制定，實現大學生心理檔案開發利用的規范化。
四、未來大學生心理檔案管理利用的趨向及設想、建議
實現有效利用是大學生心理健康檔案管理的目的。具體來說，未來大學生心理檔案管理利用的趨向主要有：一是對大學生進行個性化的教育輔導。在學生心理檔案中，我們可尋找出其不同于其他同學的個性化心理健康特點和人格特征，可以結合其存在的個性化問題，有針對性地采取有效的教育輔導策略。二是開展團體輔導教育。開展團體教育輔導的著眼點就應聚焦在學生心理檔案中體現的共性問題上，采取學生小組的形式，實施心理健康教育。三是開展科學研究與預測。要以統一的標準化測評量表對學生心理測評信息進行歸納分析，科學預測學生心理健康的發展變化情況，進而對大學生心理健康教育培訓進行指導，并預防出現心理危機情況。在大數據時代，可以采取有效措施，為今后科學利用大學生心理檔案提供必要條件。一方面，要學好用好數據處理技術，達到數據整理與分析的高水平，同時深入而充分地發掘出檔案之中蘊含的內在關聯和基本規律，對大學生心理健康問題的影響因素進行科學分析，為學生心理輔導提供指導。另一方面，對大學生心理健康檔案數據深入研究分析。由此，可促使大學生心理健康教育工作的科研水平不斷提高，以更有效的研究成果和結論，對實際工作進行指導。總之，在大數據時代，我們必須針對大學生心理檔案建設管理存在的問題，發揮大數據技術的優勢，不斷提高其管理和利用水平，以便更好地推動大學生心理健康教育工作，從而培養高素質的高等教育人才。
參考文獻
關鍵詞：社區檔案管理；功能定位；工作對策
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1006-8937（2012）08-0049-02
人民平時生活中，社區是一個不可缺少的綜合性基礎機構，它承擔著人民群眾方方面面的生活需求，同時又承擔著黨和國家制定的政策法規的落實重任，而檔案的管理工作是一項重要的社區基礎性工作，它不僅真實地記錄著社區的發展歷程，而且還見證著社區各方面建設，更在社區建設和諧社會的歷史進程中有著異常重要作用。
1當前社區檔案管理工作的基本情況
社區雖然是最基層的群眾組織機構，但也 “麻雀雖小、五臟俱全”，“上面千條線，下面一根針”，方方面面的工作都需要社區來給予落實。這些客觀情況決定了，作為日常基礎性的社區檔案管理工作也有著一些鮮明的特點：
一是社區檔案管理工作存在兼職多、缺人手、變動頻等特點，導致履行日常檔案管理工作職責較難。總體上看，一個社區普遍不過十余人的規模，加之日常繁雜事務多，這就決定了檔案管理工作人員有三個特點：缺人手，絕大多數社區沒有安排專門的工作人員進行檔案管理，一般都是由相對清閑的人員兼任；身兼多職，有些檔案員還身兼婦聯主任、文書等職；人員的變動經常，一般檔案工作1～2年的居多，而且還有的社區一年人員要變動好幾次，有的基層單位考慮崗位時選擇一些待退休、待生小孩人員、身體多病的人員在崗，普遍將檔案管理崗位作為“臨時崗”。因為崗位變動頻繁，還有的工作人員甚至沒有經過專業培訓就上崗，有的業務剛入門后就被調整了工作崗位，檔案管理水平普遍不高。
二是社區檔案工作制度建設存在弱化現象，從而導致檔案管理規范化難以落實。各個社區都根據社區工作的自身特點，檔案室基本建立健全了從檔案儲存、保密、鑒定、借閱以及銷毀等各項管理制度，但這一系列制度的執行范圍不出檔案室，其它工作人員大多知之不清或執行不力，社區檔案機構如此進行制度建設，容易造成社區檔案規范化管理工作難以開展。
三是一些領導對社區檔案管理工作存有模糊認識，導致社區檔案工作存在著先天不足的現象。在基層有一些管理者對檔案管理工作缺乏應有的認識，往往說起來重要、做起來次要、忙起來不要。加之受編制體制等方面制約，大多數的社區沒設立獨立的檔案管理機構，一般檔案室都掛靠在上級單位辦公室進行管理，這就容易形成檔案管理職責不明、責任不清等現象。
四是社區檔案周邊服務功能開發不足，以致現有檔案難以發揮應有作用。社區檔案管理機構應該在上級部門的指導下，不但應該要開展社區檔案規劃、監督、協調和指導工作，而且還應當開展社區綜合信息的溝通交流和利用的工作。同時社區檔案部門還應該是檔案服務機關、服務社會、服務群眾的重要場所，但當前檔案管理人員對社區檔案機構重保管、輕利用的思想以及對檔案資源開發利用下功夫不深。放棄了檔案信息服務保障功能的開發，也就放棄了檔案與檔案工作“更上一層樓”的機會，從而會間接導致社區檔案機構工作地位的下降。
2新時期社區檔案管理工作新的認識和定位
隨著各地加快推進和諧社會建設的進程，檔案管理工作也要不斷地適應新的歷史任務，加快推進服務形式與內容的多樣化，不僅要使檔案機構發展成為社區檔案安全保管基地，還要成為社區文化宣傳、社區文化休閑場所、鄉情教育園地和工作的管理中樞、社區檔案利用服務中心。
①新時期社區檔案工作任務以及要求。負責制定和實施相關的社區檔案工作的規劃和操作標準，負責管理范圍內的各種組織工作人員的專業培訓。要做好檔案法律、法規的普及和宣傳，增強社會的檔案意識。負責社區檔案的收集管理和開發。要做好對社區的國有企業、事業單位、行政村的檔案工作的監督與指導，還應督促管理轄區內居民服務工作的收集，指導其規范整理，從而成為社區檔案工作管理的中樞機構。
②社區檔案機構要在建設和諧社會進程中占有一席之地。作為社區檔案信息資源庫，檔案管理工作從領導決策、政策出臺、經驗總結、文化教育、文件公開等方面服務途徑多，服務范圍寬泛，能夠展現社區檔案價值的最大化，特別是在推進社會主義和諧社會建設進程中，社區檔案機構占有重要的一席之地。
③社區檔案機構要建設成為社區文化宣傳的教育園地。在社區檔案保存有眾多的檔案，它們載體多樣化、內容也十分豐富，許多珍貴的革命遺址遺跡、重要的歷史事件、眾多反應社會進步以及經濟發展的史實都保存在檔案室，社區檔案管理相關部門有責任對這些寶貴的歷史遺產以及精神文化財富進行開發，使其真正發揮出傳承文明、資政育人的作用，把檔案管理工作看作建設社區文化宣傳教育園地的重要組成部分。
④社區檔案機構要建設成為社區文化休閑的場所。應該把在社區檔案工作中記錄重大歷史事件或者反映本地區風土人情的檔案進行開發，對有關家族文化的家譜或者有關本地名人的檔案進行整理，特別是一些讓人感興趣的聲像、多媒體檔案，可以進一步豐富基層百姓的業務文化生活。
3當前加強社區檔案管理工作的幾點意見
檔案管理工作同其它工作一樣，需要多方面的支持。從目前情況看，基層社區應盡力將檔案工作單列出來，在列入社區發展總體規劃的同時，成立功能完善的檔案管理機構，建立健全檔案管理規章制度，形成檔案管理工作的良好機制，推進社區檔案管理工作健康有序發展。
①社區檔案管理工作要列入社區發展總體規劃中，形成“一盤棋”思想。現行的《基層檔案工作試行辦法》中也有規定：“各級黨委、人民政府應切實加強領導，把檔案工作列入工作計劃和發展規劃，納入分管領導目標管理責任制，切實解決檔案庫房、設備和工作人員等實際問題”。于此同時，在檔案建設的經費上應該加大投入，需要把檔案建設開支也加入到財政預算，還要使考核獎勵機制更加完善，要使檔案建設加入到社會的發展目標層面來評價、考核，從而為社區檔案事業又好又快的發展提供保障。
②在社區的工作議事日程中應該加入檔案管理工作的內容，并且檔案管理機構應該相對獨立。檔案管理機構在建設的過程中，應該依托上一級主管部門建設的檔案管理機構，并安排一名社區負責人擔任檔案管理工作負責人，同時根據情況從社區人員中選配1～2名人員，做到專職專責。
③要在構建和諧外部大環境的基礎上，營造良好的社區檔案管理工作小環境。要使檔案管理工作開展的更好，應該在最大程度上保持相對穩定的工作人員崗位，可以通過晉升機會和優厚薪金的方法，加強對人員的崗位吸引力。于此同時，對工作人員應該定期進行相關的業務培訓，并且要具體崗位和職責對檔案人員進行考核，使工作人員每天都保持著高度的熱情度入到工作中。
④要以制度建設為抓手，加快推進社區檔案的管理向正規化軌道發展。由于社區的檔案工作牽扯到方方面面，涉及面廣泛，因此要正常規范開展社區的檔案工作，就應該要有健全的規章、制度，要對平時工作中的各個細節都需要做出規定，從而使檔案的日常管理過程中實現規范化和制度化。
⑤要通過:管用結合”、“宣教并舉”，要在最大程度上實現實現檔案的價值。在平時工作中應開展多樣檔案法律、法規的宣傳教育活動，使廣大人民群眾在平時生活中養成良好的檔案意識，形成檔案工作的社會共識。
關鍵詞：國企；檔案管理；網絡化模式；構建
前言： 檔案對企業的重要性不僅是為企業發展提供信息和資源，還表現在為企業創造了財富和生命辦，企業想要保持健康穩定的發展就必須要進行有效的檔案管理，國企亦是如此。目前，利用計算機和信息技術的網絡化檔案管理模式成為發展趨勢，需要在各企業得到應用，以提高企業管理效率。檔案管理網絡化實際上就是通過計算機網絡技術對企業檔案資料進行存儲、管理以及利用，不僅可快速便捷記錄企業的各項經濟業務，還能進行及時有效的傳遞，為國企的管理和建設提供基礎保障。檔案管理網絡化具有時代性，檔案工作應與國企管理同步發展，實現檔案管理網絡化模式有利于檔案工作的建設、有利于人才的培養、有利于國企管理建設的發展。
一、 國企檔案管理信息化的重要性
1.提高了國企檔案管理工作人員的工作效率。網絡化必然會節省工作的時間和精力，還大大降低了出錯率，并且方便進行篩選錯誤。通過計算機檔案管理可以實現自動化、實時化，對檔案數據只需一次錄入便可多次利用并實現共享，檔案信息進行自動統計并形成報表，各種報表也是自動打印，節省大量人力。同時還方便了檢索、查詢借閱工作，通過網絡的搜索功能改變了過去要去庫房翻查，不僅費用費力還很可能查無所獲的情況，借閱查詢更是操作方便，通過網絡自動生成催還記錄，對過期不還的借閱者是一種很好的監督。
2.提高了部門的技術水平和管理效率。檔案管理網絡化模式下，管理工作一改過去的繁瑣，解脫出很大一部分工作人員，使他們有更多的精力去進行檔案的收集和編研工作，大大提高了職能部門的工作效率。國企檔案管理網絡化模式下才能符合企業的信息化、數字化發展方向，才不至于成為企業前進道路上的累贅，網絡化提高了部門的技術水平，保證企業能適應不斷變化的外部環境，也為國有企業的科研開發提供了更安全、更便捷的生存空間。
3.保證了檔案信息的完整性。檔案是對歷史活動的一種真實記錄和反映，國有企業每年都會有大量檔案資料要收集、整理和保管，內容涉及文檔、科技、合同等各方面，企業需要保證這些信息的安全性和完整性。網絡模式的檔案管理可以很好實現這一要求，通過計算機無紙化操作記錄每一項重要信息，形成完整的檔案信息網絡，再設上相應的查看權限，不僅提高了檔案信息的利用率，減少了檔案管理的反復查閱性，還很好解決了檔案損壞、丟失的問題。
二、國企檔案管理網絡化模式構建存在的問題
1.檔案管理體制不健全
檔案管理負責整個企業的檔案信息，理應由企業統一管理，但事實上，很多企業的檔案管理卻是各部門具體負責，即各部門負責各部門的檔案資料。這樣一來，不僅造檔案資料的零散和不完整，容易引起丟失，還不方便人們查閱、使用和共享。此外，國家和行業在制度創新上忽視檔案規章的修編也是造成制度失靈，管理體制不健全的重要原因。
2.檔案管理措施落后
國有企業要面對的檔案信息內容廣泛、涉及面多，如何及時有效的處理這些信息需要與之相匹配的管理手段才行。目前，我國多數國企檔案部門只是簡單地配備計算機用于文件的接收、傳遞與保存等工作，對具體的檔案管理措施尚處于半人工操作狀態，信息的收集、整理、歸檔等工作存在一定滯后性，影響了人員業務檔案的利用、編研和開發。
3.檔案管理隊伍水平參差不齊
人才是企業發展的根本，而對檔案管理工作來說，檔案管理人員的素質則直接決定檔案管理工作的水平。檔案管理人員的技能和綜合素質是實現網絡的基石，如管理人員思想落后、工作缺乏創新、人才隊伍蕭條必須不符合企業的發展要求。目前，我國多數國有企業檔案人才建設處于初級階段，綜合水平有等提高，在利用先進的科學理念和技術構建企業檔案管理網絡化方面還缺乏一些能力。在年齡結構上，青中老工作人員配置比例不協調，既通曉檔案業務又能熟練應用信息技術的全方位人才嚴重不足。實際工作中更是缺乏鉆研精神，理論與實務不能進行有效的結合，為構建檔案管理網絡模式帶來阻力。
三、解決檔案管理網絡化中相關問題的對策分析
1.建立健全檔案管理機制
國有企業在創新發展的道路上也要重視檔案管理工作的重要性，建立健全相關檔案管理制度，如綜合性的規章制度，立卷歸檔、檔案保管制度，檔案保密、保衛制度等，從根本上加強國企檔案管理制度建設，確保日常管理工作有章可循，有法可依。同時，檔案管理人員也應根據檔案的內容、特點、目的等屬性采用合理的檔案分類方法、整理形式及應用手段對檔案材料進行編目，制定檔案查閱及維護制度使得管理工作能夠做到有章可循。
2.加強國企電子檔案工作建設
信息化時代，各種信息都開始強調無紙化電子化，檔案管理電子化應該無太多技術障礙，應充分利用現代信息技術的優越性提高檔案管理工作。單位檔案數據要有備份保存，并注明形成檔案的時間和操作人，系統也要進行日常和升級，最終形成電子檔案，方便對檔案進行日常管理和查閱。充分運用計算機和網絡技術手段，發揮計算機存儲量大、查詢速度快的特點建立起符合人員業務檔案信息的管理系統對人員實行全方位、多角度的綜合管理巳成為機關單位業務檔案管理工作發展的必然趨勢。
3.全面提升檔案管理人員的綜合素質
國有企業檔案管理網絡化離不開管理人員的支持，人才才是檔案管理的核心，沒有人什么都做不了，只有先完善檔案管理人員隊伍的建設，才能真正實現檔案管理網絡化。從事檔案管理的人員在思想政治、專業知識、綜合素質等方面都應符合企業檔案工作的要求。首先要轉變觀念， 加強思想建設，做好檔案工作的宣傳教育， 讓人們都認識到檔案管理工作的重要性，才能從根本上重視這一工作，而非敷衍了事。其次，以日常工作為基礎， 依據國企科技檔案管理工作對人才素質的需求，經過論證與討論后增加對計算機檔案建設技術、通訊技術及檔案管理網絡技術等專業知識的培訓，努力讓每一位檔案人員成為綜合協調能力較強、又通曉最新信息技術的全方位人才，為實現網絡化提供人才保障。最后要培養檔案管理人才的創新意識。創新是推動科學技術發展的根本動力，也是提高企業經營效率，增強企業市場競爭力的核心部分，同時還是檔案部門開拓進取的積極力量。檔案人員應解放思想， 開拓視野， 樹立現代化創新理念， 落實理論與實踐相結合，為國有企業檔案管理工作更上一個臺階做出貢獻。（作者單位：義煤集團熱電分公司綜合辦公室）
參考文獻：
[1] 薛松企業檔案網絡化管理層次的構建與優化分析 經營管理者 2014年第1期
