發布時間：2023-06-01 15:51:00
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的畢業檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
摘 要 人事檔案具有現實性、真實性、動態性、機密性、權威性、流動性等的特點。當今社會，人才的流動性增強，部分大學生認為人事檔案并不重要，出現了很多“棄檔”“斷檔”現象，這樣的行為為自己以后的發展設下了“攔路虎”。
關鍵詞 大學生 檔案管理 誤區
人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、思想品德、學識能力、工作業績的，以個人為單位集中保存起來以備考查的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄材料。隨著社會的發展，人才的流動性日益加強，部分大學生認為人事檔案并不重要，因而出現了很多“棄檔”“斷檔”現象，殊不知，這樣的行為為自己以后的發展設下了“攔路虎”。
一、學籍檔案和人事檔案的關系
大學畢業生檔案是指通過參加全國統一考試并被錄取和順利完成學業的大中專院校學生的檔案，包括學籍檔案和人事檔案兩部分。
畢業生的人事檔案由學籍檔案轉換而來，是指畢業生畢業后，在其學籍檔案中放入該畢業生的報到證，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位的人事部門或委托的人才交流機構。這時的學籍檔案正式成為人事檔案，它是通過畢業生與用人單位或委托的人才交流機構簽訂就業協議，然后履行相關畢業程序并取得報到證后，才得以實現。
二、大學畢業生檔案管理的現狀
我國的人事管理實行用人單位直接管理職工檔案和縣級以上人才市場人事檔案雙軌制。有資格保管人事檔案的用人單位有：國家機關 、全民事業單位、國有大中型企業、當地政府人事部門所屬的人才服務中心等。
對于升學和找到就業單位的畢業生，檔案直接轉遞到所就讀學校和用人單位的相關部門，而畢業生所就業單位不符合保管檔案條件或不愿保管員工檔案的，以及未就業即在畢業離校辦理派遣手續時，尚未落實就業單位，根據畢業生本人意愿，依據《人國普通高等學校本專科畢業生就業報到證》，將檔案及戶口轉至其入學前戶籍所在地人才交流中心要接收其人事檔案，公安部門為其辦理落戶手續。
另外，允許少數學生如支援西部建設的志愿者把檔案、戶口留校兩年。待落實工作單位后，將戶籍和檔案遷至工作單位所在地。申請檔案留校超過兩年仍未落實工作的，學校將其檔案和戶口遷回生源地，學校不再為其發放就業報到證。
三、大學生對檔案管理的認知與處理的誤區
從目前的情況看，大學生對學籍檔案與人事檔案二者間的關系認識并不太清楚，尤其是對人事檔案的認識和處理方式，還存在著諸多誤區。這主要體現在以下兩個方面：
一是檔案不交人才交流機構托管。國家相關政策規定，畢業生畢業后暫時找不到就業單位的，其檔案可免費由學校保存兩年。有些同學就誤以為既然學校免費保存，就無須再到人才交流機構托管了。這N認識對大學畢業生的個人發展有著極不利的影響。現在，企事業單位招聘員工、國家公務員的選拔等都要審查檔案，并以其檔案記載的相關資訊作為甄選人才的重要證據。學校免費保存的只是學籍檔案，不是真正發揮作用的人事檔案。
二是檔案無用。目前，隨著人事制度改革步伐的加快、社會就業方式和就業渠道的日益多元化，人們對檔案的重要性的認識在日漸減弱，檔案無用論日益泛濫，丟檔、棄檔現象屢屢發生。很多人認為人事檔案沒有用處，一些人干脆棄檔，將檔案丟在學校、人才市場或放在自己手中。
四、檔案管理不善的危害及補救
遺失人事檔案，或人事檔案不能得到有效補和更新，會對個人的生存與發展帶來許多麻煩或損失，主要表現在以下兩個方面：
一是影響個人利益。在辦理社會保險、領取失業金、養老金時，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保參保年限等都是主要依據。如退休時需要依據檔案認定個人出生時間，從而確定退休時間；需要確定個人參加工作時間，從而確定開始繳費或視同繳費的時間，以計算養老金金額和一系列有關事項。
二是影響個人的職場發展。畢業生的職稱、調動、深造、出國等人生大事，都依賴人事檔案的支撐。如，大學畢業后，學生檔案需要經過轉正定級后，才能成為干部檔案，才能正常調動，才能在未來領取養老金等，未辦這個手續，無法評職稱，無法調動。
如果出現“棄檔”“斷檔”，目前可以采取的補救措施有以下幾種：
1.“口袋檔案”（自己保管的檔案）主人要盡快向人才服務機構咨詢，若檔案袋被私自打開，里面的資料就得經相關部門核實，若檔案資料遺失，還要到原單位去補充和確認。
2.“跳槽”人員將檔案遺留在原單位長期未辦理轉檔手續的，要與原單位協商，解決跳槽后的遺留問題，以便及時將檔案轉交。
3.對于那些不知檔案在何方的，則可以向學校、原戶籍所在地的人事部門及第一份工作的用人單位咨詢。
一、大中專畢業生人事檔案管理現狀分析
大中專畢業生的人事檔案是全面考察學生多年來的學習、思想和生活狀況，也是為用人單位提供評價人才使用的重要客觀依據。但從人才中心所接轉的的大中專畢業生檔案情況來看：部分檔案存在材料不全、散亂、錯寄、自帶甚至拆封等現象，造成無論是給畢業生的就業還是后期政審、利用等都帶來了負面影響。其存在的問題主要表現為：1.人事檔案的散亂、缺失。大中專畢業生的人事檔案主要包括登記表、成績單、學年鑒定表、獎勵處分材料、黨團組織材料等等。但在畢業生檔案接收中經常出現檔案材料錯放、寄錯，甚至出現一些重要的報到證、黨團組織材料缺失等情況。由于沒有專門的人事檔案庫房以及專業的登記保管等，在收集大中專畢業生的人事檔案材料過程中出現雜亂無章的情況。同時，由于畢業生眾多，大多需要新建檔案，因此在存放過程中容易與其他畢業生檔案混裝在一起，存在檔案保管不規范現象。2.人事檔案的專業性、保密性不強。大中專畢業生的人事檔案需要嚴格依據國家檔案轉遞、管理規定要求執行，但現實中由于專職檔案管理人員少，畢業生在人事檔案轉遞過程中往往由輔導員、班主任甚至是學生代為轉遞，非專業人員的過多介入導致了人事檔案管理的專業性不強。此外，大中專畢業生在后期為了提高知識，參加相關的成人教育、遠程教育或自考，這些后添加的重要的檔案資料為了查閱、復印等在拆封后沒有及時密封，減弱了檔案的保密性和真實性。
二、大中專畢業生人事檔案管理的重要性
基于麥可思研究院的研究報告，《光明日報》于2015年7月20日的《2015年中國大學畢業生就業報告》公布的數據顯示：高職高專院校2014屆畢業生半年后的就業率為91.5%，比2013年提升了0.6個百分點，但2014年的高職高專院校的畢業生失業率為8.5%，每年有數十萬的畢業生處于待業狀態，因此，做好畢業生的人事檔案管理和開發工作意義重大。1.提高人力資源利用率。企事業單位招聘、選拔人才是一種人力資源的資本投資，是為了通過對人進行資本投入、提高人的職業技能或體能，增加勞動產生的一種投資行為。做好畢業生人事檔案管理可以有效將閑置、滯留在社會上的人力資源有效利用，避免人力資源浪費。2.擴大流動人員就業服務保障。大中專學生畢業后往往輾轉多個城市就業，根據《流動人員人事檔案管理暫行規定》的有關要求，需要做好流動人員流動人事檔案的轉遞、保管工作。一方面，各地人才流動服務中心因掌握著流動人員人事檔案，故占絕對優勢；另一方面，要充分調動企事業、教育以及勞動人事等部門的多方力量，共同參與就業人員人事檔案的建檔、轉遞工作，為流動人員就業做好服務。
三、大中專畢業生人事檔案管理對策
【關鍵詞】檔案；檔案管理；高職院校；畢業生
檔案管理工作是一項管理性、服務性工作，是黨和國家各項建設事業必不可少的環節，深深植根于人類社會生活，與人類社會發展同步，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個方面，在經濟與科技發展、精神文明及和諧社會建設中發揮著越來越重要的作用。
在人事聘用制度的日趨完善以及畢業生就業“取消統一分配、實行雙向選擇”的大背景下，高校學生畢業后去向越來越復雜，相應的檔案管理方式亦越來越多，形式各種各樣，這對檔案管理工作及管理工作者提出更高的要求。現筆者就新時期高職院校畢業生的檔案管理淺談如下：
一、新時期檔案管理的重要性
狹義上的檔案工作就是檔案室和檔案館圍繞檔案所進行的一系列業務工作，是利用科學的原則和方法管理檔案，為社會各項事業服務的工作。高職院校畢業生檔案工作是高校工作的組成部分，是提高高職院校工作效率和工作質量的必要條件，是維護學校歷史真實面貌和學生切身利益的一項重要工作。
（一）檔案是社會發展的保障
檔案它以打印文字、親筆手稿、照片、錄音帶、錄像帶的形式保留著真切的歷史痕跡。隨著《中華人民共和國檔案法》頒布實施，我國檔案事業步入了新的歷史發展時期，走上了依法管理的軌道，各級檔案部門解放思想，改革創新，逐步把工作重點轉移到為社會主義物質文明和精神文明建設提供檔案的利用服務上來，檔案事業的宏觀管理得到全面加強，檔案在為社會各方面服務中發揮了重要作用。
（二）檔案是高職院校學生工作查考的依據
檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料，是在社會實踐活動中直接形成的、客觀地紀錄了歷史情況的最可靠的憑證。高職院校學生檔案是學生在校期間學習成績、德智體發展和受嘉獎或處罰情況等歷史記錄，它可以為學生就業、升學、參軍及政府機關、企事業單位聘用人才提供備查的依據。
二、新時期高職院校畢業生檔案管理的特點及存在的問題
（一）新時期高職院校畢業生檔案管理的特點
1. 按照國家教育主管部門就高職院校畢業生檔案管理工作的相關規定，學生畢業離校后因各方面原因檔案暫時沒帶走，可由學校負責管理兩年，期滿之前學生必須將檔案轉到工作單位或各城市人才中心進行有償管理，否則后果自負。
2. 畢業生檔案管理專業化程度低。大部分高職院校沒有專業的部門和人員管理，均由學生工作處或系部代為管理。檔案管理人員不固定，管理意識不強；絕大多數管理員沒有進行過專業培訓，業務能力差。
3. 學生檔案管理多樣化。自從國家實施大專院校學生畢業自謀出路政策后，畢業生檔案管理呈現出多樣化、復雜化。一是畢業生考上公務員或到事業單位工作檔案隨即調走的；二是參加專升本考試進入本科院校轉走的；三是畢業后直接轉到人才交流中心或戶口所在政府部門管理的；四是在學校所在城市或其他城市企業工作暫時將檔案放在學校，兩年后轉到工作單位或企業所在相應城市的人才中心托管的；五是即不轉亦不帶、在學校寄存滿兩年后也不來拿走的。
（二）新時期高職院校畢業生檔案管理存在的問題
一是隨著教育體制改革的深入及招生制度的放開，各類中等專業學校通過合并或其他形式升格為高職大專院校，且在師資力量和硬件設施不足的情況下不斷擴大招生規模，由于人員不足或沒有專業的部門和人員負責，以致造成畢業生檔案工作被忽視，管理混亂，發生檔案袋沒封口、學習成績由學生自己到教務處打印裝袋、部門協調欠缺學生的部分資料沒有裝袋進檔等問題。
二是學生檔案材料質量差。隨著社會的進步，科學技術的發達，現代化辦公設備已逐漸替代了傳統的辦公用具。電腦、電傳、復印機等已經運用到社會的各個領域，它的普及使我們的社會有了一個新的飛躍，大大提高了辦公效益和辦公質量，與此同時也出現了一個不容忽視的問題：那就是由這些現代化辦公用具產生的文字材料耐久性差、易褪變。而學生檔案大多為電腦打印輸出、復印機復印的文件材料直接歸于檔案中，保存保質期短。
三、規范高職院校畢業學生檔案管理的意見與建議
檔案管理工作是各方面管理的重要組成部分，是維護一個部門歷史真實面貌的一項重要工作，在單位管理工作中發揮著舉足輕重的作用，只有充分重視此項工作，采用科學管理的工作方法，才能順應新時期文書檔案管理發展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價值，指導和服務于管理工作，實現其工作的特有職能。
（一）領導重視，加強檔案管理
學校要把畢業生的檔案管理作為日常工作來抓，指派一名領導分管，成立專業部門，明確專人具體負責，切實把高職院校畢業生的檔案管理從以往的學生工作處或系部代管中脫離出來，實現檔案規范化、專業化、科學化。
（二）增大投入，加強檔案館庫建設
檔案館庫是檔案工作最基礎的保障，是實現檔案服務功能的必要前提。檔案館庫的地點、大小、結構、設施非常重要，在一定程度上影響到檔案館服務功能能否充分發揮。本著“功能運行20年不落后”的基本原則，館庫要按學校應屆畢業生數量最大規模進行建設，設備設施要按學生比例的120%進行配套。
（三）學習培訓，加強檔案隊伍建設
檔案工作要適應新形勢的發展需要，必須加強檔案人員隊伍建設。要加強培訓學習，學習科學發展觀和學生管理工作知識，學習檔案工作所需的各種新知識、新技能，做到學以致用，理論指導實踐，切實把高職院校畢業生檔案管理各項工作落到實處，避免出現學生缺檔、漏檔以及檔案材料丟失等情況發生。
（四）規范管理，加快檔案信息化建設
檔案部門要加強檔案信息化基礎設施建設，按照學生所在系部、專業進行電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動畢業生檔案的數字和數據庫建設，建立健全學生檔案流動情況登記制度，做到隨時可查、隨要隨調。對畢業后檔案暫寄存在學校的學生，要明確專人對學生的畢業動向實施跟蹤管理，并在兩年寄存期滿前通知本人到校轉移檔案，從而實現檔案信息化管理整體推進。
（五）嚴把質量，實現檔案標準化
為較好地解決現代化辦公用具產生的字跡材料保存期限不長，易褪變的問題，確保學生檔案的安全，利于畢業學生的就業、創業和再深造，更好地服務于社會、服務于經濟。因此，學校在學生入學時即時對學生檔案所用紙張等材料作質量要求，幅面尺寸規格要統一、規范，符合國家標準，注重公文字跡是否牢固清晰，耐保存。
總之，做好檔案管理工作，可以使檔案在為國家建設創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。搞好高職院校畢業學生檔案管理，是保障學生自身利益的具體表現，是政府機關、企事業單位合理用人、用盡其才的借鑒與參考。因此，必須全力做好檔案管理工作，為社會進步、經濟發展提供更有效的檔案服務。
【參考文獻】
關鍵詞：畢業生檔案；管理信息系統；系統設計
檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或實物，是人類的共同財富。檔案管理是一項必不可少的重要工作，如何科學地保管和有效利用檔案，是我們必須認真思考的問題。隨著社會發展，科技進步，檔案的載體發生了變化，出現了電子檔案。電子檔案不同于傳統的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業、部門都采用了電子檔案管理系統，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統軟件，并贏得了市場的認同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領域的進一步拓展。這主要體現在以下幾個方面：
（1）價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統對于大多數中小單位來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。
（2）技術復雜、安裝維護困難。目前常見的檔案管理系統的安裝配置與系統管理都需要有較高的專業知識，用戶遇到問題很難自行解決，對開發商的依賴性很大。
（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶的實際需求而本著多模塊也就高價格的“策略”。而在實際使用當中，一般檔案部門在應用中只需要幾個常用的模塊。在目前的實際運用中還鮮見一種價格便宜、性能穩定、安裝維護簡單、切實適合中小型檔案部門需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。
高職學院畢業生信息管理是學院檔案管理中的一個重要組成部分。在過去計算機技術還不發達的年代，主要是靠紙質的學籍卡來保存畢業生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計算機技術和管理信息系統的發展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統的紙質管理模式。使用畢業生檔案管理系統來管理畢業生信息，具有手工管理所無法比擬的優點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優點能夠極大地提高學生畢業生信息的管理效率。該系統使用B/S模式Web服務器端的開發環境，它可以產生和運行動態的、交互的、高性能的應用程序。本系統對檔案管理系統的體系結構、模塊功能進行了分析與設計，系統在ASP的開發環境下，使用SQL server 數據庫，實現了學校畢業生畢業生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統從需求分析、系統的設計、具體功能的實現都嚴格遵循了軟件設計工程的思想。
下面簡要介紹畢業生檔案管理系統的設計。
1、需求分析
為了提高畢業生檔案管理的水平，信息管理員需要對學生信息進行錄入、修改、查詢、刪除以及還原等操作；檔案管理系統的主要目的就是利用軟件實現學生信息的錄入、查詢、修改、刪除的流程，使管理人員對畢業生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對錄入畢業學生信息要求準確、完全；管理員還要對錄入的基本信息隨時作更新修改，使管理員能夠得到學生的最新信息；為了確保信息安全和準確，為系統管理員和一般用戶建立完善管理權限和身份級別，一般用戶不能對信息進行添加、刪除。
2、用戶身份級別要求
根據用戶身份的不同從而對系統的使用權限有所不同，從權限大小大致可以分為：高級管理員和一般用戶，系統提供靈活的角色設定和權限的分配功能。
系統管理員：使用本系統的信息管理員，是權限最大的用戶，擁有管理系統的所有權限。主要負責對畢業生信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原、打印和用戶的管理。
一般用戶：本系統的一般用戶，能夠對畢業生信息進行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無錄入和刪除畢業生信息的權限。
3、系統功能模塊設置
具體操作：對畢業生信息進行錄入、修改、查詢、刪除、打印和管理和用戶的設置。
（1）畢業生信息的錄入：管理員對人事信息的添加
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：信息管理員可以在檔案庫里新加畢業生信息，需按畢業生實際信息錄入；
（2）畢業生信息的修改：管理員和一般用戶修改錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員在畢業生信息發生變化的時候可以對其變化信息進行更改，使畢業生信息隨時更新，便于管理員的管理，能及時得到最新的畢業生信息；
（3）畢業生信息的查詢：管理員和一般用戶查看錄入的人事信息
操作對象：管理員和一般用戶
瀏覽對象：管理員和一般用戶
具體功能：用戶和管理員可以查詢已錄入的畢業生信息，系統提供了多種查詢方式，模糊查詢和常規查詢，如按姓名、性別、專業、工作單位等信息可以直接查詢；
（4）畢業生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：管理員可以將庫中多余的、辭退畢業生畢業生信息移出，可以對其信息永久性的刪除，也可以將其暫時性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；
（5）畢業生信息的打印：管理員和一般用戶打印錄入的人事信息
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：用戶和管理員都能通過Word文檔導出查詢出來的畢業生信息，便可以直接通過Word文檔對畢業生信息進行打印。為方便管理統計畢業生信息，也可以通過Word文檔導出查詢出來的某一類型所有畢業生列表，對其畢業生列表進行打印。
（6）管理用戶的設置：管理員對其用戶名、密碼和用戶權限的設置
操作對象：管理員
瀏覽對象：管理員
具體功能：系統由高級管理員和一般用戶，一般用戶的權限是由高級用戶指定的，高級管理員可以對管理員用戶進行修改、添加、刪除，及用戶密碼的設置和修改，高級管理員擁有整個系統的全部功能，一般用戶就能對畢業生信息的修改、查詢、打印的功能。
3、系統開發的其他方面
在系統的開發過程中可以使用快速原型法，在短時間先開發出 一個比較簡單的管理系統。讓幾個管理員先試用，然后提出各種修改意見。對這些意見進行篩選和論證，之后對系統進行修改、測試、檢查、直到系統性能達到用戶需求為止。原型法的主要優點在于它是一種支持用戶的方法，使得用戶在系統生存周期的設計階段起到積極的作用。經過一段時間的不斷補充、完善，這套管理系統功能基本符合學校要求，能夠完成全校學生信息的輸入、統計以及打印，并提供完整的系統維護功能和相關的權限管理機制。同時也考慮到了系統數據冗余的問題，對于數據的一致性的問題也通過程序進行了有效的解決，極大地方便了管理人員，使其工作既快又好地開展。
【關鍵詞】高職院校 畢業生檔案 電子化
高職院校畢業生檔案管理電子化的必要性
科學技術迅猛發展的今天，計算機技術的高速發展以及廣泛普及和應用給高職院校行政管理、教育教學工作帶來很多方便。畢業生電子檔案便是計算機技術發展的產物，它不僅使得畢業生檔案管理發展為電子化方式，方便學生、學校、用人單位的快速查詢、保存，同時也實現了遠程佐證。傳統的高職院校畢業生紙質檔案主要包括：高校畢業生登記表、學生成績單、學生實習鑒定表、體檢表、獎懲資料、高中畢業登記表、黨（團）材料、高校招生報名表、志愿表等資料。這些都是高職院校畢業生檔案里最原始的一手資料，基本屬于手工填寫，學校僅此一份，一旦遺失或損壞將對學生就業和學校教育教學管理工作帶來諸多不便。因此，畢業生檔案管理電子化就要從源頭做起，檔案管理人員應從學生入學就開始著手學生個人資料的收集、鑒定、整理及電子化錄入，利用掃描設備等高科技方法實現畢業生檔案管理電子化，以保障畢業生檔案資料的真實性、完整性、永久性。此外，畢業生電子檔案同時具有方便存儲、快捷利用的優越性，主要體現在以下兩個方面：
1.易于保存，便于查詢
傳統的紙質畢業生檔案大多數會因為年數長久而引起紙張的泛黃、字跡模糊;此外，由于保存空間難以長久保持干燥的環境或者是因為一些蟲子的撕咬、人為的管理不當等因素都會使紙質檔案受到一定損傷。與紙質檔案相比，電子檔案則不需要面臨以上問題，其只是保存在網絡空間內，且可以多次備份，因此更加易于保存，且可以通過搜索或引索功能快速查詢所需資料，具有更大的優勢。
2.具有更大的服務價值
與傳統的紙質畢業生檔案相比，畢業生電子檔案達到了信息資源共享的最大化。例如，學生學歷電子檔案，可以很方便地通過網絡系統確定該學生的真實學歷，有效發揮畢業生檔案電子化網絡化的重要作用，使用人單位通過本校數據庫平臺調取該畢業生本人的檔案信息，了解學生詳細資料。促進了學生就業速度，為社會各界、企事業單位“量才用人”提供真實的全面的學歷信息，大大減少了畢業生就業市場不誠信的行為。
高職院校畢業生檔案管理電子化存在的問題
1.缺乏統一的標準來限定高職院校畢業生電子檔案的管理范圍
由于我國的電子檔案發展起步較晚，因此到目前為止，高職院校畢業生檔案信息化管理工作還沒有形成統一的管理標準來限定哪些信息應納入電子檔案管理系統中、不同類型的信息資料各自應保存多久、哪些需要重點保存等，甚至是各個單位都是獨自為政，標準不一，既沒有弄清哪些該單獨保存，哪些應該與社會資源共享，造成畢業生檔案資料沒能被充分利用發揮其完整性的作用。
2.部分高職院校畢業生電子檔案難以確定其真實性、原始性
由于網絡環境的復雜化以及黑客、電腦病毒的入侵等使得高職院校畢業生電子檔案的真實性、原始性難以確定。由于每個學生的字跡都各有其特點，紙質檔案可以通過個人簽名、文字、圖形等有形方式來確保檔案的真實準確性;而與紙質檔案相比，畢業生電子檔案明顯更容易被篡改，且無跡可尋，降低了檔案的真實準確性。
3.檔案管理人員對畢業生電子檔案管理的認識不足
很多院校檔案管理人員，沒有切實認識到畢業生電子檔案管理的重要性及優勢，使得他們根本就不重視甚至是忽略畢業生電子檔案的歸檔與整理。
高職院校畢業生檔案電子化管理存在問題的解決對策
1.制定科學規范的畢業生電子檔案管理制度及統一標準
在畢業生電子檔案的管理工作中，為更加有效地面臨復雜的網絡環境，就必須使其管理工作從一開始就有一套科學規范的管理制度及必須遵循的統一標準。這一規制和標準的確立必須秉承科學嚴謹的制定程序，詳細制定從畢業生電子檔案的設置整理、分類歸檔、保存、修改等方面的具體規則。
2.切實保障電子檔案管理的原始性、真實性、準確性
在畢業生信息輸入方面，設置密碼時，規定采用數字、字母、特殊符號相組合的方式來設置畢業生電子檔案個人密碼，并時常變動，降低個人密碼被盜、黑客入侵等潛在風險;在學院檔案部門集體信息錄入及確認中，配合使用電子指紋錄入、電腦拍照，使得信息與指紋、照片三者相符合，保障畢業生電子檔案的真實準確性;在畢業生電子檔案管理中，對于個別重要檔案資料，同時要進行紙質檔案保存，并掃描到電子檔案管理系統中，保障電子檔案的原始性。
3.加強檔案管理人員信息技術培訓和對電子檔案管理的規范性認識
應加強高職院校畢業生電子檔案管理人員信息技術的培訓，不斷提高現代化技術操作水平，及時更新畢業生電子檔案管理內容，促使高職院校畢業生檔案電子化管理從根本上從傳統檔案管理的思維方式向網絡化、數字化的畢業生電子檔案管理方向轉化。
結 語
高職院校畢業生檔案電子化管理要想實行科學有效的規范管理，必須從網絡的大環境下考慮，采取內外結合的雙重保護措施。在畢業生電子檔案管理的過程中要綜合考慮到技術、環境、人員素質、網絡等多方面的因素，并結合本院校的實際情況以及畢業生電子檔案管理的自身優缺點，要重視相關電子技術的學習以及新型科技的運用，同時要注重本單位檔案管理工作人員個人職業道德素質的培養，保障電子檔案的安全性、信息的真實可靠性。
參考文獻：
[1]張同宇、李哲：《電子檔案管理方案的實施與注意事項》，《企業管理資訊》2009年。
[2]余屹：《淺談電子檔案管理系統的實踐應用》，《有線電視技術》2004年。
良好的企業形象對現代企業的良好的發展有著非常重要的作用。在內強素質,外樹形象中對企業的形象進行富有感染力的設計和展示，如通過檔案前期的內容我們可以進行現在階段的宣傳等。其目的是塑造本企業的鮮明形象，擴大企業的綜合影響力，提高企業在市場競爭中的經濟地位和社會地位。這些內容在聲像檔案、電子檔案、辦公室檔案資料中,都有生動的體現（四）檔案工作促進企業人力資源工作的展開公司的檔案對公司和員工雙方都有著非常重要的意義。
對公司，通過已有的檔案可以迅速的了解員工的過去的工作的具體情況和狀態，通過過去的記錄可以更好的選出適合發展的人才，節省了人力、物力、財力。根據員工的具體情況可以為職工進行職業生涯規劃，同時可以和企業的戰略目標相契合，可以更好的將員工納入公司的發展中來，創設一個良好的工作氛圍，促進員工才能得到更大的發揮。對于員工來說，從檔案的記錄起就可以反映從小到大的各種學習、工作情況，企業可以根據這些學習、工作的具體情況將員工安排到更加適合的崗位，并且對公司的晉升、培訓都可以更好的為員工服務，更好的促使員工做好員工的規劃。針對公司長遠的發展，公司通過對檔案的管理，揚長避短更好的將員工的最大的才能發揮出來，促進公司的發展。
二、檔案管理當前存在的問題
（一）企業的檔案信息記錄不真實
在記錄企業檔案的時候由于工作人員的疏忽，記錄的檔案缺乏一個有效的真實性，這就對企業內部人力資源的合理的配置，企業發展的規劃缺乏一個清晰的認識，在進行企業文化宣傳時也不符合企業真實的情況為企業人力資源的整合帶來了很大的困難。
（二）檔案的整理的不規范
信息漏失或者存放檔案的地方不安全導致信息的丟失，這些原因都會降低企業在文化的宣傳、企業規劃的辦事的效率，另外還有可能出現張冠李戴情況的出現，導致企業出現更大的失誤。
（三）檔案資料的內容相同
檔案管理是公司內部人員各種情況的真實反映，因此要針對每個人的具體特點來進行資料的整理、歸檔。如果檔案的記錄不是因為個人的具體特點來記錄的，那么在今后的工作的調度中就很難選出適合晉升的人選，既不利于公司選用人才，個人的特殊才能也得不到有效的發揮。
三、怎樣提升檔案對企業的服務水平
（一）作為檔案的管理人員我們必須提高自己是職業的道德，不可偷懶
而且作為檔案的管理人員我們要講究工作的細致和認真，寧可花費時間也要把正確的信息記錄到企業的檔案，作為電力企業的人員，要求記錄的數據是非常嚴謹，我們不能出現一丁點的疏忽，否則后果是不堪設想的。
（二）作為電力企業的檔案管理人員
我們不能只是懂得自己業務的事情，還要在平時中加強學習提高綜合能力水平，逐步健全知識結構更加準確、科學記錄每一個細節。提高自己的業務水平，學習當前實用并且適合電力企業的檔案管理知識，豐富檔案管理的理論更好地對企業進行管理。人員還要掌握先進的管理軟件，單純的手工已經跟不上時代的發展潮流和速度，所以加強電子檔案并且進行定期的更新就需要我們加強對檔案管理軟件的學習，按照檔案管理分類目錄，對照保管年限，對企業科技檔案、文書、音像、圖片進行系統分析，歸類存檔，積極做好與檔案管理相關的文字綜合工作。
（三）通過知識管理促進企業的檔案管理
在進行企業檔案管理時，我們會發現有些企業的資料是顯性的，但有些是隱性的，所以為了保護企業的資源的不外漏，加強企業內部知識的管理也是非常重要的，這樣既可以保護了企業內部的資源又可以使企業的信息得到良好的傳達，尤其是針對我們企業，電力企業的一些數據是保密的。在管理人員進行歸檔的時候，此時通過一定的業務知識、訣竅和經驗就可以將企業內部的顯性知識進行加工歸納轉化為企業的隱性知識，并且將知識轉化為企業獨具的發展優勢，這樣企業才可以保住信息確保自身優勢。檔案管理人員要盡快更新老化的知識結構,掌握現代信息處理技術，并且進行不拘一格的全面的規劃和整理，積極主動開發檔案信息資源,使科研管理成果及時轉化并得到應用,推動知識管理。
（四）適應發展潮流、建設數字檔案館
為了提高檔案管理的效率和質量，我們要適應現代社會發展的潮流，通過建立發展數字檔案館促進檔案管理的發展，這種方式將改變以往的檔案信息存儲、管理和使用方式,其本質上是一種面向用戶的基于網絡的數字資源體系。數字檔案館通過對其所擁有的包括檔案信息、知識要素在內的資源進行組織和開發。實現知識創造、知識擴散和知識增值的過程。從知識的應用過程來看,實現知識的創新必須進行知識需求認定、知識獲取、知識組織與轉化、知識的傳遞與應用。因此,數字檔案館是顯性知識管理的平臺,借助信息網絡技術環境,可以實現信息資源的共享和有效利用。建設數字檔案館是知識經濟對檔案館服務提出的要求,是基于檔案館實現知識管理的平臺,也是推進檔案管理的重要手段。因此,我們要大力建設數字檔案館,作為企業知識積累、管理的中心,以保證企業知識的長期積累,滿足企業長遠發展對知識更迫切、更復雜的需要。
四、結語
在對新鄉職業技術學院的教師進行調查后發現，尤其是在其職業規劃方面雖有86.7%的能清楚地了解自己的能力性格和職業興趣，對自己目前的檔案管理職業發展狀況滿意基本滿意的占85%。但認為影響自己實現職業生涯規劃最主要的因素是缺少發展機會和空間工作任務繁重，無暇顧及自身發展的占到了65%。在被調查中雖然大多數都比較喜歡檔案管理事務中的管理工作。具體業務工作和編研工作學術研究，認為職業生涯規劃對于我們檔案工作者很重要的84人達92%；而對自己今后的職業打算是安心檔案 管 理 工 作努力實現自己的人生價值只 有55%；認為要實現自己的職業生涯規劃及發展最需要的條件是需要個人再繼續努力學習進一步明確自己的職業生涯發展規劃的有58%；回答是需要檔案管理部門多創造學習培訓提高的機會學校主 要 領 導 多 理 解 和 支 持 檔 案 管 理 工 作的55%。這說明新鄉職業技術學院的檔案管理人員整體素質基本是好的，但需要個人努力學習進一步明確自己的職業生涯發展規劃，需要檔案管理部門多創造學習培訓提高的機會，學校主要領導多理解和支持檔案管理工作。其中有40%的人員對自己的檔案職業生涯規劃知道很少或不知道，這說明學校對檔案管理人員的職業規劃體系尚不健全，檔案管理人員對自己目前的職業規劃空間和職業能力不很明晰，缺乏體系的規劃培養。這部分人員對于自己的職業發展前途表現出明顯的職業顧慮。同時也說明在新鄉職業技術學院檔案管理人員中實施職業生涯發展規劃的必要性及其意義。
一、職業生涯發展規劃是檔案管理人員認清自己事業發展目標的需要
檔案管理人員制定職業生涯規劃的重要內容之一就是要明確自己的人生事業目標。這一目標是建立檔案職業生涯規劃的基礎和前提，在確立目標的過程中檔案管理人員要深入地進行自我評價分析，從而明確自己內心的需要正確認識自身的特質，以及自己現有的綜合條件與潛在的發展可能。并評估個人發展目標與現實之間的差距，進而樹立自己明確的檔案管理職業生涯發展目標。對新鄉職業技術學院近百人的調查中就有40%的人員對自己的檔案職業生涯規劃知道很少或不知道，所以在高等學檔案管理人員中做好其職業發展規劃有助于檔案管理人員進一步認清自己事業的發展目標。
二、職業生涯發展規劃是進一步增強檔案管理人員職業發展規劃的目的性、計劃性的需要
由于缺乏對職業生涯規劃概念和意識的了解和認識，不少檔案管理人員對自己的成長發展要達到什么目標、通過哪些努力可以達到這些發展目標。現在自己處于什么層次的發展階段等問題在自己的頭腦里一直是模糊的或者說是不清楚的。有的甚至從來就沒有這樣考慮過缺少自我發展規劃的需要和意識。表現在工作上就是只知道服從學校檔案管理部門的安排以完成單位分配給自己的工作任務為目的，沒有什么自己的個人追求和事業發展目標工作是比較被動的，當工作不滿意影響到自己的事業發展時往往就會歸因于外界環境對自己的影響制約，認為自己盡力了沒有什么辦法克服困難。新鄉職業技術學院檔案管理人員隊伍的調查中對自己近3-5年的職業發展規劃個人沒有明確目標占13%。有30%的人員對自己近3-5年的職業發展規劃不知道，從未規劃過自己的職業生涯或規劃過但目標不太明確。其調查結果也說明做好其職業生涯發展規劃可有助于高校檔案管理人員。確定好自己的發展目標實現自己的規劃及人生價值促進學校事業的發展。
三、職業生涯發展規劃是檔案管理人員發掘
自我潛能增強競爭能力的需要，一種行之有效的職業生涯規劃必然為檔案管理人員提供明確的發展方向、詳細的發展內容和科學的發展策略。在這些內容中對于發展重點及其選擇一定是在全面分析全面認識自己的基礎上發展地認識自己從而更好地樹立發掘自身潛能的信心、消除自卑心理感受。自身存在的潛能發展自我觀察體驗的能力掌握開發自我潛能的方法積地開發自我潛能。所以檔案管理人員一定要把握機會在確認自己核心優勢的基礎上解放思想打破條條框框，以積極的心態設定目標全力拓展優勢突破思維的自我設限實現自我超越。檔案管理人員要善于從認識自己的特長開始發掘潛能，經常給予自我積極的暗示培養有利于激發潛能的習慣樹立發掘自身潛能的信心，在實踐中才能持續釋放自己的潛能。所以檔案管理人員職業生涯規劃的未來發展重點一定是有利于發掘自我潛能并使其持續增值成為增強個人實力和競爭能力的重要突破點。
關鍵詞:大學生檔案管理 就業 作用
大學生檔案記載著在校期間的學習、生活及各種表現情況，是了解學生的重要信息資源，也是用人單位選拔人才的主要依據，是國家人事檔案的重要部分。因此，當學生檔案管理工作非常重要，與大學生就業有著密切的關系。對用人單位而言，想要聘用優秀的人才，在招聘過程中，通過看學生的簡歷和表現，在短短時間內不能深入了解畢業生的素質。比較簡潔的方法就是通過大學生檔案來了解學生在校期間的品德表現、心理素質、知識技能等。也就是說通過大學生檔案能夠看出畢業生的質量。本文主要就新形勢下如何加強大學生檔案管理，服務大學生就業談談自己的看法。
一、大學生檔案管理在大學生就業中的作用
(一)為畢業生和用人單位提供檔案查閱服務
大學生就業中檔案起著非常重要的作用，有著不可替代的地位。大學生檔案經過了收集、整理、歸檔等環節，匯集了大學生在校期間的學習生活、社會實踐活動等情況，是學生過去人生經歷的記錄。從中能夠看出學生在德智體美勞等方面的綜合素質情況，畢業生可以用此來向用人單位推薦自己，是最權威的憑證；對用人單位來說，可以此為主要依據來選拔人才，也可以為以后人事部門選拔人才提供參考依據。高等院校通過大學生檔案管理工作，提供檔案查閱服務，使畢業生、學校、用人單位、人事部門等能夠得到畢業生信息，促進有效交流與溝通，有助于畢業生就業。
(二)做好畢業生檔案轉遞工作
大學生檔案管理工作的一個重要項目是畢業生檔案轉遞工作，也是大學生檔案管理工作中非常重要的一環。我國人事檔案實行檔隨人走的原則，畢業生就業時，畢業生檔案要通過轉遞工作與學生就業實現同向流動，不管學生畢業時是否落實了工作單位，在畢業生畢業前后一段時間，畢業生的檔案轉遞工作必須完成，這是“人檔合一”檔案管理的要求。因此，高校大學生檔案管理部門，要整理好畢業生檔案，按照規定的時間向相關部門轉遞畢業生檔案。
二、加強大學生檔案管理，促進大學生就業
(一)轉變觀念，加強學生檔案材料的收集與整理
大學生檔案管理工作的改進首先要更新觀念，從學生檔案是學生學籍資料簡單積累的傳統觀念中走出來，樹立高校畢業生檔案管理新理念。要從思想上真正認識到學生檔案不僅是學生在校生活的歷史記載，更是為大學生就業、用人單位選拔人才等提供權威信息的重要依據。高校畢業生檔案有穩定性也有流動性特征，主要工作包括：整理、建檔新生的檔案材料；歸納學生大學期間的檔案材料；整理、轉遞畢業生檔案等。
目前人才市場競爭加劇，畢業生求職趨向多樣化，畢業生的求職意識大大提前。因此要發揮檔案材料對學生就業的作用，從學生入學開始就要給予關注，做好建檔工作。建檔工作要收集學生在校期間參與的公益勞動、社會實踐、選修課、文藝活動等，對學生的助人為樂、遵守校規校紀、獎懲情況、心理測試、各類證書等都要給予及時的整理、歸檔。大學生檔案信息只有真實、明確，才能為大學生就業打下良好的基礎。
(二)明確高校檔案和歸檔規范
大學生檔案管理工作應有明確的要求，作為權威部門的教育部要結合新形勢下對人才的需求，對檔案的收集范圍、教師對學生的評價方位等作出統一的規定。按照國家檔案局下發的《干部檔案工作條例》的通知，對大學生檔案管理工作制定出統一的規范，規范化高下檔案管理工作。高校在新生入學之后，就要注重抓檔案歸入工作，觀察學生的各項表現并如實記載，做到及時記錄，確保材料的連續性和完整性，這能為后續的檔案整理工作減少麻煩，又能增加學生檔案信息的豐富程度，保障檔案的完整性與及時性，使檔案真正成為用人單位選拔人才的可靠依據。
(三)創新機構，實現畢業生檔案管理信息化
畢業生檔案管理在保留紙質檔案的同時，還要進行積極地創新，建立電子檔案，實現檔案管理信息化。借助信息技術優勢來管理學生檔案，能規范化檔案管理，同時又能擴充檔案的信息量，為用人單位提供快捷、豐富的信息材料。現階段，一些高校在招生時已經建立招生電子檔案，但并沒有深入。為了使畢業生檔案更好地服務于畢業生就業，畢業生檔案管理部門應該學習先進的管理技術，逐步完善學生電子檔案，分類歸檔學生信息。只要打開這個系統，學生的資料就清楚明了，便于查閱與補充。并且，畢業生電子檔可以永久留在學校，便于查找，又可以根據電子檔案聯系方式掌握畢業生就業去想，與畢業生進行實時溝通，掌握就業的第一手資料。
(四)做好管理審核工作，發揮其在畢業生擇業中的作用
高校要根據畢業生畢業時間，對畢業生檔案進行整理，按照統一的打印格式和紙張型號、字形大小等進行整理，分類整理學生的基本情況、思想品德素質情況、黨團情況、身心素質情況等，使整理出來的內容完整、條理清晰、格式統一。另外，要做好檔案材料的審核，看看是否缺項，該蓋章的地方是否加蓋了相應的公章，確保每個畢業生的檔案內容完整、手續齊全、材料真實。
總之，大學生檔案管理是國家人事檔案的重要組成部分，對促進大學生就業有著重要的作用。因此，高校大學生檔案管理部門要改革檔案管理制度，使檔案在大學生就業中發揮出應有的作用，服務于大學生就業，服務于社會與用人單位的需求。
參考文獻：
[1]李紅.淺談高校學生檔案管理與大學生就業，濰坊學院學報，2010（2）
