發布時間：2023-05-28 09:40:29
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案管理知識樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
[論文提要]探討知識管理與檔案信息管理的關系，研究二者融合的必要性與可行性。
21世紀的人類社會正在全面朝著知識時代邁進，知識作為一種具有無限挖掘潛在價值的寶貴資源，對于各行各業的發展都起著決定性的作用。而檔案是一種蘊含著大量知識的文獻，這已經成為包括檔案界在內的整個文獻界比較普遍的共識，并且得到了社會的廣泛認同。處于知識經濟和知識管理的浪潮中，檔案工作者必須對知識管理理論有清晰、明確的認識，將這種全新的管理理念與管理方法融入自己的工作領域，在知識經濟時代提升自身工作的價值，為社會的發展發揮更大作用。
一、檔案信息管理與知識管理融合的必要性
計算機技術的發展，為我們的檔案信息管理提供了一次新的發展契機，互聯網以它獨有的魅力展現了一個動態的世界。這個世界是一個非線性的、動態性的、過程性的、互補性的世界。它改變了靜止的、僵化不變的信息存在方式，代之以動態的、多方位、多層次的信息集散地。人們在這樣的背景中無法被動的接受，只能是在“激活”這些“背景知識”的過程中，形成自己的新見解。檔案人員在這樣的信息網絡環境中，為適應知識管理的需要，必須率先實現由靜態的保管信息狀態到成為動態知識元的過渡，即實現檔案信息知識化。
1、知識管理是適應知識經濟發展要求的必然選擇
“知識管理”原是基于企業對知識創新需要而發展起來的一種管理活動或者說是管理體制。在知識經濟時代，知識因素參與經濟活動的程度越來越高，在以提高競爭力為目的的經濟活動中，知識取向愈加明顯。在此條件下，建立“知識型”企業和各類“知識型”組織是管理活動的客觀需求，并逐步成為社會的共識。就檔案信息管理而言，其發展只有融入到知識經濟中，才能充分發揮檔案信息的潛在價值，實現全方位效益。知識經濟的顯著特征在于知識成為最重要的生產要素，因此，將檔案信息價值上升到知識層次理應成為檔案信息管理活動的首要目標。信息技術的發展和高科技手段的運用，使檔案載體的多元性、內容的創新性以及管理手段的高效性更為突出，追求高效、優質的服務理念引發了檔案信息管理的新思維，檔案信息的自動化、網絡化管理應運而生，這些環境和機制的轉變都是檔案信息管理適應知識經濟發展所做出的調整與選擇。
2、檔案工作自身的發展呼喚建構知識資源管理的創新體系
傳統的檔案管理方式以檔案實體的收集、鑒定、管理、利用等為主，檔案信息的流動受到時空的限制，不利于信息的共享與增值。檔案信息管理機構低效的運作方式，落后的管理形式，相對呆板的服務機制，封閉式的、各自為政的管理型職能違背了信息化社會、知識經濟形態中充分利用和開發檔案信息資源的原則，不利于向開放式的知識型檔案管理職能轉化，檔案管理在注重檔案實體管理的同時，更加關注檔案信息的管理、檔案信息的流動及發揮檔案信息作為知識資源的作用，側重于將知識從來源、生產、存儲、整理，到流動、傳播、交流，直至學習、利用、共享、評估的一系列過程，整合成一個完整的知識管理體系。作為信息社會眾多信息源中最基礎的部分，檔案信息資源對推動經濟發展和促進科技創新極為重要，其科學管理和有效使用，對科學決策、資源共享、產品開發、提高效率都產生著積極影響。調節檔案信息管理行為，逐步建立起與知識經濟發展相適應的知識型檔案管理體系是檔案信息管理工作發展的迫切要求。
二、檔案信息管理與知識管理融合的可行性
1、從檔案信息屬性的角度分析
檔案均具有知識屬性，這些知識主要是顯性知識，檔案是知識儲存的一種方式，是人類智慧的一種物態結晶。檔案信息管理和知識管理兩者有共同的資源基礎。檔案信息管理工作針對的主要是對文檔這種顯在知識的管理。
2、從知識管理的現有研究成果分析
知識管理已經有了自己的一套管理理論、技術與方法，盡管有些還不是十分成熟。一套成熟的管理理論成立主要應滿足以下條件：一是實踐需要，二是有特定的研究對象，三是有一套自己的研究方法。這些基本條件，知識管理都已具備。融合知識管理的思想來指導檔案信息管理是有理論支持與技術支持的。
3、從檔案信息管理的困境分析
目前，檔案管理陷入了一定的困境，這些困境的外在表現是：伴隨著信息技術、網絡技術的發展，傳統檔案管理方式與管理理念越來越暴露其不足之處，檔案資源利用率低，檔案工作人員工作積極性差，檔案部門有成為產出低的內耗部門的趨勢。為挽救這種困局，有些單位也采取了一些辦法，如人員培訓、引進管理設備等，但效果并不令人滿意。檔案信息資源并沒有被充分開發。現實的困境迫使我們尋找檔案信息事業發展的新出路。
4、從二者管理的目標和動機分析
檔案信息管理工作從總體上來說偏重于“內容信息的開發利用”。內容信息的開發利用則專門指向檔案的內容信息，其目的和動機是使檔案的內容信息在社會生活中發生作用，實現價值。檔案信息管理無疑也針對這一方面，即以信息內容的開發為宗旨和方向，為組織的各項工作提供憑證和參考作用。
知識管理的主要目標是管理組織的顯在知識，發掘組織的隱含知識，實現隱含知識向顯在知識的轉化，在組織內實現知識共享，鼓勵知識創新，實現知識的增值，從而提高組織的競爭力。
檔案中蘊藏著大量顯性知識，對組織的經營決策、生產管理等都有重要的作用。而且，組織檔案中也蘊藏著大量可待開發挖掘的隱含知識。因此，檔案信息管理工作面臨的問題不僅僅是開發檔案的信息內容，為各項工作服務，更為重要的是發掘檔案中的隱含知識，將這一部分知識轉換成顯在知識，實現知識共享和知識創新。從這個角度來說，組織的檔案管理和知識管理具有共同的目的和動機。
知識經濟時代，檔案信息原有的管理方式已暴露其不足之處，而擁有一套完整理論與管理技術的知識管理無疑為現代化的檔案信息管理指明了出路，是對傳統檔案信息管理的創新。
三、知識管理對檔案信息管理的創新
1、知識管理可以完善檔案信息管理職能
作為一種新的管理思想和方法，知識管理對戰略、管理模式、業務流程、營銷體系、人力資源管理、信息管理等方面都會產生不同程度的影響。隨著知識管理的加強及信息技術的不斷運用，檔案信息管理的職能也在發生相應的轉變，需要擁有全新的檔案信息管理模式以適應這種需要。其職能的根本轉變，我們認為主要體現在：從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容即知識的管理，并強化對檔案知識的開發利用，實施檔案信息管理的智能化服務，實現檔案知識資源的共享。這就要求我們要轉變觀念，將檔案信息管理真正看成是知識管理的重要組成部分，在知識管理的整體要求和規劃下完善檔案管理職能。職能的轉變賦予檔案職業更新的內容，同時也帶來檔案人員角色的轉變即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。2、知識管理可以實現檔案管理業務流程再造
業務流程再造，是對組織中及組織間的工作流程
與程序進行的分析和再設計，其既是知識管理的要求，也是實現知識管理的重要手段。在知識經濟時代，組織的結構將從傳統的直線型向扁平式轉變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統一領導和指揮的組織。同時，對信息技術高度依賴和應用將產生大量的電子文件，電子文件與傳統紙質文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業務流程再造。對檔案管理業務流程再造，應依據文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現企業文件檔案一體化，在業務流程上進行統一的設計。該流程包括文件從產生、運轉、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業務流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業務管理工作的服務功能，提高了整個文檔工作的工作效率。
3、知識管理可以豐富和拓展檔案管理技術
知識管理對檔案管理技術提出新要求。隨著信息化程度的提高，組織的生產、經營方式正逐漸走向自動化、智能化，電子商務等現代信息技術的在組織活動中的應用，導致了大量電子化、數字化文件的出現，這對傳統的檔案管理提出了新的挑戰。傳統的紙質檔案管理主要是針對檔案的實體化管理，缺乏對檔案信息資源的深入開發，所以很難適應知識管理及信息化帶來的挑戰。但是，信息技術在組織生產、管理中的大量應用，又為檔案管理提供了一個很好的轉變契機，促使檔案管理從傳統的實體管理向運用信息技術、積極開發檔案信息資源、挖掘檔案中蘊涵知識的方向轉變。
所以，我們必須積極利用各種信息技術，開發具有數據分析和決策支持功能的檔案知識管理系統，推動知識管理水平的提高。
四、知識管理可以強化檔案知識智能化服務意識
提供優質、高效的檔案知識服務，實現檔案知識共享是檔案知識管理的最終目標，也是檔案部門與其他部門和外界聯系的紐帶。信息技術的發展為檔案管理提供了一次新的發展契機，互聯網以它獨有的魅力展現了一個動態的世界。檔案知識智能化服務可以通過建設知識倉庫，提供知識導航，知識咨詢等方式實現。在日益發展的網絡環境下，這種服務的方式將更容易實現，在內部，可以通過構建內部網來實現知識的傳遞和共享。內部網是建立在網絡互聯的基礎上，實現將內部原本各自封閉的信息孤島互相連接起來，從而實現知識的傳遞和共享的目的。對于外部的知識傳遞，可以構建相應的外部網，實現和用戶、市場的知識交流。內部網的用戶可以直接訪問此系統，而外部網和萬維網的用戶則可以通過檔案管理機構的主頁或者鏈接的站點，直接鏈接到知識服務子系統，從而獲得有效的檔案知識服務。
五、知識管理有助于提高檔案管理人員素質
關鍵詞：檔案管理 電子文件 紙質檔案 差異
自我國進入21世紀以來,世界信息化的高度進步極大的促進了我國信息化領域的蓬勃發展,而電子文件以其傳播速度快、復制和修改簡單等諸多優點受到社會廣大群眾的青睞,目前已經成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時有效的分析電子文件與紙質檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設符合社會發展需求的現代化檔案管理。以下筆者從多個角度對檔案管理中電子文件與紙質檔案的差異進行粗淺的探索。
1、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息載體的壽命差異
目前我國檔案管理主要分為電子文件管理、紙質檔案管理兩種。紙質檔案的保存壽命的長短主要取決于紙張的纖維素。因為在紙質檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學作用就會使紙張纖維素發生氧化和水解反應,造成紙質檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對紙質檔案的保存要注意排除外界環境的化學影響,使用科學、合理的保存手段可以加強紙質檔案的保存壽命直至千年以上。
電子文件的載體主要是由磁性物質或者是光盤所構成的。首先,磁盤和磁帶的支持體聚酯底基具有易產生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點,直接影響著電子文化信息的再次使用。同時,在受到外界磁場影響時,也極易導致磁盤和磁帶的退磁、消磁現象;其次,光盤的信息存取主要是利用激光進行,主要由保護層、盤基、記錄介質等部分組成。而目前市面上使用的光盤記錄介質主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應作用下極易發生物化性質變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩定,電子文件與紙質檔案相比,電子載體的壽命要相對短很多,磁帶、磁盤等電子載體一般使用壽命均不超過10年,而光盤的使用壽命也不超過30年。
因此,針對電子文件使用壽命短、不穩定、易氧化等諸多特點,想要有效的提高電子文件的有效壽命,應該將電子文件存放在非陽光直射并且通風的環境中,同時對電子文件的使用壽命做詳細的標注,在臨近電子文件載體保質期時,應該及時進行電子文件的復制,以免造成不可彌補的檔案信息損失。
2、檔案管理中電子文件與紙質檔案技術壽命的差異
當紙質檔案形成時,它所使用的紙張就會與字跡、內容永遠的結合在一起,非人為變動的情況下不會出現絲毫的改動。
而電子文件主要是依托于計算機,通過計算機技術將電子信息與載體結合在一起,并且通過計算機進行識別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術過時,其載體上的信息將無法識讀。主要表現在兩個方面:一方面由于計算機技術革新,以至于新的存儲技術代替舊版的存儲技術。如曾經使用到的存儲載體5英寸軟盤到目前的光盤、U盤,在短短幾十年的技術發展中,最初的5英寸軟盤計數機早已不法識別;另一方面由于經濟體制的變化,致使原生產模式消失。如單個生產廠家所生產的電子文件設備,由于某種經濟原因而導致廠家破產、倒閉,而使其銷售的產品無法再找到配套的產品,以至于計算機無法在識取電子文件信息。
因此,對電子文件來講技術壽命所到來的影響遠遠大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對每一份生成的電子文件都要相應保留一套運行電子文件的操縱系統、硬件設備等讀取電子文件相關的技術或者在技術更新換代時,及時做好電子文件的一系列轉換工作以適應新技術革新下,電子文件的可讀性和可管理性。
3、檔案管理中電子文件與紙質檔案信息保護的差異
在檔案管理中我們對紙質檔案信息保護的目標主要是延長紙質的使用壽命。因為紙張和紙張上記錄的內容、信息在客觀條件下是結為一體的,在保證紙質文件形體的同時其文字信息就得以保存下來,且不宜更改其信息的原始形態。
而對電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險。同時電子病毒作為電子文件信息保護中一個不容忽視的隱形殺手正無時無刻的危險者計算機的系統程序。因此在檔案管理工作中,加強對電子文件的信息保護尤為重要。
在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩定的環境下,檔案管理部門應該加強對電子文件的看管,使用數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等方法。數據加密是指對電子文件中的電子信息進行處理,形成一種難以識別、讀取的數據模式。數字水印法是指將作者的標識隱藏于電子文件之內,以確保即便文件被拷貝時,作者的相關重要標識仍然不會被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數字時間印章法則是通過計算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時,由于信息封鎖其修改和刪除時間與網上初始確認時間不符,其電子文件內容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時,加強對計算機防火墻技術,存儲和錄入人員職責的權限控制,以此形成科學、有效的檔案信息管理系統。
4、檔案管理中電子文件與紙質檔案管理方法的差異
電子文件與紙質檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現在以下兩個方面上:首先,電子文件與紙質檔案在歸檔的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。因為電子文件是由計算機將電子信息與信息載體緊密結合在一起技術過程,而由于信息載體無法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復雜而又多變的環境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來很大的困難。因此,對電子文件的歸檔在傳送和處理過程中需要進行數字簽名、信息認證、加密保護等等手段,以確定電子文件的真實性、準確性和原始性;其次,在電子文件與紙質檔案在分類和編目的方式上不同,導致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計算機中早已形成一個系統的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時,可以馬上為電子文件自動生成一個唯一的文件號,并且給出電子文件想對應的分類號和檔案號。同時,可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動強度和工作時間;最后,電子文件與紙質檔案在利用方式的不同,導致其管理方式存在一定差異。因為利用者想要查詢電子文件時必須要通過計算機進行識別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊會員時才能通過遠程登錄等方式,經過檔案管理中心確認其身份獲取查閱電子文件的授權資格后,才能進行有關電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對利用者進行借閱登記并且提供相應的電腦繳費查詢功能。
5、結語
綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時展的智慧結晶,為傳統的檔案管理工作創造了新的機遇和挑戰。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質檔案的管理知識,更要充分了解到電子文件與其實施管理上的不同,管理的注意事項。同時,掌握先進的計算機網絡技術,以此加強電子文件的檔案管理工作,做到與時俱進,滿足我國社會主義信息化發展的需求。
參考文獻
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關鍵詞：檔案管理 信息化管理 高職院校
隨著國家大力發展高等職業教育事業，教育改革的深入，對于高職院校來說，學生、教職員工的檔案數據每年都會出現大量錄入、遷出等變動，檔案數量隨之也增長非常快， 檔案的變動、更新、維護，確實是對檔案管理工作的巨大挑戰。如何對高職院校的檔案信息資源進行高效的管理？如何實現高職院校檔案信息化建設？我認為計算機化的現代檔案管理是大勢所趨，隨著信息化程度的提高，電子檔案越來越廣泛地應用于日常辦公與管理，以促進實現高職院校檔案管理的科學化、現代化和規范化，使每個學生和教職工的檔案更健全、更完善。
1 高職院校檔案管理目前的現狀
1.1 高職院校普遍存在檔案管理工作意識薄弱、滯后現象。目前，檔案管理工作在很多院校都得不到相應的重視，同時對檔案管理工作的重要性缺乏必要的認識。在這些高職院校看來，學生數量，以及由學生產生的經濟效益才是第一位的，在他們的意識形態中根本沒有將檔案管理工作放在第一要位，檔案管理工作不會對學院的長遠發展起到任何的影響，進而在一定程度上忽略了檔案管理工作。這種認識主要體現在學校的領導方面，同時在學校的有些教職員工身上也有所體現。但是，還是有許多同志在從事檔案管理工作的過程中，對檔案管理工作具有比較強的意識，這些員工對檔案管理工作都有明確的認識。因為檔案管理工作是一項具有內部性和保密性的工作，同時也是默默無聞的工作，根本沒有人注意，因此，檔案管理工作的重要性，有的同志卻看不到。甚至有些同志認為，檔案管理員的工作就是進行檔案管理，而與自己沒有任何關系；有的同志對檔案管理工作的重要性流于口頭形式，而在實際工作中卻又是另外一碼事。上述情況充分地證明了，在學校的教師隊伍中有相當一部分人對檔案管理工作缺乏正確的認識。
1.2 檔案管理機制和方法比較落后。學院的檔案分為：干部人事檔案、文書檔案、科技檔案、財會檔案等幾大類。按理說這些檔案應該統一歸到一起管理，但目前學校，都沒有理順關系，存在各自為政、材料分散管理的格局。比如要查一個教師的人事檔案要在組織部門或人事部門或辦公室去查詢；查這個教師的教學情況、教學獎懲的材料，又要在教務處或師資科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影響檔案材料的真實性。檔案材料形式單一，未實現電子文檔的方式存儲文件檔案。檔案管理工作的模式比較落后，降低了檔案的使用價值。目前，在許多高職院校其檔案管理工作還處于手工、紙質處理階段，根本不具備進行現代化管理的設備和手段，檔案資源的存貯和共享根本不能實現。
1.3 高職院校檔案管理工作量大。對于高職院校來說，每年都有新生入校、老生畢業、就業或繼續深造、新教師入校參加工作，教職工的調出等一系列的學生、教職員工的檔案數據變動、變化呈現出數量大、變動比較頻繁，以及跨區域調動等，另外，對檔案進行維護、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、財力等。
1.4 有待實現檔案信息電子化、現代化管理。隨著科學技術的不斷發展，計算機和網絡得到推廣和使用，在這種環境下，傳統的以紙為載體的檔案管理將會受到嚴重的沖擊。電子化檔案管理已成為當今的發展趨勢，其在檔案管理中的優勢還沒有得到充分的展示。當前學校檔案管理依然是紙質檔案作為保存的主流，書寫速度慢，工作量大，嚴重影響了案卷質量和收集時間。在高校數據庫中，如果現代化設備和電子信息技術沒有應用到檔案管理工作中，那么電子信息管理只是一種稱謂，在檔案管理中只能起到檢索、交換、備份的作用。當前，對檔案進行電子化管理，還處于推廣階段。在檔案管理中，對于自動化軟件的選擇和使用，其管理工作人員還沒有真正發揮計算機和網絡的優勢。
2 檔案管理工作建設中的對策
2.1 對檔案工作加強管理，強化教職工的檔案意識。通常情況下，高職院校要建立規范化、科學化的管理制度對檔案館進行管理，進而提高檔案管理的現代化水平。要在一定程度上，豐富館藏信息，做到檔案工作有據可查，進而使檔案工作為學院發展提供服務。因此，領導要不斷更新觀念，提高建設檔案的意識，對學院的各項工作通過檔案資料進行處理和規劃，進而為檔案工作奠定基礎；在檔案管理工作的過程中，需要全體教職工積極配合，進而使檔案管理工作落到實處，從領導干部到具體的工作人員、到全院教職工都要與時俱進，對檔案管理工作進行改革，進而滿足社會發展的需要。最大限度地爭取領導對檔案管理工作的支持，真正意識到檔案工作的重要性，同時將檔案管理工作納入議事日程，將檔案管理工作與其他工作進行同時布置，同時檢查，同時驗收。另外，要不斷鞏固和強化教職工的檔案管理意識，從思想和行動兩個方面，讓他們真正意識到檔案管理工作對學院和個人的發展都具有非常重要的作用，進而在實際行動中，主動配合檔案部門的各項工作，積極的參與到學院檔案建設中去。
2.2 建立和完善規章制度，對檔案工作進行科學化、規范化管理，同時不斷提高檔案管理人員的素質。通常情況下，建立健全規章制度是開展檔案管理工作的前提和基礎，對于檔案管理工作來說，其頭緒眾多、并且瑣碎繁雜，如果不通過制度進行管理，那么就會出現無章可循、無所適從的混亂局面。因此，一定要完善諸如《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》等一系列規章制度，對各類檔案進行及時歸檔處理，實施檔案管理細則，明確檔案的歸檔范圍，以及保管期限和立卷歸檔等。進而為檔案資料的長期有效地收集和保存奠定制度保證。通常情況下，建立完善檔案管理制度，為實現規范化、科學化管理提供制度保證。管理人員素質的高低關系到檔案管理質量的高低，所以管理人員首先應具備優良的思想政治品質、樂于奉獻、吃苦耐勞的精神，其次就是要精于業務、有豐富的專業知識、扎實的專業基礎知識、豐富的現代檔案管理經驗，以及使用計算機的能力等。學院通過不定期的專業技術培訓，不斷提高檔案管理人員的綜合能力，不斷豐富檔案管理人員的專業的技術管理知識、健全現代管理手段，不斷提高學院的檔案管理水平。
2.3 計算機實現電子文檔檔案管理大大的提高了工作效率。學院應把檔案工作需要的經費納入學校經費預算，把檔案信息化建設納入學校信息化建設總體規劃，與數字化校園建設同步，為檔案機構添置必要的現代化設備，以便開展工作。原來的手寫、紙質的檔案管理、數據的統計、存儲都需要耗費大量人力，而且還容易疏漏出錯。采用信息技術可以使文件資料收集、儲存、分類、統計和查閱等環節變得十分方便，從而減少管理人員的工作繁瑣性和工作量，相應的也提高了工作效率。
2.4 檔案管理實現電子化、現代化是必然趨勢。管理人員必須努力學習微機使用、管理知識，實現檔案管理電子化、現代化、規范化的建設。目前計算機技術和網絡技術的普及應用，形成了一個信息化的社會，這不僅提高了辦事效率，也為實現檔案管理信息化、網絡化提供了客觀的條件。傳統的紙質檔案靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱、對于距離較遠的跨省市區的單位共享或調度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困難等因素。利用現代化信息手段，高效的辦公自動化軟件的應用把檔案工作人員從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，從而實現檔案的體系管理，使檔案資料索引更靈活，搜索查找更快速便利。還可以根據不同要求實現分類、搜索、排序、過濾等操作，使文檔的管理和調度更便捷。而電子文檔的存儲方式多種多樣，如光盤、U盤、移動硬盤等環保、存儲量大、儲存時間長，受外部環境影響小，具有很強的穩定性和可靠性。
隨著現代科學技術的發展，對檔案信息進行電子化、現代化管理，在一定程度上為數據量大、更新快的高校檔案管理提供了便捷。繼續采用傳統的手工管理檔案方式已經無法滿足高校規模發展的需要，只有不斷提高檔案管理人員的專業技術管理知識、完善現代化管理手段、增強創新意識，才能使學院檔案管理工作邁上新臺階。
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檔案管理是事業單位管理的重要內容之一，也是整個社會檔案管理的重要組成部分。當前，我國事業單位改革的步伐正在加快，檔案管理也需要根據時展進行革新，需要不斷引入新的管理方法。本文對事業單位檔案管理引進知識管理的可行性進行分析，并提出知識管理在事業單位檔案管理中的重要作用。
一、知識管理與檔案管理
（一）知識管理
知識管理分為兩代，第一代主要是挖掘與傳統意義上的顯性知識相對的隱性知識；第二代是從用戶角度出發，挖掘用戶信息。知識管理克服了信息管理的缺陷，屬于一種重視與人打交道的信息管理活動，將結構化與非結構化信息相鏈接的一種管理模式。對于知識管理來說，其重視的是學習、知識資產創造、競爭優勢和創新能力的挖掘，具有一定的靈活性和獨創性。
（二）知識管理與檔案管理的關系
機關、組織和個人在社會活動中直接產生的保存查備的文字、圖標、聲像及以其他方式為載體的歷史記錄，都可以統稱為檔案。而檔案管理就是以檔案為中心所進行的管理活動。檔案屬于重要的信息資源，同時也是貯存信息的形式之一。檔案管理與知識管理，既有區別又有相同之處。相同之處在于兩者的目的相同，都是為了更好地為社會各方面提供便捷。同時，兩者的管理對象有重疊部分。再者，兩者的管理技術和管理流程相近，均需要借助集中化的方式處理信息，并都能用到搜索引擎、元數據、信息推送和信息安全技術等。
二、知識管理在事業單位檔案管理中的應用方法
在新形勢下，事業單位推行檔案管理改革，知識管理運用可謂勢在必行。在檔案管理改革中，知識管理改革為重中之重。為了應用好知識管理，需要從以下幾方面入手：
（一）普及知識，積極轉變理念
為了更好地發揮事業單位檔案的價值，應加大宣傳力度，營造起全民塑造參與檔案管理的意識，明確知識管理在檔案管理中的作用。在數字檔案建設中，增加知識檢索、知識服務、知識創造和知識組織等。在全社會和事業單位內，定期宣傳檔案的價值與作用，開展檔案情報收集與咨詢工作，并加大研究力度，把知識檔案管理的理念傳遍每一個角落。
（二）完善制度建設，積極推進知識管理
在目前檔案管理工作中，事業單位檔案管理中知識管理的應用應當自上而下逐步探索實施。對于擬推行知識管理的單位，應制定切實可行的知識管理草案和實施細則，并首先開展試點工作。在試點過程中，定期考察實施內容，并及時匯總經驗，在試點期滿后，總結試點期間所取得的成果。
（三）加大投入，設立專項經費，保證知識管理的順利推進
對于事業單位檔案管理來說，應當制定初步預算，并報請財政部門審批，為知識管理的推進提供專項經費支持。同時，成立專門的巡查小組，定期或不定期檢查經費落實情況，發現問題后，及時上報，并將擬采取的措施上報給管理部門。
（四）制定基本流程，為知識管理推進制定路線圖
知識管理的流程包括知識目標、知識鑒別、知識獲取、知識開發、知識共享與傳播、知識利用、知識保存、知識評估和知識反饋等目標，這是一個完整的知識管理實施流程。
做事情需要首先明確目標，在鑒別知識后，方可組織進行實施，比如獲取知識產品軟件、專家所長、知識地圖和專家經驗等。在共享與轉移知識上，應通過各種網絡和實物進行收集，并選擇易于使用的軟件與平臺，主要包括集體、個人和計算機中儲存的知識。其中，知識評估是對后期的工作進行評價總結，在與知識目標對比后，整體評估知識管理的效果。
另外，還需要認真分析和挖掘資源，構建高效運轉的內部網絡平臺，擴大知識收集范圍，建立一個共享的知識渠道。
（五）構建學習型組織，提高人員素質與能力
現代信息技術的發展日新月異，在提高檔案管理效率與效益的同時，也給管理人員帶來了很大的挑戰。這種挑戰主要體現在兩個方面：一是不斷掌握各種先進的檔案管理知識以及現代信息技術，從而適應檔案管理對人才素質的需求；二是事業單位要不斷引進新的人才，優化人才結構，促進檔案知識管理的順利開展。
近幾年，隨著國家《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》等一系列檔案管理法規的出臺，各學校的檔案管理法規及制度建設也取得了很大進步，但從目前高校檔案管理工作現狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現象。各高職院校檔案管理信息化的管理制度基本沒有建立，檔案的電子化存在很大的盲目性；檔案管理工作實際仍是由過去的檔案管理部門及檔案管理人員負責，學校對此方面工作的關注度明顯不高；檔案管理工作的宏觀考慮不足，僅僅滿足于校內使用者的需求，而忽略了校內職能部門之外的離退休教職工、畢業學生及校外相關部門等群體的潛在需求。因此，檔案管理信息化僅僅實現了初級最低標準要求。另外，從檔案管理網絡來看，個別高職院校還沒有建立規范的部門立卷制度，沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔，大多是第二年歸檔開始時臨時安排人員搞突擊，出現問題也沒辦法解決；從檔案材料保管利用來看，存在保管材料利用管理不嚴格，需要文件時亂翻亂抽，查閱檔案、借閱檔案登記不嚴格，有的長期借用不歸還也沒有催要記錄，造成重要文件時有流失等現象，對特殊保護的檔案沒有建立具體的利用保護措施。
2網絡化時代高職院校檔案管理工作快速發展的應對措施
為適應和滿足現代高等教育事業的需要，只有實現高職院校檔案管理的信息網絡現代化，才能從根本上滿足學校、社會各方面對檔案工作的要求。針對上述現狀和存在的諸多問題，推進和加快高職院校檔案信息化建設刻不容緩。
2.1積極推進高職院校檔案管理的信息化
檔案管理工作必須加快步伐，因勢利導，充分運用信息技術，實現檔案管理、檢索、利用的信息化、網絡化、數字化。要結合實際，針對檔案管理工作中遇到的一系列問題、難題，不斷研究新情況、解決新問題、形成新認識。要建立完善的檔案管理工作機制，進行規范管理、集中管理，對檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等程序進行嚴格管理，以制度建設促進檔案管理工作水平的提升。特別要在檔案管理的信息化建設上建立健全相關的制度，為高職院校檔案工作的數字化、信息化和網絡化奠定良好的基礎。
2.2增加資金投入，加快高職院校檔案管理信息化建設速度
檔案信息化建設的基礎是硬件和數據庫建設，這是實現高職院校檔案信息化的基本前提。首先，要從各高職院校的實際情況和經濟能力出發，加強硬件建設，購置適當的技術設備。其次，逐步建立和充實、完善檔案管理信息化數據庫。檔案收集、整理、歸檔、利用的科學性與技術性都需要標準、規范的檔案管理作為支持。電子文件形成后，需要集中保管，并制訂一個實用性強、大多數軟件都能接受的文件信息存儲、交換的格式標準，保證校園網、校際網、檔案系統管理網之間檔案信息存儲、交換的順利進行。通過開發檔案管理的利用功能，不斷挖掘檔案信息資源，充分發揮其巨大作用，把檔案信息及時傳遞給教學科研人員，促進教師教學質量和科研水平的提高。同時，檔案編研是實現檔案管理可持續發展的有效措施，通過編寫的參考資料和檔案史料匯編，實現檔案資源的最大化利用。
2.3逐步建立和完善檔案信息安全保障網絡
隨著信息化的發展，網絡檔案信息安全問題日益突出。檔案信息不像公開出版發行的報刊信息那樣可以在網上任意,它有一定的保密性。檔案管理的安全性是關系到國計民生的大事，某些高職院校檔案館珍藏了非常重要的科技、軍事、人事等檔案，對檔案的安全性要求更高。因此，要充分運用現代的信息化手段，加強檔案的安全管理，不僅可以保證信息的安全，還可以做到信息的完整與長久保存。
2.4加強對高職院校檔案管理人員的業務培訓，不斷提升高職院校檔案管理人員的業務水平
檔案的信息化、網絡化管理需要一大批具有高素質的復合型人才。為適應信息化的需要，高職院校的檔案管理部門要培養既懂信息技術又精通檔案業務的復合型人才。可以采取多種方式加強對在職檔案人員進行網絡知識、計算機技術的教育和培訓，優化他們的知識結構，提高他們的業務水平。深化人事制度改革，引入競爭機制，通過人才培養和選拔不斷優化檔案隊伍整體結構，提高專業人員的綜合素質，從而造就一支具有現代檔案信息管理知識、掌握現代信息技術、熟練運用電子計算機和現代通訊設備及提供現代化服務的專業隊伍。
2.5加強對高職院校檔案管理者的素質教育，提高檔案管理者的服務意識和服務水平
高職院校檔案管理者要注意加強檔案主體意識和獲取意識，加強檔案信息的保密意識、傳播意識和更新轉換意識，提高運用現代化技術和設備、獲取檔案信息技術和優化檔案信息網絡的能力，不斷提高檔案信息的效益功能。高職院校檔案管理要從重管理、輕利用的傳統模式中解放出來，把檔案管理工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來，使檔案管理信息化建設變被動服務為主動服務。高職院校教學、科研和教育管理是一種持續性、繼承性的動態活動，而檔案材料是這種活動的依據和再現形式之一。為此，高職院校檔案需要實行動態化管理，這樣既能擴大檔案信息的數量，又能提高檔案信息的質量，不斷提高檔案信息資源的利用率。
2.6轉變高職院校檔案管理模式，不斷更新檔案管理理念
[關鍵詞]大數據；高校；人事檔案管理；價值；優化路徑
1大數據時代高校人事檔案管理的價值
在高校的人事檔案管理中，應用大數據有非常重要的價值。第一，收集價值。在人事檔案管理工作中，涉及的信息量非常大，形式也比較多[1]。傳統的檔案管理通常用紙質的方式進行，使用起來不是很方面，時間久了還會造成數據丟失的情況。在檔案管理中應用大數據技術能夠系統的收集高校的人事信息，并且對這些信息進行準確的分類和儲存，為實現人事檔案管理的信息化打下良好的基礎。第二，管理價值。高校的人事檔案中有非常復雜的信息，人工管理的效率并不是很高。在管理的過程中應用大數據可以發揮計算機以及云存儲技術的作用，促進人事檔案管理工作效率的提高，使檔案管理工作能夠更加有序的進行。第三，使用價值。在高校的人事檔案管理工作中應用大數據可以通過計算機的檢索功能獲取需要的信息，更加便捷的進行檔案管理工作，這對人事決策是十分有利的。
2大數據時代高校人事檔案管理的優化路徑
2.1更新人事檔案管理的理念
在大數據背景下，高校應該對以往的檔案管理理念做出改變，對檔案管理信息化的重要性有充分的認知。高校可以應用大數據對復雜的人事檔案進行收集、分類以及存儲，在這個基礎上制訂與高校的實際情況相符的管理系統。另外，高校還應該使檔案管理制度不斷完善，修正現階段的管理機制，讓每一個管理人員都明確自己的職責，細化工作內容，讓檔案管理人員在實際工作中嚴格按照相關的制度來進行信息化管理。
2.2積極構建大數據管理平臺
在更新了檔案管理的理念之后，高校應該加大在資金方面的投入，對管理人事檔案所需要的硬件設備以及軟件技術進行更新。在硬件和軟件都達到標準之后，可以在這個基礎之上構建大數據的管理平臺。在構建管理平臺時，應該對原始數據進行收集和管理，并且辨別其真偽[2]。與此同時，要以部門為單位建立基礎的數據庫，準確地將每一份人事檔案中的編號、姓名、民族等基本信息錄入。在完成基本信息的錄入之后，再對人事檔案進行有效分類，方便在以后需要的時候進行查詢。在基礎數據庫中，還應該將人事檔案和與之相關的職能部門連接在一起，方便以后對數據進行及時更新。
2.3構建“大檔案”思維
在大數據背景下，高校在進行人事檔案管理工作時應該對以往的思維模式做出轉變，構建“大檔案”思維，從多個角度對人事檔案的資料進行收集和管理。在對大檔案進行構建的過程中，應該將端口作為基點，全方位檢測檔案資料，從而促進人事檔案管理效率的提高。同時，對于檔案信息的安全性要引起足夠重視，以防檔案信息被竊取，保證知識產權不受到侵害。大檔案體系有很大的規模，信息量也比較全。因此，在管理過程中，應該對檔案信息之間的有關聯系有準確理解，從而將檔案管理信息化的作用真正發揮出來。
2.4改進高校人事檔案管理方法
高校的管理人員應該對人事檔案管理加大開發力度，提升管理人員的管理意識，從而更好地滿足社會的需要。管理人員可以通過信息技術來進行人事檔案的管理，將科技的作用真正發揮出來，用數字化的方式來進行檔案管理，如拍照、錄像等。高校還可以使用數字技術對檔案信息進行存儲，實現資源共享，通過借閱登記的方式為用戶提供信息服務。這樣一來，用戶就可以自行對檔案信息的數據進行查找[3]。管理人員還要建立完善的高校人事檔案管理數據庫，將更多有價值的信息挖掘出來，從而促進人事檔案管理質量的提高。通過在人事檔案管理工作中應用信息技術，并且對制度進行創新，能夠更好地實現檔案管理工作的數字化、信息化和網絡化。
2.5提升檔案管理人員的業務水平
為了更好地實現高校檔案管理的信息化，提高檔案管理人員的技術水平是十分必要的。負責檔案管理的工作人員不僅要精通專業的檔案管理知識，信息技術水平也要達標，并且還要具有良好的思想覺悟和責任感。因此，高校在進行信息化的人事檔案管理時，應該對管理人員進行業務上的培訓，提升他們的業務水平和綜合素質。在招聘檔案管理人員時，應該綜合考量他們的專業水平和計算機水平，從而使檔案管理人員的質量從整體上得到提高。
3結語
總而言之，在大數據背景下，高校的人事檔案管理工作應該進行不斷優化和完善。因此，高校應該對人事檔案管理的理念進行更新，積極構建大數據管理平臺，構建“大檔案”思維，改進高校人事檔案管理方法，提升檔案管理人員的業務水平，從而有效提高高校人事檔案管理工作的效率。
【參考文獻】
[1]黃昆.高校人事檔案管理及應用研究[J].蘭臺內外,2019(19):21-22.
一、知識產權的產權特征
知識產權是一種財產權，一種特殊的、受到專門法律保護的無形的智力成果權。按照我國現行《民法通則》規定，我國境內的自然人、法人及社會單位依法享有包括動產、不動產及智力成果的所有權。這些智力成果權包括人們常說的專利權、商標權、著作權及鄰接權、其他智力成果權如集成電路設計、計算機軟件等等，還包括自然人、法人及其他社會單位所擁有的商業秘密等。
正因為知識產權屬于財產權，所以知識產權的產權特征明顯體現出與所有權同樣的“對世權”特征，也就是說，知識產權的主體即知識產權所有權人依法所擁有的知識產權，并非對特定人而是對除知識產權所有權人以外的所有人具有效力，換句話說，就是知識產權權利人依法擁有知識產權的專有權。
注意到知識產權的這個“對世權”特征，對于開展知識產權檔案管理具有直接與重大意義。因為通常而言，我們所熟悉的“現行檔案”（姑且這樣說，以便于與歷史檔案館中的“歷史檔案”相對應）在相當大的程度上是以社會組織（企業、事業單位、社會團體、社會經濟組織等）內部形成的文件為主，其服務對象基本上是“內部人”而非“外部人”為主的。但是知識產權可以說是從其形成開始，就是針對知識產權權利人之外的其他人的，是以限制“外部人”為對象的。這或者是知識產權檔案與我們傳統意義上的“企業檔案”等檔案管理相比最突出的特征之一。
二、知識產權的依法取得與保護特征
按照《民法通則》規定，人們對財產權的取得方式包括原始取得、傳來取得兩種方式，而知識產權作為一種民事權利，既可以通過“生產”的原始方式如申請專利、商標注冊、發表著作等方式取得，也可以通過對專利權轉讓、注冊商標轉讓等傳來取得方式依法取得。這是一個知識產權的明顯特征，而知識產權檔案最大的作用正在于保存知識產權取得的過程及其相應的結果――也就是各種類型的知識產權文件。
以專利權的取得為例。按照我國《專利法》與《專利法實施細則》的規定，申請人應當按照法律規定向我國專利管理機關――國家知識產權局專利局提出專利申請，專利局在接收到專利申請文件后即按照相應的程序對專利申請進行審查（對于發明專利這個審查過程包括形式審查和實質審查；對于實用新型專利和外觀設計專利則只進行形式審查）以后，根據《專利法實施細則》規定的具體內容對其申請分別做出駁回、補正、公開或授權決定。如果專利申請人不服專利局做出的審查決定，還可以依法提出專利復審、專利無效的行政復議，或者在中級人民法院提訟。由此可見，專利權的取得是按照我國相關法律進行的。附帶說一句，由于我國近年來專利申請的數量激增，所以雖然專利局在不斷擴大審查員數量，也仍然不能滿足需要，專利申請的審查時間往往比較長，少則一兩年，多則數年，在知識產權檔案管理中不考慮這個現實是不可能的。
商標權的取得與專利權有許多類似的方面，就不再多說。
著作權的取得，有一些與專利權、商標權的不同方面。各種著作權如文字、圖像、圖形（包括符合著作權規定的產品設計圖、建設物設計圖）、實物模型、計算機軟件等等，是在作品發表之后就隨之取得的。為了更有效保護作品，可以采取進行版權登記的方式進行更加有效的保護。在知識產權保護中，需要更加注意商業秘密的保護，由于商業秘密具有只有少數人知曉的特點，就更加需要及時歸檔，以保全證據。
在依法取得（包括各種取得方式所取得的知識產權權利）知識產權之后，知識產權權利人（專利權人、商標權人、著作權人等等）就可以依法對侵犯自己知識產權權利的人予以追究，在這種情況下，對具有法律追溯規定的方面更加需要保持檔案證據。
三、知識產權的程序性特征
簡而言之，知識產權法律體系中的各個單行法（專利、商標、著作權、計算機軟件登記等）都屬于“程序法”，即規定知識產權各項權利的取得、使用、終止等一切活動，都必須依照規定的法律程序進行。對于從事檔案管理的人員而言，意味著在收集、整理、管理知識產權檔案時，必須時刻關注知識產權的這種程序性特點。檔案管理人員所耳熟能詳的在收集整理歸檔文件的過程中，應當“尊重文件的形成規律，保持文件形成特點，體現文件形成過程及結果”就具體表現在整個知識產權檔案管理過程中需要按照這種程序性特征來組織案卷和進行館藏管理。
例如，在專利的申請過程中，按照專利法的相關程序，可以把整個專利申請審查過程劃分為申請階段、審查階段、授權階段這樣三個階段。那么，在收集整理專利檔案時，就可以按照專利申請審查階段組織案卷、排列卷內文件，不能按照文書檔案中常用的按照文件形成的時間特征進行整理，這就可以保持整個專利審查程序中形成的文件完整無缺。所以，管理好知識產權檔案，就必須對知識產權法律程序特征有一個全面、完整、清晰的了解，否則的話，會給知識產權檔案的提供利用帶來不必要的混亂與麻煩。
四、知識產權依法取得經濟效益特征
我們知道，財產權都可以產生一定的經濟效益，知識產權同樣可以產生相應的經濟效益。例如，按照我國1998年頒布的《公司法》中的相關規定，股東可以以貨幣、實物、工業產權（自己所擁有的專利、注冊商標）、非專利技術（技術訣竅）、土地使用權等作價出資；同時規定，股東在以實物、工業產權、非專利技術或者土地使用權出資的，應當依法辦理其財產權的轉移手續。
除此以外，作為一種財產權，知識產權權利人還可以通過“知識產權貿易”的形式、以專利或者商標權許可、轉讓等方式取得相應的經濟效益。
現代市場經濟可以說是一個建立在自由貿易基礎上的經濟運行體制，在推崇自由貿易主義的市場經濟競爭中，法律所許可的給予知識產權權利人的一定程度及范圍上的技術壟斷與市場壟斷行為，對于強化企業乃至一個國家或者地區的整體競爭力具有舉足輕重的作用，如果擁有強大的知識產權壟斷為后盾，一方面可以充分利用其知識產權獲取直接經濟利益，例如我們所熟知的我國作為DVD生產大國，每年要向歐、美、日等DVD專利擁有者交納十幾、幾十美元的高額專利使用費，而我國企業則在除去必要的成本后，，只能獲得區區1美元的“利潤”；另一方面，企業甚至可以把自己擁有的專利技術等知識產權設法變成國際標準，從而全面引導、控制市場走向。
在我國相當多的企業中，滿足于OEM生產、重視資金積累、著眼于眼前利益的企業比比皆是，而關注自主技術創新、重視技術積累、著眼于未來市場的企業卻比較稀少，通過技術貿易獲取高額回報則更為罕見。在各種類型的技術貿易中，都需要以有效、準確、全面系統的檔案為依據，才能夠取得的。在我國引進技術的過程中，已經不止一次地發生過我國企業由于不重視或者不了解知識產權特征，而遭受嚴重損失的案例，應當引起我們的高度重視。
五、知識產權的法律性憑證特征
檔案本質特點之一就是原始憑證性或者原始證據性，而在知識產權中，對檔案所具備的這種法律特征簡直可以說是不謀而合。
知識產權權利的最大特點之一在于其法律許可性，但是這種法律許可性需要一系列的知識產權法律性文件來支持，一個覆蓋了知識產權活動全過程的、對全部有效知識產權過程形成文件予以歸檔保存的知識產權檔案，才能在知識產權權利人依法使用及依法進行維權時取得積極主動地位。
因此，在知識產權檔案管理過程中，堅持做到保持知識產權法律文件的完整、系統、有效，保持知識產權文件的直接證據特征與證據鏈特征，就成為保持知識產權權利有效的基本要求，這樣，知識產權人在依法主張自己的權利、合法使用自己的權利過程中，就處于十分有利的地位；反之，如果不能充分保持知識產權檔案的這種法律憑證特征，而是按照通常的檔案管理方式進行管理，必然達不到知識產權活動中的要求。
如在整理專利申請文件過程中，就需要把所有具有原始憑證作用的文件都收集完整，一些看起來沒有什么意義的文件、如寄發專利申請時的掛號信收據、專利審查機構向企業寄發專利文件時的信封、寄發各種費用（如申請費、專利申請維持費、注冊費、年費等等）時的費用憑證和專利審查機構出具的費用收據等等，實際上都應當作為專利檔案的收集內容。因為這些看起來好像沒有什么作用、但是實際上可以證明專利申請過程完整性的文件，在必要時就是具有法律效力的有力證據。而那些侵權人所形成的文件是不可能具備這種完整的證據鏈特征的。
但是，兼職檔案管理人員畢竟沒有接受過專業的檔案管理教育，沒有專業的檔案管理知識，而檔案管理對工作人員的素質要求很高，除了專業知識外，還要有高度責任心、法律意識、保密意識等，檔案管理中還存在一些問題。
一、高校兼職檔案管理人員的必備素質
（一）政治素養和職業道德素養
檔案管理人員必須有一定的政治素養，要在實際工作中不斷提高政治素養，建立正確的人生觀、價值觀，真正做到為人民服務，在任何場合、任何人面前都不能泄露檔案的有關內容。檔案的收集整理工作是一項非常復雜、繁瑣的工作，它需要工作人員認真細致的工作。高校應通過一定的教育培訓、講座、座談會等提高兼職檔案管理人員的職業道德素養，使其以高度責任感和榮譽感做好每一天的工作，把關文件的進出，把握文件的運轉和走向，及時收集整理各類文件資料。
（二）創新意識
檔案管理與其他工作是一樣的，也是要與時俱進，不斷創新的。兼職檔案管理人員要有創新意識和大膽開拓的精神，將自己所學的理論知識運用到實際工作中，實現知識的升華，提高檔案管理工作效率，提高檔案管理水平。
（三）業務素質
檔案管理是一項專業性很強的工作，不能有一絲一毫的差錯，否則就會帶來管理秩序的混亂。高校要不斷提高兼職檔案管理人員的業務素質，提高其專業知識水平，并促使其不斷將理論知識轉化成實踐能力，提高檔案管理效率和質量。
（四）服務素質
兼職檔案管理人員是為教學工作和學生服務的，因此，要不斷加強服務意識建設，提高服務意識，踏踏實實做好本職工作。在態度上，做到親和有禮、熱情耐心；在語言上，做到謙遜有禮。
（五）社交素質
兼職檔案管理人員在進行檔案的收集整理工作時，要與眾多部門不同身份地位的人打交道。因此，要不斷提高社交能力，以良好的社交能力、協調溝通能力、公關能力和社會適應力做好檔案的收集整理工作，提高工作效率和質量。
二、提高高校兼職檔案管理人員素質的建議
當前，我國高校兼職檔案管理人員的素質偏低，他們的專業知識水平低，責任心不夠，保密意識不強，經常出現檔案收集整理的滯后乃至檔案的遺失。為了提高高校檔案管理水平，提高檔案的利用率，使檔案真正為教學工作和社會建設服務，必須提高兼職檔案管理人員的素質。
（一）制定完善的培訓計劃
基于高校檔案管理工作的重要性，高校領導者應認識到兼職檔案管理人員素質對檔案管理水平的重要影響，并根據各個部門兼職檔案管理人員工作特點及其素質層次制定出完善的培訓計劃，提高兼職檔案管理人員的業務素質，提高其科學文化水平。
開辦檔案管理業務培訓班，聘請專家為兼職檔案管理人員講解《檔案學理論基礎》、《檔案法規知識基礎》等課程，并帶領學員到檔案管理中心去參觀和學習，看別人的檔案管理工作是如何進行的，并在參觀的過程中向學生講解這些工作中包含了哪些理論知識，使學員更好將理論知識與實踐結合起來。在開闊學員視野的基礎上提高其檔案管理業務素質。
開設計算機培訓課程，提高兼職檔案管理人員的計算機水平。隨著檔案管理信息化水平的提高，兼職檔案管理人員也要不斷提高計算機水平，從而不斷提高工作效率，提高檔案管理水平。
（二）定期開展政治教育和法律教育
政治素養和法律意識是兼職檔案管理人員的必備素質。在進行業務培訓的同時，還要定期開展政治教育和法律教育，提高其保密意識和法律意識，提高其職業道德修養，在實際工作中做到今日事今日畢。以高度責任感面對每一天繁瑣的檔案收集整理工作。培養兼職檔案管理人員的主人翁精神和事業心，使其能在做好本職工作的基礎上積極主動的做好本部門文件材料的收集整理工作，并在收集整理的過程中不斷創新，提高工作效率，促進學校整體檔案管理水平的提高。
（三）營造良好的學習環境
除了學校的培訓外，兼職檔案管理人員還要能夠不斷學習新知識、新技術，實現檔案管理工作的創新，不斷提高檔案管理水平。所以說，高校要積極為兼職檔案管理人員營造良好的學習環境，在各個部門中構建出學習型社會，使所有教職工都能主動學習新知識、新技術。
第一，改善兼職檔案管理人員的工作環境，使其每天都能保持愉悅的心情做好本職工作。第二，加強部門之間的交流和溝通，實現資源的共享，提高工作效率。第三，在各個部門中形成良好的工作氛圍，潛移默化的影響兼職檔案管理人員，使其能夠主動去學習新知識、新技術。第四，對優秀兼職檔案管理人員給予表彰和獎勵，在各個部門中形成人人創先爭優的工作氛圍。第五，建立終身學習制度。兼職檔案管理人員只有不斷學習新技術、新知識，才能適應社會發展的需要。所以說，學校可以在各個部門中建立起適應性強的終身學習制度，使兼職檔案管理人員形成終身學習的思想觀念，并不斷自主學習新知識，提高自己的科學文化水平，實現檔案管理工作的創新。
（四）建立科學的兼職檔案管理人員素質評價體系
為兼職檔案管理人員量身定做一個科學的素質評價體系，綜合評價兼職檔案管理人員的各方面素質。而素質評價體系包括基本素質評價、職責評價和績效評價。其中，基本素質包括：職業道德素養、服務水平、社交能力、政治素養、工作態度、文字表達能力等。職責評價則是其是否認真完成了每一天的工作任務。績效則是檔案管理和利用活動的結果。因此，必須建立起能夠評價兼職檔案管理人員職責完成的情況以及績效有效性的多層評價標準，并在素質評價中嚴格執行。為兼職檔案管理人員制定合適的激勵約束機制和考核機制，提高其工作積極性和主動性，提高工作效率。
（五）進行文化交流活動，提高工作積極性
為了提高高校兼職檔案管理人員的工作積極性，高校應積極開展相應的文化交流活動，既可以是與兄弟院校的交流活動，也可以是各個部門之間的交流活動。分析兼職檔案管理人員的心理訴求和性格，開展形式活潑、內容豐富的文化交流活動，使大家能在輕松活潑的氛圍中進行文化交流，討論文件收集整理經驗，在相互的交流中正確認識檔案管理工作，并在接下來的工作中進行改革創新，提高工作效率。同時，學校還應提高兼職檔案管理人員的待遇水平，肯定他們的工作，表彰優秀兼職檔案管理人員，激發他們的工作熱情，使他們都能夠孜孜不倦的開展檔案的收集整理工作。
（六）邀請專家開展講座
不定期邀請專家來學校為兼職檔案管理人員開展講座，讓兼職檔案管理人員認識到自身工作的重要性，并在專家的指導下努力做好檔案收集整理工作，發現平時檔案管理中存在的問題，并采取針對性方法努力提高檔案管理水平。專家要全面考察高校兼職檔案管理人員的素質，并讓每個兼職檔案管理人員認識到自身于學校發展的重要作用，認識到自身素質的缺陷，并在專家的指導下努力提高自身素質，并將所學的理論知識運用到實際工作中，提高工作效率，切忌熟視無睹、停滯不前、好高騖遠、盲目追求。
