發布時間：2023-05-28 09:40:26
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案管理中的合同管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
【關鍵詞】檔案管理信息系統 院校教學 設計開發
21世紀，計算機技術的應用日漸廣泛，借助其強大的數據歸納、處置功能，能夠實現許多繁雜數據的妥善處理，將其應用于院校的檔案管理中，能夠極大的提高管理的效率和質量。隨著技術應用的優勢逐漸體現，檔案管理信息系統成為各高等院校著力設計和開發的重要系統，對高校檔案管理的發展起到無可取代的推動作用。
1 院校教學檔案的基本內容
教學檔案是高校在進行教W活動中形成的檔案資料，包括文字、圖表、音頻、視頻等，是高校發展的縮影，具有極高的紀念和參考價值。按照檔案的內容分類，院校的教學檔案大致分為以下幾類：
1.1 文件、規定等政策性資料
該類別涵蓋上級教育主管部門、學校、學院等下達的各類與教學活動相關的文件、規定，是對教學活動進行框架搭建、完善，制度體系理順和重、難點問題處置的重要資料，應該將其作為重要的檔案內容進行妥善的整理、歸檔。
1.2 教學大綱、培養目標等實踐性資料
這是對教學的文件、規定的細化和落實，包括具體的教學培養目標、要求，專業設置和課程設計等。在此基礎上，還應該對專業教學的教材、老師備課的教案和教學評價等進行整理，形成歸檔資料。
1.3 學生名冊、成績等學生資料
學生作為教學活動的對象，其個人資料是極為重要的，是教學檔案的基礎構成。概況來說，包括學生的姓名、籍貫等基本信息，所學專業級課程學習情況，在校表現和畢業跟蹤等。是院校檢驗和反思自身教學質量的重要資料。
2 檔案管理信息系統的功能需求分析
2.1 海量數據高速處理
毋庸置疑，院校的檔案資料數據量是極為龐大的，且呈現顯著的逐年增長態勢，對信息系統的數據處理能力提出極高的要求，設計的檔案管理信息系統必須能夠快速存儲和處理海量的教學檔案，滿足院校對檔案管理工作的需要。
2.2 系統服務器虛擬化
伴隨這數據總量的增加，院校的檔案存儲所需要的計算機硬件的容量大幅提高，導致相關費用占據院校財政支出的較大比例，給院校的發展造成極為不利的影響。鑒于此，應該借助先進的云技術，通過系統服務器的虛擬化降低對系統硬件的要求，起到降本增效的目的。
2.3 多平臺高效利用
檔案管理信息系統的應用初衷在于提高檔案管理和利用的便捷性。所以，應該順應計算機終端的多元化發展潮流，構建計算機、手機等多種載體的檔案管理系統平臺，實現檔案的高效利用。
2.4 檔案管理安全防護
檔案管理信息系統是依托網絡構建的數字化檔案管理體系，受到檔案屬性和網絡特性的影響，系統的安全防護成為設計和開發的重點，應該設置相應的權限和訪問限制，對用戶進行分類和管理，以此提高檔案管理的安全水平。
3 院校教學檔案管理信息系統的功能架構
按照各自功能的差異，系統的功能架構分為三個層次，即平臺層、檔案管理層和業務規則模塊。
3.1 平臺層
所謂平臺層是指檔案管理信息系統的基本框架，包括管理系統的用戶界面、基本的功能按鈕和系統所能提供的基礎服務等。該層次是教學檔案管理信息系統的基礎所在，直接關系到系統的功能性。因此，必須重視該層次的設計和開發工作。
3.2 檔案管理層
檔案關聯信息系統是面向教師和學生的系統，理應包涵學生和教師兩部分內容，進行設計時，應該對檔案管理層進行分別設計，賦予不同的權限、功能和職能，確保用戶身份與檔案管理需求的相匹配。
3.3 業務規則模塊
該模塊是對檔案管理工作進行梳理和歸類，形成相應的數字檔案管理體系，實現檔案管理工作的信息化改進，形成體系齊全、架構合理的教學檔案管理分支。
4 檔案管理信息系統的設計與開發思路
4.1 系統設計與開發的軟硬件設施
硬件是支持系統設計與開發的基礎，應該根據院校的檔案管理的內容、數據量和功能需求進行謹慎選擇，確保功能與需求相適應。此外，還應該考慮系統未來升級的可能，注意其拓展性和兼容性。本系統打算采用B/S結構，前段頁面采用jsp技術開發，后臺程序基于Servlet+JavaBean技術及MySql數據庫，系統的最終目標是大部分數據顯示和操作都能再瀏覽器中完成，達到簡單易用，權限明確，穩定，方便維護，擴展性良好的特點。
4.2 檔案管理信息系統的設計與開發步驟
4.2.1 數據庫的構建
對于院校的檔案管理信息系統來說，數據庫是數據存儲、管理和調用的核心所在，應該高度重視，通過妥善的構建策略實現檔案資料的合理存儲。在進行設計時，首先對檔案數據庫的概念結構進行梳理，構建數據庫結構圖，之后進行數據模型的轉化，形成精練的邏輯結構，進而構建數據庫。
4.2.2 主界面的設計
主界面是系統面向用戶的主要內容，其設置的合理性和便捷性直接關系到用戶的使用體驗。一般來說，檔案管理信息系統的主界面采取菜單式設計，即在界面的左側和上方設計對應各功能的菜單，通過鼠標單擊即可完成相應功能菜單的調取，進而按照相應的指令進行操作完成檔案的管理、查詢等功能。
4.2.3 用戶管理
從用戶的賬號功能角度分析，用戶分為三類，一是教師、二是學生、三是管理員。進行設計時，應該確保管理員具備足夠的權限，對系統進行日常的維護，確保系統的正常運行。與此同時，應該給予教師、學生不同的功能權限，使其能夠有效利用檔案管理信息系統。
4.2.4 附屬功能的實現
在實際的檔案管理工作中，涉及到打印、復制等多項內容，這是檔案利用的主要途徑，系統在進行設計時應該考慮此問題，留設相應的打印、復制接口，從而實現檔案管理信息系統的打印、復制等附屬功能，提高系統利用的便捷性。
5 結束語
綜上，借助檔案管理信息系統實現院校教學資料的有效管理是社會發展的需要，能夠提高檔案管理的效率和質量，應得到院校的支持，實現系統的快速構建和應用完善，發揮信息化的優勢，推動數字化校園建設。
參考文獻
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關鍵詞：檔案管理；合同檔案；探討
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-8500（2013）03-0064-02
合同檔案記錄了企業在各類活動中與自然人、法人或其他組織就設立、變更、終止民事權利義務關系而形成的合同、協議、意向書及其過程。合同除具有一般檔案共性外，還有三個獨特的特點，就是憑證性、規范性和時效性。合同作為企業對外經營活動的憑證性依據，具有規范的形式要求和嚴格的時效屬性，規范的合同管理是維護企業合法權益的重要保障，而合同檔案形成經歷環節較復雜，材料多，參與人員廣、履行時間長，在管理過程中很容易造成疏漏。因此，如何規范合同材料收集、整理、歸檔、利用，使之成為保障企業合法利益的有力憑證和依據，如何使合同檔案更好地開發利用，是每個企業必須重視的課題。
一、健全規章制度，明確管理責任
合同及其輔證材料多而繁雜，合同管理也必須健全相關管理制度，明晰合同檔案管理責任，明確責任單位和責任人；目前企業的合同管理普遍是“誰主管誰負責、誰簽訂誰履行”，所以合同履行完畢后就保存在各個職能部門中。檔案管理部門對合同管理人員不提出歸檔要求，合同人員就不會主動將應歸檔合同材料整理向檔案管理部門歸檔，而合同檔案是企業維護經濟利益的重要法律依據，因此為保障企業合法權益，從制度上明確合同檔案的管理是做好合同檔案管理的關鍵。
在市場條件下，企業為實現一定的經濟目的，明確相互權利義務關系而簽訂的合同是民事合同，這種通過合同確立法律關系的行為是一種民事法律行為，由于合同這一特性決定了合同的主管部門為法律顧問部門。一般而言，合同管理都采用統一領導，分級管理的模式，企業法律顧問部門對一定金額以上的合同及重大合同進行審核備案，普通合同的簽訂法律顧問部門一般是會簽及目錄留底。在合同的管理流程中，合同檔案的歸檔是合同管理流程的閉環處理環節，合同管理主管部門應在合同管理制度中明確合同檔案的歸檔要求。檔案管理部門更要積極主動與法律顧問部門就企業經營管理實際情況明確合同檔案的歸檔范圍、歸檔要求，從制度上明確合同簽訂部門需對合同檔案管理負責，并指定專門人員跟蹤已簽訂合同收集、積累、整理和及時歸檔，企業合同檔案管理專責要做好統計、核查歸檔管理工作，在檔案管理制度上規范合同檔案的分類整編，使企業檔案管理形成橫向到邊、縱向到底的檔案網絡管理體系，保證檔案管理不留死角，確保合同檔案管理達到優質高效，具備規范性和時效性。
二、強化合同檔案過程管理，確保合同檔案管理完整性
（一）合同檔案齊全完整的重要性
合同檔案包括合同考察、洽談、簽訂、履行、變更、解除和解決糾紛等過程中所形成的所有書面材料及封存樣品等實物。合同檔案文字類原始檔案有合同文本及附件、補充協議或變更或解除合同協議、對方資信調查資料、來往文書、會議紀要、會談記錄、現場簽證、會簽單及合同招投標過程形成的資料等。由于合同涉及面廣、環節多、實施時間長，如大型建筑工程需要幾年時間，特別有些單位只注重主合同的收集，對相關會議紀要、簽證、變更等助證材料收集管理不規范，容易造成合同檔案資料不完整，嚴重的會影響了合同結算、合同糾紛的解決，部分經濟合同還牽涉到合同參與人員的廉政問題。如某企業十幾年前進行一項大型技改工程，其中基礎工程抽沙回填。有關管理人員十幾年后被誣告，說當時該工程采取圍標，招投標造假，且在工程結算時隨意加大工程量并收取回扣等。檢察機關到單位進行取證，查閱了當時合同檔案資料，由于此工程檔案從招投標文件、合同、竣工圖、施工竣工文件收集完整，所有收集的文件都是原件，并收集了招投標和簽署合同過程的影像檔案和會議紀要，整個工程起止過程材料十分齊全、準確，足以證明合同招投標過程主要是合法合規的；決算金額比合同額大的原因十分清楚，其證據材料（如設計變更通知單、工程量簽證單等）也十分齊全，檢察機關認為該工程的合同檔案資料完整規范，具有較高的可信度，最終采信該檔案材料，還了當事人的清白。因此，確保合同檔案資料的完整性、規范性非常重要。
（二）明確、規范合同管理流程，保證合同檔案收集及時、完整
合同檔案的齊全完整需合同主辦單位、歸口管理部門、主管部門（法律顧問部門）、檔案管理部門的共同努力。為了確保合同檔案資料收集齊全，需從企業工程程序、工作流程中規范各部門的工作行為，保證企業工作的規范化。合同主辦部門應及時收集、整理合同簽訂、履行等相關資料。對方先行簽章的正式合同交付我方簽章，合同生效的同時合同主辦部門就將合同正本及相關資料提交合同歸口管理部門歸檔；對于我方先行簽章的合同交付對方簽章后，應在規定時間（如10個工作日等）內取得對方簽章的正式合同文本，及時交合同歸口管理部門歸檔。履行時間長的合同當雙方主要權利與義務履行完畢后應及時交合同歸口管理部門。
（三）合同檔案的收集要求
合同檔案形式與內容的規范要求合同檔案的全面性與準確性較高，檔案管理部門接收合同檔案齊全完整的程序決定了收集工作的質量。合同檔案的收集應及時才能保證其齊全完整，合同文本一經簽字、蓋章、公證后應實時歸檔，雙方在談判過程中互致的信件、傳真、電子數據資料等是確認雙方權利義務的重要憑證，合同主辦部門經辦人應隨時收集、整理和保管，避免合同檔案的遺漏和有效性的損失。
三、明確合同檔案歸檔范圍、整理要求，規范合同檔案的分類整編
（一）明確合同檔案的歸檔范圍
除在管理制度規范明確責任單位和責任人、健全責任網絡外，還要明確規范收集范圍。一般情況下，一般性合同應歸檔的材料包括以下幾個方面內容：（1）合同文本（原件，不可缺。（2）合同會簽表。（3）合同的附件 （合同有附件的不可缺）如：技術協議，方案書等。（4）變更、轉讓、終止等合同補充協議 （有補充協議的不可缺） 。（5）合同資信資質材料，包括：對方營業執照、資格證、特種經營許可證等資信資料；對方簽約人、法定代表人身份證明或授權委托書。（6）合同簽約依據性材料，包括：詢比價及招投標資料、意向書、備忘錄、會談記錄、中標單位選擇說明等。（7）合同履約過程材料，（履約過程有文件產生的應歸檔）包括：送達回執或確認書、往來信函、電報、傳真、電子郵件、質量異議書、催款通知書等。（8）合同驗收材料，包括：合同竣工（交貨、發貨）確認單、驗收確認書、測試報告、工作報告、驗收報告。（9）合同終結表。重大合同除包括一般合同歸檔范圍的八方面內容外，還包括合同形成過程中的有關上級主管部門及政府（或相關部門）報批文件、批準證書、領導批示等文檔資料。
合同檔案歸檔時一定要齊全完整，歸檔合同文本和相關材料以及每份文件的頁數等方面都應保持齊全完整，否則不能稱作一套完整的合同檔案。針對每個項目要收集的資料列出清單，合同歸口管理部門按照檔案整理規范的要求整理好履行完畢的合同檔案，檔案部門接收合同檔案時根據合同統計臺賬與檔案移交清單認真核對，并檢查檔案質量。有合同管理軟件運行條件的單位可將電子文本實時邏輯歸檔，再按規定進行合同檔案實體歸檔和電子版的物理歸檔。
（二）合同檔案的整理要求
合同檔案的整理必須保持一份合同內相關資料的有機聯系，保證合同的完整性；應當充分利用原有的整理基礎，不宜打亂其原有的保存狀況，整理后的合同檔案要便于保管和利用。
（三）規范合同檔案的分類整理
合同檔案資料繁多，尤其工程合同，合同檔案實行按“件”歸檔方式，按照“一事一檔、一項一檔”原則，分門別類，由各合同主辦部門負責合同履行過程涉及到的履行、變更、廢止信息的收集，統一交合同歸口管理部門整理。對單項合同（如采購、單項工程、融資借貸）及系統性較強的合同（如建筑、財務等），在整編中可多設一級類目，使合同檔案間關系更加清晰。檔案管理部門要肩負起合同檔案指導責任，指導相關業務人員按規范做好合同材料的整理歸檔工作。
四、重視合同檔案信息開發利用，維護企業合法權益
合同檔案歸檔資料繁多，要利用好合同信息管理，建立系統、方便、快捷的查詢信息系統相當重要。檔案管理部門應及時編制合同檔案檢索工具，及時有效地提供合同檔案利用服務。合同檔案的利用應制度化，按保密規定設定利用者權限，并按規定進行登記。檔案管理部門可對合同檔案信息進行綜合整理，形成專題匯編，方便利用。
一是利用現代數字化管理手段建立合同管理應用系統，并與檔案管理系統通過接口直接歸檔電子版，提高合同檔案運轉效率，通過網絡實現瀏覽、快捷傳輸、實時歸檔、實現資源共享，便于服務企業的生產經營。
二是加強對企業管理人員業務和相關法律知識的培訓，增強工作主動性和提高法律意識，積極配合合同歸口管理部門開展定期檢查合同檔案歸檔情況，確保檔案信息完整。
三是做好合同檔案的專題匯編和檔案利用實例的編寫。專題匯編便于合同檔案的利用，利用實例的編寫是凸顯檔案價值，促進檔案工作的發展。
綜上所述，合同檔案的管理通過制度規范合同管理程序、把好合同檔案收集源頭、抓好合同形成關鍵點，使合同檔案的收集、保管、提供利用有序規范，對維護企業的合法權益，促進企業生產經營持續發展具有重要意義。
參考文獻：
關鍵詞：建設項目；檔案管理；管理模式；合同化
近年來，隨著建設領域的市場化和投資主體的多元化發展，項目管理變得急功近利，建設領域的“三重三輕”現象日益凸現，即重項目投資、進度和質量管理輕項目檔案管理；重檔案驗收前突擊整理輕項目建設中對檔案的過程管理；重項目檔案的齊全完整輕對項目檔案進行規范化整理。上述現象導致項目檔案管理中通常采取的“源頭控制”、“全過程管理”等措施因缺乏約束力而收效甚微。因此，亟須創新建設項目檔案管理模式，提升檔案部門“話語權”，加大對項目檔案管控力度，補上建設項目檔案管理的“短板”。筆者經過多年的建設項目檔案管理實踐和探索，認為建設項目檔案合同化管理模式有利于實現項目檔案的科學、有效管理，下面，從三個方面進行分析探討。
1 建設項目檔案合同化管理模式的可行性分析
建設項目檔案合同化管理模式即在合同條款中明確項目檔案的質量要求、管理職責、違約責任，通過履行合同條款實現項目檔案規范化管理的工作機制。筆者認為，合同化管理模式具有可行性和可操作性，原因如下：
1.1 從法定依據分析。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）第4.2款明確規定“在簽訂項目設計、施工、監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任”。[1]另外，由于合同是聯系業主和參建單位的橋梁和紐帶，項目實施的過程也是合同履行的過程，項目檔案管理作為項目管理工作的重要組成部分，理應通過合同的訂立和履行來實現。因此，通過強化合同管理來實現項目檔案的規范化管理具有法定依據。[2]
1.2 從業務需求分析。項目檔案作為項目建設的歷史見證，業主和參建單位都期望進行規范化管理，便于日后查考利用。但由于一些參建人員的專業技能不能滿足項目檔案科學管理的需要，需要建設單位檔案部門的業務指導和培訓。而建設單位檔案部門由于工作千頭萬緒，不可能在項目檔案管理中事必躬親，需要參建單位擔負起項目檔案的收集、整理和歸檔責任，雙方互補性強，容易對合同中的檔案管理條款達成共識。
1.3 從預期效果分析。建設項目的合同涵蓋設計、施工、監理、采購、環保、地質勘測等種類，涉及所有參建單位，覆蓋所有建設環節，項目建設過程中產生的每一份檔案資料均可以通過合同條款的履行實現無縫管理。不會導致無主檔案或責任缺失的情況發生，有利于項目檔案的齊全、完整和有效管理。同時，因合同具有法律約束力，可以有效規避傳統管理模式缺乏管控手段的弊端，預期效果明顯。
2 建設項目檔案合同化管理模式的基本框架
2.1 規范招標文件，為建設項目檔案合同化管理打好基礎。在傳統管理模式下，因多數招標文件很少涉及檔案管理的具體內容，導致在合同中增加檔案管理條款時，遭到合同乙方的抵制。為此，經與相關部門充分溝通和協調，在項目招標書中增加了檔案管理的具體要求，投標方需對檔案管理條款進行點對點應答，作為中標單位簽訂合同的依據，避免了在合同簽訂和履行中出現推諉“扯皮”現象，為項目檔案合同化管理提供了依據，奠定了基礎。
2.2 固化參建單位職責，為建設項目檔案合同化管理提供法律保障。合同作為固化簽約方權利義務關系的載體，合同約定的內容直接影響項目檔案管理的效果，因此，合同內容既要全面，又要突出重點，既要措施有力，又要具有可操作性，既要權責明晰，又要賞罰分明，大體包括以下三個方面：
2.2.1 質量要求。為確保項目檔案的完整、準確、系統和安全，合同條款應對項目檔案的形成、積累、整理、驗收、歸檔工作提出具體的質量要求：①項目檔案載體及字跡材料要求；②項目檔案的歸檔范圍；③項目檔案的整理規范；④項目檔案的驗收內容及評分細則；⑤項目檔案的歸檔要求。
2.2.2 管理職責。合同條款在確定參建單位的管理職責時，應總分結合，職責明晰，形成橫向到底、縱向到邊的項目檔案管理網絡，便于參建單位各司其職，各負其責，共同做好項目檔案管理工作。由于監理單位負責對項目進行投資、進度和質量控制，在監理合同中明確并落實監理單位在項目檔案工作中的監管職責，是實現對文件材料實時監控和全過程管理的關鍵所在。[3]具體來講，建設單位負責前期依據性文件及竣工驗收后形成的各類文件的收集和整理，勘察設計單位負責勘察設計文件的收集整理，施工單位負責竣工技術文件的收集和整理，供貨單位負責設備隨機資料、安裝調試、軟件研發、功能測試等文件的收集和整理，監理單位除負責監理文件的收集整理外，負責匯總各單位移交的歸檔文件，并編制移交清冊。
2.2.3 違約責任。為提高參建單位對項目檔案的重視程度，合同應設立檔案質量保證金條款。根據投資規模，保證金的比例一般占合同額的0.5%～3%，如果驗收時檔案綜合評定分數在90分以上（含90分），竣工驗收后一個月內全額退還檔案質保金；如果檔案評定分數在60分～90分之間（含60分），則扣除檔案質量保證金的30%并要求限期整改；若檔案評定分數在60分以下，則沒收全部檔案質保金，將其中一部分作為聘請專業檔案服務機構進行整理的經費。
2.3 強化項目法人管理義務，為建設項目檔案合同化管理提供組織保障。建設單位作為項目建設的法人代表，是項目檔案管理工作的組織核心，對整個項目檔案工作負有組織、協調和指導的總體責任。除做好本身的檔案收集、整理工作外，還要對勘察、設計、施工、監理、環保、供貨等單位進行監督、指導、培訓、檢查等，合同條款應明確項目法人的權利義務：
①審閱監理周報，建設單位檔案部門應通過監理周報對檔案管理工作進行動態監控，發現問題及時糾正。②編制項目檔案管理手冊，將有關項目檔案管理制度和業務規范編制成冊，通過多種形式對相關人員進行檔案業務培訓，提高項目專兼職檔案人員業務技能。③邀請行業主管機關檔案部門或檔案行政管理機關對項目檔案的管理情況進行檢查指導，加強過程管控，消除隱患，防患于未然。④組織項目檔案竣工驗收。根據合同條款中檔案驗收評分細則，對項目檔案的組織管理情況、齊全完整性、數據的準確性、編目整理情況、安全保管情況逐項打分，確定檔案驗收等級。
2.4 嚴格落實質量保證金支付會簽制度，為建設項目檔案合同化管理提供管控手段。為增強檔案質量保證金的管控效果，筆者所在單位采取了質保金支付會簽制度，即向參建單位支付檔案質量保證金，應履行項目主管部門、財務部門、檔案部門三方會簽制度，只有三方全部簽字同意，方可進行款項支付。[4]檔案質量保證金是項目檔案管理實踐中摸索的行之有效的方法，對提高參建單位對檔案工作的重視程度，提高參建人員的檔案意識，提升檔案部門在項目建設中的話語權，提升項目檔案管理水平具有重要意義。
3 項目檔案合同化管理應注意的幾個問題
為讓合同化管理模式切實取得成效，真正體現出傳統管理模式不具有的法律約束力、經濟管控力等優勢，在實施過程中應處理好以下幾個問題：
3.1 加強溝通協調。建設項目檔案合同化管理模式的順利實施，需要同很多部門進行充分的溝通和協調，在取得理解和支持的基礎上，積極促進建設流程的再造，例如：在項目招標書的編制中增加檔案部門會審職責，在合同簽訂中增加檔案部門會簽環節，在竣工驗收中強化檔案部門的組織管理職責，在檔案質保金支付中賦予檔案部門“一票否決權”，提高檔案部門在項目管理中的話語權，以增強管控手段的有效性。
3.2 完善配套制度。單純采用合同控制建設工程檔案質量，容易產生抵觸情緒，必須建立和完善一系列檔案管理制度、項目檔案業務規范，[5]在項目檔案的形成、收集、積累、整理、驗收、移交歸檔等工作中做到有據可依，減少管理的隨意性，增加管理的合法性，做到規范、有序，為合同化管理順利實施保駕護航。
3.3 量化考核指標。在項目檔案合同化管理中應改變“做多做少一個樣，做好做壞一個樣”的“大鍋飯”考評機制，完善正向激勵措施，量化考核指標。例如：將項目檔案驗收結果作為建設單位檔案部門年度績效考核的加（減）分項目，90分以上增加1分，60分以下扣除1分，有利于相關人員盡職盡責做好項目檔案管理工作。
3.4 推行項目檔案管理后評價。建設單位檔案部門應積極推行項目檔案管理后評價制度，在竣工驗收后審視各個工作環節和做法的利弊得失，汲取經驗教訓，進一步改進工作方法，優化工作流程，完善作業模式，確保建設項目檔案管理機制的運行活力。同時，將項目檔案管理后評價同合同爭議解決結合起來，在實踐中摸索管控分歧和解決爭議的有效途徑和方法，并逐步優化、完善合同條款，促使項目檔案合同化管理模式日臻完善。
結論：實踐證明，建設項目檔案合同化管理模式有利于提升檔案部門在項目檔案管理中的話語權，通過合同管理強化項目檔案管理，目標明確、措施具體、管控有力，為項目檔案的科學、有效管理提供一種新的思路和模式。
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1．圖紙管理信息系統的建立。圖紙的信息化管理系統功能主要包括圖紙的收集、歸檔、整理、WEB查詢、檔案統計等，通過采用C／S與B／S相混合的結構方式進行操作，使得管理系統不受網絡環境的限制，能夠在局域網和互聯網環境下同事使用。
2．施工圖的管理。該部分的管理工作主要可以分為這樣兩個步驟：其一，由設計人員將電子圖紙存儲到系統當中，檔案管理人員在完成對這部分圖紙的審核之后，將正確的圖紙檔案信息歸入檔案庫中，便于設計人員的查詢和應用；其二，工程設計人員將完成簽審與校核的施工圖紙上交給檔案管理人員進行紙質圖紙的驗收，完成驗收之后將紙質圖紙提交給掃描人員進行圖紙掃描，并將之存儲到原始檔案系統中作為原始記錄。完成掃描之后可以將圖紙發送給相關出版及圖紙發放部門進行統一印刷和發放。而設計人員以及施工人員則可以在各個終端隨機查閱這些施工圖紙，同時在授權許可的計算機下進行打印。當需要變更時，則由施工人員將相關的變更工作發回至檔案管理部門，相關人員協助做好變更管理工作，及時的對圖紙進行變更和修改。
3．竣工圖的管理。一般由工程設計部門、工程管理部門、檔案管理部門協同信息部門進行圖紙的會審、驗收工作。合格自后由檔案管理部門以及工程設計部門共同將竣工圖紙上傳給檔案管理部門。上傳工作包括兩個部分：首先，由設計部門直接在電子版圖紙上進行修改，經過相關人員審核驗收之后轉入圖紙檔案庫，同時做出版本標示；然后，由施工單位在既有的施工圖紙上完成竣工圖的編制，在加蓋竣工圖章之后提交給檔案管理部門，然后再有檔案管理部門進行電子圖紙的整理、歸檔。
二、工程設計管理系統的構建
隨著現代信息技術在企業管理中的逐步深入，工程設計管理系統在工程企業中的應用日益廣泛。從工程設計管理系統的功能出發，其構建內容主要包括議項管理、合同管理、計劃管理、成果統計管理幾個部分。
1．議項管理。該管理內容是為工程設計單位的計劃組織部門提供項目的前期開發提供輔助信息，為那些需要前期規劃、前期準備的工程項目提供信息支持。廣義上將，其主要是完成對潛在工程市場、顧客等相關信息的挖掘和管理。通過構建起工程項目基本屬性的數據庫來對工程建設總量以及工程工作量進行估算和分析，然后利用自動報價系統得到工程的整體投資概算，通過計劃編制出系統的總體建設計劃、設計進度計劃等，為工程項目的投標工作提供充分、準確的數據支持。
2．合同管理。合同管理包括承攬合同管理、委托合同管理以及任務書管理幾個重要部分。其中，承攬合同就是工程設計單位承攬進來的任務合同，通過信息系統從每份合同中提取出固定的相關要素，諸如合同編號、甲方單位、乙方單位、項目名稱、聯系方式、負責人以及合同的分階段成果等信息。委托合同部分則是隨著合同的執行情況而不斷發生的相關變化信息，諸如項目實際開展情況、合同履行狀況、經費實際到位情況等。任務書管理部分則是合同文本管理，相關的管理工作要求實現相對應的管理功能，能夠根據合同中的相關要素進行過濾查詢，并形成報表。能夠對合同執行的實時情況機械牛動態查詢，能夠對合同文本進行全文檢索等。
3．工程項目計劃管理。工程設計單位的設計工作一般都是圍繞著項目開展的，而工程設計管理信息系統則為項目管理工作提供了一個項目管理與集成的環境。能夠對整個單位的所有項目，從項目的創建、任務分解、設計人員組織、設計進度安排以及設計檔案的管理等進行整體管理。其主要包括這樣幾個方面的內容：
3.1項目的初始化。當簽訂一份合同之后，管理人員在管理系統中將創建一個新的項目，同時完成該設計項目的各種變量的定義，包括合同號、項目完成時間、項目名稱、項目成果的提交等信息。同時，對項目負責人、項目參與人員、項目子目錄等信息進行填充和完善。
3.2項目的分解。根據項目信息管理系統的組織以及相關技術接口程序控制，確定項目設計分工的基本原則。根據不同類型的設計專業、設計階段等對項目進行分解。同時，將項目的各個子項目的名稱、編號、負責人、內容梗概等信息予以充實。
3.3安排計劃。通過項目管理系統與項目計劃管理軟件連接起來，能夠將各個子項目的信息、子項的時間關系、持續時間。、資源耗費等信息傳遞至香港系統中，然后利用項目管理系統編制得到項目網絡計劃圖示，獲得項目實施的主要途徑，為項目實施的進程優化提供參考。同時，在此集成編制《項目實施進度表》，安排得到設計計劃。
4.成果的統計管理。該部分的功能主要是編制滿足工程設計行業要求的統計報表，例如勘測設計工作完成情況表等。同時，該系統還應該具有成果質量的評價與管理功能，通過構建起成果質量評價模型，在輸入專家的評分數據之后，計算得到設計成果的質量系數，最終確定質量評定等級。另外，依據該模型，還可以計算得到設計人員的工作績效，并將這些數據上傳至人力資源管理系統級財務管理系統，為設計人員的薪酬支付提供參考依據。
5.系統的安全管理。整個系統的安全策略應該能夠保證整個工程設計管理系統處于安全的運行環境，確保系統及其所存儲數據安全可靠。
5.1完善的用戶管理體系。所有的用戶都能夠通過自己的用戶名、密碼等進入到受權限運行的系統中。同時，系統設計過程中還引入了角色的概念，其包括工程項目總負責人、管理人員、專業技術負責人、圖紙繪制人員、圖紙審核人、掃描人員、歸檔人員以及系統管理人員等多個角色，而且一個用戶能夠擔任整個系統的多個角色。但是，在系統管理人員的統一管理下，各個不同的用戶在進入系統之后擁有不同的操作權限，以此來保證系統安全。
5.2數據訪問權限的限制及管理。通常針對工程圖紙文檔的管理一般是采用分級的方法來處理的，但是這種傳統的處理方式過于粗糙。因此，應該通過增強文檔授權機制的方式來保證各類有效文件的安全性。
[關鍵詞] 項目檔案；全程管理；固定資產投資
[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）12-0017-0003
固定資產項目投資對于促進我國國民經濟建設，確保生產能力，提高生產技術具有重要作用。近年來我國加大了對固定資產項目的投資，伴隨著固定資產投資項目的建設，產生了大量的固定資產投資項目檔案（下稱項目檔案），項目檔案具有數量大、種類繁、載體多、內容復雜等特點。由于項目檔案是項目建設的原始記錄和真實反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對項目檔案管理要求越來越嚴格，要求在項目竣工驗收前進行檔案專項驗收，沒有經過項目檔案專項驗收或者項目檔案專項驗收不合格不能進行項目竣工驗收，給項目檔案管理帶來了嚴峻的挑戰。
項目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產投資項目管理的重要組成部分，所以項目檔案管理既涉及到項目建設人員也涉及到檔案工作人員。目前項目檔案管理分工中項目建設人員負責項目文件的形成，而檔案工作人員負責項目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項目檔案形成前項目文件的控制，同時由于項目建設人員缺乏檔案管理工作的專業素質和對項目檔案管理不夠重視，很難保證項目檔案的歸檔率、完整率、準確率。在項目檔案管理中運用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個項目管理的生命周期，對于提高項目檔案管理質量具有重要作用。
一、實施項目檔案全程管理原則的意義
項目檔案全程管理原則要求在項目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關”把檔案管理要求納入項目計劃中，對項目檔案實現全程有效控制。項目建設初期檔案工作人員積極參與項目管理，提出檔案管理要求；項目建設過程中全程跟蹤，檢查指導項目文件資料管理工作；項目竣工檔案專項驗收前，進行檔案初檢，為項目檔案驗收嚴格把關；對歸檔后的項目檔案實行科學管理和利用。
（一）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量
項目建設人員往往只注重項目建設本身，對項目建設過程中附帶產生的文件資料沒有足夠重視。同時，由于項目建設人員文件資料和檔案保管意識薄弱，缺乏專業的檔案管理知識，對形成項目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴格的要求，導致歸檔項目文件質量較低。如大量歸檔項目文件為復印件，項目文件內容由鉛筆書寫，歸檔項目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項目文件形成前，對項目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項目文件歸檔時發現項目檔案存在的問題，實行事后補救措施。所以，項目檔案實行全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量。
（二）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔完整性
固定資產投資項目包括項目立項、可行性研究、勘察設計、施工、生產準備、竣工投產等階段，在每個階段中產生的重要項目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產投資項目建設周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點對項目檔案完整性要求提出了重要挑戰，如果僅僅通過被動地接收歸檔項目文件，而不實行全程管理原則，融入整個項目管理過程中，很難做到項目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個階段需歸檔的項目文件材料，并向項目管理人員提出要求，注重平時積累，有計劃地收集項目文件，避免在項目竣工檔案驗收時臨時收集各階段需歸檔的項目文件。
（三）全程管理原則有利于提高項目檔案管理規范性
固定資產投資項目建設過程中涉及到項目建設單位、設計單位、施工單位和監理單位，每個單位對項目文件管理和項目檔案管理的要求和規范存在不一致，這就導致同一個項目中形成的項目檔案形態存在很大差異，沒有統一的模板和標準。解決項目檔案規范性問題只有通過項目建設單位檔案部門全程參與項目管理，與設計單位、施工單位和監理單位溝通協調，制定本項目統一的項目文件和項目檔案管理規范。并在項目建設工程中全程的監督、檢查、指導各單位對規范的執行，嚴格按照規范實行項目文件管理和項目檔案管理，提高項目檔案管理的規范性。
（四）全程管理原則有利于促進項目檔案的開發利用
項目檔案管理實行全程管理原則，檔案工作人員從項目立項開始參加項目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監督、執行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質量和完整性，更有利于提高整個項目組的檔案意識。項目組檔案意識的提高，對項目檔案價值有了充分的了解，有利于項目建設中和項目結束后，項目組查詢利用項目檔案，發揮項目檔案應有的價值。檔案工作人員缺乏固定資產投資項目建設的專業知識，制約了項目檔案的提供利用和檔案信息開發，檔案人員全程參與項目建設，熟悉項目管理專業意識，有利于檔案工作人員主動提供檔案查詢服務，有利于檔案工作人員對項目檔案進行二次開發。
二、全程管理原則在項目檔案管理中的應用
全程管理原則有利于提高項目檔案管理水平，但全程管理是一項原則，在項目檔案管理中的具體應用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設和人才培養來貫徹執行全程管理原則。
（一）通過前端控制貫徹全程管理原則
檔案工作人員一般不參與項目的調研、立項、評估、可行性研究和上報審批等前期工作，在項目實施的各個環節，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導致有些項目檔案沒有及時得到檔案部門指導，難以達到規范要求。全程管理原則要求項目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項目檔案的系統性、完整性和準確性，必須加強前端控制，從項目文件材料形成的源頭進行控制。檔案工作人員從項目立項開始就參與其中，制定項目檔案管理制度，并監督貫徹執行。在項目開工之前，組織相關工作人員進行檔案業務培訓，增加項目建設人員檔案管理意識和檔案管理業務能力。
（二）通過合同管理貫徹全程管理原則
通過合同約束參建單位項目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發展趨勢?！秶抑卮蠼ㄔO項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定：“在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任?！睂㈨椖繖n案納入合同中進行管理，與項目參建單位簽訂合同時，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質量和歸檔時間，明確各方責任，必要時建立檔案質押金制度。建設單位要充分發揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設單位的項目檔案資料齊全、完整、準確。
（三）通過檔案管理制度建設貫徹全程管理原則
項目檔案管理制度對于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項目檔案管理制度的貫徹執行，把項目檔案管理意識融入到項目建設的每個階段和每個項目建設人員的思想中，在項目建設活動中，就會主動按照要求進行檔案管理工作。
有的單位沒有項目檔案管理制度，或者只有項目檔案管理制度，而沒有落實到具體的項目檔案管理活動中。相關單位需要根據《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《重大建設項目檔案驗收辦法》和《建設工程文件歸檔整理規范》等相關規章制度建立本單位的項目檔案管理制度。同時，針對不同的項目，根據每個項目的特點，制定符合本項目檔案管理實際情況的項目檔案管理辦法，明確本項目文件材料的歸檔范圍、歸檔計劃和歸檔質量，約束項目參建單位和項目建設人員。項目檔案管理制度的建設，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項目檔案管理制度的執行，檔案工作人員在項目檔案管理制度執行中，具有模范帶頭作用，負責項目檔案管理制度的宣傳落實工作，并監督制度的貫徹執行，實現對項目檔案全程管理原則。
（四）通過檔案人才建設貫徹全程管理原則
項目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項目檔案，但由于缺乏土建、設備、工藝、監理等相關專業知識，往往只能被動接收項目檔案，對所接收的項目檔案的準確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實現系統性的整理。而項目建設人員缺乏檔案管理意識和檔案管理的專業知識，不能實現項目文件資料歸檔的完整性和準確性。通過在項目建設人員中任命兼職檔案員，對兼職檔案員進行檔案管理業務培訓，提高其檔案管理意識和檔案業務能力，有助于項目檔案歸檔前管理，確保了項目檔案的完整性和準確性，同時兼職檔案員可以彌補專職檔案工作人員對項目專業知識的缺乏。兼職檔案員偏重于項目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協作，實現了項目檔案全程管理原則，提高檔案的準確性、有效性和系統性。
三、結 語
檔案管理是固定資產投資項目管理工作的重要組成部分，是建設項目的重要內容。一個項目建成后留下兩個有形的東西，一個是工程實體，另一個就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個有機整體。通過全程管理原則，加強項目檔案管理，有利于提高項目檔案完整性、準確性和系統性，有利于固定資產投資項目通過檔案專項驗收，有利于項目檔案的開發和利用，實現項目檔案的真正價值。
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高校合同關系與一般企業、公司合同關系最大的不同，是其在內容上具有鮮明的特色，即主要是圍繞高校人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承等職能而進行的基本建設、維護維修、物資采購、合作開發、合作研究、合作辦學、合作經營、資產處置、融資、服務等活動，使高校與各市場主體之間產生了內容各異的權利、義務關系。充分體現了高校的四大職能，即人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承職能。此外，與企業合同相比，高校合同一般還具有金額相對較小、種類相對較多、涉及經辦部門相對較多等特點。因此，高校的合同管理具有其特殊性和復雜性。
二、高校合同管理的現狀分析
（一）合同風險意識不強，管理觀念淡薄
在合同管理的過程中，簽約責任人的法律觀念和風險意識，直接影響著以后合同管理的質量和效率。由于高校不同于一般的企業法人，受傳統思維定勢的影響，管理者對學校合同管理重要性的認識不足、風險意識不強、法律觀念相對淡薄。高校合同種類繁多，存在范圍廣，涉及周期長，所面臨風險的種類也是多樣的。合同談判簽約前，部分高校在對合同文本的合法性、合規性進行必要的審核時，由于沒有設立專門的部門（機構）和人員，審核往往難以做到嚴格把關。而在正式簽約時，又存在“應付審計、走過場”的現象，草率簽訂合同，這就使得合同在簽訂之初就留下了較多的隱患，加大了法律風險。在合同履約過程中，缺乏必要的對履約情況進行跟蹤、檢查、監督。在合同履約完畢后，缺乏必要的績效評價機制。當合同履約出現失誤時，也沒有相應的追蹤問責體系，不易追究責任，更難挽回損失。
（二）合同多部門簽訂，無專門機構管理
一些高校對合同管理重要性的認識不足，缺乏統一歸口管理部門進行集中管理，合同的責任歸屬不明確甚至是混亂，致使各部門之間各自為政，造成合同管理十分混亂。如：基建工程的勘察、設計、安裝、施工、監理、檢測、以及影響房屋結構的維修改造合同由基建部門或新校區建設辦公室管理；零星維修改造工程，包括水、電、設備、教室、學生宿舍維修改造等，合同由后勤或總務部門管理；資產的采購、處置，資產的出租出借及對外投資合同由資產管理部門管理；教材、教輔資料的采購合同，以及教育服務合同、聯合辦學合同由教學部門管理；圖書、期刊雜志、電子資源的采購合同由圖書館管理；融資合同由財務部門管理；科研合作、科技開發、科技咨詢、科技服務、成果轉讓合同由科技部門管理；開展國際（境外）合作辦學由外事部門管理等。這種由多部門分別進行管理、簽訂的合同管理體制，當產生履約糾紛、尤其是涉及多方主體時，各部門之間就難免地出現互相推諉扯皮現象，不利于及時、有效地解決問題。此外，合同的多部門管理、簽訂還會造成在合同歸檔過程中，合同及相關資料分散在學校的不同管理部門，一些合同文本和證據資料因不能及時歸檔和保存，或保存不善，甚至發生丟失，給高校帶來潛在的經濟風險和法律糾紛隱患。
（三）合同內容不夠嚴謹，未經嚴格審核批準
高校各類對外合同的簽訂，都必須嚴格依照《中華人民共和國合同法》等相關法律、法規，在全面、充分表達雙方真實意圖的基礎上，對合同的實質性條款（包括附件）盡可能進行完備地約定。由于高校的合同內控制度建設比較滯后，在合同管理流程中，往往缺少關鍵的合同審核環節，由于沒有設立專門的部門（機構）和人員，或由于合同審核人員專業知識的欠缺，或相關的法律知識不足，從而在審核中無法及時發現不當或不利內容和條款；也有的高校合同審核人員確實提出了恰當的修改意見，往往因為內部部門之間溝通不暢，合同的經辦人員沒有及時糾正這些不足。另外，業務主辦部門在實際簽訂合同時，有時礙于情面，或存在僥幸心理，自以為違約、糾紛不可能發生，覺得這類條款可有可無，忽視對違約責任、爭議解決等條款的約定。實際上，這些認定違約責任、確定爭議解決辦法的條款正是日后處理合同糾紛的方法和依據，同時這些條款的存在，也可有效敦促雙方積極履行合同義務。
三、高校合同管理的對策分析
（一）加強教育，提高對合同管理工作的認識
財政部于2012年11月29日了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，要求各行政事業單位自2014年1月1日起施行，以進一步提升高校內部管理水平。高校合同管理是新時期高校依法治校的重要內容，是高校內部控制的重要組成部分，它直接規范著高校的對外經濟行為。高校各級領導、各部門工作人員對合同管理工作的認識提升以及他們的法制意識的增強是做好合同管理工作的重要保障。因此，應對學校干部職工開展廣泛深入的普法宣傳教育，加強對專兼職合同管理人員的培訓尤為重要與迫切。通過培訓學習，使他們進一步增強法制觀念，依法履行管理職責；同時使廣大干部、職工認識到，建立和完善合同管理機制，加強高校內部控制，強化合同管理，是高校避免風險、提高經濟效益、提升高校競爭力和發展潛力的重要保障，也是市場經濟的必然要求，對于在市場經濟條件下維護學校的利益具有十分重要的意義。
（二）加強合同的制度化規范化管理
為保障合同在審核、簽訂、履行時以及出現糾紛后都能夠及時有效解決處理，不至于遇到問題束手無策，高校應依據《合同法》等法律法規，結合學校實際，建立健全一整套規章制度體系，制定一系列切實可行的高校合同管理制度，以加強合同的規范化管理，要從體制上、程序上、權限上規范和約束各職能部門履約的行為，以此規范學校的合同運作和經營行為。例如要完善簽訂合同的授權委托制度，防治受托權力的濫用和權力的過于集中，使學校法人代表———校長的授權委托行為規范化、合法化。同時還要建立和完善合同審核會簽制度、合同專用章使用管理制度、合同追蹤監督體系、合同檔案查詢和保管管理制度等。通過一系列制度的精心制定、認真執行、監督檢查，保證完整、準確、全面履行合同，維護高校的合法權益。
（三）加強合同簽訂前的審核工作
合同訂立前，應通過嚴格的審核會簽程序。合同審核可實行合同小組會簽制。小組成員可由業務主辦部門和相關職能部門如：校辦公室、招投標辦、財務部門、紀檢審計等部門負責人以及相關專業人員組成。小組成員應分工負責，密切配合，共同為維護學校經濟利益把好關?？芍攸c審核合同內容的合法性、合規性。如當事人的名稱、地址，合同標的，質量和數量，價款和酬金，付款的時間與方式，質保金的收取與退還，后續的服務與維保，違約責任，解決爭議的方法等，是否都已在合同中具體載明清楚。審核合同時應注意合同文字的規范、準確，合同內容在邏輯上應保證前后一致，合同使用的概念切忌使用含混不清的語言，一個概念有多種解釋時要確定一種解釋避免糾紛。會審小組成員審核后應在合同會審表上簽署意見。由業務主辦部門綜合以上專業意見拿出較成熟的方案，最后交校領導審查批準。凡對外投資、融資、合作辦學以及學校資產聯合經營等重大經濟合同（50萬元或100萬元以上）和重要合同（具體金額由各校根據情況確定）應請法律專業人員對合同的內容、條款進行咨詢把關并簽署意見，經分管校領導審核后，報校長辦公會或學校黨委會審定后簽訂。高校在簽訂合同時不僅要講正面的合作，更要強調反面的責任。只有這樣，一旦發生合同違約時，才能確保高校合法權益不受損失。
（四）加強合同履行的監督跟蹤管理
學校合同一旦訂立，就要開始履行。在此過程中，最重要也是最根本的是加強管理，提高執行力，確保全面按時履約。相關部門要各司其責，業務主辦部門應對合同履行情況進行實時跟蹤監督，指定專人跟蹤監督合同的履行情況，按合同約定條款組織實施，對工程、物資、設備的質量進行監督檢查，嚴格監督合同履行過程中是否按照合同規定辦理驗收手續。涉及到合同中的付款條款，需經雙方確認后，由業務主辦部門辦理付款申請手續。學校財務部門應依據合同履行收付款職責，并按審批權限，經申請人、業務主辦部門負責人、審計部門負責人、財務部門負責人簽字，報主管該項目的校領導審批、簽字確認后辦理款項結算，杜絕違反合同規定超進度付款現象的發生。監察、審計部門應認真履行督查職責，保障學校合法權益不受損失。如屬相關部門履行不當造成損失的，應追究相關部門或相關人員的責任。
（五）加強合同檔案的歸檔管理
高校要建立和完善合同檔案管理制度。合同歸檔可由校辦公室作為歸口管理部門，具體負責合同的歸檔、管理、查詢工作。校辦公室應安排專人對合同檔案進行整理、加工，對所有合同統一編號、分類歸檔、匯總列表備查。合同履行完畢后，業務主辦部門應及時按檔案管理要求進行整理，移送校辦檔案管理部門，不得隨意處置、銷毀或遺失。每一份合同正本、副本以及合同審核、會簽過程中提出的修改意見及與之相關的附件（如傳真件、文書、圖表等），變更、解除合同的協議（包括文書、電傳等）等資料，授權委托書、合同分批履行的情況記錄等材料均需妥善處理、及時整理歸檔，建立合同管理登記臺賬，為以后各方查閱使用提供方便。各部門因工作需要借用合同復印件，應由借用部門負責人簽字，分管校領導審批。校辦檔案管理部門負責及時收回借出的合同。各部門應對合同進行保密，校辦合同管理人員不得擅自將合同（原件或復印件）借給外部門（個人），也不得泄漏合同內容。
四、總結
隨著市場經濟的發展，企業建設項目也愈來愈得到深入發展。企業基建檔案管理工作面臨的新情況下，就如何做好基建檔案管理工作提出了具體方法。健全企業基建檔案管理的規章制度；提高基建檔案管理人員素質和技能的基礎上，才能做好現代化基建檔案的管理工作。
[關鍵詞]基建檔案 管理 方法
基建檔案是企業檔案的組成部分之一，反映企業建設項目管理工作的真實過程。隨著企業實力不斷增強,企業自身建設項目不斷增加并隨之形成大量基建檔案?；n案形成于建設過程序的各個環節，從建設立項、審批、設計、到施工、竣工、驗收全過程，產生大量文字、圖紙、數據、聲像等不同形式和載體的文件材料。這形形的檔案資料，是企業工程建筑依據憑證，是今后工程維修、改造、擴建研究分析的重要信息資源?；n案質量與施工質量同等重要，但由于各種原因,目前在企業建設項目的檔案管理工作中存在許多問題，影響了基建檔案質量，所以要規范企業建設項目檔案管理，健全檔案管理的規章制度、嚴格把握基建檔案驗收制度。為使企業基建檔案更好地發揮為企業發展建設服務，從而產生更多的經濟效益，必須做好基建檔案基礎工作，從而使基建檔案信息資源有效利用。
一.基建檔案管理工作中存在的問題
隨著企業新建項目和技術改造項目的不斷增多，管理中的問題逐漸顯露出來，并制約著基建檔案管理工作的發展。一是工程項目建設單位檔案意識淡薄，基建檔案管理沒有納入合同管理，建設單位在與設計、施工等單位簽訂合同時只重視工期、質量、造價等，而對基建檔案資料有關條款卻忽視合同管理中，建設單位對檔案資料管理沒有主動權，造成檔案資料不全或份數不夠、移交時間拖期。 二是制度不健全，收集渠道不暢通。由于企業沒有對基建項目檔案控制手段，一些工程項目建設單位的檔案未能及時或不能完整地歸檔，企業檔案管理部門無法制約。工程項目的建設與工程項目文件材料的收集工作沒有同步進行，基建項目初期，主要精力都放在如何設計施工上，對基建檔案收集不夠重視，只是到了工程項目驗收時，才組織人員突擊收集，很容易造成資料的流失，很難保證竣工檔案質量。三是是缺少專門基建檔案管理人員，忽視檔案資料的收集。缺乏檔案管理專業知識、管理能力和服務意識，結果基建檔案不能有效地提供利用。
存在的這些問題不僅影響企業檔案管理工作的正常開展，更重要的是直接影響企業的生產以及基建工程今后的改建、擴建、維修等各項工作的順利進行。
二．做好企業基建檔案管理工作的具體方法
制度是進行高效管理的有效手段。制定規范的企業基建檔案工作制度，對企業基建檔案工作具有約束和導向作用，是推動企業基建檔案管理工作有效運行的基礎和前提。建立與企業發展狀況相適應的基建檔案管理工作制度可以使企業的基建檔案操作有章可循，理順各種工作程序，使企業的檔案工作按照既定的軌道發展。
1.完善《企業建設工程資料歸檔范圍》
基建檔案收集工作是基礎，也是企業基建檔案管理工作的重要環節，是保障企業基建檔案齊全、完整、系統，實現企業基建檔案集中統一管理原則的有效途徑。根據吉林省《建筑工程資料管理規程》和《建筑工程資料管理標準》新的標準，重新制定企業基建檔案的收集工作制度，完善《企業建設工程資料歸檔范圍》為建設單位、施工單位、監理單位在工程竣工驗收資料的歸檔提供必要的依據。并將聲像資料列入基建檔案的歸檔范圍。建設工程聲像檔案是建設工程檔案的重要組成部分，是反映建設工程現場原地物和施工主要過程及建成后的建（構）筑物的照片和錄像檔案。使所形成的基建檔案更全面、更有說服力、更有權威性、為信息現代化管理夯實基礎。
2.完善《企業建設項目檔案驗收規定》
依據《檔案法》和國家《重大建設項目檔案驗收辦法》結合企業自身發展的實際狀況，以及當前企業基建項目檔案的管理體制的實際情況，建立一套切實可行的企業基建檔案工作機制，著重建立健全《檔案信息管理程序文件》及《企業建設項目檔案驗收規定》。對企業基建檔案的驗收程序和標準提出明確要求，并明確相關責任人的權利、義務和責任。使企業基建檔案的收驗工作盡快走上規范化、標準化、制度化的軌道。為保證檔案驗收質量，實行超前的控制措施，使基建檔案管理由事后收集變為事前介入、事中參與、事后跟蹤。新增加了建設項目過程中檔案評價工作制度，對存在問題，提出了規范的整改要求。從根本上保證了基建檔案的內在質量和外在質量，為企業基建檔案驗收工作發展指明了方向。明確規定凡是檔案資料不齊全，檔案管理部門不能簽字驗收，以確?；üこ添椖繖n案資料的齊全完整。將基建檔案文件資料的收集、歸檔工作的每一個步驟落到實處。是企業基建檔案信息資源得到科學管理和利用的有效保證。
3.完善.建設單位工程項目“四同時”制度
為確?；椖繖n案齊全、完整、準確，收集渠道暢通。檔案管理部門要在建設工程項目初期及時介入，積極做好與建設工程項目管理部門溝通，將《企業建設工程資料歸檔范圍》和《企業建設項目檔案驗收規定》等文件要求，下發給的建設單位，要求建設單位工程項目建立“四同時”制度。一是將基建檔案管理納入合同管理，在與簽訂勘測、設計、施工、監理等合同的同時，就把有關檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，對工程檔案的質量、份數和移交工作提出明確要求。并將歸檔范圍作為合同的附件，使施工，監理等單位歸檔資料有明確的范圍，工程伊始便納入檔案管理軌道。二是工程檔案管理工作與工程建設同步進行，從立項的同時就開始進行資料的收集，形成同步進行資料的全程控制積累，保證基建檔案齊全，質量符合要求；三是檢查工程進度與施工質量的同時，檢查工程檔案的收集、整理情況；四是進行工程質量等級評定和工程驗收的同時，驗收應歸檔文件材料的完整程度與整理質量。實行全過程跟蹤管理，是檔案基礎工作規范化管理的關鍵。檔案管理部門，要定期電話督促和上門服務，發現存在的問題，及時提出整改意見，協調解決問題。
完善的企業基建檔案工作制度有利于更好地引導企業基建檔案工作走向良性循環，在企業基建檔案管理工作中起到雙重作用。不僅使建設單位對需要歸檔基建項目文件材料的內容做到有章可循、有法可依，而且這也是檔案管理部門，在企業基建檔案收集工作中的標準和依據。只有完善規章制度，才能有力保障企業基建檔案的收集工作渠道暢通，才能確?；n案信息資源的充分開發和有效利用。
三．提高基建檔案管理人員素質是提高企業基建檔案管理工作的關鍵
基建檔案管理工作最終目的是提供利用，檔案管理人員要不斷提高自身素質，做好利用服務是實現企業基建檔案價值的有效途徑。只有在有效利用中才能使企業基建檔案信息由潛在的知識儲備轉化為現實的價值。檔案管理人員要以主動服務精神，主動參與基建工程項目，以相關的檔案管理法規、制度為依據，從檔案管理的角度，對基建工程項目提出切實可行的意見和建議?；n案管理工作既是一項專業技術工作，又是一項管理服務工作。這就要求從事基建檔案管理人員，既要提高技能，有扎實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。提高建設項目檔案管理人員的業務素質和管理水平，使竣工項目檔案管理更趨規范化、標準化。
一、認清重點建設項目檔案對重點建設項目的重要作用，加強對重點建設項目檔案工作的組織領導，建立健全管理體制
重點建設項目檔案是重點建設項目立項、勘察、設計、施工、竣工、使用及管理全過程形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的真實記錄，為項目投入運行后的管理、維修、改擴建等提供依據，有效利用檔案可避免工作的盲目性，挽回損失，減少浪費，因而能產生巨大的經濟和社會效益。因此，做好重點建設項目檔案工作功在當代，利在千秋。各級政府應將重點建設項目檔案工作擺上重點建設項目管理的議事日程，吸收檔案部門為重點建設項目領導機構成員，大力支持檔案部門參與對重點建設項目檔案的管理、檢查、考核、驗收和評比等工作，從而使重點建設項目檔案工作始終處于檔案部門的監控之下。各建設單位也應建立相應的檔案管理體制，明確分管領導和管理機構，讓檔案部門參與一切有關項目建設的活動，從而使每一個重點建設項目檔案工作有人管、有人抓、有人干。
二、依法加強重點建設項目檔案工作的監管，嚴肅查處重點建設項目檔案工作中的違法行為
各相關部門應在政府重點建設項目領導機構的統一協調下，認真貫徹落實國務院《關于加強基礎設施工程質量管理的通知》要求。檔案部門應認真領會《通知》精神，增強依法管理的信心，積極爭取有關部門的配合，加大對重點建設項目檔案工作的檢查力度，對違反《檔案法》的行為嚴肅查處，及時進行報道和曝光，使各建設、施工單位引以為戒，增強做好檔案工作的自覺性，將建設項目檔案管理逐步納入法制軌道。
三、積極在重點建設項目中推行“四制”管理，落實檔案工作領導責任制
近年來，我國在建設領域內進行了一系列改革，逐漸與國際接軌，投資主體的多元化，必然帶來工程建設管理方法的調整。在重點建設項目中推進的“四制”（即項目法人責任制、招標投標制、工程監理制、合同制）管理，應將檔案工作納入其中，著重落實建設項目檔案工作領導責任制，將檔案工作納入工程質量行政領導責任制進行監督將工程檔案資料收集整理納入工程監理；將竣工檔案交接工作納入合同管理。應組織建設單位認真學習有關文件規定，落實建設單位對建設項目檔案負總責制，切實做到“三同步”（即工程項目分階段建設與提出歸檔要求同步、檢查工程項目進度和質量與檢查工程項目檔案的管理狀況同步、驗收工程項目與驗收工程檔案同步），確保項目檔案萬無一失。
四、組織落實重點建設項目檔案管理登記制度，堅持檔案驗收程序，把好工程檔案質量關
重點建設項目檔案登記制度是加強重點建設項目檔案監管、保證項目檔案工作與項目建設同步進行的有效手段。檔案部門應予以足夠重視，抓好落實。各相關部門應認真遵守《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》，及時安排檔案部門參加重點建設項目檔案資料的檢查驗收，并確立檔案在項目驗收時的“一票否決”地位。檔案部門應認真組織實施好驗收工作，嚴把工程檔案質量關。
