發(fā)布時(shí)間：2023-05-25 18:12:32
序言：寫作是分享個(gè)人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的訴訟檔案管理樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
1訴訟檔案的含義
檢察訴訟檔案是人民檢察院以辦理案例為目的，依法進(jìn)行訴訟活動(dòng)所形成、具有查考利用價(jià)值，并按照有關(guān)規(guī)定立卷歸檔，集中保管的訴訟文書、聲像材料及其它材料的總和。主要分為四類，即：偵查、審判監(jiān)督的刑事案卷；直接受理立案偵查的刑事案卷；控告申訴案卷；民事、行政訴訟案卷[1]。人民檢察院的訴訟檔案是檢察活動(dòng)的記錄，真實(shí)地記錄著檢察活動(dòng)的始終，不僅是是檢察業(yè)務(wù)工作成績的重要承載，而且是國家財(cái)富的重要組成部分。[2]
2基層檢察院訴訟檔案管理的現(xiàn)狀及問題
通過近年來的努力，基層檢察院訴訟檔案取得了一定的成績，但是在新形勢下，基層檢察院訴訟檔案管理也存在著一些問題。
2.1檔案意識(shí)不強(qiáng)，管理效果不佳
目前，院內(nèi)各部門沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是檢察院工作的一個(gè)重要組成部分，大部分檢察人員存在著“重辦案輕檔案”的思想，沒有對本部門的收集立卷工作進(jìn)行檢查，認(rèn)為這是檔案室和檔案管理人員的職責(zé)，長久下來，給檔案管理人員增加了負(fù)擔(dān)，再加上專業(yè)檔案人員的缺乏，檔案部門督促不力，整個(gè)訴訟檔案管理效果欠佳。
2.2訴訟檔案的文書材料收集不全，檔案質(zhì)量差
基層檢察院的訴訟檔案管理中經(jīng)常存在質(zhì)量問題：首先，由于我國法律體系不是很健全，加上辦案人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)，造成大量的訴訟文書材料歸檔不及時(shí)，歸檔材料質(zhì)量較差。其次，檔案人員在接收案卷材料時(shí)，沒有認(rèn)真檢查，部分案卷缺少討論案件記錄和閱卷筆錄等；卷內(nèi)材料排列混亂，重復(fù)文書材料、與定罪量刑無關(guān)的材料沒有剔除。再次，部分案卷材料中使用劣質(zhì)字跡，如使用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等。使用這種不耐久的字跡材料極易使字跡模糊、擴(kuò)散，不易長久保存，嚴(yán)重影響訴訟檔案的保管質(zhì)量。最后，部分案件的承辦人沒有書寫法律文書編號，如審查批捕、案件意見書不編號；訴訟案卷的封面年度、字第號填寫不規(guī)范、不統(tǒng)一；有的案卷，案件承辦人不簽名，沒有填寫負(fù)責(zé)人，造成了一定程度的歸檔困難。
2.3信息化建設(shè)情況差，信息資源利用率低
當(dāng)前各級檢察院都在進(jìn)行信息化建設(shè)，但是，目前基層檢察院的檔案信息化建設(shè)仍然存在一些問題。一般基層檢察院的訴訟檔案的信息化管理僅僅是條目管理，沒有延伸到全文管理；運(yùn)用單機(jī)版管理軟件或借助EXCEL、WORD表格進(jìn)行檢索，沒有實(shí)現(xiàn)信息資源共享，查找檔案非常不便；對于產(chǎn)生的大量電子文檔，沒有引起重視，使得大量電子文件信息流失。大部分的基層檢察院檔案室保存著大量的訴訟案卷，這些案卷中蘊(yùn)含著豐富的信息資源，但是一般都只是按規(guī)定收集、整理，沒有對其進(jìn)行開發(fā)利用， 檔案人員只是等待查閱者上門查閱，檔案信息資源沒有進(jìn)行有效的整合和利用，檔案信息資源利用率比較低。
2.4檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備和條件不足
隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)法律意識(shí)的提高，檢察院工作的深入開展要求檔案管理工作水平也要進(jìn)一步提升。一般基層檢察院的檔案庫房選址都不符合檔案建筑設(shè)計(jì)要求，不利于訴訟檔案的保管和利用；其次，基層檢察院對檔案工作的投入，僅限于1-2臺(tái)電腦和1臺(tái)打印機(jī)，缺乏除濕除塵設(shè)備、消毒設(shè)備和溫濕度測量儀等，沒有防蟲防有害生物的有效措施，沒有實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，基礎(chǔ)設(shè)備和條件較差，不利于訴訟檔案的保存。
2.5缺乏專業(yè)的檔案管理人員
隨著人們法律意識(shí)的增強(qiáng)，訴訟檔案的增多，各類基層檢察院的訴訟檔案劇增，但檔案管理人員僅配備1-2名，更換頻繁。大多數(shù)情況下，這些檔案管理人員都沒有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，且沒有經(jīng)過專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，無法對本機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門訴訟文書材料的立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。在面對數(shù)以萬計(jì)的訴訟檔案時(shí)，無法準(zhǔn)確而又有效的進(jìn)行收集、整理、保管、利用等工作。有些基層檢察院因人員緊張聘請兼職人員和實(shí)習(xí)生管理檔案，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加上缺乏責(zé)任心，致使訴訟檔案管理缺乏統(tǒng)一性、科學(xué)性和規(guī)范性，給訴訟檔案的利用帶來很多麻煩。
3加強(qiáng)基層檢察院訴訟檔案管理的對策
3.1提高對訴訟檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，完善訴訟檔案管理制度
訴訟檔案工作對整個(gè)檢察院工作的重要性不言而喻，要讓每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)干部和檢察人員都充分增強(qiáng)檔案工作意識(shí)和檔案法制觀念。首先，把檔案分級管理職責(zé)要落到實(shí)處，把檔案工作列入重要議事日程，通過過問、檢查、督促檔案管理工作，為檔案現(xiàn)代化管理工作提供物質(zhì)保障創(chuàng)造條件。[3]其次，要把訴訟檔案管理工作與檢察院的崗位負(fù)責(zé)制和年終考核聯(lián)系起來，以增強(qiáng)全院其他部門領(lǐng)導(dǎo)、檢察人員和檔案管理人員的責(zé)任心與事業(yè)心，加強(qiáng)訴訟檔案的管理。
3.2嚴(yán)格規(guī)范訴訟檔案材料的收集、整理、立卷工作，提高訴訟檔案質(zhì)量
案件負(fù)責(zé)人需要負(fù)責(zé)每個(gè)案件的文書材料形成、積累、整理，保證歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確，并檢查訴訟材料是否齊全、完整、是否符合要求，如果有遺漏或不符合要求的，要及時(shí)補(bǔ)齊或改正，對于無法補(bǔ)齊的文件，要在案卷備考表中說明。卷內(nèi)材料應(yīng)按照實(shí)際辦案程序依次排列，各種證據(jù)材料，可先按材料的名稱、問題等特征分類，再按時(shí)間順序排列，將主要證據(jù)排列在前，輔助證據(jù)排列在后。案卷應(yīng)有卷皮、卷內(nèi)目錄和備考表。卷皮、卷內(nèi)目錄所填內(nèi)容應(yīng)與卷內(nèi)材料相符，卷皮除目錄號、卷號外，都應(yīng)用字跡耐久的藍(lán)黑或碳素墨水逐項(xiàng)準(zhǔn)確填寫，字跡要工整、清晰、規(guī)范。歸檔的訴訟文書必須按年度、程序、一案一號的原則，結(jié)案后，由案件承辦單位整理立卷，于翌年第二季度移交檔案部門，并根據(jù)《人民檢察院訴訟檔案保管期限表》劃出保管期限。
3.3加強(qiáng)訴訟檔案的現(xiàn)代化管理、信息化管理
現(xiàn)代化管理不僅可以大大地增加庫房的庫容量，而且還能提高查找速度、查準(zhǔn)率和查全率，訴訟檔案要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。面對日益增多、紛繁復(fù)雜的訴訟檔案，要改變傳統(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的紙質(zhì)和電子“雙套歸檔”管理制度，加快實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，各個(gè)基層檢察院要逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和信息化管理，實(shí)現(xiàn)與市院網(wǎng)、省院網(wǎng)、及全國檢察院接軌的局面，實(shí)現(xiàn)資源共享。積極引進(jìn)利用先進(jìn)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索，提高工作效率，節(jié)省時(shí)間和空間，為訴訟檔案的利用提供便利。
3.4加大對訴訟檔案的基礎(chǔ)設(shè)施的投入
加大對訴訟檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，加強(qiáng)訴訟檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，有利于實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理。檔案庫房的建設(shè)要嚴(yán)格按照檔案庫房建設(shè)要求標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要購置訴訟檔案管理所需的檔案裝具、除濕除塵設(shè)備、空調(diào)、防火系統(tǒng)、復(fù)印機(jī)、打印進(jìn)、電腦等設(shè)備，還要積極加大適應(yīng)訴訟檔案管理實(shí)際工作需要的軟件設(shè)備的開發(fā)和利用，加速實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)具有檢察院特色的辦公自動(dòng)化管理和傳統(tǒng)手工管理的有效結(jié)合。
3.5加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)
新時(shí)期，檔案管理規(guī)范化的新形勢、新內(nèi)容、新變化需要一支擁有一支高素質(zhì)的檢察檔案管理人員，這是提升檢察機(jī)關(guān)檔案服務(wù)能力建設(shè)的核心和關(guān)鍵所在。首先，要加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心和事業(yè)心，提高檔案管理人員的檔案意識(shí)；其次，加強(qiáng)對檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使掌握利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的方法和技能，積極主動(dòng)開發(fā)利用訴訟檔案資源，以適應(yīng)檔案工作發(fā)展的需要。最后，完善激勵(lì)機(jī)制，可以考慮設(shè)置檢察院檔案管理人員先進(jìn)工作者獎(jiǎng)項(xiàng)，充分調(diào)動(dòng)基層檢察院檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性。
人民檢察院訴訟檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，各個(gè)基層檢察院需要結(jié)合自身實(shí)際情況，積極穩(wěn)妥地開展訴訟檔案的管理、利用工作。
參考文獻(xiàn)
[1] 楊玲.淺談基層檢察院訴訟檔案歸檔中應(yīng)注意的幾個(gè)問題[J].檔案與建設(shè)，2006（S1）.
[2] 謝如薇.湖南基層檢察機(jī)關(guān)訴訟檔案管理研究[D].安徽大學(xué)，2014.
1.1 對訴訟檔案工作重視程度逐年增加。1950年11月滑縣人民檢察署成立時(shí)無下設(shè)機(jī)構(gòu)，至1972年在公安編制內(nèi)設(shè)立了“檢察股”，“”前的業(yè)務(wù)檔案留存在公安局。1978年滑縣人民檢察院恢復(fù)重建后，建院以來的檔案材料，由于重視不夠無專人管理，保存得不夠完整。1986年設(shè)立了檔案室，及時(shí)將保存在縣公安局“”前的業(yè)務(wù)檔案及資料歸入滑縣檢察院。自1979年恢復(fù)重建以來的各類文書檔案保管越來越得到重視，檢察機(jī)關(guān)檔案規(guī)范管理意識(shí)得到不斷提高，訴訟檔案歸檔及時(shí)性和優(yōu)秀率均大幅提高。
1.2 訴訟檔案工作基礎(chǔ)不斷夯實(shí)。目前，滑縣人民檢察院通過辦理各類案件，履行法律監(jiān)督職能形成文書檔案、訴訟檔案、財(cái)會(huì)檔案、聲像檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等種類檔案。其中訴訟檔案數(shù)量在檔案全宗中比重較大。2000年7月，投資10余萬元，購置微機(jī)、密集型檔案架等檔案專用設(shè)施。2007年10月搬入“兩房”后，檔案室煥然一新，現(xiàn)占地面積80余平方米，可容納未來50年新增各類卷宗、影像檔案。
2 存在的問題與不足
2.1 干警檔案管理規(guī)范意識(shí)不強(qiáng)，不能及時(shí)歸檔。當(dāng)前檢察工作普遍存在著重辦案、輕檔案思想，對檔案材料完整規(guī)范、及時(shí)準(zhǔn)確歸檔關(guān)注得少；不能做到檔案材料及時(shí)結(jié)案、裝訂，需要不厭其煩地敦促，對歸檔的檔案材料重?cái)?shù)量不重質(zhì)量，頁碼重疊、順序顛倒等問題存在，給專職檔案管理人員增加了工作負(fù)擔(dān)。對檢察機(jī)關(guān)來講，沒有完整規(guī)范的檢察檔案作記錄，檔案的開發(fā)和利用就成為無源之水無本之木。
2.2 檔案案卷質(zhì)量不高，檔案安全存在隱患。①卷內(nèi)材料不全，卷內(nèi)文件短缺。一旦有當(dāng)事人提出異議，需要復(fù)查時(shí)，可能因缺乏某項(xiàng)內(nèi)容而影響案件的公正性。②卷內(nèi)材料排列順序混亂，目錄和卷宗封面、備考表填寫不全，歸檔卷宗的收案日期和結(jié)案日期填寫不規(guī)范。③許多案卷材料中夾帶金屬物，相當(dāng)部分材料中存在劣質(zhì)字跡（即鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙、紅墨水等字跡）。目前，檢察系統(tǒng)檢查驗(yàn)收訴訟檔案時(shí)，對劣質(zhì)字跡的要求是復(fù)印，但復(fù)印材料本身也容易褪色。④許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。總體來講，目前檔案室大多是館藏，內(nèi)容龐雜、案卷數(shù)量多、時(shí)間跨度長，且多年來一直處于封閉式管理之中，加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同、整理規(guī)格不統(tǒng)一等，導(dǎo)致檔案基礎(chǔ)工作普遍較差。
2.3 檔案管理信息化程度不高。基層檢察院由于經(jīng)費(fèi)、科技條件的限制，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索上，檔案管理者對計(jì)算機(jī)信息技術(shù)不夠了解，該院計(jì)算機(jī)嚴(yán)重老化也很難適應(yīng)數(shù)字化管理要求。
2.4 訴訟檔案保密要求與檔案利用存在矛盾。檢察機(jī)關(guān)的性質(zhì)要求訴訟檔案做好保密工作，檔案工作只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能查閱就行了。而檔案利用是實(shí)現(xiàn)檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是檔案部門賴以存在和發(fā)展的重要基礎(chǔ)。檔案工作者心存顧慮，不敢大膽利用，使很有利用價(jià)值檔案被束之高閣，2001年至2012年間，該院檢察檔案被借閱111次，從利用范圍來看，均為案卷復(fù)查和辦案需要的借閱。
3 改進(jìn)檢察訴訟檔案管理的對策與建議
3.1 加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。重視專兼職檔案人員業(yè)務(wù)提高，積極組織檔案人員參加上級業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)歷教育等，持續(xù)“充電”，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)復(fù)合型專業(yè)檔案人才。
3.2 實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理方法，確保質(zhì)量。訴訟檔案材料的收集、整理、裝訂、組卷要嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。一要層層把關(guān)、及時(shí)歸檔。訴訟案卷歸檔，要經(jīng)各辦案部門負(fù)責(zé)人、內(nèi)勤人員對承辦人整理的案卷材料逐一審查，發(fā)現(xiàn)遺漏及時(shí)補(bǔ)齊，然后向檔案室移交檔案和清冊，過期不交的檔案，檔案室應(yīng)積極催交。二要嚴(yán)格按照實(shí)際辦案程序依次排列，主要證據(jù)在前，輔助證據(jù)在后，印件在前，底稿在后。立案、偵查、審判、執(zhí)行監(jiān)督，直接受理立案偵查，控告申訴，民事行政四類案卷材料的排列順序，按照高檢院和國家檔案局修改后的《人民檢察院訴訟文書立卷歸檔辦法》附件的規(guī)定排列。
3.3 夯實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)，確保保障到位。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)利用，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助工作，提高效率，以實(shí)現(xiàn)快捷、準(zhǔn)確、高效的檔案信息處理，增強(qiáng)檢察檔案資源開發(fā)利用的實(shí)用性、有效性和針對性。
關(guān)鍵詞 檔案機(jī)制 檔案管理 檔案開發(fā) 檔案利用
作者簡介：曹京華，北京市石景山區(qū)人民檢察院。
人民檢察院的檔案是國家重要的專業(yè)檔案，真實(shí)記錄了人民檢察院的審判工作及其他各項(xiàng)活動(dòng)，是人民檢察院歷史變革的重要憑證，也是人民檢察院進(jìn)行審判監(jiān)督和其他工作的重要依據(jù)和必要條件。因此，合理開發(fā)和利用信息資源，發(fā)揮檢察檔案的作用，使檔案工作參與檢察改革、服務(wù)檢察辦案需要就顯得尤為重要。
一、深化檢察檔案工作機(jī)制建設(shè)
建立、健全檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成由主管檢察長領(lǐng)導(dǎo)，辦公室分管主任負(fù)責(zé)，檔案員統(tǒng)一管理與具體指導(dǎo)，各部門協(xié)調(diào)配合的檔案管理工作格局。要把提高檔案工作管理水平作為規(guī)范執(zhí)法、促進(jìn)檢察業(yè)務(wù)工作發(fā)展的一項(xiàng)重要內(nèi)容，及時(shí)解決檔案工作中存在問題，及時(shí)制定、修訂各類檔案收集、整理、歸檔、移交、鑒定、借閱、銷毀等工作制度。加大監(jiān)管和服務(wù)力度，提高質(zhì)量。嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度，加強(qiáng)對重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重大建設(shè)項(xiàng)目的收集與整理，確保歸檔文件、案件材料齊全、歸檔及時(shí)。加大檔案監(jiān)管力度，強(qiáng)化檔案“收、管、用”各個(gè)環(huán)節(jié)重點(diǎn)任務(wù)，切實(shí)提升檔案管理水平。
二、深化檔案隊(duì)伍素質(zhì)能力建設(shè)
堅(jiān)持黨要管黨、從嚴(yán)治黨，推進(jìn)黨建統(tǒng)領(lǐng)的新常態(tài)。鞏固教育實(shí)踐活動(dòng)成果，嚴(yán)格履行檔案隊(duì)伍責(zé)任意識(shí)和履職能力，定期開展理論和業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)。積極營造健康向上、務(wù)實(shí)清廉的工作氛圍。一是提升基層檔案隊(duì)伍業(yè)務(wù)水平。加大教育培訓(xùn)力度，通過舉辦專題培訓(xùn)、開展觀摩交流等形式增強(qiáng)檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)精神的培養(yǎng)，積極營造團(tuán)結(jié)進(jìn)取檔案隊(duì)伍。二是培養(yǎng)檔案人員愛崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、埋頭苦干、甘于奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，把教育培訓(xùn)經(jīng)常化、系統(tǒng)化、制度化來抓，不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)技能和理論水平。三是定期組織檔案知識(shí)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)、更新理念、更新觀點(diǎn)、提高認(rèn)識(shí)，確保檔案工作保持良好發(fā)展局面。 四是加強(qiáng)檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)研討活動(dòng)，提高檔案人員綜合素養(yǎng)，以“講能力、轉(zhuǎn)作風(fēng)、樹形象、求實(shí)效”為主題，全面提升檔案人員職業(yè)道德水平，服務(wù)大局的良好工作氛圍。
三、深化檢察檔案管理體系建設(shè)
隨著司法改革的推進(jìn)和社會(huì)檔案意識(shí)的增強(qiáng)，依法管理訴訟檔案工作的地位將更加凸顯，訴訟檔案的法制建設(shè)也將受到更多的關(guān)注。檔案資源是一切工作開展的基礎(chǔ)，是深化管理手段、挖掘信息價(jià)值，從而換發(fā)檔案工作的生機(jī)和活力。檢察檔案記載著檢察事業(yè)的發(fā)展歷程，更主要反映著檢察工作民主法制進(jìn)程和重大司法改革的原貌。
（一）依法管檔，法律先行
作為檔案守護(hù)者、執(zhí)行者，必須練就一身過硬的本領(lǐng)，熟知相關(guān)法律法規(guī)以及規(guī)章制度，時(shí)刻保持清醒的頭腦，及時(shí)更新、補(bǔ)充知識(shí)，擴(kuò)大自己的知識(shí)面，嚴(yán)格按照《檔案法》規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)管理檔案事業(yè)，任何人都不能凌駕法律之上，凡是違反檔案法律法規(guī)的行為，都必須依法追究法律責(zé)任。 作為檔案工作者只有熟悉法條，依法辦事，才能贏得社會(huì)的理解和尊重，才能為檔案事業(yè)法制化建設(shè)添磚加瓦。
（二）依法管檔，從源頭抓起
檔案接收工作是檔案管理工作的起點(diǎn)，接收工作的質(zhì)量直接影響到檔案管理與檔案利用，因此，對待接收工作不能絲毫懈怠，更不能馬馬虎虎礙于情面，對不符合要求卷宗材料堅(jiān)決退回整改。
（三）依法管檔，抓好檔案入口關(guān)
在訴訟檔案歸檔時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)按照《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》對訴訟檔案進(jìn)行分類管理，人民檢察院訴訟檔案的編號應(yīng)以本單位訴訟檔案保管期限劃分為前提，將不同保管期限永久、長期、短期的案卷每年各編一個(gè)順序號。并對訴訟卷宗的編號、案件來源、嫌疑人姓名、申訴人姓名、舉報(bào)人姓名、案由、處理結(jié)果、收案日期、結(jié)案日期、承辦人、歸檔日期、蓋章情況以及卷宗目錄進(jìn)行全面審查，以確保歸檔的訴訟卷宗材料完整、真實(shí)、合法、有序，全面提高檔案歸檔質(zhì)量。
（四）依法管檔，建立信息采集制度
加強(qiáng)與各部門的溝通，建立信息采集制度，信息采集是電子文件（檔案）備份中心系統(tǒng)的基礎(chǔ)，沒有豐富的電子數(shù)據(jù)支撐，電子文件備份中心就成為無源之水、無本之木。因此，信息采集制度的建立需要各部門的參與、支持、配合，明確采集范圍、內(nèi)容及保密措施。
四、深化檢察檔案安全保密體系建設(shè)
保障檔案實(shí)體安全和信息安全是檔案工作的基本要求。應(yīng)當(dāng)構(gòu)筑人防、物防、技防相結(jié)合的綜合防范體系，加強(qiáng)內(nèi)部管理，把安全責(zé)任、安全制度、保障措施落實(shí)到實(shí)處。一是加大檔案基礎(chǔ)設(shè)施和安全設(shè)施建設(shè)投入，逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案庫房、音像檔案庫房、實(shí)物檔案庫房、閱覽室“四分開”。二是加大檔案庫房配備監(jiān)控報(bào)警設(shè)備、溫濕度控制調(diào)節(jié)設(shè)備、氣體滅火設(shè)備、驅(qū)蟲殺菌設(shè)備，配齊音像檢測和播放設(shè)備、數(shù)字化掃描、存儲(chǔ)、備份設(shè)備、檔案管理軟件及專用服務(wù)器，切實(shí)提高綜合保障能力。三是加大檔案信息系統(tǒng)安全保障。按照國家規(guī)定建立檔案信息管理系統(tǒng)安全保密防護(hù)體系， 嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密管理制度，嚴(yán)防把涉密檔案傳輸?shù)椒巧婷芫W(wǎng)絡(luò)，加強(qiáng)對檔案管理軟件、檔案專用計(jì)算機(jī)、檔案專用服務(wù)器和其他檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的安全保密管理，確保數(shù)字檔案室建設(shè)和運(yùn)行的安全。四是堅(jiān)持定期自查和檔案安全巡查。定期清點(diǎn)庫存檔案，檢查借閱制度落實(shí)情況，加大互查力度，細(xì)化考核標(biāo)準(zhǔn)，確保制度落實(shí)到實(shí)處。
五、深化檢察檔案利用服務(wù)能力
隨著社會(huì)不斷發(fā)展與進(jìn)步，人們對檔案利用的要求越來越高，檔案提供利用服務(wù)，就是最大限度的滿足檔案利用需求，發(fā)揮檔案的憑證作用。檔案利用是檔案工作發(fā)揮價(jià)值的集中體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)的拓展與增值，充分發(fā)揮各類檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。 （一）嚴(yán)格借閱檔案審批制度，確保檔案利用安全
結(jié)合檔案利用多的情況下，制定嚴(yán)格的檔案審批程序，制定檔案利用審批表，由檔案利用人簽名，填寫借閱事項(xiàng)、借閱目的和借閱時(shí)間，經(jīng)處室兼職檔案員簽名，報(bào)處室正、副處長審批，再報(bào)主管檢察長批準(zhǔn)。文書檔案屬于我院機(jī)密檔案，一般不外借，如外單位利用我院文書檔案時(shí)，需經(jīng)主管檢察長批準(zhǔn)，方可辦理借閱手續(xù)，并限期規(guī)檔。
（二）嚴(yán)格借閱登記手續(xù)，確保證件齊全
檔案利用人辦理完檔案借閱審批手續(xù)后，需到檔案室填寫檔案利用登記卡，由檔案部門專職檔案員簽字確認(rèn)其身份后方可借出。歸還卷宗時(shí)，由借閱人填寫歸還卷宗冊數(shù)和歸還時(shí)間，方可確認(rèn)歸還卷宗。上級檢察院和同級法院、公安局、安全局，因工作需要借閱卷宗的，除上述程序外，還需持有單位介紹信、工作證經(jīng)我院辦公室主任和主管檢察長審批方可到檔案室辦理借閱手續(xù)。其他單位一般不外借，因特殊情況需要借閱時(shí)，需經(jīng)主管檢察長批準(zhǔn)，并限期歸還。
關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；保密；訴訟檔案；審判事務(wù)
目前，全國各級法院正在全力推進(jìn)檔案數(shù)字化工程， C法院Y合院內(nèi)工作實(shí)際，在沒有預(yù)算經(jīng)費(fèi)的情況下，以專項(xiàng)項(xiàng)目形式向市政府申請檔案數(shù)字化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，C院檔案數(shù)字化工作探討，更多的是側(cè)重于對檔案數(shù)字化實(shí)踐過程中可能出現(xiàn)的保密問題進(jìn)行思考，以“防患于未然”，為下一步檔案數(shù)字化工作的順利推動(dòng)夯實(shí)基礎(chǔ)。
1 檔案工作在審判事務(wù)中的比重不斷加大
1.1 結(jié)案標(biāo)準(zhǔn)化下的全過程參與
在C市全市兩級法院全面實(shí)施辦案流程靜默化監(jiān)管、結(jié)案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化規(guī)定以來，檔案工作由以往的被動(dòng)接收訴訟檔案轉(zhuǎn)化為辦案過程中的流程參與，以歸檔結(jié)案、過程卷與檔案卷同質(zhì)、電子卷宗與紙質(zhì)卷宗同步的全新檔案工作模式已初顯成效，檔案工作逐步由幕后接收走向過程參與，檔案部門也成為訴訟檔案形成的重要一環(huán)，檔案工作迎來更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。
1.2 司法公開與審判秘密“博弈”的見證
如今，司法公開成為審判大環(huán)境，訴訟檔案作為審判工作秘密的原始記錄，更承擔(dān)著權(quán)衡公開或保密的重要職責(zé)。2014年最高院和國家檔案局聯(lián)合印發(fā)《人民法院訴訟檔案管理辦法》和《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》，積極回應(yīng)在司法公開背景下如何進(jìn)行訴訟檔案管理問題[1]。訴訟檔案由一般情況不對外提供利用到全部正卷材料均可對外公開，檔案見證了司法公開大時(shí)代的到來。
1.3 非工作重心下的大手筆投入?――檔案數(shù)字化
眾所周知，法院工作的業(yè)務(wù)中心為審判，檔案始終只是審判業(yè)務(wù)的忠實(shí)記錄者、竭誠服務(wù)者。此次檔案數(shù)字化工作，僅C市C院一家基層法院，就是兩三百萬元的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，這對如今日常審判業(yè)務(wù)繁重，工作經(jīng)費(fèi)緊張的任何一家法院，都需傾盡全院乃至地域之力來共同推動(dòng)，而全國范圍內(nèi)各級法院已然紛紛行動(dòng)，僅此一點(diǎn)便足以說明檔案工作正得到前所未有的支持和重視。
2 檔案數(shù)字化過程中的潛在風(fēng)險(xiǎn)
國家檔案局局長楊冬權(quán)在2013 年底全國檔案局館長會(huì)議上講話時(shí)指出檔案外包中存在的隱患，強(qiáng)調(diào)要“嚴(yán)防外包服務(wù)中檔案失泄密。”[2] 檔案數(shù)字化工作是保護(hù)檔案原件安全、建立方便人民群眾檔案利用體系的有效途徑。在這項(xiàng)工作中，安全保密高于一切，是檔案工作的生命之線和底線。
2.1 庫藏檔案數(shù)字化加工中存在的風(fēng)險(xiǎn)
檔案最重要的屬性即它的原始記錄性。而庫藏檔案數(shù)字化加工首先即是在損害這一屬性基礎(chǔ)上的拆卷、加工、還原，不可避免的會(huì)對檔案造成一定的損傷。C市C院的庫藏訴訟檔案大多未分立副卷，基于此，數(shù)字化加工機(jī)構(gòu)即獲取了可能本屬審判秘密的全部卷宗內(nèi)容。同時(shí)，鑒于外包公司的非法學(xué)專業(yè)性，其對于應(yīng)屬于副卷信息的重點(diǎn)標(biāo)注是否完全可取，是否自行擴(kuò)大或縮小了不公開范圍，并無十足把握。
2.2 新生檔案過程卷數(shù)字化的安全
庫藏檔案數(shù)字化加工完成后，以市中院審判輔助事務(wù)剝離為原則，最大限度服務(wù)審判中心工作，外包公司將一并參與訴訟檔案過程卷的掃描整理。而過程卷因?qū)徟辛鞒谭爆嵙鬓D(zhuǎn)時(shí)間較長，且多為未進(jìn)行裝訂整理的零散材料，卷宗轉(zhuǎn)接過程中出現(xiàn)遺失的可能性較大，案件材料齊全完整存在未知風(fēng)險(xiǎn)。一旦在訴訟過程中卷宗材料丟失，可能對審判結(jié)果產(chǎn)生直接影響，則可能有損司法權(quán)威，浪費(fèi)司法資源，而且對司法公信力產(chǎn)生直接沖擊。
2.3 項(xiàng)目交接時(shí)的細(xì)節(jié)與保密
檔案外包服務(wù)將法院內(nèi)部分工轉(zhuǎn)化為與外包公司的對外合作，交接手續(xù)繁多且重要。檔案實(shí)體移交時(shí)的實(shí)體安全、數(shù)字化成果交接時(shí)的數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)備份時(shí)的存儲(chǔ)介質(zhì)管理等細(xì)節(jié)問題，都存在各種潛在的失泄密風(fēng)險(xiǎn)。比如數(shù)字化成果的驗(yàn)收與交接，就涉及數(shù)字化加工所使用的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，數(shù)據(jù)載體，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加工系統(tǒng)等多方面的安全管理。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息的全過程，即是依托數(shù)字技術(shù)將有形檔案轉(zhuǎn)化為無形數(shù)字信息的重大工程，其保密工作的重點(diǎn)，也必然擴(kuò)展到信息數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)載體、元素背景等全方位的保密[3]。
3 存在問題的解決對策及思路探討
3.1 建立檔案與保密工作聯(lián)動(dòng)機(jī)制
頒布相關(guān)規(guī)章制度，逐步建立檔案工作業(yè)務(wù)檢查和保密檢查的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，理順檔案管理部門和保密部門的協(xié)作關(guān)系，及時(shí)溝通，憑借多方力量共同處理檔案工作中存在的各類安全隱患 [4]。可實(shí)時(shí)主動(dòng)邀請檔案管理部門和保密管理部門共同參與到檔案數(shù)字化工作的開展過程中，接受多方監(jiān)督檢查，提前預(yù)知防范查漏補(bǔ)缺。
3.2 完善有效的監(jiān)督機(jī)制及救濟(jì)途徑
制定檔案數(shù)字化各項(xiàng)操作規(guī)程、規(guī)章制度、監(jiān)管機(jī)制，要求檔案數(shù)字化服務(wù)公司嚴(yán)格按照流程操作，并在實(shí)踐過程中根據(jù)可能問題實(shí)時(shí)調(diào)整完善。實(shí)行法院檔案數(shù)字化專職人員的外部監(jiān)管和數(shù)字化外包公司項(xiàng)目管理人員的內(nèi)部約束相結(jié)合的監(jiān)督機(jī)制，形成有效的錯(cuò)誤倒查、績效目標(biāo)考核管理制度。針對新生檔案過程卷掃描中可能存在的丟失風(fēng)險(xiǎn)，提供可供選擇的多種救濟(jì)途徑，備出各項(xiàng)救濟(jì)方案，提前將風(fēng)險(xiǎn)預(yù)留在可控范圍內(nèi)。
3.3 培育一批具有專業(yè)素養(yǎng)、高尚職業(yè)道德的保密、檔案專業(yè)人才
市場需求的激增導(dǎo)致當(dāng)今所謂檔案數(shù)字化專業(yè)服務(wù)公司質(zhì)量參差不齊，挑選具有資質(zhì)、豐富檔案加工經(jīng)驗(yàn)、良好行業(yè)信譽(yù)的外包公司是檔案數(shù)字化工作成敗的關(guān)鍵。另一方面，法院檔案管理人員檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗(yàn)不足，加工標(biāo)準(zhǔn)把握不嚴(yán)，對檔案數(shù)字化工作存在畏難情緒。制度、標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目的最終實(shí)施都在于人，精湛的專業(yè)技能、良好的職業(yè)道德及強(qiáng)烈的工作責(zé)任心是工作質(zhì)量高低的核心影響力，培養(yǎng)一批具有專業(yè)素養(yǎng)、高尚職業(yè)道德的保密、檔案專業(yè)人才已迫在眉睫。
參考文獻(xiàn)
[1] 顏研生.淺析訴訟檔案的公開[J].北京檔案.2015，（5）.
[2] 洪檔字[2014]10號，關(guān)于加強(qiáng)檔案數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)安全工作的通知， 南昌市人民政府網(wǎng)站.
關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；專門檔案；管理；經(jīng)驗(yàn)
1 什么是專門檔案
專門檔案顧名思義就是專門的檔案，指的是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他社會(huì)組織，在從事某些專業(yè)性較強(qiáng)的活動(dòng)中，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)職能目標(biāo)而形成和使用的，具有查考、利用和保存價(jià)值并按照專門的管理辦法整理歸檔的各種載體形態(tài)的歷史記錄。
專門檔案是一個(gè)群體概念，不是說某一個(gè)檔案專門。具體而言，可以分為訴訟檔案、工程檔案、學(xué)籍檔案、藝術(shù)檔案、出版刊物等等。它作為一種有效劃分檔案類別的途徑而廣泛應(yīng)用于檔案分類當(dāng)中，由于專門檔案的特定形成規(guī)律，其收集和管理工作就有別于文書檔案而相對具有獨(dú)立性。
2 專門檔案分類的優(yōu)勢
專門檔案相較于文書檔案，其歸檔效果更強(qiáng)烈，更便于查找和借閱。類似我國古代史書中的“紀(jì)傳體”與“編年體”，專門檔案就如同紀(jì)傳體，以某一類人、某一類事作為統(tǒng)一記載序列，而文書檔案則一般是以年度為界。比較來說，專門檔案在技術(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在某些專業(yè)方面的工作情況比文書檔案更有優(yōu)勢。
同時(shí)，由于專門檔案的分類方式，諸如音頻、視頻、圖片等媒介能夠單獨(dú)分類、單獨(dú)存儲(chǔ)，同時(shí)其存放條件也與一般文書檔案不同，避免了目前傳統(tǒng)紙質(zhì)分類方式的管理人員混雜、管理方式雜亂的現(xiàn)象。
3 如何更好地建設(shè)專門檔案的管理工作
3.1 要掌握靈活性
管理專門檔案要根據(jù)專門檔案的靈活性靈活調(diào)整。比如我們保存出版刊物時(shí)，由于不同的出版刊物有不同的受眾閱覽，也面向不同的地域閱覽，因此，我們在存儲(chǔ)這類專門檔案的時(shí)候可以選擇按照出版時(shí)間加以分類，也可以選擇按照出版地點(diǎn)加以分類，還可以按照面向人群進(jìn)行分類，類似1999年1月1日的《新華日報(bào)》可以和同時(shí)間的《人民日報(bào)》一同歸檔，也可以按照地域和同一時(shí)間的《揚(yáng)子晚報(bào)》一同歸檔。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)按照現(xiàn)實(shí)要求，分情況分類進(jìn)行歸檔。
另外需要特別說明的是，對于非紙介檔案的專門歸檔，要根據(jù)每種檔案的不同特質(zhì)靈活對待，借助磁材料保存的文字、聲音、影像檔案，例如光盤、磁盤等要單獨(dú)放置，避免消磁。同時(shí)因?yàn)槁曄駲n案的瞬時(shí)性和階段性，此類檔案還應(yīng)該及時(shí)歸檔。采用膠片、相紙等感光材料的，還應(yīng)當(dāng)留存?zhèn)浞荨τ诟泄獠牧虾痛挪牧系慕栝唵栴}上，應(yīng)該嚴(yán)格控制原件借閱。
3.2 要重視完整性
專門檔案以類別劃分，如果檔案不全將對查閱造成極大不便。比如訴訟檔案，我們要從公安機(jī)關(guān)立案偵查、檢察機(jī)關(guān)提訟到審判機(jī)關(guān)審查宣判，全部記錄，缺一不可。無論時(shí)間再長，也要逐一記錄。再比如基建檔案，涉及到規(guī)劃、勘察、施工、建立、設(shè)備、財(cái)會(huì)、驗(yàn)收等方方面面，其參與部門之多、時(shí)間之長、工程之復(fù)雜等都非常考驗(yàn)機(jī)關(guān)單位專門檔案管理工作。這種檔案一旦缺失某一點(diǎn)，在后期的核查及糾錯(cuò)將會(huì)出現(xiàn)重大干擾。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要特別注意，確保此類檔案的齊全和完整。
對于非紙介檔案，除了應(yīng)留存?zhèn)浞葜猓谟浿羞€應(yīng)當(dāng)對檔案生產(chǎn)的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、工作內(nèi)容和活動(dòng)等一一注明。明確一線責(zé)任人的責(zé)任，加強(qiáng)系統(tǒng)監(jiān)督。
3.3 要強(qiáng)調(diào)時(shí)效性
不同的專門檔案有不同的管理方式。現(xiàn)實(shí)社會(huì)中，信息量冗雜且繁復(fù)，很難對全部的檔案管理做到全面、準(zhǔn)確，紙質(zhì)材料的存檔更是如此，往往紙質(zhì)檔案隨著時(shí)間的推移越積越多，給檔案管理和查閱帶來了諸多不便。這就要求檔案管理人員對歸檔整理要有時(shí)效性概念，尤其是專門檔案的分類管理工作，比如說訴訟檔案中若存檔超過一定時(shí)限，在法律意義上講已經(jīng)喪失了利用的價(jià)值，這時(shí)我們可以將超時(shí)的這類訴訟檔案再逐一進(jìn)行專門管理；教學(xué)工作的學(xué)籍檔案根據(jù)學(xué)生是否在校，分類管理，按照在籍學(xué)生、未畢業(yè)保留學(xué)籍者、畢業(yè)未提走檔案者等歸類存檔。這樣相對獨(dú)立的管理模式，將為檔案的查考利用提供便利條件， 也為檔案的管理工作提供相應(yīng)的支持。
對待非紙介檔案，不僅要考慮傳統(tǒng)檔案的時(shí)效性，還要從其本身的材質(zhì)出發(fā)，視情況整理。磁介質(zhì)的檔案需要隔一段時(shí)間檢查檔案質(zhì)量，光材料檔案要選用遮光避光場所，同時(shí)也要注意保質(zhì)期限。
如此歸檔，很多查找檔案的專門檔案需求人員直接可以查閱本專業(yè)的檔案材料，不需要檔案管理部門的協(xié)助即可，方便又快捷。
設(shè)社會(huì)主義法治國家進(jìn)程中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。筆者就如何做好基層法院檔案管理工作談幾點(diǎn)淺見。
一、抓好規(guī)范化，夯實(shí)基礎(chǔ)
人民法院檔案是人民法院在審判工作等活動(dòng)中形成的各種材料，反映了人民法院貫徹執(zhí)行黨的路線、方針、政策和國家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進(jìn)行審判工作，實(shí)行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。抓好各類檔案規(guī)范化是保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此在規(guī)范化上應(yīng)做到把好“三關(guān)”。
（一）把好“收集關(guān)”，基礎(chǔ)材料規(guī)范化
法院工作人員，特別是審判一線人員要嚴(yán)格樹立“對歷史負(fù)責(zé)”的高度責(zé)任感，嚴(yán)格按照法律、法規(guī)及上級的要求，認(rèn)真細(xì)致、按時(shí)保質(zhì)地收集各種文字圖表、音像等不同形式的歷史記錄，準(zhǔn)確反映整個(gè)訴訟活動(dòng)等工作的全過程，使整個(gè)法院檔案形成鏈條式的材料體系，準(zhǔn)確完整，從根本上提高檔案質(zhì)量。
（二）抓好“整理關(guān)”，科學(xué)立卷規(guī)范化
法院綜合檔案室的管理人員要加強(qiáng)對各職能部門檔案工作的督查和指導(dǎo)，職能業(yè)務(wù)部門要加強(qiáng)與檔案業(yè)務(wù)部門的溝通與交流，齊心協(xié)力抓好檔案基礎(chǔ)建設(shè)，制定統(tǒng)
一、科學(xué)的檔案整理方案，增強(qiáng)訴訟檔案規(guī)范建設(shè)的可操作性，提高訴訟檔案建設(shè)的整體水平。要把法院系統(tǒng)檔案管理和《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定有機(jī)的結(jié)合起來，從而真正實(shí)現(xiàn)基層法院檔案的規(guī)范化。
（三）強(qiáng)化“考核關(guān)”，促進(jìn)檔案規(guī)范化
針對近年來基層法院書記員新招人員較多，在業(yè)務(wù)能力上參差不齊，在檔案管理上時(shí)有問題發(fā)生。因此，這就要求基層法院在加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)強(qiáng)化考核，使每個(gè)相關(guān)人員加強(qiáng)工作責(zé)任心，深刻認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要性和必要性，從而提高做好檔案工作的自覺性，并通過量化考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，彰顯檔案工作在基層法院工作的應(yīng)有地位。
二、落實(shí)制度化，持之以恒
以制度管事，以制度管人是現(xiàn)代管理科學(xué)的重要方面，認(rèn)真落實(shí)檔案管理工作的各項(xiàng)制度，是做好檔案管理工作的有力保證和重要手段。在落實(shí)上我認(rèn)為應(yīng)著重從三個(gè)方面：
（一）組織落實(shí)
法院的檔案管理是一個(gè)科學(xué)、合理、合情、合法的鏈條體系，單從哪一個(gè)方面，哪一個(gè)環(huán)節(jié)去落實(shí)是不夠的，必須從案件受理直至案件審結(jié)以及調(diào)檔查閱等多個(gè)環(huán)節(jié)，全方位的按照檔案法律和上級的制度去執(zhí)行，所以法院的檔案管理涉及到上上下下的每一個(gè)同志，每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，光靠幾個(gè)檔案人員是永遠(yuǎn)不夠的，這就需要領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，并建立一套組織體系，從各項(xiàng)工作的源頭，從案件的起點(diǎn)就一絲不茍地抓好檔案管理，要求各項(xiàng)工作落實(shí)到位，形成一級抓一級，一層抓一層，壓力傳遞，人人負(fù)責(zé)的良好氛圍和責(zé)任意識(shí)。
（二）不斷完善
隨著社會(huì)發(fā)展，改革創(chuàng)新的不斷深化，面對新的形勢，原有的制度、規(guī)定可能就不能完全適應(yīng)新的形勢的需要，因此，這要求我們要用創(chuàng)新的理念，創(chuàng)新的思維去不斷地完善和健全規(guī)章制度，對已有的檔案管理制度，要根據(jù)新近頒發(fā)的檔案法規(guī)和規(guī)定，該廢止的要廢止，該修改的要修改，該制訂的要制訂，從而適應(yīng)法院檔案發(fā)展的需求。
（三）長效管理
牢固樹立長效管理的科學(xué)發(fā)展理念，摒棄“為爭創(chuàng)而爭創(chuàng)”和“管理達(dá)標(biāo)萬事大吉”的思想，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到法院業(yè)務(wù)管理工作中去，進(jìn)一步明確各業(yè)務(wù)崗位的職責(zé)分工，使檔案的收集、整理、歸檔、借閱等工作日常化、規(guī)范化、制度化，使歸檔驗(yàn)收、閱檔審批，借檔催收等制度得到全面規(guī)范的落實(shí)，從而使基層法院檔案管理工作長效有序的發(fā)展。
三、依托信息化，科學(xué)發(fā)展
法院檔案信息化建設(shè)是拓寬檔案服務(wù)利用外延，提高檔案服務(wù)效能的重要手段。因此基層法院在檔案管理信息化進(jìn)程中要做好以下三方面的工作：
（一）加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)。這就要求基層法院在檔案信息化建設(shè)過程中要舍得投入資金，在添置必要的硬件設(shè)備如計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等的同時(shí)，亦要積極加大適應(yīng)基層法院檔案管理實(shí)際工作的軟件設(shè)備的開發(fā)和利用。
（二）加快檔案信息庫的建設(shè)
檔案信息資源共享的前提是各類
蓮山課件信息資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。因此在檔案信息化建設(shè)過程中，不光要對室藏檔案數(shù)字化，同時(shí)還對新生成的文件進(jìn)行數(shù)字化。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)等多種現(xiàn)代化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔，建立一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，為法院檔案信息在線查詢，交換和共享提供服務(wù)。
（三）加大檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)
一、對檢察檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理的必要性和重要性
檔案是證據(jù)。檢察機(jī)關(guān)是國家的法律監(jiān)督機(jī)關(guān)，其監(jiān)督活動(dòng)貫穿于刑事訴訟的全過程，并且對國家工作人員貪污賄賂犯罪、國家機(jī)關(guān)工作人員瀆職犯罪具有偵查權(quán)、偵查，是收集證據(jù)，審查批捕，是審查證據(jù)，出庭支持公訴，要依靠證據(jù)，可以說，證據(jù)是刑事訴訟活動(dòng)的生命。從檔案形成的特點(diǎn)看，是當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)亍?dāng)事人直接使用的文件材料有條件地轉(zhuǎn)化而來的，是未經(jīng)任何改動(dòng)的原始材料，是令人信服的歷史證據(jù)。從檔案本身的特點(diǎn)看，它是歷史的真實(shí)記錄，如手跡、信件、照片、錄音和錄像等，都是原始文件和歷史信證，可以成為查考、研究和處理問題的依據(jù)。檔案是“句號”。每個(gè)案件，都經(jīng)法定程序，都有一疊檔案，從立案、偵查、、審判到執(zhí)行，都有詳細(xì)的記載。事情終結(jié)、案件辦結(jié)的標(biāo)志是什么？兩個(gè)字：歸檔。沒有歸檔的事情、案件，都還沒有真正劃上“句號”。北方農(nóng)民種地，講究春種、夏鋤、秋收、冬藏，如果立案、偵查、批捕、，是“春種”、“夏鋤”、“秋收”，那么檔案工作就是“冬藏”，如果“冬藏”不妥，前面諸般努力的實(shí)際效果就會(huì)大打折扣。檢察檔案是廣大檢察干警辛勤勞動(dòng)的果實(shí)，心血的結(jié)晶，因而，必須科學(xué)、規(guī)范、完好地保存。檔案是歷史，它真實(shí)記載著經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，有著不可替代的現(xiàn)實(shí)參考價(jià)值。檢察檔案是檢察機(jī)關(guān)工作的查考憑證，辦案干事業(yè)的重要依據(jù)，調(diào)查研究的必要條件和基礎(chǔ)，是開展培訓(xùn)的生動(dòng)教材。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的日益普遍和電子文件的大量涌現(xiàn)，對檢察檔案實(shí)行現(xiàn)代化管理已迫在眉睫。
二、目前檢察檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題
經(jīng)筆者初步調(diào)查，在檔案管理、存放中主要存在以下問題：檔案檢索體系不夠健全，普遍存在檢索工具設(shè)置過于簡單，案卷目錄一本賬、重復(fù)交叉現(xiàn)象嚴(yán)重、整體功能發(fā)揮難的問題；有的已晉級的基層院，當(dāng)時(shí)只是為了應(yīng)付晉級檢查，雖購買了軟件，但沒有著錄，這既不便于今后工作，也不符合建檔規(guī)范；有的基層院雖建立了聲像檔案，但沒有購買防磁柜，非常不利于聲像檔案的保存；有的基層院還在使用傳統(tǒng)的老式的“五節(jié)柜”，沒有購買密集架；有的基層院沒有專門用于檔案工作的微機(jī)，既不便于檔案軟件的利用，也不符合安全保密規(guī)定；還有的基層院領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，從不過問檔案工作，甚至沒有設(shè)置專門的檔案室。上述問題的存在，原因是多方面的，有領(lǐng)導(dǎo)的、有管理的、有資金的、有人員素質(zhì)的，如果不下大氣力加以規(guī)范和解決，勢必是對過去檢察工作的不負(fù)責(zé)任，對未來檢察工作也會(huì)造成嚴(yán)重的影響和制約。
三、檢察檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的途徑和辦法
1、以提高認(rèn)識(shí)為前提，轉(zhuǎn)變各級領(lǐng)導(dǎo)的思想。制約檔案現(xiàn)代化管理的因素很多，如資金、人才等，但起主要決定因素的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)水平。首先，主要領(lǐng)導(dǎo)要總攬。認(rèn)真從自身作起，檢討對檔案工作認(rèn)識(shí)和重視上的偏差，切實(shí)轉(zhuǎn)變思想。在實(shí)際工作中應(yīng)投入一定的精力關(guān)心支持這項(xiàng)事業(yè)，要經(jīng)常過問、檢查、督促檔案工作。應(yīng)想方設(shè)法創(chuàng)造檔案現(xiàn)代化管理的物質(zhì)保障條件。其次，主管領(lǐng)導(dǎo)要真管。應(yīng)當(dāng)把檔案工作列入工作職責(zé)，經(jīng)常了解檔案員在干什么、想什么，領(lǐng)導(dǎo)能夠?yàn)樗麄冏鲂┦裁础Ｃ磕曛辽僖芯恳粌纱螜n案工作，對重大事項(xiàng)、重要問題，要定期聽取匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)規(guī)定開展工作，幫助解決工作中存在的實(shí)際困難和問題。
2、以提高素質(zhì)為核心，建設(shè)專業(yè)化隊(duì)伍。檢察檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不僅要求檔案管理人員具備較高的政治素質(zhì)，良好的職業(yè)道德，而且要具有較高的檔案理論水平和較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。實(shí)踐證明，只有有了高素質(zhì)的檔案管理人員，才會(huì)有高質(zhì)量的檔案管理工作。因此，培養(yǎng)和造就高素質(zhì)的檢察檔案管理人員，是實(shí)現(xiàn)檢察檔案管理現(xiàn)代化的核心和關(guān)鍵所在。首先，要提升檢察檔案管理人員政治素質(zhì)。增強(qiáng)他們的政治意識(shí)、宗旨意識(shí)，使之具有高度的職業(yè)責(zé)任感和堅(jiān)定明確的事業(yè)心；要增強(qiáng)檔案管理人員的檔案意識(shí)和法制觀念，使之充分認(rèn)識(shí)檢察檔案的重要性以及它潛在的價(jià)值，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做到干一行，愛一行，專一行，精一行，確保能保質(zhì)保量地完成任務(wù)。其次，要提升檢察檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。檢察檔案管理人員不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)，而且還要具備相關(guān)的檢察業(yè)務(wù)知識(shí)。因此，必須通過全方位、多角度、多層次的培訓(xùn)，努力實(shí)現(xiàn)檢察檔案管理人員由事務(wù)型、封閉型向知識(shí)型、復(fù)合型、開放型的轉(zhuǎn)變。第三，要提升檢察檔案管理人員科技素質(zhì)。計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)已在檢察工作中廣泛應(yīng)用，檢察檔案管理者必須熟練地掌握計(jì)算機(jī)操作技能、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能，不斷適應(yīng)檢察檔案工作發(fā)展的需要。
3、以完善設(shè)備為重點(diǎn)，加大投入力度。一個(gè)完整的、現(xiàn)代化檔案室，應(yīng)配齊密集架、防磁柜、微機(jī)、復(fù)印機(jī)、錄像機(jī)、掃描儀、溫濕度計(jì)等。檔案管理的現(xiàn)代化不僅是設(shè)備配置的現(xiàn)代化，還包括管理技術(shù)、管理思想的現(xiàn)代化和管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化，而這一切，都與科學(xué)技術(shù)的現(xiàn)代化息息相關(guān)。現(xiàn)代化的管理離不開現(xiàn)代化的設(shè)備，而工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化則是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提。在檢察檔案設(shè)備配置上，既要考慮先進(jìn)性，又要著眼適用性，一般來講，購置軟件時(shí)，要著重考慮兼容性、擴(kuò)展性、容錯(cuò)性及是否便于升級的問題，如科怡檔案管理軟件，就比較適用，便于升級，易于查找。應(yīng)把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計(jì)劃，列為本單位重要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容進(jìn)行考核。在宏觀上要有總體思路，推動(dòng)檔案工作與時(shí)俱進(jìn)，在微觀上要不斷規(guī)范技術(shù)要求。
關(guān)鍵詞 法院 檔案 信息化 數(shù)字化
作者簡介：吳心言，蘇州市吳中區(qū)人民法院。
近一個(gè)世紀(jì)以來，計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展并迅速席卷全球，以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的信息技術(shù)應(yīng)用日益廣泛，一場全球范圍內(nèi)的信息革命由此引發(fā)。信息技術(shù)的發(fā)展步伐不斷加緊、加快，一股國家信息化和企業(yè)信息化的熱潮亦隨之出現(xiàn)。在此背景下，人民法院檔案作為國家檔案的重要組成部分，其信息化已成為我國信息化建設(shè)工作的重要組成部分。
一、人民法院檔案信息化建設(shè)的概念與沿革
檔案是指“國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。” 人民法院的工作中形成的檔案大部分是訴訟檔案，屬于國家重要的專業(yè)檔案，訴訟檔案是“人民法院審判活動(dòng)的真實(shí)記錄，是做好審判工作，實(shí)行審判監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。” 訴訟檔案的管理工作與審判工作密不可分。數(shù)字化則是“將許多復(fù)雜多變的信息轉(zhuǎn)變?yōu)榭梢远攘康臄?shù)字、數(shù)據(jù)，再以這些數(shù)字、數(shù)據(jù)建立起適當(dāng)?shù)臄?shù)字化模型，把它們轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M(jìn)制代碼，引入計(jì)算機(jī)內(nèi)部，進(jìn)行統(tǒng)一處理，這就是數(shù)字化的基本過程。” 人民法院檔案信息化，就是指利用計(jì)算機(jī)、掃描儀、圖像處理技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)將傳統(tǒng)介質(zhì)的紙質(zhì)訴訟檔案，進(jìn)行數(shù)字化處理，進(jìn)而形成數(shù)字檔案信息資源并應(yīng)用于實(shí)際的過程。
隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展興起，法院檔案信息化以此為基礎(chǔ)開始起步。70年代末80年代初，計(jì)算機(jī)剛剛引入，我國檔案界便開始嘗試運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理工作。到了90年代末，在信息化整體戰(zhàn)略的助推下，國家和地方政府對檔案信息化建設(shè)的投入大幅增加，檔案部門配置的信息化設(shè)備增多，檔案從業(yè)人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力迅速提高，檔案信息化建設(shè)的相關(guān)法規(guī)也得到了進(jìn)一步的完善，檔案信息化建設(shè)進(jìn)入了快速發(fā)展時(shí)期。進(jìn)入21世紀(jì)后，國家檔案局相繼頒發(fā)了《全國檔案信息化實(shí)施綱要》及《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》等文件，要求“建立與國家經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)的檔案工作體制與機(jī)制，充分發(fā)揮檔案和檔案工作服務(wù)各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)、服務(wù)人民群眾的作用” ，這標(biāo)志著我國的檔案信息化事業(yè)進(jìn)入了系統(tǒng)發(fā)展階段。
二、吳中法院檔案信息化的具體實(shí)踐
該院的具體做法是：一是黨組重視。吳中法院黨組高度重視檔案數(shù)字化工作，多次召開會(huì)議，聽取匯報(bào)，研究方案，部署工作。在人案矛盾突出、辦公經(jīng)費(fèi)偏緊的情況下，抽調(diào)人員充實(shí)檔案科力量，撥出專款，優(yōu)先保障數(shù)字化掃描工作。二是有序推進(jìn)。精心挑選實(shí)力較強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富、具有相應(yīng)保密資質(zhì)的公司負(fù)責(zé)具體掃描工作，并督促該公司嚴(yán)格按文件要求備案；及時(shí)安排工作場地，安裝現(xiàn)場監(jiān)控系統(tǒng)，制定詳細(xì)工作方案，簽訂協(xié)議，細(xì)化任務(wù)，落實(shí)責(zé)任；工作過程中加強(qiáng)督促檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通解決，確保掃描檔案完整清晰，掛接及時(shí)有效，實(shí)體及電子檔案安全。三是齊心協(xié)力。檔案科在堅(jiān)持做好日常查檔、歸檔工作的同時(shí)，強(qiáng)化分工合作，密切配合掃描公司開展工作，每天從庫房調(diào)檔、歸檔數(shù)百卷，并加派專員每日值班。法院網(wǎng)絡(luò)部門積極提供技術(shù)保障和支持，擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫容量，以保障檔案數(shù)據(jù)的掛接。正是在如此條件下，吳中法院的檔案信息化建設(shè)才得以迅速發(fā)展。
三、法院檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢及存在的問題
相較于以紙質(zhì)為主要載體的檔案保存和管理，法院檔案信息化建設(shè)有三大優(yōu)勢。
第一，提高查詢便捷度。檔案數(shù)字化，是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的前提條件和基礎(chǔ)。數(shù)字化資源存儲(chǔ)于硬盤、光盤等數(shù)字儲(chǔ)存介質(zhì)上，其優(yōu)勢在于不易遺失損毀，復(fù)制、轉(zhuǎn)移及查詢方便快捷，大大保障了檔案的安全度和使用便捷度。
第二，提高檔案利用率。法院檔案的管理歸根結(jié)底是訴訟檔案信息資源的開發(fā)利用，建立一體化的檔案信息化管理體系，把檔案管理納入局域網(wǎng)建設(shè)總體格局中，減少人力、物力、財(cái)力資源的占用，既便于管理，又能夠?qū)崿F(xiàn)資源高度共享，從而擴(kuò)大檔案利用率，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)。
第三，降低空間占用率。現(xiàn)在各級法院檔案室均或多或少面臨著庫藏檔案“爆滿”的問題，隨著微縮技術(shù)、掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的運(yùn)用，檔案信息的儲(chǔ)存量大幅提高，存儲(chǔ)密度大大高于紙質(zhì)檔案，利用很小的空間就可以保存大量的信息，而且開發(fā)利用的速度快，易操作。但在法院檔案信息化實(shí)際操作中，也難免遇到一些問題。
首先。法院干警“重紙質(zhì)輕數(shù)據(jù)”的思想仍然存在。一些法院干警對數(shù)字化的檔案存在抵觸情緒，特別是一些工作年限長、年齡較大的干警，對于翻閱傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的工作模式已然習(xí)慣，對數(shù)字化檔案管理的接受度較低，有些甚至不熟悉計(jì)算機(jī)操作，仍舊要求借閱紙質(zhì)檔案，造成電子檔案的“有而無用”。 其次，檔案管理軟件本身開發(fā)尚不完善。應(yīng)用于檔案管理的軟件還不成熟，其穩(wěn)定性、實(shí)用性還有待加強(qiáng)，軟件自身的程序問題造成檔案的丟失、重號狀況時(shí)有發(fā)生。
再次，數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)中轉(zhuǎn)錄易出現(xiàn)差錯(cuò)。法院的數(shù)字化檔案是在多個(gè)平臺(tái)上產(chǎn)生，以江蘇省法院采用的辦公系統(tǒng)為例，檔案數(shù)據(jù)由信息管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，或由辦公管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，需要二次加工，再次錄入難免出現(xiàn)一定比例的人為誤差，不能完全確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
最后，專業(yè)數(shù)字化公司對法院工作缺乏了解。由于“案多人少”矛盾突出，法院訴訟檔案的掃描工作，大多由相關(guān)專業(yè)公司派駐員工進(jìn)行數(shù)字化處理，這些員工精通數(shù)字化掃描工作，但對法院本身的工作全無了解，對紙質(zhì)訴訟檔案的形式及內(nèi)容亦無基本概念，也會(huì)一定程度上增加訴訟檔案數(shù)字化的錯(cuò)誤率。
四、完善人民法院信息化建設(shè)的建議
第一，加強(qiáng)檔案工作與使用人員的培訓(xùn)。一方面，根據(jù)信息化檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對法院檔案部門人員進(jìn)行培訓(xùn)，另一方面，對外聘的數(shù)字化專業(yè)公司人員進(jìn)行法院檔案基本內(nèi)容、構(gòu)成方面的培訓(xùn)。此外，要抓好檔案的安全教育和維護(hù)教育工作，使檔案調(diào)用人員在接受便捷的信息化檔案服務(wù)的同時(shí)，樹立檔案安全負(fù)責(zé)的意識(shí)，已有掃描電子檔的訴訟檔案，均不再以實(shí)體借閱形式對外借卷，盡量降低檔案安全管理的風(fēng)險(xiǎn)。
第二，建立健全安全防范體系。積極應(yīng)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，照片修復(fù)技術(shù)，電子信息回復(fù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)錄音處理技術(shù)等，為檔案安全提供技術(shù)支持。切實(shí)落實(shí)異地備份制度，對有多套檔案或檔案復(fù)制件的，確保異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害或事故對檔案造成毀滅性損失。
第三，加強(qiáng)財(cái)力和人力支持。要將法院檔案信息化納入法院信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，從訴訟信息集成、服務(wù)審判一線的角度出發(fā)，統(tǒng)籌兼顧，相輔相成，互為作用。撥放一定資金專門用于檔案安全維護(hù)，用以更新先進(jìn)的檔案保密系統(tǒng)，增加檔案信息化軟、硬件設(shè)備。
