發布時間：2023-05-19 16:34:20
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的智能化檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
關鍵詞：物聯網；檔案管理；智能化
中圖分類號：G640 文獻標識碼：A 文章編號：1002-4107（2012）11-0047-02
高校檔案是衡量學校管理水平、評估教育教學質量、評價科技成果、考核教職工的重要依據。目前高校檔案管理隨著科技的發展，已經廣泛應用了計算機、互聯網等先進信息技術和設備，逐步向現代化管理邁進。在這一過程中，物聯網躍入人們的視野，引起多個領域的關注。對于繁瑣而復雜的高校檔案管理工作來說，發展和應用物聯網技術是一個值得深入探討的課題。
一、物聯網以及智能化趨勢
目前國內比較公認的物聯網概念為：通過射頻識別（RFID）、紅外感應器、全球定位系統、激光掃描器等信息傳感設備，按約定的協議，把任何物品與互聯網相連接，進行信息交換和通信，以實現智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理的一種網絡概念。簡單說，物聯網將各種感知技術、現代網絡技術和人工智能與自動化技術等進行聚合和集成應用，使人與物智能對話，或者說在人的指令下進行物與物對話，從而在“物―物”相連的基礎上實現智能管理。
物聯網是繼移動通信網、互聯網之后的人類第三次信息革命浪潮。繼2009年國務院正式批準同意支持無錫建設國家傳感網創新示范區（國家傳感信息中心）以
來，我國各地對發展物聯網給予重視，長三角、珠三角、京津唐等各地重點培育物聯網產業。2010年1月5日，國家發改委委托中國工程院啟動我國物聯網發展戰略規劃的研究，對智能物流、智能電網、智能交通、智能家居等行業展開調研。目前，工信部已將物聯網規劃納入到“十二五”專題規劃，正在積極研究推進。因此，可以預見，這樣一種物與物智能相連的方式會逐漸進入人們的生活，甚至在許多情況下取代人對物的機械操作。
二、物聯網與高校檔案管理
需要說明的是，在物聯網時代，幾乎萬事萬物都處于物聯網的智能狀態下，可以智能相通。這里討論檔案管理的物聯網，實質是說物聯網中關于高校檔案管理的部分，討論如何讓高校檔案管理趕上和緊隨物聯網熱潮，早日實現智能化管理。
高校檔案管理是一項極其繁瑣的工作，從檔案的收集、整理，到鑒定保管、著錄，整個過程紛繁復雜。單從檔案收集來看，一所高校每年在教學、科研、黨政管理、外事、財務等方面都有大量的文字材料、圖像、音頻和實物，要將這數萬件文檔、材料、實物收集分類，其工作量是可想而知的，而目前高校檔案管理工作雖然應用了計算機等較為先進的設備或技術，大大提高了工作效率，但絕大多數工作還是以人工為主，管理方式相對來說遠遠落后于實際需求。加上各種各樣的需求，不同的檔案查詢、檢索，使得以人工管理為主的整個檔案管理工作更為繁雜和棘手。一種智能化、自動化的管理方式是檔案管理長期以來的需求，物聯網正是提供這種智能化系統的網絡，同時也是一種基礎設施。正像創造智能交通、智能能源、智能城市一樣，發展和應用物聯網構建“智能檔案”是必要而且必需的，基于物聯網實現高校檔案管理智能化是高校檔案管理的迫切要求。
事實上，物聯網是抽象出來的概念，它的具體業務形態已經存在于我們的生活中，并且初步實現了智能化，如ZigBee路燈控制系統、智能交通系統（ITS）、上海浦東國際機場防入侵系統等。我們可以從現有的互聯網及其他信息科技中找到物聯網的基礎，體察到基于物聯網的高校檔案管理智能化的前景。從2009年無錫國家傳感信息中心試點以來，一個物聯網大發展的社會環境和科技環境在中國迅速形成：國家發改委在物聯網應用示范試點方面，科技部在863計劃等重大專項方面，工業與信息化部在物聯網的技術標準和產業政策引導方面出臺了針對性宏觀舉措；2010年6月23日，工信部通信發展司司長張峰在上海“2010中國國際物聯網大會”上表示，物聯網被正式列為國家重點發展的五大戰略性新興產業之一，將成為全球信息通信行業的萬億元級新興產業，到2020年之前，全球接入物聯網的終端將達到500億個；在政府的重視與大力推動下，信息產業商家首先在物聯網建設上傾注精力，中國移動、中國聯通等與政府協議合作，在傳感器技術、傳感網絡技術等方面推進建設；清華大學、北京郵電大學、東南大學等高校研究機構也成立了傳感網研究中心；上海、北京等城市也相繼成立了一系列頗具規模的物聯網中心，將物聯網作為一大產業全力推進，在物聯網器件、芯片、材料、軟件、服務等方面逐漸起步；傳感系統和3G技術快速發展……借此之勢，“智能檔案”的物聯網建設：一方面有社會環境，另一方面有科技基礎，將物聯網在信息產業的成果轉接到檔案管理中是完全有可能的，是可行的。因此，物聯網是高校檔案管理工作智能化建設的一大契機。
三、基于物聯網的高校檔案管理智能系統構建
（一）基于物聯網的高校檔案管理智能系統
高校檔案管理物聯網是一個基于物聯網的高校檔案管理智能系統，是利用各種感知技術獲取檔案信息，通過數據分析技術自動對這些信息進行鑒定、分類，并使之得到有效利用。可見，這一智能系統的基礎是檔案智能識別子系統、檔案保存子系統、檔案查詢子系統，除此之外，還有系統維護和安全保證兩部分。檔案智能識別系統能夠自動掃描出需要存盤的文件，并賦予這些文件統一的電子標識；借助M2M的聯網通信技術，這些文件的電子標識會傳送到數據子系統中進行分析，根據上一環節電子標識的區別而分類出不同的檔案，并得出保存建議；在人工協助作出相應保存處理后，系統將保存處理數據和前期整理有效數據提取到查詢子系統中，滿足檔案查詢者的多種查詢需求。在這個系統中，檔案管理工作是由各個相互關聯的子系統自動完成的，人只是做輔工作，或采納與不采納系統建議的決定工作。這樣，通過機器與機器之間的信息交換和聯通，檔案管理的各環節工作在人腦之外自動關聯起來，按照人預設的命令一步一步進行下去，并自動進行系統維護，提供安全保證。這就是基于物聯網實現高校檔案管理智能化的目標――智能檔案。在智能檔案的“照應”下，繁瑣的高校檔案管理工作不再牽制更多的人手，管理效率得到有力的提高，甚至可以做到隨時從各個部門收集有保存價值的材料、檔案，隨時為各個部門提供“萬能”的檔案查詢，為高校的其他各項工作做好“后勤”工作。
（二）高校檔案管理物聯網構建的難點和關鍵點
這樣一個“全自動”物聯網系統，從目前高校檔案管理的基礎來看，難點在于資金和技術。從某種意義來看，物聯網是一項重要的國家戰略，一項波及全社會的龐大工程，充足的資金保障是這一工程往下推進的基礎。尤其是對高校檔案管理來說，部分高校對檔案管理工作還未給予足夠的重視，多數高校檔案館在資金上存在著或多或少的困難，從而將檔案管理工作局限在日常的人工材料保管上。物聯網技術屬于新興科技，需要相對先進的機器設備，也有無數的技術難題有待探索和攻克，高精尖人才的培養和挖掘，這些作為前期投入，都需要強大的資金保證，這對于當前絕大多數的高校檔案館來說都是難點。
在保證資金的基礎上，實現智能檔案還面臨技術難題。目前檔案管理還處于人工主導的狀況，談物聯網技術還言之過早，檔案管理的自動化往往局限在自動化辦公、電子檔案管理上，要將檔案管理推進到物聯網時代，技術是瓶頸。在四大關鍵技術中，衛星定位技術和網絡傳輸技術相對已較為成熟，商業化程度比較高，但RFID和傳感器技術作為物聯網業務的前提和基礎，其核心領域尚未全面進入產業化。一方面，要實現智能檔案，就要將這些相對成熟的物聯網技術與檔案管理對接、融合，使之為檔案管理所用；另一方面，要著眼于新的物聯網技術，研究和提高相對薄弱的技術，力圖搶占物聯網的產業化先機，使其在檔案管理上大有作為。
（三）高校檔案管理物聯網構建的目標
簡單說，智能檔案系統的目標就是智能化，具體來講，包括：實現檔案物標識方法的一致性，檔案流程管理的全自動，多種檔案管理的一體化。
將可能成為檔案的物品、材料都賦予一致標識方法的電子標簽，就能讓檔案館像超級市場掃商品條形碼一樣采錄檔案信息，是檔案信息后期處理的前提。當然，這樣的標識方法是需要高端技術支持的，仍需深入研究。將這些采集的檔案信息傳送到檔案流程管理的軟件中，這樣的檔案管理軟件已出現在市場上，并且不少檔案館已應用這種軟件管理。在這些軟件的基礎上，可以逐步實現對檔案的自動分類、自動保存、智能動態調控和利用。這樣，不管是電子檔案、實物檔案，還是紙質檔案也將更合理地融入到同一管理系統中，科學地分類保存，提供更便捷和準確的查閱服務。這是高校檔案管理物聯網構建的目標，也是“智能檔案”的方向。
有了資金和技術的支持，把握好物聯網建設的關鍵點，集中力量重點突破，才能構建起高校檔案管理的智能系統。乘著物聯網建設之熱潮，發展檔案的信息化、自動化，繁瑣的高校檔案管理工作才會變得簡單而高效，“智能檔案”的前景指日可待。
參考文獻：
[1]王炳輝.構建可運營可管理的物聯網[J].信息通信技術，2010，（2）.
[2]黃家柯.物聯網及其發展策略探討[J].廣西通信技術，2010，（3）.
關鍵詞：智能化；學籍檔案管理系統建設；可行性
Abstract: the student file management is all kinds of school management is an important part of a direct impact on the school's quality of teaching and social reputation, with the scale enlargement of the school, the school for the archives management work efficiency, normative and accuracy put forward higher request, many school archives storage also has far cannot satisfy the daily storage, management, management personnel to the heavy burden. How to can not only ensure the integrity of the student's record, and safety, and can improve the daily management of the work efficiency, has become all kinds of school archives management work of the urgent need. Therefore, this article is intelligent student file management system construction feasibility is discussed, the hope can solve the above problem.
Keywords: intelligent; Enrollment files management system construction; feasibility
中圖分類號： G271 文獻標識碼：A 文章編號：2095-2104（2012）
隨著計算機信息化技術的發展和普及，大多數學校的學籍檔案管理工作已經實行信息化管理，借助于學校的內部校園網絡平臺或者是因特網平臺，根據不同的管理權限，學生的學籍檔案情況已經可以進行方便的查詢和管理。但由于學生學籍檔案的特殊性，學生的各種信息，不能單純以電子信息的形式存在于服務器的數據庫內，一些重要的信息，如學生入黨、榮譽證明等資料信息，還必須以某種存儲介質形式存放在個人檔案袋內，并統一妥善保存于學校的檔案室內，需要設置專門人員進行管理。
21世紀是信息產業的時代，各種智能化產品被廣泛應用，使我們的經濟和社會生活因此發生了深刻變革。如何對學校的檔案室進行智能化更新換代或升級改造，并與學校的學籍檔案信息化管理系統平臺進行有機地結合，形成一種系統化的、高效的、全局化的管理模式，將是本文研究的重點。
一、系統硬件設施的建設
目前，誕生于二十世紀九十年代初軍隊系統，現已經在各個領域得到普遍推廣的高效自動化的智能檔案柜技術已經成熟，且有手動、半自動、全自動幾種類型可供不同需求、不同規模的檔案室進行選擇。
智能檔案柜也叫自動選層檔案柜（智能回轉庫），是新一代的自動化檔案存儲設備。主要由硬件（柜體、PLC/單片機、嵌入式系統、電動機、串口、屏蔽線等組成的電動控制系統)和軟件（計算機聯網檔案管理系統）兩大部分組成。檔案管理員只需輸入需要查找的人名、編號或其實信息后確認，所需檔案自動轉送到操作出口供存取。該檔案柜具有智能存取、數字查詢、盤庫報表和權限設置等功能。廣泛應用于各類學校學籍檔案、干部人事、財務綜合等各種檔案管理。此種設備具有以下特點：
（1）、存取檔案方便快捷，在設計上充分利用縱深空間，節約占地面積。
（2）、全封閉存儲檔案可以有效的避免灰塵、濕氣、陽光等侵害，提供了雙鎖安全設置，防止未授權存取。支架與柜殼一體化制成，堅固耐用，承載能力強。
（3）、具有保密權限功能，密碼正確方可進入存取檔案操作。
（4）、存儲空間可自動進行優化，節省檔案存取時間。
（5）、設備自帶管理軟件操作簡單易懂，處理功能卓越，可實行檔案網絡化管理，并可與校園信息化管理系統如MRP、ERP系統進行無縫集成，兼容運行。系統運行過程中，計算機對自動檔案柜的運行狀態進行實時監控，并進行必要的數據交換。
（6）、檔案管理軟件可對檔案存取進行日常管理，自動或手動安排儲位，對相應的自動檔案柜產生存取請求，根據自動檔案柜的反饋信息作出存取確認。
（7）、定期生成報表及盤點報表，滿足檔案管理需要。
（8）、柜體采用優質碳素結構冷軋鋼扳，經數控模壓沖壓等工藝制造成型；結構牢固，柜體表面采用靜電噴涂，漆膜耐沖擊性、附著力、耐腐蝕性能達到國家有關標準；漆膜具有色澤厚度均勻一致，表面光澤艷麗等優點。
（9）、控制操作臺采用防火貼面高密度中纖板制成，具有防火、絕緣、不變形等特點。
（10）、傳動電機選用低噪音三相異步電機；采用鏈傳動運行結構，鏈條、鏈輪選用技術指標均符合國家標準，極限拉伸載荷最低為3200kg，有較大的強度冗余量；整機具有運行平穩，噪音低，故障率低等優點。
智能檔案柜最大優勢是存儲量大、自動高效、操作簡便、安全可靠，并可以根據場地進行非標設計，工作人員坐在工作臺前，使用電腦裝置控制載物擱板自動回轉運行，直接提取、存放物品。能大幅度減輕工作人員的勞動強度，并大大提高管理人員的工作效率，可以幫助解決學校檔案管理工作量大、程序繁瑣、效率低下等一系列問題。
智能學籍檔案柜的結構圖如圖1-1所示
圖1-1 自動選層檔案柜結構圖（單柜體）
智能學籍檔案柜的案例效果圖如圖1-2所示
圖1-2 智能學籍檔案柜效果圖
二、信息化管理平臺的建設
學籍檔案管理系統的高效運行必須借助完善的信息化管理平臺才能發揮其作用，隨著計算機技術和電子信息網絡的不斷發展和普及，學籍檔案管理信息化系統已經普遍用于學校的學籍檔案管理工作。學校的學籍檔案管理系統的信息化管理平臺可以采用多種形式，基礎平臺可以借助因特網（適合多校區）、校園局域網，但需要具備以下基本要求：
1、統一的信息平臺和數據庫。全校建立學生學籍檔案管理數據庫，在權限范圍內，管理人員可隨時調用和統計分析，使各教學部門能互換信息，也便于各級領導和部門掌握情況。學生可通過網絡直接查詢學籍信息、考試成績等，從而實現資源共享，實現學籍管理文件的自動化檢索，提高學籍管理水平，使學校學籍管理走向科學化、信息化、規范化。
2、學生學籍檔案管理功能模塊需要具備以下基本功能：
（1）、檔案信息錄入、修改：所有管理檔案通過接收錄入，對檔案接收部分具有新增、修改、刪除、打印等功能。
（2）、檔案查詢：對所管理的檔案提供多種方式的檢索查詢，尤其是直接模糊查詢，方便快速。
（3）、檔案統計：對所管檔案現狀和借閱歸還情況進行統計。
（4）、檔案借閱、歸還：對檔案柜現存檔案進行借閱登記，對借閱人、承辦人、借閱時間進行登記。借出的檔案進行歸還登記，記錄歸還人、承辦人、歸還時間。
（5）、數據庫管理：提供數據庫的備份、恢復、數據導入導出以及數據庫壓縮等功能。
（6）、報表打印：所有檔案條目、借閱歸還情況、修改情況等，都可以以報表形式打印輸出。
（7）、檔案柜盤庫：對檔案柜中的檔案進行自動盤點，自動生成報表。
（8）、安全：軟件實施分級管理制度，對所有操作人員進行賬戶設定、權限設定和密碼設定及修改；且所有操作都記錄在案備查。
目前，各類學校使用的信息化管理系統經過二次開發后，只要共享數據庫和網絡運行平臺，均可以與智能檔案柜原有系統進行兼容運行，進行有機結合，實現資源共享和同步管理，發揮其最大功效。
三、系統的日常使用和維護
1、硬件系統（智能檔案柜）維護：
學校檔案室需要建立日常維護管理制度，進行必要的維護保養，以保證其系統運行的有效性，延長使用壽命。
（1）、定期清潔。檔案室應通風、通光，并定期對檔案柜進行除塵等衛生清潔，建議在柜體內放置吸濕劑進行防潮處理。
（2）、定期試運行。需要定期對所有柜體進行試運行，一般每月一次，避免柜體由于長時間不運行導致的卡殼、運行不暢等故障的發生。
（3）、定期保養。對滾輪、軸承、鏈條、導軌等磨損部位需要定期加注油進行；柜體表面定期涂防護蠟進行防銹護理。
2、信息化管理平臺的日常維護
（1）、系統管理平臺需要定期進行防毒、殺毒處理，防止病毒、木馬程序損壞系統，造成資料外泄、混亂等損失。
（2）、系統用戶、管理人員的賬號和權限需要及時更新、調整。由于人員流動、崗位調動等原因，管理人員的進入系統的賬號和權限需要及時進行更新和調整，以免混亂。一般注冊登陸的查詢用戶賬號也需要定期進行清理，以免造成垃圾賬戶過多，影響系統運行。
（3）、定期對系統數據庫進行備份和整理，當服務器系統出現意外時，可進行數據庫重建修復，避免重大損失。
校園智能化學籍檔案管理系統的建設是將智能檔案柜與校園信息化管理平臺進行有機結合的產物，是一項機電一體化、信息化建設系統工程，因每個學校的規模、資金力量、校園分布，以及現有信息化系統建設情況都各有不同，所以在建設方案的規劃時，需要根據學校實際情況、實際需求，以及學校的中長期發展規劃進行有針對性的設計，因地制宜，量體裁衣，才能發揮其最大的實際使用效率，增強其實用性。
四、結語
校園智能化學籍檔案管理系統在技術上是可行的，具有很好的經濟效益和社會效益，將一次性解決目前困擾各類學校的學籍檔案管理中存在的一系列問題，大大提高各類學校的學籍檔案管理水平，還可以在各大企事業單位、政府機關、部隊系統等機構得到推廣應用。希望本文所述可以給有關學校管理層以及專業人士一些啟示和幫助。
參考文獻：
[1]李玲.淺談學籍管理信息化的現狀[J].南昌教育學院學報.2010.
關鍵詞：檔案管理；信息化；人工智能技術；安全；網絡
1人工智能技術與檔案管理
1.1人工智能技術
在20世紀50年代中期，歐美等發達國家就已經率先提出了人工智能的概念，并且將這一理論概念逐漸的發展成為了現實存在的技術，震驚了學術界。目前，科學家們致力于研究更加精深的人工智能技術，為此開發了多種多樣的理論原理，而人工智能也隨著經濟全球化得到了普及，被運用到了全球的各個角落當中去，為各行各業的生產力發展提供了巨大的動力。當然，人們所提到人工智能技術的時候，首先會提到的就是AI技術，它是人工智能技術的一個縮寫，是通過計算機網絡的方式將多個系統集合起來，從而形成一個可以模擬人腦的智能機器，人工智能技術包括了機器視覺、指紋識別、人臉識別、虹膜識別、智能搜索和專家系統等。從這個角度來看，人工智能技術實際上是對人的大腦的一次復制和模擬，尤其是對人腦當中的思維意識和思維過程的一次模擬，但人工智能并不能夠與人腦完全等同，他只是人腦的一個低端復制，并不能夠超過人的智慧，也不能夠進行獨立的人類思考。
1.2檔案管理
檔案管理這項工作屬于行政管理工作的范疇，它普遍存在于各行各業和各個層次的公司當中，即便是在規模小的公司，也一定都會具有相應的檔案管理工作和專門的負責人員。在傳統的檔案工作當中，人們主要是通過記憶和書寫的方式將一本本檔案進行反復的裝訂和整理，并且撰寫目錄，相對來說耗時耗力，出現錯誤的可能性也十分的高。隨著科學技術的不斷發展，人們更多地將計算機信息技術運用到了檔案管理工作當中去，極大地解放了這項工作的生產力，提高了檔案管理的工作效率，也使得越來越多的管理人員能夠從繁雜的檔案整理和文書撰寫當中解脫出來。檔案管理的內容和項目是復雜的，除了一般的人事檔案以外，還包括了文書檔案、發展檔案、項目檔案、財務檔案等等內容。
2人工智能技術在檔案管理信息化中應用的必要性
2.1降低錯誤率
將人工智能技術科學地運用到檔案管理工作當中去，最顯而易見的一個優勢就是可以極大程度上降低檔案管理的出錯率。目前，利用人工智能技術當中的智能檢索技術，就可以輕易地降低檔案管理和借閱過程當中的錯誤率，無論是利用語音輸入還是圖片檢索的方式，都使得檢索途徑逐漸的優化和拓寬，也使得檢索的時間成本正在不斷的被壓縮[2]。另外，有部分工作人員在進行關鍵詞檢索的時候，可能對于自己想要的檔案和主要的內容還是比較模糊的，這時候利用智能檢索技術當中的延伸檢索技術，可以對其他相關的檔案內容和關鍵詞進行一個拓展和推送，使得用戶既能夠了解到目前所需的、與關鍵詞相關的檔案內容，同時又可以了解到與這些檔案相關聯或其他用戶較多搜索的關聯檔案內容。即可以不再依賴人力進行檔案文字的查閱，通過計算機網絡的關鍵詞檢索就可以完成檔案的查閱，極大地降低了錯誤率。
2.2提高管理效率
以項目檔案為例展開論述的話，當企業展開一個經濟活動和項目的時候所需要收集的檔案是多方面的，不僅包括了企業的前期投入以及招投標的各個環節，同時也包括了企業的預算以及最后的企業項目負責人員、企業項目決策會議內容等等。如果可以利用人工智能技術，首先在計算機網絡當中編制一個成熟的程序，將這些不同的環節和內容首先預留出來，然后再進行完一項工作以后，自動自發地將工作所涉及的檔案內容和具體信息上傳到計算機中來，最終當整個項目完成以后，就能夠形成一份十分詳實且準確的項目檔案。這種方式可以節約檔案管理人員大量的時間，使得他們不用整日被淹沒在浩瀚的數據信息當中。檔案管理人員往往只需要在后臺進行簡單的編程操作和掃描工作，就可以將所有的項目信息收錄起來，在后期進行簡單的排版和目錄編制，即可完成一本優秀的項目檔案[3]。
2.3減少成本投入
在人工智能可以節約成本這方面，有部分中小企業會表示出較大的質疑情緒，他們認為，人工智能技術相較于傳統的聘用管理人員需要付出更多的科技成本，并且后期的養護和維修成本也是一筆高額的支出。人工智能技術是一項長遠的投入，當購買一套人工智能技術以后，不僅僅代表著購買了其中的編程和設備，更多的是購買了其中所包含的配套設施和服務，也就是后期的各種更新和維護服務。在傳統的檔案管理工作當中，企業需要雇傭大量的管理人才，需要付出巨額的人力資源成本，并且還需要繳納相應的保險支出部分福利。而人工智能技術則更像是一種一次性的投入，僅僅需要在前期支付一筆大額的設備使用和專利使用費用即可。同時，人工智能技術也不需要休假，24h都可以進行工作，工作效率也會一直處于飽和狀態。人工智能技術從長遠來看，對企業的成本產生了巨大的節約作用。
2.4提高安全性
對于一些大型的企業項目和國家機關事業單位來說，在檔案管理的工作當中，最重視的就是安全性問題。在傳統的檔案管理工作當中，主要是依靠人力來完成管理工作，這樣一來就存在著很多的不確定性，一旦檔案工作人員自身的思想意志不夠堅定，就非常容易出現以權謀私販賣企業經濟信息，以及泄漏政府核心機密的問題。現階段，如果可以使用人工智能技術來代替傳統的人力管理，那么相對來說安全性就得到了保障，人工智能技術可以根據前期編程員所設置的種種權限，一些不具備權限的人員想要查閱這些檔案是絕對不可能的，而這些檔案也必然會在多重安全密鑰的加密之下，更加穩妥的被保管在計算機硬盤當中。但這一切都需要建立在已經能夠對檔案管理信息化系統的安全性充分保障的基礎之上，也就是需要建立起更加牢固的防火墻，有效地規避黑客風險和病毒風險。
3人工智能技術在檔案管理信息化中的應用措施
探討人工智能技術在檔案管理信息化當中的應用措施，更多的是從技術角度進行探究的。本文按照不同的技術層面對措施進行分類探究，重點提出了系統智能識別技術、指紋虹膜識別技術以及網絡平臺共享技術3項內容。
3.1系統智能識別技術
人工智能技術最核心也是最基本的技術，就是系統智能識別技術，這一技術也是目前人工智能技術當中發展最為成熟，運用最為廣泛的一項技術。目前所探討的系統，智能識別技術就是經常能夠在搜索引擎上使用的搜索框，目前在智能識別技術當中，不僅僅可以通過文字的形式進行檢索，同時還可以通過語音的形式進行檢索，通過圖片的形式智能判斷，而這些技術都可以被廣泛地運用到檔案管理的信息化工作當中來。舉例來說，如果想要進行查閱檔案工作的時候，就可以利用系統智能識別技術，將已知的檔案文號或者檔案標題或者是檔案當中內容的關鍵詞放置到搜索框當中，只需要輕輕的點擊檢索按鈕，那么即可以搜索出與之相關的各種檔案。在語音識別技術方面同樣如此，可以通過語音的方式將所口述的內容轉化成為文字，在系統當中自動的進行檢索，尋找所需要的檔案。而圖片智能識別技術則更多的被運用在一些歷史檔案和項目檔案當中，例如企業在發展的過程當中所興辦的一些項目可能已經年代久遠，記不清當中的關鍵詞和具體信息，但是在官方網站上具有當時項目的相關圖片，那么就可以將圖片放置到搜索框當中點擊搜索。包含此圖片或相近圖片內容的檔案就會一目了然的展示在我們的面前[4]。
3.2指紋虹膜識別技術
在前文中已經提到，對于檔案管理工作來說，其最重要也是最難克服的一項問題就是安全問題，如果安全問題無法得到保障，那么檔案當中的信息就時刻都有可能被暴露在大眾的面前，尤其是在涉及到一些經濟項目或政府機密文件的時候，安全問題應當是我們首要需要保障的。利用指紋識別技術和虹膜識別技術，就可以很大程度上杜絕安全隱患[5]。舉例來說，當查閱一些機密文件的時候，那么首先就可以對查閱人的虹膜和指紋進行識別，在前期檔案管理工作的時候，要對這些機密文件進行權限的設置，只有專門的人員才能夠查閱這些文件。例如，政府工作當中的一些文書檔案和人事檔案，涉及到了機關內部的人事調整和編制職數，這些都屬于機密的內容，而在進行檔案管理的時候，就可以將人事檔案管理的工作人員、主管領導和單位的主要領導作為可查閱人員，將他們的指紋和虹膜錄入進來。在后期，如果他人想要查閱這些檔案的時候，系統就會自動的對這個人的虹膜進行掃描，一旦發現不匹配的問題，就會在系統內產生警告信息，并且直接以短信和電子郵件的形式發送至主管領導及人事檔案管理人員的手機當中，可以有效對可能存在的風險產生一個預警機制。當主要領導和檔案管理的負責人員看到某些人妄圖窺探企業的機密檔案的時候，那么就能夠做出相應的處罰條例，積極地調整管理制度，這就可以使得檔案管理工作逐漸朝著更好的道路發展，實現一個良性循環。
3.3網絡平臺共享技術
檔案的查閱、借閱以及歸還是一項十分復雜的工作，在傳統的檔案管理流程當中，主要是通過紙質文件的形式逐級進行向上審批，尤其是在涉及一些機密和機要文件的時候，更需要進行一個繁雜的審批流程。這時候，如果能夠利用人工智能技術當中的網絡平臺共享技術，將這些審批流程進行簡化，通過電子計算機或者說是OA軟件的形式，在網上平臺就能夠完成各項審批工作。與此同時，在企業或單位內部一些可以公開的檔案文件，可以利用平臺中的共享技術直接展示在企業和單位的局域網絡當中，只要是企業內部的人員，都可以通過自己的賬戶和ID進行直接登錄和查閱[6]。舉例來說，如果在新人培訓的環節當中，需要讓新人更多的了解到這個企業的發展歷程和其中蘊含的深厚企業文化，那么就可以讓這些員工登錄計算機系統，在局域網內搜索相應的檔案。這些檔案當中記載著企業的發展歷程是可以被完全公開的，不含有一些機密內容的，這樣一來，員工的借閱檔案和查閱資料，不需要經過繁雜的審批手續，大大減輕了檔案管理人員的工作負擔，真正實現了簡政放權，做到了工作流程的優化與高效。
3.4智能檢索技術
人工智能技術作為一種高科技的技術，其研發的主要目的就在于解放生產力，提高工作效率，將人工智能技術廣泛地運用到檔案管理工作當中，來也可以達到這一目標，幫助檔案管理工作的效率實現大幅度的提升。現階段，如果可以采取人工智能技術來進行智能檢索的話，可以極大地解放生產力，使得傳統的檔案管理工作人員的工作壓力得以釋放[7]。舉例來說，如果在電子檔案排布方面可以按照其重要程度和具體價值進行順序排放的話，那么就可以在后期的檢索中，同樣按照這一排序標準得出最終的檢索結論。與此同時，采取智能檢索的方式，不僅可以對想要獲知的信息進行檢索和取得，同樣也可以利用人工智能技術將某一用戶的多次檢索關鍵詞及結果統一起來，科學的計算出這一用戶的使用需求和未來檢索預期，并為其推薦相關的關鍵詞及檔案。這不僅依靠單一的檔案檢索系統，更多的是需要專業技術人員能夠在聯網和共享平臺的基礎之上，開發一款多個檔案局共享的計算機管理軟件系統，使得各個局和部門的檔案信息，能夠有效的歸類和統一[8]。
一、目前我國事業單位檔案管理工作的狀況
檔案作為歷史的記錄載體，能夠詳細的對事業單位的發展歷程、人員配置、工作狀況和科學發展等內容進行表現，檔案管理工作的水平是檔案科學、高效的保障，也是事業單位工作重要的依據，目前我國事業單位檔案管理一般具有下面幾個問題：
1.事業單位認識不到檔案管理工作的作用
要想確保事業單位高效穩健運轉，就必須對檔案進行科學的管理，但是我國受到傳統的理念影響，事業單位的工作重點一直都是業務服務，沒有充分認識到檔案管理工作對事業單位的重要作用。很多的事業單位工作人員普遍認為檔案管理的工作不能為事業單位創造出價值和效益，所以，就減少對于檔案管理工作的人力、物力與資金投入，降低了檔案管理工作的效率。而且檔案管理工作的內容比較繁重和無聊。在缺少有效的監督的情況下，檔案管理人員并不能依照要求進行檔案管理的工作。
2.事業單位檔案管理人員的水平不夠
檔案管理的工作是一項比較系統和專業性的工作，檔案管理人員不僅需要擁有過硬的檔案管理專業知識，還要有堅持、耐心的品質。但是我國目前事業單位的檔案管理人員都是有各種職業和工作，而且有的會因為檔案管理工作薪資達不到要求出現懈怠的心理。檔案管理部門一直就有人力資源缺乏的問題，很多的檔案管理人員主要依靠經驗與他人教授的方式進行檔案管理工作，沒有過硬的檔案管理水平，不清楚檔案管理的工作規范和流程，甚至會有歸檔立卷錯誤的情況出現，檔案管理工作的水平不高。
3.事業單位檔案管理的方式不合理
進入新時期以來，伴隨著信息技術和互聯網通信技術的不斷發展，這些先進的技術在事業單位得到了很好的應用，事業單位的各個部門也都明確朝著信息化、智能化的方向發展，不過卻忽略了大力發展電子檔案，更沒有培養檔案管理工作相關的電子檔案管理人員和計算機維護人員。有的事業單位設立了電子檔案，傳統的檔案管理人員無法滿足電子檔案的使用水平，導致很多先進的檔案管理技術成為擺設，不能有效應用到事業單位檔案管理工作中去。
二、新形勢下對事業單位檔案管理創新與服務模式改革的重要作用
新形勢下，互聯網技術和計算機技術的發展給事業單位檔案管理工作帶來了便利，提升了檔案管理工作的水平，將先進的技術應用到檔案管理工作中去，充分的發揮信息智能化檔案管理系統的優勢。信息智能化的檔案管理不僅能夠降低檔案管理工作的投入成本，還能提升檔案管理工作的效率，而且信息智能化的檔案管理系統能夠及時、快速高效的與事業單位其他部門進行溝通，減少了檔案管理工作的繁瑣和難度，提升了檔案管理工作的水平。事業單位要想促進檔案管理朝著信息智能化的方向發展，就要對新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式改革中的重要作用進行了解：
伴隨著互聯網技術與計算機技術的發展，信息智能化的技術非常完善，在人們生活工作的普及程度非常高，能夠有效解決檔案管理工作中遇到的問題，所以，進行檔案管理創新和服務模式改革不僅能夠提升檔案管理工作的水平，也是順應時展的需求。
目前我國正在大力的進行事業單位的體制變革，具體就是依托于先進的互聯網技術對事業單位制度進行現代化的變革，設立先進的信息智能化工作平臺與系統，能夠促進事業單位檔案管理工作信息智能化建設的發展，所以，對事業單位檔案管理創新與服務模式變革不僅促進我國事業單位機制的變革，也是落實我國變革理念的重要體現。
我國傳統的檔案管理的工作非常繁瑣和復雜，需要整理的信息非常多，而且受到歷史因素、政策因素的影響比較大，經常會有資料不完整的問題，對事業單位檔案管理進行信息智能化建設，可以有效的解決這些問題，提升檔案管理工作的效率，所以，對事業單位檔案管理創新與服務模式的變革符合檔案管理工作的需求。
三、新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式改革的舉措
在當今的時代背景下，對事業單位檔案管理創新和服務模式的改革顯得尤為重要，要想加強對事業單位檔案管理創新與服務模式改革的力度，可以下面幾個方式進行：
1.事業單位要充分認識檔案管理工作的作用
檔案管理工作是事業單位運轉的關鍵，要想提升事業單位的工作效率和業務服務水平，就必須要充分認識到事業單位檔案管理的重要作用，切實提升檔案管理的水平。事業單位要明確檔案的作用，能夠對事業單位內部的工作人員狀況、單位工作狀況進行精準的記錄，有效規范事業單位工作人員的行為和服務態度，能夠及時發現事業單位的不足進行改正。事業單位還要強化對檔案管理人員的培訓與教育，增強檔案管理人員的責任感，明確新形勢下檔案管理工作的發展方向，提升方案管理工作的效率與管理水平，促進事業單位良好的運轉。
2.事業單位要加強對檔案管理人才的培養
人員配置對于一個單位機構是非常重要的，要想提升檔案管理人員的水平，事業單位必須要切實提升檔案管理人員的管理水平，提升檔案管理工作效率。事業單位要把握檔案管理人員的狀況，建立科學的檔案管理機制，重視對檔案管理人員能力的培養，定期的為檔案管理人員提供學習的機會，培養高效的檔案管理人才。此外，作為檔案管理人員也要努力的提升自身的管理水平和綜合素質，規范自己的行為，提升自己檔案管理工作的效率，更好的為事業單位和人民服務。而且檔案管理部門要不斷的創新檔案管理模式，使檔案管理工作有效的結合事業單位，更好的為人民服務。
3.事業單位要設立科學的檔案管理機制
事業單位必須要有一套完整科學的運轉機制，設立合理的檔案管理制度，加強對檔案管理人員的監督，規范檔案管理人員的行為，強化對檔案管理人員的管理。檔案管理部門要加強對工作人員創新意識與發展意識的培養，創新檔案管理模式，提高檔案管理工作效率。把檔案管理的職責明確到個人，確保檔案管理工作的質量。還有就是對檔案管理部門配置先進的信息智能化系統設備，要對檔案管理人員進行相應的培訓，通過光盤、錄像等檔案管理輔助技術更好的服務檔案管理工作。
一、縣級智慧檔案館建設的現狀
（一）智慧檔案館定位模糊，影響智慧檔案館的普及與發展
目前，盡管智慧檔案在我國不同區域被廣泛推廣和實踐，但是由于對智慧檔案的定義缺少深入地研究分析，導致對智慧檔案館的定論依舊停留在較為籠統和模糊的層面，影響了智慧檔案館的建設定位。此外，一些縣級智慧檔案館建設期間，受到傳統思維的影響，依舊習慣延續以往的建館模式，對智慧檔案館建設不敢嘗試，也影響智慧檔案館建設和普及以及進一步發展。
（二）注重檔案數字化建設，忽略智慧館庫建設，檔案信息資源管理與應用不同步
縣級檔案館建設的重點依舊放在檔案數字化、利用微機化、傳輸網絡化上，以為這就是智慧檔案館了，其實這與真正意義上的智慧檔案館相距甚遠。真正的智慧檔案館，是對檔案收集、整理、歸檔、移交、利用全方位的智能管理、智能儲存、智能使用，重檔案數字化建設而輕館庫智能化建設的現象，會導致智慧檔案館的建設滯后跑偏。
二、縣級智慧檔案館建設建議
（一）建好“一個中心、兩平臺多系統”
“一個中心、兩平臺多系統”，即檔案資源數據中心、檔案館管理平臺、智慧庫房一體化管理平臺。智慧化庫房建設包括智能化控制技術、溫濕度檢測控制技術、防盜報警技術、自動防火報警技術、視頻監控技術、智能門禁管理技術、信號采集技術等，智慧館庫綜合管理平臺整合庫房RFID系統，可實現基于RFID系統的實體檔案管理模式。根據標簽結合電子檔案信息，可實現實體檔案定位、出入庫提醒、丟失報警、盤點等。平臺整合RFID系統定位功能，將實體檔案在架、錯架或離架信息進行實時提示和報警，實現在線盤點、統計分析、庫區安全管理、檔案智能存儲管理、庫區聯動管理，系統提供聯動歷史追溯功能，將過程通過視頻、日志等方式進行回放和查看。
（二）做好適配基礎軟硬件
集成先進的數據采集工具，及時捕獲各業務系統預歸檔數據，通過強大的自定義表單及工作流引擎、即時消息服務，實現檔案收集、利用、鑒定等環節的在線審批流程，以及檔案收集、整理、移交、歸檔、統計和利用等全過程的信息化管理。系統涵蓋多個網絡（政務網、網、因特網），涉及多個應用軟件的應用部署，采用分級授權管理，滿足“三庫”（管理庫、保管庫、利用庫）分離的部署形態，以及不同地域檔案的集中式或分布式規范化管理。
（三）全方位實現智慧檔案館功能
智能收集。利用大數據技術、NLP技術，智能判斷前端業務數據是否應歸檔、是否有重復歸檔，并及時主動提醒管理人員進行檔案的收集整理，實現檔案收集、整理、簽定的全自動化管理。智能簽定。運用NLP、深度學習技術，對待歸檔信息進行智能價值鑒定，分析并理解文件內容，自動判斷是不是該歸檔，自動賦予其分類號、保管期限、密級，并通過持續深度學習達到越來越精準的目的。智慧檔案編研。利用自然語言技術、自動標簽功能、圖像識別技術，實現對特定主題的資料收集、中心語義的自動抽取。比如進行智能人物編研，可根據照片及相關文檔進行人物畫像，通過一個基本人物人臉照片，找到系統里所有的照片檔案，并把照片元數據、背景資料自動合成為一個大的素材庫。智慧檔案利用。運用人臉識別技術實現檔案遠程利用審核以及文字、圖像搜索、音視頻搜索等。運用檔案智能標簽技術，實現智能、主動推薦檔案給相應的利用人員。運用圖片搜索技術，直接對一個圖片進行相似性、關聯性搜索，給出圖片相關信息。運用音視頻搜索技術，實現基于用戶畫像的實時個性化推薦。智慧檔案管理。利用RFID自動識別、圖像識別、云計算、大數據等技術，通過RFID電子標簽對檔案實物進行唯一標識，實現檔案實物的非接觸、多文件、快速采集，實現檔案的在線監控、快速定位、高效盤點、動態路徑跟蹤等功能，從而實現檔案管理的數字化、自動化、高效化與智能化。智能化無人檔案庫房。通過融合運用人工智能技術，建設集多人無感快速測溫及安防聯控、納米霧化消毒、4A智能系統（自動導航、自動避障、自動補液、自動充電）、365天*24H全能防疫消毒、AI人機交互等核心功能的智能機器人，通過機器人自動抓取檔案上下架、自動盤點、自動整架、檔案消毒，實現檔案遠程化、無人化操作，提升檔案服務的智能化、智慧化水平。智能檢索。應用人工智能技術、知識圖譜技術將搜索功能智能化，根據用戶過往的檢索記錄、借閱習慣、愛好等數據，與數據庫中的信息進行匹配，選取匹配度較高的檔案信息向用戶推薦個性化檔案資源，提升檔案管理工作的智能檢索。綠色節能。系統設備應采用先進的變頻技術，節省功耗，有效的照明節能，同時運用物聯網技術實現對于庫房的燈光、門禁、密集架等設備的統一控制。平常庫房內不使用的設備處于斷電或休眠狀態，工作人員進入庫房后，系統會根據此次工作的內容，自動開啟設備，可根據需要對整個系統進行自定義設置，包括溫濕度設置、報警時間設置、通風時間段設置、凈化時間段設置等。
三、縣級智慧檔案館建設的發展方向
（一）數智驅動，創新發展
用大數據結合圖像識別技術，把圖像數據轉變為文本數據，實現檔案利用增值服務、信息導航服務、組件化推送服務等；改善檔案服務手段，提高檔案檢索、查詢檔案的服務質量，運用大數據分析對海量檔案數據資源進行歸納、分析、研究，設計數據模型，感知我們的需求，分析我們的利用行為與喜好，推動檔案管理的創新及檔案數據資產的開發利用。1.館際互通，異地查檔把各個地區的檔案館網絡打通，在保證安全和授權的情況下，可以進行異地查詢、調檔等操作，讓借閱人能夠在自己最近的區域進行檔案調閱。2.實體電子檔案一體化管理通過RFID系統，結合電子檔案的屬性以及密集架的存儲狀態，智能輔助排架，自動分配新入庫檔案的存儲位置，快速實現實體檔案的盤點以及移庫等庫存管理。3.全方位的安全防護系統，同時做到綠色檔案，節能減排。
（二）重視關鍵技術的應用與人才培養
縣級智慧檔案館建設期間，必須重視關鍵技術的應用。關鍵技術主要涵蓋環境溫度以及檔案資料管理技術，二者作為智慧檔案管理重點，管理者以及建設人員必須給予足夠重視，積極嘗試利用溫度濕度的控制技術以及數據挖掘等關鍵技術，實現環境溫度管控以及檔案質量的管理工作。縣級智慧檔案館建設和發展，離不開專業人才的智慧。在未來要重視人才隊伍的建設和培養，大力引進專業優秀人才，為縣級智慧檔案館建設提供人才儲備。綜上所述，智慧檔案館以其感知全面化、應用綜合化和存儲智能化的特點，成為今后檔案館建設的方向。縣級檔案館應在建設過程中，注重融入智慧元素，或為智慧檔案館建設預留出端口，以便快速步入城市智慧化發展的軌道。
參考文獻
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關鍵詞：建筑項目；質量管理；項目分析；
中圖分類號：F253.3文獻標識碼：A 文章編號：
一、 建筑項目的檔案資料的控制
項目資料管理人員要熟悉工程項目的特點，從工程項目立項關注起是做好檔案工作的前提條件。不但項目經理要對整個項目負責，而且要對工程項目竣工資料負責。因此，為了使項目檔案管理的工作與建筑工程項目同步進行，項目經理應當將項目檔案管理工作納入工程建設作為其中的一部分，從立項開始時就要設立項目檔案管理人員，對工程項目竣工資料的收集、整理和歸檔工作擔當責任，并做好工程項目階段驗收管理工作。另一方面，做好建筑項目檔案工作還要求建立健全資料管理制度。項目敬禮可在建筑項目建設的初期結合工程項目實際情況，制定出相應的管理規定，在其中需要明確施工和監理單位、工程項目管理單位和檔案管理部門在建筑工程的檔案形成過程中所各自應履行的職責。
二、 建筑項目機械設備的控制
機械設備分兩類：一是指組成工程實體以及配套的工藝設備，比如有電梯、通風設備等，它們屬于建筑設備安裝工程。二是在施工過程中所應用到的各種設備，其中包括各類運輸設備、操作工具、各種測量儀器和計量器具等，屬于施工機具設備，它們是施工生產的工具。機械設備在影響工程質量上也起著重要的作用。、接卸設備產品的質量好壞，直接影響工程的質量。施工機械設備的類型是否能符合工程施工的特點，其性能先進穩定與否，操作是否方便安全等，難免會對工程工程項目的質量造成影響。通常，對于施工機械設備的質量控制一般包括兩個步驟：其一是根據建筑項目合同中的相對應合同、相對應的技術文件的要求，抑或是參考單位所制定的機械化施工方案后確定施工的機械類型和型號，然后交付給監理工程師做最后的檢驗和最后的確定，從而有效保證施工設備滿足施工需求；第二是在進入施工現場后，對施工的機械設備進行相應檢驗，使用之能確保各項性能以及技術狀況和文件說明能夠相匹配，以達到順利施工和保證符合要求。對于機械設備的事前控制則主要包括了機械設備的選型施工機械設備的主要性能參數，機械設備的使用操作要求及施工機具計劃編制方面內容。
三、 建筑項目施工工序的控制
工序質量控制的目的是發現工序中的質量偏差和對影響工序質量的因素進行分析，并且消除制約的因素，使工序質量被控制在一定范圍內，以此確保每道工序質量的合格。工序質量會產生不穩定和不確定，不穩定性是由于人工操作難免，不穩定性則是由于建筑項目工程的施工不會像工業產品的生產那樣，一旦進入了流水線之后就可以等待成品成型，建筑項目的工程施工工程量大，同步操作人員眾多并且不少交叉作業，這些使得建筑項目工程施工的工序會帶有連續的相互搭接的特點，所以對工序質量的有效控制就是要求我們對每道工序把好關，每個環節實施監督操作、檢驗把關以及相應預防措施和檢測檢驗結合的合理控制。
四、 運用智能化管理
運用智能化管理有利于提高管理效率。首先必須了解智能化系統工程對應的相關法律法規和行業相關標準才能真正做好對建筑項目工程的質量管理。一般是《只能建筑工程質量驗收規范》（GB50339-2003）的規定為主。做好智能化系統管理工作要根據合同和設計的要求來確定智能化系統工程里的工作界面，與相關公眾的關系要協調好，吃透設計要求和圖紙，做好施工技術的交底工作，對于其中施工難點，工藝要求較高的，還要制定相應專項技術措施，并且提供補救預案。
管理中要分系統，分階段，分步驟進行檢查與驗收。智能化系統工程是由多個子系統構成。智能化系統工程工期較長，除了包括前期施工準備、管線預埋、設備安裝、系統調試階段，還包括了系統聯調、試運行和過程空中控制階段，我們只有分階段，分步驟地檢查與驗收，才可能實現質量目標。
總結：
建筑項目的工程質量管理是一個系統的過程，需要我們從影響工程質量的全過程進行控制，在建筑項目工程實施的全過程當中，我們還應該認真總結出細致的管理經驗以科學有效的措施進行管理控制。對于建筑項目工程來說，質量控制尤其重要。施工企業必須堅持以現代管理的思維和方法實施控制，針對以上對檔案資料的控制、對機械設備的控制、施工工序的質量控制、運用智能化管理四方面進行合理管理，使企業在激烈的市場競爭與國際競爭中立于不敗之地。
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關鍵詞：高校信息化；檔案資源數字化；管理過程智能化；檔案服務信息化
2014年9月，國家檔案局局長楊冬權就指出：“在今天這樣的信息化時代，檔案決不僅是‘故紙堆’，而是寶貴的信息。檔案部門也決不僅是保管重地，而是檔案信息管理與的重要職能部門。檔案工作者要有現代的眼光和思維，牢固樹立信息化是檔案事業發展的必由之路的思想，以檔案信息化推動檔案管理工作的現代化。”高校檔案工作有著自身發展的特點，高校內擁有各類專業背景人才，在信息化技術和創新服務理念方面有著得天獨厚的優勢，更容易做到與時俱進。
一、高校檔案信息化建設的必要性
高校檔案承載著“記載校史校情，傳承大學精神”的重要使命，同時也是維護學校和師生根本利益的重要依據。隨著高校辦學規模的擴大，高校館藏檔案案卷數也在逐年增加，同時，隨著國家的發展和社會的需求，每年各類人才流動、戶籍變更、留學、移民的人數也在逐年攀升[1]34。以同濟大學檔案館為例，館里保存著建校一百多年的檔案27萬余卷，案卷每年以2萬余卷遞增，每年前來檔案館辦理各類檔案證明的達8000余人次，然而檔案館的工作人員不增反減，人均工作量不斷增長，勢必會在每年的畢業季等一些特殊時段形成業務量堆積的現象。針對這些問題，大力推進高校檔案信息化建設工作已經成為亟待解決的問題。
二、高校檔案信息化建設的基本思路探索和應用
高校檔案信息化建設是提高檔案工作水平的重要途徑，它的建設是一項龐大的系統工程。根據高校檔案的具體情況，歸納總結為三方面，即檔案資源數字化、管理過程智能化、檔案服務信息化。
1.檔案資源數字化。主要指直接歸檔的數字檔案和對館藏各種載體檔案的進行數字化加工工作。（1）數字檔案的歸檔。數字檔案也可稱為“電子檔案”。電子文件是指依托計算機及網絡技術等現代化辦公條件和設備，存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的文件，而具有查考利用價值并應當歸檔保存的電子文件就被稱為數字檔案，它必須依賴電子設備進行閱讀和處理。在高校檔案形成過程中，會產生很多的數字檔案，比如電子公文(俗稱OA文件)就屬于此類檔案。電子公文是指通過學校協同辦公系統處理公文后形成的具有規范格式的電子數據，對學校和社會具有相當重要的保存價值。同濟大學在進行電子公文歸檔的實際應用中，創新提出在檔號編制規則中增加部門代碼，使同一部門的檔案相對集中，便于查找和利用。整個歸檔過程依舊采用電子數據和紙質檔案“雙套制”歸檔模式，即在協同辦公系統中將電子公文數據通過接口傳輸至檔案管理系統自動歸檔，同時還須將已辦結的電子公文制成紙質公文，與電子公文一同歸檔，電子公文與紙質公文互為鏡像，實現了文檔一體化。(2)館藏檔案數字化加工。長期以來，檔案館所存放的檔案大多是紙質檔案，檔案利用也都是采用手工翻閱紙質檔案來進行。而如今信息時代的數字信息管理模式，已開始深刻地影響著檔案管理全過程。為了能迅速、方便、準確地提供檔案利用，共享可公開的檔案信息資源，更好地滿足社會各界對檔案利用的需求，就必須進行檔案的數字化加工工作，將紙質檔案轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本，真正實現對館藏檔案進行現代化管理。同濟大學的館藏檔案數字化加工采用數字化外包的方式進行。項目實施前，檔案館工作人員需要對檔案的種類、數量、案卷質量以及檔案的整理方法、著錄方法、檔號編制方法等進行詳細了解，制訂出一系列操作規范和規章制度，選擇綜合實力雄厚、擁有一定資質的檔案數字化加工專業公司作為承包方。項目實施過程中，針對“調卷整理掃描還卷質檢著錄總檢掛接備份”等流程及加工環境，對照國家檔案局《檔案數字化外包安全管理規范》逐條檢查，全面管理。
2.管理過程智能化。主要包括部門立卷網絡化、庫房環境自動化和檔案管理智能化三大方面。（1）部門立卷網絡化。部門立卷是指由檔案材料的形成部門在檔案管理部門的指導下，具體完成檔案從收集、整理、組卷、錄入管理系統、著錄目錄到系統，并定期移交歸檔的全部工作。立卷工作可分為平時立卷（預立卷）和年終立卷，兩者是相輔相成的。預立卷為年終立卷打下了基礎，年終立卷又可以檢驗預立卷，以便根據工作的變化及時調整類目，為新的一年編制立卷類目提供根據。同濟大學檔案館使用的管理系統采用瀏覽器/服務器結構，部門檔案員只要有一網的計算機就可以登錄到系統中，使用系統的各種功能進行操作，檔案館工作人員可以同步實時監督部門檔案員的立卷過程，發現問題及時指出和修改，降低了歸檔的錯誤率。
3.庫房環境自動化。檔案庫房是永久保管檔案的基地，加強檔案庫房管理是保護檔案的重要途徑。隨著信息技術的發展，通過智能設備和信息技術進行交互和控制，克服了傳統庫房管理存在的弊端，減少了人工工作量，提高了管理效率。同濟大學檔案館在庫房環境自動化建設中，先后在庫房中更新安裝了紅外視頻監控系統、門禁———照明聯動控制系統、溫濕度自動控制系統、空氣凈化系統、七氟丙烷自動滅火系統，以及變頻控制電梯設備等。其中紅外視頻監控系統通過在庫房內安裝雙頭紅外攝像頭對庫房進行24小時全面無死角、不間斷圖像監控。庫房管理人員可以通過回放，調取任意時間段的庫房監控錄像[2]51。門禁———照明聯動控制系統，一改傳統的鐵鎖把門模式，通過門禁管理系統根據不同的時間段和工作需要，針對每一個庫房房門對不同的人員進行授權，做到了庫房管理權限精細化。每一個進出庫房的人必須刷卡才能打開門禁進入庫房。通過刷卡，系統自動記錄每個工作人員的出入信息，有力保證了庫房的安全。溫濕度自動控制系統和空氣凈化系統，在庫房營造了一個恒溫恒濕的檔案保護環境，最大限度延長檔案壽命。當庫房溫度不在14℃—24℃之間，空調就會自動開啟；相對濕度如果超出45%—60％，除濕機就會自動開始運作，進行除濕工作。空氣凈化系統定期自動開啟，有效提高全封閉的庫房空氣清潔度。同濟大學檔案館歷來就是學校的重點安全保護單位。因受到檔案館庫房層高的限制，庫房安裝采用了造價相對較高的七氟丙烷氣體滅火系統。七氟丙烷是無色、無味、不導電、無二次污染的氣體，具有清潔、低毒、電絕緣性好等特點，是一種滅火效率高的潔凈氣體滅火劑。如果庫房層高能滿足排設管道的高度，可安裝具有造價低、性能穩定、安全性高等優點的高壓細水霧滅火裝置。（3）檔案管理智能化。一個功能無比強大的檔案管理系統是檔案信息化的核心。隨著計算機技術在檔案管理中的廣泛運用，檔案管理軟件日臻成熟完善。各個立卷部門，依托計算機和局域網進行登錄系統，對檔案案卷進行案卷和文件的著錄、修改、刪除、檢索、統計匯總、打印案卷目錄和卷內文件目錄，一次錄入多次輸出，將原來案卷的檢索功能交給高效的計算機，提高檢索率和利用率。同濟大學檔案管理系統基于TCP/IP（網絡互聯協議）協議，系統用戶不受地域限制，不需要安裝客戶端軟件就可操作。該系統不僅可以進行全文自動著錄與標引、全文管理與全文檢索，還可以對圖像、錄音等多媒體檔案，通過網絡遠程上傳至系統，并可以對各類檔案信息資料進行靈活統計。檔案的存放離不開密集架。同濟大學在新置智能電動密集架的時候，要求可通過計算機系統實時檢測密集架的各種狀態，并進行操作控制，同時要求做到密集架管理控制系統與計算機智能連接，通過網絡，在電腦上直接對密集架進行操作，實現檔案密集架的智能化管理。
4.檔案服務信息化。目前主要是指在線提供檔案信息和遠程辦理檔案證明兩部分。（1）在線提供檔案信息。信息技術的發展，使互聯網逐漸成為人們日常生活的一部分，在高校在數字校園大環境下，上網用戶越來越多，在線提供檔案信息，不僅可以為廣大檔案利用者提供便利，同時也能更好地提高了檔案利用的效率。同濟大學檔案館通過檔案系統開放數字化檔案資源。需要在線查閱學校檔案信息者必須是通過學校統一身份認證平臺認證的部門或個人，檔案查閱者首先向檔案館提出查詢申請，并簽訂《同濟大學檔案電子信息查詢安全協議》，經審核通過后，系統管理員根據查閱者的工號開設查詢賬戶，根據不同級別、不同權限予以授權。授權后，查閱者即可在線查閱相關檔案信息。（2）遠程辦理檔案證明。遠程服務又稱RAS服務,是指讓用戶可在局域網以外的地方用自己的電腦去訪問位于局域網絡中信息資源的技術，它被認為是“以人為本”的服務。基于服務對象的需求這一外因，和提高工作效率這一內因，同濟大學檔案館于2013年11月正式開通網上“檔案服務利用系統”，此系統為國內高校首例[3]。同濟大學“檔案服務利用系統”，突破了身份認證和財務收費兩大瓶頸難題，通過前后臺的網上互動，將電子商務的理念應用到檔案的服務利用過程中，為檔案利用者提供一站式遠程在線服務。用戶可根據需要隨時在網絡環境下進行注冊、登錄、申請辦理相關的檔案業務，通過檔案館人員后臺審核后，用戶可用網銀、支付寶等相關渠道支付所需費用，并根據需要選擇快遞或至檔案館窗口自取已制作完成的檔案證明文件。此系統徹底打破時間和空間的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的檔案服務，使“被動服務”演變為“主動服務”。系統開通至2015年4月，已由最初的13項出證業務增加到21項，匯總數據顯示，受理業務人數和數量快速增長，并持續保持在較高水平上。高校檔案信息化建設作為一個新鮮事物，在實施中可能還會有一些意想不到的困難和問題出現，伴隨著檔案信息化建設的深入，以及對檔案服務方式創新的不斷探索，高校檔案工作也一定會隨著信息技術的發展而不斷改進和提高，更好地為社會服務。
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關鍵詞：檔案；虛擬化；縮微化；數字化；信息化；網絡化
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
引言
管理現代化通俗上講就是利用最先進的科學技術武裝管理系統，達到管理的最先進水平，這主要需要科學的程序和目標，積極向高水平的管理模式學習。
1 檔案管理將實現無紙化、虛擬化
紙質檔案管理曾經一時間最平常的管理方式，但隨著電腦和網絡技術的發展，紙質檔案的地位漸漸被數字化檔案所取代，數字檔案的優點體現在管理庫存充裕，檢查手段快捷，不會污染檔案，文件的傳輸利用省時高效，節省步驟。一條信息可以在最短時間內傳遍全球。其缺點是保密性受到質疑，這種問題漸漸被密碼，電腦綁定等方式改善。
資源共享和資源保護是檔案管理的雙重手段，對于前者來講，資源的收錄可以無限擴大，只要可以轉化成電腦識別碼的信息都可以通過掃描，復述，電子照片，甚至視頻、錄像的方式轉入電腦收錄。信息的檢索通過關鍵詞的錄入，分類文件夾的方式即可查詢，其容量之大不可小視，而且成本低廉，空間占有率小，不易因為非預期災害產生數據丟失損毀。而信息發送和傳授的優勢更加突出，幾乎相當于面對面投遞。
2 檔案管理將實現縮微化、數字化
縮微攝影技術和數碼影像技術的應用，為檔案管理實現數字化提供了有力支持。所謂檔案信息數字化，就是通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件。縮微攝影技術是把大量的紙質文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數碼影像是通過數碼相機和光磁轉換實現對影像的高清晰處理，其共同的特點都是以計算機進行識別、存儲和管理的電子文件。實行檔案信息數字化后，可通過計算機進行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術、數碼技術與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消褪，能有效地進行技術處理，使原始面貌還原，有利于影像長期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發展的必然趨勢。
3 檔案管理將實現信息化、網絡化
社會信息化縮短了人與人之間溝通的距離，逐漸擺脫了從前依靠生理器官交流的遺漏性和易扭曲意思等以及文字交流時的傳達速度慢等缺陷。信息化已經繼農業化、工業化之后成為后工業時代這一大的時代潮流。最先掌握信息的人就掌握了生產生活的先機，而信息化的管理相比較人工則有著速度快，易保存，傳播范圍廣等優勢。
現在世界各地先進的文化聚集地都采用了互聯網絡。中國的電腦普及率也日趨上升，但是關于保密性的問題因此提上了日程，一些單位為了保密使用單機工作，進出工作室必須專人把握鑰匙。這些方式比較傳統，新型方法比如密碼、指紋識別、面部識別、口令卡、密保卡、手機綁定等專業方式的使用更增添了文件保密方式。對于如何辨別真假資料，則采取了電子文件簽署的方式，互相建立保證。這些對材料的保密性、真實性、提供了專業支持。
網絡信息傳播優勢有以下幾點：便捷、便宜、迅速，完整，逼真，幾乎所有擁有網絡設備的兩個地點都能收發信息。檔案管理網絡化也同時享受到這些便捷，為實現檔案管理現代化起著決定性作用。
4 檔案管理將實現多元化、智能化
隨著新技術的發展，檔案資源的載體已呈現多樣化，除傳統的紙質、圖片、膠卷等載體外，已出現了光盤、磁盤等為載體的電子文件和數碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實現現代化。
計算機技術特別是未來語音識別技術的開發與應用，將使檔案的管理模式實現自動化、智能化。在新的管理模式下，將實現文檔一體化，所有的檔案信息都會被計算機自動接收，并按照設定的程序自動地進行分類歸檔。實現檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發揮檔案信息服務社會的功能，展現檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。
5 檔案管理將實現社會化、市場化
5.1 過去的檔案管理內容和目的主要面向國家，但是隨著人民民主意識進一步增強以及國家開放程度增大，檔案的服務對象逐漸轉向大眾，這是與市場化經濟密不可分的，人民作為國家的成員都有責任和義務了解檔案管理支持檔案管理事業。檔案來自于人民服務于人民才是其價值的體現。
5.2 市場化管理的模式使檔案管理事業不僅是一項束之高閣的遺產性事業，更可以參與到現代化建設當中來，人民根據自己的文化事業需要宣傳檔案材料，充實新的文化認知能力，拉近古典與現代文化的距離。
5.3 檔案資源實行市場化管理，有利于檔案事業的健康發展。一方面檔案數據庫需得到社會的支持，將社會各行各業的檔案信息匯攏起來，不斷充實和豐富庫存資源；另一方面，社會各界也需要得到檔案數據庫的支持，為其提供方方面面原始的詳實資料。二者的相互依賴的關系，為檔案資源實行市場化管理提供了客觀條件，可以為解決檔案經費不足的困難開拓出一條新路。
結語
總之，隨著現代科學技術的進步，實現檔案管理現代化已是必然的發展趨勢。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學習和掌握現代科學知識，把檔案管理提升到一個全新的水平。
參考文獻
