發布時間：2023-05-17 15:42:56
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案管理風險防控樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
【論文摘 要】目前，計算機技術的不斷普及使一些傳統的文件載體不斷消失，而計算機辦公自動化正逐漸被很多企業推廣運用。辦公自動化最明顯的標志就是信息檔案的建立，這種記錄信息的手段對企業來說更加方便和快捷，避免了傳統的紙張檔案的弊端。但是有利必有弊，計算機自身也存在著一些缺陷，導致企業在使用信息檔案這一手段時也存在一些弊端，針對這個問題，企業在運用此技術時一點要做好風險的防范措施，力求使風險降到最低。基于此，本文主要對電子信息檔案管理的風險控制方法進行了探討。
目前，人們生活中一個非常重要的，必須的工具的就是電子計算機，其具有多種多樣的功能，這為企業的辦公帶來了巨大的變革，使企業辦公變得更加方便快捷。而在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案，它對企業在高科技方面的創新發展意義重大。但是根據具體情況來看，電子信息檔案并不全是優化，它也有自己的不足，比如與傳統的紙張檔案相比，具有更大的風險性，如果沒有積極制定防范風險的措施，那么很容易導致企業的數據被盜，所以，企業在使用信息檔案時一定要注意信息的安全性，積極主動的制定一些避免風險的措施，以使信息資源更加安全。
一、避免風險的措施
提前預防，在風險還沒有出現的時候就進行遏制是規避風險最有效的方式，也是最經濟的方式，對于電子檔案來說，應該以其自身的潛在缺陷為根據來實施控制管理，來保證內部信息的安全可靠，主要措施有：電子信息檔案管理的風險控制方法如下：
1.積極引進最新技術。計算機在工作過程中要同時結合多種措施，而規避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術對可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現代操作系統最常運用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極的訓練一些計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。
2.制定一些制度。為了保證信息資源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企業要主動制定一些有針對性的制度來進行預防，也可以根據需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規定只有管理人員才能進行相關的系統操控，而無關的人員沒有權利操作系統等。
3.及時消除風險。為了確保信息檔案數據的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網絡的的復雜性，使得控制風險工作也極其的不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。
4.及時進行預防和保護。為了消除危險電子信息檔案的因素，其中一個很重要的措施就是安全防護，其可以有效的避免信息數據受到外界因素的破壞，保證信息的安全可靠。
二、緩解風險的措施
電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內，那么管理人員應該怎么做才能使風險得到緩解?目前，許多企業開始利用風險轉移的策略進行緩解，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產價值本身或風險的后果或影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發生前為減少損失程度執行的方案;后者是在損失發生后為減少損失執行的方法。需要強調的是，在進行電子信息檔案的管理時如果發生危險，那么不管是什么情況，企業都要積極主動的進行及時的處理，這才是最為關鍵的。
三、分散風險的措施
在電子信息檔案管理中，還有一種經常使用的規避風險的措施就是轉移策略，所謂轉移策略實質上是一種風險的分散，即把風險轉到其他的地方，以此來把已經存在的風險降到最低，一般而言，能夠從多個角度對風險轉移的方法實施修正，如：修改配置模式、購買保險、外包給其他機構、或者與提供商簽署服務合同等等。經過這樣的處理之后，我們可以把復雜的風險問題進行簡化，再對原先實施的電子信息檔案管理策略優化改進，創造更加先進的電子信息檔案管理系統。此外，還可以與網絡供應商互相協調，讓供應商的安全服務符合電子信息檔案的使用需要。另外，還要強調的是，外包同樣隱含著風險，如果外包人員不符合合同的標準，那么后果會很嚴重。所以為了預防人為因素給企業造成損失，那么那些使用電子信息檔案的人員要做的就是一定要嚴格遵守操作標準。
四、評估風險的措施
當風險來臨后，企業最需要做的就是積極采取措施進行處理，為了把風險造成的影響控制在最小的范圍內，還要積極與其他措施相結合使用。風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業管理者要樹立風險觀念，積極主動的制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業在安全防范工作中未能給予足夠的重視。企業防范風險的最大弊端在于，許多經營管理者錯誤地認為電子信息檔案無危險性，在使用檔案資料時未采取針對性的安全管理方案，這對于電子信息檔案帶來了諸多不便。而對于檔案管理人員來說，其在管理期間要控制好各個環節的工作，這對于檔案管理是極為重點的。在進行評估中，為了確保檔案信息的安全性，檔案管理人員就必須要非常警覺，對于潛在的風險能夠及時發現，并把其扼殺在萌芽狀態，對于已經發生的風險要積極采取措施，力求使風險造成的損失最小。
簡而言之，管理者或管理部門在對電子信息檔案管理時，一定要有這樣的意識，即電子文件的風險不是主觀的，而是客觀存在的，這種風險不是確定的，而是不確定的，而且還可能帶來很大的危險，所以一定要有對風險的警覺度，把預防風險看做所有工作的重中之重，積極制定風險防范辦法，使電子信息檔案的管理水平得以提高，這對于有效規避風險和降低損失有重要的意義。
參 考 文 獻
[1]馮惠玲.論電子文件的風險管理[J].檔案學通訊.2005(3)：8～11
[2]王兆新，裘潔.淺議電子文件信息的安全與保密[J].浙江檔案.2004(1)：36～37
[3]鄒生.開放網絡環境下的信息安全問題[J].信息安全與通信保密.2004(4)：28～29
關鍵詞：電子信息；檔案管理；風險分析
如今社會中，各行各業都開不開電子信息技術，紙質記錄管理漸漸被取而代之，電子信息檔案管理，隨之因運而生。電子檔案信息的安全是指保護該檔案、保護該檔案的核心內容、數據文件，不受到破環、丟失和竊取。與傳統紙質記錄比較，電子信息檔案管理顯得更加方便。但是在帶來巨大快捷的同時，電子信息檔案管理也存在著很大的風險隱患。
一、電子信息檔案管理中存在的風險
可是就我國目前來說，電子檔案系統的構建才剛剛開始屬于萌芽階段，自身存在著很多缺陷，電子信息檔案管理的風險重在于對其的預防措施太單薄，很難去規避風險，不知道該如何加強信息保護，問題往往出現在電子信息管理人員缺乏科學技術，該管理人員對于電子信息的保護意識不夠清晰，沒有加大管理力度。管理中缺乏信息反饋。電子檔案信息的風險主要來源于網絡黑客或其它網絡病毒，一旦受到攻擊和傳染，那么電子檔案信息的安全將無從談起，這種風險無法得到及時有效的信息反饋，導致就算經歷了惡意網絡攻擊傳染后，也并沒有及時加強管理補救措施，并未對電子信息檔案系統定期及時更新升級，導致系統老化，容易被襲擊。在傳統的管理方式落后的狀態下，新的管理模式仍然還尚未研究、補救、總結、反饋，使得風險系數大大提升。未及時緩解突然風險。在電子信息檔案的管理中會存在很多方面的因素，導致原本簡單的風險防御系統失效，電子信息檔案的管理本身就自帶不安全性，而在面臨突然情況時，如果稍有疏忽那簡單的防御就會徹底崩盤，許多企業在選擇了電子信息檔案管理的同時，也做好了風險轉移的準備，而往往也有大多數企業管理人員未能及時采取措施，未能及時發現風險、未能解決風險[1]。
二、電子信息檔案管理中應對風險的對策
（一）設置訪問權限，減少泄漏風險。諸多企業都存在著蓄意或者非蓄意的人為疏失，有關企業部門并未嚴格執行人員個體確認，因為檔案工作管理人員，都曾或多或少的接觸過不同層次的檔案實體，該工作人員包括，企業人員異動、崗位調換、退休、離職等因素，都很有可能造成電子信息檔案泄漏的風險。該風險需要靠企業落實到個人，對其個人設置訪問權限以及在有效期內個人可以對某部分區域的電腦進行管控和掌握使用權，這樣可大大減少人為泄漏的風險。所謂的電子信息檔案泄漏風險，除了人為泄漏因素外、還包括病毒泄漏。各個企業不光要大力宣導信息安全的觀念，更是要投入科學技術防護，安全觀念提醒我們，防毒措施以及相關資料備份的重要性。網絡這個大載體中可以無形間夾帶著病毒侵入電腦中，造成電子檔案信息系統的感染，導致電子信息資料可能會被某病毒摧毀或者泄漏。與此同時，檔案部門應該建立更好的防毒環境。將重要資料盡可能備份在光碟中，讓備份可以工作法智能化。從而以保證電子信息檔案的安全。（二）維護信息檔案，規范操作流程。在各個企業檔案部門向外提供檔案資料的同時，盡可能的采用電子郵件或者網頁瀏覽的方式進行傳遞操作，在信息檔案發送前應進行強力掃描殺毒，該內容使用過濾方式循環阻隔其它普通網頁的侵入，以此來保證信息檔案的安全，監督保持殺毒掃描前后原件數量是否一致，維護發送信息檔案的原件未受到惡意損壞或丟失，并組織確保已經發送后的系統網頁攻擊事件的出現，以及被他人侵權或盜用其他用途的可能。在當下科技發展如此飛快的社會，電子信息檔案的操作也需要不斷的更新學習，不光防控防病毒這一單方面，在信息系統維護上也要加大學習力度，不能一直停止在一個階段，維系著已經過時的病毒庫，新的病毒體已經出現，就需要檔案部門操作人員及時更新，研究對策，不能持續“以不變應萬變”的思想，應該多方面掌握信息安全的資料，重點關注，就電子信息檔案的管理人員而言，最重要的就是對電子信息檔案的每個環節能有嚴格把控、縝密的的分析、迅速的決定。而多年來，檔案工作都普遍存在著“輕管、重用”的問題[2]。（三）完善培訓計劃，統籌管理風險。控制風險作為損失縮小的最佳方法，加強培訓防御措施不但能夠有效的控制風險，更能降低風險的可能性。學習引進最先進的防御系統，不被外界其它網絡網頁肆意侵略，確保電子信息檔案的安全性能，學習對于電子信息技術進行加密處理。檔案部門人員可以再通過學習培訓制定實施應變計劃、災難恢復計劃、以及各個電子信息檔案所相關資產的重新布置等計劃。管理中的黃金定律就是預防勝于治理，通過培訓做到把風險預防放到首位，當風險真的出現時，采取有效的措施進行風險緩解和風險轉移，盡可能降低各種風險所帶來的危害，這才是最為關鍵的[3]。
三、結論
關鍵詞：動物重大疫病；防控；規范化管理
中圖分類號：S851 文獻標識碼：B 文章編號：1007-273X（2016）02-0057-02
動物重大疫病存在幾大明顯特點，即傳播速度快、危害性高、破壞性高等[1]。為了動物及人類的健康，采取有效防控措施，并在防控過程中實現規范化管理便顯得極為重要。本文重點對動物重大疫病防控規范化管理模式進行了探討。
1 資料與方法
1.1 一般資料
對2011年3月至2012年3月犍為縣動物疫病預防控制中心在動物重大疫病防控管理中的相關資料進行了回顧性分析，同時對2012年4月至2013年4月縣動物疫病預防控制中心在動物重大疫病防控管理中的相關資料進行了回顧性分析，發現兩份資料在畜類、疫病種類等基本資料方面無明顯差異（P>0.05），具有可比性。
1.2 方法
1.2.1 動物重大疫病防控管理存在的問題分析 對2012年3月至2013年3月縣動物疫病預防控制中心在動物重大疫病防控管理中的相關資料進行了回顧性分析，其主要存在的問題如下。
對于動物疫病來說，潛在三大危害性：①由于養殖規模大，因此，傳染病的傳播速度非常快。②在人畜共患的情況下，會對人類的身心健康構成極大的威脅，甚至威脅人類的生命。③在疫病發生而得不到有效防控的情況下，會大大降低經濟效益，同時大大降低社會效益。針對動物重大疫病存在的這些危害性，采取有效防控管理便顯得極為重要。而縱觀近年來動物重大疫病防控管理以及結合本次研究結果發現，犍為縣動物重大疫病防控管理還存在一些較為明顯的問題，主要表現為：①制度缺失，主要表現為畜禽相關管理制度不完善，如畜牧獸醫中心站動物防疫督查制度、調入畜禽隔離觀察制度以及動物防疫消毒制度等均不完善[2]。②動物防疫檔案管理不規范，該方面工作做不好，將會加大動物流行病的發生率，同時難以搜集到有效的防控信息。③專供疫苗缺乏規范化管理。其后果是疫苗的管理松散，從而發生疫苗亂放、隨意丟棄等狀況。④出入境動物缺乏規范化管理。此方面管理的缺失會導致外來疫病入侵。⑤宣傳工作不到位，對于相關防控人員缺乏技術培訓，從而加大了管理的風險。
1.2.2 動物重大疫病防控規范化管理模式 成立小組，由小組成員對解決動物防控管理的問題提出建設性意見，進一步制定規范化管理模式，并將其實施于2013年4月至2014年4月的縣動物重大疫病防控管理工作中，規范化管理模式如下。
（1）構建完善的規范化管理制度。制度是各項工作開展的保證和依據。對于鄉鎮畜牧獸醫中心站來說，對相關制度加以完善顯得非常重要。如畜牧獸醫中心站動物防疫督查制度、調入畜禽隔離觀察制度以及動物防疫消毒制度等，均需要加以完善，并根據所制定的制度，保證各項工作開展的嚴謹性及流暢性，進一步為動物重大疫病防控實現規范化管理提供保障依據。
（2）動物防疫檔案實現規范化管理。防疫規范化管理并不是一項簡單的工作，需從多方面加以完善。對于鄉鎮畜牧獸醫中心站來說，要對各項文件進行構建和完善，如防疫通知書、免疫回執卡以及免疫檔案等。將這些文件資料統一起來，進行存檔，并做好各類檔案的分類工作，從而為動物重大疫病的預防及控制提供充分有效的依據。
（3）針對強制免疫專供疫苗進行規范化管理。為了使強制免疫專供疫苗管理更具規范性，需要對疫苗的相關信息進行嚴格記錄，如疫苗的名稱、生產日期及批號等。對于養殖場（戶）來說，在對畜禽進行引進的過程中，需具備動物檢疫合格證，在通過各級審核后，方可引進。并在引進的同時做好免疫實施工作，借助信息化手段，實行程序免疫。對于對強制免疫專供疫苗倒買倒賣的現象需嚴厲打擊。
（4）加強出入境動物規范化管理。除已有的檢疫申報制度外，還需要對隔離觀察制度加以構建，使畜產品的質量及安全得到充分有效的保障。
除此之外，為了使動物重大疫病防控管理更具規范性，還需加大宣傳力度，同時做好相關工作人員的培訓，如針對獸醫進行動物重大疫病防控方面的知識培訓，在培訓過程中需注重技術的強化及操作的規范性，以此為動物重大疫病防控管理規范化的實現提供保障和依據。
1.3 統計分析
本研究應用SPSS13.0統計學軟件進行處理，數據以“平均數±標準差”表示，組間比較采取χ2檢驗，P
2 結果與分析
2.1 規范化管理實施前后相關問題發生情況對比
實施規范化管理后，制度缺失、檔案管理薄弱、專供疫苗缺失以及出入境動物管理缺失而引發的管理風險發生率降低，僅為3.63%；而實施前發生率為22.94%。實施規范化管理后管理風險發生率顯著低于實施前（x2=12.349，P
2.2 規范化管理實施前后各項指標評分對比
采取自制調查問卷，包括制度建設、檔案管理、專供疫苗管理、出入境動物管理以及宣傳培訓管理五項指標，設百分制、分數越高，表示管理越規范。
規范化管理實施前，制度建設（68.3±1.9）分、檔案管理（72.4±0.6）分、專供疫苗管理（63.8±1.4）分、出入境動物管理（61.9±2.6）分；宣傳培訓管理（63.2±2.8）分。
規范化管理實施后，制度建設（94.6±2.1）分、檔案管理（98.2±0.4）分、專供疫苗管理（93.2±1.8）分、出入境動物管理（91.8±3.4）分；宣傳培訓管理（96.8±2.3）分。
實施規范化管理后，各項指標評分均顯著高于實施規范化管理前（P
3 小結與討論
動物重大疫病防控管理存在一些較為明顯的問題，主要包括：制度缺失、動物防疫檔案管理不規范、專供疫苗缺乏規范化管理、出入境動物缺乏規范化管理以及宣傳工作不到位。鑒于此，需要構建完善的制度，并加強檔案管理、專供免疫管理及出入境動物管理等。結合本文研究結果，可得出結論：實施動物重大疫病防控規范化管理，明顯改進了管理模式，進而使動物重大疫病防控的質量得到有效提高，也進一步保障了出入境動物管理的安全性。
參考文獻：
摘 要：信息技術在不斷的發展，現在各行各業都在利用信息技術，信息技術可以提高工作的效率，對人們的工作有著極大的好處，在電子文件檔案上也是如此，檔案在不斷的發展，現在的電子檔案已經逐漸的取代了紙質檔案，電子檔案自身有著很多的優點，在檔案管理中是極其關鍵的。本文就是對試論電子文件檔案的優越性及其風險防控措施的優越性及其風險防控措施進行分析，為相關的研究提供借鑒。
關鍵詞：電子文件檔案；優越性；風險防控措施
檔案在國家的發展中是極其關鍵的，關系著我們的基本信息和國家的機密。隨著信息技術的不斷發展，傳統的紙質檔案已經無法滿足人們的基本需要，人們對檔案的要求在逐漸的增加，電子文件檔案已經成為了檔案的主要方式，利用電子文件檔案可以減少檔案面臨的風險、也可以減少工作中的強度，可以說電子文件檔案有著極大的優越性。
一、電子文件檔案的優越性
電子文件檔案是相對于紙質檔案而言的，利用電子文件檔案可以加快檔案工作的效率，對檔案有著極其重要的作用，在電子文件檔案使用的過程中，可以簡化很多的程序，僅僅需要在計算機上完善所有文件的歸檔工作，也便于文件的保存，對于檔案工作人員是非常有利的，作為檔案工作人員在相同的時間內可以完成更多的工作量，對于檔案工作者來說是非常快捷的，提高了工作的效率。現代社會是一個信息化的社會，電子網絡在逐漸的普及，為電子文件的歸檔和是整理提供了科學的依據，在整理的過程中，減少了立卷。檢查、尋找的難度，僅僅將關鍵詞輸入到相應的檔案系統中就可以將需要的信息檢索出來，利用虛擬的信息網絡，電子文件檔案可以減少檔案占用的空間，只需要使用先進的存儲設備就可以將電子文件進行存檔，如果是紙質的文件，則需要大量的空間，在存儲的過程中對環境的要求也較高，隨著時間的推移，容易受到潮濕環境的影響，也不需要頻繁的進行檔案的搬動，減少了檔案出現遺漏、丟失和破損等現象，保證檔案可以科學合理的利用。
傳統的紙質檔案在使用的過程中，需要對檔案進行檢查，檔案工作人員在檢查的過程中需要逐字逐句的進行檢查，保證文字的準確性，章節之間的連貫性，檔案要健全，在排查完成之后，還要進行查缺補漏，對紙質檔案進行完善，還要對修改的檔案進行拆封，對這些文件進行重新的訂裝，但是電子文件檔案就不需要這么多的環節，利用計算機進行管理，可以在計算機上直接對相應的檔案進行修整，做到查缺補漏，利用計算機進行修改，這樣就可以有效的保證電子文件檔案順利使用，在利用電子文件檔案的過程中，在計算機上直接對相應的電子檔案進行檢查，如果出現了問題就可以及時的進行補漏增缺，如果出現了其他的問題也可以及時的發現，對整個電子檔案的利用有著極大的好處，不需要進行反復的拆卷，也不需要進行檢查裝訂，這樣就可以減少很多的環節，對檔案的管理有著極大的好處。
傳統的紙質檔案在使用的過程中經常會出現各種個樣的問題，尤其是在保密性上，傳統的方式有發掘密道，后來又檔案館，但是這些檔案保密的方式都費時費力，對人們的利用也沒有好處，在使用的時候也有著很大的影，但是電子文件檔案在使用的時候是不需要進行這些繁雜的環節進行保密的，只需要在計算機上設置一個密碼鎖，這樣就可以對計算機內的文件檔案進行保密，在利用的過程中是極其便捷的，為了提高保密性，不會導致檔案的丟失，對檔案可以設置分部閱讀，人們在查找的時候只能夠查到需要的那一部分，在使用的過程中是極其便捷的，作為修改人員也僅僅能夠看到所要修改的那一部分，不能看見全部檔案，對檔案的管理有著很大的好處，保證檔案的保密性，檔案不會被輕易的泄露。
二、電子檔案存在的風險
文件檔案的電子化一方面節省了人們對文檔進行收集、保管、利用的成本，提高了工作效率，一方面也存在著諸多不安全因素，導致電子檔案的不真實、不完整和不可靠，影響其效力的發揮。那么文件檔案的電子化究竟存在哪些風險呢？
（一）計算機和網絡技術方面存在著不安全因素
由于網絡是開放的，任何人都能通過計算機進入網絡，電子檔案的內容和形式很容易被非法改動、刪除、復制等，并且改后往往不留有任何痕跡。
（二）制度管理方面的不安全因素
電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護、更新等都需要通過檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數眾多。加之網絡的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當中，人員的專業素養值得考究，業務水準參差不齊，因此經常會有一些管理上的漏洞，導致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。
（三）電子檔案的保存上不穩定
電子檔案存儲的磁性材料從保存時限上說最長也就100年，而且其性質極不穩定，遇熱、濕、強磁場或技術升級等問題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無法服務的，甚至可以說，一旦失去了電力供應，那么電子檔案將不復存在。
三、風險防控措施
（一）應做好電子檔案使用中的控制與管理
首先，要進行使用權限的審核，根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定。其次，要嚴格控制電子檔案的可轉換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，要加強電子檔案使用中的安全措施，對電子檔案的信息內容根據密級層次進行有效管理，系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據，從而保證電子文檔的原始性和真實性。
（二）要建立統一的電子文件管理體制
首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規劃，使二者同步發展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環節都在檔案部門的統一監督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性，真實性進行鑒定。
（三）應優化專業結構，建立一批新時代的檔案管理人員隊伍
檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養。一方面，要多渠道引進專業的技術和管理人員，盡量使用素質高，思想好，責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面要對現有的檔案人員進行專業培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質，結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。
四、結論
電子文件檔案的形成得益于高速發展的電子科技，它有著傳統紙質文檔所無法比擬的優越性。我們不僅要充分利用計算機技術和網絡技術，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，加強各個環節的溝通管理。
參考文獻：
（一）電子檔案管理能夠有效的節省人力和物力與傳統的檔案管理相比較，傳統的檔案保存工作中，由于某些重要的檔案資料，不但需要專門的人員進行管理，還需要投入大量的管理經費，但是還是不能確保檔案的絕對安全性。隨著計算機網絡的廣泛應用，給檔案的歸檔提供了更加方便和快捷的手段，并且還為檔案的提取和利用都提供了快捷的途徑，此外還為檔案的歸檔與檢索等當面提供了相當的便利。也就說說電子檔案不但加快了檔案歸檔的速度與質量，還節約了大量的人力與物力。
（二）強化電子檔案管理，能夠有效的提高檔案服務的質量檔案的電子化，其目的就是為人們提供簡單快捷的檔案管理服務。電子檔案的特點就是信息化程度高，所有的原始檔案都通過數字化的信息形式儲存在計算機中，并且經過互聯網的傳播，方便世界各地網絡在線的用戶查閱和篩選自己需要的信息。所以，強化對電子檔案的管理，不斷的利用新技術，完善電子檔案的管理模式和途徑。隨著時代的發展，許多的檔案使用者對電子檔案的要求越來越高，他們不但要求電子檔案提供原始的文字檔案，甚至有的還需要查看原始檔案的圖像以及相關的視頻資料等，由于傳統檔案的種種限制，導致是在電子檔案迅速發展的今天，已經遠遠的不能滿足人類的需求。電子檔案因為其自身的特殊性，能夠為人們提供更全面的信息服務，隨著檔案需求的多樣性與社會科學的不斷發展，檔案管理工作的服務對象以及檔案的管理方法都在不斷的變化中。但是電子檔案因為其動態、全面的服務特點，在很大程度上能夠滿足人們逐漸多樣化的需求。
二、加強電子檔案管理的方法
（一）利用風險管理方法，提升電子檔案管理的水平
電子檔案管理由于利用的計算計算機網絡平臺，致使其在存儲的過程中具有很大的危險，所以采用風險管理的方法，對電子檔案的存儲中可能遇到的危險進行分別、估計、防護并且采取相應的措施進行應對，通過這些手段的應用，將電子檔案的管理風險降低到用戶可接受的范圍內，進一步的達到電子檔案管理的安全系數。
（二）規范電子檔案管理的操作流程
傳統的檔案管理在歸檔前與歸檔后的管理部門的分工是不同的，這就在一定程度上對文檔保存的連續性造成了破壞。電子檔案是建立在計算機網絡上的虛擬信息，通過網絡這一特殊途徑，將文檔通過一定的管理流暢，順暢的將電子文檔進行歸檔和存儲，文件的生成和保存是在一個完整的環節中實現的。電子檔案的生成到永久性的保存以及銷毀是一個不可分割的過程，因此對電子檔案生成的流程應該按照不同的管理要求和流程，建立專門的管理部門進行控制，將電子檔案的操作流程系統而安全的管理起來。
（三）強化工作人員的管理，建立完善的管理體制
電子檔案作為一種新興的事物，其發展是比較晚的，因此一套完整的管理體制對電子檔案的管理工作是相當重要的。在建立完善的管理機制的基礎上，還應該通過績效考核歸納到電子檔案的管理內容中，以此來激勵管理人員的工作積極性。同時還應該投入一定的資金，在硬件設備上提供一定的支持，保證管理機制高速、有效的運行。
三、結語
一、增強企業檔案安全管理意識
企業檔案的管理工作并不僅僅是一個部門的責任，也是各個部門和員工的共同責任，因而強化企業整體的檔案安全管理意識就顯得非常必要。企業檔案是企業發展過程中形成的寶貴的無形財產，保證檔案數據的安全性是管理部門的主要責任，應該充分認識檔案在企業發展管理中所起的重要作用，在企業內部加強檔案數據安全宣傳，增強企業員工對于檔案數據安全的管理意識，普及檔案數據安全方面的知識，讓企業內的全體員工都能夠參與到檔案安全管理的工作當中。同時，積極采取多種方法對檔案數據安全加以保護，從企業的日常工作上入手，讓每位員工都能夠切實感受到檔案數據安全的重要性，自覺在日常工作當中注意保護檔案數據的安全，樹立起檔案數據安全第一的概念，認真落實有關檔案數據安全管理的責任制度。另外，檔案管理部門應該加強檔案數據安全方面的宣傳力度，對企業員工進行安全宣傳教育，提升員工在檔案數據安全方面的意識，讓檔案人員能夠從細節入手，自覺維護企業檔案數據的安全性。
二、制定合理的安全管理措施
針對于當前企業檔案管理的現狀，對于檔案數據安全管理不僅僅需要從員工思想層面入手，還需要配合具體的相應對策和管理措施，以便切實有效維護企業檔案數據的安全，具體來說可以從以下幾個方面入手：
（一）建立健全檔案數據存儲制度
檔案數據的安全離不開有效保管和存儲制度的支持，科學的保管和存儲才能夠保證數據的完整性和安全性。企業檔案管理部門可以在企業管理層的支持下，結合我國相關法律法規和企業檔案管理工作實際建立相應的檔案管理制度，對檔案管理工作當中的各個環節進行規范，對不同類型檔案的管理進行規定。并且可依據相關檔案法建立檔案安全保密制度、保護制度、檔案利用制度、保管制度等等，對檔案的鑒定、借閱、保密等級、銷毀等進行詳細規定，從而有效保證檔案數據的安全，最大程度地對檔案數據安全進行管理。另外，檔案管理部門可依據企業的實際情況制定檔案安全體系管理指南，對檔案數據的存儲管理方法和規范進行明確，對檔案的保密等級進行具體規定，對電子檔案系統的訪問瀏覽進行權限控制，并且對于電子檔案系統需要建立相應的入侵檢測技術和防火墻技術等，保證電子檔案系統的安全性。在實施檔案數據安全管理措施時力求從多個方面對檔案數據進行全面管理，包括數據的安全控制、網絡數據的安全、個人計算機的安全和外設管理等等方面，從而確保檔案數據能夠得到全方位的安全管理，切實有效地?Φ蛋附?行安全防控，為檔案數據安全工作提供有力保障。
（二）制定檔案數據應急管理制度
應急管理制度是在檔案部門發生緊急情況時采取的一系列措施，能夠有效降低檔案災害的一種制度，減少突發性災害對檔案造成的破壞，包括自然災害、環境風險、管理風險和人為風險等，這些都有可能給檔案帶來毀滅性的破壞，因而需要從日常防范和應急預案上入手，堅持預防為主的原則，將檔案數據的損失降到最低，發生災害的時候能夠有效保證檔案的安全性。在建立相關預案之后，應該組織檔案管理人員進行學習，并可定期組織進行演習活動，增強檔案人員的應急意識，在發生應急情況時不會慌亂，減少災害對檔案的破壞，建立防災減災的安全體系，加強對檔案管理方面的技術研究，不斷引入先進技術來確保檔案數據的安全性。
（三）加強檔案數據管理的監督工作
企業應該建立專門的檔案管理機構，對企業內部的檔案進行統籌和組織管理，對企業內部各個部門的檔案工作進行指導和監督，并定期對企業的檔案工作情況進行評價，擴展檔案管理部門的工作范圍，將其擴展到整個企業各個類別和各種載體檔案的管理，讓企業當中的檔案工作都能夠得到管理部門的監督，以便能夠對企業檔案數據進行集中保存。同時能夠從源頭上入手，對各個部門當中的檔案收集、管理進行監督管理，減少了檔案在源頭上的丟失或泄露的可能性。再者，對企業的各類檔案在收集、整理、保管、利用等環節進行了統一規定，實施統一的管理標準，方便檔案管理部門對其進行監督檢查。而且，專業的管理部門當中人員素質也較高，對于檔案數據的管理更加專業，也能夠有效降低檔案數據管理的安全風險。
**區人民檢察院（以下稱“區檢察院”）從檢察工作實際出發，將風險管理理論和質量管理方法應用于反腐倡廉建設，制定了《廉政風險防范管理實施細則》和《風險防范管理任務分解方案》，建立了廉政風險防范管理工作機制。在開展此項工作中，區檢察院經歷了轉變觀念，形成共識，變共識為共為的過程。
堅持三個明確
明確工作意義。20xx年初，區檢察院開始廉政風險防范管理試點工作。為使干警充分認識、理解這項工作，區檢察院采取會議講解、廣泛宣傳、干警參與風險點查找等形式，使大家了解廉政風險防范的基本內涵、核心內容、主要目的和工作方法，干警們在逐漸接受“廉政風險”這一全新概念的過程中，也充分認識到了實行廉政風險防范管理的重要性，自覺做到識別風險在工作之前，防范意識在行動之前，約束行為在辦案之前，進而實現了對檢察權正常運行的規范制約和對腐敗問題的超前防范，使檢察機關行使檢察權時的內部監督機制更加完善。
明確工作內容。在《實施細則》中，區檢察院結合自身工作特點，確立了相應的組織機構及運行程序，明確了具體的考核內容、考核標準和考核方法。同時，發動廣大干警從思想道德、制度機制和崗位職責三個方面，認真、全面、深入地分析了全院92個崗位可能出現的廉政風險，共查找出391個風險點，在此基礎上制定出切實可行的防控措施。
明確工作責任。在制定實施細則時，區檢察院還同步制定了《廉政風險防范管理任務分解方案》，針對思想道德風險、制度機制風險和崗位職責風險三個方面，分別將各項防范措施予以細化，并對每項措施的落實明確了責任部門以及責任人，做到防范措施有針對性、監督措施有動態性、處置辦法有實效性，使全院各個部門在反腐倡廉建設上形成工作合力。
做到兩個延伸
隨著廉政風險防范管理工作的深入開展和干警們認識的不斷提高，區檢察院不斷總結經驗，使廉政風險防范管理工作逐步融入到檢察工作的各個環節，做到兩個延伸：
一是適用范圍的延伸。最初確定這項工作的適用范圍是院領導班子成員，后擴大到中層干部，最后延伸到全體干警，層層推進，全員覆蓋。由開始的查找個人風險，擴大到檢察工作的重點部門、重點崗位、重點環節，由點到面，不斷深入。
二是風險內容的延伸。最初查找的風險點主要集中在職位和職責上，隨著工作的不斷深入，區檢察院發現職位職責風險包含范圍較窄，不能涵蓋到所有風險。在區紀委的指導下，將教育、制度、監督各項工作均納入進來，最終落實到對思想道德、制度機制和崗位職責這三類風險進行系統防范管理，并以此為基礎，形成了區檢察院的《實施細則》。
立足三項建設
立足檢察業務建設，將廉政風險防范管理工作與檢察業務各環節緊密結合。在廉政風險防范管理工作中，區檢察院將加強執法工作管理作為主要目標之一，堅持嚴格執法，文明辦案，不斷規范辦案工作，提高辦案質量，增強辦案效果。區檢察院認真分析研究執法活動的各個環節，將可能影響公正執法的因素納入到風險防范的范圍內。如對案件線索的移送是否按規定接收、登記；在執法活動中，是否具有違反有關廉潔從檢規定的行為等，通過對辦案程序、辦案紀律等方面風險點的識別和規定，執法活動中的每一個關鍵細節都受到認真監督，起到了防范的作用。
一、當前人民銀行事后監督工作的現狀
目前,人民銀行事后監督部門采取的監督方式是人工監督和計算機監督相結合，除了ABS會計核算系統采用系統監督外，國庫、發行會計核算等其它業務實行人工監督。
(一)電子化程度不足，事后監督工作效率偏低，風險隱患突出。對于ABS會計核算系統而言，雖然目前已實現影像系統監督，但在當前各縣支行業務統一交由地市中支集中事后監督流程下，會計報表等無法以電子資料形式通過影像系統核查，在繳存款業務中，各縣支行必須將會計報表等相關資料以郵寄的形式送至中支事后監督部門，郵寄過程中,打包、交接、配送、簽收等各個環節都存在憑證丟失損毀的風險，在責任追究上也很難明確當事人。而對于國庫、發行等業務來說，由于還沒有應用影像監督系統，事后監督人員每天需對所有會計憑證進行翻閱、審核，數據錄入工作量較大，憑證實物運送與交接手續繁瑣，影響了監督工作效率。
(二)事后監督工作目標單一、核心職能受到弱化。在大量手工監督的前提下，監督人員無法抽出足夠時間與精力對會計核算的重點問題進行分析研究，也很難進一步對監督結果進行利用和分析，有針對性地提出加強會計核算管理和防范資金風險的建議。事后監督工作偏離“提供更多風險評估和預警方面的有效信息，幫助被監督部門發現并有效預防、化解潛在風險的手段”的核心職能,監督效果大打折扣。
(三)業務檔案管理滯后影響事后監督工作有效開展。在檔案管理方面，人民銀行事后監督中心仍停留在紙質庫房保存和人工實物查閱的階段，事后監督人員每天要花費大量的精力和時間整理裝訂會計資料，給檔案管理和查詢、調閱檔案帶來很大困難，也容易造成工作職責不清、工作體系不夠合理的問題。
二、商業銀行事后監督工作的經驗
(一)監督方式全面轉向信息化，集約化。與人民銀行事后監督信息化進程相對緩慢不同，當前商業銀行事后監督工作信息化水平高，包括個人儲蓄、對公業務、支付結算、債權投資等各項業務的事后監督工作均已實現了完全電子化，即：運用OCR等影像技術，采用掃描和直接導入等方式，實現憑證、賬簿、報表等會計檔案資料影像采集、處理、存儲和調閱的全程自動化和電子化，即：前臺業務人員完成憑證掃描并上傳到事后監督系統；事后監督人員在其業務系統中提取自動生成的事后監督資料包后，對照憑證影像，以系統提示監督要點為依據，結合相關制度等要求進行審核。這樣以來，既免除了用人工方式進行會計資料的審核、清單勾對、憑證配對等繁瑣工作，大大提高了工作效率和監督準確率；同時會計檔案微縮管理也為各部門查閱、調閱會計檔案極大地提供了便利，實現了管理部門、各營業機構和客戶的信息資源共享。
(二)監督形式上體現為重點監督和抽樣監督相結合。由于商業銀行業務量較大，不能實現全面監督，其主要監督形式為重點監督與抽樣監督有機結合。按照審計監督的重要性原則和經濟性原則，重點監督要求對新業務、風險較高的業務以及限額以上的大額等業務進行100％的監督。抽樣監督則是對限額以下的小額業務，借助計算機系統隨機抽取樣本，只對樣本業務進行監督。
(三)監督理念上由復核型向風險防控型轉變。隨著監督理念的逐步轉變，商業銀行也在不斷改造監督流程，加強監督資源共享，建立風險計量模型，逐步實現監督重點從復核型向風險監控型轉變，表現在：通過在事后監督系統中大量添加風險管理模塊，識別、確認、收集風險事件與風險驅動因素，利用風險評估功能對風險事件進行持續評估、反饋，根據評估結果優化監督模型、確定質檢對象和檢查對象，進一步提升監督的針對性和有效性，最終實現風險導向和流程導向的監督。
三、商業銀行事后監督工作對人民銀行的啟示
商業銀行事后監督工作的開展，通過信息技術在事后監督工作中的應用，提高了自動控制能力和對各種操作的監控能力，更重要的是通過人的因素將信息技術的應用與事后監督信息的加工使用相整合，建立起包括風險預警、識別、評估、分析、報告完善的操作風險管理體系，這對人民銀行的事后監督工作有很強的借鑒意義。
(一)樹立操作風險管理理念，建立全面事后監督體系。加強風險監督，是事后監督工作的主要著力點和發展方向。 因此全行要樹立科學的風險管理觀，建立完善全面的事后監督體系，各業務崗位應將自身涉及操作的各項業務進行風險評估和梳理，列出風險點，將其納入事后監督的范圍，防止出現操作風險監督的盲點。
(二)整合影像技術、加快事后監督信息化進程。人民銀行應加快事后監督系統的信息化建設步伐，一方面要盡快組織相關部門開發國庫、發行等會計核算事后監督子系統，實現影像技術的整合，促進事后監督的全面集中，使事后監督工作人員可以通過影像和交易流水的配對實施監督，從而徹底打破事后監督工作在時間、空間上的限制，降低監督成本、保證監督的時效性和準確性。另一方面，要抓緊修正完善ABS會計核算系統事后監督工作的缺陷，在做好憑證傳遞環節風險管理、落實責任到人的同時，還應盡快將會計報表等資料納入影像監督系統。此外，在檔案管理方面，紙質檔案可通過塑封的方式由檔案管理部門統一保管，事后監督中心只需通過影像縮微技術平臺建立統一的電子檔案庫,以供各被監督單位通過網絡，在被允許的授權范圍內，訪問電子檔案中心的數據庫，自動查詢相關的業務檔案影像。這樣以來，既可以充分發揮電子影像記錄準確、精度高、信息存儲量大、節省空間的優點，又可以實現應用和管理的完全分離，減少因原始檔案保管不當而引發的潛在風險，從根本上解決紙制檔案的歸類和保管問題。
(三)完善事后監督系統、引入操作風險預警機制和風險模型。人民銀行可以依據制度規定和差錯風險案例建立風險預警和風險模型，開發計算機輔助風險監測監督系統，即通過對各項風險業務深入分析和典型案例分析，找出問題發生時在業務系統中反映出的基本特征，據此設計檢索條件，建立風險監測模型，通過不間斷地監測、監督、檢查、反饋、整改、完善，形成良性循環，對于系統監測到的風險業務，配合人工追蹤與延伸監督，穩定地壓縮風險空間。事后監督部門還可以根據本地區的實際和風險狀況、事后監督過程中發現的典型問題、監管部門和上級行的案件通報和風險指引等信息不斷豐富和完善風險模型，利用這些預警和模型，能實現對重要業務、重要交易、重大金額、重要賬務環節的有效監督。
(四)加強事后監督信息應用，實現事后監督職能向綜合風險管理轉變。事后監督信息來源于各項業務發生的最前端，是人民銀行整體操作風險的最真實反映，但是這些信息通常是零散的，被監督部門也只針對這些個別差錯信息進行孤立、單一的整改，這也是一些差錯屢改屢犯的重要原因。因此，人民銀行要利用這些個別的事后監督信息，運用特定的方法進行匯總、加工和分析，使之形成相互聯系的、普遍的綜合信息，充分揭示出某一部門在特定時期的風險狀況，從而進行有針對性的控制與防范，這是事后監督工作的發展方向。首先，應利用相關學科特別是統計學的原理和方法，對差錯和風險等事后監督信息進行匯總、分類、比對、歸納，形成進一步分析的數據基礎。其次，對統計數據進行綜合分析，總結差錯和風險形成的原因及其規律，提出有針對性的改進建議和控制措施。對于原因的分析尤其要走出一個誤區，不要把差錯簡單歸咎于操作人員的錯誤，而應從流程設置和制度規定是否有缺陷，系統設計是否不完善或不便捷，操作人員的激勵處罰機制是否不合理等方面綜合分析，從根源上管理和控制風險。再次，事后監督部門應定期將一定區域，一定時期的操作風險狀況、新特點、應對辦法和措施形成報告供管理層及相關部門知悉并作為決策參考依據。
