發布時間：2023-05-15 16:36:03
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的畢業生檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
關鍵詞：畢業生檔案 就業服務
隨著近年來我國高等教育的快速發展，大學畢業生人數與日俱增，學科門類日益繁雜，大學生就業情況多種多樣，無形中，使各高校的學生檔案管理工作也進入了一個新的時期，帶來新的挑戰。如何加強學生檔案管理，使學生檔案做為學生尋求工作的有力信息資源，是我們亟待解決的問題。
一、加強高校畢業生檔案管理的必要性
高校學生檔案由兩大部分組成，一部分是學生高中時代轉過來的學籍材料，另一部分是大學期間的學籍材料，包括大學期間學生成績、學位授予通知書；社會活動表現情況，包括學生參與社團活動、志愿服務等經歷；黨團材料，包括入黨、團發展過程中政治表現等思想狀況的記錄信息；獎懲情況，包括在校期間獲得的榮譽及違紀曠課等處分材料；體檢表等。這些看似簡單的信息，承載著學生學業生涯的點滴，更是將來畢業就業的寶貴信息資源。所以，做為學校的學生檔案管理工作，不僅要做到材料齊全，更應注重信息的原姓性和真實性。
1.高校學生檔案現狀
目前，各高校的學生檔案管理，基本上是先由各學院分散管理，在畢業生即將畢業之前，再由各學院統一歸到檔案部門統一管理和傳遞。由于工作環節有限，人員專業知識缺乏、流動性大，忽視定期培訓等原因，造成了學生檔案收集不全、整理零亂，在多次交接過程中出現材料丟失、重復歸檔的現象，給學生日后的工作帶來麻煩。
另外，學生檔案沒有統一標準，材料規格不統一，也是當前學生檔案存在的問題。由于沒有統一化的檔案管理標準，使得學院對于學生檔案的收集沒有依據，造成各個學院的學生檔案材料各具特色，標準不一。有的學院能把學生在校的各種表現真實詳細地記錄和整理，但有個別學院僅僅是提供學籍檔案，個人鑒定公式化、千人一面，沒有個性特征，不能如實地反映學生在校的全部情況，在材料的提供上，與用人單位期望相差甚遠。檔案材料規格各異，使用紙張的材質規格各不相同，也是造成檔案材料雜亂的原因，影響檔案材料的使用效果和美觀。
第三、學生本人對于檔案意識淡泊，甚至認為檔案無關緊要。有的學生入學就不上交高中檔案，有些學生學習期間出國、工作等忽略自己檔案材料的填充，造成檔案材料存檔不全，更有的同學在填寫自己的信息時不認真對待，字跡潦草，填寫不準確，給將來就業、晉級帶來麻煩和損失。
2.畢業生檔案為用人單位選撥人才提供參考和依據
學生檔案真實地記錄了學生學習期間的全過程，真實地反映了學生學習成績、社會活動能力、身體健康狀況及思想政治表現，是用人單位對學生的最初印象，決定了學生的命運。另外，學生檔案也是工作以后做為定崗、定級、晉級、調動的憑證，是一個人學業生涯的“記錄本”。
二、采取有效措施，保證高校畢業生檔案的完整性，為學生就業提供有力保障
1.加強內部管理，保障畢業生檔案的真實性、完整性
首先，要規范檔案歸檔內容標準，制定檔案歸檔制度，建立一套統一完整的學生檔案歸檔系統，使各學院收集學生檔案有章可偱。統一檔案紙張及格式標準，讓檔案看起來更美觀更規范。加強各學院檔案管理員業務培訓，確保學生檔案的真實完整。
2.加強宣傳力度，激發學生自主意識
加強宣傳力度，提高學生、學校相關部門對檔案重要性的認識，畢業生檔案作為學生踏上社會的敲門磚，關乎學生就業及今后發展，學校要在新生入學前通過宣傳欄、學前教育等形式，對他們進行檔案宣傳教育，讓學生了解檔案的價值和作用，認真對待自己的檔案材料，做到填寫認真、字跡工整、真實完整，只有積極主動地關注、配合檔案的建立，才能最大限度地發揮檔案的社會效益。
3.加強檔案信息化建設，做到電子、紙質雙軌制
建立高校畢業生檔案管理信息化，可以有效提高檔案的時效性、便捷性。由于高校歷年來畢業生檔案都是以紙質為主，紙質檔案雖然是“唯一真實的原始性憑證”，但對于高校與日俱增的生源來說，整理填充過程繁雜，查詢起來更是無從下手。只有建立學生電子檔案系統，使資源共享，才能更好地發揮檔案作用，為檔案的整理、查詢及為用人單位提供最便捷、最精準、最全面的畢業生檔案信息。要選擇一套軟件兼容性好，能夠與其它學生信息軟件共享的管理軟件，這樣可以通過數據轉換達到資源共享，有利于提高工作效率。軟件的選擇應注重實用性可操作性，將檔案信息以數字化、網絡化的方式存貯和利用，實現紙質檔案與電子檔案雙軌并存，信息資源高效共享，提高檔案管理人員的工作效率和工作質量，搭建畢業生、學校與用人單位之間的溝通平臺。
4.加強檔案管理人員隊伍建設，增強責任感和服務意識
目前，學生檔案的管理人員多為兼職，專業性不強。建立一支高素質、具有高度責任心的兼職檔案員隊伍是做好畢業生檔案工作的基礎。首先，要注重培養學生檔案管理人員的政治素質和工作責任心，提高他們的服務于就業的意識，將檔案管理工作納入學校的整體規劃，定期進行培訓和考核，其次要提高學生檔案管理人員的業務水平，提高管理能力，認真把握畢業生檔案收集、整理、移交、派遣的各個環節，并及時完成電子文檔與紙質材料的統一，高質量高效率地完成畢業生檔案的各環節工作。
在就業環境日益復雜的社會環境下，高校畢業生檔案的管理工作正面臨巨大挑戰。如何做好高校畢業生檔案管理，這一重要人生經歷的憑證，檔案工作者任重而道遠。我們有責任有義務采取各種途徑來加強檔案的管理工作，為高校畢業生與用人單位之間搭建可靠、暢通的橋梁和紐帶。
【關鍵詞】技師學院 學生檔案管理 畢業生就業
技師學院學生的檔案材料，不僅記載了其在校期間的學習成績、思想品德、身心健康狀態等信息，而且是學校推薦學生和用人單位錄用學生的主要參考依據，在學生步入工作崗位后，其個人檔案仍然是職稱評定、學習深造和各級組織選拔、任用、考核的重要憑證。因此，加強學生檔案管理，對于促進畢業生就業、規范就業市場具有重要意義。
一、技師學院學生檔案管理存在的問題
（一）學生檔案管理理念和管理模式落后。雖然學生檔案管理對于畢業生就業具有十分重要的作用，但是目前一些技師學院學生檔案在管理理念上卻十分落后，具體表現在一方面不夠重視學生檔案管理，沒有把學生檔案管理放在學校重點工作項目上，并且投入的資金十分有限，導致學生檔案質量不高，不能充分起到促進畢業生實現成功就業，幫助用人單位盡快了解、用好畢業生的功能。另一方面具體表現在學生檔案管理觀念上仍然停留在匯集學生在校的政治表現和畢業階段的終端學習成績，而對用人單位所急需要的信息。在管理模式上，大部分技師學院學生檔案管理比較混亂，或是人事部門管，或是學生處管，又或是在各院系分散管理，由于沒有固定的管理部門，導很多學生檔案都沒有進行系統整理，都是要等到學生快要畢業的時候才進行集中整理。這些零散的不規范的學生檔案根本不能夠促進學生的就業，而學校這種陳舊落后的管理模式根本無法適合信息化時代的發展要求。
（二）學生檔案材料內容陳舊。學生檔案材料應該具有豐富多樣性和實用權威性的特點，特別是隨著我國社會經濟的不斷發展和教育體制改革的逐步深入，再加上技師學院相對于高校而言，和企業的合作更為頻繁和緊密，用人單位在選擇和錄用人才時更想要看到的是學生的心理測試成績、各種技能競賽證書和社會實踐活動材料等，但是大部分技師學院的學生檔案材料仍然停留在學生的學習成績、獎懲情況、黨團材料、體檢表等內容上，這樣的檔案材料根本不能夠準確而全面地反映學生的綜合素質，不能全方位地展示學生的精神面貌，不能體現學生的競爭力，因此，內容陳舊的學生檔案材料是不能夠很好地服務于學生就業的。這就要求技師學院在學生檔案管理方式上，特別是對畢業生在校期間成長成才的行為表現方面形成的檔案材料要實行全過程的動態管理，為用人單位提供客觀詳盡反映畢業生整體情況的檔案資料。
（三）學生檔案意識普遍薄弱。隨著社會主義市場經濟的不斷發展和教育體制的不斷改革，畢業生的就業方式和就業觀念也在不斷地發生變化，畢業生畢業由以前的國家統一分配變成了現在的用人單位和學生的雙向選擇，用人單位更加看重的是學生的綜合素質和實踐能力，并不過多關注學生的個人檔案，而學生更加關心的則是工作待遇和工作前途，特別是技師學院的畢業生，大多都進入了外資企業或民營企業，而這些企業基本上都是實行人事，把畢業生的檔案放在人才中心保管，這樣就導致許多畢業生不關心檔案的去留或者干脆不要檔案，形成檔案有沒有關系不大的錯誤意識，這樣最后就導致出現畢業生和檔案分離的現象，這些問題都不利于學生將來的發展。
（四）檔案管理人員素質有待進一步提高。由于技師學院普遍不重視學生檔案管理工作，沒有引起專門的檔案管理專業的人才，導致大部分檔案管理人員都是從其他學科轉行而來，因此他們的素質業務水平普遍不高，專業能力普遍不強，由于這些管理人員不具備檔案管理的專業知識和理論功底，因此，他們在具體工作中經常出現文字材料紙張規格不一、書寫不規范、材料缺失等問題，再加上缺乏相關部門的監督檢查和業務指導，最終造成學生檔案缺乏完整性和準確性，因此也就不能夠真實地反映學生的個人信息和能力素質，也就不能夠有效地服務畢業生就業。
二、加強高校學生檔案管理，做好為畢業生就業服務工作
首先，提高思想認識，加強學生檔案材料的收集和整理工作。學校領導部門要提高思想認識，不斷更新學生檔案管理理念，把學生檔案管理工作當作學校的重點工作去抓，要加大資金投入力度，加強學生檔案材料的收集和整理工作。將更能反映學生綜合素質和實踐能力的材料歸入學生檔案之中，保證學生檔案材料的完整性，同時在收集和整理學生檔案時一定要寫要規范、字跡工整，不要出現錯別字，保證學生檔案材料的準確性。
其次，要引進先進技術來提高學生檔案管理的信息化水平。技師學院的學生檔案管理要隨著信息技術的發展而不斷提高，必須要通過引進先進技術來提高學生檔案管理的信息化水平，一方面我們要將學生的基本信息錄入數據庫，建立學生的電子檔案，來實現信息資源的共享；另一方面，我們可以通過計算機系統對學生檔案進行迅速而有效的整理、分類和重組，從而有利于學校、學生和用人單位以最便捷、最快速的方式進行搜索和利用。
再次，加強宣傳力度，提升學生的檔案意識。我們要從大一階段就要加引導學生認識、重視、明白檔案的重要性，從而讓他們在不知不覺中形成檔案意識，以便在畢業時學生能夠妥善地處置和保管好個人檔案。
最后，技師學院要加大對檔案管理人員的培訓力度，提高他們的綜合素質。技師學院要在資金和政策上全力支持學校的學生檔案管理工作，一方面要加大在職人員的培訓力度，采取“請進來、走出去”的方式來提高檔案管理人員的業務能力、政治素質、職業道德和主動服務意識；另一方面，要引進一批高素質的專業的檔案學人才，建設一支高素質、高能量的人才隊伍，以便以最專業、最快速的標準為畢業生的就業做好服務。
【參考文獻】
[1]張海英.職業院校學生檔案管理與就業推薦的聯系[J].科技創新導報，2012（34）.
【關鍵詞】高職院校；畢業生檔案管理；強化方法；意義
高職院校的畢業生檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的個人證據，是人在社會上生存的軌跡，和社會勞動保障、薪酬待遇、組織關系等有著非常緊密的關系。高職院校畢業生的人事檔案是記錄高校畢業生信息的重要載體，具有無可替代的作用，所以加強高職院校畢業生的檔案管理工作不僅是順應時代的發展，深化教學改革，還是提高高職院校的管理水平和教學質量的重要手段，對社會主義建設具有重大的意義。
一、高職院校檔案管理工作面臨的主要的問題分析
1.意識不強，檔案存放存在缺陷
由于我國市場不斷變化，企業在用人的分配和接受上都發生了轉變，又加上一些高職院校的畢業生對人事檔案認識上還不足，使得組織和檔案人員對檔案的重視力度下降，對檔案的存放也就不那么關心，造成了檔案的存放出現了很多的情況，如有的人檔案在就業單位，有的在教育部門，有的在人才市場，有的在家，甚至有的已經遺失了。
2.檔案后續材料充實不足
由于目前的一些企業不重視人事檔案，僅關注的是人員的學歷和能力，加上一些高校的畢業生不重視人事檔案，雖然有了長達幾年甚至十幾年的工作經驗，但都沒有進入到檔案中，檔案中也就沒有這幾年或十幾年的人生經歷，造成了檔案人員人生經歷缺失。
3.棄檔和死檔逐漸增多
由于目前的社會中很多企業不看重人事檔案，僅注重的是人員的能力和身份，對員工的約束也僅依賴合同或協議，出現了重文憑輕檔案的現象，很多的人才服務機構中的檔案長期無人問津，死檔和棄檔日益增多。
二、強化高職院校畢業生檔案管理工作的幾點方案
1.加強高職院校畢業生檔案管理的意識
高職院校的畢業生檔案管理是學校日常管理工作中的一部分，學校領導和管理人員的重視程度直接的決定了檔案管理工作的效率和規范程度，這也能體現出學校的管理水平和教學質量，由于高職院校畢業生的人事檔案對于學生來說尤為重要，所以高職院校的檔案管理質量對畢業生的影響很大，所以進一步的加強學校領導和檔案管理人員的管理意識就特別的重要，他們應該進一步的學習《檔案法》和相關的法律法規，要明確檔案管理的重要性。
2.加強高職院校檔案管理人員的素質
對于高職院校的畢業生檔案管理來說，要提高管理水平，那么就應該要保證管理科學合理化、穩定化和最優化。學校還應該給檔案管理人員提供一個發展和提高業務水平的平臺，要針對檔案管理工作的特點開展業務培訓或學生交流活動，盡最大的努力提高檔案管理人員的業務能力、管理水平和現代化信息技術運用能力，與此同時，還要加強檔案管理人員的思想政治覺悟，讓檔案管理人員充分的認識到檔案管理對于學生的重要性，認識檔案管理不僅服務學生還服務社會。通過加強檔案管理人員的素質提高管理的質量和效率。
3.建立完善的管理制度
在高職院校中，每一個職能部門應該有部門間的規章制度，對于檔案管理部門，應該建立一個完善的學生信息收集整理、保管保密、檢查核對、轉遞送交等規章制度，部門領導做好監督的工作，務必將每項規章制度落實，做到有據可依、有章可循，確保管理工作有序的進行。
4.加強學生檔案管理工作的宣傳力度
高職院校畢業生的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、歸檔是主要的工作內容，在對學生提供服務的同時要使檔案的價值體現出來，這需要檔案人員的積極配合才能達到最好的效果，所以加強檔案知識的宣傳力度就顯得尤為重要，讓學生能夠了解和認識到檔案的基礎知識和重要性，讓學生及時的反饋各項信息用以綜合性的研究和分析，提高檔案的利用率。
高職院校畢業生的檔案管理工作從最初的建檔、整理、歸檔、保存到轉遞，中間的步驟多，經歷的時間長，轉手的部門多，這就需要高職院校的相關領導給予高度的重視和檔案管理人員的認真負責，在規范的規章制度和先進的信息管理技術下做到真正的檔案服務于學生，服務于社會。
參考文獻：
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[3]樊麗君，韓艷平.高校畢業生檔案管理的思考[J].辦公室業務，2012（11）
作者簡介：
【關鍵詞】高校畢業生人事檔案管理對策與思考
隨著我國市場經濟的發展,我國教育體制和用人制度進行了相應的改革,國家培養人才的方式方法發生了很大變化,大中專畢業生的就業制度改革也不斷深入,打破了人才由國家培養,統一分配的傳統做法。取而代之的是供需見面、雙向選擇、擇優錄用的高校畢業生就業工作新機制。隨之而來的是高校畢業生的人事檔案管理的管理機構、檔案內容、轉遞渠道、管理方法、開發利用、重視程度等各方面出現了很多與市場經濟發展不協調的現象,出現了隨意涂改檔案內容、檔案自我管理、由于企業破產造成檔案丟失、企業員工不能辦理退休、因為檔案內容不全不能夠辦理社會保險繳納、轉移等諸多問題,大大制約了高校畢業生的就業與合理流動。近期,就進入我市就業的高校畢業生采取了座談交流會、書面統計和實地調查形式,對高校畢業生人事檔案管理的情況進行了深入調研。
1我市高校畢業生檔案管理工作現狀
高等學校畢業生檔案是畢業生政治表現、學習成績、個人特長、身體狀況以及在校獎懲情況等綜合記錄,是用人單位了解畢業生,挑選人才,合理使用人才的重要依據。我市人力資源行政管理部門高度重視高校畢業生的人事檔案管理工作,東營市畢業生就業辦公室和東營市人才服務中心是專門負責我市生源畢業生和來我市就業的大中專畢業生就業服務的專門機構。主要服務范圍是學生報道、檔案轉遞、就業協議簽訂、就業培訓、創業扶持、三支一扶考試、職業介紹、社會保險繳納等一系列針對畢業生就業的管理與服務工作。2009年,我市接收高校畢業生共計有12108人,登記就業10590人,未就業1518人,就業率達到87.5%。
2存在的主要問題
(1)管理機構不統一
我市現管理高校畢業生檔案的部門大致有五類機構:一是考取了機關事業單位的高校畢業生,由用人單位上級行政部門進行管理。二是未就業或到非公企業就業的高校畢業生由人力資源和社會保障部門所屬的人才服務中心和職業介紹中心管理;三是師范類高校畢業生由教育行政部門進行管理;四是具有人事管理權限的國家企業或國有控服企業,例如:國有四大銀行、商業銀行、保險機構、電力部門等。五是由于學校和學生個人的原因,還有相當數量的學生檔案目前還存放在原學校、學生個人手中或非公企業人力資源部。
(2)轉遞渠道不規范
現在高校畢業生的檔案大部分由學校直接寄往學生畢業前所簽約單位所在城市的高校畢業生就業機構,然后再由畢業生就業機構根據高校畢業生畢業生所簽約單位所在市縣區將其人事檔案轉遞至所在市縣區人才服務機構。有的高校為了就業率,直接將學生檔案寄往學生所簽約用工單位。過了幾個月這個學生要求到其它企業工作時,企業把檔案扣住,造成嚴重混亂。有一部分在學生畢業前將檔案讓學生自帶回家。有一部分學生檔案由于各種各樣的原因滯留在原就讀學校。
(3)檔案內容更新不及時、內容簡單、檔案內容與檔案相對人不統一,個別有不真實的檔案材料。筆者在整理檔案過程中,發現同是研究生畢業的學生,有的有畢業設計書(論文)和學位認定書,有的檔案沒有這類材料。有的一份人事檔案里面有兩名畢業生的人事檔案材料。還有的內容十分單一,就三五張紙,沒有任何參考價值,特別是高職類或技工類學校畢業生的檔案內容,很不完善。轉入人才服務機構的學生檔案,后續檔案材料不全面,無法依據檔案材料為其出具社會化證明材料。
(4)學生的檔案意識不強,認為“可有可無”。有的學生畢業十幾年了,還不知道自己的檔案在哪兒,也不知道評職稱、繳保險、考資格證等各項社會化人才服務項目,結果耽誤了自己的職業發展。
3對策建議
(1)統一管理機構,從制度上避免高校畢業生檔案多頭管理的現狀。大部分高校畢業生畢業后分布在在非公有制企業,屬流動人員范疇。人發【1996】118號《流動人員人事檔案管理暫行規定》明確:流動人員人事檔案管理機構為縣以上黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務機構,其他任何單位和個人不得擅自管理流動人員人事檔案。流動人員人事檔案管理遵循“集中統一,歸口管理”的原則,接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。此《規定》的頒布明確了高校畢業生檔案的管理機構就是各地人才服務機構,其他任何機構不得擅自管理高校畢業生人事檔案,這為高校畢業生人事檔案價值的實現提供了制度保證。下一步工作中必須加強人才流動服務機構的檔案管理職能,加強人才流動服務機構與畢業生就業部門的工作銜接,切實維護高校畢業生人事檔案的真實性、嚴肅性,完善人才流動社會化服務體系,促進人才的合理流動。
(2)統一轉遞渠道,從源頭上杜絕高校畢業生檔案管理混亂的局面。現在高校畢業生就業或未就業都必須在高校畢業生就業信息網上注冊個人信息后,才能夠離開學校。所以各級各類學校、各級畢業生就業管理部門要充分利用高校畢業生就業信息網,在學生網上注冊時,提前告知學生將其人事檔案轉遞到工作單位所在地人才服務機構或戶籍所在地人才服務機構,其他任何機構不得接收學生檔案。然后各級人才服務中心再根據實際情況再細分到縣區人才服務機構。這樣就不會出現學生找檔案,檔案找不到當事人的情況。學生畢業后,用到人事檔案時,會自覺到當地人才服務機構來完善、查詢、利用自己的人事檔案,充分發揮人事檔案的價值。
(3)提高檔案意識,拓寬服務內容,發揮檔案價值。高校畢業生人事檔案是人才信息的重要載體,準確、齊全、完整的畢業生人事檔案,歷史全面地記載著畢業生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等信息,是反映畢業生綜合素質的最重要依據。所以各級各類學校要重視學生在校期間的表現,本著對社會負責、對學生負責的態度,及時準確的將學生本人的各類檔案材料歸檔。為學生走向社會做好做一些必要的準備。比如學生在校期間的榮譽、參加社會活動的證明、畢業論文設計等等,為用人單位提供必要的參考。人才服務機構也應該適應新形勢發展,就需要對人事檔案的內容進行調整,不僅要繼續保留傳統和共性的反映個人年齡、經歷、社會關系等內容,更要突出創建反映個人專長、知識水平、業務能力、職業道德等個性化的內容。創建能力檔案,重點記載個人文化程度、專業水平、繼續教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。
【關鍵詞】大學生 檔案 管理系統 數據庫 設計
【中圖分類號】 G 【文獻標識碼】A
【文章編號】0450-9889（2014）08C-0186-02
幫助大學生就業是各高校的主要工作之一。傳統的畢業生雙選會由于其時間所限，給畢業生和用人單位“雙選”的時間很短，相互的了解程度有限，在一定程度上影響了就業的簽約率和學生就業后工作的穩定性和持續性。為了解決上述問題，我們在健全學生傳統檔案的同時，開發了大學畢業生檔案信息管理系統，保存和管理畢業生求職時需要展示的、用人單位需要了解的檔案信息電子副本，解決了檔案信息查詢時空的限制。
一、系統組成
系統采用客戶端瀏覽器、Web服務器、數據庫服務器組成的三層B/S結構。用戶使用統一的瀏覽器界面，終端用戶幾乎不需要培訓，降低了系統應用成本，更適合于全校大規模推廣應用。
系統使用Microsoft Visual Studio 2010為Web編程工具。Microsoft SQL Server是Microsoft公司推出的功能強大的數據庫系統，與Windows系統緊密集成，具有良好的性能和可伸縮性。本系統使用的數據庫系統是Microsoft SQL Server2005，系統開發和運行環境為Microsoft Windows2003，主要功能模塊如表1所示。
表1 大學畢業生檔案信息管理系統主要功能模塊
數據管理 檔案信息審核 綜合查詢
登記修改檔案信息 數據備份 用戶及權限管理 班級審核 院系審核 學工處審核 檔案室歸檔 校內檔案信息查詢 就業狀態查詢與統計 用人單位查詢
二、主要實現技術
（一）數據庫設計
系統的數據庫使用Microsoft SQL Server 2005，利用SQL Server Management Studio可以可視化地完成數據庫設計工作。
系統的數據庫與原有的大學生注冊繳費管理系統的設計與實現、大學畢業生就業信息管理系統等管理系統共用一個數據庫，并共享其中的數據詞典等基礎數據，用戶表則添加檔案管理相應的角色和權限字段，新增加的表只有檔案信息表，大大簡化了數據庫設計，同時也保證了數據的統一，便于管理和使用。
檔案信息表的字段包括基本信息、簡歷、素質評價、課程成績、處分、獲獎、任職、資格證書、畢業鑒定等幾部分的字段。其中的個人相片、綜合素質評價表、在校任職評價、課程成績表、獲獎證書、各類資格證書、實習鑒定總表、畢業生登記表、處分決定等字段均用于保存相應的圖像路徑及名稱，以充分展示信息的原貌。
（二）文件上傳
檔案的建立涉及大量各類圖像文件的上傳。使用.NET的文件上傳控件FileUpload可以方便的完成。通過Request.PhysicalApplicationPath屬性可以獲取當前正在執行的服務器應用程序的根目錄的物理文件系統路徑。調用 SaveAs 方法即可將文件保存到Web服務器上的指定路徑。但在使用中必須注意兩個問題：限制上傳文件的類型和限制上傳文件的大小以防上傳木馬文件、大文件到服務器。使用PostedFile 屬性來訪問基礎 ContentLength 屬性并返回文件的大?。ㄗ止潱?，通過比較上傳文件和設定的文件大小，即可控制最大上傳文件的大小。調用Path.GetExtension方法返回要上傳的文件擴展名，然后和設置的文件擴展名進行比較，即可限制上傳文件的類型。通過使用AJAX技術實現網頁異步更新、在不刷新建檔頁面的情況下就可以獲取上傳的文件路徑及文件名信息。
（三）用戶密碼使用MD5加密
MD5就是采用單向加密的加密算法，不能對加密了的密文數據再解密成原來的明文數據。MD5算法有兩個重要特性：第一是任意兩段明文數據，加密以后的密文是不相同的；第二是任意一段明文數據，經過加密以后，其結果永遠是不變的。也就是不可能有任意兩段明文加密以后得到相同的密文、加密特定的數據得到的密文一定是相同的。
本系統將用戶密碼等關鍵數據采用MD5加密后再存儲到數據庫可以保證密碼安全。微軟在.NET架構中引入了MD5算法，在使用Visual Studio 2010編程時可以直接使用.NET 架構中提供的相關類來實現MD5 加密，這些類位于命名空間“System.Security.Cryptography”中。
（四）使用觸發器保護已審核信息
觸發器是SQL Server數據庫應用中一個重要工具，是一種特殊的存儲過程，當對表執行INSERT、UPDATE或DELETE操作時，觸發器就會自動執行。SQL Server為每個觸發器都創建了兩個專用表Inserted表和Deleted表，這兩張是系統在內存中創建的、與應用觸發器的表結構相同的兩張邏輯表，其中Inserted表的數據是插入或是修改后的數據，而Deleted表的數據是更新前的或是刪除的數據。當觸發器完成工作后，這兩張表就會被刪除，不會存儲在數據庫中。
本系統在檔案信息表中設置了觸發器，如果檔案信息已經審核并經檔案室歸檔，當數據被修改時觸發器會自動把數據重新更新回來，如果記錄被刪除則回滾，達到保護已審核信息的目的。
（五）權限控制
根據登錄用戶的角色不同，利用Session變量實現對其權限的控制。用人單位必須獲得畢業生本人提供的驗證碼或取得學校教育管理部門的授權碼、并在規定的時間內方可查詢學生的檔案信息。
使用函數DATEDIFF可以限制用人單位的查詢天數。當DATEDIFF（ day， '開放查詢的日期'，Now（） ）的計算結果大于允許查詢的天數時，禁止查詢。
三、關鍵代碼設計
（一）文件上傳及其類型控制
Dim savedir As String = "upfile＼" '定義上傳文件保存相對目錄
Dim apppath As String = Request.PhysicalApplicationPath '獲取上傳文件的物理路徑
Dim extension As String = System.IO.Path.GetExtension（FileUpload1.FileName） '獲取上傳文件的擴展名
If （FileUpload1.HasFile） Then
Dim savepath As String = apppath & savedir & FileUpload1.FileName
If （extension = ".jpg"） Or （extension = ".JPG"） Then '指定上傳文件類型
FileUpload1.SaveAs（savepath） '保存上傳文件
Else： Lable1.Text = "該類文件禁止上傳 "
End If
End If
（二）控制圖片顯示大小
Dim Photo As Drawing.Image = System.Drawing.Image.FromFile（savepath） '獲取上傳的圖片
Dim sourceWidth As Integer = Photo.Width'取得圖片寬度，以像素為單位
Dim sourceHeight As Integer = Photo.Height'取得圖片高度
If sourceWidth2 > 600 Then'如果圖片寬度大于600像素
Dim tuWidth=600'定義顯示的寬度為600像素
Dim tuHeight = 600 * sourceHeight / sourceWidth'同時按比例縮小其高度
End If
（三）MD5加密
下面以修改密碼為例說明MD5加密的方法。
Dim md5Hasher As New MD5CryptoServiceProvider（）
Dim hashedBytes As Byte（）
Dim encoder As New UTF8Encoding（）
hashedBytes = puteHash（encoder.GetBytes（TextBox1.Text）） '計算MD5
Dim sBuilder As New StringBuilder（） '創建可變字符串
For i = 0 To hashedBytes.Length - 1 ' 將每一個 Byte的 hash 碼格式化為十六進制字符串
sBuilder.Append（hashedBytes（i）.ToString（"x2"））
Next
Dim newmm_16 As String = sBuilder.ToString ' 返回十六進制字符串，用于寫入數據庫。
接下來是連接數據庫并寫入新密碼的代碼，從略。
四、實際應用及效果
（一）系統部署
系統的WEB程序和數據庫分別部署在兩臺Windows2003上。WEB程序需要IIS6.0以上及.NET4.0的支持并設置Internet 來賓賬戶對文件上傳目錄擁有寫權限。
考慮到安全性，數據庫服務器使用局域網地址，SQL Server 2005需要啟用本地和遠程連接以及SQL Server Browser 服務；在 Windows 防火墻中需要為 SQL Server 2005 創建例外，設置SQL Server 2005每天一次自動備份作業和定時刪除過時備份數據作業。
（二）使用流程
系統使用流程如圖1 所示。
圖1 系統使用簡明流程
學生未提交審核前均可以隨時修改，提交審核后，各班輔導員、院系均可以執行退修操作，院系已經審核后則需要院系管理員權限才可以執行退修操作。院系已經審核并經檔案室歸檔的信息不允許修改。
（三）應用效果
系統的應用為各類檔案信息需求者提供了高效、靈活、便捷的查詢服務，得到了學校領導、老師、學生和用人單位的好評。系統應用不僅推進了就業工作的效率和質量，也促進了學生的檔案積累和自我提高的意識，從而間接促進了教學質量和綜合素質的提高，提高了高校檔案的信息價值和社會效益。
【參考文獻】
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【基金項目】廣西教育科學規劃課題（2011C0160）
關鍵詞：高職院校；畢業生；檔案管理
一 高職院校畢業生檔案轉遞和查詢現狀
1.高職院校檔案管理人員對畢業生檔案轉遞和查詢工作缺泛重視。首先，在高職院校管理的模式下，教師和管理人員都把學生的教學、管理、教育工作作為一項主要任務來抓，而對于學生檔案管理工作卻十分不重視，特別是對學生檔案的最后一個環節，即畢業生檔案轉遞和查詢工作的觀念就更為淡?。黄浯危呗氃盒W生檔案管理人員的重視程度不夠，責任心不強，認為畢業生檔案管理工作是一項輔工作，工作質量好壞對學生整體教學質量高低不會產生很大的影響，學生在畢業以后，只需要把他們的檔案轉遞出去。
2.高職院校學生檔案管理人員素質參差不齊及崗位變動較快。在高職院校學生檔案管理工作中，普遍認為學生檔案管理工作只是一項服務性工作，檔案管理人員雖然作為學校教學服務中的重要組成部分，但是其隊伍建設卻一直沒有得到應有的重視。大多數高職院校中都沒有配備專門檔案管理人員，即使有的高職院校已經配備了相關專門管理人員，但是人員沒有進行相關培訓，缺乏檔案管理專業水平，而且崗位變動較快，特別在近幾年擴招的情況下，檔案管理人員的數量遠遠不能滿足學校檔案管理需求。
3.高職院校對畢業生檔案管理的宣傳力度不大。高職院校的大部分學生都不知道自己在畢業以后，檔案要進行轉交，甚至認為自己轉不轉檔案和自己工作沒有多大關系，在其簽約協議上的檔案轉交單位和地址，學生也沒有給予應用的關注。大多數的高職院校學生都不知道自己檔案的具體用途和查詢的方式，只有一部分學生明白自己在畢業以后，需要將自己的檔案轉出，轉交到單位或者人才交流中心。
4.高職院校畢業生轉交和查詢管理不規范。在目前高職院校的檔案管理工作中，還缺乏畢業生檔案管理的相關規章制度，導致各個高職院校學生檔案管理體制的不一致，學生檔案管理工作就成為高職院校的某個行政部門的附屬品，給高職院校畢業生學生檔案轉交和查詢帶來一定的困難；其次，在高職院校畢業生檔案轉交過程中，還沒有一個統一的標準，造成畢業生檔案轉交過程極為不規范，存在較大的隨意性。在高職院校畢業生檔案轉交過程中，有的是采取學校匯總寄出，有的是由學生自己帶走，有的是檔案管理部門沒有檔案郵寄權利，而給另外一個部門去郵寄，在學校檔案寄出的時候，其選擇途徑也不盡一致，有的學校是采用機要傳遞，有的學校采取特快專遞，有的學校是采用掛號信寄出。
5.高職院校畢業生檔案轉交和查詢方式較為落后。目前，在高校畢業生檔案轉交和查詢的管理方式還較為落后，大多數是采用手工填寫的方式，例如檔案轉交等級和檔案轉交傳單都是通過手寫區完成的，檔案查詢也是通過查詢快遞存根和回執單，查詢耗力也費時，如果遇到畢業離校已經有二十多年的學生查找檔案轉交存根的話就更加困難了，容易給管理人員帶來較大的工作量。因此，較為陳舊的檔案轉交和查詢方式，不僅消耗了大量的人力物力和財力，而且也導致檔案資源難以得到有效利用。
二 解決存在問題的對策研究
綜上所述，目前高職院校畢業生檔案管理工作已經跟不上市場經濟發展的步伐，作為政府人事行政部門的人才服務機構，應認真研究高職院校畢業生人事檔案管理中存在的問題，深刻分析產生問題的根本原因，及時找到解決問題的對策。
1.加強畢業生檔案意識教育，切實做好畢業生檔案轉遞的基礎工作。高職院校檔案工作者在就業指導課以及平時的日常管理工作中，加大教育宣傳的力度，不斷強化畢業生的檔案意識，讓畢業生認識檔案、走近檔案。高職院校要有計劃地開設相關的選修課程，或舉辦短期培訓班、講座等，讓學生獲得檔案重要性的知識和信息。要讓畢業生明確哪些檔案材料入了人事檔案袋，明白一旦失去人事檔案，很多以檔案為依據的個人證明等手續就會受阻。
2.認真做好畢業生檔案轉遞工作。在畢業生與用人單位簽訂就業協議書后，檔案要隨人走的工作原則，以及畢業生派遣的去向，學校應安排專職人員通過機要方式盡早為畢業生辦理檔案轉遞手續，做到畢業生檔案轉遞工作的快、準、齊。
3.及時查詢畢業生檔案接收情況。在畢業生離校前，應通過多種途徑給學生培養關注檔案動態流向的思維模式，同時明確檔案的去向與報到證派遣的關系，知道報到證派遣到哪里，人事檔案將由學校轉往何處，并且通過學校就業信息網可以及時查詢到人事檔案的目的地。
4.完善管理體制，全面推行與市場經濟發展相適應的人事制度。人事是政府人事部門所屬人才服務機構依據國家人事政策和法規，接收單位和個人委托，對其人事業務、人事檔案及相關事宜進行集中、規范、統一的社會化管理。是目前高校畢業生檔案和相關人事管理的主要選擇。從本質上講，就是由人才服務機構代表行政部門對流動人才實行社會化管理。而對流動人才實行管理的依據和基礎就是對人事檔案的管理，因而加強高職院校畢業生人事檔案的管理，實現檔案管理的規范化，最終目的是為了更好推動人事服務工作的開展。隨著市場就業機制的實行，畢業生擇業時間進一步延長，根據這種情況，應加大為廣大畢業生實行人事的力度，使人事成為畢業生就業的有力保障。
總之，高職院校要牢固樹立"人人都是就業指導工作者"的理念，以服務畢業生就業工作大局，以畢業生檔案效用為目的，積極探索畢業生檔案管理模式。對于畢業生檔案管理機構、檔案材料歸檔、轉遞、留校檔案的保管等易發問題，進行創新改革，構建起高職院校的畢業生檔案管理新模式，使畢業生檔案管理制度化，規范化，能夠促進高職院校畢業生就業服務體系更加完善，更好地為學院畢業生就業工作及畢業生服務。
參考文獻
高校學生檔案又分為臨時檔案和終身檔案。臨時檔案是學生在校期間臨時建立的，記載著學生各種表現的檔案，其中記載著學生的成績和平時的表現，以及思想政治、入黨情況、處分決定和認識評價等信息，在學生畢業時其中部分內容也會歸入到終身檔案之中，對就業也起到決定性作用;終身檔案是學生在入學時由招生辦提供的，或者學生畢業由原畢業學校寄發到有關部門的對學生終身有效的檔案資料。
1高校學生檔案管理面臨的挑戰
1.1管理機制不健全
其主要表現在負責管理學生檔案的部門不夠明確，學生工作處、檔案館、招生就業處、各院系、人事部門都可以成為學生檔案的管理部門，由于無專人負責，使學生檔案管理工作不夠規范，勢必會影響學生檔案管理的效率。學生檔案高校檔案的生成部分雖然對學生就業起到至關重要的作用，但并沒有引起學校和領導的重視，沒有相關的制度對其進行約束和規定，造成學生檔案收集、整理過程不標準、不準確、不完整，最終不能成為單位進行人才選拔的依據，不能發揮其自身的作用。
1.2管理方式不完善
高校學生檔案管理包括集中管理和分散管理兩種管理方式。集中管理是指由學生工作部門或人事部門安排專職人員對學生檔案進行統一管理的方式;分散管理是指由學生所在的院、系或科辦公室負責學生檔案的管理工作的一種管理方式。但普遍存在一個弊端，就是通常是在大學生畢業即將離校時才能將其檔案整理出來，事實上畢業生就業準備已經在前一個學期就開始了，這不僅給學生檔案管理工作增加了壓力，使學生檔案不能發揮其應有的使用價值。隨著雙向選擇就業模式的展開，很多單位開始走進學校舉辦招募活動，除了要對學生進行而試和筆試外更重視學生檔案材料的查閱，但由于大多數高校采取分散管理方式而且沒有做好檔案整理工作，所以不能及時地提供畢業生的檔案資料，不僅影響了單位對人才的選擇，也阻礙了學生的就業發展。
1.3存在學生檔案利用滯后的現象
通常學生檔案一直堅持著檔隨人走的原則，學生檔案資料在畢業生尋找工作過程中并沒有起到一定的促進作用，更多的畢業生在與單位簽訂協議書后才將檔案材料寄給用人單位，失去其自身應有的作用。另外，隨著就業方式和就業觀念的轉變，很多學生畢業后直接進入單位，甚至不需要學生檔案，也沒有將學生檔案取走，出現了人檔案分離的現象。由于學生檔案在利用上存在滯后的缺陷，使畢業生為了推薦自己在自薦材料中隨意夸大自己.使資料失去了真實性和準確性。影響單位對人才誠信度，多以試用期的形式對畢業生進行考察，從而影響了畢業生就業市場的公平性。由于高校對于學生檔案跟蹤工作做的不到位，使學校在教學內容改革、教學方法創新、課程調整等方而失去了重要的參考依據，使學校專業設置不符合社會需求，最終造成了人才供需結構性失衡，影響了高校的競爭力。
2學生檔案管理的創新途徑
2.1增強相關部門對學生檔案管理的認識
首先高校的領導和管理部門要認識到學生檔案管理的意義和重要性，檔案材料從收集、整理、變更到歸檔要涉及到很多管理部門，所以要加大宣傳力度，通過多種渠道，運用多種手段宣傳學生檔案管理工作的重要性，讓各部門都重視學生檔案管理工作，引導學生檔案意識，認清學生檔案的價值，從而有效地保證檔案的準確性、時效性和完整性，為畢業生的就業營造更好的就業環境，提供人性化的優質服務。
2.2不斷創新檔案管理模式
要提高高校學生檔案的利用價值，使其為單位人才選拔、考核畢業生、崗位任用提供真實可靠的信息依據，為畢業生順利就業提供使得的服務。同時學生檔案管理人員要擁有一定的超前意識，在認識到學生檔案資料的特殊作用時要改變傳統的歸檔管理方法，從學生入校開始做好學生檔案的建檔工作，并提前一學期整理出學生的檔案，避免在學生畢業時發生漏裝、錯裝、轉遞不及時、信息不準確等情況另外，還要建立一大完善的學生檔案管理體系，使檔案的形成、流轉的整個過程走向規范化，目前保證的學生檔案資料的完整性和系統性，也提高了學生檔案資料的利用率和使用價值。在檔案收集階段，高校學生檔案管理人員要通過多渠道主動向學生所在院系和建檔部門協商和溝通，使學生的檔案內容更加豐富多樣、完整全面。在學生發生入黨、處分等情況時要對其進行如實地記錄并及時歸檔，保證學生檔案的準確、科學、合理和時效，使高校學生檔案管理工作更加科學化、規范化。高校還要積極地學習和借鑒先進和管理技術和方法，有計劃、有步驟地建立學生電子檔案，并做好分類歸檔工作，使畢業生的詳細資料能夠準確、全而地反映出來，即方便查詢也方便使用，還要方便信息傳遞以提高檔案信息的利用率。
高校學生檔案管理分為學生終身檔案和臨時檔案。終身檔案指的是學生從進校開始到畢業以后由學校臨時建立起的檔案，這里面包括學生的表現情況。而臨時檔案中一部分內容在學生畢業以后會裝到學生終身檔案里。由于這兩種檔案階段性的不同，學生的臨時檔案一般包括學生基本情況審核表、軍訓考核情況、大學各科成績表、綜合測評情況等。在學生畢業以后，臨時檔案的相關內容要放到終身檔案里面，包括其中的學籍以及軍訓表、獎懲表、體檢表等等。
二、高校學生檔案管理工作中出現的問題
1、高校學生檔案管理工作沒有得到廣泛的重視和認可
高校學生檔案的管理也是學校檔案管理的一部分，很多高校只重視教學和其他管理的檔案工作，對學生檔案工作沒有充分的認識，同時相關的監督與指導也沒有合理進行，學生檔案管理工作自然得不到有效的實施。
2、學生的檔案管理工作缺乏專業性和規范化
高校學生的檔案管理工作較為傳統，目前，高校仍未推出一套完善的學生檔案管理工作規范，大學生檔案管理工作的管理模式、管理體制、以及技術手段仍然較落后。
3、畢業生檔案后續管理工作不完善
畢業生的檔案是在畢業生畢業以后由學校傳遞給學生，學生找到工作以后由用人單位向學校索要學生的檔案，而沒有找到正式工作的學生檔案由人才市場等代管，但是由于生源地的人事部門沒有保管畢業生檔案的權利和責任，因此忽視了對高校畢業生檔案的管理工作，再加上轉遞檔案的環節又很復雜，致使一批學生的檔案丟失，給學校的就業也就帶來了不好的影響。
4、檔案管理的信息失真
目前很多用人單位在接受學生檔案的時候都希望看到學生的真實信息，更多的是希望從中能得到有關體現個人能力的信息，如誠信度、創新能力等等。然而當前的檔案卻似乎對于這些方面體現的很少，大多數也沒有關于這方面的記載，即便是有也不過走走過程，沒有個體化特征的體現。
三、新時期高校學生檔案管理改革
1、提高高校學生檔案管理制度上的規范水平
鑒于高校學生檔案管理中所出現的問題，筆者給予相關的建議。例如，在學生檔案管理上，要實行規范化和統一化管理。這也就是說要保證學生檔案的真實性，而高校學生檔案管理員也要充實自己的業務水平，統一進行業務的規范管理。由于學生多、學籍分類也多，檔案也要分類管理，這里面可依據高校學生的學籍來管理，對于學生學籍要做到靈活管理、目錄明確、層次清晰。重要的是要避免文件以及材料重復歸檔和遺漏等問題。檔案管理部門人員要保證各種材料的完整性和準確性，為學校培養高校人才，也大大地提高了高校學生檔案管理水平。
2、充分利用高校學生檔案的信息資源，擴大高校學生檔案管理的信息化范圍
高校大學生檔案管理的信息化是大學生檔案管理工作中急需解決的任務，這對于提高教學質量和提高大學生管理工作上起到促進作用。擴大高校學生檔案管理的信息化范圍，可以用科學、系統的角度對檔案資源進行分析，更好地發揮檔案的作用，給用人單位準確、完善的學生信息，這也是解決高校學生就業難的有力措施。因此，檔案管理工作人員要重視檔案管理的基礎工作，也就是對數據的采集、錄入、審核等一系列工作都要保證數據庫數據的真實性以及完整性，同時也要注意電子檔案的完整性，必要時可以加以補充。
3、教導學生加強檔案意識
許多高校的大學生對于檔案的意識還沒有提高上來，甚至遠遠低于我們父輩的一代，為此，高校要以求實創新的態度，對于畢業生檔案管理工作積極開展。與此同時還要利用報紙、廣播等媒體手段對檔案的作用進行宣傳，讓學生了解檔案，認識到檔案對于一個人的重要性，在我國目前檔案與戶籍以及各項補貼福利制度的關聯性較大，因此，一旦失去檔案，整個生活都會收到影響。尤其對于那些工作尚未落實的大學生，檔案就更重要。筆者有一個遠方的親戚，自2008年6月份畢業以后，檔案一直在自己手上保存，直到2011年6月的一天，筆者見到她提起這件事才知道自己的檔案竟在本人手中放了三年。有關于檔案存放的問題，許多畢業生都不是很清楚，在我國大部份地區，檔案如果兩到三年之內不進行人士，不但工齡要少算，而且對于以后工作、學習、職稱申報以及養老保險等都有一定的制約性。作為反映一個人一輩子成長歷史的人事檔案是極其重要的。
