發布時間：2023-05-15 16:36:01
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員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括：
1.記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化進程的履歷，自傳材料;
2.員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑒別和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料;
3.對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料;
4.記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料;
5.記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
第二條人事檔案保密規定。
公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
第三條員工個人情況變更規定。
1.員工進入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。
2.項目內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。
[關鍵詞]派遣員工；人事檔案；問題；對策；規范
上世紀九十年代以來，隨著市場經濟的日益成熟以及用工制度改革的深度推進，勞務派遣的用工形式得到迅速發展，近幾年相繼出臺了規范勞務派遣的法律法規，對勞務派遣的用工形式進行了規范，但勞務派遣員工人事檔案的管理卻未得到足夠的重視。
一、勞務派遣員工人事檔案管理存在的問題
勞務派遣是指由派遣機構（用人單位）與勞動者簽訂勞動合同，派遣到用工單位工作的一種用工方式。派遣員工的人事檔案在派遣機構管理，而人員的管理則在具體用工單位，這種分離的管理方式以及派遣機構的趨利性造成派遣員工的人事檔案管理存在許多問題。
（一）新生成的檔案不能及時歸檔
人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現。派遣員工的具體管理在用工單位，人事檔案管理在用人單位（派遣機構），派遣員工的思想品德、業務能力、工作狀況、獎勵處罰以及后續學歷等方面生成的材料不能及時傳遞給用人單位，造成了新生成的檔案不能及時歸檔。再者，用工單位與派遣員工之間沒有人事關系，往往會忽略派遣員工的人事檔案生成。
（二）檔案管理的基礎業務薄弱
部分派遣機構建立和健全了派遣員工人事檔案管理制度，但大部分停留在紙面上，掛在了墻上，沒有真正落實；不少派遣機構在檔案歸檔、檢查核對、轉遞、保衛保密、統計等管理環節缺少規范，較隨意；組卷不規范、歸類不清，什么材料該入檔，什么材料不該入檔，什么材料要及時銷毀，缺少鑒別。
（三）缺少專職的檔案管理人員，素質低
時代的發展，對檔案管理人員的要求也不斷提高，不僅要具備較強的政治素質、良好的職業道德、強烈的責任感以及較強的專業知識，還應具備利用現代化設備管理檔案的能力。但大部分派遣機構的檔案管理人員整體素質偏低、專業性差、流動頻繁，缺少相應業務的培訓學習，知識更新慢。
（四）檔案室設施落后，缺少現代化管理手段
派遣機構大多是私人企業，辦公場所、設施均計入公司成本，由此，許多派遣機構在派遣員工檔案管理方面投入資金少，設施陳舊，難以保證檔案室的通風、采光、保濕、防蟲等多方面的要求。很多派遣機構還停留在手工操作，沒有實現檔案的電子信息化管理，缺少計算機、掃描儀、復印件等現代化的設備。
二、勞務派遣員工人事檔案管理的對策
人事檔案的重要性，要求政府相關部門及派遣機構對派遣員工的人事檔案管理重視起來，應從如下幾個方面加強對派遣員工人事檔案的管理：
（一）檔案管理部門、人事組織部門加強對派遣機構檔案管理的監督檢查指導工作
檔案管理部門、人事組織部門應行使行政職能、充分利用行政手段，加強宣傳檔案法律法規，宣傳人事檔案管理的重要性，提搞派遣機構的認識；指導派遣機構建立健全人事檔案管理制度，運用檔案管理現代化的技術；定期對派遣機構的檔案管理工作進行檢查督導，依據法律法規懲處達不到要求的派遣機構。
（二）派遣機構管理部門將檔案管理作為派遣資質審批的條件
派遣資質是人力資源服務機構開展派遣業務的必要前提，人事勞動部門負責派遣資質的審批工作，把派遣員工的人事檔案管理工作做為派遣資質的重要條件，將會增強派遣機構對派遣員工人事檔案管理的重視程度。
（三）做好檔案生成、歸檔工作
用人單位與用工單位分離的性質，造成派遣員工的檔案生成及歸檔往往被忽視。派遣機構應積極溝通協調用工單位，向用工單位宣傳人事檔案的重要性，可利用經濟手段讓用工單位對派遣員工的人事檔案生成重視起來。向派遣員工做好宣傳，告知他們什么材料該入檔，入檔流程，怎樣借閱檔案等。派遣機構定期做好檔案的收集工作，及時把新生成的檔案歸檔。
（四）安排專職人員，定期培訓
檔案管理是一項專業性、實踐性、操作性強的工作，因此做好檔案工作的關鍵在人，派遣機構應安排具備檔案管理專業知識，有一定從業經驗的人員專門負責檔案管理工作，并保證檔案管理人員的穩定性。提升專職人員的職業道德修養，樹立正確的事業觀；提供培訓學習的機會，不斷提升、更新知識結構；加強現代化信息技術的學習，提升專職人員的綜合能力。
（五）改善檔案室設施，運用現代化的管理手段
有條件的派遣機構應按照標準建設檔案室，達到“三分開”（檔案庫房、檔案業務工作室和閱檔室分開），防潮、防水、防火、防盜、防陽光照射、防紫外線照射、防高溫、防塵、防污染和防有害生物（霉、蟲、鼠）。配備計算機、大容量的存儲設備、掃描儀、打印機等現代化信息設備，實現檔案的電子存檔、查閱、傳遞等。
三、結論
勞務派遣的特殊性，使得派遣員工的檔案不被重視，出現了種種問題，雖然提出了上述對策，但更需要確確實實落實下去，明確政府相關部門的責任，加大對派遣機構的指導檢查監督，著實提升派遣機構管理者的認識，提高派遣員工的意識。當然，這項工作也不是一蹴而就的，需要長期堅持下去，派遣員工的人事檔案管理會逐步走向規范的道路。
參考文獻：
[1]李春艷.淺談事業單位檔案管理的現狀及對策.華章.2013（13）：69；
（一）檔案管理重要性被淡化
在各家醫院普遍追求經濟效益的今天，醫院管理者都把眼光放在疾病預防、基礎醫療、科研教學等能夠產生直接社會效益和經濟利益的項目上，而檔案管理作為不能產生直接效益的工作，直接被大家忽視掉，被認為可有可無，更沒有必要為其投入更多的人力、物力與財力。因而造成檔案管理工作被徹底忽視，檔案工作人員工作懶散，檔案亂堆亂放，管理不力的現狀。
（二）檔案管理人員素質不高
檔案管理是一門專業學科，從業人員的素質直接反應著檔案管理工作的水平。但由于檔案管理工作的長期被忽視，醫院往往只使用一些“老人”和一些“新人”從事這項工作。他們往往不能從事臨床一線工作或沒有其它特殊技能，且絕大多數沒有中等以上學歷，從業前也沒有參加過專業的檔案管理方面的學習和培訓，有的甚至不懂得較基礎的醫學知識，只能從事收卷、存放等簡單的體力勞動，加之醫院只注重醫療技術人員的培養、深造，卻極少為檔案管理人員進修學習創造機會，也很少對其進行系統的知識培訓，因而造成檔案管理工作人員長期從業卻工作能力低、積極性低、創新能力低等問題，制約了檔案管理工作的發展。
（三）欠缺完善的檔案管理制度
在現代化醫院管理中，各級醫院的醫療、行政、人事、后勤等工作的規章制度都極為健全，而針對醫院檔案管理工作的規章制度卻幾乎沒有，也很少有醫院將其列入醫院管理目標考核中，致使很多醫院檔案歸檔不及時，不系統、內容雜亂，保管零散，并常有遺失，使醫院檔案失去了應有的使用價值。
（四）現代化硬件投入不足
在科技高度發展的今天，很多醫院使用了局域網，醫院管理的各個層面都在使用計算機與網絡技術。但由于對檔案管理工作的缺乏重視，醫院的檔案設備仍然非常陳舊，幾乎還是停留在手工收集檢索的狀態，歸檔的材料也依然以紙質為主，有時還會發生丟失和損毀，而醫療活動產生的新材料如：圖像、音頻、視頻等卻不能有效地收集歸檔，從根本上不利于科研成果的繼續利用與開發。
二、關于加強醫院檔案管理工作的幾點建議
21世紀是知識信息時代，醫院的繁榮與發展不僅取決于資源、資本、硬件的投入，很大程度上更依賴于知識與信息的積累和利用，這無疑對醫院檔案事業的發展產生了極其深遠的影響。同時，“醫院等級評審細則”中將考查醫院近3年醫療檔案做為一項重點內容，這也為開展醫院檔案管理工作提供了一個新的契機。
（一）轉變思想每3年醫院都將進行一次等級評審或復審，而考查醫院檔案管理又是一項重點內容。因此，發展醫院檔案管理工作要以此為契機，大力宣傳檔案管理工作的重要性，轉變上至醫院領導，下至全院每個職工對檔案管理工作重要性的認識，使他們意識到檔案管理同樣體現著一個醫院領導者的管理水平，需要將其作為醫院的重點工作來抓，要與醫院業務建設同步規劃、同步發展。同樣，檔案管理工作人員也要增強工作的責任感、使命感，充分認識到自己所從事的是一件有意義的重要的工作，激發工作熱情，大力宣傳，大力倡導，從而形成醫院全員支持檔案管理工作的良好氛圍。
（二）建立健全完善的醫院檔案管理制度
“不以規矩，不成方圓”，在檔案管理實際工作中，要以《檔案法》為基本準繩，依據國家衛生部、檔案局聯合下發的《衛生檔案管理暫行規定》文件精神，結合本醫院的工作實際，制定出適合自己的檔案管理規章制度。確保檔案管理的行為規范化，使工作有法可依，有據可循。
（三）注重提高檔案管理人員素質
基層檔案保管人員是醫院檔案管理工作的執行者、落實者。他們的個人素質體現著檔案管理工作的水平。醫院要有計劃地培養這方面的人才，全方位提高基層從業人員素質。一方面加強對其政治思想素質的培養，使其樹立正確的人生觀、價值觀，具備強烈的事業心、責任心，另一方面通過定期的業務知識學習進行專業培訓，或采取進修、參觀等途徑提高從業人員水平，同時還要定期深入臨床進行調研，掌握醫院各層面對檔案信息的需求，不斷總結，不斷探索，創新檔案服務，促進業務水平的提高。
（四）加大對硬件設施的投入，使醫院檔案管理現代化
首先要做到硬件設施的完善，一要加大保護設備資金投入，如保管檔案庫房的滅蟲、去濕、滅火設備，二要引進現代化管理機制，逐步配備計算機、照相機、打印機、掃描儀、攝相機等電子設備，用計算機儲存醫院的各種業務、行政上的檔案，用專業軟件進行編碼、統計、檢索等一系列工作，為使用者借閱提供簡單便捷的服務，既省時又省力，提高了工作效率。三是利用醫院局域網加強各科室溝通，共享既有資源，滿足醫院教學科研、疾病預防、醫療服務等各方面的需求。
（五）對醫院檔案“深加工”，發揮檔案的社會效益
[關鍵詞] 檔案管理，電子檔案
一、高職院校電子檔案的類型
1、用WORD、EXCEL等辦公軟件制作的電子教案、試題庫、文件、郵件、表格等等，這些用文字處理軟件生成，用字、數字、符號表達的電子檔案。
2、學校主頁上的新聞、校園風光、視頻、招生宣傳片等等，這些用影像設備制作的動態畫面生成的電子檔案。
3、高職院校服裝設計、機械制造、汽車工程、土木工程等專業學生繪制的CAD文件等等，這些用算法繪制的曲線圖、圖表形成的電子檔案。
4、高職院校舉辦的各類學術講座、科研項目報告會、各項重要會議的錄音等等，這些用音頻設備錄入生成的電子檔案。
5、高職院校學生學籍管理數據庫、學校固定資產數據庫、教職員工基本情況數據庫等等，這些用數據庫形式生成的電子檔案。
二、高職院校電子檔案效益分析
1、使檔案資源的齊全性、時效性得到提高
計算機網絡技術的應用，為檔案信息的收集提供了極大的方便，檔案工作人員可以通過網絡進行信息的采集與核對。方便、省力，并確保了檔案信息的齊全性。由于采用的網絡技術，檔案管理部門能夠及時地通過網絡收集到最新的信息，確保了檔案信息資源的時效性。
2、檔案資源的歸檔速度得到提高
電子檔案可以正確、高速地檢索，可以借助網絡傳輸技術充分實現資源共享，可以產生圖文、聲像并茂的效果，這些都能夠提高檔案資源的歸檔速度。
3、實現了文檔一體化
計算機網絡技術的應用，使公文處理和文件歸檔有機地結合起來，使文檔一體化成為現實。實現了文書與檔案管理的接口轉移數據，實現了計算機網絡技術對檔案工作的效益和質量的倍增。
4、使檔案管理人員從高強度的勞動中解脫出來
檔案管理部門給每份文件編制一個唯一的分類號、檔案號以及相對應的文件，在用戶利用時只要給出文件分類號或是主題號就可以準確地查找，這樣就能夠使檔案管理人員從高強度的勞動中解脫出來，減輕工作壓力、負擔。
三、高職院校電子檔案存在風險分析
1、電子檔案對設備及軟件系統的依賴
電子檔案是利用二進制代碼來編制檔案信息的，人工無法識讀，必須借助一定的存儲介質和相關設備才能制作和閱讀。電子檔案必須要在軟件的環境才能存儲和取出，電子檔案的制作質量和使用方法、途徑、效能取決于軟件系統的狀況。
2、電子檔案的安全性較差
電子檔案必須借助計算機網絡技術才能生成、保管和利用，開放的計算機網絡對電子檔案的真實性和完整有著極大威脅，“黑客”騷擾、病毒侵入及在傳輸過程中的泄密、竊取等等，這些都直接影響著電子檔案的安全性。
3、電子檔案載體的變化帶來的立卷歸檔問題
電子檔案由擬稿者直接寫在存儲介質上，一經形成就上傳到辦公信息數據中，由檔案工作人員、技術人員共享。既可以在計算機網絡上，也可以在存儲設備上進行移交。所以，電子檔案的歸檔已不能按照傳統的歸檔制度來執行。
4、電子檔案的保存問題
電子檔案的載體特殊，多為高科技產品，它對環境的要求比較苛刻，地點的選擇必須將溫度、濕度、灰塵、強光、有害氣體這些因素都要考慮入內，其中一項不合格對整個檔案工作帶來的損失是無法彌補的。
四、正確、高效管理電子檔案的對策建議
1、重視電子檔案的重要作用
高職院校各級領導要切實采取措施，加強管理。高職院校檔案工作人員要轉變觀念，提高認識，改變過去重紙質檔案輕其它載體檔案的觀念，不斷完善電子檔案的歸檔工作。要加強對電子檔案重要性的宣傳力度，提高電子檔案在各項工作中利用率。
2、完善制度、規范流程
重視檔案管理人員的職業道德和安全操作意識，從學校實際出發，出臺、完善相應的管理制度。加強培訓，使檔案管理人員具有較高的管理技能和職業素質，熟練掌握檔案管理工作中的要求與規范，具有嫻熟的電子檔案應用操作技巧，推動電子檔案管理的現代化進程。
3、加強檔案管理隊伍建設
高職院校要切實轉變觀念，走出管理管理隊伍建設認識的誤區，切實增強緊迫感和危機感，推進檔案管理隊伍的建設。制訂適合學校實際的檔案管理隊伍規劃，配足、配好檔案管理人員，使檔案管理隊伍在職稱、學歷、年齡、知識等方面更加合理，實現檔案管理隊伍的專業化、正規化。
4、加強電子檔案的存儲設備、網絡的安全性
要針對性第加強檔案存儲設備的安全性，對相關軟件應要進行定期檢查、更新、維修、升級，對相關的網絡服務及設施進行檢測、維護和淘汰。配備專職的網絡安全監督員，定期對重要文件、軟件進行備份、更新，加強身份驗證、數字簽名、網絡防火墻的應用，最大限度地保證電子檔案在傳輸、利用過程中的安全性。
電子檔案已經實實在在進入到我們的生活和工作中，它在高職院校檔案管理應用的作用是不可忽視的。我們要正視當前面臨的困難和存在問題，不斷地進行總結、分析、創新，把握機遇，增強信心，規范相關操作流程與制度，積極采取有效措施推進電子檔案的利用，提供更好的服務。
參考文獻：
[1]淺談電子檔案在高校檔案管理中應用的利弊，開封教育學院學報，2009.03
[2]高校電子文件歸檔管理存在的問題及對策，百色學院學報，2012.12
[3]芻議高校電子檔案管理信息化，長春師范學院學報，2009.04
關鍵詞：技工院校 檔案管理 信息化
檔案管理主要是由檔案信息資源的建設、硬件設備的建設、規范化建設、網絡建設以及對檔案信息化管理相關人才的培養等部分組成。所謂“檔案管理信息化，主要是指運用現代先進的計算機科學技術，在國家統一組織安排下，將檔案實體以統一標準轉化為電子文件的形式，進行統一的保存、管理、匯總、檢索。從而形成全社會范圍內的信息大網絡，實現檔案信息資源的社會共享，實現檔案信息的高效管理和利用。”[1]
一、信息技術在圖書館檔案管理中的優勢
檔案管理工作在圖書館各項工作中占據著非常重要的地位，因為它把圖書館不同階段的組織結構、人員編制以及各項工作所取得的成果、經驗和教訓等都完整地記載下來了，從某種意義上說，檔案是一部圖書館的成長、發展史，人們通過對圖書館檔案的閱讀，可以清楚的了解到圖書館的基礎設施建設、基礎業務工作和員工管理工作等各個方面。
檔案信息化管理相對于傳統保管方式更易于存儲和管理，將現代先進的計算機科學技術應用于圖書館的檔案管理當中，不僅可以解決過去依靠庫房管理、手工抄寫目錄所帶來的種種不便和繁瑣，實現用較少的空間將檔案永久保存，而且除了對文字資料的保存以外，通過信息技術實現了對照片、音像資料等有聲檔案資料的永久保存。在對檔案的管理方面，計算機科學技術也發揮著非常出色的功能，我們可以將檔案資料進行系統化處理，在以后的工作中，我們就可以隨時隨地查看和調用我們所需要的檔案資料，而且這種查看和調用是非常便捷和迅速的。圖書館檔案管理的信息化，不僅避免了我們日常工作中大量的重復工作， 更為重要的是它大大提高了工作效率，提升了檔案信息服務質量， 實現了檔案信息資源的共享，從而為社會節約了大量的人力、物力和財力。
二、技工院校實現檔案管理信息化所面臨的問題
（一）硬件設施水平普遍較低
圖書館檔案管理信息化建設需要投入大量的資金來購買計算機、打印機、掃描儀、數碼相機、光盤以及光盤刻錄機等現代的硬件設施，而且在檔案的數據庫建設這些軟件設施方面也需要投入一定的資金和人力，這對于一部分實力不夠雄厚的學校來說，確實是一筆不小的資金。另外，對于一些具備相應資金實力的學校，由于相關領導缺乏長遠的眼光，舍不得投入財力來建設符合現代化檔案管理要求的硬件設施。這就從根本上制約了技工院校圖書館檔案管理的信息化建設。
（二）檔案信息化管理不夠規范化
目前，各院校的圖書館檔案管理信息化建設還沒真正實現，國家對于這方面也沒有詳細統一的管理標準，這就造成了當前圖書館檔案信息化管理不夠規范化。另外，我國現在針對檔案信息化已經建設了很多的數據庫，但由于我國檔案大多數還只是對本部門本單位的開放，開放程度較低，這就導致了大部分已經建好的數據庫不能被大多數人所享用，從而造成了巨大的信息資源浪費。值得一提的是，有些對外開放的圖書館檔案數據庫資源，由于一部分人缺乏安全意識，對檔案信息沒有采取相應的保護措施，致使“網絡環境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網絡環境內大面積傳播，這不僅會造成在檔案信息管理時重要信息的流失，從而造成嚴重的經濟損失?！盵2]
（三）工作人員專業技能水平有待進一步提高
圖書館檔案管理信息化已經是必然的趨勢，因此，衡量檔案管理人員專業技能水平高低的唯一標準就是看其是否能夠熟練運用計算機技術來進行檔案管理并掌握其理論知識。但就目前來看，我國大部分技工院校普遍存在的問題就是檔案管理人員年齡偏大、缺乏現代化、信息化的檔案管理技術和理論知識。因此，要實現學校圖書館檔案管理的信息化，就要加大對檔案管理人員的教育和培訓力度，不僅要培訓他們的計算機操作技能，而且還要訓練他們的創新思維能力，同時，學校應該大力引進年輕的高素質、高技術人才，從而不斷充實圖書館檔案管理人員隊伍。
三、圖書館檔案管理的信息化建設
（一）實現管理思想和硬件設施的現代化
隨著計算機技術在圖書館檔案管理中的不斷應用，相對于傳統思維方式和傳統工作方式，現代化的檔案管理方式所展現出來的優勢已經被越來越多的人所贊同，人們已經普遍認識到現在的檔案管理根本離不開計算機和信息技術。因此，對于技工院校的管理者來說，只有首先從思想上不斷創新，不斷更新陳舊的思維模式和管理模式，才能以開放的視角在較高的層面上來構建學校的圖書館檔案的信息化管理，才能積極籌措資金，從財政上來保障圖書館檔案硬件設施的現代化建設。
（二）實現檔案信息化管理的規范化和制度化
目前，圖書館檔案管理的信息化建設的速度十分迅速，而且建設的數據庫數量非常的龐大，但相對于管理而言，其規范化和制度化卻遠遠沒有達到。因此，如何在工作制度和文件管理要素上提高規范化程度，是我們一直在努力實現的任務?！澳壳?，我國很多地方與院校正在積極建設信息文件中心。這種熱潮的基本出發點是， 對分布在各個機構的業務活動中的電子文件進行集中管理， 有的采取集中存儲、集中利用的模式， 有的采用備份中心的模式， 有的采用存儲目錄、邏輯歸檔的模式?！盵3]我認為這種方式，能夠在很大程度上提高檔案信息化管理的規范化水平。其次，作為學校的領導應該把圖書館檔案管理信息化列入學校日常管理工作之中，從而形成檔案的制度化管理。
（三）提高檔案管理人員的業務素質
圖書館檔案管理的信息化建設離不開一支具有高素質、高技術的人才，這就需要學校努力培養網絡服務需要的系統分析和設計人才、數據分析與開發人才、網絡設計與管理人才。作為檔案管理人員，在日常工作中一定要通過培訓、進修等方式，一方面能夠掌握相應的理論知識， 另一方面能夠熟練地運用信息技術來完成具體的工作任務。
總之，隨著信息科技的不斷進步，檔案管理信息化已經成為社會各個領域不可或缺的一部分，只有積極進行檔案管理信息化的規范化和制度化建設，才能不斷適應社會發展的新形勢、新變化。
注釋：
[1]程銘懿. 淺議檔案管理信息化[J].金田（勵志），2010（10）.
[2]程銘懿. 淺議檔案管理信息化[J].金田（勵志），2010（10）.
[3]倪文敏. 信息技術在圖書館檔案管理中的應用，2007（04）.
參考文獻：
[1]趙春玲.對公共圖書館檔案管理工作的一些思考[J].云南檔案，2007（1）：61-62.
[2] 鄭耀東.高校圖書館檔案建設與分析[J].湖北檔案，2010（10）
[3]倪文敏.信息技術在圖書館檔案管理中的應用[J].天津市社會主義學院學報，2007：（4）43-45.
[4]劉中.論圖書館的檔案管理數字化建設[J].北京檔案，2011（12）
1.領導層對醫院的人事檔案管理工作人事不到位
目前，很多醫院的管理層對人事檔案管理的認識不到位，不能充分認識到醫院人事檔案管理工作的重要性，簡單的認為醫院人事檔案的利用價值不高，對人事檔案的管理十分簡單，缺乏技術性，忽略了醫院人事檔案在醫療、教學和科研以及醫療糾紛等方面的重要作用。現階段，醫院人事病人就診程序一般都是先掛號，然后領取一本人事診療手冊，在醫生診療完成之后由病人直接帶走，沒有在醫院留存備份，即使是醫院留存了備份，也只是簡單將病人檔案收集起來，沒能形成系統的人事檔案管理系統。由于人事管理的缺失，不但造成醫院診療信息的流失，更重要的是使得醫院在越來越多的醫療訴訟中處于被動地位。
2.醫院的人事檔案管理制度還不夠完善
完善的醫院管理制度是保證醫院各項人事檔案管理工作正常進行的關鍵，因此，必須建立健全完善的人事檔案管理制度，才能促進醫院人事檔案管理的順利開展。然而，當前我國很多醫院的人事檔案管理制度比較缺失，或者有些醫院雖然有比較具體的人事檔案管理制度，但是并沒有形成統一的標準，特別是一些醫院中甚至出現了政府分頭管理、自成體系的問題，這就導致人力資源得不到有效的整合，醫院管理職能不能充分發揮，制度的約束作用并不明顯，最終致使醫院呢的科室職責混亂、管理機構冗雜以及權利分配不合理等問題。引發科室職責不明確、管理機構繁多、人員配置過多及科室權利分配不合理的問題。
3.人事檔案管理人員素質參差不齊
當前醫院人事檔案管理人員一般都是非專業人員出身，并沒有接受過系統的人事管理工作培訓，很多的工作人員都是行政部門、醫護部門和后勤部門調崗過來的，專業素質較低，理論和文化水平參差不齊，很難適應醫院現代化人事檔案管理工作需求。而且，很多醫院人事檔案管理工作人員工作態度渙散，對自己要求不高，認為自己的工作可有可無，沒有對人事檔案管理工作加以重視，導致人事檔案管理工作缺乏科學性和有效性。
二、以人為本加強醫院人事檔案管理工作的措施
1.加強醫院人事檔案管理團隊建設
隨著計算機和信息技術的快速發展，醫院開始推動人事檔案管理工作的信息化建設，因此，醫院的人事檔案管理工作人員也應該轉變工作思維，充分的認識到信息化建設對醫院檔案管理工作的重要性，采取科學有效的工作方法，促進醫院人事檔案管理工作的高效進行。為了提高醫院人事檔案管理團隊的綜合水平，醫院可以從以下幾個方面進行：首先，醫院應該加強人事檔案管理隊伍的培訓工作，加強檔案管理人員的信息技術操作能力；其次，醫院應該積極的加強具有計算機專業技能的高素質人才，醫院可以與高校進行合作，促進醫院人事檔案管理的信息化建設，促進醫院人事檔案管理工作效率的提高；最后，醫院應該完善人事檔案管理工作的考核機制，加強人事檔案管理工作人員的績效考核，獎懲分明，促進醫院人事檔案管理工作的效率提高。
2.樹立新型人事檔案管理機制
隨著我國經濟社會的快速發展，傳統的醫院管理模式落后，人事管理部門設置比較松散，機構冗雜，人事管理機構工作人員數量過多，辦事效率地下，這些都嚴重影響了醫院的人事管理效率，不適應醫院的改革發展需求。因此，聘用制成為醫院加強人事管理的重要管理模式，基于聘用制形成的崗位管理需要一種新型的用人機制，以用來彌補醫院傳統管理模式的漏洞，實現醫院的資源優化配置。醫院在實施新型的用人機制過程中，可以通過以下兩種途徑進行，一方面，醫院應該設置一套具有針對性的聘用制度，針對不同的職位和技術要求制定職工聘用和晉升的標準體系，使得職工的工作方向更加細化，并且根據員工的職位和技術能力確定員工的薪酬，真正發揮聘用制度的實效性；另一方面，醫院應該根據不同部門的業務需求和發展需要，對管理崗位、技術崗位和操作崗位進行及時的調整和設置，保證每個部門每一個崗位上的每一個員工能夠高效率的工作，真正提高醫院人事管理工作的效率。
3.提高醫院人事檔案管理工作的認識，增強檔案管理意識
1.1管理制度不能與時俱進。改革開放以來，我國醫療衛生事業發展迅速，因此要求醫院在選拔和使用醫療衛生事業人才方面要知識化、科學化。然而，醫院人事檔案管理與醫院的快速發展相比，卻相對遲鈍和落后，管理制度沒有隨著形勢的發展進行相應完善，有些需要更新的制度卻沒有更新，所以在很大程度上羈絆了醫院人才的合理流動和科學化配置。
1.2管理機制落后。機制落后造成了人事檔案材料的轉遞不暢，用人單位不能對需要的人才及時進行考核、審驗，因此妨礙了人才引進和必要的流動，給工作造成了損失。
1.3材料收集、歸類難度大。尤其是有些基層單位對檔案管理的重要性認識不夠，缺乏重視，所以對檔案材料處理馬虎，應該歸檔的材料不能及時送交檔案管理部門存檔，而有的不該歸檔的材料卻送給檔案管理部門歸了檔。例如：對職工表彰和處分的材料本應該及時歸檔的，但卻沒有及時歸檔，以致散失；有的材料處理得不規范，該蓋公意的未蓋公章，導致一些檔案材料的可信性令人懷疑，失去了檔案材料的權威性；還有的內容不完整，不能跟上干部、職工個人經歷的變化，以致不該缺失的內容缺失了，當使用檔案時發現了問題，還要派人員進行詳細調查。這些都給工作帶來了不應有的麻煩，影響了工作效率，而且有時直接給工作造成了損失。
1.4立卷有不規范的現象。例如：檔案材料填寫前后不一致，常見的便是年齡的填寫，有的“兩齡一歷”，有的“三齡一歷”，甚至有的多齡一歷，記載混亂；個別人員年齡越填越小、參加工作時間越填越早、文化程度實際沒有變化卻越填越高，讓人啼笑皆非。再如檔案用紙規格不一，沒有統一用現在規定的A4標準紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過了裝訂線，給立卷帶來了麻煩。
1.5人員配備輕率，設施缺乏，經費沒有保障。這主要是由于一些基層單位檔案意識淡薄，沒有認識到人事檔案工作是組織人事工作中的一項基礎性工作，是干部和人員工作的一個重要組成部分，是做好干部和人員工作的基礎和前提。因此，對檔案管理人員配備輕率，往往把其他工作干不了的人放在檔案管理上，至于他們能不能做好這項工作，就不加考慮了。人的因素第一位，胡亂拿一個人放在檔案管理上，怎么能搞好檔案管理呢？這也說明有些單位領導根本沒認識到檔案的重要性。由此，對庫房建設也不重視，至于所需經費，也就能省就省了。人員沒能力，不知應該積極、主動地做好檔案材料的收集、上報等相關工作，檔案管理怎么能做得好呢？庫房破舊，以致造成有些檔案材料霉爛，加上管理不善造成遺失；沒有經費或經費不夠，使檔案管理應該做的事情不能做。如此，使檔案無法起到應有的作用。
2、解決以上問題的途徑
2.1健全檔案管理制度。檔案管理例會要定期開，由人事科帶頭，定期召開檔案管理人員座談會，互相交流檔案管理情況與經驗，發現問題及時糾正。
2.2對檔案管理人員進行培訓，提高業務水平，建立一支政治、業務素質較高的人事檔案隊伍。
2.3管理手段升級。現在是信息時代，要利用先進工具管理檔案。用計算機管理，可以使人事檔案管理現代化，讓人事檔案管理數據庫維護及時，檔案信息數據完整、真實、準確[2]。由爾，檔案員的知識結構要不斷更新，信息處理能力要不斷提高，知識面要不斷拓寬，使之適應信息化時代檔案服務的新要求。
2.4增強法制建設力度。檔案管理要切實執行《檔案法》。要通過學習相關的法律知識，強化醫院的領導干部以及檔案管理人員的法制觀念，進而提高依法行政以及依法治檔的觀念。有道是“形勢好不好，關鍵在領導”，因此領導干部要積極主動地帶頭學習有關法律知識，給檔案管理人員作好表率，然后在對檔案管理人員進行有關法律知識教育的同時，把醫院檔案管理法規向群眾宣傳，號召大家都重視檔案管理工作。為促進這一工作的開展，可建立相應的獎懲制度，并使之與檔案管理人員的考評制度結合起來。對在檔案管理過程中出現的違反《檔案法》的行為要及時處理，絕不姑息。對好典型要樹榜樣，“榜樣的力量是無窮的”，榜樣就是一個標桿，讓大家學有樣子，以利于提高工作水平。
關鍵詞：醫院檔案；管理思想；加強領導；管理機制
檔案信息管理上的內容可以全面地反映醫院在經營發展過程中的歷史面貌，與此同時，這些醫療工作者的重要信息得到妥善的管理以后。整個醫院的各項事物才能平穩的運行，這些文件包括文書檔案、病歷檔案、人事檔案等這些內容，包含了醫院所有工作事項的開展，這項工作如果能夠得到高效率的運行，才能讓醫院的未來發展得到穩定性的保障，基于當下醫院檔案管理工作中存在的問題，如何有效的加強管理、有效的提高工作效率、適應新的發展需求、實現更高的發展目標，是每個醫院在發展過程中亟待解決的問題。因此，在新的醫療改革下，醫院系統開始著手將醫院檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，努力做到認識到位，組織到位，措施到位，實現加強醫院檔案管理工作的規范化、標準化、程序化，從而真正有效的提高醫院檔案管理的效率。在這樣的形勢背景下，本文就醫院檔案管理工作這一問題從適應新的發展要求，提高職工檔案管理思想及意識、重視醫院檔案管理工作，加強檔案管理工作的組織及領導、完善檔案管理機制，規范檔案管理工作等方面展開一番論述和剖析。
1 適應新的發展要求，提高員工檔案管理思想及意識
如何做到醫院檔案管理工作的規范化、標準化、程序化，是新的發展形勢下，改革對于我們醫院管理工作提出的新的發展要求。而在新的發展要求驅動下，要想有效提高醫院檔案管理人員的整體管理素養、實現管理的專業化、探究先進的工作方法，建立科學的管理體制，那么首先需要有效的提高醫院全體工作人員管理思想及管理意識。
提高員工檔案管理思想及意識，我們需要開展一系列的活動或采取具體有效的措施，讓醫院的全體職工都能夠積極參與相關的檔案管理活動中，從而慢慢的提高自身的n案管理思想及管理意識。
1.1 在檔案管理人員的聘用和選擇上，醫院著重考察相關崗位工作職員的思想素質和專業技能，特別是檔案管理思想的先進性及意識的敏銳性，只有檔案管理思想及意識較強的人員選任在檔案管理崗位，那么才能夠保障醫院檔案管理的發展，并且保持檔案管理人員的相對穩定，通過檔案管理崗位職工較強的檔案管理思想及意識，可以有效的規范醫院檔案管理，從而有效提高醫院全體職工在檔案管理方面的思想及意識，實現醫院檔案的高效管理和發展。
1.2 醫院檔案管理不到位很大程度上是因為職工在檔案知識及管理方法方面存在漏洞，因此，對現有檔案管理人員，按其所具有的專業技能層次，舉辦各種檔案專業技能培訓，請檔案局專家或本系統中有豐富實踐經驗的專業人才授課，傳授檔案專業知識；定期實行嚴格的專業理論與實踐測驗既可以有效的提高職工的專業技能，也能夠有效督促大家努力提高自身的檔案管理思想及意識。
2 重視醫院檔案管理工作，加強檔案管理工作的組織及領導
為了讓醫院的檔案管理工作可以得到有效開展，只要對這項工作制定嚴格的管理體制，醫院要安排據有經驗的專屬工作人員對這些信息進行歸檔與整理。但是，許多醫院在開展工作時，對檔案管理上的工作并沒有認真的落實，在管理過程中存在著許多問題，例如，當然信息查找麻煩、管理分類不夠明確等這些問題都直接導致了工作管理效率的低下。
新時展要求下，如何將醫院檔案管理工作的效率得到大跨度的提升，是醫院管理層認識當前工作開展的重點，應該加強檔案管理工作的同時，也要將檔案工作規劃進醫院實際的長遠發展規劃中去。將責任落實到人，讓管理人員將自身的責任感與使命感進行充分的認識，在檔案工作管理過程中還要對工作人員的管理素質進行培訓，全面提升工作人員的整體素質水準對于工作管理上的分層一定要做到分工明確，只有這樣，檔案管理工作才能與其他部門的工作開展相互協調一致，這樣的緊密配合才能讓檔案管理工作的有效性得到最大限度的揮發。檔案部門以外的其他部門也應在工作的開展過程中積極配合方案信息整理上的事項，盡量可以將需要存檔的信息調整成統一的格式，讓檔案管理工作人員的工作負擔可以得到減輕。
3 完善檔案管理機制，規范檔案管理工作
檔案資料管理工作的處理范圍非常不僅包括醫院各個部門在工作開展過程中的信息資料等，也包括在醫院接受治療的患者病歷。這些資料如果沒有得到妥善的保管，在信息保存過程中還容易出現差錯。而這些問題的產生，會直接導致醫院的工作無法以正常的秩序開展，所以檔案管理工作人員應該在工作中制定出高效的管理機制，讓檔案信息在管理過程中可以以標準化的形式展開工作。在對檔案進行歸類處理時也要制定統一的管理模式，這種方法的處理，可以讓檔案信息在整理于使用過程中省去很多不必要的麻煩。為了讓管理工作更加高效，醫院管理層人員應開發出更多新型的管理手段，借鑒國外先進國家的管理方法。與此同時，醫院也要購進相應的新型硬件設施，積極使用當代網絡信息技術讓檔案工作的開展變得更加簡單高效，這不僅可以讓檔案信息得到準確性的保障，也能讓檔案管理工作人員的工作負擔得到減輕，讓檔案信息在管理過程中可以逐漸形成自動化與智能化的管理模式。
4 結論
新時代的發展趨勢讓醫院檔案管理工作變得更加被動，這些高新技術的發展推動著檔案管理工作需要以最快的速度向智能化與自動化的模式轉變。所以，工作人員必須在實際工作中將被動轉換為主動，努力提升自己在管理上的素養與管理水平。積極掌握高新管理技術，讓檔案管理系統可以穩定的運行。醫院的管理層也應該投入更多的監督力度讓檔案管理工作可以高效的運轉，在實際工作的落實過程中，要積極完善檔案管理上的體制，讓檔案信息可以得到妥善的保管，讓這些資源在使用以及瀏覽過程中簡化那些不必要的申請步驟，讓檔案管理工作變得更加簡單方便。
參考文獻
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