發布時間：2023-05-15 16:36:00
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的財務部檔案管理樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
【關鍵詞】會計檔案；管理
一、會計檔案的內容
1．會計憑證方面。會計憑證包括原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。每月裝訂一次，在裝訂之前應分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全，摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要折疊同記賬憑證大小，避開裝訂線，同時檢查憑證序號，看是否有顛倒，發現缺號要查明原因，檢查附件是否有漏缺。憑證裝訂做到整齊、美觀、堅固。最后，看憑證上的印章是否齊全。
2．會計賬簿方面。會計賬簿包括現金日記帳、銀行存款日記帳、總分類帳和明細分類帳。屬訂本式的帳簿，應貼上封面；屬活頁式的帳簿，應加以整理，將空頁抽出，用線繩裝訂成冊，一年裝訂成一本。使用活頁式帳簿，裝訂后再編寫帳頁順序號。應附“啟用表”和目錄，記明每個帳戶的名稱和頁次。每本帳簿立為一卷。賬簿應牢固、平整，封面應齊全、平整，已經實現會計電算化的帳簿，年終必須打印出全套總帳和明細賬本，會計主管人員簽章后裝訂。為了防止拆毀已經裝訂成冊的會計憑證應在裝訂處加貼封簽，并由會計主管人員簽章。
3．會計報表方面。會計報表會計報表是反映單位會計財務狀況和經營成果的書面文件，包括會計報表、附表、附注及文字說明、月度增值稅納稅申報表、季度年度企業所得稅納稅申報表以及匯算清繳表等等。季度和年度會計報表按一、二、三季度和年度分別裝訂成冊，每冊為一卷。
4．其他會計檔案。（1）文書部分包括各種經濟合同、協議及其附件；財務工作計劃，財務工作總結，財務決算資料，財務會議文件；財務分析資料；資信證明；工程決算資料等等；（2）報表部分：年度各項經濟技術指標完成情況報表；內部審計報告和其他重要會計檔案；（3）各類企業證照：包括企業稅務登記證，銀行開戶許可證；各類資格證明；以上這些會計資料和報表，由經辦人在每一項業務完成時及時整理存檔；也可以以年度一次整理，分類裝訂。
二、會計檔案的保管
（1）會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前，經辦人要整理裝訂，分類填制會計檔案目錄，寫明案卷號，一切手續完備后，保管人員才能接收。（2）會計檔案的存放應該做到：防火、防潮、防蟲、防盜、防霉爛。保證會計檔案完整無損。（3）實現會計電算化的，必須定期對硬盤上的會計數據建立備份。每月備份不得少于一次。恢復系統數據必須使用最新的正式備份。每年末對所有需備份數據采取刻錄光盤的形式備份，統一交檔案室編號歸檔管理。（4）必須妥善保管好會計數據的移動備份硬盤，移動備份硬盤應貼上標簽并用印章或封條簽封。存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉儲。移動備份硬盤不得隨便亂放和外借。（5）會計檔案的移交。負責會計檔案的保管人員，應相對穩定。如果保管人員有變動，必須辦理交接手續后才能離開。（6）會計檔案保管年限。會計檔案的保管年限，按財政部有關會計檔案保管年限執行。一是會計憑證保管15年。二是會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保存25年。三是會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。四是發貨票保管5年。保管年限期滿后方能銷毀。（7）會計檔案借閱的批準權限。本單位財務部內部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務部的，經財務部負責人批準后，由檔案保管人提供；會計檔案存在檔案管理部檔案庫的，經財務部負責人準后，由檔案庫保管人員提供。查閱過程中檔案管理人員不得離開現場。本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務部的，要經財務部負責人批準，方能借閱；會計檔案存在檔案庫的，要經檔案管理部和財務部負責人批準，方能借閱。（8）會計檔案的銷毀。公司會計檔案的銷毀。應由檔案、審計和財務部對應銷毀的會計檔案共同進行鑒定，經公司主管領導審查后，編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報批準方能銷毀。會計部門保管的會計檔案的銷毀。應由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。由檔案、審計部門鑒定、審批和監銷。會計檔案保管期滿應銷毀時，其中有的原始憑證還有使用價值的，應單獨抽出另行立卷保管。直至保管到確無使用價值時再銷毀。會計檔案銷毀后經辦人應在銷毀清冊上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，同時將監銷情況寫出書面報告，一式兩份，一份報本單位領導，一份歸檔備查。
總之，隨著市場經濟的不斷發展，會計檔案管理工作也應不斷創新，以適應會計發展的需要。
參 考 文 獻
1.1會計檔案收集與整理階段
會計檔案收集是會計檔案工作的基礎性工作，它要求收集會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他會計核算資料，這些都是記錄經濟發展和業務情況的重要指標，是會計檔案工作的基礎。因此，在此階段，檔案管理人員要熟悉會計檔案的收集范圍，根據會計檔案工作要求，規整重要檔案，以備后用。
1.2會計檔案形成與保管階段
會計檔案形成與保管是會計檔案管理的重點。在收集與整理會計資料后，要對會計檔案進行整理立卷，并按要求裝訂成冊。把會計檔案放在財務資產保管部保存1年，期滿后，由財務資產部編制移交清冊，然后由檔案機構統一保管。會計檔案要放在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，此外，還要注意防蟲蛀，保持清潔衛生。
1.3會計檔案移交階段
《會計檔案管理辦法》規定：“財務部門和經辦人必須按期將應當歸檔的會計檔案全部移交檔案管理部門，不得自行封閉保存。”因此，檔案部門要嚴格遵照國家法律規定，按期點收，不得找借口托辭。財務資產部門要將保存滿1年的會計檔案即時移交給檔案管理部門，并做好交接手續，及時編制好會計檔案移交清冊。
1.4會計檔案借閱階段
《會計檔案管理辦法》規定：“當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由單位的財務部門保管1年。”企業要加強會計檔案管理，避免出現會計檔案丟失的現象。因此，財務部門要建立嚴格的會計檔案借閱制度。內部人員借閱會計檔案的管理標準：內部人員查閱會計檔案，需經財務部門負責人批準，按照檔案管理有關規定，辦理借閱手續。填寫會計檔案借閱審批表，注明借閱人姓名、時間和會計檔案名稱，經由會計機構負責人、檔案管理部門負責人簽字，可提供復印件，并在專設的登記簿上登記。外部單位借閱、查詢會計檔案時，除執行內部借閱條款外，還要借閱單位出據介紹信，并由負責人簽字方可借閱。借閱人歸還會計檔案時，會計檔案管理人員要認真檢查檔案的完好性，仔細核實有無涂改、損壞情況，防止會計檔案在流動過程中散失、缺損、抽換或任意銷毀，確保會計檔案的安全性和完整性，避免秘密文件丟失、泄密。
1.5會計檔案銷毀階段
會計檔案銷毀是會計檔案管理的最后一個階段。在該階段，企業要按照一定原則和標準，對會計檔案的鑒定和銷毀做出明確要求，對過期的會計檔案進行價值估算，并銷毀沒有價值的會計檔案。檔案管理部門要提出鑒定意見，和財務部門共同組成鑒定工作小組，對檔案逐冊、逐頁進行鑒定，對確無保管價值的會計檔案編制銷毀清冊。銷毀情況形成書面文件和銷毀清冊一同存入檔案。
2會計檔案的管理策略
第一，結合財務管理實際需求，建立完善的會計管理機制，以全面規制會計工作內容，從而保證會計工作流程的規范性、有效性。第二，把所有經濟活動都歸入會計監督管控的范圍，按照制度要求，保持會計檔案工作特色，實施精細化、電子化管理模式，嚴控會計檔案歸口，確保會計檔案的真實性、有效性、準確性和時效性。第三，企業要做好教育和專業培訓工作，努力提高會計檔案管理人員的素質和專業水平，以保證會計管理工作有效進行。
3會計檔案管理創新實踐
3.1會計檔案電子化、信息化革新
紙質檔案仍然是當今會計檔案的主要載體，但是，隨著電算化的跨躍，財務系統軟件從遠光到FMIS，再到ERP、財務管控系統等多系統并行，將會計電子檔案的推行提上日程。依據會計檔案管理的最新要求，2014年，財務資產部協同財務管控組，將成立以來的全部賬目編制成電子檔案，以電子檔案盒為載體，設立內部局域網管理，對電子檔案進行專項管理，滿足會計電子檔案異地、防災存儲的要求。在地市沒有服務器網絡的情況下，實現對以前年度會計信息進行電子查詢，為查詢紙質檔案起到“衛星定位”的作用。
3.2優化人員配置，確保會計檔案專業專職管理
財務資產部設置會計檔案管理崗位，配備專業財務人員負責會計檔案管理，在保證會計檔案質量的同時，提升會計檔案管理水平。注重會計檔案人員的職業素質和業務水平，要求會計檔案管理人員必須具備會計從業資格證書，大學專科及以上學歷，且有5年以上會計工作經驗，政治表現好，具有良好的道德品行。建立會計崗位輪換制，采用A、B崗機制確保會計檔案管理有序進行，工作銜接流暢，財務管理職能進一步強化。
3.3重視業務水平，加強培訓管理
會計檔案管理人員除應兼顧財務會計專業和文書檔案專業知識外，還要具備計算機方面的專業知識。因此，對會計檔案管理人員的專業素質要求也相對高于其他崗位。定期或不定期地對會計檔案管理人員進行專業培訓，提高其業務能力和道德素質，使其能勝任檔案管理工作。
4未來的設想和發展方向
【關鍵詞】 高校;基建會計;檔案管理
高校的基建會計檔案,是會計檔案和基建檔案的重要組成部分,但兩者又有所區別,基建檔案是指記錄和反映高校在基建活動過程中形成的重要歷史資料和證據,包括基建會計憑證、會計賬簿、會計報表、經濟合同和協議、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊等會計核算專業資料。是高校檔案卷宗的重要組成部分,基建會計檔案由于具有信息量大、時效性強、查閱頻繁等的特點,利用傳統的會計檔案管理手段和方法很難滿足所有高校基建財務信息使用者的要求,加上電子檔案的出現也給基建會計檔案的管理提出了新的挑戰。
一、高校基建會計檔案收集范圍
一是基建會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。二是基建會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿,其它會計賬簿。三是財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括資金平衡表、待攤投資明細表、基建借款情況表、基建投資表和交付使用資產明細表等。四是其它類:銀行存款余額調節表、銀行賬單,其它應當保存的會計核算專業資料,會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。
二、高校基建財務檔案管理的現狀及存在問題。
(一)高校專職檔案管理人員,只注重學校文書檔案管理而不重視會計檔案保管
會計檔案的使用和查閱往往只是局限于會計人員和審計人員,檔案管理人員以不熟悉會計業務為由,認為會計檔案保管就是會計人員的工作,會計檔案移交后,雖然集中于高校檔案管理部門集中保管,但卻置之一旁,無人問津,時有散落現象。會計檔案不同于普通文書檔案保管,高校在文書檔案管理制度上已相對完善,會計檔案在移交時,雖然有移交清單,基建財務人員也按正常要求裝訂會計憑證,但是不可能清點憑證張數,檔案盒沒有封條,出現檔案遺失問題后,會計人員和檔案管理人員責任相互推諉,加大了會計檔案管理的難度,這也是專職檔案管理人員不愿接手會計檔案原因之一。
(二)高校基本建設周期長,難以即時移交基建會計檔案
按照《會計檔案管理辦法》規定會計年度終了后一年內將基建會計檔案移交本單位檔案機構統一保管。由于目前高校基建單獨建賬,與高校事業賬實行的是不同的財務制度,事業和基建會計人員按照崗位設置分工,相互獨立,基建項目沒有竣工結算進行資產移交前,一般不進行合賬處理。再者,由于供應商往來、項目費用查詢、工程預決算審計、項目審計等原因經常需要調閱基建會計檔案,事業檔案會計人員不愿接手基建會計檔案進行編號入檔,增加了中間移交環節,導致基建會計檔案移交不及時。
(三)基建會計檔案保管人員缺乏相應的長期檔案管理經驗,嚴重影響會計檔案保管質量和壽命
財務人員雖然熟悉賬務處理,但是缺乏會計檔案管理常識,加上有些高校領導意識不到財務檔案管理的重要性,不重視財務人員檔案管理的培訓。很多單位的會計檔案都沒有專門的存放地點。由于保管環境不當,造成基建會計檔案霉變、毀壞甚至遺失,加大高校財務管理風險。檔案借出不履行相關手續,不經單位負責人批準,隨意查閱或者復印,致使基建會計檔案可能被涂畫、拆封和抽換。
(四)基建會計人員不熟悉基建業務和會計檔案的分類,致使基建會計檔案查找困難,甚至會造成工程款超付現象
《會計法》規定除結賬和更正錯誤的記賬憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證。有些會計人員卻不清楚附哪些原始憑證,由于施工合同、驗收報告、工程變更單等原始憑證較厚,難以訂本包裝,會計人員不對這些憑證進行單獨裝訂保管,在封面上注明記賬憑證日期、編號、種類,同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證名稱及編號。不便于工程付款記錄的查對和竣工結算審計等。會計檔案有不同的保管期限,一味籠統將基建財務管理檔案全部作為原始憑證放之于記賬憑證后裝訂,后繼人員因不了解經濟事項的來龍去脈,增加后繼工作量。
(五)會計電算化高校基建財務人員安全意識淡薄
許多高校基建賬務處理采用電算化形式,有些會計人員用電算化上網,在防火墻有漏洞的情況下,易遭黑客攻擊,導致系統癱瘓,數據泄露和丟失。日常工作中,不做好電子備份工作;銀行存款日記賬和現金日記賬不采用訂本式賬簿,不當日打印核對,只是年末一次性打印裝訂。檔案移交時不注重電子檔案移交和保管,只將紙質檔案移交,不利于高校信息化發展。
三、加強高校基建會計檔案管理的措施
(一)在財務部門配置臨時檔案庫房,指定非出納人員管理基建會計檔案
財務部門檔案庫房門窗要堅固,配備相應的設施做到防盜、防火、防蟲、防塵、防潮、防光、防腐蝕、防失密。財務部門每年形成的基建會計檔案,統一由會計檔案管理員按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。當年形成的基建會計檔案,會計年度終了后,在財務部門保管不超過一年。期滿之后,統一由會計檔案管理員編制移交清冊,移交學校綜合檔案室統一保管。移交學校檔案室保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝,如需要拆封重新整理的,學校綜合檔案室應當會同基建會計檔案經辦人員共同拆封整理,以分清責任。見表1:會計檔案資料移交清冊。
(二)加強基建會計人員崗位培訓,提高基建會計檔案的案卷質量
高校領導和相關人員應提高對基建會計檔案管理的認識,加強和組織基建會計人員認真學習《會計法》、《會計檔案管理辦法》和《高校檔案工作規范》,制定會計檔案管理標準,對會計檔案進行規范管理,將會計檔案管理及操作技能的培訓,納入基建會計人員崗位培訓中,要求從會計檔案整理的基礎業務學起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作,為單位領導的決策提供真實、可靠的依據。同時要求會計人員對基建會計檔案在工程的不同階段進行整理分類,與會計核算同步,可以方便會計人員和審計監督部門人員的頻繁利用,達到了基建財務檔案立卷整理科學和有效利用的目的。另外基建財會人員不僅要熟悉財務會計專業知識,還要掌握基本建設知識, 通過多渠道多層次提高素質和業務水平,使基建會計工作逐步轉向對基本建設投資全過程的決策、控制、核算、反映和監督。基建會計人員熟悉基本建設過程和建設工程方面的知識,便于搜集基建原始憑證和完善基建會計檔案建設。
(三)完善基建會計檔案管理的各項規章制度,確保基建會計檔案的安全與完整
按照相關法律、法規的要求,根據高校自身的特點制定適合本單位的基建會計檔案管理制度,制定基建會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等,確保會計檔案收集的齊全完整。基建會計檔案原則上不得外借,如有特殊需要,必須經單位負責人批準后,方可查詢和復制,并履行登記手續,基建會計人員和借閱人員對基建會計檔案內容除單位負責人同意和司法需要不得對外泄露,否則追究相關人員責任。對高校電算化的電腦杜絕上外網,防止檔案泄密和被篡改。對基建會計檔案的銷毀嚴格履行程序,向單位負責人申請,同意后方可由檔案管理部門和會計人員共同參與,銷毀檔案期滿、不存在未了事項和正在建設的項目的基建會計檔案,并認真填寫基建會計檔案銷毀清冊。見表2:檔案借閱(復印)登記表和表3:會計檔案銷毀申請表。
(四)加強基建會計檔案管理的考核和監管力度,促進高校基建會計檔案優化科學發展
學校財務部門和檔案部門應建立檢查、考核和評估制度,明確崗位職責。不定期組織會計人員到其他高校財務部門和檔案部門參觀學習,對會計檔案管理過程中存在的疑難問題和得力措施進行經驗交流。將基建會計檔案規范化管理納入會計常規業務檢查中,對基建會計工作的整體性和連續性的檢查與監督。對基建會計檔案人員,成績突出的應給予表獎;對不合格的人員應給予批評,限期改進或進行撤換。并對考核的結果記入個人業務檔案,與會計人員的職位和職稱晉升掛鉤,提高基建會計檔案人員的主觀能動性和責任感,以保證高校基建檔案建設的科學可持續發展。
(五)建立高校內部職能部門網絡平臺,實現基建會計檔案管理現代化
在基建會計檔案歸檔和移交時,利用現代化手段將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔和移交,這也要求檔案管理人員具備保管軟盤、硬盤和光盤的常識。在高校各職能部門之間按照權限建立內部網絡平臺,將電子基建會計檔案上網,通過網絡交流,滿足各職能部門日常查詢、數據分析和編制報表的需要,達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,避免原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于檔案資源的統一整合,極大地提高了工作效率和工作質量,為高校領導決策層及時做出科學合理的判斷提供信息支持。
(六)加強基建會計檔案管理的宣傳力度,獲取各方支持
基建會計檔案的管理不僅是會計檔案管理人員和基建會計人員的常規工作,還涉及其他各職能部門和施工承建單位,是一項長期艱巨的復雜工作,平時財務和檔案管理部門要加強對外部門的基建會計檔案管理宣傳力度,爭取各方面的支持,以便及時、系統地收集到所需的基建會計原始資料。
總之,高校基建會計檔案是記錄高校基本建設和發展過程中的詳細歷史資料,是具有參考價值和法律效力的書面證明,必須重視和加強對基建會計檔案工作的管理,建立基建會計檔案的立卷、歸納、保管、查閱和銷毀等管理制度,實現高校會計檔案的信息化,保證基建會計檔案安全、完整、方便查閱,更好地為高校可持續健康發展服務。
【參考文獻】
[1] 鐘敏.加強高校基建財務管理的實踐與思考[J].湖南科技學院學報,2005 (7).
[2] 王燕燕.規范會計檔案管理的重要舉措[J].財會通訊,2007(10).
關鍵詞：會計檔案管理；問題；措施
一、引言
會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，會計檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務管理的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接了影響財務管理的質量和水平。檔案管理是一門學問，需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質。因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地為經濟建設和經濟體制改革服務。
二、會計檔案管理中存在的問題
1.會計檔案立卷不規范
有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且也不合乎會計檔案管理要求。
2.會計檔案保管不規范
有些單位的會計檔案未按要求歸入單位檔案部門保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案；還有個別單位由于檔案柜不足，將會計檔案裝入紙箱中，任意堆放。
3.會計檔案管理及銷毀不規范
會計檔案管理不科學，存放沒有順序、查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。
三、解決會計檔案管理存在問題的措施
規范會計檔案立卷。裝訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，封粘裝訂線，并在封粘處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。年度終了必須封賬，活頁賬簿必須將空白賬頁取出，已設置會計科目但無業務發生的賬頁則應保留。必須按賬頁編號順序填寫“目錄”及“賬簿使用登記表”，與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘，由會計人員在封粘處加蓋印章。年度終了必須將會計報表逐頁編制序號，分別填寫“會計檔案卷內目錄”和“會計備考表”。加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。單位的會計檔案，應嚴格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關規定，明確會計檔案的保管是單位的檔案管理部門，由財務部門將本單位的會計檔案整理規范，在財務部門暫保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄，連同打印的紙質會計檔案和存儲會計數據的磁介質會計檔案，向單位的檔案管理部門移交。規范會計檔案保管。財會部門應按檔案管理部門的要求辦理相關手續，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施，對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續。規范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規定銷毀會計檔案時，應由會計檔案保管部門和財會部門共同派人監銷。監銷人在銷毀會計檔案前，應認真清點核對，銷毀后，應在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位領導。加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規范工作。全力做好會計電算化環境下會計檔案的收集。電算化會計檔案是電算化會計活動的產物，加強電算化會計活動的產物，加強電算化會計檔案的管理，是電算化會計工作連續進行的保證，是電算化會計信息系統內數據安全完整的保證，也是電算化會計信息系統正常運行的保證。電算化會計檔案包括：存儲在計算機硬盤中的會計數據，其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面形式的會計數據；會計數據是指記賬憑證、會計賬簿、 會計報表（包括報表格式和計算機公式）等數據。
隨著信息和網絡技術的發展及其進入會計領域，產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據和文件，財務人員的所有日常工作及歷年會計材料的調閱均在計算上完成，由此電算化會計檔案應運而生，同時也為會計檔案賦予了新特點。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后在最短的時間內，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。除了備份外，還應收集計算機軟硬件系統以及與之相配套的各種說明書及使用手冊等。
關鍵詞：高校；內涵建設；會計檔案；管理人才
加強高校的內涵建設，提高綜合管理水平成了高校可持續發展的主要內容。其中，加強高校會計檔案管理是高校內涵建設一個非常重要的方面。根據財政部1998年8月21日的《會計檔案管理辦法》的規定，高校必須重視會計檔案管理人才的培養，建立和健全會計檔案管理的管理制度，切實地把高校會計檔案管好、用好。高校會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各高校的重要檔案之一。
一、會計檔案管理
財政部、國家檔案局對高校會計檔案的管理單位、管理要求、保管期限都有明確的規定，現概述如下。
（1）管理單位規定。高校會計檔案在從財務部門移交給檔案管理部門之前的管理單位是財務會計部門，移交給檔案管理部門之后的管理單位是檔案管理部門。
（2）管理人員規定。出納人員不得兼管會計檔案。
（3）保管期限規定。高校會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案的保管期限如下.保管期是五年的會計檔案有：固定資產報廢清理后的固定資產明細賬（卡片），會計月、季度報表；保管期是十五年的會計檔案有：各種會計憑證，日記賬，總賬，明細分類、分戶或登記簿，會計移交清冊；保管期是二十五年的會計檔案有：現金出納賬、銀行存款賬；永久保管的會計檔案有：涉及外事的會計憑證，會計決算報表，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
（4）檔案使用規定。各單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報經上級主管單位批準。但不得拆散原卷冊，并應限期歸還。
（5）檔案銷毀規定。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。
二、主要問題
高校會計檔案管理工作存在的主要問題有以下七個方面：
（1）領導不夠重視。高校會計檔案是高校經濟業務發展的歷史記錄，會計檔案工作是保存歷史，服務未來，承上啟下的一項重要工作，是高校財務管理體系中的一個很重要的方面。但是，許多高校的領導和財務負責人，對會計檔案管理和檔案人員配備上的重要性重視不夠，導致會計工作與會計檔案管理工作相脫節。許多高校會計檔案管理人員大多數是由會計人員兼管， 缺乏檔案管理工作經驗和資質，不懂得檔案的基本操作規程，對國家對會計檔案管理等有關規定不熟悉，導致會計檔案整理歸檔不及時，使會計檔案的完整性、安全性得不到保障。
（2）制度不夠健全。國家檔案局、財政部規定了會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料的管理方法，但是許多高校財務部門并沒有制定一套具體的適合本校實際情況的會計檔案管理制度。
（3）檔案不夠規范。會計檔案不規范主要有以下七個方面：一是有些高校會計憑證裝訂不及時；二是會計憑證裝訂不符合規范的要求；三是活頁賬簿裝訂時無封面，不按規定編好頁碼裝訂成冊；四是會計報表未按要求按月裝訂；五是會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔；六是過期的會計檔案未及時銷毀；七是忽視對會計電算化會計檔案的管理。如對會計電算化后的電子文件、程序文件、數據等沒有及時備份、拷貝，沒有形成磁介質的會計檔案，不能滿足學校對會計檔案的信息需求。
（4）人員配備不足。《會計法》規定，出納人員不得兼任會計檔案管理。目前，高校財務部門普遍沒有安排專職檔案人員管理會計檔案，往往是安排除了出納人員之外的會計人員兼管會計檔案。會計檔案兼管人員，沒有經過檔案業務知識的專門培訓，沒有檔案管理資質，缺乏檔案管理工作經驗。對財政部、國家檔案局關于《會計檔案管理辦法》的規定不了解，不掌握檔案的基本操作規程，保證不了會計檔案的完整性和安全性。
（5）檔案利用不足。由于相關制度的規定，高校仍保存了大量的紙質檔案，且隨著業務的發展，對會計檔案管理工作造成了巨大壓力。同時，會計檔案利用不足，未充分利用會計檔案信息發揮監督信息反饋和導向功能作用的現象更加突出。
（6）檔案銷毀滯后。根據有關規定，高校的會計檔案，除涉及未結清債權債務關系或其他未了事項的和會計決算報表永久保管外，其余會計檔案保管期滿后皆可銷毀。但是，實際工作中出現了無人來銷、無人敢銷的局面。對超過保管期限的會計檔案沒有按規定及時進行銷毀，造成了大量會計檔案積壓，浪費了人力、物力和財力。
（7）保管手段落后。目前高校保管的會計檔案多數是紙質檔案，品種多且數量大。由于保管手段落后，容易出現遺失、損毀，導致會計檔案缺失、不完整，很難分清會計檔案管理人員與調閱人員的責任，存在一定的操作風險。
三、對策
針對高校會計檔案管理工作存在的主要問題，探討改進會計檔案管理工作的四個對策。
（1）加強領導，配好人員。高校領導應按照《檔案法》和《會計法》的要求，加強高校會計檔案管理工作的領導，配備既有會計專業知識，又有檔案管理工作經驗的人員從事會計檔案管理工作，并保持人員的相對穩定。
（2）建章立制，規范管理。為了使高校會計檔案管理符合國家檔案管理的規定，必須建立健全高校會計檔案管理的規章制度。明確會計檔案管理工作程序，使會計檔案管理工作有章可循。
（3）發揮作用，及時銷毀。保管會計檔案是手段，目的是為了使用會計檔案。要充分發揮會計檔案的作用，更好地為學校工作服務。及時編制會計檔案檢索，提高會計檔案管理的效率，定期進行會計檔案資料鑒定，對保管期限已滿、無保存價值的會計檔案要及時銷毀。
（4）微機管理，提高效率。借助先進的信息技術，推進會計檔案電子化建設，實現會計檔案電子歸檔，逐步減少紙質檔案，提高會計檔案管理工作效率。
總之，會計檔案管理是加強高校內涵建設不可缺少的一個方面，在高校的發展中越來越體現出它的重要性。因此，根據高校會計檔案管理工作的特點，要進一步加強領導、配備德才兼備的會計檔案管理人才；建立健全有關規章制度，規范會計檔案管理行為；發揮會計檔案在高校發展中的作用，保管期限已滿、無保存價值的會計檔案要及時銷毀；實行微機管理，進一步提高會計檔案管理工作效率。
參考文獻：
[1]馬秀英.談會計檔案管理的規范[J].天津
財會，2007（4）.
［關鍵詞］ 加強 財務檔案 管理
一、現行會計檔案管理工作存在的問題
隨著社會的發展和科技的進步，檔案管理越來越得到各部門的重視，而財務檔案管理方面卻相對較差，存在各方面的問題，現歸納以下幾點：
1.財務檔案管理意識淡薄。財務檔案工作是保存歷史、服務現實,承上啟下的一項重要工作,但在當前各單位財務工作人手少、工作繁雜、檔案管理經費又較為緊張的形勢下,對財務檔案工作的重要性認識不足、重視不夠,存在應付思想。檔案資料的收集、整理往往被忽視,以致單位形成的一些重要合同及文件等資料散失、霉變;有的甚至將一些資料據為己有,在工作調動、崗位調整、離退休時一并帶走。
2.財務檔案沒有專人負責。除一些大型企業設有專門的財務檔案管理人員外，大部分企業機構缺乏對財務檔案的重視和正確認識，對于財務檔案的管理責任不明晰，該歸檔案部門管理還是財務部門管理不明確，出現了亂堆亂放的現象。歸財務部門存放的，年久丟失損壞的較多；歸檔案部門存放的，分類不明確，沒有按會計流程編號，查找費時費力。
3.會計檔案內容不全、不規范。應歸檔的會計檔案不但包括各種憑證、賬簿、報表，還應包括納稅申報表及稅務的其他材料，各種票據的領用使用登記簿，財務人員移交清單及交接登記簿，會計電算化磁盤拷貝及光盤，各種經濟合同、資產評估報告，借款合同及抵押合同，驗資報告、審計報告及各種內部審計報告等。而大部分單位只將憑證賬表等歸檔，對于一些重要的應永久性保存的合同卻不整理，以致多年后查無實據。
4.檔案室的設施不完善。有的企業沒有設專門的檔案室，有的企業將財務檔案與其他檔案混放同柜，還有一些企業檔案室條件差，以致有些檔案潮濕、污損,也沒有配備一些專用設備，國家規定的《檔案法》中的防蟲、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光的“七防”要求相差甚遠。
5.管理制度不健全。多數財務檔案管理部門沒有系統的規章制度，日常工作無章可循，基本上憑經驗辦事，可隨便借閱，有些檔案保管期限不明確。會計檔案銷毀也不及時，到期該銷毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規范。
二、做好會計檔案管理工作的幾點建議
1.強化檔案管理意識。要提高財務檔案管理水平，首先應從意識上著手，必須要讓領導層意識到財務檔案管理對于整個企業或者單位的重要性，讓領導層深刻了解財務檔案對整個企業經濟活動和生產經營的重要影響，提高檔案意識，能夠將財務檔案工作納入到財務管理工作的議事日程上。
從事財務檔案管理的人員也應強化檔案管理意識，明白財務檔案不僅是對企業提供信息保障，還是對財務工作的監督檢查。不僅是維護正常經濟、工作秩序的法定書證，也是儲備會計工作經驗、技術、智慧和教訓的知識庫。
2.財務檔案管理由專人負責。對于一些小型企業可由一名財務人員專或兼職財務檔案的管理工作，但出納人員不得兼任此項工作。由財務人員做這項工作，能很好的把握財務檔案工作中的細節，能按會計工作流程序時地將會計檔案整理成冊，不易造成編號混亂，利于查找。如企業檔案不是很多，也可由財務人員將財務檔案整理歸檔后，統一交由檔案室分別歸柜存放。
負責財務檔案整理的人員除了熟悉財務的處理流程外，還應學習檔案管理知識，參加上一些檔案部門組織的業務培訓，這樣才能不斷提高自身水平，將財務檔案管理工作做得更好。
3.做好財務檔案的分類，提高現代化管理水平。財務檔案信息電子化是檔案管理工作發展的必然趨勢。科學劃分財務檔案手續，充分利用檔案管理信息系統，按照檔案分類標準，將檔案劃分為會計憑證、會計帳簿、財務報告、預決算管理、票據管理、資產管理、重要合同、其他財務會計資料等類，對整理好的所有檔案資料進行分類錄入。
只有在檔案細分類的基礎上，我們才能逐步建立財務檔案數據庫，并探索積極將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數據庫等檔案信息化建設的重要內容主動納入建設規劃,探索利用統一的網絡平臺整合檔案信息資源,最大限度實現信息資源共享的有效途徑，實現財務檔案數據化，網絡化。
4.加強硬件設施建設。不斷加大財務檔案管理硬件投入，配備了專門的檔案柜、計算機、滅火器、濕度計、干燥劑、檔案憑證專用裝訂機、切紙機等專用設備，原則上應有專門的財務檔案室，如企業規模小可統一歸入一個檔案室，檔案室應由專人管理，外人不得入內，檔案室內應通風好，保持干燥整潔，這樣才能為財務檔案規范化管理奠定堅實的基礎，為提高財務檔案管理水平的提高提供保障。
5.完善財務檔案管理制度。依據《會計法》和《檔案法》等法律法規，依法加強財務檔案管理工作，首先要建立和完善財務檔案管理的各項規章制度，將財務檔案管理納入到整個企業工作的整體規劃中來，制定財務檔案管理的工作目標，建立諸如《財務檔案工作人員守則》、《財務檔案查閱制度》等一系列規章制度，規范財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作環節，使財務檔案工作真正做到有法可依、有章可循。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，并制定電子檔案管理辦法。
總之，加強會計檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作，高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理工作水平，加強和完善電算化會計檔案管理,將成為各個企業在財務工作以及在整個企業經營管理工作中必須考慮的問題,財務檔案管理的好壞將直接影響到企業的管理和效益。
參考文獻:
[1]《中華人民共和國檔案法》
[2]《會計檔案管理辦法》
關鍵詞：高校；財務檔案；管理；利用
高校財務檔案是記錄和反映高校發展過程中經濟業務往來的真實記錄，與其他檔案材料相比較，有其獨特性，實物憑證多，查詢利用率高。特別是近年來出現的高校合并熱使高校規模日益擴大，高校財務檔案庫藏劇增，給檔案管理帶來了新的挑戰。作為高校檔案的重要組成，高校財務檔案管理水平的高低是權衡一個高校綜合水平的一項非常重要的指標，所以，做好高校財務檔案管理是建設現代大學管理體系的重要工作之一。
1 高校財務檔案組成
從中國現代會計管理體系來看，高校財務檔案主要由下面兩部分組成。第一部分是會計核算材料，主要包括：①會計憑證。②賬本。③工資津貼表。④財務報告。⑤銀行存款對賬本。⑥余額調節表。⑦會計檔案移交。⑧銷毀表。⑨保管表等。第二部分是財務收入收據，主要包括：①行政事業單位非稅統一收入票據。②單位往來款票據。③學生學費收據。④校內收據。⑤服務業統一收據等實物票據。[1]
2 高校財務檔案的特點
2.1 真實性。高校財務檔案是記錄高校經濟業務的重要歷史資料。學校發展過程每單經濟業務往來的具體情況，都是由一張張具體而有效的票據憑證及時真確地記錄在案。檔案具有不能修改的特性，它決定了任何時候出現任何與經濟有關系活動的憑證都必須是真實有效的，財務檔案保存的就是高校所有財務往來的直接證據。
2.2 專業性。財務會計是一門專業性較強的學科，財務檔案因其專業性特點，必須由財務部門專業人員整理、裝訂、造冊歸檔，根據現行管理制度要求和實際需要須在財務管理部門管理保管1到2年后才會將實物案卷移交高校綜合檔案館收藏保管。對一般的檔案管理人員來說，對歸檔后的財務檔案卷宗的分類管理與利用存在一定的難度。
2.3 利用性。高校財務檔案在高校檔案利用過程中，是利用率比較高的。它可分為兩個階段：第一階段是在財務部門管理利用的頭兩年，這一階段主要是財務內部審核、結算和相關業務查詢；第二階段是移交學校綜合檔案館之后的查詢利用，主要為高校的審計、財務、總務、后勤等部門及高校的老師、高校畢業學生等個人需要查找相關財務憑證展開服務的。特別是每年的高校財務審查、不同層級和目的的審計等都需要大量查閱財務憑證，以便一一核證相關問題。所以說高校財務檔案具有較高的利用性。
3 高校財務檔案管理措施管見
3.1 單獨設立財務檔案館藏庫房或財務檔案館藏專柜，專門收藏財務檔案，實施專項管理。這是根據財務檔案的真實性、專業性和利用性三大特點而提出的具有針對性的管理措施之一，它不同于學校日常活動和管理產生的文字和圖片檔案，它還有唯一性、不可復制的特點，如果管理不善出現損毀或丟失，那就會造成無法挽回的損失，這也是從檔案法所要求的安全性這個重要環節出發考慮的。不少高校由于領導意識和硬件、經費等因素，對高校檔案管理沒有給予足夠的重視，沒有給財務檔案設置獨立的庫房或專柜，只是任由檔案館人員根據現有的庫房條件，與其他檔案卷宗混合歸放在一起，給管理與利用造成了很大的不便，甚至造成卷宗的錯放或丟失，造成不可挽回的損失。
3.2 遵循財務會計專業特性，科學制定管理規范與查閱流程。財務會計業務是每個工作日都會產生財務會計實務憑證的，時間性強，業務量大，實物憑據大小長短不一，卷宗多，歸檔后只有進行有效管理，才能達到方便查閱利用。
（1）按編年目錄有序上架歸檔。財務專用庫房檔案柜檔案上架順序，以年份為基準，排列方法按S走向排列，上架。每個檔案柜都要做好標簽，注明該柜財務檔案的年份、排列序號等說明，基本要求是做到一個小標簽就是該柜子卷宗的小說明書。
（2）柜內組件編目要詳細明了，一目了然。財務實物的賬本、附件等財務檔案的上架，要注意做到每組檔案都有編目，并做好標簽說明，標準是做到打開柜子，面對一柜子的賬本、附件資料，可以隨手拈來不費工夫，提高利用效率。
3.3 加強檔案專業人員財務知識的提高。財務檔案管理是一項專業性特點較強的工作，一般是由財務人員收集、整理、編造卷宗，在財務部門保存1到2年后才移交到高校檔案綜合館的。由于財務工作人員整理財務實物憑據時一般都只是按照財務會計管理的要求編造卷宗的，與目前綜合檔案管理的規范不完全一致，這就是我們通常所說的財務檔案的特殊性，也是給綜合檔案館管理帶來困難和挑戰的原因之一。因為檔案工作人員一般都是非財務專業的，對財務會計實物憑據造冊歸檔不太熟悉，這種雙向知識性差異導致了管理和利用上的隔閡。檔案管理人員因為不熟悉財務知識，在財務檔案利用中，常出現找不到要找的財務檔案而需要財務人員配合的尷尬局面。所以，加強財務人員的檔案知識培訓，與加強檔案人員的財務知識普及都是非常必要的，還要創造條件積極促進高校財務和檔案部門的業務交流，使財務檔案管理工作做得更規范，利用效率更高。
4 做好高校財務檔案利用的幾點技巧
4.1 提高檔案利用的質量。按照檔案管理法規的規定，檔案館一般只提供查詢、復印等利用，不外借，財務檔案更不例外。財務檔案利用率最高的是財務憑證，高校財務每年都會遇到學校財務部、審計處、高校上級財務主管部門等的審查，高校設備、后勤等部門及學生、老師對財務檔案的查詢利用。尤其是審計部門，常常一審就是要查好幾年上百卷憑證。而憑據復印是查詢過程中常遇到的難題之一。因財務檔案的特殊性，實物憑證一卷的厚度達3厘米，而且長短大小不一，參差不齊，復印難度大，每次復印出來，很難達到工作需要的標準。但隨著科技的進步，電子影像技術，甚至是手機也可以被應用到檔案利用工作中來。如面對需要復印的憑證，可以用相機或手機把憑證拍攝成照片，利用網絡技術傳輸到電腦，再利用計算機合成WORD文檔，經過PHOTOSHOP等圖片軟件處理，頁面修正、黑白對比度的調整等技術手段的處理，一份清晰完整的財務憑證就可以提供給利用者，效率也大幅得到提高。
4.2 財務憑證查詢前后的歸檔技巧。財務檔案查詢、審計部門的審計，所涉及的原始憑據少則一個月，多則一年，甚至好幾年，有時搬出來的卷宗堆積如山，用后歸檔工作瑣碎繁重，但周而復始的反復查詢利用，要求歸檔上架要恢復如初，才能為下一次的查詢工作提供準確無誤的服務。下面就財務憑證利用前后的查找、歸檔上架的實際工作技巧做一些介紹。
①整理。面對需要審計的憑證，管理人員需要預先根據查詢或審計者提供的年份范圍，列出館藏清單，核對無誤后打印2份清單（一份供檔案管理人員使用，一份供審計或者利用的部門工作人員使用），然后根據清單去庫房查找實體憑證。如果遇到卷宗錯放號碼年份排列不順等情況，則需要對憑證單重新整理按年排序。如遇到一次要審計一批多年上百卷的，管理人員必須提前準備多個箱子，按一年一箱在箱子上編好年份，把需要查找的憑證按年份入箱，以備審查。
②憑證利用后歸檔。憑證審計后，必須完整歸檔上架。如遇一次性審計數量較大，加上現實庫房條件不是很好，空間擁擠，光線暗淡，在歸檔上架時就非常容易出錯，會給下次利用帶來困難。歸檔上架順序可按如下規程操作：a.上架憑證按年、月分類。b.核對上架憑證年份、月份與檔案柜年、月編號必須相同。c.核對上架憑證年、月、卷號和憑證盒編號必須相同，無誤才能安全上架。一般一盒放置2卷憑證，每次利用后，最好把盒里原有的憑證與將要上架憑證核對憑證號是否相連，做到利用一次核對一次，不能絲毫有差錯。如：2013年5月份第44卷憑證不小心放進2013年6月第44卷位，那么下次需要再利用，就必須對2013年所有憑證排查才能找到，造成不必要的時間浪費，影響工作效率。
萬事就怕認真，做財務檔案管理工作也一樣。檔案管理人員平時要多加強財務知識的學習，掌握財務檔案的特點和規律，對管理的財務庫房和專柜做到了如指掌，才能把此項工作做得有條不紊。無論遇到多大量的財務審查，都能將工作順利完成。檔案事業是平淡的，平淡的事業上開出嬌艷的花，是我們檔案人義不容辭的職責。
關鍵詞：高校；財務檔案；信息化；管理
現代檔案管理工作已成為復雜的系統。高校的檔案工作，是高校的檔案館、室直接對檔案實體和檔案信息進行管理，并提供利用服務的各項工作的總稱。高校檔案管理包括基礎工作和利用工作兩大部分：收集、整理、鑒定、保管、統計等工作屬于檔案實體管理；編制目錄、文獻匯編和參考資料等信息加工，連同提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借等信息輸出，同屬于檔案信息開發。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案利用者，要解決的基本矛盾是檔案的分散、零亂、量大等狀況，與社會利用檔案要求集中、系統之間的矛盾。近年來，高校辦學規模不斷擴大，辦學層次的不斷提升，加強高校財務檔案信息化管理，成為當前高校檔案管理中的一項重要課題。
一、高校財務檔案的定義及特點
高校財務檔案是指高校在行使教學、科研、社會服務和文化傳承這四大功能過程中，直接形成的具有保存價值的各種財務支出和收入材料。與高校財務檔案管理相關的法規是《會計檔案管理辦法》。
《會計檔案管理辦法》明確了高校財務檔案的范疇：是指記錄和反映單位經濟業務的會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料。財務檔案是重要史料和證據，每年形成的檔案應當由高校財務部門按照歸檔要求整理裝訂成冊并編制財務檔案保管清冊，在財務年度終了后可暫由財務機構保管一年再移交檔案機構統一保管。
隨著國家財政經濟工作的不斷發展，財務標準的變化越來越頻繁，各種標準劃分越來越細。隨著高校計算機網絡技術的發展，產生了一種新型檔案信息形態———信息化管理，它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存貯，以網絡化的方式互相連接，從而提供及時利用，實現資源共享。
二、高校財務檔案信息化管理的重要性
檔案管理的基本性質是一項管理性、服務性、政治性的工作。檔案部門通過提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理水平則要適應不斷增長的社會需求。當前，各個高校都在加強內涵建設，提高綜合管理水平。財務檔案管理水平。隨著經濟社會的不斷發展，信息化建設已經成為我國現代化建設的重要組成部分，高校財務檔案管理也必須順應時代要求和社會發展，走信息化建設之路。
三、高校財務檔案信息化管理的可行性
高校財務檔案信息化建設包括網絡系統、數據庫系統、標準化系統、安全系統等，主要內容是指相關部門在科學收集、開發、管理、利用、儲存高校財務檔案時，大量運用現代信息技術，可使傳統的以紙質為載體形式的檔案信息對象轉為機讀檔案，它以光盤、磁盤作為信息存儲的載體，向數字格式轉變。使檔案形成科技含量高、儲存便捷安全、查詢迅速、全面電子化、環保無紙化的特點。計算機在高校檔案管理中，被用于自動編目、自動檢索、自動轉檔和對有保存價值的文件輔助立卷。這些廣泛應用，使得高校檔案部門使用計算機管理財務檔案，有著得天獨厚的條件。
電子財務檔案本身具有巨大的優越性：易于修正、拷貝和重置，便于糾錯、攜帶和傳遞；存貯形式多樣，既可以存貯于軟盤、硬盤、光盤中，也方便打印輸出；便于計算、分析，快捷獲得所需結果。電子財務檔案不僅可以滿足日常條件查詢、統計分析、制作數據報表、開展數據交換的需要，節約了辦公成本，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率和工作質量。借助現代化的設備和手段，高校財務檔案管理基本上應用電子計算機處理和儲存，形成電子財務檔案，利用的效率越來越高。
四、高校財務檔案信息化管理存在的問題
缺乏統一標準：在進行財務檔案管理信息化建設的時候，任何高校都是從零開始，從無到有的，這就導致高校財務檔案管理信息化建設沒有統一的標準作為參考；建設目標不明確：目前，還有很大一部分高校在檔案管理模式上沒有形成一種統一領導、分級管理的體制，還沒有清醒地認識到檔案管理信息化的重要性；部門之間缺乏協作：不少人都有這樣的認識———高校財務部門是最忙的，檔案管理部門是最閑的，兩個部門往往也互相推諉，缺乏協調配合；財務檔案管理隊伍整體素質有待提高：從事人員中，能夠運用現代化技術手段搜集和整理財務檔案，尤其是可以將紙質檔案有效地轉變成數字化檔案的人員較少。
五、高校財務檔案信息化管理的注意事項
首先，要及時采集動態數據。傳統的檔案大都以紙質為載體，實現檔案管理的信息化，必須向數字化檔案管理轉變。高效能的高校財務檔案信息庫一建立，必須立即著手數據的錄入。在轉換過程中，為了保障其質量和完整性，必須注意數據準確、內容完整、錄入規范、數據庫安全。
其次，大力提升檔案工作者的素質。隨著信息高速公路進一步拓寬，數字化的存儲技術儲存已經變成現實。由于檔案信息數字化的發展，檔案信息呈爆炸式地增長，檔案利用的驟增———一方面要對文件進行準確分類，另一方面根據利用者要求提供所需信息，使檔案信息分析成為一項非常重要的工作。這就需要加強培訓，使從業人員掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能，最終實現對專業性較強的高校財務檔案的精準把握。
參考文獻
[1]侯賢祥.高等學校財務檔案信息化建設存在的問題及應對策略[J].財會研究，2011（10）.
[2]郭生華.高校檔案的信息化建設與服務管理功能的關系初探[J].青海師范大學學報：哲學社會科學版，2010（05）.
