發布時間：2022-11-10 00:44:05
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的高校檔案室工作計劃樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
民族醫學院校檔案工作是一種默默無聞的幕后輔工作，因而常常被人忽視，但檔案工作又是學院領導決策、事業發展不可缺少的重要組成部分。隨著信息化社會的到來，檔案開放性要求越來越高，檔案工作內容越來越細，從對傳統檔案的保護到新型載體的應用，從檔案史料的分析研究到現代生活、工作需要的檔案咨詢，檔案工作不斷拓展，工作的空間越來越大[1]。如何使民族醫學院校檔案事業做到創新發展，是檔案工作人員義不容辭的責任。我院綜合檔案室既是檔案工作的職能部門，又是永久保存和提供利用各類檔案的科學文化事業機構，在履行檔案管理職責過程中經常要與各職能部門發生關系，協調工作的好壞直接影響學院整體檔案工作計劃的實施。因此，筆者認為協調是檔案管理工作的一項重要內容，其水平高低直接制約著檔案事業的健康發展，在此淺談幾點建議措施。
1 不斷創新學習是提高協調能力的基礎
現在已進入信息時代，學院檔案工作要適應新時期經濟社會發展的需求，服務經濟建設，服務學院發展。面對接收保管的檔案內容、數量、種類、載體等越來越多，越來越復雜，檔案工作人員必須更新觀念，樹立創新意識，適應時代變化的速度和節奏，最大限度地滿足利用者的檔案信息需求[2]。并加強創新學習，認真學習實踐科學發展觀，努力鉆研檔案業務，充實協調基礎，不斷提高檔案綜合管理技能。在創新學習中修養語言藝術，提高個人素質，在日常檔案管理工作中尤其重要。學院綜合檔案室主要面對教職工和學生，這一群體的特殊性，對檔案工作者在做好協調工作中提出了更高的要求。因此在日常工作中要特別注意語言、語氣及禮貌用語，對到檔案室要求提供服務的人員，不論職位高低，都應一視同仁，以熱情、誠懇的態度對待每一位查閱和咨詢者。并根據不同對象的喜好、個性，盡量用討論的語氣，在討論過程中做到真實、誠懇、和諧，使雙方感到滿意和信服。另外，電話聯系方式也是日常檔案管理工作中常用的方法之一，要堅持用“您好”開頭、“請”字在中、“謝謝”結尾等禮貌用語，使對方理解和支持您的工作，有利于樹立檔案人員和檔案部門的良好形象。
2 發揚團隊精神是提高協調能力的保證
堅持為學院領導服務、為教學科研服務，為全院師生員工服務是學院綜合檔案室的根本指導思想。檔案工作是一項涉及全院各職能部門的專門性業務工作，檔案管理工作者要主動深入各部門熟悉情況、收集材料、指導業務、對外交流等，不僅要和本單位的人打交道，而且還要經常與各兄弟院校甚至機關、企、事業單位的同行探討業務及進行學術交流活動。這就要求檔案人員要善于社會交往和靈活處理各方面的關系，增強協調和協作意識。比如在實際工作中，經常遇到部分職能部門領導及各處室兼職檔案員因工作變動的關系，由此出現工作步驟不協調，沒有按規定時間移交合格檔案，影響學院檔案工作計劃實施。這時專職檔案人員要深入調查，積極協助，解決職能部門的實際困難，使檔案部門和職能部門之間合作協調融洽。檔案室工作人員還必須在思想上和行動上統一起來，樹立服務、協作的意識，與時俱進，開拓創新，積極奉獻。要善于處理好個人和集體等關系，互相配合，互相支持，形成一個召之能來、來之能戰、戰之能勝的團隊，使團隊精神發揚光大，協調能力增強，推進學院檔案工作的健康發展。
3 實行目標管理是提高協調能力的關鍵
檔案目標管理為傳統的檔案管理注入了生機和活力，要實現檔案工作目標管理，最根本的就是要依靠學院各級領導的大力支持和全院專兼職檔案人員的密切配合，制定出切實可行的檔案目標管理工作方案，有了一個符合本單位、本部門發展的目標，才能更好地組織和協調大家做好檔案工作的積極性、主動性、創造性[3]。如果職能部門沒有實行檔案目標管理，就很難統一大家的意志和步伐，有些人就可能會出現檔案意識薄弱，不思進取的被動工作局面。實踐工作中認為檔案目標管理工作應把握要點，從檔案形成部門的源頭抓起，因為檔案來自各職能部門，產生于各項工作之中，只有從檔案形成部門的源頭抓起，才能使各職能部門的領導和兼職檔案人員個個明確目標內容各自要達到的標準，做到“千斤重擔層層挑，人人肩上有指標”。人人樹立實現目標的中心意識與觀念，使每位工作人員心往一處想，勁往一處使，相互協調一致，團結合作，避免在檔案管理工作各環節中出現漏洞，使學院檔案工作由被動變為主動，提高了檔案部門的管理地位，促進了學院檔案管理水平的全面提高。
4 建立健全規章制度是提高協調能力的源泉
要建立健全學院檔案綜合規章制度，制定好學院及各職能部門檔案工作崗位責任制，各崗位職責清楚、分工明確，力求把合理的分工和有效的協作統一起來，使每個部門檔案工作都圍繞著學院中心工作積極開展，始終圍繞中心，服務大局是做好協調工作的源泉。同時在日常檔案管理工作與各部門工作關系中，協調工作一定要貫徹平等合理的原則，所謂平等，就是要把自己、被協調對象以及參與協調各方擺在平等的位置上，以熱情、誠懇的態度進行協調，堅持協調通氣，商量為主，以理服人，才能把協調工作做好。同時檔案室協調工作既要堅持原則性，又要注意靈活性，例如實行部門立卷是保證歸檔材料齊全和完整，提高案卷質量的關鍵所在。而檔案部門應根據檔案法規賦予的權利，依法幫助兼職檔案員更多的了解黨和國家有關檔案工作的法律法規，掌握文件材料形成、積累的規律，以及立卷歸檔的基本方法和操作技能。更重要的是要做好涉及到交叉性文件材料歸檔的部門與部門之間的協調工作，讓全體兼職檔案員都能共同遵守檔案管理規章制度，使學院檔案工作在法制軌道上前進。
參考文獻
[1] 許桂清，王志.信息化變革的檔案管理探析[J].中國檔案，2006，389(3)：7-8.
【關鍵詞】二級學院 教學檔案 管理
1 教學檔案管理的類型和內容
1.1綜合管理類檔案
包括上級部門下達的教學指導材料；學校教學管理；學院教學會議記錄；教學管理制度；教師教研活動；教學工作計劃；專業建設規劃；師資隊伍建設情況；教學管理隊伍情況等。
1.2專業實驗室建設類檔案
包括實驗室建設的材料及實驗室的論證、評估、申報及審批材料、儀器設備的購置計劃、報告、安裝調試、保修單、移交文件、檢修使用故障記錄、使用情況統計等。
1.3教學與實踐類檔案
包括教學計劃、教學大綱；教學日歷；教案、多媒體課件；教學任務書；課表、學生測評；試卷管理；調課記錄；期末考試安排；學生成績；畢業論文；畢業實習考核表等。
1.4學生管理類檔案
包括專業學生名冊；學籍更改；各門課程成績冊；學生個人檔案，學位清冊；就業指導；畢業生去向；畢業生調查等。
2 教學檔案的作用
2.1查考與憑證作用
教學檔案是高校教學活動和教學管理工作狀態的記載。它是全體師生員工在教學活動中直接形成的。因此，在查考材料和處理問題時，它可以為人們提供無可質疑的證明材料。高校在開展教學研究活動、編寫校史、查閱學生情況等都起著重要的歷史憑證作用。
2.2為提高教學質量提供依據
一所學校和學院的教學質量如何，這些都與教學檔案息息相關。有完整的教學檔案也就有了比較多的經驗和成果，并加以完善和提高，為教學活動提供借鑒和分析，才有可能提高教學質量。
2.3為加強教學管理提供參考
教學管理水平在很大程度上得依靠教學檔案。通過對教學檔案中有關內容的分析、總結、從宏觀上明確學校的發展方向，制定教學計劃，更好地安排師資，并可根據實際需要制定短期規劃和長遠規劃。
2.4教學檔案是教學經驗交流的有利工具
學校要發展，有時需要接受兄弟院校的建設經驗，要了解學校的規劃、專業設置、教學計劃、教學大綱等等。將這部分檔案進行科學地集中統一管理后，勢必方便兄弟院校間的經驗交流，促進教育事業的發展。
3 二級學院教學檔案管理存在的問題
3.1教學檔案材料收集不全面
二級學院教學檔案工作規范程度低，層級歸檔機制不明，師生員工的檔案意識不強，不少教學檔案散存于部門或個人手中，沒有定時收集整理；檔案材料不歸、漏歸現象嚴重。
3.2數據不統一，材料不規范
統計數據繁多，相互間不一致現象嚴重。諸如學生學籍異動、畢業論文答辯、科研獲獎統計、歷年考研學生人數統計等各類數據出處甚多，相互不一；有的教學檔案未按檔案歸檔要求進行規范。
3.3教學檔案服務方式落后
當今的時代是一個利用計算機網絡技術的全新時代，但很多學院的教學檔案信息仍停留在運用傳統的紙質檔案管理方式，信息化管理手段明顯滯后。
4 二級學院教學檔案管理策略
4.1樹立正確的教學檔案管理思想
教學檔案的管理應由主管教學的院長具體領導負責。加強教學檔案工作應從幾個方面著手:一是要建立教學檔案室，按照集中統一管理的原則，把分散在教學部門和個人手里應歸檔保存的教學文件材料集中起來，進行統一管理；二是要配備專職教學檔案管理人員；三是要把教學檔案工作真正納入學院教學工作計劃，把教學檔案工作作為教學管理工作中的一項重要內容來抓。
4.2建立健全完善合理的教學檔案管理制度
制定嚴格的制度，使檔案管理能夠做到按章辦事。將教學材料的歸檔工作同年終考核及職務晉升、職稱評聘等掛鉤，從而增強檔案工作的責任感和歸檔的積極性。教學檔案要確定保管價值與保管年限，同時要從長遠利益出發，不斷依據變化了的實際情況對庫存資料、分類原則、目錄編碼等進行調整，使教學檔案在數量與質量兩方面保持動態平衡，以便于開發利用。
4.3提高教學管理人員素質與水平
教學檔案管理人員的素質直接關系到檔案工作質量的好壞，檔案人員不僅要精通檔案管理業務，還要了解所涉及的專業知識；不僅要熟悉手工管理方式，還要掌握檔案現代化管理的基本技能；不僅要會立卷歸檔保管，還要有科學管理、主動服務、有效提供信息資源的意識。為此，就要加強對高校檔案管理人員的業務培訓工作，提高其業務素質，以掌握新的檔案管理技能和方法。
4.4教學檔案信息化管理，提高工作效率
充分利用計算機進行檔案的編目管理，實現自動檢索，提高查詢效率。建立了一批電子教學檔案數據庫。另外要充分利用校園網絡資源優勢，實現檔案材料的遠程檢索與鑒定利用，真正實現資源共享，從而提高教學檔案的利用價值。
二級學院教學檔案管理是高校管理的重要組成部分，它是改進教學工作、促進教學交流、提高教學質量的信息資源。
參考文獻
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[2]曾菊君.高校系部教學檔案管理芻議[J].長治學院學報，2008，（1）:84-86.
[3]武艷芹.淺談教學檔案建設與管理的重要性[J].宿州學院學報，2008，（2）：132-134.
[4]孟清蘭.學院教學檔案管理研究[J].山西財經大學學報，2008，（4）:119-126.
一、新建本科院校教學評估檔案管理存在的主要問題
雖然教學檔案對于新建本科院校有著重要的作用，但是卻仍然存在以下問題：
（一）新建本科院校辦本科時間不長，教學檔案總體建設缺乏規范
新建本科院校的教學檔案建設工作隨著升本籌備工作的開展和深入，逐步走向規范，但是離《普通高校檔案管理工作辦法》的要求差距還很大。新建本科院校大多由兩個或者兩個以上規模相當，類型相近學校組建升格而成，由于原各校建立的時間或早或晚，各校辦學指導思想、辦學宗旨、辦學層次以及千差萬別 ，新組建本科院校后存在原各校檔案體制管理不統一問題，有的新建本科院校實行統一管理，有的新建本科院構實行分散管理。另外，由于辦學經費匱乏等原因，某些高校領導對教學檔案的管理與建設缺乏足夠的認識，在重視教學工作以及其它管理工作的同時，忽視了檔案工作的存在， 在“迎評”過程使得教學檔案建設與管理存在管理不規范等一系列問題也暴露無遺，主要表現在教學檔案的總體建設進展緩慢 ，存在著檔案材料不完備 、檔案數據不全面、重新排序以及管理體制重新理順等問題。這些問題嚴重阻礙了新建本科院校教學管理規范化和現代化的步伐。
（二）教學檔案管理手段滯后，制度不健全，缺乏規范化的管理
新建本科院校由于大多數辦學時間不長，硬件設施跟不上。組建合并前的原各學校，有的學校已配備專用的計算機，實行教學檔案機檢，有的學校特別是原來中等職業學校教學檔案管理手段落后，還停留在紙質檔案、檔案柜保管的狀態，有的甚至缺乏存放教學檔案的場所，且大多數檔案還依靠“半手工式”手段進行操作處理，工作效率低，嚴重影響了評估檔案的有效利用。教學檔案的管理是一項復雜的工作，它需要嚴格的制度規范和科學的管理。近幾年由于不斷擴招，學校各院系教學評估檔案缺乏規范化的管理，檔案規章制度不健全，管理方法欠缺不到位 ，學校、各二級學院、教研室三級建檔和存檔部門沒有嚴格落實崗位責任制 ，沒有切實明確權責，建檔歸檔機制也不夠完善，從而導致了本科教學工作合格評估檔案存在材料重復歸檔和建檔，教學檔案材料整理不規范，甚至出現不歸檔或者漏檔的現象。
（三）教學檔案管理人員業務水平整體素質較低
1999年至2007年，教育部先后批準建立了208所普通本科院校，占全國740所本科院校的28%。這些新建本科院校院校雖然學校級別提升了，但是檔案工作并沒有隨之提升，人員的配置僅能應付基礎檔案收集、整理、歸檔和利用，處于低層次的開發利用狀態。另外，在新建本科院校的發展過程中 ，對學校辦學定位、辦學模式、人才培養等宏觀問題的認識和做法會發生變化 ，教學管理機構也多次進行整合變動 ，教學管理隊伍流動性大，導致造成教學檔案資料的不連續性和不完整性。有少數新建本科院校教學檔案管理還沒有配備專職的檔案管理人員，基本采取兼職管理辦法，教學檔案基本上由教務處人員和各院（部）教學秘書、教務員兼任，它們受過檔案專業知識 、專業技能培訓的機會較少，業務水平整體素質較低。由于教學管理人員檔案意識淡薄，往往造成學校評估結束后，出現教學評估檔案支撐材料交接不清，被當事人拿走（當作私人財產），而未能將重要的或起關鍵作用的支撐材料復印件存檔 ，造成教學工作合格評估檔案不完整而導致以后的評估復查的困難和利用不便。
二、實現高校教學評估檔案科學管理的措施
（一）以評估為契機，完善教學檔案建設，構建評估檔案管理的制度和體系
首先，高校教學工作合格評估工作既是對新建本科院校教學質量水平的檢查 ，也是對高校檔案管理水平的一次重要檢驗。要高度重視各部門教學檔案管理工作，學校成立評建工作領導小組，將教學評估檔案建設列入學校的工作計劃，投入專項經費，配備相應檔案用房，不斷改善學校檔案室館舍和二級學院（部）檔案用房條件 ，適當添置專用電腦、復印機、掃描儀、光盤刻錄機等現代技術設備 ，符合本科教學工作合格評估對學校檔案館舍和二級學院（部）檔案用房硬件方面的要求。
其次，《高等學校檔案工作規范》與《高等學校檔案實體分類法》是新建本科院校檔案業務建設的重要基礎和依據。沒有規矩難以成方圓，任何一項工作如果沒有相應的制度管理， 勢必難以有效地開展。為了切實發揮評估檔案管理的作用，促進高校教學評估檔案管理的規范化，必須根據國家有關檔案法規和本科教學工作合格評估指標體系，切實建立健全高校教學評估檔案管理的工作規章制度，完善教學評估檔案管理的體系，如教學檔案工作規范 、部門歸檔立卷制度、教學檔案實體分類辦法、電子檔案的歸檔管理辦法等 ，使評估檔案材料管理的各個環節有章可循，使高校檔案管理的建設納入規范化、科學化、制度化的管理軌道。
（二）規范教學評估檔案的整理，確保教學評估系統性與完整性
本科教學工作合格評估對于檔案工作是一次全面的考驗和檢閱。“迎評”學校要順利通過本科教學工作 合格評估 ，首先要認真學習《普通高等學校本科教學工作水平評估方案 （ 試行） 》，領會普通高等學校本科教學工作合格評估指標體系內涵，，圍繞“指標體系”做好支撐材料的整理歸檔工作。
一是要做好常規教學檔案與評估檔案的無縫銜接。檔案在教學評估中的作用非常重要，但同時對教學檔案管理工作也帶來不利影響。因為常規的教學檔案管理是按《高校檔案管理規范》進行收集、分類、整理、歸檔的，而在本科教學工作合格評估中形成的評估檔案是按評估指標體系歸檔 ，由于要求不同、分類不同形成差異 。所以，我們抓住迎評階段的有利契機 ，抓好兩者之間的無縫銜接，在整理常規教學檔案的時候要有意識地關注評估指標體系中所需要的材料 ，需要復印的就復印。在迎接評估過程中整理的評估檔案同樣也須關注常規教學檔案的需要，對那些原先在教學檔案中沒有的材料 ，特別是有保存價值的材料應補充到常規教學檔案中去，使得常規教學檔案內容更加全面、豐富。
二是教學評估檔案應評估指標體系進行模塊管理。教學評估檔案管理應進行分級模塊管理――校級評估檔案室和二級學院（部）評估檔案室管理 。在本科教學工作合格評估過程中很多指標體所需檔案不在校級歸檔的范圍內，所以我們應按照評估的實際需要，加強和完善二級歸檔的內容，建立二級學院（部）為主的二級檔案保管單位。評估檔案建設與日常教學檔案建設要求也存在差異，評估檔案建設具體回 應《普通高等學校本科教學工作水平評估方案 （ 試行） 》中提出的每一個問題 ，客觀地反映近3年來新建本科院校本科辦學的工作狀態教學檔案，是以日常教務職能活動的寫真記錄為主要內容，比如試卷、畢業論文（設計）等。我們對于評估檔案類別號應按評估指標 “一級指標 、二級指標 、觀測點”的順序進行編號分類與編號設置，按照原始性、真實性、針對性、時效性的原則對佐證材料進行收集、篩選、凝煉、整合加工、審定、立卷等環節進行模塊管理 ，模塊管理必須符合唯一性 、穩定性的要求 ，即同一立檔單位的檔案不得重號 ，并方便插卷但不能隨意變動。
（三）加強教學檔案管理人員計算機應用能力培訓
檔案工作水平的高低，取決由于檔案工作人員素質的高低，由于檔案工作專業性較強，教學管理信息復雜多樣，檔案管理人員需要較強的業務能力和管理技術。所以新建本科院校應該結合自身特點對教學管理人員，特別是教學秘書、教務員進行不定期計算機應用技術方面的培訓 ，提高他們的檔案業務素質 、管理技術和現代化服務水平 ，使其更好地為廣大師生員工提供檔案信息服務。
【關 鍵 詞】 教學；科研檔案；管理工作；信息資源
教學科研檔案是記錄和反映學校在“教”與“學”的實踐活動中形成的具有保存價值的文件材料。它是從教學計劃的實施到教學質量檢查，從課堂教學到實驗教學，從學生的思想政治工作到學籍管理，從師資培訓到教學設備，從招考新生到新生入學的一系列過程，是學校檔案工作的主體、核心和重點。教學、科研檔案是否科學、規范、系統對學校教學改革和提高育人質量有著極其重要的影響。
一、教學科研檔案管理普遍存在的問題
（一）思想重視不夠
檔案管理是學校管理的基礎性工作，是學校制定重大決策的依據。很多同志認識不到檔案工作在學校建設中的重要性和必要性，存在“重教學、輕檔案”的思想。總認為學校檔案管理沒必要要求得那么嚴格，甚至有人認為檔案工作可有可無。學校個別領導對檔案工作不重視，認為檔案管理是一個很清閑的活，只要平時按部就班，就能做好工作，不需要技能水平，也不需要培訓。一些學校還時常把這些崗位作為照顧老弱病殘的專用崗位，那些因教學業務水平欠缺或是身體素質不能適應教學工作的員工安排在這些崗位，對他們是否能勝任檔案工作知之甚少。
（二）財力保障欠缺
由于思想上認識不到位，學校經費預算對檔案保管設備配備、檔案工作人員的待遇落實及業務培訓等問題也缺少經費立項。在這種情況下，學校教學、科研檔案工作完全是放任自流，全靠檔案人員的責任心干活。如此，何談檔案完整、系統、準確？何談檔案管理為學校教學教研的發展服務？何談檔案管理為學校制定重大決策服務？
（三）檔案資料不夠完整
由于思想上認識不到位，科室工作人員的檔案意識普遍談薄，導致學校各處、組、室條塊分割，各自為政，除個別重要文件歸檔外，很多基礎性文件都隨意處理。學校的各種工作無跡可尋，學校的優秀之處無展示載體，學校的各種重復性工作時有發生。
（四）檔案管理方法陳舊落后
普通高中學校教學科研檔案工作的管理方法還非常陳舊落后。檔案立卷工作不規范，檔案載體結構單一。即便文件立卷歸檔后，也未及時對其進行加工、調整與編目。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行開發利用，導致在查閱檔案時速度慢、準確率低。同時，很多學校的檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，工作上也只是“你查我調”，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。我們應當明白，學校檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。
二、利用已有資源，改進工作策略
（一）提高認識，加強領導，建立健全管理機制
提高和增強學校教職員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學習《檔案法》，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為，樹立“檔案就是資源”的理念，扎扎實實地搞好學校檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循、有法可依。其次，要加強對檔案工作的領導。主要領導應親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學校檔案工作跟上當前新形勢下教育教學改革的步伐。再次，要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構，集中統一管理全校的文書、教育教學、設備、基建、會計、學籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應確定一名兼職檔案工作人員，負責管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學校的各種資料齊全完整。
（二）加強人員配備，搞好檔案設施建設
為了不使那些奠基性材料缺失，學校教學檔案要實行統一保存和科學管理。首先，要配備一名思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得辦學規律、有較好政治素質和較強業務能力的同志來負責。健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保管保密制度，并嚴格按規章辦事。其次，硬件建設是提高檔案工作水平的基礎，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立檔案室，對檔案管理的所需經費加大保障力度。
（三）進行科學分類
學校檔案大體上可分為五類：文書檔案、教學檔案、科技檔案（包括財會檔案、基建檔案）、聲像檔案和實物檔案。
教學科研類檔案因其地位特殊，還可分為以下條目：一是教學管理的文件（包括上級教學管理指導性文件、學校的教學工作計劃、總結、報告、規章制度和統計材料等）；二是教學改革方面的文件材料；三是有關教學與教學實踐的文件材料（包括教學計劃、大綱、考試管理材料）；四是各類教學科研論文及獲獎情況；五是學科、專業設置和實驗室建設的文件材料；六是有關教研室活動的材料；七是優秀教案、課件；八是師生獎懲材料；九是各專業使用的教材目錄和自編教材；十是學生管理工作的文件材料。
確定了類目，按其中的每一條款準備一個或若干個卷盒（或卷夾），并做好標識，貼在準備好的卷盒背上，卷盒按條款的順序排放，將處理完畢的文件或收集上來的資料“對號入座”，歸入相應的卷盒內，以備查找。
（四）提高利用率
學校的教學、科研檔案是教學管理工作中不可缺少的重要內容，教學、科研檔案對于正確評估辦學水平，研究教學規律，改進教學方法，提高教學質量，都有著十分重要的作用。保管不是目的，利用才是檔案價值體現的唯一途徑。也就是說，只有當檔案服務于教學科研，發揮了它的社會效益和經濟效益，它的重要性才會被充分地顯示出來，它的價值也才能得以實現。所以，學校檔案部門應不厭其煩地向有關部門、老師解釋，我們對教學、科研檔案進行歸檔，統一保管的目的只有一個，那就是更好地服務于教育教學、科學研究工作，服務于廣大教師、學生，服務于社會。我們之所以要對檔案進行集中統一保管，是因為這樣更有利于保護檔案的齊全、完整、系統、安全，能夠為利用者提供更全面的信息。
綜上所述，學校要切實重視教學、科研檔案工作，大力宣傳教學、科研檔案，加強檔案工作隊伍的建設，注重對相關人員業務的培訓，關心檔案工作者的工作環境，優化檔案保管條件，改善檔案人員的待遇。整個學校從綜合檔案室、教務處、教科室、教研組到課題組要建立一個完整的工作網絡，指定專人負責相關檔案的收集、歸檔。根據學校實際，學校檔案部門應組織相關人員科學地制訂教學、科研檔案的歸檔范圍和保管期限表，并及時印發給學校教學部門、科研部門，召集相關人員進行業務培訓，并定期到教學、科研部門了解、檢查教學檔案的收集情況，逐步參與教學管理，使檔案部門成為學校教學、科研工作的信息咨詢部門，為學校的全面發展做出自己應有的貢獻。
【參考文獻】
［1］ 張明嫣． 加強教學科研檔案的管理和利用［J］． 蘭臺世界：上半月，2004（9）．
一、 教學檔案概述
凡在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體材料均屬教學檔案，它是學校檔案的重要組成部分。成人高校根據成人教育的特殊性，教學檔案形成了自己特點：1．內容豐富。起點不一的多層次脫產、函授、業余等學歷教育與各種培訓班(崗位培訓、校長培訓)、研究生課程班、繼續教育等非學歷教育的辦學形式，決定了成人高校教學檔案的內容非常豐富。2．來源廣泛。成人高校由于辦學形式的多樣化，使教學檔案的來源十分廣泛。有來自上級教育部門下發的政策性、指令性文件；與兄弟院校合作辦學產生的材料；學校、分校、教務管理部門、招生部門產生的材料；還有來自教師在教學過程中，學生在學習過程中直接形成的各種材料。3．形式多樣。成人高校教學檔案不僅內容豐富，來源廣泛，載體形式也呈多樣化，除了單一的紙質外，還有照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等不同載體。
按照教學檔案的特點并結合我院具體工作，我們有如下材料屬于歸檔范圍：1.在教學管理中形成的材料。如招生宣傳方面的材料、各種與教學有關的制度規定、教師進修、培訓材料、課堂教學、科研成果、課堂質量測評、教學評估、工作量統計、課程進度表、學生成績單、畢業分配方案、畢業生調查表等。2.在教學實踐活動中形成的材料。如教學大綱、教學計劃、課程設置、教案、講義、教學參考材料、自編教材、考試試卷、教育實習和社會實踐材料、教師論文、優秀教學成果、各類獲獎證書、出版著作、電子講稿、幻燈片、教學錄像、錄音、照片、膠卷底片等與教學活動實踐有關的材料。
二、暢通渠道，全面收集整理工作
這么多的材料，收集起來是很繁瑣的。材料收集工作是整個檔案管理工作中極為重要的環節，收集工作質量的好壞，及時與否，直接影響檔案的再利用效果，甚至影響整個檔案的管理水平。收集教學檔案材料不是某個檔案員自己能完成的，它涉及方方面面，牽扯教學工作的部門及人員，來源是分散的，但為了利用檔案，就要求一定得集中保存。這就要求檔案工作人員在認真負責的基礎上，還要暢通教學部門與職能部門之間的相互關系，保證材料收集的準確、及時。要做到如下幾個方面工作：一是發文與收文的收集。發文主要是指本單位向上級或下級單位發送的文件，要及時登記存檔，傳閱的要及時收回，借閱要有登記。二是協調相關部門，收集參加會議或培訓帶回的文件材料。這部分材料如果不及時收集，非常容易造成遺漏缺失。如參加國家教學工作會議、院校交流、教師培訓等方面的材料。三是注意收集在教學實踐活動中形成的其他材料。如學生參加實習及社會實踐的影視圖像資料、教師優秀課堂教學錄像、領導視察題字題詞、專業評估等。這些材料的形成都是非常寶貴的，重要的教學文件（如教師論文、專著、優秀教材等）除原稿外，要酌加副本，盡可能做到全方位的收集，為檔案管理打下基礎。
教育規模的發展壯大，使收集的教學檔案范圍和數量也增大了，光收集不整理，勢必造成混亂和困難，也不能體現檔案歷史記錄的特點，不能完整地反映教學活動的內在聯系和本來面貌，影響檔案的利用價值。因此，為了及時并系統整理檔案，使之進一步科學化、條理化，必須進行基本的分類、組合、排列和編目，使之有規可循。
通常根據教學文件材料的形成規律及保持有機聯系和便于查考利用的原則進行組卷。原則上相同內容的文件材料組成一卷，同一內容的文件材料數量多又可分別組成若干卷，也可以根據文件材料的內在聯系，對問題單一、文件較少者按不同的內容分別組成簿卷。
三、做好教學檔案管理工作的基本措施
為了最大效益發揮利用好教學檔案，使之為教學研究及改革服務，應采取以下一些措施：
1．領導要重視。要把教學檔案工作納入教學工作計劃并列入學校的議事日程，要重視檔案工作的管理，尤其是實行微機化管理。
2．建立健全合理有效的教學檔案工作制度，保證教學檔案管理工作順利發展，做到有法可依，有規可循。
3．各系部都要了解《檔案法》，有檔案意識，應設分管檔案工作的兼職人員，統一管理好教學文件材料，按期向學校檔案室辦理移交。
4．努力實現教學檔案工作從經驗管理向科學管理轉變，手工管理向現代化管理轉變，逐步參加教學管理，成為教學管理和教改的參謀部門，成為教學業務工作的信息咨詢部門之一。
5．逐步建立教學檔案數據庫，并納入全校信息系統統一管理和開發利用。
關鍵詞高等藝術院校 藝術檔案 檔案管理
根據文化部、國家檔案局令第21號《藝術檔案管理辦法》中指出，藝術檔案是指文化藝術單位和藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。
高等藝術院校由于本身所具有的獨特性、藝術性，藝術檔案是這類學校教學、科研、創作實踐、藝術指導、藝術評價的現實反映，對學校日后的藝術教育和文藝活動起著依據和借鑒的作用，是積累教學資料、活動成果、工作經驗的重要手段，因此藝術檔案的管理和利用顯得尤為重要。
1 藝術檔案工作中存在的主要問題及原因
1.1 檔案意識模糊，藝術檔案難以及時、完整歸檔
高等藝術院校在日常教學、科研、校園活動的過程中均會產生大量藝術檔案，其中包括：學校組織各類文藝活動中產生的藝術檔案；師生在日常教學、科研、創作、演出、展覽等活動中產生的藝術檔案；師生參加校內外比賽中產生的藝術檔案等。雖然藝術檔案數量大，種類多，但是藝術檔案的收集、歸檔工作遠不如一般的文書檔案那樣受重視，學校檔案管理人員一方面對藝術檔案的產生情況不能有效掌握，另一方面未意識到藝術檔案收集的重要性，認為《高等院校檔案十大類實施辦法》中未對該問題作具體要求，便不重視收集，如學校舉行教師教學技能比賽、舉辦學生設計大賽、畢業生作品展覽等，在比賽、展覽中產生的藝術檔案往往散落在各創作者手中，或長期存放在組織活動的教學部門，未能及時完整地歸檔到檔案管理部門。
1.2 藝術檔案歸檔問題復雜，缺少有力的收集手段
藝術檔案中的聲像、實物檔案的創作者往往認為這些檔案歸屬個人所有，經常會出現不愿意移交學校檔案管理部門的現象，尤其是當今社會，人們的商品意識逐漸增強，不少師生認為上交藝術作品會使自己受到經濟損失，同時還擔心自己的作品存放不當，會成為“永不見天的廢品”，而檔案管理人員認為藝術檔案收集、保存起來難度大，存在畏難情緒，從而使藝術檔案收集工作在一定程度上處于放任自流的狀態，這一系列的因素，大大影響了藝術檔案的歸檔工作。
1.3 保管條件較差，藝術檔案難以長期保存
藝術檔案中的聲像、實物檔案由于其載體的特殊性，必須具備恒溫、恒濕、防蟲等保管條件，但很多學校均未能達到該要求，檔案管理人員對藝術檔案的重要性認識模糊，造成很多美術作品、設計圖紙放在文書柜內與其它檔案混存，未能存在專門的庫房里，由于保管條件不理想，往往會影響了藝術檔案的長期保存，如防潮工作未做好，會使書畫作品受潮、起皺、發生霉變，破壞了作品本身的完整性，以致部分藝術檔案無法利用。
2 加強藝術檔案管理工作的對策
2.1 提高對藝術檔案重要性的認識
由于藝術檔案工作的進步和完善離不開檔案管理人員的業務技能和專業素質，因此要對檔案管理人員的進行相關培訓，加強對藝術檔案工作重要性和迫切性的認識，并提高檔案管理人員自身素質，讓檔案管理人員具有良好的職業道德和專業技能，同時具備一定的文化素質和藝術鑒賞能力，積極做好藝術檔案的收集歸檔管理工作，為學校檔案管理部門做好接收、積累藝術檔案工作打下良好的基礎。
另外，要提高廣大師生的檔案意識。在高等藝術院校，藝術檔案產生的源頭是組織、從事藝術活動的師生，如果他們檔案意識薄弱，就必定會造成藝術檔案的大量遺失。因此，在校內開展檔案法制教育、傳授檔案知識非常必要，可以在校內舉辦藝術檔案知識培訓班、藝術藏品展覽等，通過宣傳教育，切實端正師生的思想認識，牢固樹立起藝術檔案是高校檔案不可分割整體意識，才能從檔案產生的源頭把好關，不至于重要的檔案資料丟失，才能保障檔案的完整性。
2.2 完善藝術檔案管理制度
要改善藝術檔案管理現狀，必須建立和完善藝術檔案管理的規章制度，對藝術檔案的從收集、歸檔、移交保管、借閱、利用作出明確規定，學校檔案管理部門還要嚴格執行《檔案法》、《著作權法》的有關制度，防止藝術檔案分散流失，杜絕歸為己有，以確保藝術檔案歸檔質量，使藝術檔案和其他檔案協調發展。
還要加大對藝術檔案的監督指導力度，要將藝術檔案工作納入學校的工作計劃，并把其作為年度考核的重要內容，將檔案工作擺到重要的位置，使之逐步變成自覺的行動，這樣才會使各相關部門和人員有意識地保存、上交藝術檔案材料。另外，學校可給提供作品的教師和學生出具收藏證書和補償一定的制作成本費用，檔案管理部門還可以不定期舉行優秀藝術檔案展覽，讓師生的藝術作品在歸檔后可被更多人認識，以提高師生上交檔案的積極性。
2.3 藝術檔案信息化管理
隨著信息技術的快速發展，數字化、網絡化、多媒體時代的到來，傳統的保存模式已經不能滿足藝術檔案管理的需要，藝術檔案要長期保存，讓更多人共享，必須將其數字化。藝術檔案數字化對實現檔案資源共享，實現網絡遠程查詢，構筑數字化檔案室，延長藝術檔案的壽命都有重要作用。學校檔案管理部門首先要利用多媒體技術對現有藝術檔案的原始資料進行處理，借助掃描儀、數碼相機、光盤等手段，將其轉化為電子數據，實現藝術檔案數字化處理，尤其一些較為老舊的書畫作品和聲像作品更要抓緊處理，盡早用先進的科技手段保存其原貌；同時，建立藝術檔案目錄數據庫，便于藝術檔案的檢索和查閱，實現藝術檔案信息化管理；還要將藝術檔案的電子數據保存到計算機網絡上，讓廣大師生在網絡上可以自由檢索、查閱藝術檔案，最大程度上實現藝術檔案信息資源的有效利用和共享，發揮和提升藝術檔案在高校師生中的參考借鑒的作用。
藝術檔案記錄著學校事業發展的歷史，記錄著學校以往教育教學過程中的優秀成果，要充分認識藝術檔案的重要意義，引進先進的管理手段，做好藝術檔案的歸檔、管理、共享工作，最大限度地向師生開放，融入學校的日常教學、科研、創作中，為師生提供最便利最優質的藝術參考，這才是高等藝術院校藝術檔案的發展態勢。
參考文獻
[1]陳興宇.藝術檔案管理研究[j].黑龍江科技信息,2010.7.
總結一：2016年檔案工作總結
xx年我局檔案工作服從、服務大局，認真落實市局和縣局黨組以及縣檔案局的部署，較好地完成了年度各項任務。
一、精心布置安排xx年工作
年初，我局根據局辦公室和縣委檔案局的要求，將研究部署檔案工作列入局長辦公會議議事日程，在總結回顧xx年工作的基礎上，研究安排了xx年工作的目標任務及主要措施，提出堅持發展主線，堅持服務主題，鞏固檔案法制、檔案業務、檔案干部隊伍建設成果，重點加強檔案資源建設和檔案信息化建設，進一步提高服務水平和服務質量，抓好檔案庫基本建設，繼續保持省標榮譽。按照這個總體要求，我們將任務作了細化安排，采取有力措施，精心謀劃，抓緊落實計劃任務，保證了檔案工作各項建設取得新的成績。
二、積極推進檔案資源建設
全年共接收進庫檔案xxx卷。同時，我們又從實際出發，堅持做好保管利用工作，積極開展搶救破損褪變檔案，鑒定到期檔案和編寫檔案史料，做好數據庫建設前期準備工作，年內共接待查閱利用x人次，提供檔案x卷次，編寫檔案史料近x萬字。完成了局機關百年發展史編撰工作。
三、加快檔案信息化建設
我局黨組將檔案信息化列入年度工作重點，切實加強領導，不斷加大督促檢查力度。在堅持辦好《xxxx信息》的同時，我們還不斷充實新內容，體現自己的特色。利用現有設備，組織人力開展館藏檔案文件錄入，完成x條，累計已錄入xxx卷。試用了檔案管理軟件，購置初期設備，建立內部局域網，從重要全宗開始錄入庫藏檔案文件。
四、依法督促面上檔案工作
按照"統一領導，分級管理"的原則，局黨組進一步加強監督指導職能，除經常安排業務人員到外地參加學習培訓外，分管領導還經常深入到辦公室，與有關負責人員面對面研究工作，幫助協調解決室庫建設、文明創建、信息化建設和工作經費等問題和困難，年內，僅主要領導深入辦公室研究檔案工作就達x次，強化了檔案行政監督管理職能。
五、圍繞中心工作搞好服務
開展社會主義法治理念教育活動是今年我局開展的一項重大教育活動。按照職能要求，我們及時與局"教育"辦研究，行文安排做好相關檔案工作。督促指導了教育辦建檔、規范檔案建設，目前教育辦已完成基礎檔案歸檔工作近xx余冊。
總體看來，xx年我局的檔案工作發展健康，成效明顯，特點突出，整體水平有新的提高。但回顧一年來的工作，我們認為仍存在一些不足，主要有：一是個別部門領導和相關人員對檔案工作認識不夠到位，依法履職的自覺性不強，檔案歸檔上報不及時等問題仍不同程度存在；二是檔案信息化建設相對滯后，檔案數據庫建設、電子文件歸檔管理工作力度還不足。這些問題還需要我們在今后的工作中認真加以解決。
總結二：鄉鎮2016年檔案工作總結
今年以來，我鎮的檔案工作在縣檔案局和鎮黨委政府的關心、支持、指導下，緊緊圍繞強化檔案職能、加快檔案工作規范化管理這個重點，較好地完成了年度目標任務。現將一年來的工作情況總結如下：
一、高度重視，加強領導
為了適應新時期發展要求，切實加強對全鎮檔案管理工作的領導，我鎮成立了以鎮長為組長，分管領導為副組長的檔案工作領導組。同時，我鎮在年初把檔案工作列入鎮目標考核，列入全鎮工作重要議事日程，逐步規范鎮綜合檔案管理。積極向廣大干部職工宣傳有關檔案工作的法律法規，并收到較好的效果，例如干部職工都能自覺配合檔案管理工作人員提交有關資料、信息等，站辦所都能將各自的存檔資料歸檔上交檔案室。在檔案工作中我們深深地體會到，領導重視是做好檔案工作的關鍵。
二、健全制度，規范管理
為使我鎮檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化。我鎮結合實際情況，建立健全了檔案管理工作制度。制定了檔案工作人員崗位職責、檔案保密、檔案保管、檔案查閱、檔案鑒定銷毀等制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。我們在實際工作中，嚴格執行檔案工作的各項制度，保證了我鎮檔案工作的有序開展。使我們更加清晰地認識到檔案工作的重要性。
三、強化措施，抓好落實
繼續加強工作人員崗位職責的建設，貫徹執行《檔案法》以及國家有關檔案工作的方針政策，定期做好檔案工作的法規、制度、規定的宣傳工作，增強各部門工作人員的檔案意識。依照相關法規，切實加強對文件材料收集和鑒定銷毀工作的監督、檢查和管理，使我鎮的檔案管理更趨合理化、規范化、科學化。我們制定并實施了較為有效的措施：一方面，加強對歸檔文件材料的保管以及保密力度，由檔案人員統一集中管理，任何個人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料，認真做好傳閱和保存工作；另一方面，做到以人為本，努力提高檔案管理人員的業務素質，積極參加檔案專業技術和業務知識培訓。檔案工作人員認真做好文件的收、發工作，做好檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統；做好檔案的統計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統計，有計劃、有步驟地進行檔案史料匯編，積極做好檔案信息資源的開發利用，保證為各項工作提供優良的服務；嚴格按照保密法和檔案法管理檔案，保證檔案的安全和利用。主動接受主管部門的業務指導和督促檢查，積極完成與檔案相關的其它工作。
我們充分認識到檔案工作的最終目的是為了提供利用，今年我們繼續堅持檔案工作為全鎮發展服務的宗旨，遵循檔案資料查（借）閱制度，主動對外界提供服務，積極開發檔案信息資源，為領導決策提供依據，為現實工作提供參考、借鑒、憑證作用。
四、存在問題
1、檔案意識淡薄，思想未到位。盡管現在把檔案列入我鎮責任制考核中，但部分人員對檔案工作意識仍不夠重視，一定程度上影響了檔案工作的開展。
2、檔案收集不齊全。鎮里許多召集會議布置工作往往只是口頭形式，各辦公室形成的文件材料，各自存放，特別是一些專業檔案和照片檔案易散落在各個辦公室，收集、整理它們也就特別難，造成檔案收集完整率、歸檔率低。
3、檔案人員專業知識不強，隊伍不穩定。一直以來沒有專業檔案員，而由辦公室文秘人員兼任，由于人員變動頻繁，檔案工作缺乏連續性，致使檔案管理質量不高。
五、整改措施
1、進一步加大《檔案法》的宣傳教育工作，使全鎮職工樹立"依法治檔"的意識，把檔案法制化建設抓好做實。
2、把檔案工作列入政府年終考核的目標責任，統盤安排，認真落實。
3、加大對檔案管理的投入。積極向上級各部門爭取資金改善檔案硬件設施，配齊配強專業檔案管理人員，逐步使我鎮的檔案工作走上規范化、制度化軌道。
4、進一步開發和利用好檔案。積極主動為現實工作提供參考、借鑒、憑證。同時積極對檔案信息資源加以開發，使之為領導決策提供依據。
5、加強自身檔案知識修養，提高業務水平。積極參加上級部門組織的培訓，認真學習有關檔案方面的知識，勇于創新，注重工作實效。
6、充分發揮計算機互聯網的作用，注意做好涉及廣大群眾切身利益的人事編制法規、規章和有關政策的公開工作，全心全意為人民服務。
總結三：2016年學校檔案室工作總結
檔案館自06年成立以來在學校黨委領導下，本著為學校發展服務，為師生服務的精神，團結協作積極進取，在檔案業務和服務質量等各方面都取得了比較大的進展。檔案館于xxxx年5月8日正式成立，屬教輔機構處級建制，與圖書館合署辦公。由學校副校長分管。建立了全校的檔案管理體系，實現了檔案館對全校各系處（部）檔案工作的監督指導職能檔案館。現有職工7人，其中館長1人、各部門職工6人。檔案館使用面積350余平方米，09年新建了150平方米的密集庫房，目前合計500平米，基本滿足了館藏空間的需要。
主要工作
1、年度歸檔和日常性查檔服務工作
歸檔文件材料基本齊全、完整。檔案整理的質量基本符合要求。按照分類方案進行分類、組卷；檔號編制正確；裝訂整齊、卷內無有金屬物；卷面、卷內目錄、備考表填寫規范；分類細致；案卷標題擬寫簡明、準確。檔案存放排列有序，編號科學規范，庫房整潔衛生。
具體來說我館現存有太原科技大學綜合檔案共十大門類15300余卷，還有人事檔案2200余卷，學生檔案20370余卷，試卷檔案4000余卷，共計26570余卷，各種目錄100余冊。全年為校內外，單位與個人提供查檔服務上萬人次。
2、學校重大活動的檔案保障工作
檔案館肩負著校內、外的各項服務，對校內職稱評定、教學評估、學生考研、出國、補辦畢業證、編寫校友通訊錄、更改校名、校慶、校舍翻修、查找各種憑證等提供了大量的重要依據。近幾年，查閱檔案的部門和個人逐年遞增，由于大家齊心協力、工作認真負責、服務熱情周到，受到了學校各方面的一致好評。通過檔案利用的增多，增強了大家的檔案意識，為學校各項工作提供了可靠依據發揮了積極作用。
xxxx年在迎接本科教學評估、07在學校申報博士點，等重大活動中，工作細致，服務到位，多次加班查檔及整理大量資料。為各相關部門提供了大量檔案資料，為全力配合與保障其他同志隨時待命，確保有隨機性任務能夠及時到位。能夠站在學校全局角度，不怕麻煩，工作不打折扣，做到在學校的重大活動中既要按工作需求全力保障，服務到位，又使檔案原件在人員經手多，周轉環節復雜情況下的無丟失，無損壞，確保檔案的安全。
3、加強管理，規范業務。
檔案工作是一項基礎性、業務性很強的工作，它的工作涉及到學校的方方面面，要想做好檔案工作，必須領導重視，機構健全，有一套科學、規范的管理體制，同時，要建立一支高素質的檔案人員隊伍。我校于1995年成立了檔案工作委員會，并由學校副校長分管領導，確定了各部門的兼職檔案人員34名。我館還建立了檔案管理網絡管理系統并制作了檔案工作網絡圖，確保了檔案工作開展的順利進行。我館還做到崗位分工，責任到人，并且制作了檔案工作的規章制度匯編并制成手冊下發到學校各系處（部）相關人員手中，人手一冊。加強了檔案管理的規范。
進一步完善和落實了檔案工作組織領導機構，各類職責及各項工作制度；規范了業務，全面執行新的業務標準；是進一步加強和落實安全管理，對庫房安全工作進行了重點檢查，及時更新，補充了新型滅火器，防潮（殺蟲）劑，要求每個同志都能掌握新型滅火器的使用方法；加強了對庫房溫，濕度的監控。安全性符合檔案"十防"的工作要求。
4、積極參加調研學習，明確工作新思路
升館后，必須轉變思想，提高認識，以新的標準開展工作，才能符合學校對檔案工作的新要求。我們一是加強了與上級業務領導機關的聯系和交流；二是通過網上了解全國一些特色高校檔案館工作開展情況，并對部分高校進行實地調研。07年5月，檔案館派人到福建大學，廈門大學等省內外部分高校檔案館進行了調研學習，xx年6月派人到大連參加全國高校檔案管理學習班，xx年12月參加高校檔案協會的常務理事會，學習教育部第27號令制定的背景、意義和主要內容，通過學習交流，開闊眼界和思路，了解掌握新的信息和動態，為檔案館今后的發展打下了基礎。
5、文檔一體化管理，檔案數字化，信息化工作逐步實施
文檔一體化，檔案數字化，信息化管理是近年來檔案工作發展的趨勢和方向，為了更好的體現檔案館的服務宗旨，提高服務質量。檔案館設計并且完成了檔案館的網頁，力求拓寬服務領域。網頁也于09年正式試運行，起到了宣傳檔案館作用的同時也提高了檔案查詢的效率，進行了檔案知識的普查，如果能配配合上檔案全面數字化，將大大提高檔案的利用率的同時保護原始檔案。拓寬檔案服務的領域，全方位立體式的方便檔案查閱者。
通過研究考察，將檔案管理軟件的引進納入了工作計劃。目前正在積極開展工作，以選擇標準規范，推廣效果好的檔案管理軟件及相關配套硬件，同時也需要學校的大力支持，隨后逐步建立和充實學校檔案數據庫，加快信息化建設步伐。
主要業績
人事檔案xxxx年7月通過省組織部的審核驗收合格，一次性通過，在全省高校中僅有幾家。xxxx年10月迎接了教育廳對全省檔案工作的檢查我校獲得優秀，名列前茅。我校的檔案工作達標后，檔案工作逐步走上系統化、標準化、規范化的軌道，全校教職工的檔案意識日益增強，認識不斷提高，檔案工作不斷強化，各部門材料基本上都能主動向檔案部門移交，使檔案的收集難基本得到解決，檔案的利用逐年遞增，使檔案的利用在學校的教育、改革發展、管理、建設等方面發揮了重要的作用，檔案工作的規范化管理水平，促進檔案信息資源更好地為高校的發展服務，使我們高校檔案工作能夠邁上一個新臺階。
今后的方向
當然我們的工作中仍然有不足。
1、兼職檔案人員變動頻繁，給檔案的收集、整理工作帶來諸多不便。
2、理論提高不夠，在與兄弟院校交流中缺少重量級論文，檔案工作人員每天忙于工作，又加上經費少，很少有機會外出考察學習，造成工作人員理論提高不夠。在今后需加強學習，善于總結，提高理論水平，做好編研工作，力爭寫出高水平論文。
3、檔案現代化管理工作需加強
隨著時代的發展，社會信息化程度越來越高。目前學校檔案管理現代化處于起步階段。一方面，學校需加大投入，另一方面，我們必須做好基礎工作，加強管理，充分發揮各部處各單位積極性，相互支持，形成合力。只有提高檔案管理的現代化水平，檔案的作用才能得以充分發揮，達到為學校改革和發展提供高水平服務的目的。
檔案工作平時默默無聞，也不引人注目，因此常常被忽略；但檔案工作又是一項對歷史負責、為現實服務、替未來著想的起依據憑證和延續歷史作用的極其重要的工作。我檔案館工作者本著對學校高度負責的態度，不計名利得失，默默工作著。今后的檔案工作規范化管理中，我館全館工作人員更要統一思想、統一認識、腳踏實地、勤奮工作、不斷學習來提高自身素質，認真履行職責，盡快把我校的檔案館建成一個高效的、現代化管理的檔案館，為學校的建設和發展做出貢獻。一流大學要有一流檔案，這正是我們科大檔案工作者的今后的奮斗目標。
總結四：2016年檔案管理員工作總結
從6月份，公司倡導創建"誠信自律"班組活動以來，我與班組人員一同認真學習公司創建"誠信自律"班組的有關內容。經過學習和內部試運行，我認真編寫了硫酸廠生產工段一班"誠信自律"班組申報材料以及班組詳盡的規章制度，通過一年來不斷的學習、改進，我們從最開始的"毫無頭緒"到如今大家在工作和生活中都形成了自覺意識。同時我還肩負著對硫酸廠稿件的審核工作，為提高自己的寫作水平，搞好新聞寫作，我對公司局域網上刊登的文章進行深入學習，時刻了解公司工作動態，保證了硫酸廠新聞稿件的針對性、及時性和真實性。在廠領導的大力支持下，我堅持正確的宣傳原則，對在生產崗位中涌現出的典型事跡、安全生產、質量控制進行了宣傳報導，鼓舞了員工的士氣。多層次，全方位的展示了硫酸人的精神風貌和工作中取得的優秀成績，為硫酸廠宣傳報道盡了一份自己的力量，作為硫酸廠稿件負責人，我認真排版校對，在自己負責的范圍內避免稿件的失誤，因表現突出，我在宣傳報道中被評為"硫酸廠宣傳報道先進個人".
7月1日，我通過應聘進入行政部檔案管理員工作崗位，主要負責公司檔案管理方面的工作。我非常珍惜與熱愛這份工作，入職以來，我一直希望呈現給大家一個真誠、理性、執著、堅毅的我。平時我認真做好公司檔案管理、存檔、借閱、復印等每一項工作。檔案管理工作比較瑣碎，我一直努力希望能在較短的時間內熟悉各項檔案管理的工作，在以后的工作中我會明確工作的程序、方向，在具體的工作中形成了一個清晰的工作思路，盡快令自己能夠順利開展工作并熟練圓滿地完成本職工作。今后我將努力改正我的缺點，發揚優點，再接再厲把工作做的更好。
總結一年的工作，盡管有了一定的進步，但在一些方面還存在著不足。比如有創造性的工作思路還不是很多，很多工作還不夠完善，這有待于在今后的工作中加以改進。在以后日子里，我將更加認真學習，努力使思想覺悟和工作效率全面進入一個新水平。
總結五：2016年檔案管理工作總結
時光流逝，歲月匆匆，轉眼間，2016年上半年即將過去，回顧半年工作歷程，我歷歷在目。結合本人工作實際情況，現將個人半年工作總結如下
一、半年工作情況匯報：
半年來，在兩位站長的正確領導下、在站長和各位師傅的關心幫助下，2016年我肩負著本站檔案管理員、生活管理員、基建員的重任。在工作任職期間，本人能夠嚴格要求自己，認真遵守站內各種規章制度，按時完成站內交辦的工作任務。
標準化檔案整理情況：按照縣公司統一要求，2015年檔案已分類裝訂，煙農戶籍化檔案已填寫完畢。2015年檔案除暫時還未能夠整理的情況下，其他檔案進行了整理歸檔并分類裝入檔案盒妥善保管，做到了電子、紙質同步。根據縣煙葉分公司第二次標準化檔案檢查，結合本站實際所存在的問題，正在進行全面的整改。
生活開支情況：結合站內實際情況，做到細開支、精開支，避免一些不合理開支，并把每月的日常用品和食堂原料開支總額情況，以報賬形式，通過兩位站長審核票據、簽字審批后，并在站內每月工作例會上進行公布通報，接受大家監督，做到帳目清楚、公開透明。
基建情況：今年，根據國家煙草局提出地"以減少面積、提高煙葉質量為主"地工作方針，2016年基本無其他基建項目。除開需對以前建設的密集式烤房設施設備、管網、水池、水窖等加強管護外，組織協調煙葉大棚建設。
二、腳踏實地，認真做好本職工作：
半年來的工作實踐使我體會到，做好任何一項工作，都需要付出辛勤的勞動汗水。在工作中，我努力從每一件事情上進行經驗總結，不斷摸索，掌握方法，提高工作效率和工作質量，因為自己是新同志，在工作和其他方面經驗不足，平時我能夠做到虛心向師傅們學習，吸取他們的長處，反思的自己不足，就能不斷提高業務素質和業務水平。我認為干好工作并不是一件容易的事，在干好工作的同時就要首先清楚自己所處的位置，清楚自己所具備的職責和應盡的責任。擺正位置，嚴格遵守職責。只有把位置任準，把職責搞清，從小事做起，踏實做事、誠實做人，克服各種困難，腳踏實地工作，才能做好本職工作。
三、加強自身學習，努力提高工作業務水平：
我越來越深刻地認識到知識的欠缺，平時多向書本學習、向周圍的領導學習，向同事學習，這樣下來感覺自己半年來還是有了一定的進步。只有抓緊一切可利用的時間努力學習，才能適應日趨激烈的競爭，用知識不斷武裝自己的頭腦，并根據工作實際情況，努力用理論指導實踐，解決自己在工作中出現的問題。
四、工作中存在的問題與困難：
一、因本人業務水平不是很高，導致公司環節檢查時因部分檔案整理不齊全，影響了整體工作效益，需在以后工作中加強改進；
二、業務水平和工作效益有待進一步提高；
三、需加強理論學習，提高自身素質和工作業務水平；
四、因每次在站內工作例會中，各位師傅們的匯報材料上交不及時或未上交，從而導致檔案檢查扣分原因之一；
五、今后工作努力方向：
Abstract： Library archive is the basis for leaders' decision making， the reference for teaching and research， the evidence of growth track and the foundation of healthy development. In order to make higher vocational library serve regional economy and meet people's satisfaction， this paper proposes to regulate library archive work from the following aspects： to improve the archive awareness of library staff， to establish an archive system， to optimize archive structure， and to realize informatization and modernization of archive management.
關鍵詞： 圖書館檔案；檔案信息化建設；高職院校
Key words： library archive；archive informatization construction；higher vocational colleges
中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）25-0134-02
0 引言
在人類社會中，檔案真實的記錄著各項實踐活動，它承載著歷史。圖書館館藏檔案在圖書館管理工作中的作用至關重要，照片、文字、聲像電子文檔均屬于不同載體的資料，它們驗證了圖書館歷年的實踐工作成果，同時為以后的工作提供了指導和參考價值。
1 圖書館檔案的重要意義
1.1 發展高職圖書館需要以圖書館檔案作為參考和依據。做決策時以信息為基礎，圖書館檔案記錄著圖書館的活動，同時反映的圖書館的各項工作信息都是真實可靠的。因此這些檔案信息反映出來的圖書館的活動規律和發展進程均是及時、準確和全面的。圖書館的領導依據這些檔案信息作出決策，制定政策和對圖書館的未來做出了規劃。圖書館發展建設過程中起決定作用的是圖書館的人力資源建設，圖書館領導可以根據詳細的檔案信息決策內部職務的認定，考評圖書館員職稱，對人員進行規劃和培訓。圖書館業務檔案是對圖書館業務活動真實客觀的反映，包括記錄了圖書館的日常管理，還收集了各類業務統計數據和報表，是對業務工作進行總結分析的原始資料。
1.2 圖書館科學管理的中介和載體是圖書館檔案。它為科學的管理圖書館提供了一個平臺。由于它能夠總結出圖書館的活動規律及工作特點，并能全面地反映管理工作中的成果教訓。此外，利用圖書館檔案來對圖書館進行科學的管理，它是圖書館科學管理的組成部分。對檔案資料標準規范的管理，這樣管理者可以充分發揮檔案的有利條件，以提高圖書館實際工作水平。
1.3 為圖書館建設和圖書情報理論的研究提供資料保障。圖書館檔案擁有豐富的資料數據，從而為圖書情報事業提供了真實可靠的信息，因此它能夠促進圖書館自身的發展建設研究以及影響著圖書情報學和情報事業。
2 高職院校圖書館檔案工作現狀
2.1 檔案意識淡薄，檔案管理不受重視。現在，大部分高職院校圖書館沒有把圖書館檔案管理工作歸納到基礎工作之列，對檔案管理意識還很淡薄，不夠重視。主要表現就是忽視圖書館的檔案管理工作，沒有這方面意識。另一個就是沒有專門的檔案室和檔案員，沒辦法統一集中的進行檔案管理工作。導致檔案凌亂、殘缺，檔案管理工作的系統和連續性受到影響。
2.2 檔案管理制度不健全，職責分工不明確。調查發現，圖書館檔案管理缺乏統一的管理標準和規范的操作流程。該歸檔保存的很多沒有收集；檔案收集之后保管人員不明確；無法有效落實檔案借閱、入藏等制度；圖書館檔案分類體系不科學、系統導致各種類型的檔案混雜；檔案管理部門工作人員的職責不明確。
2.3 不合理的檔案結構。一些工作計劃總結和年鑒一般會作為高職院校圖書館檔案的收藏重點。收藏日常管理和業務的內容較少。并且檔案載體以紙質檔案為主，電子檔案所占比重較小。因此，目前不合理的收藏結構和中心，將阻礙圖書館事業的發展。
2.4 資源多閑置，開發利用率低。圖書館實行半封閉或封閉管理模式，導致大量檔案資源被閑置，而這些檔案資源只有圖書館工作人員和檔案管理人員才能使用。圖書館檔案數字化進程的滯后，也限制了開發利用圖書館檔案資源，讀者無法使用到有價值的檔案信息。阻礙圖書館檔案充分開發利用的是管理模式的落后和單一的紙質檔案載體。
2.5 檔案具有單一的服務方式，其服務層次較低。在高職院校，很少加工圖書館檔案資源，其圖書館檔案服務方式主要是被動服務。僅僅進行單純的收集檔案，保管檔案，為讀者提供較低層次的借閱服務，不能為圖書館和院校發展提供高層次、多途徑的服務。
3 規范圖書館檔案工作的具體措施
3.1 提升圖書館人員檔案意識。新形勢下要求圖書館檔案管理人員要增強檔案意識，檔案管理工作要從自身做起。圖書館檔案管理工作與其他業務工作相互影響著，可以作為評估的依據，有利于圖書館相關工作效率和質量的提高，有助于更高效和深層次地服務于讀者。
3.2 科學分類，建立系統的檔案體系。目前，圖書館檔案包括業務和綜合兩類，具體有業務類、文書類、設備類、人事類及其他。①業務檔案是形成于圖書館業務工作的不同載體的文件材料，其保存具有一定的目的性，它直接來源于圖書館本身。業務檔案主要包括以下幾項：規劃圖書館的發展情況、報告各項工作的執行情況、統計和總結報表；文獻館藏量、歷年經費變化、購書及借閱情況等一些相關技術數據能夠反映圖書館的工作情況；匯報材料、論文、著作及其原件和工作研究的專題資料、科研成果。②文書檔案主要有：圖書館的規章制度、發展規劃以及內部問題的調查資料；圖書館年度總結計劃材料及其工作的會議電話記錄；由上級領導下發的講話記錄和材料。③設備檔案主要包括以下幾項內容：關于隨儀器設備的文件；登記圖書館的各種財產設備；在接收、引進、使用、維修和改進儀器設備時產生的文件材料等。④人事檔案包括兩大類：讀者檔案以及圖書館工作人員檔案。⑤其他。主要包括：圖書館建筑圖紙、照片及館名的題字等；圖書館舉辦各種活動的材料；館際協作協調活動的各種材料；圖書館自編的學術刊物及內部交流資料等。
3.3 檔案的結構需要優化，檔案內容需要多樣化的形式來豐富。首先，檔案工作需將實物、音像、數字檔案等這些非文字材料的收集與整理作為工作的重點，當前載體具有多樣化和形式化多樣化的特點，根據此特點來進行歸檔，其中歸檔有獎杯、音像、光盤、照片、獎狀等多種形式。這部分檔案保證了圖書館檔案的系統性、完整性，同時使記錄更具體、更形象、更真實，是最有價值、最難得的佐證資料。再次，歷史性材料是以文字的形式來反映和記錄重要活動、大事件的文字材料，然后對其記錄存檔。歷史性材料的整理與收集應該受到足夠的重視，這是因為在以后館史和年鑒的編纂工作中，歷史性材料能為其提供可靠的基礎資料。
3.4 在建設圖書館檔案信息化的過程中，為實現文檔操作模式的一體化，首先結合檔案管理與文件處理這兩個過程，進而將其歸入一個統一的管理系統中。這種一體化的操作模式有兩方面的作用，第一，提高工作效率，避免重復勞動；第二，提升檔案管理水平。在文件處理過程中，一次性完成大量的文件輸入有利于共享信息資源，同時也能夠彌補紙質文件的缺陷，這是由于電子文件傳遞與處理是通過標準化文件格式完成的，從而提供給各級檔案工作者一個真實的操作平臺，進而為圖書館檔案管理工作帶來了實質性進步：檔案管理工作更直接和具體，檔案查考更快捷和方便，促進了工作效率的提高，同時對圖書館的檔案管理工作走向科學化規范化軌道起到了關鍵作用。
參考文獻：
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