發布時間：2022-12-04 17:40:24
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的辦公自動化論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
（一）規范化、標準化的檔案歸檔
檔案的歸檔主要會分為紙質檔案歸檔和電子檔案的歸檔兩部分。充分利用計算機網絡平臺實現檔案歸檔工作，以實現信息化和現代網絡化為目標，著眼于建立高標準、高性能的系統。利用計算機網絡平臺，歸檔工作需要對每一個環節都進行明確的規范，使各個層面達到一定的水平，這樣才能提歸檔工作的綜合能力，發揮出整體優勢。
（二）醫院部門之間的共同協作
在辦公自動化的背景下，檔案自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，醫院的自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個檔案管理部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案管理需要系統性的特點。
二、改善辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作的具體措施
（一）轉變傳統的方式，促進高效檔案管理
在辦公自動化的背景下，文件自身是相對獨立的。與傳統歸檔工作由個人或者部門承擔歸檔管理不同的是，自動化檔案管理以文件為單位，處理好的文件直接歸檔。因此，電子化檔案的歸檔工作不僅僅只是一個部門的工作，需要檔案部門和信息技術部門共同合作完成文件的歸檔，兩者缺一的話，這個檔案檔案都是不完整的。而且在自動化辦公系統建立起來的前端時期，就應該將管理工作延伸到設計階段，系統的功能也需要涉及到前端控制。這就是檔案檔案管理需要系統性的特點。
（二）制定標準化、規范化的檔案管理制度
辦公自動化下的檔案管理具有及時、方便、快捷等的優點，同時伴隨著這些優點下的問題就是檔案管理工作必須要標準，統一和規范化。第一，如果文件管理和檔案管理是分離的，那么兩者之間就會存在越權問題，尤其是文件歸檔的前期容易發生這樣的情況。因此，單位必須制定一套標準，規范檔案的管理工作。第二，在業務流程和技術操作過程中，文件處理、歸檔和一些著錄中都應制定統一的格式和標準，同時確保不同的接口類型中的檔案能順利、安全歸檔。
（三）建立專業檔案管理隊伍
關鍵詞：辦公自動化軟件管理
一、辦公自動化軟件的應用價值
（一）連接。通過OA軟件將分散在局域網和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網絡而存在的虛擬集中式辦公場所。
（二）溝通。及時進行信息的交流與共享，例如消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等。溝通是協同工作的基礎。
（三）協同。以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構系統之間的關聯系統，將各類管理數據進行抽取、轉換，參與流轉。
（四）監控。工作過程的監督與控制、工作流程狀態、處理時限等都是監控的內容之一。
二、辦公自動化軟件的管理價值
增強管理執行力是辦公自動化軟件的管理價值體現。從管理學的角度看，辦公自動化軟件的價值主要是規范流程、加強溝通以增強管理執行力。在實際應用過程中，辦公自動化軟件的管理價值體現在以下四個方面。
（一）建立內部通訊平臺。平臺上的員工通訊錄、在線交流功能使工作信息得以及時的傳遞，保障工作的順利進行。
（二）建立信息平臺。公告、調查、討論的讓信息準確無誤地傳遞到各個用戶。
（三）實現工作流轉的自動化。協同流程的建立根據不同的工作對象靈活使用。
（四）實現文件管理的自動化。通過OA辦公平臺進行電子公文的，在協同工作中設置專門的流程，在文檔管理中建立相應的文件夾進行存檔、歸檔操作。電子公文的實施取代了傳統的公文傳遞方式，不僅是傳遞方式的變革，還是管理意識的改變；除此之外，文檔管理還可以進行文檔的共享和借閱，方便地實現了知識的共享。
三、辦公自動化軟件在公司的應用
（一）連接。就廠區而言，公司下屬廠、機關處室地理位置較分散，不方便報告、文件等資料的遞送和傳閱。使用了辦公自動化軟件后，將分散在局域網的各個分廠和機關處室的電腦連接起來，在廠區形成了一個依托網絡而存在的虛擬辦公場所。
（二）溝通。通過辦公自動化軟件辦公平臺的在線交流、信急提醒(收到新的協同、有新的公告均會有一個紅色的信息提示彈出)功能可以及時地將最新的信息告知該平臺的每位用戶。及時的信急溝通為辦公的順暢打下了堅實的基礎。
（三）協同。協同是網絡辦公的有力體現。協同工作的要素:流程、事件名稱、事件內容。以定義工作流程的方式將事件傳送給接受者。在編輯事件內容時，使用者進行文檔格式編輯。若文檔內容需要修改，辦公自動化軟件辦公系統會自動顯示修改痕跡(如修改的內容、時間、修改者的姓名)。
（四）監控。監控是協同工作的有力保證。辦公自動化軟件辦公是通過定義工作流程進行流轉的，協同的發起人可以通過查看流程的節點流轉情況來監控事件的處理過程。在協同事件建立時可以進行事項跟蹤的設置。
四、辦公自動化軟件的應用體會
首先，使用該軟件后使管理工作變得輕松。原因有三:(1)信息流通快，以前兩三天處理的一個報告，在平臺上可以壓縮在1h內完成(2)文件和工作都被自動、有序的流轉，在辦工作、待辦工作清晰明了，相當于給使用者安排了一個虛擬秘書，大大減少了工作量;(3)信息平臺使無效會議減少。
其次，協作性、靈活性顯著提高。20世紀福特汽車創始人首先倡導的專業化分工的產業模式是一個偉大的創新。但在專業化效率日漸提高的今天，部門和部門、環節和環節之間協作效率高低就成為組織提升整體競爭能力新的驅動因素。辦公自動化軟件不僅能夠幫助企業建設無邊界組織，消除企業的信息死角，成為企業上下左右溝通劑，而且提高了企業部門間的協作能力，增強了團隊精神。
第三，提高了管理效率。在辦公自動化軟件平臺上，可以了解每項業務、每個職員的進度和狀態，了解哪些地方、哪個環節有改善的余地、挖掘的潛力，借此提高組織的工作效率和管理效率。:
第四，規范性增強。在辦公自動化平臺上，人的意志無法改變程序運行，一切都得按照既定規則、公司制度進行。同時，杜絕了越權操作，防范了經營風險，增加了監督性。最重要的一點是實現了知識管理。文檔管理自動化可以使優秀員工的思想技能不斷積累；能即時管理、更新每個部門的各種資料(如客戶資料)，使企業最大限度地降低人員離職時所帶來的人事成本。
在Internet應用方面，政府部門已陸續建立了自己的Web服務器和網站，有的還實現了一些簡單的網上業務。但由于各相關單位在信息化建設中的技術差異和經驗欠缺，電子政務并未在真正意義上得以實現，相反，不少政府站點在規劃建設、管理維護以及安全性方面還停留在較低的水平上，各級政府部門還有待建立和完善從頁面制作、審批、更新，流程管理，應用開發，安全性保證，與后臺應用系統（如OA和業務系統）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、運營方法和技術平臺。
電子政務應用與一般的辦公自動化系統既緊密相關，又在應用側重點、用戶群體以及采用的技術等方面都有所差異，總的來說，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務是更廣義上的政府辦公自動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”。
實施原則：
實用性原則；先進性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標準化原則；可擴充性原則；可維護性、可管理性原則；節約性原則
實施步驟
首先，在組織內部構建通信平臺（如電子郵件系統、電子論壇等），工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作。
第二，在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高，基本建立起網上協同辦公的意識之后，考慮在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業務等。在這一階段，基本實現組織內部辦公自動化。
第三，在Internet上建立公用網站，進行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業、跨部委。此時，基本實現電子政務。
在以上過程中，網絡信息系統的安全穩定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網絡信息安全防范系統，在某種程度上決定著政府部門信息化建設的成敗。
第一部分內部辦公自動化系統的建設
功能需求：
一般來說，政府部門辦公自動化系統應以公文處理和機關事務管理（尤其以領導辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、政務信息采集與、內部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規庫、內部論壇等應用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統應該與Internet留有平滑的接口。
一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求
在一個辦公自動化系統中通常包含了多個應用子系統，如發文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統的統一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經常性地來回檢查不同的應用系統，辦公自動化應用系統以電子郵件作為統一入口的設計思想，可以大大提高系統用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。
二、處理大量的復合文檔型的數據信息
辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現，因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。這些區別于傳統數據類型的信息，就是“非結構化數據”、“復合文檔數據”或“對象數據”。
一般認為，關系數據庫系統（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）適合傳統數據類型（結構化信息）的表示和存儲，但是對復合文檔數據的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數據庫”或“對象存儲”的概念就被引入數據庫領域，其目標就是針對新出現的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數據”。當然，傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經常不可或缺的。
辦公自動化系統由于其對復合文檔數據的處理要求，必須以文檔數據庫為核心建立，同時選擇性地結合關系數據庫。
三、包含大量的工作流應用
所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業務所進行的所有工作與工作轉交（交互）過程。辦公自動化應用系統的大多數應用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發起者（如文件起草人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發出文件、歸檔入庫）。
工作流程可以是互相連接、交叉或循環進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發文處理過程結束后引發了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發生于機關與機關的相關單位之間。
在相當程度上工作流自動化有三種實現模式。即：基于郵件的、基于共享數據庫的、基于郵件和共享數據庫結合模式（即“群件模式”）的。
從信息技術的角度出發，群件模式結合了“推”、“拉”技術，充分發揮了不同技術的優點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術工具。
四、支持協同工作和移動辦公
在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去，大大提高了工作效率。
所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠程撥號或登錄到出差地的網絡，通過電話線或廣域網絡，隨時可以訪問到辦公自動化系統；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結果發出以及再次下載新的待辦信息。辦公自動化系統作為網絡應用系統應提供用戶協同工作支持和移動辦公支持。
五、應有完整的安全性
安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投入使用的先決條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。
六、能集成其他業務應用系統和Internet
關鍵詞：辦公自動化；文書檔案；管理；建議
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
文書檔案管理工作主要是收集、整理和保存文檔資料，所涉及的資料信息非常廣泛，如果缺乏有效的管理將會無法保證檔案的完整性、準確性，影響到文檔的使用價值。社會的發展與進步，促使著文書檔案的管理工作也要與時俱進，不能在只靠著傳統模式來管理經營，而是要實現“文檔一體化”的科學管理模式。
一、傳統文書檔案管理中存在的問題
文書檔案是機關團體、企事業單位進行科學管理、經營決策、問題處理、信息交流、研究開發等活動的重要載體。是檔案工作中必不可少的內容。傳統文檔的管理一般都是靠紙質文件作為載體來保管的，這樣就需要耗費大量的人力、物力、財力來進行檔案的分類存檔，過程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：
（一）傳統模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時效性
在傳統文檔管理下，如果想要借閱相關的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續才能借閱，并且還需要進行繁瑣的登記。如果是在當地還好，但有時卻要去異地才能閱讀到，就時間上來說這樣異地的奔波，不但浪費了大量的時間，也同時耗去不少人力和財力，信息也沒有得到充分的共享，甚至還會影響到正常的使用，這樣就無法充分的體現文檔的價值，所以說它缺乏時效性。
（二）傳統模式下的文檔管理中文檔不宜長久保存
在傳統文檔的管理下，文檔的材質多數都是紙質文件，而紙質文件又是極容易損壞的，不利于長久保存，尤其在借閱過程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質的，在傳閱的過程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復，但也有無法修復的，這樣就會容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會因為損壞而成為一種巨大的損失，無法彌補。所以說紙質文檔不利于長久保存。
（三）傳統模式下的文檔管理的復雜化
在傳統文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進行詳細的登記，但是由于檔案的種類形式的多樣，使其在整理歸類上比較麻煩，不方便長久的使用。而且在保管上有相當復雜的流程，不但需要大量的人員來進行分類整理，還要進行一定的維護，在還文檔時還要有一套流程來進行登記。總是在重復著工作，卻效率很低。
二、辦公自動化環境下文書檔案管理的優勢
隨著社會的不斷發展，科學技術的進步，計算機的出現帶來了新的改革，在文檔管理方面也有著它無可比擬的優勢，給文檔管理工作帶來了極大的改變。技術的革新，使得文檔管理也日益科學化、合理化、規范化。但是文書檔案辦公自動化并不是一項孤立單獨的工作，它的最終目的是為了檔案能更好的被利用，發揮它應有的價值。既然說過了傳統文檔管理的弊端，現在就來說下，在辦公自動化環境下文書檔案管理的優勢。
（一）辦公自動化環境下的文書檔案管理使用的時效性強
在文檔管理中實行信息化管理，使文檔信息可以實時在線，需求者就可以通過一定的互聯網絡進行及時的查閱，使文檔信息能否充分的達到資源共享的目的。且查閱時所進行的個人信息登記也變得簡單明了，由于是計算機檢索，便自動的保存了借閱者的信息，以此來方便借閱者進行多次借閱，不用反復登記的麻煩。由于少了來回的奔波，減少了大量的時間與人力，沒有造成不必要的浪費，在很大程度上提高了使用的效率，且能進行及時的溝通，給使用者帶來極大的方便，因此說在辦公自動化環境下文書檔案的使用時效性變增強了。
（二）辦公自動化環境下的文書檔案管理中的文書檔案可以長久保存
在傳統文檔管理中的文檔基本上都是紙質載體，不宜長久保存，且易損壞，造成一些不必要的損失。但是在辦公自動化環境下，文書檔案可以用多種載體來進行保存，不再是單一的一種選擇。它可以用各種電子手段來進行保存，如果需要可以實時的進行查閱，方便了解所需的實體文檔的最新動態。因為保存的多樣性，也就可以避免原始的文檔資料在借閱中產生的損傷，這樣既方便了需要者同時也能完整的保存下文檔資料不被損壞。這樣就延長了文檔的使用壽命。
（三）辦公自動化環境下的文書檔案管理的精簡化；
傳統文書檔案的管理有一套比較復雜繁瑣的流程，從文書信息的收集、歸類、整理、立卷到最后的存檔，每一步都需要花費大量的人力、物力來完成，且在過程中也容易出現差錯，做起來很不方便。但是在辦公自動化環境下，有了計算機的協助，使復雜的工作變得簡單，操作上也不需要耗費太多的時間和精力，而且還能提高文檔的質量，減少時間和空間，以便于使用。
文書檔案的管理也具有一定的保密性，在辦公自動化環境中可以設定一定的局域來訪問使用某些方面文檔的資料，從而來加強其保密性質。因為工具的方便，也使文檔的查閱變得簡單而快捷，甚至可以通過一些模糊查詢就可以搜到想要查閱的文檔信息。
三、做好辦公自動化環境下文書檔案管理的建議
（一）規范體制，統一標準
要做好辦公自動化環境下文書檔案的歸檔管理工作，必須從以下幾個方面著手，規范文檔管理體制，統一技術操作標準。一是規范文檔管理體制。目前，許多單位的文件管理和檔案管理是分離的，屬于不同的管理部門，檔案部門對文件的前期控制往往難以開展，一不小心就成了“越權行為”。因此，必須從管理體制上進行規范，在單位內實行文件管理與檔案管理統一領導，統一規劃，使二者同步發展。應將檔案部門對文件管理的前期指導與控制納入到檔案部門的工作職責，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環節都在檔案部門的統一監督指導下進行。在進行系統設計時，應使用兼容性強、應用性能好的軟件系統，并對相關技術參數、技術標準進行規范，包括數據接口標準、數據安全標準以及不同類型數據轉化標準保證不同類型的子文件從辦公自動化系統向檔案管理系統的平滑流轉和安全管理。
（二）制定相應的檔案管理法律
檔案管理的自動化進程越來越快，也是未來檔案管理的大勢所趨，通過計算機管理檔案，優勢非常的明顯，相對于過去的紙質檔案來說，電子檔案有著巨大的發展潛力，相關的管理者應該積極的解決相應的制約因素，我們國家是依法治國的國家，任何事情都應該按照相應的法律規定予以執行，對于未來的檔案管理也是如此，針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發現，相關的部門應該及時制定相應的法律對這些行為進行規范，只有通過法律規范了電子檔案的管理細節，才能有效的幫助電子檔案的管理和發展，并且對于觸犯了相關法律的人員，應該制定相對應的處罰條例，對這些違法人員進行震懾，在相關法律制定之后，應該堅決執行，做到有法必依、執法必嚴。相關電子檔案法的制定符合國家依法治國的理念，對于檔案電子化管理的發展有著非常重要的價值。
四、結語
伴隨著科技的進步，科學的發達，傳統的文書檔案管理已經漸漸地不能適應人們所需，把傳統與現代技術相結合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實現“文檔一體化”的現代科學管理，這也是每個文書檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公自動化是信息社會時代的重要標志之一，為了更好的服務全人類，文檔管理的現代化進程將永不停止。
參考文獻：
[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用.[J].黑龍江檔案.2011，（12）
關鍵詞：辦公自動化；計算機；信息處理技術；應用
一、辦公自動化與計算機信息處理技術的概念
（一）辦公自動化。辦公自動化不同于以往的辦公方式，它利用了很多較為先進的技術，如網絡以及計算機等技術，又利用了新的設備等進行辦公的一種方式。辦公自動化的重點就在于它是以數據化為基礎的，這樣的辦公方式能夠將辦公效率提高，并且提高決策時的效率。更直觀地說，辦公自動化可以利用一系列技術將真實的辦公活動全面地展現出來，再由相關的技術工作人員利用先進的設備進行處理。（二）計算機信息處理技術。計算機信息處理技術在一定程度上也就是信息和通信技術，所以，計算機信息處理技術也就是對信息進行收集、傳送，然后進行檢測并進行處理分析，在此過程中所使用的技術。在這整個過程中，最重要的即為信息處理過程，所以信息處理技術是十分重要的。目前，計算機信息處理技術已經很大范圍地應用于其他的工作領域，并且獲得了很好的效果，所以，將計算機信息處理技術應用于辦公自動化中也會帶來較為不錯的效果。
二、辦公自動化中計算機信息處理技術的應用作用
（一）降低了企業的管理成本。辦公過程中產生的一系列繁雜信息必定需要處理，而傳統的辦公采用的是人力進行信息篩選處理分析的方式，這樣的方法不僅消耗了大量的人力資源，使得企業的人力成本大幅度增加，同時，人力資源的增加必將導致辦公區域的擁擠，這極大地增加了企業的管理成本。而在計算機信息處理技術的應用下，辦公中的信息處理就并不需要大量的人力，只需要幾個技術人員利用新型的設備就能在短時間內對更多的信息進行處理，極大地降低了企業的管理成本[1]。（二）優化了企業的辦公環境。辦公環境不僅是辦公區域，也是信息環境。因為信息處理不需要大量的人力資源，所以企業聘請的人員就會減少，使得辦公區域會明顯的敞亮起來，這極大地優化了企業的辦公環境，使得員工有更加舒適的辦公心情，進而讓員工們更好地投身于工作當中，提高工作效率。除此之外，信息處理更加高效可以使得員工們不用被繁雜的信息所包圍，讓他們的辦公環境更加簡潔，進而促進辦公效率的提升。（三）提高了企業的效率。計算機信息處理技術不僅能夠提高信息的處理效率，而且能夠提高信息的搜索效率以及準確程度。所以在企業繁雜的信息中，很好地避免了信息無法得到充分地利用，大量的信息資源被浪費等情況。除此之外，信息處理技術為信息構建了數據庫，極大地提高了信息的準確性和規范性[2]。
三、辦公自動化中計算機信息處理技術的應用趨勢
辦公自動化中計算機信息處理技術的應用是目前企業的一個發展趨勢。計算機技術能夠降低信息等數據的儲存空間，并且能夠讓數據有一個可視化的展現，這就意味著，企業的相關人員不僅可以進行視頻會議討論細節，而且可以全方面地關注到開會時的細節。除此之外，計算機信息處理技術可以為企業提供無線的辦公場所，企業內部的信息可以對不同的人員進行不一樣的約束，保護企業內部的信息不會泄露。信息處理技術的應用趨勢是很有前景的，它可以在辦公自動化中全方位的進行應用，使得辦公中的智能化成為現實。
>> 淺談呼倫貝爾市科技系統辦公自動化平臺系統建設 企業OA協同辦公系統建設及后續開發與應用 淺談醫院辦公自動化系統建設與管理 淺談辦公自動化系統建設的實踐與啟示 淺談企業門戶系統建設的關鍵技術 淺談企業郵件系統建設與改造 淺談企業信息管理系統建設 淺談供電企業95598客戶服務系統建設 淺談VRS系統建設 辦公應用系統建設的改進思路 淺談如何加強企業辦公室系統自身建設 淺談電力營銷管理系統建設 淺談醫院標識系統建設 淺談醫院信息系統建設 淺談航標遙測遙控系統建設 淺談企業培訓中的E-Learning網絡學習系統建設 淺談冶金企業安全生產標準化系統建設 淺談大中型制造企業成本管理系統建設 淺談企業財務管理信息化系統建設 淺談當代企業集團檔案管理系統建設 常見問題解答 當前所在位置：.
[3]李福東.移動辦公平臺架構研究與實現[D].北京：北京郵電大學碩士論文，2008.
[4]尤衛軍.移動辦公平臺的實現方式[J].科技創新導報，2012（2）.http：//.cn/Article/CJFDTotal-JSJS201202015.htm.
[5]王穎.移動辦公綜合適配方案研究[J].數字通信，2011（12）：36.
[6]溫國興，錢旭菲.利用移動信息化技術實現移動辦公.http：//.cn/news/rdzt/bjdl/yxzp/jsyy/yxj/t20110104_624963.shtml.
[7]張璞，文登敏.基于J2ME和J2EE的移動電子商務系統的研究[J].成都信息工程學院學報，2006（4）：504-507.
[8]羅勤.基于J2ME的移動辦公系統的研究與開發：[碩士學位論文].大連：大連海事大學，2005.
[關鍵詞]文書檔案管理；辦公自動化；問題；應用策略
中圖分類號：S182文獻標識碼：A文章編號：1009-914X（2018）04-0273-01
引言
當前，信息技術的大范圍應用使人們的生活習慣和工作方式有了很大的改變，使得文書檔案管理的自動化具有了現實基礎。傳統紙質文書檔案管理的弊端日益凸顯，為了提高檔案管理工作效率，就要將辦公自動化應用到文書檔案管理工作中。然而，在實際的應用過程中還存在著諸多的問題，如電子文件的保密性缺乏保障、檔案管理人員的技術水平較低等，這就需要我們采取有效的措施，不斷提高文書檔案管理的辦公自動化應用水平。
1辦公自動化在文書檔案管理中應用的意義
1.1提高檔案管理的效率
在傳統的文書檔案管理的過程中，檔案資料的收集、整理與儲存都是由人工進行操作的，這樣不僅效率低，同時還會造成大量的人力、物力與財力的浪費，使檔案管理服務與人們的實際需要存在著一定的差距。將辦公自動化應用到文書檔案管理中，就是利用計算機信息技術處理檔案內容，計算機的運算速度較快，并且能夠很好地對信息進行處理，保證檔案資料能夠在短時間內處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
1.2推動文書檔案的標準化與規范化進程
將辦公自動化應用到文書檔案管理中，可以推動文書檔案的標準化與規范化進程。文本歸檔工程主要包括兩個方面的內容：第一是歸檔工作以紙質文檔為對象；第二是歸檔工作以電子文書為歸檔對象。利用網絡對文書進行歸檔，在一定的標準與要求下進行文書管理與檔案管理，對每一個環節都進行規范，并對管理權限與具體內容加以解釋說明，這些內容規范和權限，不但是文書檔案辦公自動化操作的現實基礎，還給文書檔案管理工作提供了管理依據。
1.3節省了存儲空間
在傳統的文書檔案管理中，一般都會占用大量的空間進行存儲，而將辦公自動化應用到文書檔案管理中，可以大大節省存儲空間。在自動化的發展環境下，相關設備得到了進一步的普及，許多的文書檔案都是以電子文件的形式呈現在大家面前，這就會大大節省檔案的存儲空間。在今后的發展過程中，電子檔案的數量會變得越來越多，因此在查詢的過程中也需要采用電子化的方式進行，相信在不久的將來，辦公自動化將會得到進一步的普及，更好的為社會發展做出貢獻。
2文書檔案管理中辦公自動化應用所面臨的問題
2.1電子文件的保密性缺乏保障
對于電子檔案管理來說，由于其是一種動態的管理方式，它具有開放性與共享性的特點，所以電子檔案資料的保密性缺乏保障，具體表現為如下幾點：第一，雖然電子檔案在處理過程中會使用偽造技術，但在原文件上處理會導致文件內容發生一定的變化，其痕跡不會得到保障；第二，文書檔案在傳輸的過程中會根據需要進行修改排版，而資料中的蓋印與簽名無法進行修改，這就使得文書檔案資料無法保持最初的形態；第三，隨著近年來網絡黑客、竊密技術的不斷發展與提高，從而使電子文書檔案的保密性受到威脅。
2.2檔案管理人員的技術水平較低
由于電子文書檔案管理工作具有較高的技術性與專業性，所以其對檔案管理人員的要求也比較高。對于檔案管理人員來說，其不僅要掌握一定的檔案管理方法，還要具備相應的計算機操作技術，能夠靈活運用檔案的信息管理軟件。然而，從當前情況來看，雖然文書檔案管理人員大多數都掌握了先進的檔案管理技術，但信息處理技術操作水平較低，在文書檔案管理辦公自動化的處理過程中缺乏專業復合型人才，對文書檔案管理工作的開展勢必會造成一定的影響，難以提高文書檔案管理水平。
3文書檔案管理的辦公自動化應用策略
3.1提高文書檔案的安全性
為了將辦公自動化更好的應用到文書檔案管理中，就要采取相應的措施，提高文書檔案的安全性。首先，可以利用縮微技術將蓋有印章、帶有手跡或字跡模糊的文書檔案轉變為圖像性質的電子文件，這樣不僅可以避免電子文件文化檔案被篡改，還能夠減小文書檔案的存儲空間，有利于文書檔案的長期保存；第二，采用專用軟件對電子文件文書檔案進行加密處理；第三，將電子文件進行備份與驗證，以避免電子文件的丟失與失真。對于需要進行永久保存的電子文件，還要將其制成紙質文件或縮微品；第四，利用路由器和防火墻等措施實現辦公自動化內部網絡和外網的隔離，保證辦公自動化網絡的安全。
3.2提高檔案管理人員的綜合素質
檔案管理人員作為文書檔案管理的核心人物，對文化檔案管理的有效性起著十分重要的作用，因此，要想提高文書檔案管理的辦公自動化應用水平，就要提高檔案管理人員的綜合素質。首先，改善硬件環境，加大硬件建設與投入的力度。只有在不斷增加現代化硬件設施投入的基礎上，檔案人員才能對這些設備了解、學習直至熟練運用，達到增強業務技能、提高管理水平的效果；其次，以“自學為主，培訓為輔”的模式，逐步形成可持續終身教育機制。通過不斷學習獲取知識是提高素質的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分；最后，促進檔案部門間與區域間的相互交流與合作，不斷擴大自身的交際面。通過進行經常性的交流與溝通，可以借鑒兄弟單位的經驗與方法，通過利用網絡與現代通訊技術，來對檔案管理人員的信息源進行擴充，培養其創新思維。
3.3將文書檔案管理技術操作標準統一化
在文書檔案管理工作中，為確保辦公自動化的實際應用價值得到最大程度的發揮，應當準確把握文書檔案管理的綜合需求及具體特征，在科學化分析的基礎上，對辦公自動化軟件加以優化利用，統一文書檔案管理技術操作標準，保證文書檔案管理中辦公自動化軟件具備良好的應用性能，使其能夠更好的滿足文書檔案管理工作的需求，促進文書檔案管理工程的順利開展。另外，將辦公自動化應用到文書檔案中，應當確保其具有強大的系統功能，并要對相關技術參數進行規范，使文書檔案管理的數據轉化與數據接口具有一定的標準性與可靠性，從而促進電子文書檔案安全性和可靠性的有效提升。
結束語
綜上所述，在文書檔案管理中應用辦公自動化具有諸多的優勢，為了將辦公自動化更好的應用到文書檔案管理中，就要提高文書檔案的安全性，提高檔案管理人員的綜合素質，將文書檔案管理技術操作標準統一化，不斷提高文化檔案管理的辦公自動化應用水平。
作者：張曉霞
參考文獻
[1] 宋玲玲.談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江科技信息，2017，03：196.
[2] 張泰.試論文書檔案管理的辦公自動化應用[J].現代國企研究，2017，10：82.
【關鍵詞】JavaEE架構；辦公自動化系統；SQL Server 2008
0.引言
當今社會步入高速運轉的信息時代，高職院校對信息需求在不斷增長，要求信息能夠高速傳遞、高度共享、高效處理。本文通過研究與設計適合于高職院校的辦公自動化系統，為學院教學職能部門提供現代化的日常辦公條件及豐富的綜合信息服務，實現學生和教師檔案等各類信息管理自動化，實現日常業務工作的電子化和規范化，增強信息的可管理性，真正實現“無紙化”辦公。
1.JavaEE架構與數據庫的選擇
1.1 JavaEE架構
JavaEE是SUN公司提出的一套用于實現分布式計算的API、服務和協議的集合，并在1998年確定為Java企業版標準。它為分布式的企業級應用軟件開發提供了相關標準和技術框架，其目標是為開發人員提供支撐工具，以便降低開發復雜性，縮短開發周期，提高系統性能。JavaEE架構作為一種規范，它所提供的中間層集成框架可以滿足在投資有限的條件下實現高可用性、高可靠性和可擴展性應用的需求。由此提供統一的開發平臺，能夠減少開發多層應用的費用和復雜度，支持現有應用程序集成，支持EJB，支持打包和部署應用，支持目錄添加功能，提高系統使用性能，增強系統安全機制。
目前，JavaEE的多層企業級應用模型將兩層化模型（Client/Server）中的不同層面切分成許多層，這種應用能夠為每種不同的服務提供一個獨立的層。典型的JavaEE架構劃分為四層結構：客戶層組件（運行于客戶端機器上）、Web層組件（運行于JavaEE服務器上）、業務邏輯層組件（運行于JavaEE服務器上）、企業信息系統（Enterprise information system）層軟件（運行在EIS服務器上）。
1.2數據庫的選擇
當前，市面上存在多種形式的數據庫，包括SQL Server 2008、Oracle、DB、Access、MYSQL等。SQL Server 2008是由SQL Server長期對數據庫的研究的成果，它具有如下特點：
安全性：SQL Server 2008數據庫通過更新與改進多方面的性能，大大提高了其數據安全性。
智能性：SQL Server 2008數據庫相比較傳統SQL Server數據庫，采用模擬智能控制，即只有在用戶輸入相關指令后，系統才會有所響應、然后及時執行相應工作。
高效性：SQL Server 2008 數據庫平臺綜合了前幾代SQL Server數據庫的優點，在處理數據信息及進行管理工作時更為迅速、快捷。
由于SQL Server 2008具有安全性、智能性、高效性等特點，基于JavaEE的高職院校辦公自動化系統選擇了SQL Server 2008數據庫。
2.基于JavaEE 的高職院校辦公自動化系統的需求分析
本論文所設計的辦公自動化系統是根據實際調研，了解了高職院校教學職能部門實施教學與行政雙管理的實際情況而開發的網絡管理信息系統。該系統可以更加全面的收集教學職能部門教職工和學生的信息，同時也真正實現無紙化辦公，提高教學職能部門日常辦公的工作效率。
系統的研究與設計就是為了實現高度信息化，要求做到：計算機辦公自動化為主導，傳統的手工處理方式作為輔助或補充；教學職能部門的教學和行政管理工作實現制度化和流程化，將管理人員的管理工作更多地投入到教學改革中去，真正提高教育教學管理水平。
3.基于JavaEE 的高職院校辦公自動化系統設計與實現
基于JavaEE 的辦公自動化系統實現了登錄模塊、行政事務處理模塊、教師教學管理模塊、學生就業管理模塊和權限設置模塊等許多功能模塊。對于基于JavaEE 的辦公自動化系統的主要功能模塊，具體設計如下。
3.1登錄模塊
登錄模塊用戶進入系統進行相關操作的入口，本系統設置的登錄界面上，有分別用于輸入用戶名和密碼的兩個輸入框。輸入用戶名并輸入相應的密碼后，再選擇某一類登錄身份（部門、教師或學生），系統將判定用戶信息的合法性，若合法就進入系統，否則提示錯誤。
3.2行政事務處理模塊
行政事務處理模塊實現了新聞通知的、部門考勤和各類日常使用的表格下載。
3.2.1新聞通知
該子模塊位于主菜單“行政事務處理”下，用戶進入主頁面中可以瀏覽最新的新聞通知。該功能的權限只設定給各部門的系統管理員使用。
3.2.2部門考勤
部門考勤是根據學校的考勤制度專門開設的功能模塊。考勤表中包括姓名、滿勤、事假、病假、產假、計生、探親、婚喪、工傷、加班、夜班、礦工、遲到、早退、學習假、備注等項目。
3.2.3表格下載
為滿足用戶日常工作中涉及到的事務申請，本系統開設了“申請下載”模塊，包括工會會員申請、用車申請、假期申請、調停課申請、經費申請、離職申請等。
3.3教師教學管理模塊
該模塊主要實現了教職工基本信息和所授課程的信息管理。
3.3.1教職工基本信息
教職工基本信息包括工號、姓名、性別、民族、籍貫、出生日期、工作時間、身份證號、外語水平、家庭住址、政治面貌、職務、職稱等。
3.3.2所授課程信息
按課程所授課程信息是指教師每學期所授課程的基本信息，這些信息包括授課學期、授課課程、授課專業、學分等。
3.4學生就業管理模塊
該功能模塊是為畢業班學生開設的。它主要包括兩大塊：職業資格認證情況和就業服務指導。就業服務指導包括就業崗位推薦、實用表格下載等。
3.4.1職業資格認證情況
該模塊主要是為使學生實現“雙證畢業”以提高學生就業競爭力的信息統計，主要信息包括證書名稱、發放時間、發放單位等。
3.4.2就業服務指導
通過該模塊，學生可以從中查閱最新的崗位推薦、就業指導，還有相關的表格下載，包括簡歷模板、自薦表等等。
3.5權限設置模塊
為防止因非法操作照成系統損害、數據丟失或其他不良后果，本系統中不同的用戶身份設置了不同的權限。本系統是在部門（即部門管理員）、教師、學生三個層面上使用，對其權限的處理方式會更加的直觀、易操作。
4.結論
本文介紹了一種基于JavaEE架構的高職院校辦公自動化系統的研究與設計，依托網絡平臺實現了行政事務處理、教師教學管理、學生就業管理等教學職能部門的基本工作。實踐證明，采用JavaEE平臺開發的高職院校辦公自動化系統，不但技術可行、投入合理，而且便于后期的維護和升級。下一步我們將繼續擴充和完善本系統的功能，為高職院校教學職能部門提供更好的教學管理和行政辦公支持。
【參考文獻】
[1]田祎敏.基于J2EE的辦公自動化系統的設計與實現[J].電腦與電信，2011，（11）：56-57.
[2]余峰.SQL Server 2008數據庫的安全性分析[J].計算機光盤軟件與應用，2012，（8）：37.
