發布時間：2022-03-30 18:24:27
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案工作論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
[論文摘要]文秘工作是以為領導機關工作運轉和領導者決策服務為宗旨，在文件、會議、辦事等方面所從事的輔、參謀性、事務性工作。文秘工作既不同于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有自己質的規定性，將對如何做好文秘工作促進檔案管理工作展開討論。
[論文關鍵詞]文秘工作檔案管理
一、提高對文秘工作重要性的認識
文秘工作是以領導機關工作有效運轉和為領導者決策服務為宗旨的，輔助于文件、會議、辦事，為其做好參謀，處理好事務性工作。文秘工作既區別于領導工作，又不同于業務部門的工作，同社會改造活動一樣，文秘工作具有特定的規范性，主要有以下幾方面：
一是文秘工作的從屬性。文秘工作歷來都是從屬于一個領導機構的。它的活動內容主要是圍繞著領導機關和決策者，為保證順利工作而提供方便條件的。在實際工作中，文秘及其他工作人員需要為領導思維、決策提供信息，提供方案，做好決策前準備工作等；需要及時抓住市場信息，如客戶來電話咨詢工程項目的設計或客戶前來咨詢工民建或城市規劃設計等相關問題，及時與領導、工作人員聯系或直接給予解答；需要做出積極的反應，抓住商機，為領導機關的工作運轉和領導者的決策提供輔工作。
二是文秘工作的綜合性。文秘工作大多很被動，很少能按照自己的意圖安排工作，常常是來了電話處理電話事務或收發傳真，有了文件取送處理文件，來了客戶接待客戶。協調上下級事務，這也是文秘工作從屬性所決定的。但只要動腦筋，想辦法，凡事超前儲備經驗，進行預測，有多種準備和處理方案，就有望把被動變為主動了。
三是文秘工作的服務性。文秘工作的服務性也是事務性，服務性是由從屬性決定的，這是文秘工作的重要特點
二、加強檔案管理勢在必行
文秘工作的性質決定了文秘部門加強檔案管理勢在必行，極為關鍵。
首先，文檔工作離不開檔案管理。文秘工作的性質在實踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上呈下傳的文件材料，這些文件要及時遞呈領導批閱，然后催辦、歸檔，會直接影響整個企業的工作效率；能夠使企業更好地貫徹落實好上級領導部門的精神；為設計人員提供學習進修的信息，使設計人員的技術水平不斷提高，有效地促進經濟效益。可以說，文秘工作的優質服務對墾區的經濟和社會建設都在起著不可估量的作用。因此，以基礎檔案管理為起點，規范運作方法才能夠有效地推動文秘工作規范有序地健康發展。
其次，搞好檔案管理能夠保證文秘工作的科學性和全面性。重大活動重要的信息來源和物質基礎直接關系到文秘工作的科學性、全面性。檔案資料科學性、準確性增強，全面性、可選性擴增，是文秘工作科學、準確、全面開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文秘工作的必然要求，也是非常重要的管理手段和工作任務。
三、文檔工作要更好地為經濟建設服務
文秘部門要加強檔案管理，更好地為經濟建設服務，應從以下幾個方面入手：
一要建立健全檔案管理機構的職能建設，明確分管部門，為檔案管理提供有力的組織保障，并著力開展檔案管理標準、規范的研究制定工作，保證為領導決策提供信息的方向性和準確性。
二要加快檔案信息化建設步伐，提高檔案工作現代化水平，努力做好檔案“三網”（局域網、黨政網、互聯網）“一庫”（數據庫）建設，保證為領導提供決策信息、決策方案的及時性和全面性。
三要及時做好電子歸檔及規范管理工作。主動介入本單位辦公自動化、電子政務建設，通過技術支持與制度建設，建立完善的電子文件歸檔機制，加快實現電子文件與紙質文件同步歸檔和有效管理，從而保證為領導工作和決策服務的科學性和安全性。轉貼
四要建立健全檔案管理的保障制度。如檔案信息的專報專題研究制度，編輯、指導、篩選、送審以及追蹤反饋制度等。
五要嚴把工程檔案歸檔質量關。這是做好竣工檔案管理的關鍵。高質量的工程檔案來源于領導的重視，來源于工作人員的群體意識，來源于工作程序的合理和管理制度的健全。在領導重視的良好基礎上，檔案員參加工程竣工驗收，參加科研成果鑒定，參加新設備購進開箱是“三參加”的重要內容，也是加強重點工程檔案管理的關鍵。因為要做好重點工程檔案管理，首要的任務就是明確質量標準，把住重點工程竣工檔案的歸檔質量。黑龍江省農墾建筑設計院建筑設計具備國家甲級資質、城市規劃具備省乙級資質、公路行業具備省丙級資質。該院領導十分重視設計工程竣工檔案歸檔工作，每項工程從初設到竣工驗收都層層嚴格把關。
其主要內容是按合同要求，在合同任務書、地質報告、設計方案、報批圖、施工圖、效果圖、質檢、檔案、設計資質等方面，要求建筑設計師、結構設計師、水暖電氣設計師、城市規劃設計師都必須肩負起責任。
四、結束語
作為一名文檔工作人員必須嚴把設計竣工檔案的歸檔質量，歸檔的設計竣工檔案必須達到完整、準確、系統的要求。完整的標志就是指按照要求，將形成的各種形式、種類載體、各種內容的歸檔資料從建設項目的提出、立項審批、勘察設計、到竣工驗收全過程形成的應歸檔的文件都要收集齊全；準確的標志是指檔案的內容需真實地反映工程竣工時的實際情況和建設過程，歸檔的竣工資料與實物一致，圖物相符，賬圖相符，技術數據可靠，簽字手續完備，施工中的設計變更按有關規定進行個性補充或重新繪制，不允許有任何差錯;系統的標志是指文件材料的整理要遵循其自然形成規律和成套性的特點，保持文件材料之間的有機聯系，進行科學分類和系統排列以便于保管和利用。只有這樣，才能保證為領導和部門有效的服務，更好地優化檔案管理，做好文秘工作。
參考文獻：
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一、文檔一體化與文件中心的理論依據及其必要性
所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。
文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。
文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態的、連續的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正常現象。要解決這一實際工作的難題必須實現文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現行和半現行階段都具有不穩定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。
依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。
文檔一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。
文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。
隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。
最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現狀。檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。
一、公文制發是推進檔案工作規范化、標準化的基礎性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節
相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
城建檔案是指在城市規劃、建設及管理工作中形成的應當歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城建檔案是城市規劃、建設和管理的重要基礎資料,是建設各主管部門依法實施行政管理、行政許可、市場監管和執法監督的重要依據,是抗震防災、應對突發事件的重要信息,也是工程建設、維修養護、改建擴建、審計稽查、維護權益的可靠信息和憑證。城建檔案工作就是圍繞城市建設開展的一系列檔案管理工作包括檔案的收集、整理、保管保護、鑒定、統計、開發利用等,是城鄉建設事業的重要組成部分。按照國務院《科技檔案工作條例》(國發[1980]302號第二十八條,大中小城市都應建立專門的城建檔案管理機構,特別是大中型城市必須建立城建檔案館,收集和保管本城市應當長期和永久保存的基本建設檔案。小城市和縣鎮按照要求,也要建立城建檔案館或設立城建檔案室,并配備專職檔案管理人員。
2城建檔案工作現狀分析
目前,全國80%的縣級建設行政主管部門設立了城建檔案室(館),大中城市普遍建立了城建檔案館,負責收集、保管和提供利用本地區形成的城建檔案,相當一部分城建檔案館(室)被賦予“城建檔案管理處(辦公室)”職能,指導監督本地區城鄉建設檔案工作,形成了“一個機構、兩塊牌子”的工作體制。許多地方和部門以及建設單位,將建設項目檔案工作作為工程建設的重要內容,納入項目建設管理計劃和工作程序、崗位責任制,逐步走上良性發展的軌道。各建設行政主管部門將工程檔案管理納入規劃許可、施工許可和備案管理程序,普遍推行“一書一證”制度(即工程開工前建設單位要與城建檔案館(室)簽訂《建設工程檔案報送責任書》,工程竣工驗收備案前要由城建檔案管理部門出具《城建工程檔案驗收合格證》),工程檔案接收率達90%以上。城建檔案館(室)檔案數量快速增長,各館配備了相應的硬件設備,如密集架、計算機、掃描儀、溫濕度自動監控設備等,按照國家標準《城市建設檔案著錄規范》、《建設工程文件歸檔管理規范》和建設部頒布的《城建檔案分類大綱》、《城建檔案保管期限與密級劃分》等一系列技術規范整理檔案,檔案規范化、現代化、信息化程度大大提高,村鎮建設檔案工作開始起步,各地積極貫徹《城市地下管線工程檔案管理辦法》,初見成效。
湖南省株洲市城建檔案館(城建檔案管理處)2004年晉升為“國家一級城建檔案館”;縣級城建檔案館(室)在各級領導的高度重視和支持下逐步發展壯大。醴陵市2006晉升為省一級城建檔案館,攸縣設立專門的城建檔案館,株洲縣、茶陵縣、炎陵縣等建設局設立了專門的檔案室。無論是人員配置、庫房建設都相應的增加和擴大,整個縣(市)館藏由原來的幾千卷上升到3萬余卷。
我國已進入全面建設小康社會和構建社會主義和諧社會的新階段,各地各部門正全面落實科學發展觀,統籌城鄉發展,開展社會主義新農村建設,推進城鎮化進程,在這種形勢下,城市建設事業將獲得前所未有的發展,對城建檔案工作提出了更高的要求。城建檔案工作面臨新挑戰,出現了新的問題和不足:城建檔案的服務效能有待提高;地下管線工程檔案管理滯后;信息化、數字化建設步子不大,建設檔案工作仍然停留在“收集保管型”,沒有實現向“信息服務型”的根本轉變。
3創新工作機制,積極為城市建設和經濟發展服務
挑戰意味著機遇,問題就是機會。我們必須抓住機遇,解放思想,與時俱進,創造性地開展工作,建立城建檔案信息資源主動服務工作機制,把城建檔案工作推向新境界,使之在社會主義和諧社會建設中取得突破性進展。立足構建社會主義和諧社會對城建檔案工作的要求和當前形勢,努力創新城建檔案工作機制,積極為城市建設和經濟發展服務,我認為應做好以下幾點:
3.1抓好重大建設項目檔案工作,加強對重要數據的收集,將城建檔案館(室)建設成為城市建設重要數據的備份中心。
積極實施重大建設項目檔案工作全過程管理,即以項目法人為管理核心,以納入合同為管理依據,以監理控制為重要手段,在檔案行政管理部門、專業主管部門、城建檔案部門及項目建設、設計、施工、監理單位全方位參與下,實施事前介入、事中控制、事后稽查、驗收把關的全過程控制的新的重大建設項目管理模式。國家對城市防災抗災,應對突發事件和反恐怖等工作十分重視,各城建檔案館(室)應緊密配合有關部門預防和應對城鄉突發事件,一是做好重要工程包括重要建設、地下管線、人防工程、防洪工程等檔案的收集管理;二是加強與政府公共安全和應對突發事件機構的合作,做好重點檔案的備份和安全保管,建立緊急情況下重要工程檔案的利用機制和受損恢復機制;三是加強對重要工程檔案的研究分析,為制定應急預案和搶救方案提供及時準確的服務。
株洲市城建檔案館在抓好重大項目檔案工作方面取得了一定的成效。通過加大業務指導工作力度,工作人員經常性地深入施工現場,跟蹤服務,及時介入,多方協調,進行業務指導,確保了資料收集的完整性和及時性。2001年至2006年,全市共辦理竣工驗收備案項目1591項,重點工程210項左右,僅2005、2006年共收集重點工程檔案約4000卷。6年來新增入庫檔案約38000卷,為全市城市建設發展做出了一定的貢獻。
3.2加強地下管線工程檔案的收集管理,將城建檔案館(室)建設成為本地區地下管線工程檔案信息中心。
地下管線是城市的生命線。2005年建設部136號令頒布了《城市地下管線工程檔案管理辦法》。各級建設部門要建立配套政策措施,納入行政審批環節,把《辦法》所規定的查詢制度、告知制度、竣工測量制度、檔案移交制度、預驗收制度、檔案動態管理制度、責任制度等,納入規劃管理、施工管理、備案管理相關環節,建立起各部門、各行業加強協調、分工合作、密切配合、資源共享的地下管線檔案信息管理體制和運行機制,保證各類地下管線檔案信息及時移交,借助計算機、網絡技術等現代化管理手段,建立城市地下管線信息管理系統,為城市建設提供高效優質服務。
2004年,長沙市城建檔案館通過省、市人大出臺了《長沙市城市地下管線工程檔案管理條例》,通過行政執法和地下管線工程檔案業務指導以及檢查督促,推動了地下管線工程檔案工作全面發展。目前,全市包括引水、供水、排水、燃氣、通信、電力等專業管線工程檔案都做到了業務指導到位、檔案編制規范、收集工作有力、報送移交及時;2005年至2008年共接收各類管線工程檔案4000多卷;并根據城市隧道工程、輕軌工程的發展,適時跟進,出臺了一系列規范文件,主動提供優質服務。特別是在地下管線檔案信息中心建設方面,長沙館自2006年以來,通過市財政投入3370多萬元,完成了“長沙市地下管線信息化工程(一期)”,實現了地下管線信息的動態管理,把長沙市城建檔案館打造成了城市規劃、建設和管理以及長沙市經濟社會數字化發展的基礎工作平臺,充分展示了城建檔案工作在城市建設和經濟發展的作用。
3.3推進城建檔案工作信息化,實現由“收集保管型”向“信息服務型”的轉變。
當前我國信息化建設正在進行戰略轉型,即從信息技術階段轉向信息資源階段,從基礎設施建設階段轉向深入應用階段,從數量建設階段轉向質量建設階段,從粗放配置階段轉向集約經營階段。檔案是國家的基礎性原生性信息資源,檔案部門是信息資源大戶,檔案工作從本質上來說就是信息化工作,面對國家信息工作戰略轉型,檔案工作特別是檔案信息化工作必須轉變工作思路,把重點轉移到加快檔案信息化資源建設,發揮檔案信息資源的重要作用上來。
當前多數城市采用計算機管理系統對城建檔案進行管理,不少城市開設了局域網,有的開始建設數字化城建檔案館,但各地發展極不均衡,距離社會主義和諧社會對“信息化服務”的要求甚遠。各城建檔案部門一定要認清形勢,居安思危,積極應對,國家檔案局、國務院信息化工作辦公室于2006年9月聯合啟動了檔案信息資源開發利用試點工作。試點確定了6個方面主題和16個試點單位,其中沈陽市房地產檔案館與另外兩家單位聯合承擔“檔案信息資源社會化服務”的試點任務,要求對利用信息化手段、采取不同運行機制、運用多種形式對檔案信息資源進行深度開發、提供社會化服務等方面工作進行探索實踐、總結歸納。各城建檔案部門應主動融入對接全國檔案信息化工作,努力把城建檔案館(室)建設成為本地區建設信息資料中心。“十五”期間,株洲市城建檔案館先后投資60余萬元,用于聲像設備和計算機信息化建設。安裝了局域網,開發了“城建檔案信息系統”,建立了株洲市城建檔案信息網站,逐步實現了城建檔案收集、管理、利用、統計的現代化,結束了手工操作和人工查閱的歷史。建館以來,共接待查閱利用者36980人(次)、查閱檔案35019卷,復制資料50000余份,為城市建設、重點工程建設提供了大量的基礎資料,也為全市各行各業及人民群眾改擴工程、解決糾紛、補辦手續、史志修編、新聞宣傳等提供了大量服務,創造了可觀的經濟效益和社會效益。
3.4抓好村鎮建設檔案工作,為社會主義新農村建設服務。
總理在今年的《政府工作報告》中提出,要切實把國家基礎實施建設和社會事業發展的重點轉向農村,大力加強農村基礎設施建設,加快農村水利、道路、電網、通信、安全飲水、沼氣等設施建設,集中力量用兩到三年時間基本完成全國大中型和重點小型病險水庫改造。各地建設規劃部門必須加強與檔案、民政、農業等部門的合作,將村鎮建設工程檔案管理納入三農工作、村鎮建檔工作,進一步納入村鎮建設工程規劃管理、施工管理、備案管理程序,保證村鎮建設檔案的收集、保管和開發利用。
對株洲市各縣(市)村鎮建設檔案工作來說,一是要進一步建立健全工作機構,提高工作人員素質。特別是在鎮一級,一定要指定專人負責,目前鎮域規劃建設發展很快,建設檔案工作要跟上新農村建設步伐,不能留下空白。二是要進一步加大投入,提高硬件配置,落實工作場地和檔案保管庫房,配備必要的工作設備設施,改善技術工作條件。三是要進一步爭取領導重視,努力用好地方政策,以有為爭有位,不斷打開工作局面。四是要進一步營造城建檔案工作一盤棋的工作氛圍,加強市、區縣(市)、鎮建設檔案工作聯動,建立信息員隊伍和工作網絡,開展業務培訓,加強橫向交流,增強建設檔案工作為社會主義新農村建設服務的整體實力和成效。
做好城建檔案工作,服務和諧社會,是我們每個檔案人應盡的職責。認認真真工作,踏踏實實做人,敢于創新,城建檔案事業正如這五月石榴花一樣,將會綻放出艷麗奪目之彩!
參考文獻:
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要想有創新行為首先要有創新意識，思路決定出路，檔案工作創新的前提是管理思路的創新。管理創新的過程將始終貫穿著觀念創新的思想，觀念創新就是使管理創新得以成功的保證。管理創新必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。本著“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足全社會用戶和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值走向，以創新理念和創新行為來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設備和館藏，而應主要看檔案館對資源的開發利用程度和服務效果。檔案館的管理工作重心要從對館舍設備、檔案資料的管理轉向對用戶和檔案員的管理。
2、檔案管理工作模式的創新是基礎
檔案工作管理模式的更新，是實現檔案事業創新發展的重要因素之一。高校檔案館雖屬機關部門，但大多屬于非獨立結構，一般情況下掛靠校辦，或者是校辦的一個科室，其職能主要是執行而非決策。隨著高校管理體制改革的深化，一些高校管理者逐步認識到檔案管理工作的地位和作用，在高校機構改革中，先后將檔案管從校辦或其他部門分離獨立起來，升格為直屬單位，變成檔案管理的職能部門，由被動執行變為主動決策，對促進高校檔案管理變革具有重要意義。檔案工作的技術手段和條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。要加強計算機檔案管理軟件的開發，將計算機作為方便管理的重要工具，進一步合理有效利用。只有這樣，才能實現高校檔案工作的超越，呈現高校檔案事業不斷發展的前景。
3檔案管理工作機制的創新是關鍵
要打破檔案管理思路呆板和管理模式陳舊的格局，重要的是要有管理機制的創新。長期以來，檔案管理工作以經驗管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經驗為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產生不思進取的思想，更談不上去創新。必須引進競爭激勵機制，從源頭上解決創新的根本問題。積極推行全員聘任競爭上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，使每個人都有危機感，從而激發工作活力，最大限度地挖掘個人潛力，充分調動積極性，使檔案工作呈現出充滿競爭活力、開拓創新的新局面。要建立一些相應的創新激勵機制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，將個人創新的內容作為考核的重要指標，并與勞動報酬、晉職掛鉤，努力營造一種鼓勵創新的氛圍和環境，促進檔案工作的良性發展。還要加強館員的在職培訓及繼續教育，以保證專業知識的更新和擴充，防止其老化或停滯不前。
4運用檔案管理的現代手段，科技興檔
信息化為檔案資源管理與開發利用提供了新的途徑，也為推進檔案事業的跨越式發展提供了強有力的支持，檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，檔案館要積極參與學校辦公自動化系統的設計與建設，提出檔案管理方面的要求和建設。認真研究解決檔案現代化管理與學校辦公自動化的銜接問題，研究解決文檔一體化問題。要努力實現裝備技術現代化，解決手工操作運轉速度慢、效率低的問題，積極運用網絡、數碼等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使檔案管理手段由舊變新。采取多種形式，主動地把檔案工作重點與學校中心工作結合起來，為教學、科研服務，使高校檔案管理
走上主導地位，實現管理手段方式的社會化、多元化和優質高校化。
5人才資源的創新
要樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案專業人員成長和工作特點，努力營造一種尊重個性，鼓勵創新，信息理解的良好環境，努力造就一支政治強、業務精、工作實、紀律嚴的專業人員。發揮館員主觀能動性，內凝外聯，改革創新，整體推進。要強化校內宣傳，取得學校各方面的理解和支持，不斷把學校檔案工作推陳出新。要完善檔案干部終身教育體系，不斷提高檔案培訓質量，提升現職檔案人員的文化和專業程度，切實增強檔案干部和館員運用專業理論解決實際問題的能力，特別要加大對優秀青年檔案工作者的培養力度，鼓勵館員利用業余時間參加各種繼續教育課程的學習，加強多層次復合型專業人才隊伍的建設，注重在實踐工作中培養鍛煉人才。
總之，檔案部門無論是在業務工作方面，還是在管理服務工作方面，都要努力做到不斷創新，做到人無我有，人有我優，人優我新，這樣檔案工作才能有高度、有特色，才具有生機和活力，從而實現檔案事業的持續快速發展。
參考文獻
[1]夏晴.高校檔案的系統管理[M].南京大學出版社,2002
[2]周曙東.電子商務概論[M].南京：東南大學出版社，2002
所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：1電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業務管理工作的影響
1傳統的檔案工作以紙質文件材料為工作對象，而應用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質檔案的管理工作經過長期實踐，已總結出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點，也是文書工作和檔案工作的結合點，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產生，隨時更改，存貯在計算機磁盤或光盤中。因此，它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應包括該文件的讀取軟件甚至操作系統。
2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實體分類也可能將被概念分類整理所取代，因為實體分類的結果只能體現一種屬性聯系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當今電子文件的環境中，文件的形式特征和內容特征均發生了變化，電子文件可以通過計算機系統進行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進行象紙質文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據不同的需要，利用辦公自動化系統對電子文件進行自由組合分類。
3由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內容、標準均將發生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統。根據傳統的檔案價值鑒定理論，文件應根據其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質文件有許多不同之處。
三、電子文件對檔案學理論的影響
1對檔案本質屬性的影響
原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動化系統中，電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，它便于修改、便于復制的特性，使得最能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件是計算機文字處理系統中的最后一個文本，沒有草稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機器上隨時方便地復制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉化為檔案的關鍵，也是賦予檔案本質屬性新的內涵的客觀需要。對檔案來源原則的影響
來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。傳統的觀點認為源于來源原則的檔案檢索系統必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機構及其文件的基礎上。只有根據其來源，從形成者的法律責任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴格對應于現存的機關、組織、機構這一現象而產生，人們可以根據需要隨時對文件信息復制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。
3對檔案學理論研究內容的影響
檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象自然也就發生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補充，原有的檔案學科體系也將得到充實和完善。所有這些研究課題都應圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。
四、檔案界所應采取的對策
1做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領域，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。
2解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時間短，缺乏實際貯存的驗證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進行深入研究和探討的重要課題。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。
1思想意識上的創新
很多時候變革之所以不能發生，是因為人們缺乏變革的意識，缺乏創新的動力。作為檔案管理人員，首先要從主觀意識上做一位現代人，對新生事物不抵制、不反感，而應該懷著一種熱情去擁抱這些新的事物。世界每時每刻都在發生著變化，變化的產生離不開創新的人。因此，我們不能止步不前，傳統守舊，而是要勇于突破，不斷超越自己，將鮮活的人生態度和思想觀念注入到我們的檔案管理工作當中，不斷提高我們的服務水平。
1）檔案人員應當重視觀念更新。作為一名檔案管理人員，我們要踏實工作，敬業奉獻。然而，我們也要富于創新意識和創新的精神和能力。我們的腦子要靈活，眼界要放寬，要利用一切空閑時間去了解這個世界的新變化，把吸取來的新觀念和思想運用到我們的檔案管理工作的創新上面。我們要通過思想觀念的創新和工作方法的創新，讓檔案創造出更豐厚的社會效益和經濟效益。檔案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是檔案工作者的優良傳統。然而在當今社會，檔案工作者一方面要耐得住清苦，繼續踏踏實實工作；另一方面也要通過檔案工作者的開拓與創新，使檔案工作產生一定的經濟效益，提高檔案工作的自身價值，發展檔案事業。
2）檔案人員要有過硬的業務技能。檔案管理工作兼具業務性和管理服務的雙重屬性。從事檔案管理工作的人員需要同時具備高超的業務功底，同時也需要具備過硬的管理水平和全心全意為人民的服務意識。檔案管理工作人員的業務技能不僅包括傳統的分類、整理等工作技能，也包括由信息技術發展所帶來的新的技能。如開展信息化檔案管理工作所需要的計算機的應用能力，信息系統的開發維護能力等。伴隨著信息系統的生成，作為一名檔案管理工作人員，要學會熟練的對信息系統加以使用，讓信息系統真正為自己的檔案管理工作發揮實效，通過信息系統的輔助使得自己的管理觀念和方法都能得到創新提高。另外全心全意為人民服務的意識和熱情，是檔案管理工作人員素質不斷提高，工作水平不斷進步的動力源泉，如果缺乏這種意識和熱情，工作人員所表現出來的往往是消極懈怠，敷衍了事，這種情況需要加以避免，最好從制度上加以遏制。
3）檔案人員應當拓寬視野、豐富知識。檔案人員平時的工作比較瑣碎枯燥，因此，豐富的業余文化生活不可缺少，這將會拓寬工作人員的視野，愉悅他們的心情，同時也豐富了知識，給本職工作帶來了創新靈感的來源。在新思想、新理論、新技術不斷出現的當今時代，每一位檔案人員都要把學習當成一種習慣，只有不斷用好奇心去面對周圍的一切，我們的知識才能不斷豐富，才能勝任我們的檔案管理工作，也才能用我們的所學去革新我們的工作，讓我們的工作效率更高，給人民群眾帶來更多，更便捷、高效的服務。
2通過擴大范圍創新檔案管理服務
1）創新服務方式，發展檔案產業。在信息化社會，從傳統的標準來衡量，我們的工作效率有了難以想象的提高，我們不僅僅只是單純地保管檔案，而且我們要注意到自身擁有的更多資源，在國家法規所允許的范圍內，我們可以創新服務品種，通過高質量的服務創辦新的檔案管理收益增長點。如研發供人們快速查詢的手機app，為各大機關團體事業單位以及各級給類企業等提供精準的信息化服務，類似的創新可以讓我們的眼界放開，給檔案管理事業帶來更多的利益增長點。
2）信息服務的多元化、多主體化。在工作中，我們要實現將服務從單純為企事業單位內部服務向面向全社會服務進行轉化。在保證信息安全的情況下，檔案管理信息服務要面向社會提供更多有針對性的特定服務，這種做法將會與個人誠信系統等共同為社會的有秩序可持續發展提供信息保障。
3管理機制要創新
當前，在傳統文檔和電子文檔并存的情況下，如何加強管理的條理性和安全性非常重要。這就需要我們不僅從技術和工作方法上進行創新，也要從管理機制上加以更新。一些常規的操作規范，電子文檔的提取查看權限等都應該制度化、標準化，工作中嚴格按照規范操作。另外，對于檔案管理工作人員的規范和培訓等，都要制度化、細化才能保證工作的規范標準，零差錯。我們可以向其他國家和單位學習他們的先進管理經驗，使本單位的管理機制不斷完善。
4人才管理創新
檔案管理事業的成熟發展，高素質的人才是關鍵。一般來說，從事檔案管理工作人員待遇相對較低，人們對檔案管理工作的認識也有偏差。因此，從人才引進的角度來說，很多單位無法吸引到高學歷高素質兼備的人才。所以，為了改善這種情況，我們需要主動提高工作人員的待遇、改善工作環境、注意安全防護。安排彈性的工作時間。使工作人員的培訓制度化等等。在人才管理方法實行人性化管理，注意人員的心理保健，讓他們沒有后顧之憂。
社會規模的擴大和社會改革的深入，與醫療保險檔案為載體信息資源與日俱增，對檔案工作者的工作提出新的要求。目前的發展趨勢是：傳統載體檔案與數字檔案相融合，形成新的檔案工作對象；實體檔案保管和檔案信息開發相融合，形成新的檔案工作任務；檔案呈資金密集和知識密集的特征，形成新的檔案工作性質。換句話說，醫療保險檔案管理工作具有數字化、信息化、資金密集化、知識密集化等發展趨勢，而這一切皆屬于當前醫療保險檔案管理工作創新的新任務，亟需應用現代化管理手段和先進科學技術設備，為其發展注入活力，方可逐步實現醫療保險檔案事業的可持續發展。由此可見，醫療保險檔案管理工作創新迎合了信息社會發展的需求，信息化不僅是檔案工作發展的基本條件，同時也是檔案工作發展的基本方向要求，另外醫療保險檔案管理工作的創新，符合當前醫療保險檔案管理工作發展需求，有利于推動工作的可持續發展。
二、醫療保險檔案管理工作創新的方法研究
在了解醫療保險檔案管理工作創新必要性的基礎上，需確定檔案管理工作的創新點，一方面結合檔案利用者的需求，明確創新方向，另一方面是將創新內容與創新方式相結合，深化管理工作創新的內涵。
（一）結合檔案利用者需求
醫療保險檔案管理工作的創新，是包括醫療工作者、科研人員、政府部分、社會大眾員在內所有檔案信息利用者的共同需求和愿望，因此，醫療保險檔案管理工作的創新，需要結合檔案利用者的需求。
1.檔案信息需求方向的掌握
由于檔案利用者在知識結構、社會實踐、年齡閱歷等方面都具有差別性，直接影響各自的檔案信息需求方向，為此要求在開展醫療保險檔案管理工作時，努力從這些用戶的需求規律出發，多層次和多角度揭示檔案信息，并結合多用戶的需求，提高檔案信息服務的主動性、預見性、針對性。譬如醫療保險檔案管理服務主體是醫療機構和病患者，前者利用檔案是服務患者所需，后者則是為了通過保險渠道報銷醫療費用，因此，所有的檔案信息應該從醫療機構和病患者的層面體現出不同的內容。
2.用戶需求評價指標
為了掌握檔案信息利用者的需求方向，要求檔案管理人員深入基層，對相關情況進行調查、了解和核實，掌握檔案利用者的需求內容和規律，為檔案內容創新提供參考性的意見。譬如管理者的管理職能關系到檔案信息的全局性和綜合性，因此應該重點收集活動相關的文件材料，典型經驗材料、工作計劃、工作總結等，而普通工作者是管理者計劃的執行者，因此信息的收集要盡量傾向于他們實際工作意見和建議。
3.創設檔案利用者需求的心理環境
檔案機構的設置、檔案組織形式、檔案利用方式等，都會直接或者間接影響檔案利用者的需求心理，而相應的內心體現，會影響檔案的需求行為。為此，作為檔案管理部門，應該創設良好的環境，形成具有活力的檔案用戶隊伍，譬如以最為簡單的網絡檢索方式，讓用戶能夠在最短的時間內容找到自己所需的檔案資料，同時建立網絡反饋渠道，讓用戶能夠動態提出相關的評價和需求，作為檔案事業創新工作開展的依據。
（二）利用內容與方式創新
醫療保險檔案的數字化創新，服務內容和方式將呈現多元化的特征，這是拓展檔案社會服務效能的關鍵。可結合現實需求和針對檔案特點作用，在提供一般利用的基礎上，創新利用內容和方式，以促進檔案工作的可持續發展。
1.服務方式改變
利用檔案數字化資源利用的優勢，通過展覽舉辦、規章制度制定、檔案知識宣傳普及冊印發等方式，將傳統的查閱利用方式，轉變成為咨詢服務的方式，以及將檢索工具的模式，轉變成為多途徑和網絡化的服務方式。
2.網絡環境下的服務創新
除了在網絡上提供檔案服務相關的簡介、快報等靜態信息，還需要將具有一定經濟、社會、科技、文化價值內容的動態檔案信息，通過互動性網絡平臺，提供給檔案利用者需求的信息，譬如開展在線咨詢，檔案利用者可以通過電子郵箱、在線QQ、網絡電話等方式，直接向檔案工作者提出相關問題，并由檔案管理者在線直接解決檔案利用者所遇到的問題。
（三）編目與編研創新
醫療保險檔案數字化創新，要求進行重新的編目和編研，盤活檔案的內容，提高檔案的服務工作地位，在編目和編研的時候，一方面要求快速準確地提供檔案信息，另一方面是結合工作時間，編制檢索工具和匯編檔案文件。
1.根據數字化信息時代的要求
進一步完善檔案檢索體系，提供查找線索、揭示檔案內容、科學管理、信息交流等功能，根據檔案利用者的實際情況和特點，完善各種檢索工具，開拓可以從不同層次和角度查找檔案的檢索渠道。
2.編索工具
以網絡化為發展方向，結合網絡技術，縮短利用者與檔案之間的距離，譬如在相關網站上建立有效鏈接地址，將網上分散的檔案信息資源集合起來，優化檔案的檢索利用。
3.檔案編目
在熟悉檔案內容的前提下，深入研究檔案的內容，積極開展檔案的編研工作，深入挖掘檔案的信息資源。
三、結束語
基層單位檔案工作記錄是單位開展檔案工作的全面的真實記錄，可以反映基層單位和檔案員進行檔案日常管理工作的詳細情況，可以體現基層單位對檔案工作的態度和投入，也可以揭示檔案工作者的工作態度、業務熟練程度、工作數量、進度和質量。基層單位檔案工作記錄可以為檔案工作研究提供準確的數據，可作為新檔案員學習業務的“工具書”和實際操作樣本，也是檔案工作考核的重要指標。
一、基層單位檔案工作記錄短缺的四種情況
1、檔案工作的計劃、總結短缺。基層單位檔案工作沒有列入機關或主管部門工作計劃、總結中，專職檔案員檔案工作沒有正式的年度計劃、總結。例如，平谷區檔案局在年底對基層單位檔案執法檢查中發現，有30％的基層單位檔案工作沒有列入機關或主管部門工作計劃、總結，基層單位專職檔案員中有80％的人沒有制訂正式的全年檔案工作計劃，95％的專職檔案員中以年底執法檢查自查報告作為檔案工作年底總結。
2、檔案交接手續短缺。這里指的交接手續有兩種，一種是檔案員調整交接工作時的手續，另一種是業務科室向檔案室交接檔案材料的手續。第一種手續全部有，但不規范，手續內容和樣式不統一；第二種手續，多數基層單位缺少或不正規。據平谷區檔案局年底檔案執法檢查第二組統計，第二組共抽查了17家單位，其中有三家單位更換了檔案員，且全部做了交接手續，但只有民政局一家交接手續上有交接兩人簽字和領導作為見證人簽字。另外第二組檢查發現，20％基層單位專職檔案員收集業務科室檔案材料時給對方寫張收條留給對方；50％檔案員直接拿走不給辦手續，只是在自己的本上做個總數記錄；30％檔案員既不給業務人員辦手續，自己也不記錄。
3、檔案室日常管理工作記錄短缺。檔案室日常管理工作包括“八防”工作、安全檢查工作和檔案利用工作。基層單位檔案室中，經常出現日常管理工作或記錄不齊全或內容不完整或形式不正規的現象。例如平谷區檔案局在年底檔案執法檢查中發現，只有15％的基層單位有投放鼠藥、防蟲藥的記錄，但不規范，有10％的基層單位有安全檢查記錄，但其內容記錄不詳細。基層檔案室全部有溫濕度記錄本、借閱登記本、利用效果登記本，但完全按要求作記錄的只有50％的單位。
4、檔案宣傳工作記錄短缺。檔案宣傳可以通過會議學習、組織檔案知識答題、檔案知識競賽的形式進行，也可以通過展覽、展示的形式進行，還可以通過舉辦各種專項活動的形式進行。基層單位開展檔案宣傳工作時，極少有文字記錄、聲像記錄齊全的。例如，平谷區基層立檔單位85％在黨委會議或機關全體會議上學習過檔案法律、法規或有關檔案文件，這些單位中，95％會議記錄上有記載，98％沒有聲像記錄。平谷區基層立檔單位40％組織過檔案知識競賽或答題，但它們只保留試卷或文字記錄，全部沒有聲像記錄。平谷區基層立檔單位20％舉辦過檔案展覽或展示，它們中有90％文字記錄，但全部沒有聲像記錄。
基層單位檔案工作記錄短缺的現狀，導致無法劃清問題的責任，直接影響了對檔案工作的考核成績，也影響了基層單位檔案工作的發展、進步。如沒有檔案工作計劃、總結，使得基層檔案工作雜亂無章，沒有連續性，造成單位領導不了解檔案工作數量和進度，那么領導在安排工作時就沒有給檔案工作留有必要的時間，所以檔案工作就不可能按要求完成，即使完成工作數量。但質量也不高。如沒有檔案基礎業務工作記錄和宣傳記錄。考核時就無法證明有些工作開展與否。如果沒有檔案交接手續。發生檔案丟失就無法分清責任。
二、造成基層單位檔案工作記錄短缺的原因
1、思想不重視，檔案意識淡薄。基層單位領導對檔案工作的態度，直接影響檔案工作的開展。有些領導沒有認識檔案工作的重要性，認為只要按時歸檔。不丟檔案不少檔案，檢查時不出問題就行，檔案工作不計入年底考核。這種態度直接造成機關或主觀部門工作計劃、總結內容沒有涵蓋檔案工作，機關從不宣傳檔案工作。檔案員沒有按要求開展檔案基礎業務工作，檔案員頻繁變動沒有辦交接手續。所以出現檔案工作記錄短缺的現象。
2、檔案員兼職太多，變換頻繁。基層單位檔案員兼職過多，沒有時間、精力按要求開展檔案工作，導致工作效果大打折扣。頻繁變換檔案員，新檔案員缺少系統的上崗培訓，導致新檔案員不熟悉檔案工作，多數業務沒有開展。這兩種情況造成基層檔案工作記錄記錄短缺。
3、檔案工作規范標準不完善。檔案工作規范標準多年沒有改動，原有的檔案工作規范要求不嚴，工作記錄沒有統一的全面要求，已經不適應當前檔案工作的發展水平。所以導致基層檔案工作記錄短缺。
4、檔案員業務素質限制。有些基層檔案員沒有按時參加檔案局組織的業務培訓，業務知識仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求開展檔案工作，造成檔案工作記錄短缺。
三、解決的方法
1、規范基層單位檔案工作標準，實行規范化管理。檔案行政管理部門首先應該完善本地區的基層單位檔案工作的標準，明確規定基層單位每年要形成正式的檔案工作計劃、總結，基層單位計劃、總結內容要涵蓋檔案工作。基層單位檔案工作標準要規定檔案基礎業務工作的標準，如檔案室要嚴格執行“八防”要求，“八防”措施要有規范的文字記錄，要規定定期對檔案室安全檢查的時間和不定期檢查的次數，安全檢查要形成規范的文字記錄。基層單位檔案工作標準要規定檔案宣傳的基數、基本的方式和方法，宣傳的文字和聲像記錄要齊全、完整。
2、建立基層單位檔案工作記錄制度。制度要有前瞻性，隨著網絡的發展，要求基層單位檔案工作記錄隨時通過網絡傳輸給本地區的檔案局。制度應規定記錄產生的程序和報送的程序，即檔案工作記錄必須是在工作中產生的，是檔案工作的真實記錄，不允許出現假記錄即杜撰的記錄或者集中補充的記錄。現階段基層單位可以通過電子郵件報送電子的檔案工作記錄，當檔案網絡完全建立起來之后，可以在網絡上開展檔案工作，當時形成檔案工作記錄可以在檔案管理部門保存。制度中應規定記錄的方法和形式，針對不同的檔案工作規定記錄采用不同的方式、方法，如檔案宣傳工作既要有文字記錄也要有現場聲像記錄，而檔案工作計劃、總結只要求文字記錄等。制度也應規定記錄內容要求，如交接手續要有雙方當事人簽字和領導見證簽字、檔案的數量等內容，檔案安全檢查記錄要有參加人員簽字，檢查發現的問題等內容等等。
3、基層單位報送檔案工作記錄渠道暢通。現階段可以申請專用的大容量電子郵箱，供基層單位報送電子檔案工作記錄。將來應全面使用統一檔案專用軟件，基層檔案工作可以全部在網絡進行，形成檔案工作記錄自動保存到檔案行政管理部門。例如平谷區檔案局已經開發出檔案辦公專用軟件，在本區選取試點單位開始使用，經過修改、完善，成熟后將在全區全面推廣，到時可以實現基層單位檔案工作全部在網絡上進行。檔案工作記錄自動保存、傳輸到區檔案局服務器上。
4、及時組織基層單位進行培訓，提高檔案員的整體素質。本地區的基層單位檔案工作規范化標準和檔案工作記錄制度出臺后，檔案行政管理部門對本地區基層單位主管檔案領導和檔案員要及時組織培訓，及早在本地區全面推廣。
