發(fā)布時間：2022-10-08 18:02:06
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的電子檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
根據(jù)電子檔案管理自身自身發(fā)展的特點，以及在中專學(xué)校中的應(yīng)用，可以從以下幾個方面入手：
（一）保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性第一
提高存儲設(shè)備的安全性能，保證電子檔案管理的專一性，及時進行在線升級，定期對電子檔案進行護理，保持存儲設(shè)備的穩(wěn)定性；第二，及時對檔案信息進行更新備份，避免發(fā)生檔案丟失不能找回的情況；第三，開啟防火墻模式，進行指紋識別、身份鑒定、閃電殺毒、全面體檢，切實提高電子檔案管理在使用過程中的安全性，保證電子信息不會再輸送時發(fā)生丟失或被盜取的情況。保證電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校中的安全性，要不斷強化科學(xué)技術(shù)，及時更新升級，提高電子檔案管理的安全性能。
（二）建立健全規(guī)章制度，使中專電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展
建立健全有關(guān)規(guī)章制度，推動中專學(xué)校電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展。首先，要提高有關(guān)管理人員的專業(yè)水平，強化其安全使用意識，幫助其樹立正確的職業(yè)道德思想，讓他們?nèi)嬲J(rèn)識到電子檔案管理的重要性，并能熟練掌握電子檔案管理的操作流程，從而能夠靈活使用電子檔案管理，充分發(fā)揮它的作用；其次，在電子檔案管理應(yīng)用到中專學(xué)校的過程中，要充分考慮到學(xué)校自身的發(fā)展?fàn)顩r，建立健全有關(guān)規(guī)章制度。諸如，信息加密措施、檔案總結(jié)制度、身份識別制度等，保證電子檔案管理的安全性；再次，在實際的操作過程中，要完善電子檔案管理的使用制度，推動電子檔案管理向規(guī)范化發(fā)展，對其存儲類型、使用方法進行統(tǒng)一的管理，對存儲、操作、處理等各個流程中進行規(guī)范化的管理，盡量在電子檔案轉(zhuǎn)變的過程中，避免發(fā)生信息泄露、文件損壞等現(xiàn)象，堅決不允許在電子檔案管理的過程中，出現(xiàn)缺陷。與此同時，要保證信息檢索與文件加密、檔案管理同步進行。
（三）強化電子檔案管理所需設(shè)備
提高對中專學(xué)校的軟件、硬件管理電子檔案管理自身的特殊性，要求其信息傳遞、存儲內(nèi)存都取決于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)。由此，要能夠全面提高電子檔案管理的高效性，就要求不斷提高科學(xué)技術(shù)，加強計算機研究，強化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。同時，要研發(fā)出適合電子檔案管理存儲的軟件，和具有安全性能的信息加密軟件，使電子檔案管理向高效性、安全性發(fā)展。一方面，要將電子檔案中的信息進行備份，可以采取刻錄成光盤的形式；另一方面，選用先進化的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并完善相關(guān)安全保護制度，提高電子檔案管理的安全性。要將安全管理落實實際的操作過程中，及時更新軟件，保證中專學(xué)校電子檔案管理的安全發(fā)展。
（四）強化中專學(xué)校電子檔案管理操作人員的專業(yè)水平
中專學(xué)校電子檔案管理的操作人員，要求了解相關(guān)的檔案管理知識，具備一定的專業(yè)技能，能夠熟練操作電子檔案管理。中專學(xué)校要對電子檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，切實加強他們的操作技能，把握電子檔案管理的實際要求，促進他們發(fā)展成為合格的電子檔案管理人員。對電子檔案管理操作人員的培訓(xùn)，既能采取長期培訓(xùn)的方法，也能進行短期內(nèi)的集中訓(xùn)練。
二、結(jié)語
何謂電子檔案？電子檔案是由電子計算機處理的檔案。虛擬檔案是用來區(qū)別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節(jié)、比特方式表示并使之在電腦網(wǎng)絡(luò)上流動，只有引入正確的軟件、硬件與足夠的背景細(xì)節(jié)，這些字節(jié)與比特方式可隨機定位到用戶所在的網(wǎng)絡(luò)終端，以可被理解的文字、數(shù)字、圖像、圖表、符號等形式顯示出用戶所需求的檔案實體的真實信息。電子檔案具有以下特點：信息的非人工識讀性；信息存儲的高密度性；信息與載體之間的可分離性；多種信息媒體的繼承性；系統(tǒng)依賴性。使用電子檔案是適應(yīng)當(dāng)前社會形式發(fā)展的需求。要進行信息化建設(shè)就需要使用高科技的信息設(shè)備，例如電子計算機、網(wǎng)絡(luò)等。要使用這些先進的設(shè)備就必須將現(xiàn)有的各種實體信息實現(xiàn)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。檔案也必須由紙質(zhì)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，如果不能夠成功的將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案，那么必然會嚴(yán)重影響到信息化建設(shè)的進程，對信息化的推進造成嚴(yán)重的阻礙。使用電子檔案可以打破傳統(tǒng)檔案利用的種種限制。共享信息是實現(xiàn)信息化建設(shè)的重要目的，然而傳統(tǒng)的檔案信息很難實現(xiàn)共享，如果想要異地查看幾乎是不可能直接實現(xiàn)的。而利用電子檔案可以打破這種空間上的局限，讓檔案管理部門從封閉走向開放。更加利于實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，從而為社會提供更好、更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
二、電子檔案歸檔工作中存在的問題
雖然檔案信息化建設(shè)已經(jīng)有很長的一段時間，這期間電子檔案對推動信息化建設(shè)起到了不可磨滅的作用，但是在電子檔案的歸檔工作中仍然存在著許多的問題。
（一）電子檔案無法獨立存在
在很多企業(yè)與單位里的電子文件都只是紙質(zhì)文件生成、運轉(zhuǎn)過程中所出現(xiàn)的一種附帶的產(chǎn)品，缺少獨立存在的價值，因此也不具備取代紙質(zhì)文件的能力。也正因為這樣很多單位都不是很重視電子文件的保護，更有甚者可以隨意的對這些電子文件進行增、刪、改等操作，一點也沒將電子文件作為檔案來對待，為此使得原始的電子稿件面貌全非，失去了成為檔案進行歸檔保存的意義。
（二）電子檔案歸檔程序缺失，載體存在不安全因素
電子文件歸檔是根據(jù)歸檔的范圍，利用計算機對已經(jīng)處理完畢的具有一定價值的文件進行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是有很多單位都對電子文件的歸檔程序缺乏明確的認(rèn)識，使得電子文件的歸檔工作變得十分的混亂，同時也使得電子文件的存儲介質(zhì)存在著安全隱患。例如許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。
（三）電子檔案歸檔的過程中缺失價值鑒定環(huán)節(jié)
電子文件的鑒定，是對電子文件的價值進行判斷并對電子檔案真假進行鑒定的一項工作。對于電子文件而言，進行價值鑒定就是直接決定電子文件的去留。但是現(xiàn)在電子文件在進行歸檔時都是直接將計算機上的文件拷貝到存儲光盤上，就算是完成歸檔。這個過程中沒有對電子文件的價值與真?zhèn)芜M行判斷。這樣的歸檔根本就無法達(dá)到去偽存真、清除糟粕的目的，最后使得大量具有珍貴價值的文件湮沒到浩瀚如海的無用信息中去了。
（四）缺少專業(yè)的人才，現(xiàn)有人員缺少足夠的專業(yè)素質(zhì)
電子文件進行歸檔時，要求工作人員不僅僅具有過硬的檔案管理知識，還必須能夠熟練的對計算機進行操作。但就目前而言，從事檔案管理的工作人員要么是具有十分過硬的檔案管理知識而不熟悉計算機的操作，要么就是很熟悉計算機卻不熟悉檔案管理。缺乏同時具有檔案管理知識與計算機信息處理能力的復(fù)合型人才，幾乎是所有的檔案管理部門所共同存在的問題。
三、改善電子檔案歸檔現(xiàn)狀的對策
針對上面所提出的問題，要做好電子檔案的歸檔工作就必須要做好以下幾點。
（一）樹立新的觀念，讓電子文件具有獨立存在的能力
電子檔案對信息化建設(shè)有著十分重要的作用，如果電子檔案失去了獨立存在的價值與能力，那么只會對信息化建設(shè)產(chǎn)生阻礙作用。所以作為信息時代的檔案管理工作者，要把檔案信息化建設(shè)提高到為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)和促進檔案事業(yè)發(fā)展的高度來認(rèn)識。對各種電子文件歸檔高度重視，阻止任何人對有可能成為電子檔案的電子文件進行修改、增加、刪除，保證其原始性。
（二）積極開發(fā)新的電子檔案管理系統(tǒng)，讓電子檔案歸檔程序化
原有的各種系統(tǒng)雖然具有保存電子文件的功能，但是卻不夠?qū)I(yè)，所以應(yīng)該以電子檔案歸檔的整個程序為基礎(chǔ)開發(fā)新型的電子檔案管理系統(tǒng)，使得電子檔案歸檔程序化，防止各種意外的出現(xiàn)。利用專業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)可以建立起一套完善的電子檔案保存措施，從而為電子檔案的保存介質(zhì)減少各種風(fēng)險。
（三）對電子檔案做好價值鑒定工作
檔案價值鑒定對檔案管理有著十分重要的作用，所以一定要做好電子檔案的價值鑒定。要建立專業(yè)的檔案價值鑒定工作小組，對要進行歸檔的電子文件進行價值鑒定，同時對電子文件的真實性、完整性、有效性進行鑒定。通過價值鑒定來確定哪些電子文件具有保存下來的必要。
1.真實可靠性才應(yīng)是電子檔案的本質(zhì)屬性
電子檔案只有完全具備真實可靠性，才被認(rèn)為其能夠滿足作為檔案或其它證據(jù)的基本要素。國外一些接受電子檔案作為證據(jù)使用的國家，他們判斷電子檔案可采信性的標(biāo)準(zhǔn)是其發(fā)生、存儲和采集程序是否符合相關(guān)規(guī)定和法律制度，即電子檔案的來源是否可靠及形成者的真實性。
2.電子檔案的真實可靠性決定其本質(zhì)要素
這點與傳統(tǒng)檔案相同，而傳統(tǒng)檔案的真實可靠性主要是通過檔案載體直觀地展示出來，其真實可靠性主要是通過存儲載體形式的真實可靠度加以評判。檔案載體成為判斷檔案真實可靠性的主要佐證，因為相對于電子檔案的傳統(tǒng)檔案，任何更改都肯定會在載體上留下痕跡。而電子檔案載體的多樣性使得我們必須要著眼于其本質(zhì)的要素。電子檔案形態(tài)的特殊性，導(dǎo)致了一些特殊的要素出現(xiàn)，但它們并不是真實可靠性的決定因素。因此，電子檔案的真實可靠性要求其本質(zhì)要素始終保持不變，這一認(rèn)知對于電子檔案真實可靠性管理至關(guān)重要。
3.電子檔案真實可靠性必須呈現(xiàn)于客戶端輸出形式特點
電子檔案是大都以計算機二進制存儲形式記錄在磁盤或光盤等載體上，在整個存儲過程始終保持著數(shù)字化形態(tài)。但是，這是不能為檔案利用者直接讀取的，只有借助于客戶端設(shè)備顯示的形態(tài)才能為人讀取和理解，電子檔案才具備實際的效力，并具有保存的價值。
4.電子檔案的真實可靠性呈現(xiàn)復(fù)雜性特點
電子檔案的真實可靠性遠(yuǎn)比傳統(tǒng)載體檔案復(fù)雜。傳統(tǒng)檔案信息和特定載體是密不可分的，載體已經(jīng)就是檔案的一部分，內(nèi)容可以直接讀取，檔案文件的物理及邏輯結(jié)構(gòu)會始終保持一致。而電子檔案具有內(nèi)容與載體之間可分離性的特點，這樣電子檔案的真實可靠性評估就需要綜合考察。所以，電子檔案要比傳統(tǒng)檔案復(fù)雜得多，其真實可靠性便也相應(yīng)呈現(xiàn)出更多的復(fù)雜性特點。在建立數(shù)字檔案環(huán)境下，加強電子檔案的真實可靠性更有實際意義。嚴(yán)格地講，在數(shù)字環(huán)境下，儲存檔案要真正保持原始檔案不變只是一種理想狀態(tài)，我們盡量做到的是保持復(fù)制檔案的能力。所以，電子檔案真實可靠性必須要求在檔案復(fù)制過程中本質(zhì)和屬性不產(chǎn)生改變，與原始檔案狀態(tài)能夠最大限度保持一致性。
二、電子檔案真實可靠性面臨的威脅
1.電子檔案的信息內(nèi)容極易被篡改和誤改，甚至偽造，且可以做到不留下明顯痕跡
造成虛假電子檔案原因可能是病毒入侵、黑客入侵等情況；可能是檔案管理人員自身誤操作而導(dǎo)致改動；可能是軟硬件系統(tǒng)方面的，包括系統(tǒng)差異性、軟件漏洞和故障等，其中系統(tǒng)差異性是指處理、管理、利用文件的系統(tǒng)和文件形成系統(tǒng)之間存在差別。
2.電子檔案的真實可靠性保證是陪伴其生命周期的連續(xù)過程，只有通過經(jīng)常的更新和周期性的遷移，才能得以保存
然而，更新只有使文件的內(nèi)容和格式要素完整的保存下來，這樣得到的電子檔案才能被認(rèn)為是原始檔案真實可靠的副本。相反，遷移也可再生檔案文件的內(nèi)容，但該文件的存儲格式和外觀則注定會發(fā)生變化，而且還有可能影響文件的其他組成關(guān)聯(lián)要素，所以遷移必然會意味著一定程度的丟失。
3.電子檔案與載體之間相分離，必然會使其存儲信息的原始性和內(nèi)容真實可靠性的衡量準(zhǔn)則帶有相對性
由于政治制度、司法制度和技術(shù)能力等的差異，導(dǎo)致各個國家和地區(qū)對電子檔案的真實可靠性鑒定標(biāo)準(zhǔn)有較大不同的認(rèn)知定位，故而對電子檔案真實可靠性的確定具有相對性。
三、電子檔案真實可靠性的保障措施
1.保證電子檔案的原始性
保證電子檔案信息內(nèi)容的原始性是確立真實可靠性的基礎(chǔ)，必須在電子檔案產(chǎn)生時就要嚴(yán)格管理，堅決執(zhí)行對所有操作記錄的持續(xù)跟蹤制度。主要方法可包括：第一，加強身份確認(rèn)、數(shù)字信息記錄、防病毒和黑客等技術(shù)保障措施；第二，詳細(xì)著錄電子檔案生命周期中的各項元數(shù)據(jù)，包括各種操作行為，有效維護元數(shù)據(jù)信息；第三，健全、貫徹配套管理制度。
2.電子檔案的日益多樣化、復(fù)雜化和大眾化，使得檔案工作者在面臨數(shù)字存儲問題時，感覺不到絲毫的輕松
針對這一問題，許多國家提出了不同的保存方案，主要分為以下五類：保存最先產(chǎn)生或存儲電子檔案的原始技術(shù)；效仿原始技術(shù)，使之用于新的操作平臺；對檢索、傳遞和使用電子檔案所需的軟件進行遷移；把檔案文件遷移至最新格式；將檔案文件轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)格式。但是，這五種方法各有利弊，沒有一種令人完全滿意，因為距離遠(yuǎn)視技術(shù)和數(shù)據(jù)格式越近的方法，其真實可靠性越可信，而方法卻越復(fù)雜，越不切實際。鑒于組合的持續(xù)目標(biāo)管理方法一直以來都是檔案界目前所追求的唯一電子檔案存儲方法，它提供了一個連貫的、全面的框架，可以根據(jù)不同的檔案需求進行剪裁，通過對數(shù)字對象各類信息的提取，可以提供一個統(tǒng)一的但卻具有高度適應(yīng)性的方法，同時能滿足處于不同階段電子檔案真實可靠性的保管需求。由于持續(xù)目標(biāo)管理方法的種種優(yōu)勢，才使得長久保存電子檔案，確保其真實可靠性，同時采用先進技術(shù)來管理、檢索、利用和傳遞檔案文件成為可能。
3.大量產(chǎn)生于不同年代、格式各異、互不兼容的電子檔案與最新多媒體的、復(fù)雜信息系統(tǒng)產(chǎn)生的文件同時并存
在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響下，電子檔案離不開網(wǎng)絡(luò)，電子檔案的存在和發(fā)展需要網(wǎng)絡(luò)給予支撐，同時也離不開科學(xué)技術(shù)的支持。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)中一些病毒的侵入，在這種網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，就要保證電子檔案的原始性，使其原有的檔案信息不會被破壞，對比較特殊的電子檔案，要確保原有的電子檔案信息的真實性，以防止出現(xiàn)電子檔案信息失真的情況。為了確保電子檔案信息的原始性，要轉(zhuǎn)變電子檔案的儲存方式，利用紙質(zhì)的方式保存電子檔案原始信息。
二、采用先進的電子檔案管理軟件
電子檔案與紙質(zhì)檔案在很多地方都有著類似的屬性，最大的區(qū)別在于整理的方式與媒介不同。紙質(zhì)檔案是通過人工手寫的方式逐步完成，主要突出的是手寫形式，以紙質(zhì)為媒介；而電子檔案則是通過電子計算機進行操作，主要突出的是電腦形式，以網(wǎng)絡(luò)為媒介。電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展都離不開網(wǎng)絡(luò)的變遷，網(wǎng)絡(luò)由最開始的聊天、交友、查看信息等基本功能發(fā)展至今擴充到了各行各業(yè)的各個領(lǐng)域，網(wǎng)絡(luò)化實現(xiàn)了真正的一體化發(fā)展，檔案管理也隨之共同發(fā)展。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)很多種類的專業(yè)電子檔案系統(tǒng)，從電子檔案的目錄編制、關(guān)鍵詞設(shè)置、內(nèi)容簡介、索引等各類主題入手，將電子檔案進行規(guī)范錄入與編制，從而使電子檔案的查找能夠更便捷，提高電子檔案的利用率，為電子檔案管理人員及利用者帶來便捷的專業(yè)體驗。同時專業(yè)性的電子檔案軟件也能夠在一定程度上為電子檔案加密，保證電子檔案信息的安全。
三、做好電子檔案的安全管理工作
無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都具有同樣一個屬性，這就是保密性。電子檔案在分類中也包含了普通檔案、機密檔案、絕密檔案等，即便是普通檔案在多數(shù)情況下都是帶有一定的保密性，會根據(jù)不同利用者的職務(wù)以及工作進行控制利用，采取檔案保密措施，很多時候都是禁止所有人閱讀，只對特定人群開放的，因此就需要檔案管理工作一定要重視檔案的保密性，保證檔案拿取、錄入等流程中信息的安全。電子檔案以網(wǎng)絡(luò)為依托存在，通過互聯(lián)網(wǎng)進行錄入、保存、利用等環(huán)節(jié)操作，就更應(yīng)該注重保密性，做好安全管理工作，以確保檔案內(nèi)所涉及的機密內(nèi)容安全不泄露。網(wǎng)絡(luò)是一個整體板塊，在很多領(lǐng)域可以通過電腦軟件進行互通并交換信息，并且網(wǎng)絡(luò)安全也是目前無法完全解決的問題，基于科技之上的安全隱患也是隨時都有可能成為威脅網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的殺手，面對這些問題，電子檔案管理人員可以采用系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置或者密碼設(shè)置，做好密碼保護并且及時根據(jù)網(wǎng)絡(luò)使用情況檢查網(wǎng)絡(luò)相關(guān)軟件是否正常，從根本上解決網(wǎng)絡(luò)安全隱患問題。
四、確定專人負(fù)責(zé)電子檔案的管理
檔案管理是持續(xù)性很強的工作，工作內(nèi)容枯燥繁雜，需要檔案管理者具有相當(dāng)程度的耐心與細(xì)心，將各類檔案材料分類整理保管，并隨時為檔案利用者提供幫助。因此，需要有專職人員負(fù)責(zé)檔案的管理工作。網(wǎng)絡(luò)信息時代下的電子檔案更需要有專人負(fù)責(zé)。因為只有在有專人負(fù)責(zé)的情況下才能更妥善地對電子檔案進行匯總與整理，才能夠?qū)Ｐ闹轮镜靥幚黼娮訖n案的內(nèi)容，保證電子檔案信息的準(zhǔn)確性與實體的安全性，確保電子檔案的收集、分類、整理、歸檔、保管、利用等各個環(huán)節(jié)有序開展。
五、增強電子檔案管理的服務(wù)功能
建立科學(xué)完善的電子檔案數(shù)據(jù)庫，這樣可以方便一些檔案研究者更好地查閱所需要的信息資源。因為現(xiàn)代的電子檔案管理和以往比較傳統(tǒng)的電子檔案管理存在著很多不同之處，所以要跟上現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案管理的步伐，以實現(xiàn)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化電子檔案管理，必須增強電子檔案管理的服務(wù)功能，只有服務(wù)質(zhì)量上去了，才能充分發(fā)揮電子檔案管理的實效性，才能更好地為需求者服務(wù)。要實現(xiàn)使用全程的在線電子檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，擴大檔案管理的局域網(wǎng)，加快促進電子檔案信息資源共享步伐。
六、結(jié)語
[關(guān)鍵詞]電子檔案管理關(guān)鍵問題對策
隨著信息數(shù)字化的快速發(fā)展，檔案工作已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理重要形式，做好電子論文檔案的管理工作，也已成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，首先必須解決好電子檔案在接收管理上的幾個關(guān)鍵問題。
(一)電子檔案的接收格式問題2007年9月5日住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部的《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》中規(guī)定“列入城建檔案館(室接收范圍的建設(shè)工程，建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程紙質(zhì)檔案時，應(yīng)當(dāng)同時移交一套工程電子檔案。”這就要求在紙質(zhì)檔案形成的同時，就必須形成電子檔案。但由于檔案形成單位的不同習(xí)慣，所采用的應(yīng)用軟件不同，同一項目所形成的電子檔案格式不同。
(二)電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質(zhì)文件來說，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e，人們可以借助形式的原始性來證實和確認(rèn)內(nèi)容的原始性。紙質(zhì)文件的原始性體現(xiàn)為內(nèi)容和形式的統(tǒng)一，對于任何一項形式上
一、電子檔案管理上的幾個關(guān)鍵問題的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對獨立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對電子檔案進行檢驗時，很難對電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性進行認(rèn)定。
1、原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的原始性不僅其內(nèi)容而且還通過載體、形式表現(xiàn)出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。
2、真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內(nèi)容“出錯”的概率和機會遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案；電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。
3、完整性問題。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動狀態(tài)，如不及時捕獲，可能會導(dǎo)致信息丟失；電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。
4、安全性問題。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都會直接損害電子檔案的安全。
(三)電子檔案的存儲載體的保護技術(shù)問題電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因，它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。
1、高溫。有利于有害生物的繁殖，各種微生物在最適宜生長溫度范圍內(nèi),溫每升高10℃,其生長速度可加快1-2倍，霉菌生長的最適溫度一般為20-35℃。案害蟲生長的最適溫度為22℃-32℃。高溫還可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會加快1－2倍。
2、高濕。潮濕有利于檔案有害生物的生長和繁殖。霉菌的生長濕度一般在75%以上，檔案害蟲體內(nèi)正常含水量大約占體重的44%－67%，這些水分的獲得和保持都和環(huán)境空氣濕度有關(guān)。庫房潮濕還會促進空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。
3、光。光向外輻射時會產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會影響電子文件保存載體的耐久性。
4、空氣污染。有害氣體常見的有，二氧化（SO2）、化氫（H2S）、二氧化氮（NO2）、氯氣（CL2）。在種種因素的作用下會生成氧化性極強的原子氧，進而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。
5、灰塵。灰塵會給電子文件保存載體帶來機械損傷。灰塵多是固體，多帶有棱角，在整理、保存、利用過程中，會引起灰塵對電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵會增加酸、堿度。灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵是傳播霉菌孢子的媒介。霉菌的孢子吸附在灰塵上，隨空氣的流動而四處擴散。由于灰塵同時還具有酼酼吸濕性，所以也是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。
6、有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌。在檔案庫房中常見的霉菌約有50余種。霉菌可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會分解出有機酸，從而使物酸性急劇增加。
7、磁場和電場。電磁場的干擾，會使磁性物質(zhì)退磁和消磁，損壞載體上記錄的信息。
8、機械應(yīng)力。電子檔案保存載體容易受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響。
(四)電子檔案的長期可讀性問題電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內(nèi)容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著科技的進步，電子計算機軟硬件技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，電子檔案在現(xiàn)在形成時所依賴的技術(shù)，在未來往往是已經(jīng)過時的技術(shù)。針對以上存在問題，借鑒其他地區(qū)檔案工作的一些經(jīng)驗，提出以下一些對策建議：
(一)建立電子檔案統(tǒng)一接收數(shù)據(jù)格式，推廣相關(guān)的城建檔案整理著錄軟件推廣城建檔案整理著錄軟件，由城建檔案館建立統(tǒng)一的電子檔案模板，同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式，并把電子檔案模板發(fā)放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓(xùn)班，對建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進行
二、對策建議培訓(xùn)，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對電子檔案的形成進行指導(dǎo)，形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案，以方便城建檔案館的接收和管理。
(二)采用有關(guān)技術(shù)措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性
1、采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)。
2、簽署技術(shù)。在電子文件上進行簽署的技術(shù)主要有兩種：一種是光筆簽名；另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”。
3、消息認(rèn)證。電子文件的使用者，非常關(guān)心他所使用的信息在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用分組密碼進行消息認(rèn)證。先把電子文件信息分成一定的長度。
4、身份驗證。為了防止無關(guān)人員進入系統(tǒng)對電子文件或數(shù)據(jù)進行訪問修改，在進入檔案管理系統(tǒng)時需要對用戶進行身份驗證，身份驗證可使用管理員代碼驗證等。最常見的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶身份。通行字可由數(shù)字、字母或特定的符號組成，只有用戶本人和計算機系統(tǒng)知道。當(dāng)合法用戶要求進入系統(tǒng)訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機自動將這個通行字與存儲在機器內(nèi)的有關(guān)該用戶的資料進行相關(guān)的5、防火墻。這是一種訪問控制技術(shù)。在某個機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)和其它系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置障礙，防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構(gòu)的機要信息、專利信息從機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡(luò)邊界，它是通過在網(wǎng)絡(luò)邊界上建立起來的相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外。從而使被保護網(wǎng)絡(luò)的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的安全，保護網(wǎng)上電子文件的原始性、真實性。實現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應(yīng)用網(wǎng)關(guān)和服務(wù)等。
6、防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD－ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。
(三)建立適合磁光介質(zhì)保存環(huán)境，保證電子檔案載體的安全
1、調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。采用去濕機，去濕劑氯化鈣和硅膠、空調(diào)調(diào)節(jié)系統(tǒng)等措施調(diào)節(jié)庫內(nèi)溫濕度。使環(huán)境溫度保持在17℃～20℃；相對濕度保持在35%～45%。
2、防光。(1)改善檔案庫房建筑，設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內(nèi)，庫房盡量使用無紫外線燈光照明；(2)將電子檔案避光保存，在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度；（3）定期凈化空氣。
3、防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上，如果發(fā)現(xiàn)載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質(zhì)布輕輕擦拭。
4、防治有害生物。(1)通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環(huán)境控制；(2)采用防霉劑進行化學(xué)預(yù)防；（3）采用物理或化學(xué)方法定期對電子檔案進行消毒：化學(xué)方法有：熏蒸或擦拭，常用化學(xué)藥劑有甲、鄰－苯酚、環(huán)氧乙烷；物理方法有：真空消毒、遠(yuǎn)紅外消毒、微波消毒、鈷60－γ射線輻射消毒。
5、避開磁場和電場。（1）電子檔案在整理、保管、利用時應(yīng)避開電動機、發(fā)電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具體退磁或消磁的設(shè)備；（2）可設(shè)置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。
6、防機械應(yīng)力。電子檔案載體存放時應(yīng)設(shè)法保持電子文件保存載體的平直度，防止電子檔案保存載體受壓力、扭力、沖擊力等機械力的影響，以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。
7、定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機抽樣和方式進行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個邏輯卷為單位，先對外觀進行檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無霉斑出現(xiàn)等，然后酫進行邏輯檢測，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀寫校驗，發(fā)現(xiàn)有問題的載體，及時進行有效的修復(fù)。定期拷貝是當(dāng)前延長電子檔案載體壽命的有效措施，磁盤每2年應(yīng)拷貝一次，光盤每5年應(yīng)拷貝一次，拷貝后的載體與原載體同樣編號保存。
8、將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發(fā)性事件如火災(zāi)、地震、洪水、盜竊，甚至戰(zhàn)爭人為或自然因素的破壞。
(四)采用通用、統(tǒng)一的文件格式，確保電子檔案與計算機操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件的長期兼容在保存電子檔案時，把電子檔案格式保存為通用、統(tǒng)一的格式，為使現(xiàn)在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件所兼容，把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統(tǒng)同一公司的應(yīng)用軟件能讀取的格式。
(五)及時更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的長期可讀性當(dāng)操作系統(tǒng)更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結(jié)構(gòu)，以適用新的“生存環(huán)境”，保證電子檔案的長期可讀。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進行還原顯示的，可在保存電子檔案的同時，保存相應(yīng)的檔案支持軟件和整個操作系統(tǒng)，并與電子檔案存儲在一起，恢復(fù)時，連同操作系統(tǒng)一同恢復(fù)，使之按本來的面目進行顯示。
參考文獻：
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關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別
一、引言
計算機的產(chǎn)生和應(yīng)用極大的改變了人類發(fā)展的進程和方式，尤其是二十一世紀(jì)以來，各種相關(guān)的電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，更是對人們的溝通方式和生活方式實現(xiàn)了改變。這種情況下，檔案管理也擺脫了原有的傳統(tǒng)管理模式，實現(xiàn)了信息化的管理。要想實現(xiàn)對現(xiàn)代電子文件的有效檔案化管理，就必須要明確其同傳統(tǒng)的檔案管理的區(qū)別。下文中筆者將從幾個方面對該問題進行分析。
二、電子文件檔案化管理的基本含義
所謂電子文件檔案化管理，就是在檔案管理的過程中，使用電子信息技術(shù)手段對其文件進行數(shù)據(jù)形式的存儲和管理。在這個過程中不需要用到傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，也可以實現(xiàn)對相關(guān)的檔案的有效管理，一般來說，電子文件的檔案化管理要通過一定的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和管理軟件來實現(xiàn)。
由于電子文件的特殊性，使得其不能采用傳統(tǒng)的文件和檔案的管理方式來進行，也就是說不能夠按照傳統(tǒng)的文件管理的方式對各種資料進行存放。但是同所有的檔案管理活動一樣，電子檔案也需要經(jīng)過文件的形成、文件的管理和文件的處理等幾個階段。而我國的相關(guān)檔案管理辦法也對文件檔案的管理形式有著非常明確的規(guī)定。所以，在落實的過程中，有關(guān)部門應(yīng)該根據(jù)電子檔案的特點對其進行檔案管理的靈活調(diào)整，以更好的適應(yīng)自身的特點和檔案管理的流程。
在這個過程中，要注意的是電子文件同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件有著非常明確的本質(zhì)區(qū)別，他們的存儲形式和處理方式都有很大的不同。所以在管理的過程中，應(yīng)該充分的認(rèn)識到電子文件的編碼和解碼的特點，并且由于不同格式的電子文件對于介質(zhì)的要求是不同的，不可以采用傳統(tǒng)檔案管理方式的統(tǒng)一紙質(zhì)管理。由此可見，在電子文件的檔案管理的過程中，我們還有很多的問題要明確。
三、電子文件的檔案化管理同傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別
電子文件檔案化管理是由電子檔案部門集中統(tǒng)一管理電子文件，對電子文件采取社會化、自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門或其它非專業(yè)部門來管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。
第一、電子檔案的歸檔時間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時歸檔，或在某一時間周期定時統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設(shè)定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。而傳統(tǒng)的檔案的歸檔則是由檔案管理部門統(tǒng)一的搜集所填表格和報告，在這個過程中需要經(jīng)過一定的周期，也就是說要對某項檔案進行統(tǒng)計時，應(yīng)先制定一個固定的表格和紙質(zhì)材料，然后進行發(fā)放、收回。
第二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性，真實性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。傳統(tǒng)的檔案的歸檔方式相對于電子文件就比較簡便，是通過一定部門的證明開據(jù)，對現(xiàn)有的材料進行更改，在更改的過程中，由于介質(zhì)是紙制品，所以沒有嚴(yán)格的驗證程序和要求，對于材料的保密性的要求也并不十分高。
第三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。傳統(tǒng)的檔案的保管主要是通過對紙制品資料的存儲進行的，也就是說在管理過程中必須要占用一定的空間，而且要嚴(yán)格的控制存儲的環(huán)境，避免由于受潮和其他環(huán)境因素導(dǎo)致紙制品的破損和損毀，所以，傳統(tǒng)的紙制品資料的管理的難度比較大。
第四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因為電子文件的特殊性，可以達(dá)到文件一級的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時 可以編制多角度、全方位的檢索工具 方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。傳統(tǒng)的檔案管理在分類的過程中，需要工作人員和檔案管理人員進行手工的分揀，也就是說要根據(jù)不同的類目要求和類型的區(qū)別，對各種檔案材料進行手工的逐一整理，這種情況下不僅耗費大量的時間和人力，還容易導(dǎo)致工作失誤，增加了檔案管理的難度，而現(xiàn)代電子文件的檔案化管理就有效的克服了這一問題。
第五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會員，會員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。傳統(tǒng)的檔案管理過程中，要想實現(xiàn)對某一個資料的查詢，必須要通過專門的檔案管理人員的查找和取件，也就是說要耗費一定的時間和精力，但是現(xiàn)代電子檔案的文件管理就有效的克服了這一不足。
四、總結(jié)
綜上所述，現(xiàn)代電子檔案的信息化管理同傳統(tǒng)檔案管理有著非常明確的差異和區(qū)別，這些問題都應(yīng)該引起有關(guān)部門的注意和重視，以便更好的實現(xiàn)自身檔案管理的系統(tǒng)升級和優(yōu)化，更好的利用電子檔案管理技術(shù)對企事業(yè)單位進行管理。■
參考文獻
1．檔案保管方式不同
傳統(tǒng)的項目圖紙等實物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。
2．檔案利用方式不同
傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計人員親自到檔案館借閱，且受限于實體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯崟r性，隨時為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。
二、在電力工程設(shè)計中加強數(shù)字檔案管理的對策
1．加強檔案管理業(yè)務(wù)平臺建設(shè)
檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計平臺集成于同一工作平臺。電力設(shè)計院的設(shè)計人員與檔案管理人員，都使用該平臺進行設(shè)計和檔案管理等工作，并通過該平臺實時在線溝通。在協(xié)同設(shè)計平臺上設(shè)計完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺實現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實性、及時性和有效性，并能定期對電子文檔進行版本更新，極大地提高了工作效率。
2．構(gòu)建各類檔案信息庫
檔案數(shù)字化是一項細(xì)致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進一步進行網(wǎng)上編目，自動生成流水號、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級和權(quán)限劃分規(guī)則，對全部電子檔案進行密級和權(quán)限劃分，從而實現(xiàn)了檔案信息庫的自動安全管理。
3．實現(xiàn)數(shù)字檔案的集中統(tǒng)一管理
1.1操作方便
電子圖書檔案管理最明顯的特點就是操作方便，主要表現(xiàn)在兩個方面：第一，電子圖書方案管理無論是增加還是刪除都非常容易，并且刪除后的信息不留任何痕跡；第二，電子信息準(zhǔn)確性較高，因此，電子圖書檔案管理的檢索操作非常簡單。
1.2傳遞快捷
電子圖書檔案管理綜合運用各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，其傳遞速度完全不受時間和地域因素的影響，通過網(wǎng)絡(luò)傳播可以快速遞將檔案信息傳遞到需求者手中。另外，電子圖書檔案管理還可以從一個終端向多個終端傳遞，從而達(dá)到資源共享的狀態(tài)。
1.3復(fù)制時不容易丟失
與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理復(fù)制后不僅清晰度保持不變，還不會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理中出現(xiàn)幾遍、信息丟失等問題。通過數(shù)字化的信息處理，電子文件在復(fù)制的過程中依舊可以保持原本的特性。
1.4表現(xiàn)形式多樣
與紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理的形式多種多樣。無論是圖形、文字，還是聲音、影像等網(wǎng)絡(luò)信息都可以成為電子檔案管理的內(nèi)容，并且，這些信息無論是單獨存在還是互相搭配都可以形成檔案管理模式。
2加強電子圖書檔案管理的措施
我國電子圖書檔案管理工作在不斷探索發(fā)展中取得了較大的成就，但是，在實際應(yīng)用過程中還存在很大的問題，例如，伴隨著經(jīng)濟的發(fā)展，電子圖書檔案存儲的要求越來越高、電子檔案的真實性受各種因素的影響可靠性較低、社會對電子檔案的安全性以及工作人員的能力要求越來越高等。筆者結(jié)合多年電子圖書檔案管理經(jīng)驗，針對管理工作中存在的問題，對加強電子圖書檔案管理的措施做了簡單介紹。
2.1加強環(huán)境保護，保證存放空間安全
電子圖書檔案的存放環(huán)境是保障其信息安全可靠的基本保障，加強電子圖書檔案管理首先應(yīng)該加強電子圖書檔案管理的環(huán)境保護。電子圖書檔案的環(huán)境主要包括工作人員的辦公場所以及存儲工具等，工作人員的辦公環(huán)境保持清潔衛(wèi)生、溫度適中的同時，還必須安裝抗雷、抗電擊以及抗磁場力等設(shè)備。另外，為了保證存放空間的安全，還應(yīng)該對存儲的電子圖書檔案進行備份處理，最好選擇多個位置儲存。最后，定時檢查存儲工具，發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施予以補救。
2.2加強管理制度設(shè)計
為了保證數(shù)據(jù)儲藏的安全，必須根據(jù)電子圖書管理的實際狀況，加強管理制度設(shè)計。在進行電子圖書檔案的編制工作時，應(yīng)該專門安排業(yè)務(wù)水平較高的工作人員參與電子檔案編制工作，確保數(shù)據(jù)的真實可靠性。其次，工作人員應(yīng)該及時整理電子檔案，尤其是檔案的歸類管理，工作人員應(yīng)該以檔案的級別作為歸檔的依據(jù)，確保各級別信息準(zhǔn)確無誤后，進行歸檔處理。最后，電子檔案編制結(jié)束后，必須交由領(lǐng)導(dǎo)檢查核實，確保信息準(zhǔn)確無誤后進行存儲。
2.3加強系統(tǒng)管理設(shè)計
為了保證數(shù)據(jù)的讀取安全，必須加強電子圖書檔案系統(tǒng)管理設(shè)計。很多時候，電子圖書檔案的信息安全性不夠高，主要原因是系統(tǒng)管理體系不健全或者是有人而已破換管理系統(tǒng)。針對以上問題，設(shè)計者可以對電子圖書資料進行加密設(shè)計，為了防止破譯，密碼不能太簡單，最好定期更換密碼，確保信息的安全。另外，根據(jù)需求設(shè)置訪問權(quán)限，杜絕任何人都可以獲取信息等問題產(chǎn)生。最后，定期對系統(tǒng)進行維修保護，有的網(wǎng)站因多種原因會出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，這時候應(yīng)該加強防火墻設(shè)置，保障信息的安全性。
2.4加強人員工作能力培養(yǎng)
為了保證操作的安全，還應(yīng)該加強工作人員能力的培養(yǎng)。根據(jù)市場的需求，結(jié)合工作人員的實際狀況，通過培訓(xùn)加強工作人員的業(yè)務(wù)能力，業(yè)務(wù)能力主要包括計算機的操作能力和扎實的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識能力。條件許可的情況下，聘請具有扎實專業(yè)功底的人擔(dān)任電子圖書管理工作，為電子圖書檔案的安全管理提供保障。
3結(jié)束語
