發布時間：2023-02-11 02:37:24
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［關鍵詞］高校管理；文書檔案；檔案管理
文書檔案是高校發展的原始記錄，具有權威性和憑證性。學校各部門如何利用檔案為領導當好參謀，為學校事業發展提供服務，主要取決于所收集的檔案種類是否齊全，是否具有專業化、多功能的特點。隨著高等教育事業的發展，各高校越來越重視檔案工作。高校檔案管理單位以專業化檔案管理理念創新為先導，以培養專業化檔案管理隊伍為核心，以信息化、標準化、科學化提升檔案管理的專業化水平，促進管理思想、管理方法和管理手段等方面的創新，為高校發展提供了有力保障。
一、提高文書檔案管理專業化認識
首先，樹立專業化理念，提高專業化認識。檔案管理專業化是指檔案管理職業具有自己獨特的職業要求和職業條件，有專門的培養制度和管理制度。檔案專業既包括學科專業，也包括職業專業，國家對檔案任職既有規定的學歷標準，也有必要的檔案知識、檔案能力和職業道德的要求。我國有檔案管理人員教育和培訓的專門機構、專門內容和措施，有對檔案管理人員資格和教育機構的認定制度和管理制度。檔案管理職業有自己的理想追求，有自身的理論武裝，有自覺的職業規范和高度成熟的技能技巧，具有不可替代的獨立特性。
其次，培養專業化精神，增強專業化意識。加強檔案文化建設，塑造檔案職業文化、職業品格和職業素養，要甘于寂寞、樂于奉獻、遵守法紀、保守秘密，把做好檔案工作作為事業追求、職業理想和工作態度。陳希周在《檔案利用服務工作“四忌”》一文中認為，從事檔案管理工作一忌態度冷淡，缺乏熱情，二忌不按規章制度辦事，三忌不熟悉館藏內容和檔案管理業務，四忌對查閱檔案的人員不嚴格監視，對查閱過的案卷不經檢查就人庫。檔案管理工作者要克服“四忌”，努力做到服務質量專業化、學習培訓專業化、業務技能專業化。
再次，建立檔案管理專業化體系。蹇文燕在《淺談基層檢察機關檔案管理和利用的專業化構建》一文中指出，檔案管理和開發專業化構建的路徑主要有：一是提高認識，轉變工作理念；二是提高檔案管理人員素質，建設專業化隊伍；三是完善設備，加大檔案工作的投入力度；四是整合利用檔案資源，促進事業健康發展。檔案管理專業化的目標是人本化，要堅持以物為本向以人為本轉變，以保管為主向開發利用為主轉變，以管理型向服務型轉變是現代檔案管理發展的基本趨勢，所有檔案管理工作都是為人服務、為人的全面發展服務的，離開了人所有的檔案都沒有任何意義。檔案管理專業化過程必須規范化和標準化。要制定全國統一、行業統一、單位統一的文書檔案標準，克服各自為陣、各自為術、各自為范的局面，積極推進文書檔案建設一體化，充分發揮檔案服務全面、準確、便捷的功能。
二、創建文書檔案管理專業化模式
要提高高校文書檔案管理專業化水平，必須創新管理體制和模式，建設機構獨立、人員獨立、管理獨立、經費獨立、業務獨立的檔案館。《甘肅省檔案管理條例》規定，機關、團體、企業事業單位和其他組織把檔案事業列入發展規劃和工作計劃，建立和健全檔案行政管理和保管機構，保障檔案事業發展所需經費；應當重視檔案管理工作，提供必要條件，保證檔案工作的正常開展，設置檔案機構或者配備專（兼）職檔案工作人員負責檔案的管理，并對所屬單位的檔案工作實行檢查和指導；檔案館建設應當符合國家和地方制定的檔案館建筑設計規范，具有保管檔案的專用庫房，檔案庫房應當具備防盜、防火、防潮、防高溫、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件和設施。
目前，高校文書檔案管理模式有兩種：一是文書檔案產生并存放于各單位、各部門、各學院，或者單位內部設立檔案室，由這些單位指定專職或兼職人員管理，檔案管理零散，缺乏規范性、整體性，作用很難發揮，價值很難利用。二是成立檔案館的高校，文書檔案由檔案館專人負責，各單位和部門指定兼職檔案員協助做好歸檔工作，管理制度健全，文檔生成過程規范，檔案的價值整體得到利用。
三、改進文書檔案管理專業化方式
文書檔案管理專業化建設主要包括管理制度專業化、管理方式專業化、管理手段專業化、管理措施專業化等。陳麗在《提升四川檔案管理專業化水平的標尺》一文中認為，檔案專業化管理是指以系統化為保證、數據化為標準、信息化為手段，從管理工作的各項專業環節入手，以提升專業水平的方式，把服務者的工作重點集中到滿足被服務者的需求上，以獲得更高效率、更多效益和更強競爭力的管理方式；主要措施包括組織專業性、管理過程專業性、技術專業性、人員要求專業性等。
制度建設是文書檔案專業化建設的前提和基礎。《甘肅省檔案管理條例》規定，機關、團體、企事業單位應當建立、健全科學的檔案管理制度，使檔案管理規范化、標準化，并逐步采用先進技術與設備，實現管理現代化。
信息化建設是文書檔案專業化建設的基本方式。為了提高文書檔案工作的質量與效率，開發文書檔案信息資源利用的新途徑、新方法，必須利用信息化和數字化技術手段，以信息化改變傳統文書檔案管理模式，更好地實現“檔案館可以通過報紙、廣播、電視、刊物、圖書等媒介，采取出版、播放、陳列、展覽等形式向社會公布檔案”，提高檔案的使用效率。劉向在《要提高檔案管理軟件的專業化水平》一文中認為，要提高檔案管理軟件的專業化水平，最重要的是提高程序員的檔案知識水平。要根據檔案工作的特點和需求，有的放矢，使軟件所附有的功能適應檔案管理的特殊性。還要進一步完善軟件開發公司的售后服務，對檔案管理人員進行培訓，及時對軟件和系統進行升級。陳金水在《信息化、專業化、標準化，助推社會保險業務檔案管理》一文中認為，要加強信息化硬件設施建設, 實現設備和技術的現代化，全面提高業務檔案管理的現代化水平，及時配備業務檔案現代化所必需的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、互聯網設備等現代化辦公設備, 充分利用現代科學技術, 利用縮微技術、光盤技術在業務檔案管理中的作用。
四、培養文書檔案管理專業化隊伍
培養和造就一批職業化、事業型的檔案管理隊伍是實現高校文書檔案管理專業化的關鍵。《甘肅省檔案管理條例》規定，檔案工作人員應當具備檔案專業及相關知識，做到愛崗敬業，忠于職守，保守秘密，熱情服務。機關、團體、企事業單位應當重視檔案工作人員的業務培訓，按照國家規定進行職稱評聘，并保持檔案工作人員的相對穩定。
文書檔案涉及學校發展的方方面面，首先，管理人員要有堅定的理想信念，較高的政治素質，在遵守檔案保密制度上發揮表率作用；其次，要掌握高等教育發展的基本規律，熟悉學校發展規劃和工作計劃，具有文書檔案的鑒別、識別能力；最后，要有較高的業務能力，全面掌握文書檔案的形成、收集、鑒別、整理、利用、保管等一系列專門環節。另外，要有較強的服務意識和良好的服務態度，為文書檔案充分利用提供快捷、優質的服務。賢文在《建設一支穩定的專業化的干部檔案管理隊伍》一文中認為：“干部檔案管理隊伍應該懂得電子計算機操作和軟件設計的基本原理，能自如地運用電子計算機進行干部檔案材料的貯存、檢索，應該懂得錄像、復制、縮微等技術的基本知識，熟練地操作、使用儀器，應該具有基本的化學、生物知識，以利用各種手段實行對干部檔案材料的防霉、防腐措施，應該懂得中國檔案發展史、干部檔案史，等等。”為此，要加強文書檔案管理專業化隊伍建設，使檔案工作者從檔案資料保管員向檔案資源開發者和研究者轉變。
其一，加強檔案學學科和專業建設。完善、發展檔案學科知識體系，根據社會需求，有條件的高校要積極開辦檔案學本科和研究生專業，結合現代檔案管理的發展趨勢，加強課程建設和教材開發，培養檔案管理應用人才、檔案管理信息系統研發人才和檔案學研究人才。
其二，引進檔案管理人才。要改善檔案管理人員的待遇和工作環境，在職稱評定、推優評優等方面給予傾斜和照顧，吸引其他單位或部門具有檔案專業學習或管理背景的人員充實到檔案管理隊伍中。
其三，選留檔案管理人才。從應屆畢業生中選留檔案學專業大學生充實到檔案管理隊伍中，改善檔案管理隊伍的學歷、年齡、知識、學緣結構，增強檔案管理隊伍的整體活力。
一、進一步提高區級檔案館對檔案信息化建設重要性
檔案信息化建設是現代化建設的客觀要求，是檔案事業發展的必然趨勢，是對傳統檔案管理模式的重大改革。必須統一思想，充分認識檔案信息化建設的重要性和緊迫性。
檔案信息化建設是地方經濟建設的現實需要。檔案對研究過去、指導現實、預測未來具有無可替代的作用。利用好檔案信息，不僅可以在工作中少走彎路，而且可以從歷史對未來的昭示中產生新思路、找出新辦法、提出新對策。尤其對創新理論、地方經濟建設和社會保障等方面，具有十分重要的參考價值。只有加快檔案信息化建設步伐，才能盡快實現檔案信息資源共享，才能為當地經濟建設提供高質量的服務。
檔案信息化建設是檔案事業發展的必由之路。信息技術迅猛發展、廣泛應用，使檔案工作出現了許多新情況新特點。檔案類型增多、數量增大、科技含量增高；檔案載體由紙介質為主發展為磁、光、紙、電等多種介質并存，呈現多元化特征；檔案信息利用更加廣泛，深度開發的要求更高。傳統的管理模式已經不能適應工作需要，我們必須解放思想，開拓創新，加快實現檔案信息資源存儲的數字化、傳遞的網絡化、管理的自動化、服務的遠程化，努力推進區級檔案館工作向更高層次發展。
二、切實把握好檔案信息化建設的關鍵環節
科學規劃。區級檔案館要求檔案信息化建設 “統一規劃、分布實施，重點突破、整體推進，邊建邊用、滾動發展。”圍繞這一指導思想和目標，各區級檔案館應結合本單位實際，摸清情況，反復論證，制定切實可行的實施計劃，要重點把握三個方面的問題：一是堅持從自身實際出發。檔案信息化建設必須按照標準實施，但考慮到各單位的實際情況，在建設規模和模式上不搞“一刀切”，充分體現各檔案館特色優勢。二是突出重點。網絡建設、信息資源開發、安全保密等是檔案信息化建設的關鍵點，也是重點難點問題，必須高度關注，集中突破。三是注重實用。信息化建設要從實際需求和能力出發，切實把方便利用，發揮檔案最大效能，作為工作的出發點和落腳點。
集中力量建好數據庫和局域網。檔案館保存著大量珍貴的資料，這些檔案資料的數字化處理，工作量很大，任務十分繁重。一方面，要抓緊對現存檔案進行目錄錄入、全文掃描和圖像、語音采集壓縮；另一方面要建設技術先進，經濟合理，安全適用，質量可靠的局城網。
加大人才培養力度。檔案信息化建設專業性、技術性很強，需要從業人員具備多方面的專業知識和技能。一定要采取多種形式，通過各種渠道，加大人才培養力度。當前，要突出計算機和網絡使用管理、信息安全防護、多媒體等相關知識的學習培訓，全面提高檔案人員的素質和能力，以滿足檔案信息化建設的需要。
三、按照實際需要，設計檔案管理軟件，有序推進“數字檔案”工程建設
首先要事先做好規劃和規范管理工作，以避免重復和浪費。如機讀目錄數據交換格式、著錄標引、xml技術應用標準、電子文件存儲格式、計算機檢索體系質量評估和控制規范等各項內容，以提高整個檔案管理軟件的利用效果，保證檔案數據的查準率和查全率，實現信息資源的充分共享。其次要正確認識檔案信息化建設。檔案信息化建設主要是指檔案數字化，是檔案信息化建設中檔案信息資源建設的一個方面，主要是對現有館藏檔案的數字化。應從實際出發，根據檔案的實際利用需求組織實施。
四、采取技術措施確保檔案信息安全
在檔案信息化建設中，最為重要的檔案數據的安全。它是檔案信息化減少得以順利開展的基礎和關鍵之所在。加強檔案數據安全的措施，是多方面的，如數據加密、文件系統加密、硬盤加密、異地備份等，但最為重要的措施，還在于從其環境入手，以確保檔案數據的安全。
（一）強化硬件設備建設，確保檔案數據安全
硬件設備的安全是檔案數據安全的基礎，包括直接載體和間接載體。直接載體如計算機、硬盤和光盤等，間接載體如傳輸介質、網絡設備和安全設備等，都要配置良好性能的設備，同時要做好防盜、防毀、防電磁干擾及防電磁信息輻射泄漏等的工作外，還要及時備份數據，以應對意外的發生。
（二）強化應用軟件的保護，確保檔案數據安全
如果說硬件設備是檔案信息化建設的大環境，那么，應用系統就是檔案數據所處的“小環境”，它是特別的應用程序，其最大的威脅來自于內部或外部的非法訪問。
（三）加強系統軟件的安全性，保障檔案數據安全
操作系統是檔案管理軟件運行的平臺，是檔案數據運行的最大環境。一要使用正版操作軟件；二要安裝正版殺毒軟件；三要及時升級系統，以防操作系統的漏洞被黑客所利用，造成檔案數據受到威脅。
五、努力提高區級檔案館服務保密工作
1.1檔案是企業文化建設的基礎和依據，并服務于企業文化建設。
檔案記錄著企業的成長，是企業發展的歷史長卷，記述和反映了企業文化建設的歷史，包含著企業發展過程中做形成的價值觀念、經營哲學和拼搏奮進的精神取向，而這些都是企業的文化建設的前提和依據。企業檔案的有效管理為企業文化建設提供了大量的歷史文獻和各種有效資料和素材，可為新時期企業文化建設提供借鑒和依據，同時營造了濃厚的文化氛圍并樹立了了企業良好的形象。而企業文化也是以檔案為依托，企業文化以檔案形式為表現，檔案多年的文化沉淀形成了企業文化，可以說，企業文化的建設離開企業檔案管理是無法完成的，二者相輔相成，相互促進。
1.2企業文化的發展也影響著企業檔案收集整理和鑒定工作。
企業文化作為整個企業的精神和靈魂所在，體現了企業的個性特征和獨特魅力，是企業管理活動的重要組成部分，指導著企業發展的方向。企業檔案是企業文化的組成部分，其存在價值在于滿足企業的發展需要。隨著企業的不斷發展，企業文化也會隨之不斷地完善，企業文化所體現出的價值取向的改變和發展也影響著檔案管理工作，也就是說企業文化若發生變化，企業員工受到企業文化的影響，在收集和整理企業檔案過程中，對企業檔案在收集管理和主觀鑒定，也會隨之發生相應變化。
1.3二者對企業的發展有著相同之處。
企業檔案管理和企業的文化建設都共同服務于企業管理工作，是企業管理工作的組成部分，他們共同致力于引導企業員工形成積極的價值取向，共同影響著企業的決策方向，對企業的發展有著推動作用。
2檔案管理對企業文化的作用和功能
2.1檔案管理工作促進了企業文化發展，企業檔案在企業的文化建設中體現了重要的價值和作用。
首先，企業檔案記錄了企業發展的成長史，是企業發展歷程的載體。它以文字、圖片、影響資料等呈現著企業成長的點滴，是企業可持續發展的重要資源和精神財富。其次，企業檔案突出了企業文化與眾不同的特色，使企業文化個性的塑造更具針對性。每個企業的發展，都有著自身與眾不同的發展過程，檔案沉淀著不同企業的不同的文化精髓，繼承者本企業的優良傳統，因此，各企業文化形成也各具特色，可以說企業的個性設計和形象塑造都離不開企業的檔案工作。最后，企業檔案為企業員工的文化教育培訓工作提供教材。檔案，取其精華去其糟粕，包含大量的歷史知識，是企業寶貴的精神財富，企業檔案最真實的記錄了企業在發展過程中的相關資料，如企業財務、材料工藝、經營狀況、文化建設等等重要內容，為企業對員工培訓和教育提供了必要的教材資料。也提高了員工的綜合素質，調動了員工的積極性，增加員工對企業的熱愛。
2.2企業檔案與企業文化具有相同的功能，他們工作服務于企業管理工作，是文化與經濟結合的產物，共同組成企業的精神文明建設
企業檔案對企業文化具有以下功能：a.導向功能，檔案工作收集之際便取其精華，擇取積極價值觀資料，將職工引導到企業的發展目標上來，因此企業檔案對企業文化具有導向功能。b.約束功能，企業檔案是企業文化的一部分，是企業的一種無形的文化力量，企業檔案的收集影響著企業文化的建設，并影響著企業的價值觀、行為準則、道德規范等，企業檔案和企業文化共同約束著員工和公司的行為。c.融合功能，檔案管理的收集工作，會將符合公司價值觀的信息搜集起來，使之融合，共同體現企業文化，同時融合職工的思想、行為，使之達成共性。d.凝聚功能，檔案工作推進企業文化，得到員工認同并凝聚人心，團結員工，使員工有歸屬感，從而使員工團結一心，共同為企業發展而奮斗。e.輻射功能，企業檔案使企業形成不同的企業文化，對外則代表不同的形象，并使其對外部有一種輻射力，既樹立了自我形象，又對整個文化建設產生了極大的影響。
3如何有效發揮企業檔案管理在文化建設中的作用
首先，做好檔案的收集工作，企業檔案的收集和累計是檔案管理的最基礎工作，也是企業檔案發揮作用的前提條件。檔案的本質屬性是它的原始記錄性，內容則是它的文化性，檔案資料要求真實、豐富。其次，規范檔案管理，改變傳統的檔案管理觀念和工作方式，增強管理人員的管理意識，重視企業各種檔案管理技術的開發利用，加強檔案的信息化管理，要充分利用當達的電子信息技術，提高管理效果和工作效率。積極引進專業的檔案管理人才，加強對檔案管理人員的培訓，提升檔案管理工作人員的素質，使檔案管理工作更專業化。最后，要定期的反饋工作，定時公開企業檔案。使其自身不斷完善，檔案部門有必要定期對自身工作進行反饋，而企業是由每一個員工的辛勤勞動構成的，因此員工有權利了解企業檔案的內容。要加強企業檔案工作的透明度，是企業的每一個員工都能定期的了解到企業檔案和企業的發展狀況。員工在了解的相關信息后對企業的信任度加強，工作時會更加努力。此外，檔案的管理方法也應當與時俱進，開拓創新，并始終堅持以人為本的原則，在對大意義上實現檔案管理工作對企業經濟發展和員工利益最大化服務。
4總結
關鍵詞：公共文化；服務體系；公共檔案館；建設
公共檔案館作為一種公益性文化單位，既肩負著參與公共文化服務的重要職責，又承擔著滿足廣大人民群眾公共文化權利需求的重要作用。如何正確認識公共檔案館有效參與公共文化服務體系建設的內涵以及公共檔案如何有效參與公共文化服務體系建設，已成為當前公共檔案館建設急需解決的重要問題。
一、公共檔案館參與公共文化服務體系建設的內涵
公共檔案館是一種政府承辦的公益性的文化單位，是服務廣大人民群眾對公共社會信息檔案查詢和利用的重要載體，它能夠在一定程度上全面反映公共資源和社會歷史風貌，通過為公共群體提供服務實現公民的文化關懷和文化享有的公共權利。公共文化服務體系建設工作是我國文化體制改革的重要舉措，而公共檔案館參與公共文化服務體系建設則是踐行這一舉措的重要途徑之一。
（一）公共檔案館服務的對象和目的
公共檔案館是檔案館的一種類型，最大的特征就是公共性。因此，公共檔案館就是為社會廣大人民群眾提供館藏資源服務的機構，其服務對象就是全體公民。公共檔案館在滿足公民對館藏資源查詢利用的同時，也在通過各種方式和途徑向人們傳播檔案文化，進一步確立公眾的文化權利。公眾的文化權利的確立和行使，要求公共檔案館要開展公共文化服務，并要參與到社會文化服務體系建設之中，因此，積極傳播檔案文化和維護公眾的文化權利，是公共檔案館參與公共文化服務的根本目的。
（二）公共檔案館服務的特性
公共檔案館服務的主要特征是公共性與服務性。公共檔案館的服務內容是以檔案資源供給為主，這種檔案資源具有公共物品的屬性，在查詢和利用工程中不會產生利益性競爭，公共檔案館無法通過市場效應來調節公眾對檔案的使用率，而公眾也無法通過交易途徑來謀得檔案資源的占有和使用。從公共檔案館的確立和定位來看，公共檔案館服務的是全體公眾而并非特定群體。因此，公共檔案館應改變傳統的服務方式，深入貫徹為人民服務的工作宗旨。
（三）公共檔案館服務的原則
公共檔案館作為一種檔案收藏的場所，它不僅是對政府和社會重大事情的記載，而且也記載了廣大公眾的普通歷史事件，它是一個相對廣泛的承載社會、國家及個人文化積累于一體的文化事業機構。公共檔案館的館藏資料是對歷史的客觀反應與公正表達，它揭示了人類追求公平正義的現實寫照，因此，公共檔案館的定位與性質決定了其要遵循公平正義的原則服務社會。
二、公共檔案館參與公共文化服務體系建設的意義
（一）有利于公共文化服務體系的建構
公共文化服務體系的建構是一個相對復雜的系統工程，它會涉及到公共圖書館、藝術館、文化館、展覽館、紀念館、公共檔案館等部門或機構。缺少了公共檔案館的參與，公共文化服務體系就不是一個完成的體系，公共檔案館在社會發展過程中的歷史文化積累、保存、沉淀，是其它任何部門都無法取代的，同時它為公共文化服務體系建構的支撐力量也是不可小覷的。因此，政府在建構公共文化服務體系過程中，要充分重視公共檔案館服務職能的發揮。
（二）有利于公眾基本文化權利的保障
建構公共文化服務體系的一個重要內容就是要保障公眾的基本文化權利，公共檔案館在提供文化服務時，對公眾的基本文化權利需求的滿足具有不可推卸的重要責任。公共檔案館的建立與運行，不僅僅是政府設立的一個供廣大人民群眾查詢和利用檔案資源的服務機構，同時公共檔案館作為一種開放式的、服務大眾的文化制度的形成，它在一定程度上保障了公眾基本文化權利的行使。
（三）有利于公共檔案事業的長足發展
政府不僅是公共文化服務體系建設的主體，而且也是促進公共檔案館發揮文化職能的中堅力量。因此，政府在建設公共文化服務體系時，必然會加大公共事業的資金投入，同時也會制定并出臺一些相關文件政策。這樣不僅能夠提升公共檔案館參與公共文化服務體系建構的積極性，同時也為公共檔案館有效合理發展提供必要的支持和保障，從而促進公共檔案事業的長足發展。
三、公共檔案館參與公共文化服務體系建設的策略
（一）加強公共檔案館與其它文化部門的融合
在公共文化服務體系建構的過程中，需要各個文化部門相互支持、相互融合，這樣才能夠促進公共文化服務功能的有效發揮。公共檔案館作為一種法定的公共事業文化單位，它既具有一般文化事業機構的共性，也具有屬于其自身特色的專屬屬性。它與其它文化機構之間既存在關聯，又存在不同。只有將處于文化邊緣地位的公共檔案館地位提升起來，才能夠激發公共檔案館發揮其應有的文化服務能力。因此，政府部門要統籌規劃，明確和規范各個文化部門的職責與權力，使公共檔案館能夠與其它部門在公共文化服務體系建構的過程中相互融合、相互支撐，同時要竭力打通公共檔案館與其它文化部門之間的隔閡，凝聚服務社會公眾的文化合力。
（二）豐富公共檔案館的館藏資源
館藏資源的多少直接決定了公共檔案館的綜合實力和文化服務供給能力。隨著社會的快速發展，公眾對檔案館藏資源使用的需求日益提升。然而，受傳統歷史的影響，我國很多公共檔案館館藏資源匱乏、內容與形式單一，館藏結構不夠合理，大多館藏資源記錄的都是政府政務工作與重大的歷史事件等。而那些反映廣大人民群眾生活和特色事務的記載相對較少，難以滿足公眾的文化服務需求。公共檔案館要承擔起公共文化服務功能，必須要豐富館藏資源，優化館藏結構，逐步貼近公眾日常生活。其中公共檔案館要加強與公眾密切相關的民生檔案建設，收集和完善公眾戶籍、婚姻、醫療等檔案資料。同時還要建構與當地歷史發展相結合的特色館藏資源建設，如風景名勝、人文歷史、風俗習慣等，既能夠傳承本土歷史文化發展，又能夠滿足外地游客的文化需求。
（三）深化公共檔案館的服務舉措
公共檔案館為公眾提供文化服務和文化產品供給，效果的好壞最終取決于公眾對館藏資源的利用率和利用滿意度。然而，與其它公共文化部門相比，公共檔案館有很多不方便之處，如地理位置相對偏僻，節假日不對外開放、傳統化辦公模式等等。因此，公共檔案館在參與公共文化服務體系建設時，要改變原來的不便之處，在保證豐富多樣的檔案館藏資源的同時，積極優化相關的服務舉措。首先，政府部門要規劃好公共檔案館的選址與建筑，要選擇公眾比較密集的生活休閑區，同時還要兼顧與其它公共文化部門的協調與設置，使某一區域能夠滿足公眾對不同文化產品的查詢與利用。其次，要合理布局公共檔案館的內部陳設，依據檔案分類規律的同時，也要兼顧公眾的個性化需求。最后，要合理安排館藏開放時間，利用信息技術實現自動化辦公模式，突破時空限制，滿足公眾的切實需求。
（四）提升公共檔案館隊伍的綜合素能
檔案管理隊伍綜合素能的高低，在很大程度上決定了公共檔案館的文化服務水平和服務質量。公共檔案館要參與公共文化服務體系的建設，必須要抓好館員隊伍建設。一方面，公共檔案館要從年齡結構、學歷結構、知識結構、能力結構等方面優化檔案管理隊伍，在提升專業檔案管理素質的同時，要強化以人為本的服務理念和服務方式。另一方面，公共檔案館要實行“兩條腿”走路的檔案人才管理模式，即引進適合現代化檔案管理人才，增強檔案管理實力；加強對已有管理人員的進修與培訓，不斷提升檔案管理隊伍的綜合素能。
參考文獻：
[1]蘇君華.公共文化服務體系建設中公共檔案館的功能定位研究[J].檔案建設，2013.5.
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4117（2011）09-0066-01
在當前信息社會的不斷發展下，傳統的檔案管理方式、方法體制已經不適應當今社會的發展，檔案的信息化建設勢在必行。檔案信息化不僅是發展趨勢，也是檔案信息服務社會的最佳技術手段和實現途徑。因此，作為檔案管理工作人員，必須改變觀念，提高對檔案信息化得認識水平，逐步實現檔案工作規范化、信息化、現代化，為企業和社會提供更系統、更便捷，也更有價值的檔案信息資源。
一、加強檔案信息化建設的重要性
（一）檔案信息化有利于保護檔案原件。相比傳統的檔案保存方式，檔案的信息化的優勢一目了然，它可以避免檔案原件被過多使用、年代久遠或者人為原因而造成損壞，避免重要資料丟失的風險。每個企業在不同的發展過程和不同時期中都有一些有特定意義或者珍貴的歷史資料，如果將這些資料運用先進的信息處理，將它以電子文件的形式存儲在計算機中，就能更加有效的對原件進行保護。
（二）檔案信息化有利于信息資源的整合和共享。檔案信息化得優勢還表現在對資源的整合和共享上，企業檔案資源的一個目的在于整合檔案資源，擴大其應用程度和應用范圍，如果將檔案經過信息化處理后，利用企業內部的局域網就能輕松的實現這一目的。而且，電子文件比檔案原件更易于導航，更有利于企業各部門瀏覽，并保持隨機存取，提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現檔案信息資源共享。
（三）檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便。傳統的手工查詢資料，要耗費檔案管理人員大量的時間和精力，有時候還找不到所需資料。檔案的信息化就能很好的解決這一問題，它包含快捷的查詢系統，采用了電子目錄和電子文檔，在查找時只需輸入關鍵詞，相關資料信息就可完全的展現在你的面前。企業的各部門只要有需要，就可以不費事、不費力的獲取更為系統和全面的信息。
二、經過一定的實踐和宣傳，很多企業已經意識到了檔案的信息化管理的重要性
下一步檔案信息化建設的目標則是進一步整合企業檔案信息資源，而在檔案的信息資源整合過程中，遇到一些比較突出的問題：如操作人員的綜合素質不高、對檔案的重視程度不夠、乏統服務意識和管理制度不健全等等。筆者認為應在以下幾方面進行加強：（一）提高檔案管理人員的綜合素質水平。著計算機技術在檔案管理工作中的應用和發展，對檔案管理工作提出了更高的要求，同時，也對檔案管理人員在更新知識、加強計算機操作等方面也都提出更高更新的要求。而以前原有傳統的業務知識、操作方法和管理手段，已不能適應新時期、新形勢的需要。因此，這就要求檔案管理人員，必須更新原有的檔案管理知識，了解檔案信息化的內容，而且還要有一定的計算機操作水平，以便適應新時期檔案管理現代化的需要。
（二）完善檔案管理工作標準和規范。制定和實施檔案工作標準和規范，是檔案信息化管理工作的需要，也是提高工作質量和效率的需要。實現企業的檔案信息化，一方面可以將企業的檔案通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數字化信息，另一方面可以通過人工輸入，但不管是通過檔案數字化還是人工輸入文件，都應該堅持規范性原則，根絕檔案管理工作的流程，制定出相應的標準。只有這樣才能使檔案的歸檔和數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政，互不兼容等現象發生。
（三）做好檔案管理工作，強化服務意識。檔案管理人要強化服務意識，樹立工作就是服務的理念，把提高服務標準和服務質量、端正服務態度作為工作的出發點和歸宿。在檔案的信息化管理過程中，要及時錄入已簽發文件，并按照檔案類別進行歸檔，這樣才能更好的發揮檔案信息資源的作用，以便企業各部門的查詢。同時，還要利用工作經驗進行創新，研究新的管理方式，只有這樣檔案的信息工作才能更好的為企業服務。
（四）更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源。要重視收集對企業發展關系比較大的檔案信息，要收集與企業檔案有聯系的各種資料，對枚關企業生產經營決策的信息資料也要注意收集，要拓展收集信息的深度和廣度。要重視國家對企業的政策信息的收集，并及時更新，同時，要以市場為導向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如果檔案人員能在這些方面為企業及時提供真實、詳細的檔案資料，就會為企業的正確決策提供有力的支持，其為企業提供的服務就是高級的信息服務。
（五）加強橫向聯合，為檔案信息共享做好鋪墊。要在企業內部統一檔案的管理方式，對檔案要根據類別進行統一的編號，規范主題詞的運用，這樣有利于分類查詢。對于以前不同類別的文件沒有實行統一編號的檔案要進行更新，做好升級轉換工作。要收集和保管好相關的應用程序和歷史數據，以便將來能為企業各有關部門查閱和利用。
1.建設重視程度不高
就當前的情況分析，雖然大多數人已開始認識到廣播電視大學檔案管理是學校進行管理的重要環節，但是依然沒有得到學校各級領導的高度重視，且其均沒有從思想上意識到信息化建設對檔案管理的重要性，而是片面地把工作重心偏向于學校教學管理及經濟效益上。加上許多的檔案工作者均不是專業人士，因此思想上對于檔案信息化建設的認知度還不夠，導致對檔案工作的細心不足，使得檔案的信息化建設無法有效開展。
2.建設資金投入力度缺乏
廣播電視大學的檔案信息化建設在起始階段需投入一定的資金用于基礎設施建設方面，以形成信息化的管理環境，然而許多大學卻過分地強調科研建設等方面，且科研方面的經費比重偏高。而在基礎設施方面均使用一些嚴重老化或瀕臨淘汰的設備，嚴重阻礙了現代信息技術與檔案管理的相互協調發展，進而使得廣播電視大學的檔案管理信息化建設不能得到實質性進展。
3.建設制度規范化不足
廣播電視大學的檔案大多來源于學校各個學院和管理部門，然而當前各部門的檔案管理缺乏規范化，沒有一套完整且適用于信息化發展的采集、整理、儲存及借閱制度。此外，學校收集檔案的過程也缺乏系統性，沒有實現較高水平的現代數字化管理，因而無法對檔案信息資源進行更深層次的開發利用，導致最終嚴重影響學校檔案管理的成效。
4.建設標準化薄弱
由于學校對檔案管理信息化建設的態度不夠端正，致使管理工作分散性和隨意性明顯，嚴重缺乏必要的統籌性和協調性，造成檔案管理信息化的標準化建設水平下降，從而阻礙檔案管理信息化的建設步伐。此外，檔案管理信息化人員素質的低下以及技術保障的缺乏，同樣是廣播電視大學管理信息化建設中需要解決的問題。
二、廣播電視大學檔案管理信息化建設的建議
1.積極轉變思想觀念
思想決定行為，廣播電視大學需正確認識到檔案管理信息化建設的重要性，并積極投身于檔案管理信息化建設中。一方面，廣播電視大學的領導應轉變其傳統觀念，高度重視檔案管理的信息化建設，將廣播電視大學的檔案管理工作與學校的科研、教學工作一同納入學校的未來建設發展規劃中，且應該適應現代社會發展的需要;另一方面，廣播電視大學的領導應該認真聽取相關工作人員對當前的工作匯報，加大對信息化建設物力、人力的投入，并加強基礎設施建設，適應現代信息化發展需求的同時，為檔案管理者營造融洽的工作氛圍。而檔案管理者不僅需做好本職工作，而且還應加大關于檔案管理信息化建設的宣傳力度，可號召師生共同加入建設隊伍，并向其詳細講解檔案及相關法規，從而提高師生對檔案的認知度，使其充分意識到檔案的重要性［1］。
2.切實加大資金投入
對于檔案信息化建設，技術設備是最重要的基礎因素。首先，廣播電視大學需投入一定的資金以配備性能良好、質量可靠的硬件設施，從而防止受到輻射、電磁干擾等影響;其次，還可設計開發或者采購通用型的檔案管理軟件，使辦公自動化的系統與檔案信息化建設融會貫通;最后，廣播電視大學的檔案管理者還應加強安全警惕，嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用防火墻、身份認證、數據備份等安全措施進行防護，時刻做好防范黑客攻擊的殺毒防毒工作，以確保計算機網絡的正常運行，從而維護檔案安全［2］。除此之外，學校還應在硬件保護工作和數據備份的工作方面加大力度，以便發生故障時可第一時間進行處理與恢復工作。但是在資金的使用方面需科學規劃，學校可將科研、教學等信息化建設與檔案信息化建設進行有機結合，形成一種集成綜合優勢，使有限資金發揮更大效用，進而實現學校的全方面建設與檔案信息化建設共同進步與發展。
3.規范檔案管理制度
首先，學校需科學制定統一標準，使檔案信息化建設有據可循和有序發展;其次，有效構建廣播大學檔案信息體系，使檔案更加完整有序，而且更方便進行查閱工作;最后是改變“輕利用，重保存”的傳統思想觀念，通過實施檔案管理信息化建設，將檔案信息服務不斷延伸至知識服務及實際的管理工作中。這不僅給學生和學校的教職員工提供檔案利用的服務，而且通過檔案信息化建設平臺為社會各個方面提供具有價值的檔案信息服務，使廣播電視大學的檔案信息管理可和社會的各個部門及各個方面間形成檔案信息資源共同分享的開放局面。
4.建立規范標準體系
檔案信息化建設的前提是基礎工作的標準化與規范化，學校應全面推進標準規范化的制定與執行，加強相關的法制法規建設，從而實現檔案信息可資源共享的目標。就廣播電視大學檔案管理信息化的標準建設而言，需從內部協調與宏觀調控兩大方面著手。內部協調針對的是廣播電視大學本身，對學校自身而言，檔案管理部門需積極配合并參與電子校務建設，且在整個建設過程中進行有效協調檔案管理信息化與電子校務間的關系，使其不沖突且可有效銜接，這不僅很大程度地減少了收集電子檔案信息的繁雜程序，而且可通過網絡共享這一有利平臺為學校其他部門提供高效服務。宏觀調控則是在現有規范和標準的基礎上，進一步完善檔案管理信息化的標準體系建設，同時加強對各大院校的指導與監督，從而確保其檔案管理信息化建設的有利進行。與此同時，檔案信息化的建設已越來越多采用光盤或磁盤將文件資料進行歸檔，傳統的分類方法、檔案整理及記錄標準均無法完全適應，因此這就更加需要廣播電視大學根據新的標準制定出系統的規范化體系，并切實推動檔案管理的信息化、規范化、標準化建設。
三、結語
高效的交通檔案管理工作可有效地提升交通系統各個單位工作的效率，特別是最近幾年來我國私家車數量的不斷增加，給交通檔案管理工作帶來了較大的挑戰。而通過信息化建設可以增強檔案管理工作效果，進一步增強交通檔案管理工作的質量。但是在交通檔案管理信息化建設的過程中仍舊存在多方面的問題，嚴重制約了交通檔案管理信息化建設的質量，因此，全面地分析當前交通檔案管理信息化建設中存在的問題對交通檔案管理工作有著實際意義。
1交通檔案管理信息化建設的重要性
1.1推動交通檔案管理工作專業化
在傳統的交通檔案管理工作中，因為檔案多數均為紙質的材料，這就限制了檔案的有效使用，并降低了檔案保存的安全系數。在進行檔案管理工作時使用現代信息技術，可消除傳統的借閱交通檔案資料在地域和空間上的差異，減少了檔案管理工作者工作難度，提升了檔案管理工作的效率。
1.2符合當前時展的需求
當前國內私家車數量越來越多，為了更好地使車輛服務于人民，需要提高交通檔案管理的效率。而通過將信息化技術加入交通檔案管理工作，能夠實現交通檔案管理工作與現代化社會有效的接軌，降低交通檔案管理工作中出現錯誤的概率，增強交通檔案管理工作的實效性。
2當前交通檔案管理信息化建設中存在的問題
2.1對交通檔案管理信息化建設重視程度較低
對交通檔案管理信息化建設重視程度低制約著交通檔案管理信息化建設，具體主要表現在兩個方面，首先，在交通管理部門中，檔案管理部門為輔的科室，地位總體較為邊緣化，交通檔案管理實際需求人員較多，但具體從事人員較少，特別是專業的信息化建設技術人員更為缺乏，多數交通檔案管理部門存在一人多崗的情況，這在很大程度上限制了管理工作的提升。其次，作為交通檔案管理人員自身也沒有認識到信息化建設對于自身的重要性，傳統的交通檔案管理工作思路與方式仍舊處于主置，限制了現代化信息技術在交通檔案管理工作中的應用。
2.2交通檔案管理信息化建設工作對應的規章制度較為缺乏
現階段，因為多數單位的交通檔案管理信息化建設處于初級階段，具體的機構設置、專業技術人員配置等方面還存在較多的問題，規章制度不夠完善，在信息化建設實際工作開展的過程中，存在職責交叉、分工模糊等情況，甚至部分區域的交通檔案管理工作經過信息化建設之后，出現了各自為政的情況，導致交通檔案管理工作非常混亂，信息化技術應用較為表面。
2.3交通檔案管理高級信息化技術人員較為缺乏
當前由于受到傳統交通檔案管理工作的影響，實際的交通檔案管理信息化建設人員并非科班出身，往往是經過了一段時間培訓之后就直接上崗，在受到工作壓力等方面的影響時，對應的在職培訓工作也不能及時地跟上，限制了管理人員信息化技術水平的提升，再加上多數工作人員心態等方面因素，導致了高水平管理人員較為缺乏的現狀。
2.4信息管理使用軟件不統一
現階段導致交通檔案管理信息建設水平較低的另一個主要原因就是在進行交通檔案管理信息錄入的過程中，使用的錄入軟件不夠統一，導致格式不夠規范，導致后續在使用相關數據的過程中非常容易出現數據不兼容的情況，這在很大程度上導致了交通檔案信息化管理工作的混亂。出現這種情況的主要原因與我國信息化技術起步較晚有著直接關系，在交通檔案管理信息化建設的過程中間還沒有形成一個較為統一的標準，非常容易導致交通檔案管理工作出現混亂、不兼容的情況，降低了交通檔案管理信息建設的效果。
2.5信息化管理資金投入不足
交通檔案管理信息化在建設的過程中涉及到方面較多，所包含的工作也較為瑣碎，再加上我國當前交通檔案管理信息化建設水平較低，在完善交通檔案管理信息化過程中需要大量的資金投入。但是，當前我國對這方面的投入比較少，不能夠滿足我國交通檔案管理信息化建設的需求，使交通檔案管理信息化的建設水平比較落后。
3完善交通檔案管理信息化建設的相關對策
3.1構建完善的交通檔案管理信息化建設工作規章制度
無規矩不成方圓，所以在進行交通檔案管理信息化建設的構建過程中，要制定出比較完善的工作規章制度。在實施時首先要針對性地進行分析，對其有比較全面的了解，然后再把信息化建設過程的需求添加到交通檔案管理工作制度中。另一方面，在進行完善的過程中，可以進行聽證，邀請相關專業的專家、學者及工作技術人員等進行聽證，并給予專業性的指導，其次，在交通檔案管理信息化建設工作制度運行的過程中，應采取動態性的調整策略，保證交通檔案管理工作制度更好地服務于信息化建設。
3.2增強交通檔案管理信息化建設技術人員的綜合素質
針對當前交通檔案管理信息化建設技術人員綜合素質較低的情況，應制定具體的措施。首先從源頭上進行控制，主要從三個方面入手，第一，從招聘環節入手，對于招聘的工作人員，應該設立必要的有針對性的招聘條件，選擇那些專業與信息化建設相接近的人員，并提高工作人員的待遇條件，以便能夠吸引到優秀的人才，保證工作人員的能力水平。第二，制定出完善的在職培訓策略，由于交通檔案管理信息化技術和知識是處在不斷發展和進步的過程中，這就需要對已經在職的交通檔案管理工作人員進行在職培訓，使其能夠掌握最新的知識動態，保證技術人員的信息化技術水平得到不斷的提升。第三，建立合適的考核機制，合理科學的考核對于調動工作人員的積極性是十分重要的，應對傳統的理論考核方式進行變革，可多采用一些互動性的考核方式，并將考核結果與工作人員的晉升、薪酬等掛鉤，保證培訓工作與考核工作的效果，防止出現考核流于形式。
3.3增強對交通檔案管理信息化建設的重視
為更好地增強交通檔案管理信息化建設，增強對交通檔案管理信息化建設的重視是必不可少的。在具體的實施中，應當樹立交通檔案信息管理理念，提升相關工作開展的緊迫性，認識到該項工作的重要性，從而對所有工作進行統一協調管理，這對于增強交通檔案管理工作效率與質量是非常重要的。
3.4明確交通檔案管理信息化建設途徑
為了切實增強交通檔案管理信息化建設效果，應當明確交通檔案管理信息化建設途徑。首先構建完善的交通檔案管理信息化數據庫，最為根本的任務就是對其中包含的所有檔案進行整理，將整理的結果形成數據，這是形成交通檔案管理信息化數據庫的基礎。其次是進行歸檔，在歸檔時應當對所用的電子文件進行分項檢查，保證所收集信息的真實性和完整性。若紙質原件和電子文件不是完全相符的，則應當進行完善調整，保證今后使用過程中所有數據的真實性。另外，應當和交通設計部門、監理部門等相關的單位形成計算機網絡，在確保檔案資料保密的基礎上，將所有的資料融入到計算機系統中，更加方便后續資料的使用和收集。同時，還應當從復雜的交通信息材料中將其中具有結論性和代表性的數據提煉出來，形成完善系統檔案材料和嚴謹的檔案構建，從而為后續檔案調用和決策工作提供更為便捷和完善的檔案服務，實現交通檔案管理工作的規范化和科學化。
3.5規范交通檔案數字化軟件的操作
針對當前交通檔案管理信息化建設中存在的標準不夠統一的情況，應當在全國范圍內形成統一的交通檔案管理信息化錄入標準，形成統一的錄入規范，這對于提升交通檔案管理信息化建設的標準化水平是非常必要的。在具體的實施中，應當將紙質檔案與電子檔案的銜接工作落到實處，避免出現檔案數據的流失，這是十分重要的。其次，還應該利用計算機網絡技術保證交通檔案信息的錄入工作順利進行，保證信息的真實性和可調查性。第三，結合當前我國多數交通檔案信息的實際情況，與IT等相關部門進行有效對接，研發出適合當前我國交通檔案信息化錄入工作特色的數字化軟件，并在全國交通檔案單位內進行全面培訓，保證每位人員均可以使用這個軟件，這將在很大程度上增強交通檔案管理信息化建設的規范化水平。
3.6增加交通檔案管理信息化建設的投入
針對當前我國在交通檔案管理信息化建設方面投入較少的問題，應當針對性增加對交通檔案管理信息化建設的投入工作。在具體實施過程中，相關的管理與運營單位應當認識到交通檔案管理信息化建設是一個一本萬利的項目，雖然在初期的投入比較大，但是在后續的工作中，會增強交通檔案管理工作的效率，提升交通檔案管理工作的質量。同時，在具體實施中，交通檔案管理信息化建設單位應當充分發揮項目較大且屬于國家使用的優勢，嚴格采用招投標的方式進行交通檔案管理信息化建設，在確保交通檔案管理信息化建設效果的基礎上，提升交通檔案管理信息化建設的性價比。
3.7完善交通檔案管理信息化檢索工具
完善交通檔案管理信息化檢索工具對于及時掌握信息化建設動態有著非常重要的作用。在具體實施中，首先應當完善交通檔案的內容，讓使用者可以迅速地定位自身需要的信息，構建出專業索引目錄，讓使用者可以更快更好地定位自己所需的信息。其次，通過多方面的途徑，將各個部門的信息進行收集，形成完善的交通檔案，然后進行交通檔案基礎數據的匯總，及時將交通檔案的項目向領導匯報，以便給領導的決策提供客觀的依據，增強決策工作的科學性和合理性。第三，加強信息的反饋工作，交通檔案管理人員要及時將收集到的信息進行整理和反饋，這樣不僅能夠反映檔案信息的內在價值，還能增強社會檔案的意識，將交通檔案信息資源服務于為交通建設，充分發揮交通檔案管理工作的作用。
4結束語
關鍵詞：照片檔案；醫院文化
醫院照片檔案是醫院在醫療、教學和科研等活動中形成的，以攝影為主要方式，通過影像記錄的方法保存的院史資料。它作為一種特殊信息載體，因為它直觀形象的特點，在醫院發展過程中發揮了它特有的功能和價值。本文結合我院工作實際，闡述了照片檔案在提升醫院文化內涵建設中發揮的重要作用。
1照片檔案的屬性及特點
醫院照片檔案是醫院檔案中的一個重要組成部分。與文字資料相比，具有客觀性和形象性的顯著特點，它將人們在社會實踐活動中難以用文字表述的活動場景、人物形象以及神態和動作等要素，用圖片的形式記載下來，使人一目了然。清晰生動的照片資料無論在報刊、雜志中，都可以起到畫龍點睛的作用。正如我國著名攝影家蔣齊先生所說："優秀的攝影作品，能把新聞價值、歷史文獻價值與形象的審美價值結合為一體"。一段文字僅可以記錄歷史長河中的某個事件，而一張照片則能輔之以形象的佐證，給人以形象、生動直觀的真實之感。它能使讀者用最短的時間了解到最多的信息，特別在"時間就是生命"的今天，照片資料的特有屬性和特點，更能突顯其在醫院信息化、網絡化和現代化發展中的特殊價值。
2照片檔案的收集范圍與管理
根據1989年10月國家技術監督局頒布的《照片檔案管理規范》的有關規定，凡是記錄本單位主要職能活動的重要工作成果，且具有保存價值的照片資料均應歸檔保存。如上級領導來院視察、醫院重大外事活動、大型會議、大型手術、文體活動以及反映醫院建筑、重點工程、大型設備、醫學科研等重要活動的照片。因此，為做好照片資料的收集，確保檔案質量，必須注意以下幾點：
2.1照片的篩選 應選擇主題鮮明，影像清晰，畫面完整，具有代表性，能反映事件全貌及其細節的照片。原始性和真實性是新聞、紀實照片的生命，也是照片檔案的基本原則。而醫院紀實照片它不同于藝術攝影，不應按照個人意愿去美化，不得隨意修改、添加、合成等編輯處理工作，應當保存照片的原始數據，確保照片的真實性和有效性。
2.2做好分組整理工作 完整的照片檔案包括：紙質照片、底片（如是數碼照片應是原始圖像文件）和文字說明三部分。按時間、內容進行科學分類，指明時間、地點、人物、鬲、背景、攝影者這六大要素，這是保證照片內容真實、可靠的重要依據，也是對照片進行整理和提供利用的基礎。對于數碼照片整理時，重要的照片也要沖洗成紙質照片同時保存，以確保其安全。
2.3做好歸檔保存工作 數碼照片應通過計算機轉移到只讀光盤上，以光盤形式進行脫機保存。光盤式一式三套：一套封存，一套供查閱使用，一套異地保存。記錄好的光盤要裝入光盤盒，并在光盤盒上注明記錄時間、記錄責任者、著錄方法和目錄等，并注意與對應的紙質照片內容相一致。光盤存放環境要遠離強磁場、有害氣體、強紫外線，溫度應控制在17～20℃，相對濕度控制在35～45%。光盤一般每4年轉存一次。如發現問題要及時采取措施，確保照片檔案萬無一失。
3照片檔案轉變服務理念，促進醫患和諧
由于照片檔案是將現實場景以直觀的形式再現當時人物、事件和情景和一種資料，它用圖像記錄的信息，通過人的眼睛即可感知。因此，照片所具有的內容豐富、形象生動的特殊，在加強醫院職業道德建設和醫療保健服務等方面發揮著重要的作用。比如近年來，我院編印了圖文并茂的《醫德醫風簡報》、《學習教育資料》等，使社會各界及時、形象、直觀的了解到我院形式多樣的學習實踐活動，贏得廣大人民群眾的一致好評。
近幾年，我院在創建"構建和諧醫患關系示范崗"為主題的創先爭優活動中，為加強醫患溝通，我院建立了衛生服務信息公開制度，將醫療服務項目、收費標準、廉潔行醫、院務公開等監督管理制度，通過宣傳欄、報紙、名院風采、名院資訊等方式向社會公開，使患者和家屬對醫院的滿意度大幅度提升。同時，為了充分調動全院干部職工積極投身到創選爭優活動中來，規范和轉變服務理念，醫院通過大量形象生動、內容詳實的照片資料，制作了《院刊》資料，大力倡導"團結奉獻、內涵強院、科學發展、追求卓越"的醫院精神，營造和諧發展，團結向上的良好工作氛圍。與此同時，還將創先爭優活動中臨床一線醫護人員忘我工作、無私奉獻的精神風貌通過電視等渠道及時加以宣傳，也極大地促進了社會各界對醫務人員的尊重與理解，為構建和諧醫患關系，擴大醫院在社會上的影響做出了貢獻，在這些活動中照片資料發揮了極其重要的作用。
此外，當前醫患矛盾不斷加強，醫療糾紛呈上升之勢。照片檔案為及時合理的解決醫療糾紛，維護醫患雙方的合法權益發揮著重要的作用。2002年9月1日，由國務院頒布并開展實施的《醫療事故處理條例》以及最高人民法院《關于民事討論證據的若干規定》中，明確了以"舉證責任倒置"作為醫療訴訟的新舉措。照片檔案對保留客觀依據，真實反映診療過程發揮著不可替代的舉證作用。
4照片檔案再現發展歷程，激勵員工斗志
隨著我國經濟的飛速發展，醫療衛生事業也日新月異。以我院為例，從1954年建設初期僅有36名職工，病床30張，日門診90人次的小醫院，發展到目前擁有2100余名職工，病床1400張，年門診48.19萬人次，綜合實力居疆內地州醫院前列的全國百佳醫院，院容院貌也發生了翻天覆地的變化。我們用相機及時記錄下了這些具有歷史意義的巨大變化，生動翔實地再現了醫院由小到大，迅速發展的光輝歷程。一些曾在醫院工作過的老同志、老領導看到當年艱苦創業的老照片，無不感慨萬分。這些極具保存價值的照片資料，一方面記錄了老一代醫務工作者克服重重困難創造出一個又一個驕人的業績，另一方面也無時不在告誡年輕醫護人員，要珍惜現在良好的工作環境，熱愛本職工作，開拓奮進！新舊照片的對比，進一步增強了全院干部職工集體主義精神和崇高的榮譽感、使命感和責任感，激發了大家愛崗敬業、無私奉獻的工作熱情，牢固樹立起"以病人為中心"的宗旨，更好地為病人提供優質的醫療服務。
5照片檔案增強保健意識，保障醫療安全
照片檔案作為科研教學、臨床觀察、病理分析、療效對比等客觀真實的影像資料，在宣傳普及衛生常識和保障醫療安全方面同樣具有重要的意義。我院作為新疆庫爾勒最大的二級甲等綜合性大醫院，承擔著全州八縣一市、石油、兵團、鐵路及南疆各族人民群眾的醫療、教學、預防、保健、康復任務。特別是在甲型H1N1以及手足口病爆發期間，為加強廣大市民群眾自我防護意識，我院利用大量的照片資料，編印了各種預防常識的宣傳單，分發到市民手中，使人民群眾及時準確的了解到相關防病治病的衛生常識，這些資料中，照片檔案同樣也發揮了它獨特的魅力。
6照片檔案提升醫院文化，豐富文化內涵
醫院文化是醫院在建設和發展過程中形成的物質文化和精神文化的總和，是增強醫院凝聚力、核心競爭力密不可分、相互依賴的整體。宣傳欄作為醫院文化傳播的一個重要窗口，在突出醫院文化特色，樹立醫院形象方面發揮著重要作用。其中，照片具有視覺沖擊力強，趣味性強，使讀者瞬間即可領會理解其精神內涵的特點。近年來，我院領導班子高度重視醫院文化建設，通過加強醫院文化建設，不斷提高醫療質量，規范和轉變服務理念，深化"團結奉獻、內涵強院、科學發展、追求卓越"的醫院精神，以醫院文化提升職工素質，以服務理念引導職工觀念，不斷提高醫護人員的思想文化素質。開展了一系列醫院文化建設活動項目：如各種演講比賽、創建巾幗文明崗、爭創"青年文明號"，抗震救災和愛心捐助、下鄉村扶貧、免費義診等活動，使全體員工積極投身于醫院文化建設中，凝聚了積極向上的精神動力，形成鮮明的以人為本的服務理念，為患者提供了優質高效的醫療服務。在這些豐富多彩的醫院文化生活中，照片都如實形象的記錄了下來。這些照片通過宣傳欄展出后，以其特有的視覺效果和豐富的文化內涵，吸引本院職工和前來就醫的患者駐足觀望，極大地提升了醫院的公眾形象，也進一增強了廣大員工自覺維護醫院榮譽和鞏固醫院文化成果的主人翁意識。通過內強素質、外樹形象，進一步促進了醫院的快速發展，使全院干部職工對醫院產生了強烈的責任感、使命感和歸屬感，從而推動了醫院全方位、可持續、跨越式發展。2011年6月巴州人民醫院被中國醫療衛生事業發展促進會、中國醫療品牌研究中心、中華醫院協會、商務時報品牌研究中心評為全國百佳優質服務品牌醫院、全國百佳三好一滿意示范醫院、全國誠信惠民優質品牌醫院榮譽稱號。
總之，照片檔案作為傳播醫院文化的特殊載體，在醫院文化建設中的作用日益顯著。隨著醫院改革的不斷深入，特別是當今醫療工作任務繁重和醫患矛盾不斷加劇的今天，醫院文化已成為醫院可持續發展的核心要素，因此，重視照片檔案管理，提升醫院文化建設已成為不容忽視的問題。
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