發布時間：2023-02-14 10:49:57
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領域的橋梁，我們為您精選了8篇的檔案整理歸檔工作計劃樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發，請盡情閱讀。
作為檔案管理員要切實增強檔案管理人員對檔案管理工作重要性的認識全面提高檔案管理人員的綜合素質，加強檔案管理工作力度，逐步完善檔案管理配套建設和信息網絡化建設，下面是小編收集推薦的檔案管理員個人工作計劃，僅供參考，歡迎閱讀。
檔案管理員個人工作計劃
一、指導思想
認真貫徹《檔案法》，嚴格按照檔案管理的要求，使鎮村檔案工作再上新臺階，為檔案工作鞏固省二級、爭創省一級打下堅實的基礎。以新的檔案團隊工作為出發點，繼續做好基礎工作，發揮優勢作用。
二、工作措施
(一)加強組織領導，完善工作制度。調整我鎮檔案工作領導組，進一步加強對檔案工作的領導，下設辦公室，確定專職和兼職檔案人員。全面負責檔案業務管理和建設工作。建立和健全檔案管理的各項工作制度。
(二)加強檔案業務學習，提高檔案人員的自身業務素質和管理水平。首先要組織全體干部職工認真學習貫徹《檔案法》使大家進一步提高對檔案工作重要性的認識;尤其是檔案管理人員要堅持經常學、自覺學、熟悉和掌握檔案知識，增強以法治檔意識，提高自身業務素質和管理水平。
(三)狠抓檔案業務建設，使之達到規范化、科學化和制度化。今年在檔案業務建設上，要著力抓好五個重點：
1、首先要制定出20__年檔案工作計劃，明確具體任務，目標和要求;同時，按照縣檔按局的要求，把我局檔案等級認定等級作為今年檔案工作重中之重來抓緊抓好，按時報送有關材料。
2、按照檔案等級認定的標準、認真做好檔案自查工作，寫出自查報告;自查工作要逐項進行，認真細致，對自查中存在的問題，要提出整改措施，限期整改，原則上缺什么補什么，完善補充，提高標準，保證質量。
3、加強檔案基層設置建設，配齊所需的相關設施。
4、建立健全檔案管理制度，即：立卷歸檔制度、工作職責制度、崗位責任制度、保密制度、考核制度以及學習制度、工作程序、查借閱檔登記簿、報送統計登記簿等，形成檔案管理制度化、經常化、規范化和科學化。
三、具體要求
一要加強領導。把檔案工作擺上重要位置，堅持領導主抓，專人負責，明確責任，落實獎懲.
二要加強指導.注重對檔案管理人員和相關人員法規、業務培訓，增強檔案管理意識，提高業務水平，管好屯用好檔案。
三要加強督導.采取檢查與督查相結合的方法，確保檔案管理按規范化要求抓到位，對檢查中發現的問題，督促整改到位。
總之，今年檔案工作任務重，要求嚴、標準高、只要大家齊心協力，共同努力，我們就一定能做好檔案工作，一定能達到重新認定的標準，實現我局檔案管理提檔晉級的新目標。
檔案管理員個人工作計劃
一、指導思想：
根據學校領導的安排，我擔任多項管理工作。雖然工作面廣，事情繁瑣，但是管理員應該樹立“以人為本“的管理理念，確立“主動服務”為宗旨，切實加強圖書室、閱覽室、資料室建設，不斷規范管理，積極引導學生課外閱讀、擴大閱讀量、增長知識、陶冶情操，提高人文素養，熱情服務教育教學，為教師提供快捷、周到的服務，真正發揮圖書館、閱覽室在實施“新基礎教育”的功能。
二、主要工作
1、積極配合學校各項活動，做好服務工作。
2、對圖書進行科學管理，提高圖書利用率。
3、開拓創新，讀書活動力求有特色，以豐富多彩的活動來激發學生們的讀書熱情。結合學校“營造書香校園”，為各班建設小圖書角做好參謀;定期向學生推薦適合他們閱讀的新到書籍、報刊雜志，讓他們及時借閱;開展諸如“我愛祖國”征文比賽、創新作文、課外閱讀知識競賽、講故事比賽、編手抄報比賽、讀書筆記展評等活動，激勵學生讀名著、背名詩。
4、優化圖書館管理。做好新書整理工作和新書借閱的準備工作，并對學生進行愛護新書的教育。要合理安排閱覽室的開放時間以及進閱覽室閱覽的年級，不斷充實圖書館的內容，切實加強圖書館的基礎管理，努力改革圖書借閱方式，調動學生讀書積極性，確保本學期內人均借書10冊以上，使圖書借閱及管理更方便、有效。
5、報紙雜志及時整理，當日上架，半年裝訂完畢，為教師查找資料提供一切便利，并做好借閱的記錄。
6、更進一步完善好學校特色項目的檔案，迎接區“特色項目年度評估考核”;認真收集上學期資料并整理歸檔，20__年上級文件檔案整理歸檔。
7、按時按質地統計上報學校“小學教育技術裝備綜合統計”表。
8、認真務實地做好學校固定資產的總賬和低值易耗品的總賬，定期檢查各功能室的'臺帳，做到帳物相符;認真做好迎市政府“兩項制度督導評估”考核。
9、做好財產保管工作，為學校的教育、教學工作提供強有力的后勤保障。
10、分7、12月及時向區信息中心提交學校師生獲獎情況。
檔案管理員個人工作計劃
一、職工檔案信息完善
企業職工檔案是企業職能部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據，是職工檔案的組成部分。在實際檔案整理工作中發現少數員工檔案材料存在不完善的情況，主要表現在以下五類材料：
一、學歷材料;
二、黨群材料;
三、獎勵材料;
四、職務變動材料;
五、薪酬變動材料。
針對以上不完善的員工檔案材料，做好查漏補缺工作。根據公司發文文件和人力資源系統信息梳理員工檔案信息，將梳理后的信息與員工紙質檔案材料進行核對整理，對缺少材料做好記錄，并與相關職能部門聯系溝通，明確所需歸檔材料名稱及歸檔材料移交時間段。做到全面清理，逐步完善。年底完成原長期員工缺少材料補充工作，逐步完成所有員工檔案信息的建立健全工作。
明年具體安排如下：
針對不完善材料，采取措施如下：
檔案管理是一項持續地不斷補充完善信息材料的工作，需要相關部門領導、同事的支持與配合，樹立檔案材料歸檔意識，將歸檔材料妥善保存并按規定時間段移交，讓公司所有員工檔案信息更加充實、完善。
二、檔案信息化建設
積極開發檔案信息資源，做好加工、整理、開發、利用工作，拓寬檔案的信息功能。具體措施：
1、購買計算機、掃描儀等硬件設施。
2、與計算機軟件系統開發人員溝通，為檔案信息化提供數據支持。
1.項目檔案管理專業性強，檔案文件材料整理要求高
固定資產投資項目的主要內容是基本建設工程，包括儀器設備的采購、引進，非標設備儀器的研制。建設項目是一項復雜的系統工程，項目檔案是在建設項目立項、設計、施工、設備采購、安裝、竣工驗收等一系列專業活動過程中形成的，內容涉及專業較多，形成的載體也呈多樣化，有紙質、聲像、電子文件等，這就要求檔案管理人員要熟悉項目的運行過程，了解項目建設的內容，根據不同階段不同內容、按其不同的專業，采用不同的方法進行文件材料的歸類、整理和組卷。
2.項目檔案價值高，保存利用意義大
項目檔案是建設過程中形成的真實的歷史記錄，是一種不可再生的寶貴資源，也是企業發展的重要物質基礎。項目檔案不僅在資政維權過程中能夠發揮鎖定證據、驗證效果的作用，更是企業保障研制、投產運行、使用維修、管理、評估等工作的重要依據，做好項目檔案管理，確保檔案的完整意義重大。
二、對建設項目實施全過程管理的措施
1.建章立制，規范管理
及時做好項目檔案文件材料的收集工作，需要依靠所有參建單位、相關部門及人員的協調合作，同時還需要通過完善各項規章制度規范各項工作的運行和操作。一是建立合同管理制度。在簽訂勘察設計委托、工程施工招標、設備制造采購等合同時，在合同條款中應將當事雙方就文件形成、收集與管理的職責及要求加以描述，明確各自的責任，便于監督和管理。二是建立項目檔案管理制度。依據上級部門頒發的關于固定資產投資項目檔案管理規范和有關檔案管理的法律法規，結合本單位項目管理實際情況，制定本單位項目檔案管理制度，將項目檔案管理工作納入項目建設管理程序中，與項目建設同步，建立切合實際的項目檔案管理體制和工作程序，加強對項目檔案管理工作的領導，保證項目檔案管理工作的順利開展。
2.緊抓源頭，控制過程
固定資產投資項目從立項、設計、施工直到竣工，建設周期較長，企業從項目立項審批、開工后就應組建項目管理領導小組，由企業主管項目建設工作的廠(院、所)領導擔任組長，檔案部門和項目管理部門的領導擔任副組長，該小組主要職能是負責項目建設和項目檔案工作的管理、組織及協調，從源頭抓起，著重做好項目檔案的全過程管理。
(1)項目前期策劃階段。在項目前期立項時，應把項目檔案歸檔工作列入企業年度工作計劃一同下達，并實施考核。檔案管理人員應從項目立項起就開始介入，并全過程參與。要針對項目建設周期、節點等情況制定檔案工作計劃，同時建立項目檔案管理人員網絡，對項目檔案的歸檔范圍及工作要求進行事先交底，同時開展檔案業務指導和培訓，提高他們的檔案意識和業務水平，從源頭抓起，避免項目檔案管理工作脫節和滯后。
(2)項目過程控制階段。項目檔案工作與建設進度同步，應掌握項目建設進度情況，檔案部門要參加項目建設工作協調會，參加設備開箱、項目驗收等工作。在檢查落實建設項目實施的過程中，檢查落實檔案管理工作的情況。在過程檢查時，發現問題應及時予以糾正和整改，避免項目檔案在竣工驗收時“突擊”收集、整理“補課”的弊端。
(3)項目竣工檢查階段。著重對竣工檔案進行嚴格檢查，第一，按歸檔范圍檢查各階段各專業檔案內容是否齊全；第二，檢查項目檔案與項目建設內容是否一致，歸檔文件材料中有關責任人的簽章手續是否有遺漏、是否匹配；第三，檢查歸檔文件材料是否為原件，歸檔文件材料質量是否符合檔案管理要求；第四，整理、分類和目錄編制是否規范。從項目檔案完整性、準確性、系統性三方面進行系統檢查，發現問題及時整改，以保證項目檔案的質量，做好項目檔案的末端控制。
三、加強學習，提高技能
一、進一步明確清理、整理歸檔文件的重點
清理、整理歸檔文件的重點是一九九六年以來各鎮（區）勞動和社會保障管理服務所形成的文件（具體參考本意見二：各類歸檔文件保管期限的確定），上級機關普發的文件暫不作為清理、整理的重點。
二、各類歸檔文件（案卷）保管期限的確定
（一）文書檔案
1、被征地農民基本生活保障材料（永久）
2、農村和社會養老保險繳費匯總表、花名冊（長期）
3、大集體企業、劃規企業養老保險與退休養老金統籌資金平衡表、花名冊、登記表（長期）
4、城鎮職工養老保險、花名冊、登記材料、一次性退保人員花名冊（長期）
5、鎮（鄉）辦企業人員花名冊、登記表（長期）
6、企業勞動合同制工人花名冊、登記表（長期）
7、勞動爭議仲裁協議書、處理文件（長期）
8、養老保險進度統計表、資金測算表、年報表（長期）
9、領取失業救濟金人員花名冊（長期）
10、勞動用工監察文件（長期）
11、勞動和社會保障所年度工作計劃、總結（長期）
12、勞動合同文件、外來務工人員花名冊等（短期）
（二）會計檔案
勞動和社保所形成的會計檔案在參照《會計檔案管理辦法》檔案保管期限的基礎上，再延長10年。
三、整理方法的選擇
各鎮（區）勞動和社會保障管理服務所形成的歸檔文件，原則上采用《*市歸檔文件整理規則》進行裝訂、分類、排列、編號、編目和裝盒，如果2003年之前形成的檔案案卷質量符合檔案工作業務建設規范要求，則可以保留原整理方法，即不再拆卷進行重新整理。
四、加強檔案信息化建設
一、高度重視，加強領導
今年以來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。*年，新一屆領導班子調整后，及時調整了安陽市文化局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位標準和職責中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，配備了具有較高專業素質工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以主管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助抓的四級檔案管理網絡。
為進一步加強對機關檔案工作管理，局機關舍得在檔案設施上投入，局機關搬入市黨政綜合大樓辦公后，在辦公用房十分緊張的情況下，專門擠出辦公房設立了文書檔案室、人事檔案室；撥出經費，購置檔案柜20余節，為檔案室配置了計算機等專用設備，投入資金購買安裝了益友檔案管理系統，使檔案管理在硬件上有了保障，適應了現代化管理的需要。
二、加強制度建設，規范檔案管理
為進一步加強我局的檔案管理制度建設，規范機關的文書檔案管理，*年以來,先后制定了《安陽市文化局檔案管理辦法》及有關規章制度。如：《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務，以及的歸檔范圍及整理要求，使各有關單位對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依，同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。
為規范檔案管理，提高檔案管理質量，2002年，我局按照市檔案局要求，在全市率先安裝了《益友檔案管理系統》軟件。對所有須歸檔的文件材料經整理后，全部輸入計算機管理，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在歸檔過程中，我局檔案所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存，使我局的檔案檔案逐步走向了規范化、科學化管理軌道。
四、采取有力措施，做好歸檔和利用工作
*年以來，我局按照市檔案局的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案1100余卷、件，財務檔案900余卷。其中，*年，一次向市檔案局移交各類檔案1700余卷；*年，歸檔文書檔案313件，較好地完成了歸檔任務。并按照市檔案局要求，制訂工作計劃，組織市戲曲研究所專門人員，積極開展全市藝術檔案的收集、歸檔工作。協助市檔案局制作了《崔蘭田藝術生平展》、《張寶英舞臺藝術展》網頁，在黨政綜合大樓舉辦了《崔蘭田藝術生平展》；與市檔案局聯合出版了《崔蘭田藝術研究》，為落實“文化興市”戰略，弘揚崔派戲曲藝術做出了積極貢獻。
五、積極參加檔案培訓，完成上級交辦的任務
為進一步提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，我局檔案專職人員多次參加市檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》、《歸檔文件整理規則匯編》等重要工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據。*年上半年，由于機關搬遷至東區黨政綜合樓辦公，按照市檔案局有關要求，必須在當年6月底前向檔案局移交建國以來形成的所有文書檔案。在時間緊、任務重的情況下，我局克服重重困難，從基層抽調10余名人員，并在檔案局領導的指導和支持下，完成了近30年的文書檔案與財務檔案的整理歸檔任務，為我局檔案管理邁上新臺階奠定了堅實的基礎。
六、工作中的不足和今后打算
1、加強宣傳工作力度，提高全員檔案意識。由于對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案意識。因此，造成歸檔不規范，歸檔質量差等，今后，我們將著力加強檔案法制宣傳，不斷強化檔案意識。
關鍵詞：高校；檔案管理；創新；實踐
一、檔案管理創新離不開實踐基礎
學校的檔案工作是學校工作計劃管理的重要部分，高校檔案管理人員應該做到年初有計劃，年終有總結。學校應將檔案管理工作的有關要求列入檔案管理人員工作職責、考核內容之中，做到考核結果與獎懲掛鉤。也就是說，學校一旦將檔案工作列人學校工作計劃及各處室計劃管理中，依據計劃抓落實，形成習慣了，檔案工作也就能夠正常開展了。筆者認為檔案管理的創新就要重視現實，面向未來，從實際出發，必須具備一定的調查研究能力，掌握調查研究的基本方法。要真實、全面地留住歷史，就必須深入實際調查研究，全面了解實踐真實面貌。檔案管理創新既要學習本行業專業知識，借鑒本行業成功的經驗和方法，又要學習相關專業、其他行業知識，借鑒其他行業和專業創新方法和成功經驗。檔案管理工作是一項專業性很強的系統工程，要保證檔案管理機制正常運轉，必須加強領導。在近幾年檔案交流中發現，學校校級領導檔案意識強，處室和學院領導檔案重視，表現為最基本的歸檔。如年度計劃和總結、會議記錄本、各類花名冊等歸檔過程中井井有條，就有利于檔案工作的開展。由于檔案歸檔工作通常一年為一至二次，年終要整理材料了，這時許多環節已忘記或模糊不清。因此，平時搞好檔案管理材料的歸類工作是關鍵。
二、信息網絡與檔案管理的拓展工作
建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用校園網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為老師提供更好的服務。建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。電子文件的自動上傳收集，已成為檔案管理不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了。
學校檔案網頁是學校檔案資料的信息中心，應積極開創檔案信息開發利用的新局面，努力做到檔案信息為學校工作服務，為師生查閱檔案資料者服務。學校檔案不同于一般的文獻資料，它是學校的組織和個人直接使用原始文件材料的轉化物，不是隨意或事后編寫出來的。因此，教育教學評價必須依賴于檔案，并以檔案為可靠的依據。學校檔案能從不同角度和不同層次反映出學校各個方面的歷史真實面貌，在評估工作中發揮憑證參考作用。利用學校檔案，為社會和各方面提供畢業生原始的學籍信息和學歷證明。學校歷年來在各種科研、教學和競賽中所取得的實物檔案材料（如獎牌、榮譽證書、獎杯、錦旗、照片等）也應整理歸檔。如果這些檔案材料能及時收集歸檔，對提高學校知名度和開展對外宣傳等方面加強了力度，會取得更好的效果。特別是在評估調查工作中，檔案中心與各有關處和學院室密切配合，通過收集、鑒定、整理、保管等環節形成學校教育教學工作中有依據作用的檔案材料，提供評估專家組所需要的各種信息。檔案來源廣泛，內容豐富，門類多樣，又真實反映了客觀事物本身的運動和變化，從中得到的信息是最基本、最準確和最有依據性的。
三、信息化時代檔案管理的產業化
處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，高校檔案管理不再單純是檔案保管，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者。高校檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館（室）的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。面對人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館（室）藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館（室）館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。
另外，應該注重信息“反饋”，反饋方法在檔案信息資源開發利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發利用所產生的結果，進行分析研究，可以提高信息資源開發利用的科學性、合理性、系統性。如教學科研檔案經過教師使用之后，提出查找麻煩或利用不高、哪些需要改進等。通過對檔案管理質量的反饋材料進行分析研究，在此基礎上，檔案管理部門進行自我調節，評判改進，對促進現代信息檔案管理的不斷創新具有參考作用。
參考文獻：
1、王倩.如何做好檔案管理工作[J].機電兵船檔案,2009(3).
2、謝小紅.高等師范院校教學文件材料歸檔的獨特性[J].北京檔案,2010(8).
一、做好基建檔案資料的收集工作
基層單位基建檔案材料的收集工作是否可以持續有效進行，主要取決于基層單位檔案管理工作人員與基建技術人員的共同配合：一是需要基層單位檔案管理部門與管理人員在基建工程建設過程中的某一環節結束之后，嚴格根據相關規定對這一過程中所形成的文件材料實施科學鑒定、篩選以及整理，同時第一時間向單位檔案管理部門上報。二是為了確保基建檔案材料的完整性，保證基建檔案整理歸檔工作與單位檔案管理工作要求相符合，單位檔案管理部門要采取科學手段如制定基建檔案材料整理規定和技術管理制度，幫助相關工作人員做好基建材料的形成、積累與整理工作，對基建材料文件進行清點、檢查，同時對可能遺留的部分零散文件予以追補收集。由于基建工程項目的周期往往比較長，實施檔案分段整理收集是非常必要的，檔案收集的前提在于文件材料的積累。因為文件形成的過程較為漫長，基建工程作業地點環境復雜，若不能做好日常積累便很容易導致檔案材料的丟失，對未來基建檔案材料的開發利用造成較大的影響。因此在進行檔案收集時必須要第一時間了解基建工程的建設進度，注重日常積累，保證基建材料的收集質量。
二、做好基建檔案資料的整理工作
基層單位基建資料類型繁多、數量龐大，要把這些文件材料合理地整理，進而實現準確有效的利用，唯有在科學的分類指導之下才能夠實現。對于收集到的基建檔案材料文件應當逐一整理，篩選其中重復的或者沒有歸檔價值的零散文件，將缺失的文件補齊，讓每份文件材料都保持完整。收集完成后所有檔案資料專柜存放，專人保管，定期對其數量和保管狀況進行全面檢查，規范使用管理程序，定期對檔案資料除塵、消毒，保持檔案的整潔性和完整性。而在簽訂基建工程合同時，明確需整理的基建檔案材料數量、套數、歸檔時間和質量要求等事項，并規定不提交齊全完整的基建檔案不予驗收不予付款，有效地控制、監督、規范基建檔案整理工作。另外，應當準確區分基建檔案材料與文書檔案，針對一文多件的文件材料，例如計劃任務書、項目任務書等，可以選擇把原文件進行整理歸檔。因為單位基建工程建設過程中產生的檔案材料較多、涉及面較廣、分類交叉情況多，所產生的基建材料之間不僅有前后銜接的，同時還包括交叉平行的，因此我們必須要深入了解其中的有機聯系，讓基建檔案材料井井有條，滿足查閱與管理的需求。
三、做好基建檔案資料的歸檔工作
在實際工作中，我們必須要善于區分什么是文書檔案，什么是基建檔案，同時根據其所規定的管理方式來確定它們不同的歸檔范圍。基層單位文書檔案的歸檔應當根據國家檔案局8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限》中的相關規定來執行；而基層單位基建檔案材料應當根據《國家重大建設項目文件歸檔與檔案整理規范》中的相關規定予以執行。為了保證基層單位基建檔案材料的全面性與完整性，應當將基建檔案管理和工程建設計劃、總結以及驗收等不同階段的各項工作聯系起來，實現同步開展，基建工程進度到哪里，檔案的收集、整理與歸檔工作就跟到哪里。基建檔案材料的立卷必須要求格式統一、字跡清晰、圖像清楚，同時按照基建材料的一般形成規律，對材料的主要內容、實際價值以及載體形式予以系統化的梳理，根據工程項目組卷，讓檔案材料歸檔準確、分類齊全、便于日后的利用和管理，確保其功能性。還需要把歸檔完成的基建材料第一時間移交到單位檔案庫保存，嚴格交接手續，交接前認真審核其歸檔質量和完整性。
另外，當基建檔案未形成時，很多資料文件都散落于基建工程技術人員或者其他管理人員的手中，我們要結合具體情況進行收集與整理，將基建檔案管理納入到全年工作計劃與目標考核中來。尤其是單位檔案管理部門必須要定期抽查，堅持做好執法檢查與業務指導工作，促進基層單位基建檔案管理朝著規范化和標準化的方向發展。
一．領導的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開展。
自從教育中心成立以來，原單位的職能擴大，職能處室增多，需要歸檔的材料猛增。中心領導及時調配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機構。并積極鼓勵、支持檔案人員參加區檔案局組織的各項專業培訓。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓且取得了上崗資格證書。對于合并后的檔案工作，中心分管領導多次與區檔案局領導協商，重新確立了《教育中心檔案分類試行方案》、《教育中心編研工作實施方案》、《教育中心2010年檔案工作試行方案》。并牽頭召開了中心檔案工作會議。組織檔案人員學習了《歸檔文件整理標準》，分析了當前中心檔案工作的形勢，布置了《2010年檔案工作的計劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對檔案工作使用設備及裝具的購買也從來都是大力支持。為了促進中心檔案工作現代化的進程，中心領導還專門為檔案室配備了兩臺專用電腦、一臺復印機、一臺激光打印機；考慮到現在中心兩院辦公的不便，還特意購買了兩套《今易》檔案管理軟件。
二．加強培訓，不斷提高檔案人員的專業知識水平。
中心成立以后，新成立的檔案工作機構中，有不少人員從來沒接觸過檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發展，檔案工作又出臺了一系列新的法規、制度及實施方案，這就要求全體檔案人員緊跟形勢，不斷學習，不斷更新自己的專業知識，提高自己的專業技能。為此，我單位堅持從兩個渠道對檔案人員進行培訓。一是積極組織檔案人員參加區檔案局組織的所有培訓，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關信息，不斷更新自己的觀念。二是結合本單位的實際，制定我單位的學習計劃，定期組織檔案人員學習。先后學習了《歸檔文件整理標準》、《文書檔案保管期限表》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《2010年檔案工作要點》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類編號方案》等等材料，同時還對所有檔案人員進行了使用《今易》軟件的培訓。通過這些培訓，提高了所有檔案人員的專業知識水平。從而保證了入庫檔案的質量，為檔案的開發利用打下了堅實的基礎。
1、擬定本項目業務指導性文件。公路工程文件材料產生數量大，專業性強，如果平時沒有做好預立卷，那文件收集上來是雜亂無章的，最后整理的時候很難分清文件之間的關聯，甚至搞不懂這個文件是在哪個工序里產生的，所以一定要做好平時預立卷工作。為做好預立卷工作，2011年，河北省交通運輸廳與省檔案局頒發了《河北省高速公路建設項目文件材料立卷歸檔整理規范》。明確了公路工程項目文件歸檔范圍和分類表，將公路工程項目需要歸檔的文件資料做了詳細的表述。各建設單位結合文件擬定了本項目的文件材料的編制細則。明確參建單位文件材料收集、整理、歸檔的責任；明確項目文件材料歸檔范圍、檔案分類方案；明確項目檔案分類號、檔號、卷內目錄、案卷目錄、備考表字體字號等組卷編制要求，使項目文件材料預立卷與工程建設同步開展。
2、設立專職檔案員一盯到底。要做好預立卷工作，有專職檔案員并且一盯到底顯得尤其重要。檔案員進駐工地后，首先按照《河北省高速公路建設項目文件材料立卷歸檔整理規范》附件1對工程過程中隨時形成的資料按照時間、進度、類目等進行分類和整理，這是一個系統并且有序的過程，為將來資料的歸檔打下一個堅實的基礎。如果檔案員經常更換，首先不能保證資料的連續性，在檔案員交接過程中，容易丟失文件；其次，對于新的檔案員來講，需要重新花費時間來培訓，熟悉業務，這需要一個過程，而工程項目進展是非常迅速的，會產生大量的文件資料，這中間就容易出現差錯；再次，原先檔案員劃分的預立卷盒目，對新的檔案員來說是一頭霧水，工作容易出現脫節。所以，為了確保此項工作順利開展，在實際工作中，必須從工程的合同簽訂階段，就應該跟參建單位提出檔案員方面的問題，并制定政策保證檔案員的穩定性，這是做好預立卷工作的堅實后盾。
3、召開工程檔案資料管理會議。為了更好地做好項目檔案管理工作，定期召開工程檔案資料整理工作會議，安排工程檔案資料整理工作計劃，對工程檔案資料整理提出具體的要求，共同商議解決工程檔案資料整理工作中存在的問題。在第二次會議上匯報上次會議后的檔案整理情況和安排下一階段的檔案資料整理計劃。實踐證明，這是一個行之有效的方法，有利于推動工程項目檔案整理工作的順利進行。
4、形成隨時歸卷習慣。在公路建設過程中，有很多突發性的工作，比如臨時的變更，資料在整理的過程中不是一成不變的，所以對于檔案員來說，要做到手勤腿勤，隨時掌握工程進度、施工工序和有關規定、標準，按照事前擬定的歸檔類目，歸入相應檔案盒，并及時填寫卷內目錄；要保證平時立卷工作的質量，一方面在文件辦理告一段落或辦畢后隨時歸檔，另一方面要建立文件借閱登記簿，登記清楚，歸還后要隨時歸卷。在做好隨時歸檔的同時，檔案員必須靈活根據工程建設的發展，隨時調整預立卷條目。
5、工程交工期間做好文件材料的把關控制
項目檔案工作組主要對公路建設項目各階段文件材料形成后的整理情況進行控制。審查文件材料是否按照文件材料的自然形成過程和內在有機聯系進行系統化的預立卷，文件材料的預立卷分類和編目是否科學等。審查文件材料內在質量：（1）歸檔的文件是否為原件，原則上不得出現復制件；（2）文件內容是否真實、準確且填寫是否完整；（3）竣工圖是否真實地反映工程建設實際情況；（4）文件中數據是否有涂改現象；（5）簽字蓋章手續是否完備，且是否是相關責任人親筆簽名；（6）字跡是否清楚，圖樣、線條是否清晰，圖表是否整潔，書寫材料是否符合耐久性要求；（7）紙張是否優良，規格是否統一等。
6、定期檢查督導參建單位。為做好日常的預立卷工作，項目建設單位檔案專項工作組，根據公路建設項目建設程序的不同階段文件材料的產生情況，按照“誰形成誰負責”的原則以及項目完工時間，制定項目檔案完成計劃，根據責任分工及完成時限一覽表定期去檢查、督促、指導各參建單位項目檔案的預立卷工作情況。
7、項目管理單位嚴把驗收關
