發(fā)布時(shí)間：2022-04-11 21:02:17
序言：寫作是分享個(gè)人見(jiàn)解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的檔案信息化建設(shè)樣本，期待這些樣本能夠?yàn)槟峁┴S富的參考和啟發(fā)，請(qǐng)盡情閱讀。
關(guān)鍵詞：檔案；信息化；管理
自從信息化技術(shù)被發(fā)明以來(lái)，它就以其特有的優(yōu)點(diǎn)被廣泛的應(yīng)用于各行各業(yè)中，使我們進(jìn)入了一個(gè)信息化的時(shí)代。而檔案的信息化建設(shè)也是當(dāng)今時(shí)代檔案管理工作的必然選擇。這種信息化的管理，方便了我們對(duì)于檔案的查閱，修改以及保存，并且還可以在基礎(chǔ)管理的技術(shù)上實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，提高了檔案管理的能力。
1 檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題
1.1 信息化建設(shè)中缺少規(guī)劃
從整體來(lái)看，我國(guó)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀是都根據(jù)企業(yè)或者各個(gè)行政部門自身建設(shè)的需要來(lái)進(jìn)行檔案的管理，所以缺少統(tǒng)一的規(guī)劃。而且許多檔案管理部門也不會(huì)對(duì)自身的信息化建設(shè)進(jìn)行全面的規(guī)劃，往往是針對(duì)一項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行分析，也就使哪里出現(xiàn)問(wèn)題，解決哪里。這樣的建設(shè)管理方法一定程度上制約著整個(gè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展【1】。另外，各個(gè)檔案館使用的數(shù)據(jù)格式以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)都沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定，這就給不同檔案館之間信息的傳輸帶來(lái)了一定的障礙，同時(shí)影響信息的集中統(tǒng)計(jì)以及管理。
1.2 信息化建設(shè)管理落后
檔案的信息化建設(shè)的優(yōu)越性主要體現(xiàn)在其利用最新的信息技術(shù)，對(duì)檔案資料實(shí)現(xiàn)信息化的管理，提高了管理的效率，省時(shí)省力。但這種信息化的管理并不是完全沒(méi)有缺點(diǎn)的，人員仍然是檔案管理中的核心。但有些檔案管理部門沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，他們覺(jué)得高效率的電子科學(xué)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的完全信息化，從而就忽略了對(duì)這項(xiàng)工作的管理。管理人員的責(zé)任意識(shí)淡薄，過(guò)分的依賴于科學(xué)技術(shù)，忽略了人員在檔案管理中的重要作用。只注重檔案的管理，沒(méi)有及時(shí)將過(guò)時(shí)和有錯(cuò)誤的檔案進(jìn)行廢除和修改，擾亂了檔案管理的正常秩序【2】。
1.3 信息化建設(shè)資源短缺、人才缺失
當(dāng)檔案的管理向著信息化建設(shè)的方向發(fā)展，其對(duì)于專業(yè)人才的需求不僅僅是具有檔案管理相關(guān)知識(shí)的人才，而我們需要的是既有檔案管理專業(yè)理論知識(shí)有掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)相關(guān)知識(shí)的人才。由于檔案的管理工作是一項(xiàng)較為基本的，沒(méi)有太大發(fā)展的職業(yè)，所以，該方面的這種全面性的人才較少。這也一定程度上限制了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。另外，傳統(tǒng)的檔案管理工作是基于對(duì)紙質(zhì)文件檔案的保存和管理，所以在信息化建設(shè)之初，我們的基礎(chǔ)資源相對(duì)短缺，而且建設(shè)之初的工作量較大，這也給檔案管理的信息化建設(shè)帶來(lái)一定的難度。
2 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的措施
2.1 統(tǒng)一設(shè)置規(guī)劃
從根本上來(lái)看，我們對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)信息化的管理最主要的目的就是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的整合，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的共享。這樣的目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，就要求我們各個(gè)檔案管理部門對(duì)檔案的信息化管理有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際的應(yīng)用中應(yīng)該從大局出發(fā)，采用統(tǒng)一的建設(shè)管理方法，有利于對(duì)信息資源的統(tǒng)一整合。當(dāng)然，這種標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一就需要上級(jí)有關(guān)部門加大重視，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。
2.2 加強(qiáng)技術(shù)人才的培養(yǎng)
上文我們提到過(guò)，檔案管理的信息化建設(shè)工作對(duì)于相關(guān)人才的要求非常高，我們需要的人才不僅要有檔案管理理論知識(shí)基礎(chǔ)，而且還要掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)。所以，加強(qiáng)相關(guān)技術(shù)人才的培養(yǎng)也是檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要方面。傳統(tǒng)的檔案管理工作一般是年紀(jì)較大或者已經(jīng)退休的老職員，但自動(dòng)信息化技術(shù)發(fā)展以來(lái)，他們工作起來(lái)就顯得力不從心，所以我們的檔案管理部門應(yīng)該適當(dāng)?shù)臏p少這些老員工的工作量，聘用一些具有專業(yè)知識(shí)的新一代人才。另外，我們也要加大對(duì)在職人員的培訓(xùn)，一方面加強(qiáng)他們的工作責(zé)任意識(shí)，另一方面實(shí)現(xiàn)其知識(shí)的更新，以適應(yīng)不斷發(fā)展的信息化技術(shù)。
2.3 加強(qiáng)相關(guān)法規(guī)建設(shè)
對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)我們的法規(guī)還不是很健全，其主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是缺乏相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的完善，也就是指，檔案管理信息化建設(shè)沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也就使我們?cè)谥疤岬竭^(guò)的，不利于對(duì)信息資源的整合。另一方面就是對(duì)于信息化建設(shè)的管理方法的法規(guī)不健全。所以，國(guó)家有關(guān)部門應(yīng)該加大注意力，加強(qiáng)對(duì)檔案管理相關(guān)法規(guī)的建設(shè)。對(duì)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)定兩方面作出明確的規(guī)定，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的良好發(fā)展。
2.4 加強(qiáng)管理
在相關(guān)法律法規(guī)建設(shè)較為完備的基礎(chǔ)上，我們就要依據(jù)規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理工作的管理。當(dāng)然，在相關(guān)法規(guī)建設(shè)不完備的時(shí)候，各個(gè)檔案管理部門可以根據(jù)自身發(fā)展的需要，對(duì)相關(guān)工作者的工作進(jìn)行明確的要求，使所有的工作項(xiàng)目都做到有標(biāo)準(zhǔn)可依，這樣就使得整項(xiàng)工作更加系統(tǒng)化和統(tǒng)一化。
2.5 完善安全維護(hù)體系
檔案管理工作的信息化建設(shè)是以電子計(jì)算機(jī)作為主要的載體，這就會(huì)有一定的安全問(wèn)題，所以我們?cè)谶M(jìn)行信息化建設(shè)的同時(shí)，也要注意對(duì)整個(gè)信息化建設(shè)的系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)。具體表現(xiàn)為：采用多種先進(jìn)的技術(shù)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行加密，防入侵，防病毒等處理。另外，還應(yīng)該掌握對(duì)電子信息的備份以及恢復(fù)的技術(shù)，防止不當(dāng)?shù)牟僮髟斐蓴?shù)據(jù)的丟失。條件允許時(shí)，我們可以聘用相關(guān)的安全維護(hù)的技術(shù)人員對(duì)整個(gè)信息化建設(shè)系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)。這是保證整個(gè)信息化管理系統(tǒng)正常運(yùn)行的關(guān)鍵保障。
3 結(jié)語(yǔ)
綜上所述，檔案管理的信息化建設(shè)是當(dāng)代檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，針對(duì)現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，我們應(yīng)該加大重視，從轉(zhuǎn)變思想觀念，積極引入技術(shù)人才入手，對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行多方面的調(diào)整，在加強(qiáng)相關(guān)法規(guī)建設(shè)的基礎(chǔ)上，完善建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和管理措施，從根本上促進(jìn)檔案管理信息建設(shè)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；建設(shè)
Abstract: how to grasp the information industry development opportunities, give full play to the advantages of archives information source, is placed in front of each file workers urgent need to address the issue. In this paper, the problems on how to strengthen the information construction were discussed.
Keywords : file management; informatization; construction
中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2095-2104（2013）
檔案信息化就是在檔案活動(dòng)中全面應(yīng)用通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化高科技手段，用信息科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處理、管理、開(kāi)發(fā)和提供利用。究其實(shí)質(zhì)，是檔案管理模式和利用方式，從傳統(tǒng)的以檔案實(shí)體保管為主，向現(xiàn)代化的檔案信息數(shù)字化收集、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)送，以信息的形式為社會(huì)提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過(guò)程。但是，由于該項(xiàng)技術(shù)在我國(guó)發(fā)展時(shí)間較短，人們對(duì)檔案信息化建設(shè)的理解和認(rèn)識(shí)還存有偏差和不足，在思想觀念上還需要有進(jìn)一步的更新和突破。
一、檔案管理信息化建設(shè)的重要性與必要性 （一）檔案管理信息化建設(shè)的重要性：
1、檔案管理信息化可以有效改善檔案管理工作。
2、完整可靠的信息和快速的綜合分析能力是決策和管理的有力保證．
3、檔案管理信息化可為科學(xué)研究和知識(shí)普及等提供智能化服務(wù)。
（二）檔案管理信息化建設(shè)的必要性1、檔案信息化建設(shè)是電子政務(wù)實(shí)施的要求 檔案部門管理的檔案很大一部分來(lái)源于行政部門形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、錄音、錄像等，現(xiàn)在連政府機(jī)構(gòu)的信息都放到網(wǎng)上，政府與公眾的互動(dòng)處理也放到網(wǎng)上實(shí)施電子政務(wù)了，網(wǎng)上形成了大量電子黨政管理類文件。 2、檔案信息化建設(shè)是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的要求 檔案部門所管理的檔案目前大都停留在只對(duì)本單位形成的紙質(zhì)文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，對(duì)上述活動(dòng)中形成的大量電子文件、電子檔案束手無(wú)策，無(wú)能為力。檔案部門如何在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的大潮中求生存求發(fā)展？保存在各級(jí)各類檔案館庫(kù)房中作為知識(shí)原始載體的檔案實(shí)體，如何最大限度地發(fā)揮作用？這些問(wèn)題就使開(kāi)發(fā)檔案信息，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)成為必然。 3、檔案信息化建設(shè)是開(kāi)發(fā)利用檔案價(jià)值的要求 提出控制論的數(shù)學(xué)家維納，在其飽含人文關(guān)懷的著作《人有人的用處——控制論與社會(huì)》中明確地指出：信息的價(jià)值正在于傳播，而不在于儲(chǔ)藏。任何“意義”、“價(jià)值”一類的判斷，在沒(méi)有傳播的情境下只能是無(wú)意義與無(wú)價(jià)值的。檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)是要通過(guò)對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)、處理、傳遞與廣泛利用來(lái)實(shí)現(xiàn)的。檔案部門作為一個(gè)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)，只有實(shí)現(xiàn)了檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，才可能最大限度地發(fā)揮檔案的作用。
4、檔案信息化建設(shè)是檔案館自身發(fā)展的要求 隨著社會(huì)文明進(jìn)程的不斷發(fā)展，檔案案卷數(shù)量在不斷的增加，檔案利用也逐步增加。要適應(yīng)新的形勢(shì)，檔案館自身建設(shè)必須加強(qiáng)。建設(shè)數(shù)字化檔案館，實(shí)現(xiàn)信息化管理，要求檔案館在自身建設(shè)上要從網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)體系、檔案管理專用軟件體系、檔案數(shù)據(jù)獲取與更新體系、檔案數(shù)據(jù)處理與存儲(chǔ)體系、檔案信息提取與分析體系、檔案數(shù)據(jù)與信息傳播體系、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)體系、檔案咨詢服務(wù)體系、檔案數(shù)字化專業(yè)人員體系、數(shù)字化檔案館用戶體系以及檔案標(biāo)準(zhǔn)與操作體系等方面著手實(shí)施，改變現(xiàn)有管理手段相對(duì)落后的現(xiàn)狀。
二、檔案管理的現(xiàn)狀 檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容:一是對(duì)檔案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理。二是對(duì)檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息管理。檔案實(shí)體管理包括檔案的收集、整理、鑒定、保管等內(nèi)容，通過(guò)檔案資源建設(shè)來(lái)建立科學(xué)合理的館藏體系，為檔案的現(xiàn)代化管理打下基礎(chǔ)。隨著檔案管理受重視程度的大大提高以及技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的設(shè)施不斷得到完善、更新，但在實(shí)際工作中，檔案管理與社會(huì)的進(jìn)步相比，仍然存在很大的問(wèn)題，表現(xiàn)在：1、檔案工作人員素質(zhì)偏低、待遇差、隊(duì)伍不穩(wěn)定；2、領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識(shí)不強(qiáng)、經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備不全、硬件條件差、管理摸式呆板；3、宣傳不力，群眾參與意識(shí)薄弱等方面。
三、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的途徑
(一) 制定規(guī)劃，突出重點(diǎn)，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作
檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)該首先破除對(duì)信息化建設(shè)工作中存在的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，堅(jiān)持以利用為中心，充分發(fā)揮信息化工作的效用。檔案信息化工作要以利用為本，充分考慮檔案利用需求與特點(diǎn)，結(jié)合本單位信息化工作發(fā)展水平來(lái)開(kāi)展。要從本單位實(shí)際出發(fā)，講求實(shí)效，做到建一個(gè)成一個(gè)，發(fā)揮效用，不能搞形式主義。
(二) 重視檔案業(yè)務(wù)流程的重組。
第一，檔案信息收集、管理方式的改變。數(shù)據(jù)處理在文件處理階段就可完成，公文處理與檔案管理有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，可以自動(dòng)完成各類檔案資料的統(tǒng)計(jì)工作，繪出各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第二，檔案信息檢索與提供利用方式的變革。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下將實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類、自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)編目及自動(dòng)檢索等工作，多數(shù)檔案資源可通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查閱和對(duì)外提供服務(wù)。第三，檔案指導(dǎo)、編研從有形實(shí)體向虛擬網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變等。信息技術(shù)重建檔案管理的運(yùn)行環(huán)境和作業(yè)環(huán)境，傳統(tǒng)檔案組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程，管理體系越來(lái)越不適應(yīng)檔案管理信息化的需要，所以有必要從管理理念到組織機(jī)構(gòu)，從業(yè)務(wù)內(nèi)容到業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效重組，以適應(yīng)變革的要求。
（三）增強(qiáng)保密意識(shí)，采取有效措施，構(gòu)筑檔案信息的安全保障體系
檔案部門應(yīng)樹(shù)立科學(xué)的正確的檔案信息安全觀念，堅(jiān)持“積極防御、綜合防治”的方針，以《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法》等法律法規(guī)為依據(jù)，結(jié)合本單位檔案管理工作的實(shí)際，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，形成計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理檔案信息的安全保障體系。檔案管理人員必須要有保密意識(shí)，認(rèn)真地對(duì)檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級(jí)程度和開(kāi)放范圍，嚴(yán)格審查，嚴(yán)格管理。同時(shí)，在現(xiàn)代信息社會(huì)中應(yīng)樹(shù)立高度的安全意識(shí)，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。
（四）加強(qiáng)組織協(xié)調(diào)，整合檔案信息資源，做好信息化建設(shè)的核心工作
作為一項(xiàng)龐大的綜合性工程，檔案信息化建設(shè)必須通過(guò)設(shè)置高效率的工作機(jī)構(gòu)來(lái)協(xié)調(diào)其工作的開(kāi)展。其工作機(jī)構(gòu)應(yīng)包括：信息化建設(shè)的組織管理機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)等。其中組織管理機(jī)構(gòu)是建設(shè)的決策指揮者和組織實(shí)施者，是整個(gè)信息化工程的策動(dòng)力，決定著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工程的組織效率；網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)建造機(jī)構(gòu)是具體負(fù)責(zé)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的規(guī)劃、技術(shù)設(shè)計(jì)和工程建造的機(jī)構(gòu)；網(wǎng)絡(luò)信息管理服務(wù)機(jī)構(gòu)是檔案信息網(wǎng)絡(luò)的實(shí)際運(yùn)作者，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行維護(hù)和檔案信息的組織、與更新。
（五）加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，為信息化建設(shè)提供必要條件
檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。其中，管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)電子文件檔案信息進(jìn)行管理的一套規(guī)劃，包括計(jì)算機(jī)安全法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)字檔案信息資源合法化確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)等；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是對(duì)檔案文件信息化處理的規(guī)范，其范圍包含電子文檔的標(biāo)準(zhǔn)及管理規(guī)范；技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。
（六）調(diào)整檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高員工素質(zhì)
在當(dāng)前狀況下，各檔案管理機(jī)構(gòu)可以通過(guò)引進(jìn)與培養(yǎng)相結(jié)合的方式，調(diào)整檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，對(duì)急需人才和高端人才加以引進(jìn)，對(duì)現(xiàn)有管理人才通過(guò)培訓(xùn)、在崗自學(xué)等方式進(jìn)行培養(yǎng)，建立一支掌握檔案管理和信息技術(shù)，知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍，能夠適應(yīng)檔案管理的發(fā)展需要，有效解決檔案信息開(kāi)發(fā)利用不足等問(wèn)題。
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A
文章編號(hào)：1006-0278（2015）05-015-02
疾控中心是我國(guó)各種疾病預(yù)防控制的衛(wèi)生性公益性單位，在疾控機(jī)構(gòu)的檔案管理中的相關(guān)資料對(duì)當(dāng)前各種流行疾病有準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)趨勢(shì)，能為出現(xiàn)的疾病預(yù)防和控制提供準(zhǔn)確的依據(jù)，對(duì)今后可能引發(fā)出現(xiàn)的疾病還能提供重要的參考價(jià)值。因此，疾控中心的檔案管理工作不可忽視。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和信息化技術(shù)的普及，過(guò)去陳舊的檔案管理方式己無(wú)法滿足當(dāng)前的工作需要，如何在當(dāng)前的科技時(shí)代實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，己成為值得關(guān)注和探討的話題。
一、檔案信息化建設(shè)在疾控機(jī)構(gòu)中的重要意義
（一）檔案信息化建設(shè)目的
隨著信息時(shí)代的到來(lái)，疾控檔案信息化建設(shè)重要性得到了充分的證明，如何使疾控檔案的利用更為有效，成為了當(dāng)前我國(guó)檔案管理工作的重中之重。疾控檔案的信息化建設(shè)，要求將計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)系統(tǒng)處理功能結(jié)合網(wǎng)絡(luò)傳播的高效性貫穿應(yīng)用于檔案管理與使用工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，不斷提高檔案管理工作的效率，提高檔案資料信息的利用能力，將工作人員從繁重枯燥的管理工作中解脫出來(lái)，充分利用科學(xué)技術(shù)和信息化管理手段提高檔案管理工作水平。
（二）檔案信息化建設(shè)意義
檔案信息化建設(shè)改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案繁雜勞動(dòng)管理的方式，作為社會(huì)公共衛(wèi)生管理的主要任務(wù)和主要內(nèi)容，如果延續(xù)采用紙質(zhì)管理模式，無(wú)疑增加了工作量，在人力、物力和時(shí)間上的消耗也是巨大的，影響檔案管理工作效率。充分利用科學(xué)信息化管理手段，能夠有效對(duì)檔案信息進(jìn)行電子化合理排序和分類，還能利用各種功能進(jìn)行檢索、復(fù)制和傳輸，大幅度提高工作效率。另外，檔案信息化建設(shè)還不受保管條件的限制，更好地保護(hù)檔案文件。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在保管過(guò)程中會(huì)隨著時(shí)間的推移出現(xiàn)資料變質(zhì)或殘損的情況，過(guò)于頻繁查看和使用還會(huì)加速損壞的可能，這些在電子化檔案管理中能得到有效的避免。
二、當(dāng)前疾控檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀
（一）上級(jí)不夠重視
當(dāng)前，我國(guó)對(duì)于疾控中心信息化建設(shè)的投入總體來(lái)說(shuō)還不夠，盡管很多地方的各級(jí)政府和相關(guān)部門已經(jīng)注入不少資金以提高業(yè)務(wù)部門實(shí)力，但是也有不少地方疾控中心的檔案資料管理還處于紙質(zhì)文件為主、電子管理為輔的階段，相應(yīng)的規(guī)章管理制度也沒(méi)有制定和出臺(tái)，標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理需要的配套設(shè)施和環(huán)境也無(wú)法得到提供，比如數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)、專業(yè)存儲(chǔ)、軟硬件配備等。此外，從省市的檔案調(diào)動(dòng)和連通共享工作都沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，由于對(duì)檔案管理工作的忽視，出現(xiàn)了不少資金不足、制度不夠完善的問(wèn)題。
（二）專業(yè)素質(zhì)較低
信息化建設(shè)的推進(jìn)需要一批專業(yè)的技術(shù)管理隊(duì)伍和人才，但是當(dāng)前我國(guó)很多地區(qū)的疾控中心相關(guān)人員在思想素質(zhì)和工作能力上還打不到要求，不少疾控中心的專業(yè)人員由兼職從事，經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的熟練操作和應(yīng)用，而新人的人才在收集檔案、整理檔案的工作中無(wú)法專業(yè)迅速地處理，這樣的工作情況會(huì)影響疾控中心檔案信息化管理的推進(jìn)。
（三）存在安全隱患
疾控中心的檔案管理有一定的特殊性和復(fù)雜性，其內(nèi)容包括了科研檔案、突發(fā)流行病資料、疫情信息資料、傳染病資料、公共衛(wèi)生信息等，這些資料信息對(duì)國(guó)家人口的安全有著直接的影響，同時(shí)還具備了保密性。但信息化管理無(wú)疑受到了網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)軟件安全以及工作人員保密安全等多方而的威脅，例如硬件出現(xiàn)故障、網(wǎng)絡(luò)遭遇病毒、文件資料被人為篡改等，這些都給疾控檔案信息化建設(shè)帶來(lái)了發(fā)展和隱患。
（四）管理軟件落后
當(dāng)前我國(guó)很多疾控中心使用的管理軟件屬于通用版，相關(guān)的專業(yè)人員并沒(méi)有針對(duì)業(yè)務(wù)的具體特點(diǎn)對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，導(dǎo)致很多軟件的功能沒(méi)有得到充分的發(fā)揮，而與業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案在需要使用的情況下也提供不了，特別是當(dāng)前市而上出現(xiàn)的無(wú)法提供外部接口和類似疫情網(wǎng)絡(luò)傳播、傳染病監(jiān)測(cè)等信息連接。由此可知，專業(yè)化的工作人員如果沒(méi)有先進(jìn)的軟件配合與支持，那么在整理歸檔的工作中還是會(huì)遇到很多問(wèn)題，甚至造成人力和財(cái)力的巨大浪費(fèi)。
三、疾控檔案信息化建設(shè)措施
（一）重視檔案管理，加大資金投入
各地區(qū)疾控中心的管理人士應(yīng)該重視檔案管理工作，全而深入認(rèn)識(shí)檔案管理工作在準(zhǔn)確預(yù)測(cè)疾病流行趨勢(shì)和預(yù)防控制方案制定等方而的重要意義，因此必須在法律規(guī)定的情況下充分結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，制定出科學(xué)的行之有效的管理制度，特別是針對(duì)電子檔案的收集工作和整理工作順利進(jìn)行而擬定的規(guī)章制度，另外還要配備標(biāo)準(zhǔn)的績(jī)效考核，強(qiáng)化信息化管理。相關(guān)部門還要在資金方而給予疾控中心一定的支持和幫助，優(yōu)化檔案部門良好物理環(huán)境、安全電路等方而的硬件設(shè)施建設(shè)以及包括操作系統(tǒng)、殺毒軟件、防火墻、加密文件軟件等方而的硬軟件配套設(shè)施建設(shè)。更要從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展角度出發(fā)，將其作為各地區(qū)檔案連接的重要媒介綜合信息，加大資金投入，以起到連接和維護(hù)的作用。
（二）培養(yǎng)檔案人員，引進(jìn)專業(yè)人才
現(xiàn)代疾控中心檔案管理工作需要一批有著高尚道德水平和優(yōu)秀專業(yè)素養(yǎng)的復(fù)合型人才，因此引進(jìn)培養(yǎng)專業(yè)性的高素質(zhì)人才是當(dāng)前疾控檔案信息化建設(shè)工作的重中之重。在疾控單位中，針對(duì)經(jīng)驗(yàn)豐富但缺乏計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)技術(shù)的工作人員，單位應(yīng)該對(duì)其開(kāi)展定期的培訓(xùn)以提高計(jì)算機(jī)操作能力；針對(duì)具備一定檔案管理能力及計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)操作能力的工作人員，單位可以定期組織各種學(xué)術(shù)討論或講座等科研活動(dòng)幫助他們強(qiáng)化專業(yè)認(rèn)識(shí)，同時(shí)還可以有效增強(qiáng)各個(gè)部門之間的溝通與交流。另外，還要努力從外部引進(jìn)更多的符合檔案管理要求、具有豐富管理經(jīng)驗(yàn)的人才以協(xié)助疾控中心做好檔案信息化建設(shè)工作。
（三）落實(shí)安全制度，強(qiáng)化管理技術(shù)
檔案信息管理中的安全問(wèn)題必須依賴強(qiáng)有力的安全管理制度的保障，在具體工作中藥加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理培訓(xùn)，還要徹底落實(shí)工作責(zé)任制，對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)實(shí)行獎(jiǎng)罰分明的考核制度，此外還要嚴(yán)格劃分檔案文件的安全級(jí)別，尤其是一些機(jī)密文件的保管更要實(shí)施物理隔離的措施，充分全而認(rèn)識(shí)網(wǎng)絡(luò)管理的弊端，加強(qiáng)秘鑰管理。而一些系統(tǒng)機(jī)密則要運(yùn)行跟蹤制度，通過(guò)計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成系統(tǒng)日志來(lái)對(duì)其加以監(jiān)督，自主維護(hù)，出現(xiàn)故障及時(shí)整理恢復(fù)，在日常工作中要養(yǎng)成定時(shí)的維護(hù)和病毒防范的習(xí)慣。
（四）開(kāi)發(fā)管理軟件，提高管理效率
各個(gè)疾控中心要根據(jù)白身的實(shí)際情況制定有針對(duì)性的管理方案，開(kāi)發(fā)符合白身需要的檔案管理軟件模塊，保證其具備外部接口提供，網(wǎng)絡(luò)直報(bào)系統(tǒng)以及各系統(tǒng)相互連接的功效，對(duì)這些重要的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一有效的管理，不但能預(yù)防信息孤立無(wú)效使用的情況，又能大幅度提高檔案信息利用的效率，提高檔案管理工作的效率。
摘要：職稱改革是我國(guó)一項(xiàng)重要的人才選拔和激勵(lì)制度，關(guān)系到廣大專業(yè)技術(shù)人員的切身利益。從2009年開(kāi)始，廣西率先在全國(guó)各省區(qū)中實(shí)行無(wú)紙化信息評(píng)審工作，取得了良好的效果，得到了專業(yè)技術(shù)人員的廣泛認(rèn)可和支持。作為職稱信息化改革的一個(gè)重要內(nèi)容，檔案的信息化建設(shè)也被人們提上了日程。轉(zhuǎn)變觀念、加大資金投入，不斷提高從業(yè)人員的素質(zhì)，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的安全性是職稱檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵。
關(guān)鍵詞：職稱檔案 信息化 廣西 途徑
1、引言
我國(guó)的職稱改革已經(jīng)邁入了第二十六個(gè)年頭，近三十年來(lái)，這項(xiàng)政策在專業(yè)技術(shù)人才的選拔、激勵(lì)、使用等方面發(fā)揮了舉足輕重的作用。2008年，經(jīng)過(guò)柳州市中小學(xué)教師系列的成功“試點(diǎn)”，2009年開(kāi)始，廣西在全區(qū)范圍內(nèi)實(shí)行職稱信息化評(píng)審的改革。這是廣西在創(chuàng)新人才選拔制度方面進(jìn)行的一次有意義嘗試。從兩年的實(shí)踐來(lái)看，這項(xiàng)改革得到了廣大專業(yè)技術(shù)人員的認(rèn)可和支持。作為信息化改革的一個(gè)重要內(nèi)容，職稱檔案的信息化建設(shè)也因此被提上了議程。
2、職稱檔案信息化的含義
2.1職稱檔案的內(nèi)容
職稱檔案是指各單位在開(kāi)展職稱評(píng)審、職稱考試、職稱聘任等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、音像等不同形式的記錄資料。1主要內(nèi)容包括各級(jí)人事職改部門的文件及通知、參評(píng)對(duì)象的各類表格（如評(píng)審表、認(rèn)定表、重新確認(rèn)表）、各類佐證材料、職稱證書等。
2.2檔案信息化建設(shè)的含義
檔案信息化建設(shè)是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、音像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2職稱檔案的信息化建設(shè)是指在職稱信息化改革的背景下，利用各種技術(shù)手段，將各類紙質(zhì)的職稱文件或其它傳統(tǒng)的佐證材料轉(zhuǎn)化成電子檔案數(shù)據(jù)，并通過(guò)一定的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的管理和利用。
3、職稱檔案信息化建設(shè)的必然性
3.1 傳統(tǒng)職稱檔案管理存在的問(wèn)題
3.1.1 費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、費(fèi)錢
以廣西高校教師系列為例，申報(bào)高級(jí)職稱的紙質(zhì)材料往往包括一式四份的評(píng)審表（16K紙雙面打印）、一式二十五份的推薦大表（A3紙打印）、論文代表作原件一份、各類證書或證明材料復(fù)印件一式一份等。為了能夠提供齊全的材料，參評(píng)對(duì)象往往需求提前半年收集材料并分類匯總；此外，由于高校教師的教育科研業(yè)績(jī)相對(duì)突出，一個(gè)參評(píng)對(duì)象完整的紙質(zhì)申報(bào)材料往往重達(dá)2～3斤，一個(gè)高校一年的職稱材料的搬運(yùn)很有可能會(huì)需要使用到微型的面包車，光憑職改工作人員來(lái)搬運(yùn)是不現(xiàn)實(shí)的；再次，由于絕大部分申報(bào)材料提供的是復(fù)印件，使用到的復(fù)印紙多達(dá)幾百?gòu)垼@無(wú)形中也會(huì)給參評(píng)對(duì)象帶來(lái)不小的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。
3.1.2 檔案材料真實(shí)性無(wú)保證
近年來(lái)，職稱工作的社會(huì)關(guān)注度越來(lái)越高，一方面是因?yàn)槁毞Q事關(guān)專業(yè)技術(shù)人員的切身利益，另一方面是因?yàn)樵诼毞Q評(píng)審中出現(xiàn)了不少材料造假的案件，破壞了職稱評(píng)審原本的公平性。極少數(shù)申報(bào)對(duì)象利用紙質(zhì)復(fù)印件材料不容易讓人察覺(jué)的缺陷，在職稱評(píng)審中“獲利”，使人們對(duì)職稱評(píng)審的公平、公開(kāi)和公正，產(chǎn)生了懷疑。
3.1.3 檔案材料利用率不高
檔案的最終目的是利用。一份參評(píng)對(duì)象的職稱材料，既是該同志基本情況的概述，也是該同志幾年甚至是幾十年來(lái)業(yè)績(jī)成果的一個(gè)總結(jié)，具有較大的利用價(jià)值。然而，長(zhǎng)期以來(lái)，很多人存在一種落后和錯(cuò)誤的觀點(diǎn)：職稱材料只是在申報(bào)評(píng)審時(shí)才有用，如果通過(guò)評(píng)審了，則職稱材料的存檔或利用就顯得可有可無(wú)。這種觀念導(dǎo)致人們將職稱檔案把其佐證材料功能與日后的使用功能分離開(kāi)來(lái)，再加上相關(guān)單位職改辦部門保存的材料中主要是以評(píng)審表為主，其它申報(bào)材料一般如數(shù)退還給申報(bào)者本人。因此，大部分參評(píng)對(duì)象的職稱檔案實(shí)際上利用的程度非常低，形成了所謂的“信息孤島”。
3.2 職稱檔案信息化建設(shè)的必然性
3.2.1 省時(shí)、省力、省錢
隨著北部灣經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)的建設(shè)及中國(guó)―東盟自由貿(mào)易區(qū)的建成，廣西正處在歷史上最佳的發(fā)展時(shí)期，為廣西專業(yè)技術(shù)人員的發(fā)展壯大提供了千載難逢的大好機(jī)遇。以教師系列為例，2004年全區(qū)申報(bào)高級(jí)職稱的教師人數(shù)只有900多人，而2010年的申報(bào)人數(shù)超過(guò)了6000人，申報(bào)人數(shù)增長(zhǎng)了6倍。假設(shè)每份紙質(zhì)申報(bào)材料的重量平均在2～3斤，則其總重量將高達(dá)幾頓，這將給檔案的使用和保管帶來(lái)極大的困難。而采用無(wú)紙化申報(bào)后，將大大簡(jiǎn)化職稱檔案材料的制作時(shí)間和成本。一般情況下，某個(gè)單位或個(gè)人只需要具備一臺(tái)電腦、一個(gè)掃描儀或數(shù)碼照相機(jī)、一個(gè)移動(dòng)硬盤就能夠滿足大部分職稱信息化佐證材料的制作、上報(bào)、保管和利用的要求。
3.2.2 人才的流動(dòng)性增強(qiáng)，對(duì)職稱檔案的使用提出了更高的要求
隨著國(guó)家事業(yè)單位崗位設(shè)置改革政策的實(shí)施，很多專業(yè)技術(shù)人員逐漸擺脫了原來(lái)“鐵飯碗”、“大鍋飯”的思想束縛，人才的流動(dòng)日益頻繁，這就要求職稱評(píng)審的任務(wù)不單單是選拔人才，更要利用好人才。而利用好人才的一個(gè)基本前提，就是要掌握人才的各項(xiàng)基本情況，而職稱檔案正好具備了這樣的功能。再加上信息化評(píng)審后，檔案的信息更加便于檢索、利用、傳遞、保管，相比傳統(tǒng)的職稱檔案而言，具有更大的利用價(jià)值。
3.2.3 電子設(shè)備的普及和信息化技術(shù)的進(jìn)步為檔案信息化建設(shè)提供了物質(zhì)保障
幾年前，當(dāng)計(jì)算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、移動(dòng)硬盤等電子設(shè)備對(duì)于國(guó)內(nèi)絕大多數(shù)的消費(fèi)者、甚至是單位來(lái)說(shuō)都是一種奢侈品時(shí)，信息化建設(shè)因缺乏基本的載體而只能是一種奢望。而今，筆記本電腦、數(shù)碼相機(jī)、移動(dòng)硬盤、復(fù)印機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備早已進(jìn)入了“尋常百姓家”，即便是在一些條件比較艱苦的山區(qū)或者鄉(xiāng)鎮(zhèn)，也具備了制作信息化職稱檔案的基本設(shè)備；其次，信息化技術(shù)的進(jìn)步為職稱檔案的使用變得更加的便利。如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展解決了多人同步電子檔案上傳或下載的“帶寬問(wèn)題”，加密碼認(rèn)證技術(shù)解決了檔案材料的安全性問(wèn)題等。
4、職稱檔案信息化建設(shè)的探討
4.1 轉(zhuǎn)變觀念，加大投入
作為一個(gè)“新生事物”，職稱檔案信息化建設(shè)的發(fā)展之路不可能一帆風(fēng)順。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，信息化建設(shè)面臨設(shè)備的使用和維護(hù)更加復(fù)雜、前期投入的經(jīng)費(fèi)更大、技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握更難等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，再加上人們接受一個(gè)“新生的事物”普遍需要一個(gè)較長(zhǎng)的過(guò)程，致使在實(shí)踐當(dāng)中出現(xiàn)檔案信息化建設(shè)跟不上職稱信息化改革步伐的征兆。究其原因，主要由于很多單位的領(lǐng)導(dǎo)或職改工作人員不重視導(dǎo)致的。片面追求職稱評(píng)審的通過(guò)率，“突擊性”的階段性工作，無(wú)固定的工作人員等方面的原因使得職改工作在很多單位得不到應(yīng)有的重視，職稱檔案的管理更加容易被人忽視。只有相關(guān)單位加大對(duì)職稱信息化建設(shè)的投入，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，把“要我建”變?yōu)椤拔乙ā保拍転槁毞Q檔案信息化的建設(shè)爭(zhēng)取到更為有利的發(fā)展條件。
4.2 提高從業(yè)人員素質(zhì)
職稱檔案的利用率大小，關(guān)鍵在于職改工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。以往紙質(zhì)材料階段，職改工作人員只需在評(píng)審會(huì)結(jié)束后將相關(guān)的評(píng)審文件和紙質(zhì)的評(píng)審表歸檔保管即可。而信息化以后，職改工作人員既要指導(dǎo)申報(bào)對(duì)象如何制作信息化的檔案材料，又要負(fù)責(zé)信息材料的整理、匯總、上報(bào)和保管，工作量明顯增加了；其次，信息化后職改工作人員的工作難度也增加了，要求他們不僅懂得基本的電子設(shè)備使用和維護(hù)的方法，且需要學(xué)習(xí)掌握網(wǎng)絡(luò)傳輸、數(shù)據(jù)庫(kù)、繪圖軟件等計(jì)算機(jī)軟件的技能。可見(jiàn)，只有不斷提高職改工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能為職改檔案信息化建設(shè)提供必要的智力支持。而要提高職改工作人員信息化管理能力，可以考慮以下兩種方法：（1）加強(qiáng)崗位技能培訓(xùn)。采取集中學(xué)習(xí)和自學(xué)相結(jié)合的方式，對(duì)所有職改工作人員特別是缺乏相關(guān)信息化管理知識(shí)的人員進(jìn)行培訓(xùn)；（2）參加各種計(jì)算機(jī)或信息化方面繼續(xù)教育的培訓(xùn)。必要的繼續(xù)教育能夠防止職改工作人員知識(shí)的老化，開(kāi)拓他們的視野，調(diào)整他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高他們的素質(zhì)。
4.3 制定標(biāo)準(zhǔn)、安全第一
信息化標(biāo)準(zhǔn)的制定和信息的安全性保障是信息化建設(shè)的兩個(gè)核心問(wèn)題。如果沒(méi)有相對(duì)統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)作為指導(dǎo)，那么不同單位的信息化檔案之間的就有可能出現(xiàn)較大的差異性，不利于檔案信息的相互傳遞或者使用；其次，安全性問(wèn)題是職稱檔案信息化建設(shè)的另一核心問(wèn)題，由于檔案中大量涉及單位或個(gè)人的信息，假如保管不當(dāng)，極有可能給當(dāng)事人帶來(lái)物質(zhì)上或經(jīng)濟(jì)上的損失。因此，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，確保信息的安全就顯得十分的迫切。標(biāo)準(zhǔn)的制定可以掌握以下兩個(gè)原則：（1）不違反規(guī)定的原則。即根據(jù)現(xiàn)有的相關(guān)檔案管理的法律法規(guī)制作檔案信息化的要求；（2）普遍性與特殊性相結(jié)合。即各單位、各部門既要在服從上級(jí)人事職改部門有關(guān)職稱檔案信息化建設(shè)指導(dǎo)意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，根據(jù)本單位的實(shí)際制定切實(shí)可行的方案和措施。其次，檔案信息化的安全性問(wèn)題可以通過(guò)限制訪問(wèn)策略（如網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置、加密狗設(shè)置等）及物理安全設(shè)置等方法解決。
總之，信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，職稱檔案信息化建設(shè)必將隨著職稱信息化改革的深入而顯得更加的迫切。廣大職改工作人員需要克服前進(jìn)道路上面臨的各種困難，才能使職稱工作在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn)：
關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)；檔案管理
檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實(shí)體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達(dá)到長(zhǎng)期保存檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實(shí)施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實(shí)施過(guò)程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過(guò)對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。
一、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析
（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)
檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對(duì)檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對(duì)此缺乏正確的認(rèn)識(shí)，未認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個(gè)部門的職能效率；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個(gè)人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)是影響檔案管理效率的因素之一。
（二）對(duì)運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念
對(duì)運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認(rèn)為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長(zhǎng)期的保存下來(lái)，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實(shí)現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價(jià)值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。
（三）檔案部門信息化水平存在差異
由于各地的經(jīng)濟(jì)水平不同，檔案部門的信息化施設(shè)以及管理人員的專業(yè)能力都會(huì)存在一定的差距，導(dǎo)致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機(jī)操作，無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問(wèn)題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無(wú)法合理利用檔案資源。
二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考
（一）加強(qiáng)電子文件的管理
隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來(lái)越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實(shí)踐表明，通過(guò)電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價(jià)值最大化，具有重要意義。因此，加強(qiáng)電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點(diǎn)：一是建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強(qiáng)電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過(guò)程中，管理人員需要及時(shí)進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問(wèn)題，電子文件的形成時(shí)間短，能否長(zhǎng)期儲(chǔ)存缺乏驗(yàn)證，因此在電子文件管理過(guò)程中需要解決好電子文件的保存問(wèn)題，對(duì)于長(zhǎng)期儲(chǔ)存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。
（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案
建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點(diǎn)：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢(shì)，通過(guò)建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺(tái)，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺(tái)，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購(gòu)必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開(kāi)計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價(jià)值。
（三）提高信息化管理手段
提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點(diǎn)：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實(shí)施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點(diǎn)提供信息，組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理手段的目的。
（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點(diǎn)：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存、接收，并對(duì)檔案格式進(jìn)行修改等工作，需要管理人員具備計(jì)算機(jī)知識(shí)與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的管理人員。二是定期進(jìn)行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿足社會(huì)對(duì)檔案管理人員日益增長(zhǎng)的要求，通過(guò)定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，使管理人員與時(shí)俱進(jìn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動(dòng)性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問(wèn)題以及提高檔案管理效率的策略，通過(guò)研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力。總之，對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考是具有重要價(jià)值的。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化建設(shè) 檔案信息化
檔案信息化就是以原紙質(zhì)的檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來(lái)的內(nèi)容信息的情況下，對(duì)檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進(jìn)行符合信息轉(zhuǎn)變?cè)瓌t的改變，使檔案信息化，在企業(yè)內(nèi)部，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便企業(yè)人力資源部和各個(gè)層次的領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)的查閱動(dòng)態(tài)的本企業(yè)人才的檔案信息。
1.檔案信息化建設(shè)的涵義
“檔案是資料本身的原始記錄”，這種記錄就是一種信息。但是在這里我們要弄清信息化中的信息不僅僅限于檔案本身的記錄信息，它還包括將原始信息進(jìn)行處理后與社會(huì)其他信息形式融合形成的更廣泛的信息。
2.促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議
2.1檔案工作人員要樹(shù)立檔案信息意識(shí)
檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”，檔案工作人員是檔案信息化建設(shè)的基本力量，他們的能動(dòng)性事關(guān)信息化建設(shè)的成敗，只有讓檔案工作人員在思想上樹(shù)立檔案信息的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，檔案工作人員才會(huì)具有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任心，才會(huì)主動(dòng)關(guān)心檔案信息化建設(shè)事業(yè)，認(rèn)真做好信息化過(guò)程中的各項(xiàng)工作。
2.2提高檔案信息化水平技術(shù)
①配備計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、交換器、路由器、掃描儀等硬件設(shè)備。系統(tǒng)軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用或完善，可通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的操作進(jìn)行培訓(xùn)及推廣，逐步建立同一平臺(tái)為分中心做好前期準(zhǔn)備工作。
②每個(gè)員工的檔案全文的數(shù)字化。對(duì)各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙套制”工作模式，避免重復(fù)勞動(dòng)，不但能節(jié)約人力和財(cái)力，而且也會(huì)大大加快了檔案信息數(shù)字化的進(jìn)程。
③對(duì)上網(wǎng)的員工檔案信息進(jìn)行密級(jí)界定。首先制訂密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)內(nèi)部檔案按公開(kāi)、內(nèi)部、秘密、機(jī)密進(jìn)行界定；其次對(duì)檔案信息使用者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，對(duì)不同身份的使用者提供不同的信息查詢權(quán)限，以保障軟件系統(tǒng)的安全。
2.3全面提高檔案信息的管理水平
信息技術(shù)的廣泛采用，使檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)變。現(xiàn)今，在計(jì)算機(jī)管理滲透的形式下，計(jì)算機(jī)管理軟件的應(yīng)用為實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了巨大貢獻(xiàn)。檔案部門建立自己的局域網(wǎng)，添置計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀等，在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和檔案利用過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。
①隨著電子文件的大量產(chǎn)生，如何安全且高效地管理電子檔案已成為不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。因此，選用適合電子文件形成單位自身特點(diǎn)的檔案管理軟件，有計(jì)劃、有針對(duì)性地進(jìn)行錄入、開(kāi)發(fā)利用等工作是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)不可回避的一項(xiàng)重要工作。
②檔案管理軟件的對(duì)象是電子文件，通過(guò)選取合適的檔案管理軟件，就可以使企業(yè)的檔案達(dá)到高效的管理。
③信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件作支撐，單純以傳統(tǒng)方式管理大量電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點(diǎn)于一身，提高檔案工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。
④從安全角度來(lái)說(shuō)，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問(wèn)授權(quán)、用戶安全級(jí)別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅(jiān)實(shí)屏障，能有效地確保檔案信息安全。
3.全面推行檔案信息化管理，確立檔案信息化工程發(fā)展的新方向
信息化工程建設(shè)的過(guò)程就是檔案的形成過(guò)程，從檔案紙質(zhì)資料的收集-整理-整理成電子版-上傳，這些過(guò)程都是需要仔細(xì)再仔細(xì)的，容不得出一點(diǎn)點(diǎn)差錯(cuò)，否則就會(huì)導(dǎo)致檔案出錯(cuò)，所以，信息化的有效管理會(huì)在各方面提高檔案管理效率與效益。
①加強(qiáng)內(nèi)部檔案信息化建設(shè)，選用適合的企業(yè)檔案管理軟件，制定適合本企業(yè)實(shí)際工作的檔案信息化管理的規(guī)章制度，及時(shí)改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，提高內(nèi)部信息交換及共享的水平，創(chuàng)造更多有利于內(nèi)部利用的條件。
②建立多層次、多渠道、重實(shí)效的檔案信息化人力資源培訓(xùn)制度和考評(píng)制度，全面的提高相關(guān)崗位人員工作的素質(zhì)和工作能力。
③檔案管理的工作人員要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)和信息管理化知識(shí)，只有對(duì)計(jì)算機(jī)信息管理軟件系統(tǒng)有了足夠的了解，才能參與本單位的軟件開(kāi)發(fā)工作，才能提出正確信息需求，使內(nèi)部檔案的信息系統(tǒng)運(yùn)行保持在良好狀態(tài)之中。
④檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，所以必須要嚴(yán)把檔案的資料數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的資料是全面的、準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。可考慮建立資料的審核制度，在檔案資料輸入之前對(duì)檔案資料進(jìn)行審核，在檔案資料輸入之后還要進(jìn)行認(rèn)真的校對(duì)。
4.結(jié)束語(yǔ)
充分利用計(jì)算機(jī)功能，提高檔案管理效率。計(jì)算機(jī)應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案的管理提供了很大的方便，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺(tái)，不但可以效地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高企業(yè)檔案的管理效率，還能節(jié)省大量的人力及物力。保證檔案信息化建設(shè)發(fā)展，為促進(jìn)企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)、效益的發(fā)展，提供了快捷有效的檔案管理作用。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理的好壞直接關(guān)系到了企業(yè)的發(fā)展，所以，檔案管理是需要我們每個(gè)企業(yè)的管理層的領(lǐng)導(dǎo)去重視的。
參考文獻(xiàn)：
1 應(yīng)用檔案管理軟件的優(yōu)點(diǎn)
(一)利用電子文件載體材料要比紙質(zhì)檔案的壽命要長(zhǎng)。使用軟件，首先要做的是將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)換DPF電子文件，然后掛接入庫(kù)，以往的紙質(zhì)檔案在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，除了入檔案數(shù)據(jù)外，我們還可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，VCD、DVD光碟、小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞。
(二)極大地提高管理人員的工作效率
檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。實(shí)行信息化后，檔案人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，可以更好地從事檔案的收集和編研工作。比如我公司已經(jīng)建立OA系統(tǒng)或類似系統(tǒng)及其接口，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可通過(guò)接口直接轉(zhuǎn)入文件管理功能;各部門文書人員可以通過(guò)使用文件管理功能，將文件錄入(轉(zhuǎn)入)文件庫(kù);文件管理功能完成對(duì)文件的鑒定、整理和調(diào)整。不需要?dú)w檔的文件可以存放到不歸檔文件庫(kù)中，需要?dú)w檔的文件可在文件管理功能直接歸檔。
(三)檔案提供利用更加方便。我公司專職檔案人員有3人，每個(gè)人分管的檔案都不相同，一旦需要查找不在自己負(fù)責(zé)范圍內(nèi)又未進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案時(shí)，需要花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，必須從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)卷號(hào)再去庫(kù)房查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，專職檔案人員無(wú)論是自己負(fù)責(zé)的檔案，還是他人負(fù)責(zé)的檔案，可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢，檔案人員選取最佳的查詢方式，在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。另外對(duì)借閱檔案者，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。
用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的權(quán)限對(duì)電子檔案目錄進(jìn)行檢索查詢，找到所需的檔案目錄，同時(shí)對(duì)電子原文進(jìn)行瀏覽、下載。對(duì)電子檔案進(jìn)行查詢和利用不需要經(jīng)過(guò)檔案管理人員，檔案管理人員只需要事先設(shè)定每個(gè)用戶的權(quán)限即可。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)記錄網(wǎng)上對(duì)電子檔案查詢和利用的情況，隨時(shí)可以進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)。如果用戶需要借閱檔案實(shí)體，可以直接到檔案部門去辦理借閱手續(xù)，取走檔案實(shí)體;也可以通過(guò)網(wǎng)站提出借閱預(yù)約申請(qǐng)，檔案管理員批準(zhǔn)借閱預(yù)約申請(qǐng)后，用戶再到檔案室取走檔案實(shí)體。借閱管理可以進(jìn)行借閱登記、歸還、催還和丟失的辦理，并可由檔案管理員制定借閱的規(guī)則和政策，由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行控制。
(四)檔案鑒定銷毀工作也實(shí)行了可控。對(duì)過(guò)期檔案需鑒定銷毀的，可以直接利用計(jì)算機(jī)管理，操作方便。檔案管理員可以定期進(jìn)入系統(tǒng)的鑒定銷毀子系統(tǒng)，通過(guò)銷毀申請(qǐng)自動(dòng)得到過(guò)期檔案的目錄，并打印銷毀申請(qǐng)。檔案管理人員可以在檔案鑒定功能中看到待銷毀申請(qǐng)的檔案目錄和原文信息，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)鑒定銷毀申請(qǐng)的處理意見(jiàn)對(duì)其進(jìn)行處理：更改過(guò)期檔案的密級(jí)和保管期限繼續(xù)進(jìn)行保管或直接進(jìn)行銷毀。選擇更改，則更改檔案的目錄信息，重新存入檔案庫(kù)中;如果選擇銷毀，則將被掛接的原文刪除，并把已銷毀檔案轉(zhuǎn)移到已銷毀數(shù)據(jù)中供列表查詢。
2 應(yīng)用檔案管理軟件存在的主要問(wèn)題
(一)檔案人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它涉及到包括計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等多面，因此對(duì)于檔案人才素質(zhì)有較高的要求。網(wǎng)絡(luò)化利用要求管理人員掌握WEB技術(shù)，IP技術(shù)及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等計(jì)算機(jī)專門技術(shù)，還要求掌握檔案利用技術(shù)。這種專門人才在檔案系統(tǒng)內(nèi)明顯缺乏。檔案信息管理依賴其他部門人員，由于該人員缺乏檔案管理方面的知識(shí)，一旦出現(xiàn)疏忽情況，網(wǎng)站就沒(méi)有人維護(hù)、更新，甚至導(dǎo)致所有的投入都化為烏有。
(二)對(duì)檔案信息安全不容樂(lè)觀
在公司檔案逐步數(shù)字化的過(guò)程中，紙質(zhì)材料與電子文件并存的情況將在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)并存，而由于我們對(duì)數(shù)字化檔案的管理情況還不太熟悉，容易引發(fā)許多問(wèn)題。例如，電子文件、電子檔案容易受到計(jì)算機(jī)病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統(tǒng)崩潰的情況，現(xiàn)階段難以保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)的絕對(duì)安全。
(三)電子檔案的真實(shí)性鑒別有一定的難度
紙質(zhì)檔案的信息內(nèi)容附在紙質(zhì)載體上，與紙質(zhì)載體密不可分，因此真實(shí)性和原始性鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強(qiáng)。但受載體形式限制，紙質(zhì)檔案信息密度比較小，所需存儲(chǔ)空間比較大。電子檔案的信息內(nèi)容通過(guò)光、電信號(hào)的相互轉(zhuǎn)換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備的再轉(zhuǎn)換，雖然存儲(chǔ)量大、節(jié)省了貯存空間，但在信號(hào)轉(zhuǎn)換過(guò)程中，由于受載體的轉(zhuǎn)換條件、存貯介質(zhì)的穩(wěn)定性和技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺(jué)。
(四)電子檔案的法律效力問(wèn)題
通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。
(五)信息化進(jìn)程有待加快
雖然我單位檔案案信息化工作已開(kāi)展多年，建立了各門類檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但庫(kù)存檔案還有一部分沒(méi)有進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案的信息化程度不高，而是停留在維持檔案日常的簡(jiǎn)單管理上，甚至仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工操作，手工查閱、檢索、利用檔案，并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案信息化管理，使檔案的利用效率偏低，影響了檔案利用工作的水平。
3 解決問(wèn)題的途徑
(一)建立健全管理制度體系。管理制度始終是一項(xiàng)重要的保障，我們必須從人員的管理到軟件、硬件要求都作出明確的規(guī)定。如：檔案利用制度、文檔管理制度、系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境安全管理制度、電子檔案管理制度等。
(二)加大宣傳力度，轉(zhuǎn)變檔案利用工作觀念，增強(qiáng)全社會(huì)利用檔案的意識(shí)
首先，檔案人員要抓住有利時(shí)機(jī)，向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作，介紹檔案工作的情況及取得的成就，通過(guò)舉辦檔案展覽、利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相關(guān)信息等各種有效的傳播手段，宣傳檔案工作的重要性。其次，盡可能使主管領(lǐng)導(dǎo)參加各類檔案活動(dòng)，特別是參觀檔案工作比較突出的先進(jìn)單位，讓主管領(lǐng)導(dǎo)了解其他單位的檔案工作情況及其領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。從而增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，重視檔案工作，加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入。
(三)建立高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍
檔案工作者要承擔(dān)檔案資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的開(kāi)發(fā)、傳播、利用的重要角色。檔案工作者不再是“看家守業(yè)，坐等利用”的“管理員”了，而是要具有一定現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)能力的檔案專業(yè)人才。所以在這個(gè)歷史轉(zhuǎn)折期，檔案工作者要切實(shí)做好角色的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)時(shí)代的要求。有的同行認(rèn)為，信息時(shí)代的檔案管理人員應(yīng)該是“檔案信息導(dǎo)航員”，和“知識(shí)創(chuàng)新與創(chuàng)造者”。
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，公司檔案管理雖然也要跟上了這個(gè)“潮流”，但目前我們使用檔案管理軟件，還只停留在近十年檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，檔案數(shù)字化利用工作還未正式啟動(dòng)，離檔案信息化管理工作目標(biāo)尚有一段漫長(zhǎng)的路要走，需要通過(guò)公司員工的共同努力，使豐富的庫(kù)藏資源得到充分利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，從而達(dá)到自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化水平檔案管理水平。
高校檔案信息化建設(shè)是信息時(shí)代的必然產(chǎn)物。進(jìn)入20世紀(jì)90年代，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，國(guó)家從發(fā)展戰(zhàn)略的高度，明確提出了“以信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的要求，國(guó)家檔案局隨之提出了“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。同時(shí)，高校檔案信息化也是高校辦公自動(dòng)化的必然要求。目前，很多高校都采用了以電子計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這一系統(tǒng)的出現(xiàn)也使檔案的生成方式發(fā)生了變化。諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過(guò)程在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，這就形成了大量的電子文件，電子文件的保管必須依托信息化數(shù)據(jù)庫(kù)的軟件保管和以磁盤、光盤等為載體的硬件保管。總之，高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案工作發(fā)展的必由之路，是高校檔案現(xiàn)代化管理的必然要求，只有真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，才能達(dá)到檔案信息資源共享的目標(biāo)，才能為人們提供更加高效、便捷的服務(wù)。但是，高校檔案在其信息化、數(shù)字化的實(shí)踐過(guò)程中，遇到了種種客觀的、現(xiàn)實(shí)的困境，致使檔案信息化建設(shè)總是停滯于單機(jī)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存階段，不能達(dá)到質(zhì)的飛躍，實(shí)現(xiàn)真正的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。
高校檔案信息化建設(shè)的困境
基礎(chǔ)設(shè)施不完善。高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是擁有現(xiàn)代化、信息化的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。硬件設(shè)施主要包括服務(wù)器、存儲(chǔ)器、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等設(shè)備及其必備的組件。由于高校檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入較少，加之缺乏專業(yè)的技術(shù)人員，致使對(duì)這些硬件設(shè)施的投入不足，而且配置較低，不能滿足于檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。軟件設(shè)施主要包括檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，這一系統(tǒng)需由專業(yè)的軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)人員來(lái)完成。目前，大部分高校都是通過(guò)向軟件公司購(gòu)買，并請(qǐng)技術(shù)服務(wù)人員進(jìn)行安裝和對(duì)檔案人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的使用培訓(xùn)來(lái)完成的。所以，在檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)這一方面，各個(gè)高校是不盡統(tǒng)一的，致使在使用上無(wú)法實(shí)現(xiàn)資源與技術(shù)的共享。
人員結(jié)構(gòu)不合理。檔案管理有別于一般的辦公室工作，它需要專業(yè)的檔案管理人員，必須了解和掌握檔案的立卷、歸檔工作。可目前的狀況是，有些高校的檔案人員大部分屬于兼職的性質(zhì)，專業(yè)不對(duì)口，業(yè)務(wù)不精，綜合素質(zhì)和能力水平相對(duì)偏低，對(duì)檔案的管理基本上只停留于檔案的收集和整理，很少涉及檔案的編研與利用。同時(shí)，檔案工作人員的年齡較大，老齡化趨向明顯，在檔案部門形成一個(gè)較大的年齡隔離層，不利于部門內(nèi)部對(duì)檔案資源的研究與探討。再者，信息化時(shí)代要求既具有檔案專業(yè)知識(shí)又具有計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的人員，可在這一點(diǎn)，在很多高校檔案館是不具備的，導(dǎo)致高校檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化緩慢發(fā)展，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于高校信息化時(shí)代的發(fā)展。這種年齡懸殊大、知識(shí)層次不一致、專業(yè)技術(shù)不對(duì)等是高校檔案館工作人員的主要特點(diǎn)。
信息資源利用不充分。隨著計(jì)算機(jī)在校園工作中的廣泛應(yīng)用，高校辦公也基本上實(shí)現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化，OA辦公系統(tǒng)和校園網(wǎng)站的使用，產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件大多散落于各個(gè)部門，并未及時(shí)上交于檔案館，致使時(shí)間一長(zhǎng)這些電子文件就大部分丟失。目前高校的檔案信息化工作大多偏向于傳統(tǒng)檔案數(shù)字化，花費(fèi)大量的人力物力財(cái)力掃描紙質(zhì)檔案，很少考慮電子檔案。檔案館作為學(xué)校檔案的綜合管理單位，有權(quán)利、有義務(wù)收集這些電子文件，并將紙質(zhì)文件一并歸檔，但是由于檔案館自身?xiàng)l件的局限性，不能及時(shí)的、完整的收集這些電子文件，加之各個(gè)部門對(duì)電子文件的不重視以及對(duì)檔案上交的不及時(shí)，導(dǎo)致高校在信息化建設(shè)中對(duì)電子文件的利用很不充分，造成嚴(yán)重的信息資源浪費(fèi)。
數(shù)字信息的安全性不容易控制。檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化是高校檔案信息化建設(shè)的最終目的，但是，電子文件對(duì)軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀、易更改、信息與載體相分離的自身局限性對(duì)電子文件的長(zhǎng)期保管和安全保存構(gòu)成了極大地威脅。同時(shí)，計(jì)算機(jī)病毒與網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊難以發(fā)現(xiàn)。由于人員和技術(shù)條件的限制，我們只能采取在服務(wù)器上安裝殺毒軟件、定期備份數(shù)據(jù)或設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限的方式防止中毒，避免黑客攻擊，但這并不能從根源上解決問(wèn)題。再者，操作失誤、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟硬件故障的偶發(fā)因素也是難以避免的。總之，這些網(wǎng)絡(luò)的破壞因素和工作人員技術(shù)的限制都加大了檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的不安全成分，我們對(duì)之是無(wú)可奈何。
推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)的措施
高度重視，確立主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。高校檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，在高校建設(shè)中不是處于核心地位，但它是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、基礎(chǔ)性的工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須有足夠的重視，確立檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，由學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，將高校檔案工作納入學(xué)校建設(shè)的總體規(guī)劃中，并分學(xué)期督查檔案館年度工作計(jì)劃實(shí)施進(jìn)程和檔案安全保障情況，實(shí)行崗位責(zé)任制考核，加大管理力度，推動(dòng)檔案工作更快、更好地向科學(xué)化、規(guī)范化、制度化和現(xiàn)代化方向發(fā)展。同時(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)檔案工作從人力、物力、財(cái)力上給予大力支持，大幅度提高檔案館業(yè)務(wù)建設(shè)經(jīng)費(fèi)、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，確保檔案工作的建設(shè)需求，尤其加大對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的投入力度，保障檔案工作與校園數(shù)字化工作的同步發(fā)展。
完善電子檔案管理規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。各高校檔案機(jī)構(gòu)必須根據(jù)國(guó)家《普通高校檔案管理辦法》及有關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合自身實(shí)際情況，制定學(xué)校檔案管理規(guī)章制度和具體實(shí)施細(xì)則，尤其要制訂電子檔案管理的規(guī)章制度，如電子文件管理實(shí)施辦法、電子檔案保密制度、電子檔案利用規(guī)范要求等等，通過(guò)規(guī)章、制度的約束，實(shí)現(xiàn)檔案收集、鑒定、整理、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。同時(shí)，電子文件的數(shù)字處理、信息轉(zhuǎn)換等都應(yīng)該有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，只有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一才能夠使傳統(tǒng)檔案文本數(shù)字化的保管、利用、傳遞等工作都實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，避免出現(xiàn)互不兼容、重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象的發(fā)生，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。
整合信息資源，有效發(fā)揮校園網(wǎng)和辦公自動(dòng)化的互通優(yōu)勢(shì)。高校檔案部門要加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)，首先，利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，通過(guò)手工著錄、掃描、數(shù)碼處理等方式有重點(diǎn)、有選擇地對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等館藏各類檔案數(shù)字化，擴(kuò)大數(shù)字信息資源總量。其次，通過(guò)對(duì)電子文件的收集，按照數(shù)字化管理體系進(jìn)行歸檔、整理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。再次，積極參與電子校務(wù)建設(shè)。檔案館可以牽頭對(duì)校內(nèi)的數(shù)字資源統(tǒng)一協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。依托校園網(wǎng)，將檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校其他系統(tǒng)如OA系統(tǒng)、教學(xué)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等有效銜接。使檔案部門的管理者通過(guò)校園網(wǎng)收集到這些系統(tǒng)形成的電子數(shù)據(jù)，其他部門亦可以借助網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)字化的檔案信息，形成檔案信息化服務(wù)的良性循環(huán)。
