發布時間：2022-07-21 15:35:33
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帳務處理軟件建帳是指軟件在正式投入使用之前所做的初始設置。在建帳之前，會計科目還沒有設立，前期各科目的余額和發生額也無法輸入，所以建帳是帳務處理軟件正式使用之前必經的首要步驟。系統軟件的初始化也是帳務軟件使用中一次性的工作，系統初始化過程中設定的會計科目代碼結構及一些參數在結束建帳后即無法修改，系統初始化的質量對帳務軟件的質量和工作的效率將產生直接的影響，所以系統軟件的初始化設置也是非常重要的。實際工作中，有不少會計軟件用戶因為初始化的不恰當而嚴重影響了系統的使用效率和質量。目前出版的有關會計電算化的書籍大多數只介紹會計軟件設計的程序語言、程序結構及編寫原理等，對會計軟件系統初始化很少涉及。本文從初始數據收集、編碼設置、數據裝入、環境設定等幾個方面談談系統初始化。
一、數據收集
系統初始化需要收集手工帳中的會計科目和各科目的余額，如從年度中間開始建帳還需要收集各科目的累計發生額、年初余額。所以需預先從手工帳中整理出各級科目的名稱、層次、余額、發生額。在此要注意完整地收集最底層明細科目的余額、發生額，避免遺漏，以保證初始化時輸入的數據的準確、順利。
二、編碼設置
帳務系統中廣泛應用代碼，在此主要介紹科目代碼的設置。建帳時要將收集到的會計科目加入帳務系統，建立帳務系統的會計科目體系。在電算化帳務系統中除了象手工帳務一樣要使用會計科目外，還要為每一個會計科目加入一個編碼。會計科目編碼通常用阿拉伯數字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數段，每一段設有固定的位數表示不同層次的會計科目。如第一段表示總帳科目，第二段表示二級明細科目，第三段表示三級明細科目。在設定科目編碼時需要重點注意以下問題：
（一）系統性
財政部已制定的各行業會計制度中都系統地給出了總帳科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設定總帳科目編碼時必須符合財政部門制定的會計制度中的有關規定，設立明細科目編碼除會計制度有規定的以外，可按上級主管部門和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的系統性和統一性。
（二）一義性
要保證每一個代碼對應于一個會計科目，既不允許出現重復的科目編碼又不允許出現同名的會計科目，但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目，則可以被系統接受而不認為是同名的會計科目。
（三）簡潔性
在滿足管理要求和適合計算機處理的的前提下，力求代碼簡單明了、位數越短越好，既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。
（四）可擴展性
會計科目體系一經設定，其代碼結構就無法改變。修改結構只能通過重新建帳實現，而重新建帳將丟失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。總帳科目編碼長度由所選會計制度來決定通常為3～4位，而確定某一級明細科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個數來確定的，以二級明細科目為例，總帳科目為其上級科目，銀行存款、應收帳款、銷售收入、管理費用等總帳科目都有二級明細科目，銀行存款通常以開戶銀行及帳號為明細科目，少則二三個，多則二三十個，銷售收入、管理費用等科目下設的二級明細科目一般都不會超過九十九個，兩位長的代碼應能滿足以后添加同級科目的需求，而應收帳款等往來科目通常以客戶或單位為來設置明細科目，明細科目的數量不同單位差異很大，少則幾十個，多則成百上千，兩位碼長難以滿足要求，要增至三位甚至更長，由于同級科目必須使用等長的科目編碼，其他總帳科目下的二級科目也要使用三位或更長的科目編碼。如果設定的分段代碼位數較長而絕大多數上級科目所包含的明細科目個數不多時，其他科目的憑證輸入速度勢必會受到影響，與簡潔性相矛盾。為了解決這一矛盾，可將明細科目先分類，按分類設置二級科目，然后再設置下級明細科目，如應收帳款總帳科目下先按客戶所屬地區分類，設置二級明細科目，然后再按客戶名設置三級明細科目。更理想的解決方案是應用往來客戶輔助核算，目前的商品化會計軟件通常都提供了這一功能。因輔助核算中的項目代碼與會計科目的代碼完全獨立，自成體系，項目代碼只與其關聯會計科目如前述應收帳款等往來科目相關，不影響其他科目的代碼設定，與科目代碼的位數無關，非常便于擴充。如選用了輔助核算功能，在科目代碼設置之后，還要設置輔助項目代碼及名稱。如果單位的會計業務，特別是貨幣資金涉及外幣，在建立科目體系時還要將外幣考慮進去。會計軟件中提供了復幣核算的功能，在系統初始化時必須將外幣資料輸入系統，這些資料包括：外幣代碼、外幣名稱、與本位幣的匯率等。
三、數據輸入
完成上一步工作后，即可將各科目余額輸入系統。帳務系統在一月份啟用時只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。如帳務系統在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用帳務系統之前各月的累計發生額，這是為會計報表所準備的數據，如不輸入累計發生額，由于會計數據缺乏連續性，在以后的查詢及報表中如需要全年累計發生額，系統將無法提供正確的數據。在實際操作中大部分會計軟件都提供了簡化操作的方法，即只需輸入最底層明細科目的年初余額和累計發生額，期初余額和各上級科目的年初余額、累計發生額、期初余額則由計算機自動匯總。如果設立了輔助核算項目，各輔助核算項目的年初余額和累計發生額也需在初始化時輸入。余額輸入完成后，計算機能檢測余額是否平衡。在確認各項余額輸入無誤后，即可結束建帳，固化余額，避免以后對初始余額的錯誤修改。
四、記帳憑證類型最好只設一種通用格式
查帳是會計人員日常工作的一個重要部分，在手工操作時用分類記帳憑證來處理會計業務，分別裝訂整理記帳憑證，以便于憑證的管理和方便查帳。會計人員可以按常見分類方法分為收款憑證、付款憑證和轉帳憑證，也可根據單位的實際情況設定憑證類型。應當指出的是，記帳憑證分類不是一個必選項目，可以只用一種通用記帳憑證格式，即轉帳憑證。事實上，電算化后，查帳完全能通過計算機來快速實現，計算機的最顯著的特點就是速度快，恰好彌補了手工查帳的缺陷。再者，設置了憑證類型，增加了一個輸入項目，會影響憑證的輸入速度。又因各類憑證要各自獨立編號，憑證整理保管更為煩瑣。會計軟件提供記帳憑證類型設置功能更多的是為了適應會計人員手工記帳時的習慣。所以，電算化后，無須理會記帳憑證類型設置項。
五、初始化工作應注意的其他問題
完成以上操作后，即可進入日常的帳務處理，如輸入、修改、審核、打印記帳憑證、查帳、打印輸入帳簿等工作。但系統初始化時還應注意以下幾個問題：
（一）新增操作員要注意自行輸入密碼
系統會預設一個操作員，通常取名為SYSTEM或MANAGER之類，這也是系統中權限最高的系統管理員，正式啟用系統時應將該用戶名更改為系統管理員，并加上密碼。如需要上機操作的會計不只一個，則應增加操作員，并為每個用戶確定相應的權限，新增加的操作員的密碼須由新增操作員自行輸入，以便分清責任。
（二）要注意充分利用自動轉帳憑證功能
自動轉帳憑證設置雖不是一個必選項，但利用自動轉帳功能無疑能提供極大的便利。在單位的會計業務中，常有固定對應關系的記帳憑證，且其數據來源于已輸入系統的記帳憑證。如每月均需結轉的損益類科目，在月末所有收入、成本費用憑證輸入、登記入帳后，須匯總結轉至類似本年利潤一類的科目，自動轉帳憑證能自動匯總指定科目的發生額或余額并自動生成一張轉帳憑證。在使用該功能前須進行必要的參數設置，包括轉出科目和轉入科目，以及匯總數據的性質（余額、發生額），注意轉出科目可設置多個，但轉入科目只能設一個。
（三）設置報表時應注意根據用戶手冊中公式的格式正確設置取數公式
(一)會計電算化的概念
會計電算化的概念有廣義和狹義之分。狹義的會計電算化是指以電子計算機(以下簡稱計算機)為主體的當代電子信息技術在會計工作中的應用；廣義的會計電算化是指與實現會計工作電算化有關的所有工作，包括會計電算化軟件的開發和應用、會計電算化人才的培訓、會計電算化的宏觀規劃、會計電算化的制度建設、會計電算化軟件市場的培育與發展等。
(二)會計電算化的作用
(1)提高會計數據處理的時效性和準確性，提高會計核算的水平和質量，減輕會計人員的勞動強度；
(2)提高經營管理水平，使財務會計管理由事后管理向事中控制、事先預測轉變，為管理信息化打下基礎；
(3)推動會計技術、方法、理論創新和觀念更新，促進會計工作進一步發展。
(三)會計電算化的管理體制
我國會計電算化的管理體制是：財政部管理全國的會計電算化工作，地方各級財政部門管理本地區的會計電算化工作，各單位在遵循國家統一的會計制度和財政部門會計電算化發展規劃的前提下，結合本單位具體情況，具體組織實施本單位的會計電算化工作。
財政部門管理會計電算化的基本任務是：制定會計電算化發展規劃并組織實施；制定會計電算化法規制度，對會計核算軟件及生成的會計資料符合國家統一的會計制度情況實施監督；促進各單位逐步實現會計電算化，提高會計工作水平；組織開展會計電算化人才培訓。
一、會計電算化法規制度
《會計法》規定，使用電子計算機進行會計核算的，其軟件及生成的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料必須符合國家統一的會計制度規定；會計賬簿的登記、更正應當符合國家統一的會計制度規定。
按照《會計法》規定，財政部制定并了《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規范》、《會計電算化工作規范》、《會計基礎工作規范》和《會計檔案管理辦法》等一系相關國家統一的會計制度。對單位使用會計核算軟件、軟件生成的會計資料、采用電子計算機替代手工記賬、電算化會計檔案保管等會計電算化工作作出了具體規范。
第二節會計電算化的作用
會計電算化是會計發展史上的一次革命，與手工會計系統相比，不僅僅是處理工具的變化，在會計數據處理流程、處理方式、內部控制方式及組織機構等方面都與手工處理有許多不同之處，它的產生將對會計理論與實務產生重大的影響，對于提高會計核算的質量、促進會計職能轉變、提高經濟效益和加強國民經濟宏觀管理，都有十分重要的作用。
一、減輕勞動強度，提高工作效率
在手工會計信息系統中，會計數據處理全部或主要是靠人工操作。因此，會計數據處理的效率低、錯誤多、工作量大。實現會計電算化后，只要把會計數據按規定的格式要求輸入計算機，計算機便自動、高速、準確地完成數據的校驗、加工、傳遞、存儲、檢索和輸出工作。這樣，不僅可以把廣大財會人員從繁重的記賬、算賬、報賬工作中解脫出來，而且由于計算機對數據處理速度大大高于手工，因而也大大提高了會計工作的效率，便會計信息的提供更加及時。二、全面、及時、準確地提供會計信息
在手工操作情況下，企業會計核算工作無論在信息的系統性、及時性還是準確性方面都難以適應經濟管理的需要。實現會計電算化后，大量的會計信息可以得到及時、準確地輸出，即可以根據管理需要，按年、季、月提供豐富的核算信息和分析信息，按日、時、分提供實時核算信息和分析信息。隨著企業互聯網lntranet的建立，會計信息系統中的數據可以迅速傳遞到企業的任何管理部門，便企業經營者能及時掌握企業自身的經濟活動的最新情況和存在的問題，并采取相應措施。
三、提高會計人員素質，促進會計工作規范化
實現會計電算化后，原有會計人員一方面有更多時間學習各種經營管理知識,參與企業管理;另一方面，還可以通過學習掌握屯子計算機有關知識，使得知識結構得以更新,素質不斷提高。較好的會計基礎和業務處理規范是實現會計電算化的前提條件，會計電算化的實施，在很大程度上促進了手工操作中不規范、易出錯、易疏漏等問題的解決。因此，會計實現電算化的過程，也是促進會計工作標準化、制度化、規范化的過程。
四、促進會計職能的轉變
實行會計電算化，無疑可以使廣人財會人員從繁重的手工核算中解脫出來，減輕勞動強度，使財會人員有更多的時間和精力參與經營管理。然而，會計如果真正能發揮其管理、預測、決策以及控制功能，不僅需要豐富的內部財務會計信息，而且還需要豐富的外部信息，如世界經濟信息、國家經濟政策信息、實時金融信息、市場銷售信息、物價變動信息、企業經營信息等等。隨著全球以國際互聯網Internet為中心的計算機網絡時代的到來，國際互聯網作為正在日益擴大的世界最大網絡已連通150多個國家和地區，用戶數以千萬計，而且國際互聯網作為世界信息高速公路的基本框架，已成為聯接未來信息化社會的橋梁，信息的使用者從地球的任何一個地方只需幾秒鐘即可以將會計信息系統的信息傳遞到另一個地方，又可以從不同的地方獲取所需的會計信息和其他信息。計算機網絡技術的發展和會計電算化網絡系統的建立，實現了海內外數據共享和信息的快速傳遞，這恰恰能夠滿足部門管理、企業管理、行業管理、跨國公司管理對信息的需要。這將為財務管理人員、會計管理與分析人員、企業高層領導利用企業內部會計信息和外部信息進行管理、分析、預測和決策提供良好的機遇。
五、促進會計理論和技術的發展，推進會計管理制度的改革
電子計算機在會計實務中的應用，不僅僅是核算工具的變革，而且也必然會對會計核算的內容、方法、程序、對象等會計理論和技術產生影響，如由于會計電算化的實施，由于會計憑證的產生方式和存儲方式的變化導致會計憑證概念的變更；由于賬簿存儲方式和處理方式的變化導致賬簿的概念與分類的變化；由于內部控制和審計線索的變化導致審計程序的變更等等，從而推進會計理論的研究和發展。
我國會計電算化的總體發展趨勢經歷三個大的發展階段，即會計核算電算化；財會管理或企業管理的網絡化；決策支持的智能化。
1.1完全電算化完全電算化不僅是指手工會計的完全解放，還應是會計電算化與審計電算化的交叉融合才能真正實現會計管理信息化。電算化會計系統查詢功能的強弱、數據庫的標準化與開放性、是否保留處理過程和審計痕跡以及預留審計測試通道等對電算化審計系統的設計和實施影響很大。只有電算化會計和電算化審計達到相互交融，才能真正實現會計信息系統的完全電算化。
1.2完全網絡化財務和企業管理計算機化是會計電算化最有意義的戰略決戰階段，建立并實際運行以管理為重心的、網絡化的、完整的會計或企業管理信息系統將顯著提高企業財務管理水平，會計電算化長期的、隱含著的經濟效益和社會效益將大量地迸發出來，在這個階段將實現財會和企業管理現代化。此時會計電算化已融入到整個企業管理現代化的洪流之中，可稱其為會計及企業管理信息化、計算機化，同時這個階段的系統也必然是網絡化的。
1.3完全智能化會計電算化的高級發展階段是建立并實際運行會計或企業決策支持系統，這個階段是以管理為重心的會計信息系統或企業管理信息系統的自然進化或更高級的發展階段，像國外那樣用它來輔助解決那些數據不規范、變化因素多、具有不確定性的高級會計或企業管理決策問題。
2電算會計要體現的成本管理理念
系統的成本管理包括成本預測、計劃、決策、控制、分析和考核，強調成本預算（標準成本的確定）、成本控制與分析、責任成本管理等。系統成本管理涉及產品成本核算、成本中心會計、訂單和項目會計、獲利能力分析、利潤中心會計以及輔助管理決策的執行信息系統。成本中心會計包括標準成本的確定、標準成本與實際成本之間的差異對比、成本報告與分析。訂單和項目會計用于歸集某一訂單或項目的實際成本，并將其與計劃成本進行比較，以實現對訂單或項目的監控。獲利能力分析可以回答哪一類產品或市場會產生最好的效益，一份特定訂單的利潤是怎樣構成的等問題。
3電算會計系統要體現企業業務的整體管理
系統由于各不同模塊之間的數據傳遞而將整個系統連成了一個統一的整體，供應鏈上各個環節的信息高度集成，實時反映企業的運營狀況，為管理決策提供及時準確的信息，系統不僅反映貨幣計量信息，而且反映非貨幣信息；不僅強調信息的可靠性，而且強調信息的相關性和及時性。系統體現了先進的財務會計、管理會計和成本管理思想，能夠滿足信息使用者的多樣化信息需求。
4建立通用、統一的財務軟件模式
目前企業信息化建設的方向是實現對企業物流、資金流和信息流一體化、集成化的管理。財務軟件日益成為企業全面管理軟件中的財務管理模塊組成部分，所以，要求現有的財務軟件應有很好的融合理論與開發技術，能夠實現不同系統層次的數據轉換。要做到這一點，首先，應建立一個通用、統一的財務軟件模式。在該協議中應明確規定相同的數據接口或者規定公共的轉換接口，提高數據的標準接口技術，比如輸入、輸出數據庫名稱、格式、類型、字段名稱等，從而實現不同的數據可以相互轉換，進而被識別和接受，能夠在不同軟件系統下直接使用。其次，應由相關的財政組織部門協調各單位情況，提供一個適應大多數單位情況的會計電算化模式，各單位遵照執行，使各單位有共同的工作方式。在這方面政府應該投入資金像建立像會計制度一樣統一的軟件，建立國家電算會計軟件，將統一的制度和數據口徑統一在軟件之中。
5電算化會計管理制度的建立
管理制度是保證單位會計工作有序進行的重要措施，也是電算化會計工作成功的基礎。實行電算化會計后，會計核算工具與程序、會計數據與信息的表現形式、會計檔案的保管方式都發生了很大的變化，在制定電算化會計管理制度時，除了要遵守手工會計管理制度的基本原則外，還要考慮會計電算化系統的特點。電算化會計管理制度一般應包括如下內容是：①會計電算化崗位責任制。要根據自身單位會計工作的實際情況，企業管理結構、計算機系統操作、維護、開發的特點，劃分電算化會計崗位，明確系統內各類人員的職責與權限。②電算化會計操作管理制度。通過對系統操作的管理，保證系統正常進行，完成會計核算工作。③計算機硬件、軟件和數據管理制度。該項管理制度內容是做好計算機硬件、軟件和數據的維護，以保證電算化系統的正常進行。④電算化會計檔案管理制度。電算化會計檔案是以磁性介質或光盤存儲會計數據與信息的，具有磁性化和不可見的特點。應根據這些特點和手工會計條件下《會計檔案管理辦法》的要求，制定本單位會計檔案管理的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度，做到科學管理、安全保密、查找方便、嚴防損失。
6適應電子商務發展的要求
建立在網絡技術之上的電子商務廣義上指利用計算機網絡和各類電子工具進行的一切商業貿易活動。電子商務以其低成本、高效率等特征吸引著大多數企業，企業紛紛通過建立自己的網站或網絡服務公司，進行電子廣告、電子支付結算、電子銀行、網上咨詢等，以拓展商貿渠道，增加貿易機會。電算化會計就是要充分利用計算機及網絡技術，從不同的來源和渠道收集企業經營活動中的所產生會計數據、會計資料，按照經濟法規和會計制度的要求予以存儲、加工，并生成會計信息，向企業內外部各方面傳遞，以幫助信息使用者改進經營管理、加強財務決策和有效控制經濟活動。在網絡時代，為了適應電子商務發展的要求，電算化會計在實現其基本目標的基礎上，向著網絡財務、會計信息化的總趨勢發展。在發展的過程中，電算化會計逐步完善其網絡功能，①建立會計系統中心數據庫，增強會計數據的共享性。完善會計數據與互聯網絡的標準接口技術，實現業務數據的交換；②建立與開戶銀行之間網絡的寬帶連接，使企業的會計核算系統與銀行的賬戶管理形成影射，推進網上收支結算的安全性、可靠性；③建立電算化會計系統與其他業務系統之間數據交換標準，發揮電算化會計對經濟業務監督的適時性、有效性。
7小結
綜上所述，會計電算化是管理現代化和會計自身改革和發展的客觀需要，是時展的必然，21世紀是信息的社會，網絡的迅速發展要求實現會計電算化，以滿足現代企業管理的需要。所以，會計電算化向電算會計發展是一個必然，政府要引導企業消除一切影響會計電算化發展的不利因素，推進我國的會計電算化向更深層次發展。
（1）會計電算化的自動化的介入在一定程度上使得人與人之間的制約機制被打破了。（2）過于集中的會計電算化應用，讓手工記賬下的內部監控作用和賬簿體系完全不起作用。（3）會計電算化軟件中有“反記賬”“、反結賬”的功能，但這一功能在為財務核算帶來便利的同時，也讓財務系統和相關信息變得更不安全、可靠。（4）網絡信息化給人們的各項工作和生活帶來方便的同時，也讓各類不法分子開始利用計算機進行犯罪活動，財務系統也為此受到了影響。
2建立會計電算化內部控制的必要性
2.1防范企業經營風險
如今，很多企業都建立了電算化會計信息系統，自主研發相關的會計軟件，或向其他公司購買通用商品化會計軟件，這些軟件一般都得到了工商部門的認可，但是這些軟件還是良莠不齊的，存在很大的風險，不能完全的保證電算化會計信息系統在內部控制方面的安全性。
2.2適應互聯網時展趨勢
網絡是一個開放兼容的平臺，在這個平臺上除了在非正常情況下出現鏈接中斷以外，一般來講所有的信息都能夠被人們查找到，所以信息系統在這樣的情形下就變得很不安全，容易受到非法訪問、病毒、黑客的入侵。這種攻擊無論是來自系統內部還是外部，都會給被入侵方帶來極大的損失，因此，對會計電算化系統進行內部控制，建立健全這一機制的管理和建設非常必要。
2.3強化審計工作的需要
現代審計都是以系統為基礎的，也就是說審計人員要對會計系統的內部控制進行審查和評價，并設計相應的方案，制定抽查的范圍。傳統的手工會計系統在現在信息量巨大的新形勢下，已經越來越難以滿足企業經營的需要，利用電算化的會計系統能夠彌補單純采取人工核算的風險和影響，讓審核工作更嚴謹。
3加強和完善會計電算化的內部控制
企業會計電算化后，會計核算和會計管理的模式有了較大的改變，電子計算機能夠更快更準確的進行數據處理，會計的核算、審核變得更加便捷，核算的結果也更加的準確、可靠了，避免了因為人為疏忽而導致的誤差或損失。不過，又由于變化的潮流過快而致使原有的內部控制制度不能很快的適應這一變化，為了確保企業財產的安全，為了能夠提供完整的企業經營決策信息，讓企業內部控制制度更好的和電算化相結合，就要不斷的進行調整，以完善電算化的內部控制，為企業創造更高的效益。
3.1整章建制，實行電算化環境下的制度控制
企業要制定出手工會計信息中的各項規章制度進行整理，以充分適應需要。具體來說制度的內容包括：計算機管理制度和會計工作管理制度兩方面，制定的時候要將責任、權利和義務落實到具體的工作崗位和人員身上，加強對于會計人員崗位職責的同時實行效益工資制，既要規范會計人員的行為，也要充分的調動他們的積極性。會計主管派駐制將保證會計主管能獨立地行使管理權力，將權利和利益更有利于相關的部門進行有效監管，降低人為因素的干預，保證電算化會計內部制度的有序開展。
3.2業務程序標準化，嚴把會計核算控制質量關
在進行數據錄入的時候要對原始憑證進行嚴格的審查，如發現有不符合規定或不準確的數據，要進行及時的處理，并將有問題的業務匯報給上級部門，嚴格執行復核制度，確保用計算機進行財務處理的準確性。經過審核后的數據要由相關的部門或負責人蓋章、簽字，再由相應的人員進行歸檔備份。
3.3加強計算機硬件、軟件管理、重視技術控制
一方面，強化業務發生控制即程序檢查。通過電子計算機相關的會計程序來進行財務核算，更便于審核人員進行數據檢查和控制，提高業務執行的效率。另一方面，加強數據輸入、輸出控制。做到對憑證的審核、自制、輸入、傳遞、保管各環節全面控制。相關的數據只有經過部門的審核授權以后，才能夠進行輸入，并經有關的內部控制部門檢合，凡輸入的憑證均應經過復核。如果發現有不符合規定的數據，系統會提示相關的操作人員進行檢合和修改。為了確保會計數據資料的準確性和完整性，要安排專門的人員進行反復的核對。一旦發現有疏漏或重復的數據，要及時的進行重新審核錄入。最后，在進行數據通訊、處理控制的時候，要注意會計電算化信息系統需要應用多種技術進行操作，并根據實際的需要進行及時的調整和處理，以降低在數據傳輸時的失誤或外露，只有這樣才能保證其安全性、可靠性和準確性，保證財務系統的安全運行。
3.4加強系統安全與網絡的安全控制
加強系統安全控制首先要減少人為的影響和破壞，避免沒有得到授權的人員接觸財務系統。沒有權限的人員不能使用財務專用電腦，為了保證安全性，財務電腦要有使用權限設置，并設定登陸密碼。網絡安全指標包括數據保密、訪問控制、身份識別等。數據保密的方法如供銷碼核對、特征識別、存取權限等。還可以通過硬件加密、軟件狗或芯片加密的方式來提高會計系統的安全性，加強保密處理。對于一些意外情況，如斷電、病毒等突發狀況，要預先采取相應的措施，避免因為這些意外導致數據丟失或損壞。例如：可以在其他硬盤或計算上對數據做一個備份，也可以由相關的操作人員定期進行自主備份，但是這一過程要嚴格的進行把控，不允許非權限的人員進行數據的接觸、轉移、拷貝。
3.5提高會計人員素質
需要不斷的對會計從業人員進行必要的培訓和指導，以提高他們的專業技能和業務素質。要在進行系統運行前開展人員的培訓，除了一些技術層面的操作培訓以外，還要進一步的讓會計從業人員學會應用電子計算機進行會計信息處理，包括了解系統投入運行后新的內部控制制度、計算機會計系統運行后的新的憑證流轉程序、利用計算機會計系統得到更準確的會計信息等。
4結束語
財務分析（1）業務財務會計財務分析系統菜單基礎設置預算初始預算類型：選擇“精細預算”。（2）預算數項目預算，做項目預算設置（見圖1）。（3）編制項目預算數，錄入部門預算金額。第三步：設置部門預算控制業務財務會計總賬設置選項憑證：不勾選“超預算允許保存”選項，勾選“預算控制”選項（此處預算類型默認“精細型預算控制”）。第四步：業務處理（1）當經費下達時，填制一張反映下達部門預算總額的憑證借：計劃支出——預算總額330000貸：計劃支出——預算明細（銷售科）150000計劃支出——預算明細（采購科）180000（2）相關后續經濟業務發生時，凡是涉及預算控制部門的費用，在做正常費用支出的同時，做一筆計劃支出的分錄，即借記：銷售費用等，貸記銀行存款等；借記：計劃支出——預算總額，貸記計劃支出——預算明細。假如一筆經濟業務：支付產品廣告費20萬元。當錄入憑證，“計劃支出——預算明細”科目錄入20萬元（超過預算額度15萬元）時，系統就會自動提示超預算數（見圖4），憑證將不能成功錄入，這對操作者（制單人）是一個警示，從而對部門經費進行有效的控制。
2探究備查核算
以本次國培項目里相關業務為例。針對“主營業務收入”等會計科目設置項目核算（華泰A、B型機床，奔騰電路板），填制憑證時只能填寫金額，而不能體現單位數量等信息的缺憾，我們可以探索同時再設置華泰A、B型機床的備查賬。具體步驟如下。首先，打開自定義表結構界面增行；然后依次增加產品名稱、單位、數量、單價、金額等；接著進入設置基礎檔案財務備查科目設置選擇科目“主營業務收入”；然后把產品名稱、單位、數量、單價、金額選到右邊確定為已選項目；最后，以實訓材料里“2014年1月16日，向四川綿陽機械廠銷售A、B機床”的業務為例填制記賬憑證。因為之前已將“主營業務收入”科目設置為項目核算，憑證錄到“主營業務收入”時系統會要求輔助項錄入，選擇“華泰A型機床”，再進入“輔助明細”錄入金額。此時，點擊此填制憑證界面的“備查”，增加相關備查資料信息。至此，該業務的憑證錄入完成（見圖6）。只要把光標放在金額欄972000，憑證的下面備注欄就會提示項目為華泰A型機床。另外，我們點擊上面的“備查”，關于“主營業務收入”科目的備查資料——華泰A型機床的產品名稱、單位、數量、單價、金額等信息就都可方便查詢到。華泰B型機床等信息同理可得。
3結論
其一，針對用友U8軟件“財務分析”模塊中的“部門預算”不能區分經費項目、“項目預算”不能區分部門的問題，如果探究利用用友ERP財務軟件將“項目”與“部門”內容有機銜接，那么預算控制的自動化問題就能迎刃而解。對偏離計劃定額的情況，可給財務人員予以警示，從而防止錯誤和舞弊的產生，保證數據處理、預算制度的可靠性。其二，財務軟件的開發，是以系統的通用性和普適性為出發點。
[關鍵詞]全通用;中央數據;分組核算;自動轉賬
“會計電算化全通用理論”就是立足于會計核算信息系統,研究會計電算化核算方法、標準化模塊結構和主輔核算貫通等基本問題的一系列觀念和方法體系。
很多學者認為各單位會計核算存在個性,不可能實現全通用的電算會計。無可否認,各會計主體的會計核算的確有很多個性,但這些個性往往是共性基礎上的個性。如各會計主體設置和使用的會計科目有可能不一樣,尤其是明細科目也許相差甚遠,但它們都是會計數據分類核算的歸屬,其賬戶的基本結構仍然是左借右貸,可以用相應編碼來表示各會計主體相差甚遠的這些科目。又如企業會計與預算會計的會計報表差別很大,但它們都是從賬簿中采集數據編制的,可以運行電算會計不同的編表指令來編制這些差別很大的會計報表,而編表指令用戶是可以自定義的。因此,對于共性基礎上的個性,全通用理論研究可以忽略不計。我們最感興趣的是會計核算的高度共性,它是會計電算化全通用理論研究的基本出發點。
會計核算的高度共性主要表現在以下幾個方面:(1)共同的會計理論基礎。自15世紀復式簿記誕生以來,會計核算已經形成了一整套嚴密的基本理論體系。會計電算化雖然使得核算手段發生了重大變化,但會計基本理論仍然適用。(2)規范的會計核算方法。會計核算有一整套規范化的專門方法,如設置會計科目及賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本計算、財產清查、編制會計報表,形成一個較完整的會計核算方法體系,任何單位的會計核算都要相互配合地運用這些專門方法。(3)整齊的會計數據流程。會計核算數據的總體流程具有高度共性,那就是“憑證數據一賬簿數據一報表數據”。會計電算化中,賬簿數據不是編制報表的依據,而主要為分類管理提供數據,并非可有可無。因而只要是會計核算,任何單位都要遵循這一共同的會計數據處理流程。(4)通用的會計核算制度。2000年12月財政部頒發了《企業會計制度》,這是一一個不分行業、不分部門、不分所有制的全通用企業會計制度。這為全通用理論研究提供了制度保障。(5)各模塊的全通用。在實務工作中,賬務處理和報表模塊被公認可以實現全通用,而其他如工資、固定資產、銷售等模塊,普遍認為經過努力也可以逐步實現全通用,但成本模塊則普遍認為不能全通用。實際上各單位成本核算存在高度共性,利用編碼技術和報表模塊可以實現成本核算通用化設計。
綜上所述,全通用理論是可行的。會計核算信息系統的全通用可以為管理信息系統和審計電算化提供標準化和規范化的數據平臺,實現會計數據資源的高度共享,從而有利于會計電算化實務的發展。全通用理論框架主要由以下8個部分內容構成。
一、核算方法全通用
會計電算化核算方法是指利用電子計算機,對會計數據進行采集、編輯、存儲、加工和輸出時所運用的一整套專門方法,其目的是為經營管理提供電子會計信息,實質就是會計核算軟件的設計與開發方法。
會計軟件設計者總是首先調查數據流,完成科目編碼和數據表的設計;然后分析任務,劃分模塊;最后圍繞數據表和科目編碼,自上而下地逐一模塊設計調試,完成初始化、系統維護、數據輸入、數據編輯、數據加工、數據輸出等方面的設計任務。因而會計電算化核算專門方法有9個,即科目編碼、數據表設計、模塊劃分、初始化、系統維護、數據輸入、數據編輯、數據加工和數據輸出。這9個專門方法,既有聯系又有區別,它們不能相互取代,必須配合運用,共同構成全通用電算會計核算的方法體系。9個專門方法全通用,是會計電算化全通用的技術性保障。
二、主控模塊全通用
會計電算化是一個復雜的系統,可用系統論的觀點對它進行層層分解。最高層若干模塊是主控模塊,它們體現了會計軟件的主要功能和系統風格,其模塊結構的劃分標準是否科學將影響會計軟件的整體質量。科學的模塊劃分標準有助于獲得標準化、通用化,甚至是全通用的主控模塊結構。按功能和數據處理流程劃分是電算會計模塊劃分的兩種主要標準,它們各有優缺點,只采用其中任何一種標準,都會顯得美中不足。如果以數據處理流程為主要劃分標準,將各模塊重復的內容抽出來,再按功能劃分,就可以揚長避短,進而獲得全通用標準化主控模塊結構,如圖1所示。
這是一個全通用標準化的主控模塊結構,適合于任何一個會計主體的電算會計,并能實現強大的核算功能。這些核算功能主要包括:加工中央數據,實現雙軌核算制。并為適度的反記賬和反結賬奠定堅實的基礎;結合采用主輔核算,既能滿足傳統編碼內會計核算的需要,又能進行更詳細的編碼外核算;報表模塊全通用,不僅能加工各種實時核算和隨機核算報表,而且結合編碼技術可實現成本核算的全通用。
三、主輔核算全通用
首先高職高專院校教育的重點是以動手能力、實踐能力、崗位職業能力為主，并且企業現在需要的是“到崗就能上手”的人員，而會計從業資格證必考科目會計電算化以實際操作為主，因此會計電算化要求學生在較扎實的理論知識基礎上熟悉軟件的操作與基本維護。同時高職高專院校的學生普遍對于純理論課程學習興趣不高，適合動手操作，所以在會計電算化的教學中實施“教學做”一體化有其必要性。既有助于學生取得會計從業資格證，又有助于調動學生學習的積極性，由被動學習向主動學習轉變，提高學生的實踐能力和崗位職業能力，增強學生實際應用水平，實現與企業工作無縫對接，符合社會對人才的需求。
2會計電算化“教學做”一體化模式探索
會計電算化“教學做”一體化中依據會計實際工作崗位典型工作任務，結合財務軟件自身系統，多采用任務驅動法，對所學內容多采用項目模塊化教學。在實際教學過程中，以企業真實業務為載體，設置教學情境，提出任務要求，老師講解同時學生分角色進行操作。最后進行綜合模擬實訓練習，這樣更易被學生接受，能激發他們的學習興趣，提高課堂教學效果。
3會計電算化“教學做”一體化的實施
3.1建立一體化的教學環境實施會計電算化一體化教學需要相應的硬件和軟件，這需要學校在資金上給予支持，需要配備電算化多媒體機房，保證學生人手一臺電腦，每臺電腦上裝上相應的會計核算軟件，同時配備多媒體投影儀、音響、話筒，方便教師演示操作，同時學生跟著做。要有專人負責，定期清理維護電腦，保障課堂使用。
3.2建設一體化教學的師資要實現“教學做”一體化的軟條件是培養或擁有合格的雙師型教師。會計電算化的教學是以學生為主，教師為主導，教師是學生的領路人，給學生提供咨詢幫助，教師的素質能力高低直接影響到教學質量的高低。雙師型教師不單單有雙證就可以，同時要具有較強的專業知識和業務實踐能力，不僅能講授理論知識，也能指導學生實踐操作。因此需要學校加強師資的培訓，可以利用校企合作，讓會計專業老師定期到企業參加實踐活動；或是聘用既有實踐經驗又有豐富的理論知識的企業會計工作人員兼職會計電算化實訓指導教師。
3.3改進課堂教學組織“教學做”一體化教學模式使學生由被動地接受知識向主動學習、手腦并用轉變，為了提高學生的學習興趣和動手能力，需要改進課堂教學模式。可以將班級同學進行小組分配，每組有一個或幾個專業知識扎實動手能力強的學生，實現小組成員相互幫助，培養學生的自主學習能力，以“先進”帶動“后進”，不讓一個學生掉隊。在教學過程中實行模塊化教學，分崗分角色實訓，使學生對會計工作有一個完整的認識，熟悉并能處理各個崗位之間的關系。對于進度較慢的學生，課余時間機房可以免費開放，供大家學習。鼓勵學生參加會計電算化類技能大賽和考證，比如會計信息化技能大賽，達到以賽促學，以賽促教的目的，提高學生學習的主動性和應變能力，提升學生的綜合素質。
3.4改革考核評價體系會計電算化是一門實踐性很強的課程，培養的是學生的上機操作能力，考核應采用過程考核與目標考核相結合的方式。過程考核注重平時教學任務完成情況和學生對知識點的掌握情況，促進知識和技能在平時的積累，檢驗學生學習態度和對會計電算化軟件操作規范和熟練度。目標考核，即結果性考核，采用閉卷與上機模擬賬套考試相結合的方式，但是以上機考試為主，兼顧學生理論知識儲備與實踐操作能力。
一、會計電算化幾種常見的舞弊方法及其特點
（一）會計電算化常見的集中舞弊方法
1.對輸入進行篡改。在會計電算化當中，對輸入進行篡改是幾種常見的舞弊方法中最普遍的一種。在一些會計從業者當中，部分人貪圖利益，在使用電腦將相關的會計信息進行輸入的時候，為了使自己能夠得到更多的利益，就將一些數據信息加以篡改、對數據進行造假，甚至將一些業務數據進行刪除操作等等。
2.對文件進行篡改。這一行為經常發生在相關人員在對文件進行錄入的時候，通過對某種特定程序的利用（如維護程序）來修改相關的文件，也存在著直接利用終端來對文件進行修改的情況。由于文件遭到篡改，一些相關的原始數據也同樣遭到了修改（例如某種貨物的批發價、零售價等），在計算機相關程序對這些內容進行計算的過程中，這些數據往往是作為重要的依據而存在，其中的某個數據遭到了篡改，那么對最終的結果勢必會造成很大的影響，最終使得會計計算記過有很大的錯誤。
3.對程序進行篡改。這一行為主要發生在一些計算機操作人員當中。會計信息進行計算的時候往往需要借助相關計算機程序才能進行，而相關操作人員為了謀求私利將這些程序更改了，因此，在進行相關數據計算的時候，即使數據輸入正確了，由于計算方法的問題也會造成最終結果的錯誤。
4.對數據的偷竊行為。數據偷竊是較為嚴重的舞弊行為，它往往涉及到了本公司一定的機密。相關操作人員通過對計算機執行的相關途徑進行改變，從而得到自己所需的一些數據，或者是避開相關的管理人員，對資金進行私自的挪用等，操作人員在進行這些行為的時候是沒有經過相關上級的批準、瞞著上級進行的，這一行為往往會給本公司或者企業帶來較大的損失。
（二）會計舞弊的特點
1.危害性。會計舞弊都是具有不同程度的危害性的。科學技術的不斷發展給我們帶來許多便利的同時也會帶來一定的危害，比如可供一些不法分子利用的科學技術手段也越來越多、越來越高明。在最近幾年當中，犯罪分子作案很多都是利用高科技來進行的，而會計行業當中稍加利用就會有巨大的利益可圖，因此，會計電算化舞弊所帶來的危害是十分嚴重的。
2.隱蔽性。會計電算化舞弊還具有隱蔽性的特點。在會計電算化當中進行舞弊，相關人員利用程序進行數據的篡改，如果最終結果不是有很離譜的差異的話，被人察覺出來是很不容易的，再者，通過計算程序的修改來進行公款的挪用也很難被發現，因此，會計電算化的舞弊具備了一定的隱蔽性的特點。
3.間接性。會計電算化的舞弊具有間接性的特點。計算機技術以及程序還存在著一些漏洞，一些不法分子就會利用這一點來進行操作，他們可能不會對相關的信息進行直接的修改，為了是操作更具有隱蔽性，他們往往也是進行一些間接的操作，而間接操作被發現的可能性有很大，因此，很多不法分子往往利用這一點來進行會計電算化的舞弊行為。
4.跨地域性。我們知道網絡的特點之一就是打破空間的界限，而會計電算化又是以網絡作為基礎的，因此會計電算化也能夠被不用地域、不同單位的人所利用，這樣一來，會計電算化舞弊也具備著跨地域的特點。
二、應對會計電算化舞弊的相關對策
（一）對相關的法律法規進行完善
會計電算化舞弊行為最近幾年中之所以會如此嚴重，很大的原因在于，會計電算化推廣普及的時間并沒有很長，相關的法律法規還沒有十分完善。因此，當前很重要的任務就是建立起一套相對完善的關于會計電算化的法律法規。會計電算化如果想要更加規范、更加科學，那么就必須將其納入法律體系之中。雖然《會計法》得到了確立，但是由于會計電算化是較為新興的一種方式，因此，在很多細節上可能并不適用于該體系，因此，就針對會計電算化，有必要專門建立一套相關的法律法規，且該法律法規應該從具體的現實情況出發。在就企業自身而言，企業也應該制定一套屬于本企業的、符合本企業實際情況的規章制度，通過制度來對相關的工作人員進行規范，減少會計電算化的舞弊行為。
（二）對軟件硬件要加強管理力度
會計電算化對于計算機的軟件和硬件都有很大的依賴性，軟件、硬件的安全就顯得十分重要。很多會計電算化的舞弊行為都是從軟件或者是硬件上出發的，因此企業要完善自身的軟件系統，讓軟件系統具備更高的安全性，同時，也要對數據進行及時的備份，防止系統出現故障而導致數據的丟失。除此之外，應該建立起屬于企業內部的網絡，重要的數據應該只能在內部網絡上進行查閱，禁止外部網絡的訪問，也減少了外部病毒侵入的可能性。
（三）要培養具有高素質高水平的財務人員
相關的財務人員，應該具備過硬的專業技能，而除了技能以外，財務人員的素質也十分重要的。財務人員技能扎實，那么就會減少很多會計電算化中出現的錯誤，避免給企業造成損失；而財務人員如果沒有較好的素質，為了一點利益就進行數據造假或者其他方面的舞弊，這將給企業帶來嚴重的危害。因此，企業有必要對相關人員的專業技能進行培訓，同時，也要注意相關人員在素質上的培養。
三、結語