發(fā)布時間：2023-02-16 07:40:21
序言：寫作是分享個人見解和探索未知領(lǐng)域的橋梁，我們?yōu)槟x了8篇的文書檔案管理論文樣本，期待這些樣本能夠為您提供豐富的參考和啟發(fā)，請盡情閱讀。
【關(guān)鍵詞】數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)；檔案管理；分析運(yùn)用
由于信息技術(shù)的迅速發(fā)展，現(xiàn)代的檔案管理模式與過去相比，也有了很大的變化，也讓如今的檔案管理模式有了新的挑戰(zhàn)。讓人們對信息即時、大量地獲取是目前檔案管理工作和檔案管理系統(tǒng)急切需要解決的問題。
一、數(shù)據(jù)挖掘概述
（一）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。數(shù)據(jù)挖掘是指從大量的、不規(guī)則、亂序的數(shù)據(jù)中，進(jìn)行分析歸納，得到隱藏的，未知的，但同時又含有較大價值的信息和知識。它主要對確定目標(biāo)的有關(guān)信息，使用自動化和統(tǒng)計學(xué)等方法對信息進(jìn)行預(yù)測、偏差分析和關(guān)聯(lián)分析等，從而得到合理的結(jié)論。在檔案管理中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠充分地發(fā)揮檔案管理的作用，從而達(dá)到良好的檔案管理工作效果。（二）數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)分析的方法是多種多樣的，其主要方法有以下幾種：1.關(guān)聯(lián)分析。指從已經(jīng)知道的信息數(shù)據(jù)中，找到多次展現(xiàn)的信息數(shù)據(jù)，由信息的說明特征，從而得到具有相同屬性的事物特征。2.分類分析。利用信息數(shù)據(jù)的特征，歸納總結(jié)相關(guān)信息數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫，建立所需要的數(shù)據(jù)模型，從而來識別一些未知的信息數(shù)據(jù)。3.聚類分析。通過在確定的數(shù)據(jù)中，找尋信息的價值聯(lián)系，得到相應(yīng)的管理方案。4.序列分析。通過分析信息的前后因果關(guān)系，從而判斷信息之間可能出現(xiàn)的聯(lián)系。
二、數(shù)據(jù)挖掘的重要性
在進(jìn)行現(xiàn)代檔案信息處理時，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足其管理的要求，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在這方面確有著顯著的優(yōu)勢。首先，檔案是較為重要的信息記錄，甚至有些檔案的重要性大到無價，因此對于此類的珍貴檔案，相關(guān)的檔案管理人員也是希望檔案本身及其價值一直保持下去。不過越是珍貴的檔案，其使用率自然也就越高，所以其安全性就很難得到保障，在檔案管理中運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以讓檔案的信息數(shù)據(jù)得到分析統(tǒng)計，歸納總結(jié)，不必次次實物查閱，這樣就極大地提升了檔案相關(guān)內(nèi)容的安全性，降低檔案的磨損率。并且可以對私密檔案進(jìn)行加密，進(jìn)行授權(quán)查閱，進(jìn)一步提高檔案信息的安全性。其次，對檔案進(jìn)行鑒定與甄別，這也是檔案工作中較困難的過程，過去做好這方面的工作主要依靠管理檔案管理員自己的能力和水平，主觀上的因素影響很大，但是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以及時對檔案進(jìn)行編碼和收集，對檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理和規(guī)劃，解放人力資源，提升檔案利用的服務(wù)水平。第三，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以減少檔案的收集和保管成本，根據(jù)檔案的特點和規(guī)律建立的數(shù)據(jù)模型能為之后的工作人員建立一種標(biāo)準(zhǔn)，提升了檔案的鑒定效率。
三、檔案管理的數(shù)據(jù)挖掘運(yùn)用
（一）檔案信息的收集。在實施檔案管理工作時，首先需要對檔案信息數(shù)據(jù)的收集。可以運(yùn)用相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)資料，進(jìn)行科學(xué)的分析，制定科學(xué)的說明方案，對確定的數(shù)據(jù)集合類型和一些相關(guān)概念的模型進(jìn)行科學(xué)說明，利用這些數(shù)據(jù)說明，建立準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)模型，并以此數(shù)據(jù)模型作為標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息的快速分類以及整合奠定基礎(chǔ)。例如，在體育局的相關(guān)網(wǎng)站上提供問卷，利用問卷來得到的所需要的信息數(shù)據(jù)，導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中，讓數(shù)據(jù)庫模型中保有使用者的相關(guān)個人信息，通過對使用者的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行說明，從而判斷使用者可能的類型，提升服務(wù)的準(zhǔn)確性。因此，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為檔案信息的迅速有效收集，為檔案分類以及后續(xù)工作的順利展開，提供了有利條件，為個性化服務(wù)的實現(xiàn)提供了保證。（二）檔案信息的分類。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)具有的屬性分析能力，可以將數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行分門別類，將信息的對象通過不同的特征，規(guī)劃為不同的分類。將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中時，可以簡單快速地找到想要的檔案數(shù)據(jù)，能根據(jù)數(shù)據(jù)中使用者的相關(guān)數(shù)據(jù)，找尋使用者在數(shù)據(jù)庫中的信息，使用數(shù)據(jù)模型的分析能力，分析出使用者的相關(guān)特征。利如，在使用者上網(wǎng)使用網(wǎng)址時，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以充分利用使用者的搜索數(shù)據(jù)以及網(wǎng)站的訪問記錄，自動保存用戶的搜索信息、搜索內(nèi)容、下載次數(shù)、時間等，得到用戶的偏好和特征，對用戶可能存在的需求進(jìn)行預(yù)測和分類，更加迅速和準(zhǔn)確的，為用戶提供個性化的服務(wù)。（三）檔案信息的整合。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以對新舊檔案的信息進(jìn)行整合處理，可以較為簡單地將“死檔案”整合形成為“活檔案”，提供良好的檔案信息和有效的檔案管理。例如，對于企事業(yè)單位而言，培訓(xùn)新員工的成本往往比聘請老員工的成本要高出很多。對老員工的檔案信息情況進(jìn)行全體整合，使檔案資源充分發(fā)揮作用，將檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行總結(jié)和規(guī)劃，根據(jù)數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系確定老員工流失的原因，然后建立清晰、明白的數(shù)據(jù)庫，這樣可以防止人才流失，也能大大提高檔案管理的效率。
四、結(jié)語
綜上所述，在這個信息技術(shù)迅速跳躍發(fā)展的時代，將數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中是時展的需求與必然結(jié)果。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，可以使檔案管理工作的效率大大提升，不僅減少了搜索檔案信息的時間，節(jié)省人力物力，避免資源的浪費，還能幫助用戶在海量的信息數(shù)據(jù)中，快速找到所需的檔案數(shù)據(jù)信息。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的運(yùn)用，使靜態(tài)的檔案信息變成了可以“主動”為企事業(yè)單位的發(fā)展，提供有效的個性化服務(wù)的檔案管家，推動了社會的快速發(fā)展。
作者:于然 單位:揚(yáng)州市體育局辦公室
【參考文獻(xiàn)】
[1]欒立娟,盧健,劉佳,數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].計算機(jī)光盤軟件與應(yīng)用,2015:35-36.
現(xiàn)在，我國眾多公共圖書館中大多數(shù)圖書館的檔案管理仍然停留在傳統(tǒng)管理模式階段，即以紙質(zhì)檔案為主，主要依靠手工操作管理。在這種管理模式下，檔案檢索的速度非常慢，導(dǎo)致檢索效率低下。綜合來說，傳統(tǒng)公共圖書館檔案管理模式中存在以下幾點問題：
1.1管理觀念滯后。在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)，圖書館檔案的管理都是采用傳統(tǒng)的人工管理模式，這是由于一方面圖書館受到資金及信息等客觀條件的束縛，更重要的是管理層在認(rèn)識上存在偏差，往往從眼前利益著想，忽略了公共圖書館的服務(wù)職能。正是這種管理觀念的滯后，才導(dǎo)致公共圖書館檔案的數(shù)字化管理工作一直未能開展。
1.2工作制度缺乏。很多公共圖書館沒有一個檔案管理工作的制度，以至于出現(xiàn)了沒有專業(yè)的檔案管理者、管理責(zé)任不明、分工不清、管理人員混雜的狀況。在這種情況下，公共圖書館檔案管理工作效率低下，時常出現(xiàn)檔案文件分散、檔案無法準(zhǔn)確查詢甚至丟失的現(xiàn)象。
1.3檔案利用率低下。公共圖書館建設(shè)的主要目的是方便大眾的需求，然而由于公共圖書館檔案管理受到傳統(tǒng)管理模式的制約，存在一定滯后性和不完備性，因此難以及時地充分地被廣大用戶所利用。究其原因，正是由于檔案資料所涉及的信息太過豐富與廣泛，依靠傳統(tǒng)的管理模式很難快速準(zhǔn)確地被用戶所檢索，使得檔案信息利用率極其低下，其價值得不到充分的體現(xiàn)。鑒于上述問題，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化的檔案資料應(yīng)運(yùn)而生，它將在一段時間內(nèi)逐漸取代低效率、高污染的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。數(shù)字化的檔案資料將成為圖書館檔案的重要組成部分。
2實施圖書館檔案數(shù)字化管理的阻礙
2.1資金問題。由于我國很多地區(qū)的公共圖書館的條件相對較差，而新型檔案管理模式的運(yùn)用必須依靠大量的資金投入，購進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備。而這對于本身經(jīng)費不足的公共圖書館來說，成了制約當(dāng)前公共圖書館數(shù)字化建設(shè)的最直接的問題。沒有資金的支撐，一切發(fā)展都是空談。
2.2技術(shù)問題。實施檔案的數(shù)字化管理就是利用計算機(jī)進(jìn)行信息的操作、傳輸、存儲、檢索、利用等，它能夠有效地節(jié)約時間，實現(xiàn)圖書館用戶的高效辦公，但是，構(gòu)建這樣的數(shù)字平臺受到了相關(guān)的技術(shù)條件的制約，許多公共圖書館缺乏相關(guān)的技術(shù)人才，導(dǎo)致數(shù)字化工作遲遲未能開展。
2.2.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的規(guī)范性問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工需要掃描、處理、存儲等工序，此項工作需要有規(guī)范化且標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)操作才能保證紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化產(chǎn)品的質(zhì)量。因此，公共圖書館需要制定完善的制度，使工作人員在做檔案掃描、圖像處理、圖像存儲等工作時，可以參照標(biāo)準(zhǔn)完成，確保紙質(zhì)文件的正確轉(zhuǎn)化。
2.2.2數(shù)字化檔案的信息安全問題。隨著全球信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展，在帶給人們巨大利益的同時，也對數(shù)字化的檔案信息安全管理造成了很大的技術(shù)困擾，主要表現(xiàn)在以下五個方面：（1）管理數(shù)字化檔案的計算機(jī)硬件出現(xiàn)故障問題。計算機(jī)硬件有可能會因為生產(chǎn)廠商、使用年限、外部環(huán)境影響等因素而出現(xiàn)硬盤、磁盤、光盤、服務(wù)器設(shè)備破損等故障，這就會對存儲在計算機(jī)上的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)造成一定的破壞或缺失，從而致使數(shù)字化檔案信息的長期安全完整存儲受到嚴(yán)重威脅。（2）檔案數(shù)字化計算機(jī)管理軟件出現(xiàn)故障問題。公共圖書館的檔案資源經(jīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)化之后，必須有一個生命力很強(qiáng)大、穩(wěn)定性很好、可操作性與靈活性較強(qiáng)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件作為支撐。然而，目前實際管理工作中，并沒有一個統(tǒng)一的質(zhì)量先進(jìn)、接口靈活、保存數(shù)據(jù)類型一致、信息能共享的標(biāo)準(zhǔn)化軟件系統(tǒng)，因此，在數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)的管理操作過程中，通常出現(xiàn)軟件系統(tǒng)崩潰等故障問題，致使數(shù)字關(guān)于公共圖書館檔案數(shù)字化管理的探討化檔案信息遭到破壞或缺失。（3）檔案數(shù)字化管理計算機(jī)遭遇網(wǎng)絡(luò)黑客或病毒的入侵問題。近幾年網(wǎng)絡(luò)安全事件發(fā)生較為頻繁，如網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊、病毒入侵等，一旦計算機(jī)遭遇黑客攻擊或病毒入侵，一般都會癱瘓，甚者丟失全部數(shù)據(jù)，這將是一個非常嚴(yán)峻的問題。因此，這方面專業(yè)防護(hù)的技術(shù)問題亟待解決。（4）計算機(jī)軟硬件不兼容及系統(tǒng)更換出現(xiàn)故障問題。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，是從原來的紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)移到了磁盤或光盤等新載體上，當(dāng)原有數(shù)字化檔案管理計算機(jī)軟硬件或系統(tǒng)過時需要更新（更換）時，就很可能會出現(xiàn)計算機(jī)軟硬件不兼容或系統(tǒng)不兼容問題，從而導(dǎo)致計算機(jī)出現(xiàn)死機(jī)或藍(lán)屏等故障，進(jìn)而丟失數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)。（5）管理人員對檔案數(shù)字化管理軟件操作不當(dāng)引起的故障問題。檔案數(shù)字化建設(shè)與管理在我國還不成熟，很多管理人員并不具備很專業(yè)的管理知識，因此，在對計算機(jī)數(shù)據(jù)安全維護(hù)的時候，可能會誤刪某些文件或誤點某些不可逆轉(zhuǎn)的操作程序而致使軟件與計算機(jī)出現(xiàn)故障，進(jìn)而導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息的缺失。
2.3人才問題。首先，公共圖書館管理人員的老齡化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，這些管理者在思想上對數(shù)字化建設(shè)缺乏了解，同時受到身體等原因的限制對于新知識的學(xué)習(xí)接受的效果并不明顯，對于高科技的運(yùn)用能力差，因此，對數(shù)字化圖書館檔案的管理能力較差。其次，公共圖書館檔案專業(yè)化的管理人才奇缺，在人才引進(jìn)的過程中，也出現(xiàn)了專業(yè)人才稀缺的現(xiàn)象，比如信息化管理的技術(shù)開發(fā)人員和維護(hù)人員。很多高校也沒有開設(shè)能滿足公共圖書館檔案現(xiàn)代化管理需要的課程，這也是我們所要重視的。最后，由于受到人力資源的限制，很多公共圖書館管理人員身兼數(shù)職，一個人精力和專業(yè)能力始終有限，不能保證自己在有效的工作時間里準(zhǔn)確地錄入相關(guān)的檔案信息，從而造成工作失誤。
3實施公共圖書館檔案數(shù)字化管理的有效措施
3.1管理觀念與時俱進(jìn)，多渠道籌集資金。現(xiàn)在，構(gòu)建數(shù)字化的公共圖書館是時展的必然的需求，因此必須重視數(shù)字化檔案的管理工作。各地公共圖書館必須設(shè)法力爭上級領(lǐng)導(dǎo)對本地公共圖書館檔案數(shù)字化建設(shè)的資金支持。只有經(jīng)費及時到位，檔案數(shù)字化管理工作才可以順利開展。而且，圖書館如果要獲得長效的發(fā)展資金，必須依靠法律、制度和地方性法規(guī)、政策的支持才能獲得可持續(xù)發(fā)展。另外，除了政府部門政策資金方面的支持外，還應(yīng)該加大對圖書館功能的宣傳，鼓勵更多的人關(guān)注圖書館的改革和創(chuàng)新，吸引企業(yè)和社會愛心人士的資金，進(jìn)行相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)和完善。
3.2合理制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的技術(shù)規(guī)范。①紙質(zhì)檔案掃描工作：應(yīng)該根據(jù)幅面的大小、紙張的狀況、頁面顏色、字跡清晰度、是否帶插圖、檔案重要程度等因素合理選擇掃描方式；②掃描后圖像的處理工作：一方面對掃描后圖像的處理應(yīng)該采用統(tǒng)一的圖像處理軟件進(jìn)行，另一方面視原紙質(zhì)檔案紙張大小是否一致、紙張間是否有粘連、是否有裝訂孔等因素來決定圖像的處理流程；③掃描圖像處理完成后的存儲工作：為方便用戶使用，需將處理后圖像按標(biāo)準(zhǔn)格式存儲，一般不同掃描模式掃描處理后的圖像存儲格式都有區(qū)別，各地圖書館需事先統(tǒng)一規(guī)定好，以方便存儲管理，從而更高效地為用戶服務(wù)。
3.3多重技術(shù)保障數(shù)字檔案長期安全保存。數(shù)字化檔案信息的長期保存是公共圖書館在實施數(shù)字化檔案管理的過程中最重要的一項內(nèi)容，必須做到以下幾點：第一，采用必要的加密技術(shù)，通過對相關(guān)信息設(shè)定的變化和編碼保障自身數(shù)據(jù)庫的安全；第二，購進(jìn)先進(jìn)的防火墻技術(shù)、操作系統(tǒng)安全內(nèi)核技術(shù)、入侵檢測技術(shù)、生物識別技術(shù)，而且應(yīng)該不斷實時更新，確保檔案的安全性；第三，注意計算機(jī)、磁盤、光盤等載體的使用期限以及管理軟件系統(tǒng)的實時更新；第四，要注意必須嚴(yán)格挑選可靠存儲介質(zhì)做好信息數(shù)據(jù)的備份工作，以防計算機(jī)癱瘓導(dǎo)致的數(shù)據(jù)信息缺失。
3.4重視人才培養(yǎng)，提高管理水平。公共圖書館檔案實施數(shù)字化管理想要得到長足發(fā)展，必須有滿足工作所需的專業(yè)技術(shù)人才。因此，對既熟悉信息技術(shù)又精通檔案管理的復(fù)合型人才的培養(yǎng)就顯得極為重要。首先，要加大對現(xiàn)有員工新觀念的養(yǎng)成和新技術(shù)的培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作思想，并能夠熟練運(yùn)用相關(guān)的計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)；其次，圖書館在不斷完善的過程中應(yīng)加強(qiáng)與當(dāng)?shù)馗咝５拿芮信浜希瑸楦咝D書館相關(guān)專業(yè)的學(xué)生提供實習(xí)基地，以期高校根據(jù)公共圖書館實際管理的需要制定培養(yǎng)相關(guān)人才的計劃。
4結(jié)束語
關(guān)鍵詞：企業(yè)；文書管理；創(chuàng)新
文書管理工作是單位各類檔案資源的分類整合，是在管理工作中必不可少的一部分。它很好的記錄著各單位的各項工作的具體事項，可以反映出企業(yè)單位的規(guī)劃發(fā)展和對歷史資源的合集。沒有一成不變的東西，隨著時代的發(fā)展，老一派的管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)新形式下的要求。文書管理工作的重要性不言而喻，但現(xiàn)存的文書管理工作存在一些不足，甚至許多企業(yè)對文書管理的工作不加以重視，這些種種不足之處不利于企業(yè)的長期發(fā)展。因此，及時對文書管理工作的創(chuàng)新，使其提供的檔案信息更加準(zhǔn)確、及時和完整，足以滿足各方面的需求和當(dāng)今形式的需要。
一、企業(yè)文書檔案管理工作及意義
企業(yè)文書管理工作分為文書處理和檔案管理兩大部分。文書處理是進(jìn)行檔案管理的基礎(chǔ)，另外，檔案管理是文書處理的延伸及其發(fā)展。檔案是由許許多多的文件所組成的，文件的完美處理能對檔案工作進(jìn)行良好的支持。對管理者來說，正確理解文書處理和檔案管理之間的關(guān)系，可以將文書檔案管理工作達(dá)到事半功倍的效果。在檔案管理過程中，如有發(fā)現(xiàn)文書處理部分的不足，可以及時調(diào)整。
隨著科技的不斷進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)的文書檔案管理工作面臨更加多且雜的文件處理，需要管理的檔案工作日益增多。在信息社會中，檔案作為重要的資源，逐漸得到社會的重視。另外，現(xiàn)在的信息形式多種多樣，聲音、圖像和計算機(jī)應(yīng)用等都可以運(yùn)用到檔案管理中，為檔案管理提供新的形式[1]。
二、文書檔案管理工作中的現(xiàn)狀及分析
（1）文書檔案管理工作中的滯后表現(xiàn)：緊跟時展的步伐，企業(yè)的各項制度都在慢慢創(chuàng)新，但在管理制度方面，尤其是對文書檔案管理的工作不能及時的得到改進(jìn)。比如說企業(yè)中許多部門和企業(yè)已經(jīng)整改重編，在新的制度下進(jìn)行新的工作，而檔案的管理工作仍然止步不前，有一定的滯后效應(yīng)。而且文書檔案的管理注重于對檔案的收集、整理和保管，忽視了其工作上與其他部門工作的連貫性，明顯滯后于當(dāng)前發(fā)展的腳步。
（2）文書檔案管理工作中檢索效率不高：文書檔案檢索分為手工檢索和計算機(jī)檢索兩種方式，檔案進(jìn)行歸類整理后基本處于放置狀態(tài)，只有當(dāng)真正需要的時候才進(jìn)行相應(yīng)的查詢。以目前的企業(yè)查詢來看，檔案的檢索方式大部分屬于手工檢索。首先將檔案進(jìn)行分類整理和編碼，當(dāng)需要尋找指定的檔案時可以很快的進(jìn)行查找。但隨著檔案的數(shù)量不斷的增加，檢索的效率會越來越慢。計算機(jī)檢索是一種良好的檢索方式，但這種檢索的方式需要對檔案的內(nèi)容在計算機(jī)中輸入，并進(jìn)行特定的編碼，這需要耗費大量的人力物力，同時需要文書檔案管理人員擁有相應(yīng)的技術(shù)的支持。
（3）檔案管理人員專業(yè)知識和技能有待提高：由于目前文書檔案管理工作在我國得不到相應(yīng)的重視，所以在各個企業(yè)單位缺少在文書檔案管理工作的專業(yè)技術(shù)人員。許多在管理工作中的人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識，也沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案的歸類整理、編碼放置都不夠熟練，使工作效率和工作質(zhì)量都相應(yīng)的降低。特別是在當(dāng)前信息化時代，檔案管理人員不僅要有更高的專業(yè)技能，還需要熟練各種計算機(jī)的應(yīng)用。只有在檔案管理工作人員的專業(yè)知識和技能都相對提高的情況下，才能把文書檔案的管理工作做的更好。
三、文書檔案管理工作中的創(chuàng)新措施
（1）管理理念的創(chuàng)新：文書檔案管理理念的創(chuàng)新是在文書檔案管理工作的關(guān)鍵。擁有創(chuàng)新意識是一切工作擁有鮮活生命力的前提。文書檔案管理的工作人員應(yīng)該及時更新思想，緊跟時代的潮流，總結(jié)以往的經(jīng)驗與不足，時刻報以學(xué)習(xí)的狀態(tài)，學(xué)習(xí)新的管理模式運(yùn)用到文書檔案管理工作中去，以不斷學(xué)習(xí)的姿態(tài)對文書檔案管理工作進(jìn)行新的創(chuàng)新[2]。同時文書檔案管理在創(chuàng)新的同時，應(yīng)該遵守以大局出發(fā)的原則，堅持以單位企業(yè)的利益為中心。而且文書檔案管理的工作創(chuàng)新，還必須有宣傳意識，檔案管理的工作并不是一個部門的工作，合理的對檔案管理進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄鳎尭嗟娜肆私夂蛥⑴c檔案管理的工作。
（2）管理形式的創(chuàng)新：文書檔案管理的創(chuàng)新可以是對文書檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理。所謂數(shù)字化的管理就是將所有檔案都輸入至計算機(jī)中，使紙質(zhì)稿在計算機(jī)中備份，這樣更方便進(jìn)行查詢工作。因此，在輸入過程中應(yīng)采用更加先進(jìn)的技術(shù)將紙質(zhì)稿轉(zhuǎn)化為電子稿，這樣可以省去人工的輸入麻煩[3]。建立檔案管理系統(tǒng)，只需要用戶的賬號和密碼就可以進(jìn)行該檔案的調(diào)用，這樣既不會在拆開與封口的過程中造成檔案的損壞，還能省時省力。
（3）協(xié)調(diào)各部門工作及完善文書與檔案工作的銜接：文書檔案的許多利用價值都來自于各部門，因此積極主動的與各部門進(jìn)行溝通和交流，了解各部門工作的內(nèi)容和進(jìn)展。還需要在日常整理檔案的過程中發(fā)現(xiàn)不足之處，及時與各部門進(jìn)行聯(lián)系。同時企業(yè)也要加強(qiáng)各部門的溝通合作，保證文書檔案管理的收集的順利進(jìn)行。
四、結(jié)語
綜上所述，各單位企業(yè)應(yīng)該對文書檔案管理工作具有足夠的重視，在對文書檔案管理中出現(xiàn)的問題和困難，需要文書檔案管理人員和各部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)各部門間的交流合作。同時運(yùn)用新型的計算機(jī)應(yīng)用，緊跟時代的發(fā)展，提高文書檔案管理的效率，實現(xiàn)文書檔案管理工作的創(chuàng)新，達(dá)到更好的標(biāo)準(zhǔn)。
參考文獻(xiàn)：
[1] 李玲.文書檔案的現(xiàn)代化管理[J].山西檔案，2009，51
1.搜集散落民間的歷史文化資源。
搜集資料是基礎(chǔ)。雖然國家管理著豐富的群眾文化藝術(shù)資源，但也有很多散落在民間。近些年來，由于人們生活水平的提高，群眾的文化生活也漸趨豐富。民間的收藏市場十分活躍，收藏愛好者與日俱增。對于收藏愛好者手中的珍貴藝術(shù)資料，相關(guān)文化部門應(yīng)當(dāng)給予相當(dāng)大的關(guān)注，可以采取收購或者征購的方法，然后給予捐贈者物質(zhì)獎勵及精神獎勵。搜集工作不能僅僅限于國內(nèi)。近年來不少研究資料表明，我國很多的文化藝術(shù)都流傳在海外。相關(guān)人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代科技來對散落在國外的文化藝術(shù)資源進(jìn)行搜集和整合，或者在經(jīng)濟(jì)允許的情況下動身去國外進(jìn)行“海外尋寶”。
2.把文化藝術(shù)檔案的建設(shè)擺在重要位置。
要進(jìn)行群眾文化藝術(shù)檔案的管理，首先要把它擺在一個重要的位置上，這樣才能對其足夠的重視。由于部分縣市經(jīng)濟(jì)不很發(fā)達(dá)，可能在建設(shè)文化藝術(shù)檔案時缺少資金，這樣就使得檔案管理人員身兼多職。進(jìn)行群眾文化藝術(shù)檔案管理，先要為其配備幾名業(yè)務(wù)能力好，責(zé)任心強(qiáng)的專職管理人員，這樣才能使這項工作專業(yè)化，不至于被其他工作影響。而且要讓管理人員認(rèn)識到自己工作的重要性，讓管理人員熱愛自己的工作。在管理人員開展工作的時候，要上檔次，要跟上時代的步伐。另外，專職管理人員要有足夠的文化藝術(shù)知識，在收錄的過程中，要對材料進(jìn)行鑒定，要取完整，真實和具有保存價值的材料。要用辯證的觀點去考證，去偽存真，科學(xué)劃分各種檔案，提高文化藝術(shù)檔案室的質(zhì)量。
3.政府撥款。
經(jīng)濟(jì)是開展活動的基礎(chǔ)。沒有物質(zhì)保障，建設(shè)文化藝術(shù)檔案只能成為一個口號，一個美好的愿望。我國是社會主義國家，國家可以進(jìn)行強(qiáng)有力的宏觀調(diào)控，建設(shè)文化藝術(shù)檔案，需要國家的經(jīng)濟(jì)支持。政府要對其進(jìn)行專門的撥款來為其提供強(qiáng)有力的物質(zhì)保障。相關(guān)部門可以利用這部分專門款項來進(jìn)行檔案室的搭建，使藝術(shù)資料得到妥善的保管，還可以購進(jìn)一些先進(jìn)的設(shè)備，要求專業(yè)人員把相關(guān)文化資源以圖像，文字，影像等方式記錄下來。
4.聯(lián)合社會力量。
群眾的力量不可小覷。其一，政府通過網(wǎng)絡(luò)、報紙、電視、展覽等形式，為文化藝術(shù)進(jìn)行宣傳，提高群眾的關(guān)注度，激發(fā)群眾對文化藝術(shù)的興趣，使群眾自發(fā)把自己所藏有的檔案或文化藝術(shù)資料捐贈出來。即便不方便捐贈出來的，也可以使他們積極配合，為他們手中的文化藝術(shù)資料做個備份，把這份遺產(chǎn)保留下來，為我國文化藝術(shù)的多樣性增添一抹色彩，為更多人了解這一文化藝術(shù)形式做宣傳。其二，聯(lián)合社會力量，成立文化藝術(shù)檔案征集基金。基金的捐贈可以是團(tuán)體，也可以是個人，這樣可以減輕政府的財政壓力，也使得群眾更有參加的積極性。
二、群眾文化藝術(shù)檔案利用
管理與利用是群眾文化藝術(shù)檔案的兩項重要內(nèi)容，管理是前提，利用才是根本目的。群眾文化藝術(shù)檔案種類繁多，內(nèi)容豐富，搞好群眾文化藝術(shù)檔案的開發(fā)，挖掘出其內(nèi)在的價值是十分重要的。
1.為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
群眾文化藝術(shù)檔案中包含了很多對群眾文化藝術(shù)事業(yè)發(fā)展有業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用的資料，那是許許多多的人通過實踐總結(jié)出來的經(jīng)驗，具有很強(qiáng)的說服力。從檔案中選擇出有價值的材料，給館內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)、正確的理論依據(jù)，為館內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策服務(wù)。同時，將這種材料整理出來上交上級領(lǐng)導(dǎo)，使各個職位的領(lǐng)導(dǎo)們都可以作為決策的參考。
2.為文化藝術(shù)研究提供材料。
群眾文化檔案中含有五十年代至今多年來編寫人員匯合整理的素材，后經(jīng)過不斷的補(bǔ)充，收集，整理，完善，詳細(xì)的記錄了文化藝術(shù)工作者的過去和現(xiàn)在，見證了文化藝術(shù)事業(yè)的興衰，飽含了幾代人的心血。這樣用幾代人的光陰譜寫的檔案，內(nèi)容極為豐富，為后世研究文化藝術(shù)提供了強(qiáng)有力的歷史資料。
3.豐富群眾文化藝術(shù)生活。
群眾文化藝術(shù)是群眾在日常生活中創(chuàng)造出來的，自然也要“回歸”到群眾的日常生活中去。群眾文化藝術(shù)整理成檔后不能被束之高閣，僅僅成為塵封起來的記憶，而是要使它們更好的為群眾的文化藝術(shù)生活服務(wù)。為了讓更多的群眾更好的了解文化藝術(shù)，文化館內(nèi)的專業(yè)干部，業(yè)余作者開辦講座，對部分作品評論，鑒賞和討論，使群眾暢所欲言，帶動群眾對于文化藝術(shù)的積極性；發(fā)揮現(xiàn)有影像資料的作用，復(fù)制文藝資料，在中小學(xué)，單位，企業(yè)中廣泛宣傳，幫助基層搞好群眾文化活動；舉辦類似寫作，攝影，攝像的比賽，將比賽過程以及重要人才的簡況錄制下來，在重大活動中進(jìn)行展覽，讓群眾看到文化建設(shè)的成果；將死檔案變成活靈活現(xiàn)的藝術(shù)形式，例如可以將其改編成話劇，電影等群眾喜聞樂見的藝術(shù)。群眾文化藝術(shù)檔案中記載了各門類人才的文化藝術(shù)成就，它所涉及的一系列專業(yè)技術(shù)成果都?xì)v歷在目。檔案中所提供的資料可以有效地證明各門類人才的業(yè)績，有利于認(rèn)定和核實。既防止了個人因年代久遠(yuǎn)而造成的疏漏，又有利于調(diào)動藝術(shù)人才的積極性，使他們更好的創(chuàng)作出群眾文化。
4.宣揚(yáng)中國群眾藝術(shù)文化。
對于群眾文化藝術(shù)檔案的建立，不僅要把珍貴的歷史文化資料保存下來，還要發(fā)揚(yáng)出去。群眾文化事業(yè)單位在開展業(yè)務(wù)的過程中，可以同國外相關(guān)單位聯(lián)合舉辦，這樣，有利于將中國群眾文化發(fā)揚(yáng)出去，在海外傳播開來。有利于文化之間的傳播和交流，更可以吸收國外的先進(jìn)文化，來發(fā)展中國群眾文化，使群眾文化的藝術(shù)形式和內(nèi)容更加豐富。傳播到國外，也有利于中國文化與海外文化融合，，共同為文化的多樣性做貢獻(xiàn)。
三、結(jié)語
1.1一般資料
本院是隸屬于武威市的三級乙等腫瘤專科醫(yī)院，目前開放床位500余張，臨床護(hù)理單元12個，特殊護(hù)理單元11個，護(hù)理人員370人，其中本科學(xué)歷56人，大專202人，中專112人；副主任護(hù)師3人，主管護(hù)師29人，護(hù)師89人，護(hù)士249人。
1.2方法
1.2.1傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理
2010—2011年護(hù)理部將所有護(hù)士的畢業(yè)證、身份證、執(zhí)業(yè)證、資格證復(fù)印件按科室裝訂成冊并定期更新，將榮譽(yù)證、進(jìn)修結(jié)業(yè)證等復(fù)印件按類別分別裝訂成冊，并定期更新。
1.2.2電子技術(shù)檔案管理
2012—2014年護(hù)理部按來院時間為護(hù)理人員編寫檔案號，以護(hù)理人員的姓名及檔案號為名稱建立文件夾，將畢業(yè)證、身份證、執(zhí)業(yè)證、資格證、榮譽(yù)證、進(jìn)修結(jié)業(yè)證等各類證件的掃描件以子文件夾形式保存于其中；將護(hù)理人員基本情況登記表（包括護(hù)理人員的基本信息，學(xué)歷，職稱，家庭情況，獎懲記錄，科研及論文情況，每月護(hù)理部理論、操作抽考成績，進(jìn)修情況等）存入文件夾內(nèi)，形成電子技術(shù)檔案。護(hù)理部定期或不定期更新技術(shù)檔案并保留備份。
1.3評價指標(biāo)
對比分析兩組管理方法更新、整理一次花費的時間，資料保存的完整性以及護(hù)理管理人員對兩種管理方法的滿意度。
1.4評價方法
工作人員分別記錄更新一次檔案所需時間，每月一次；每月統(tǒng)計科室、個人審核資料保存是否完整；采用自行設(shè)計的滿意度調(diào)查表，每季度對護(hù)理管理人員進(jìn)行滿意度調(diào)查，并匯總結(jié)果。
1.5統(tǒng)計學(xué)方法
采用SPSS17.0統(tǒng)計軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，計量資料采用t檢驗，以x±s表示，計數(shù)資料采用χ2檢驗，P<0.01為差異有顯著性。
2討論
2.1節(jié)省時間，提高工作效率
在電子技術(shù)檔案中，可以通過計算機(jī)搜索功能，快速查找相關(guān)人員的資料，方便護(hù)理部對全院護(hù)理人員進(jìn)行培訓(xùn)、考核，同時還可以客觀了解護(hù)士繼續(xù)教育以及科研論文等情況。觀察組在更新、整理技術(shù)檔案時消耗的時間較對照組明顯減少（P<0.01）。通過電子技術(shù)檔案，護(hù)理管理人員可隨時了解護(hù)士個人的工作表現(xiàn)及晉升情況，動態(tài)掌握護(hù)理人員資料，改變了以往因人員資料繁多查詢困難的局面，節(jié)省了時間、人力、物力，提高了管理人員的工作效率。
2.2資料保存完整
紙質(zhì)版檔案在辦公室搬遷、借閱、保存不當(dāng)?shù)惹闆r下可能會遺失，而電子技術(shù)檔案管理充分利用了計算機(jī)的優(yōu)點，彌補(bǔ)了紙質(zhì)版檔案管理的諸多不足，使得資料保存更完整。觀察組資料保存較對照組明顯完整（P<0.01）。護(hù)理部對全院護(hù)理人員的電子技術(shù)檔案存有備份，要求科室管理人員對科室護(hù)理人員的技術(shù)檔案也存有備份，保證了資料的完整性，減少了資料遺漏、丟失等現(xiàn)象。
2.3提高管理人員工作滿意度
護(hù)理部存有全院護(hù)理人員的電子技術(shù)檔案信息，并由專職人員管理，負(fù)責(zé)完善基本情況登記表，各類證件掃描件的存儲，理論、操作考核成績的錄入，并負(fù)責(zé)定期更新；各護(hù)理站及特殊護(hù)理單元均有科室護(hù)理人員電子技術(shù)檔案，由護(hù)士長或護(hù)理組長負(fù)責(zé)。電子技術(shù)檔案的實施減少了管理人員整理、更新技術(shù)檔案的時間，且方便查閱，增加了管理人員與護(hù)士、患者溝通交流的時間，提高了護(hù)理管理人員工作滿意度。表3顯示，觀察組管理人員滿意度明顯高于對照組（P<0.01）。
2.4體現(xiàn)人文關(guān)懷
護(hù)理人員家庭關(guān)系的建立便于緊急情況下護(hù)理管理人員查找其相關(guān)信息，了解護(hù)理人員的家庭背景，方便護(hù)理部主任、護(hù)士長與護(hù)士間的溝通，幫助護(hù)士解決生活中的困難。對護(hù)理人員的人文關(guān)懷，可激發(fā)護(hù)理人員工作積極性，提高護(hù)理質(zhì)量。
2.5節(jié)約人力及資源
改變了以往各類證件復(fù)印件由各科室護(hù)理人員復(fù)印、上交護(hù)理部、護(hù)理部工作人員按類別順序排列的工作方式，電子技術(shù)檔案管理由護(hù)理人員將各類證件的掃描件通過QQ等方式傳至護(hù)理部，護(hù)理部按技術(shù)檔案號入冊，節(jié)省了護(hù)理人員復(fù)印、上交檔案所花費的時間，節(jié)約了護(hù)理部工作人員整理、更新技術(shù)檔案的時間，同時也降低了紙張的消耗，節(jié)約了人力及資源。
3小結(jié)
隨著信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前的檔案資源呈現(xiàn)出出版周期短、出版速度快的特點，信息傳播的速度已經(jīng)呈現(xiàn)出前所未有的快捷，導(dǎo)致當(dāng)前的信息資源的疊加。當(dāng)前傳遞的信息，采用多種方式進(jìn)行傳播與傳遞，針對使用者進(jìn)行個性化服務(wù)，利用互聯(lián)網(wǎng)繼續(xù)擰信息傳播。當(dāng)前使用者能夠不受時空的約束而獲得信息。以上的信息發(fā)展的特點，為當(dāng)前的檔案管理館藏資源帶來革新的動力，也帶來了新的挑戰(zhàn)，為了適應(yīng)當(dāng)前時代的不斷發(fā)展，并且體現(xiàn)出檔案管理知識載體的特點，當(dāng)前的檔案管理館藏信息主要可以分為個體知識以及社會知識，當(dāng)前的信息革命為社會知識載體進(jìn)行更新，對于出版業(yè)是一種革命，作為知識的載體，當(dāng)前的檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，能夠采集當(dāng)前的印刷出版物的信息，并且采用合適的載體承載信息，對當(dāng)前的信息進(jìn)行有序化的管理，方便使用者使用。
2.多媒體技術(shù)快速發(fā)展下的檔案管理建設(shè)
2.1加強(qiáng)電子檔案資源的建設(shè)。檔案資源的信息化是當(dāng)前檔案的主譚斯文哈爾濱市急救中心黑龍江哈爾濱150056要趨勢，電子化、信息化以及多媒體化是當(dāng)前信息傳遞的方式之一，因此為了適應(yīng)信息時代的發(fā)展，公共檔案管理應(yīng)該將電子圖書與電子檔案資源當(dāng)做檔案管理管理的重點之一，加強(qiáng)電子檔案資源的管理，從而為使用者提供方便快捷的服務(wù)。電子檔案資源具有傳播方便、不受時空限制、成本低的特點，因此在經(jīng)費較少的環(huán)境下構(gòu)建電子檔案資源，將現(xiàn)有資源電子化，為使用者提供服務(wù)。
2.2加強(qiáng)地方檔案資源建設(shè)，開發(fā)館藏檔案資源。為了在有限的資源中為使用者提供服務(wù)，應(yīng)該加強(qiáng)館際之間的合作，從而提供更為豐富的檔案新的服務(wù)。公共檔案管理的資源浩如煙海，在檔案管理管理的過程中，需要對信息進(jìn)行管理，并且將有價值的信息資源進(jìn)行開發(fā)，從而利用有效價值。開發(fā)現(xiàn)有的資源，可以采用多種方式，比如加強(qiáng)索引建設(shè)、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)等，從而提供個性化、針對性的服務(wù)，形成特色館藏。同時加強(qiáng)檔案管理自檢的合作，加強(qiáng)資源合作互補(bǔ)、加強(qiáng)資源管理經(jīng)驗交流，促進(jìn)檔案管理的管理服務(wù)。
2.3檔案管理是一門綜合性的邊緣學(xué)科，涉及的知識面廣，因此，對其從業(yè)人員的素質(zhì)要求較高。為此，必須對檔案管理工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。檔案管理人員在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，另一方面要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案工作者信息化意識的培養(yǎng)，提高處理信息的能力，能熟練運(yùn)用信息資源管理理論和信息技術(shù)手段，對檔案信息資源實施科學(xué)管理與應(yīng)用，努力成為具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合性檔案管理人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。
3.結(jié)語
關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案；數(shù)字化；網(wǎng)絡(luò)化；創(chuàng)新發(fā)展
學(xué)校是一個數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施相對較好、絕大部分人員年輕、思想比較活躍、文化層次和數(shù)字化信息水平相對較高、人員流動性比較大、對檔案信息的利用率比較大的特殊社會板塊。在學(xué)校開展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用，有著優(yōu)良的社會基礎(chǔ)和重要的特殊意義。雖然在一些條件優(yōu)越的高校，檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)有了長足的進(jìn)展，但絕大部分學(xué)校檔案室仍然是一塊未開墾的處女地，與學(xué)校的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展水平極不相稱。如何充分利用學(xué)校得天獨厚的有利條件開展檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對學(xué)校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)具有啟迪和推進(jìn)作用。
一、學(xué)校檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)狀
學(xué)校檔案門類較多，除文書、人事、基建、會計、聲像檔案外，還有教學(xué)、學(xué)籍、科研成果等檔案。在檔案行政管理部門的指導(dǎo)下，絕大部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)都比較重視，都建立的自己的檔案室，配各有專兼職檔案員，檔案都進(jìn)行了規(guī)范整理。部分學(xué)校大部分為可對相關(guān)人員開放查閱的非機(jī)要保密檔案，服務(wù)對象廣泛，是建立兩個體系實行兩個轉(zhuǎn)化的重點領(lǐng)域。而且學(xué)校檔案利用率和實用性都比較高，特別是學(xué)籍檔案，在為畢業(yè)生就業(yè)就學(xué)報考、出國深造提供學(xué)歷證明等方面具有重要的依據(jù)和憑證作用，查閱利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分學(xué)籍檔案在形成制作過程中，因填制和書寫不規(guī)范或打印不清楚，造成字跡模糊，無法為師生和社會提供利用。檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化在省級以上條件較好的高校有所發(fā)展，一些學(xué)校還利用自身優(yōu)勢研發(fā)了自己的檔案管理系統(tǒng)，并在各部門建立了局域網(wǎng)，可以在網(wǎng)上進(jìn)行立卷歸檔，有的還進(jìn)行了數(shù)字化全文掃描。但地州市級以下包括高校在內(nèi)的絕大部分的學(xué)校，檔案的歸檔整理和查閱利用仍然停留在手工操作的狀況。
導(dǎo)致這些狀況的原因，一是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為資金的投入應(yīng)該放到教學(xué)上，只有把教學(xué)質(zhì)量搞上去，把生源數(shù)量搞上去，學(xué)校才能做大做強(qiáng)。檔案的投入不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，沒有數(shù)字化照樣查檔案。對手工傳統(tǒng)的檔案管理也是現(xiàn)狀，很難有資金投入，至于數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，在領(lǐng)導(dǎo)的思想意識中還沒有這個概念；二是一些學(xué)校經(jīng)濟(jì)效益也不是很好，資金本身有限；三是很多學(xué)校檔案員缺乏計算機(jī)基本技能、更沒有數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化知識和經(jīng)驗，因循守舊不積極主動爭取和創(chuàng)新發(fā)展。
要實現(xiàn)學(xué)校檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，除了針對以上來提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，增加檔案的投入資金，提高檔案員的素質(zhì)這些常規(guī)方法外，學(xué)校還可以從以下途徑，創(chuàng)造性地開展數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
二、與教學(xué)設(shè)備相配套，解決學(xué)校檔案數(shù)字化設(shè)備
學(xué)校開展計算機(jī)技術(shù)教學(xué)和科研，已經(jīng)是很普遍的現(xiàn)象。在條件較好的小學(xué)，都設(shè)置有計算機(jī)或多媒體教室，而在條件較好的中等以上的學(xué)校，大部分部門都配備了計算機(jī)，條件更好的則組織了校園網(wǎng)絡(luò)。但是，很多這樣的學(xué)校的檔案室卻沒有配備一臺電腦。而這些沒有電腦的檔案室，就可以充分利用這些設(shè)備，進(jìn)行資源共享，從事檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。數(shù)字化的設(shè)備，除了計算機(jī)，還需要有掃描儀，而一般學(xué)校因以計算機(jī)為教學(xué)重點很少購置。但用其作為數(shù)字化的重要工具對學(xué)生計算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)也還是很有必要的，而且其價格也不高，如果建議學(xué)校購買應(yīng)該是沒有問題的。共享這些設(shè)備資源的辦法，首先是向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)提出共享方案，與教學(xué)部門達(dá)成協(xié)作共識，在把檔案數(shù)字化的數(shù)據(jù)庫建立在教學(xué)用的主機(jī)或服務(wù)器上，檔案室可配備一臺低造價的終端。如果這還辦不到，則可與教學(xué)用電腦分時段使用，檔案室可在沒有教學(xué)任務(wù)的時候由檔案員上機(jī)使用。也可把檔案的數(shù)字化與教學(xué)內(nèi)容結(jié)合到一起，在進(jìn)行數(shù)字化教學(xué)的同時，也巧妙地利用了教學(xué)設(shè)備對檔案進(jìn)行數(shù)字化。
三、與教學(xué)對象相結(jié)合，發(fā)動師生動手建立檔案數(shù)據(jù)庫
在一般學(xué)校，檔案員并不是專職而是兼職人員，除了檔案工作還有其他很多工作，而學(xué)校檔案數(shù)字化的任務(wù)比較大，僅靠檔案員是很難完成的；其次絕大部分檔案員不具備電腦技術(shù)，開展數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化有很大的困難。與此相反，擔(dān)任電腦教學(xué)任務(wù)的老師，都是具備較高計算機(jī)技能水平的人員，他不僅可以當(dāng)作檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化的指導(dǎo)老師，在教學(xué)任務(wù)不太緊張的情況下，還可以親自動手參與檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。更重要的是，他還可以指導(dǎo)學(xué)生，來在課堂或課外建立包括自己的檔案在內(nèi)的數(shù)字化檔案，形成一個數(shù)字化檔案制作的強(qiáng)大隊伍。以解決學(xué)校檔案數(shù)字化巨量工程的人員投入問題。在具體的數(shù)字化過程中，我們可以根據(jù)“利用為本，常用先上”的思路，首先在檔案的年度上由近及遠(yuǎn)地進(jìn)行，從當(dāng)年的檔案開始，然后向上推進(jìn)；在內(nèi)容上首先對學(xué)校利用率最高的文書檔案、然后對利用率較高的教學(xué)檔案和學(xué)籍檔案、最后對利用率一般的教師檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案進(jìn)行目錄的錄入和全文掃描，對全部室藏檔案實行數(shù)字化，建成完整、系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫。
四、與校園網(wǎng)絡(luò)相鏈接，有效開展數(shù)字化檔案利用
在很多學(xué)校，已經(jīng)建立了從校園網(wǎng)絡(luò)到互聯(lián)網(wǎng)在內(nèi)的各種網(wǎng)絡(luò)平臺，學(xué)校的各種管理，也基本上實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化。師生們在網(wǎng)絡(luò)上建立論壇、博客、個人網(wǎng)頁、聊天交友，交流學(xué)習(xí)等各種信息，即便是在還沒有建立校園網(wǎng)絡(luò)的學(xué)校也是一樣，人們已經(jīng)利用互聯(lián)網(wǎng)建立起班級同學(xué)會，校友會，利用QQ等網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行無縫的信息交流，網(wǎng)絡(luò)生活已經(jīng)成為師生們特別是學(xué)生們的生活的一部分。這為數(shù)字化檔案信息的利用提供了得天獨厚的社會物質(zhì)和文化基礎(chǔ)。我們只須把數(shù)字化的檔案信息鏈接到學(xué)校網(wǎng)站、論壇等網(wǎng)絡(luò)相應(yīng)頁面上，有條件的還可以制作出自己的網(wǎng)站或網(wǎng)頁，就可以實現(xiàn)學(xué)校數(shù)字化檔案的網(wǎng)絡(luò)化。
1.1我國教學(xué)檔案管理的難點
1.1.1專業(yè)分類多，學(xué)制時間長在我國，綜合類院校比較多，多專業(yè)化且學(xué)制長是其主要特點。以醫(yī)學(xué)院校為例，醫(yī)學(xué)院校的專業(yè)分類更甚其他類院校，且各專業(yè)的交叉內(nèi)容較多。醫(yī)學(xué)院校的學(xué)制也要比其他類院校的學(xué)制更加靈活，目前的學(xué)制有三年制、四年制、五年制、六年制、七年制、八年制等。1.1.2部分機(jī)密性的教學(xué)檔案收集阻力大對于一些涉及教師自身學(xué)術(shù)資源、科研成果的資料，往往受到保護(hù)，當(dāng)事人一般不愿提交，這就為教學(xué)檔案的收集整理工作造成了很大的阻力。
1.2我國教學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容
1.2.1信息報告類其中主要包括學(xué)校的政務(wù)文件以及教學(xué)文件，如學(xué)校在教學(xué)管理與實踐中的改革措施和改革計劃、科研方向、儲備人才培養(yǎng)計劃、教學(xué)制度的制定、會議記錄、調(diào)研報告、招生計劃、學(xué)校宣傳文件等等。1.2.2學(xué)校發(fā)展建設(shè)類其中主要包括學(xué)校的重點發(fā)展建設(shè)、各院系科室、專業(yè)、實驗室等單位的建設(shè)發(fā)展所形成的文件。
2我國高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀
2.1教學(xué)檔案管理觀念匱乏，未受到足夠重視
雖然近年來，各高校對教學(xué)檔案管理的重視程度有所增加，但就目前的情況來看，仍然遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。一方面，校領(lǐng)導(dǎo)對于教學(xué)檔案管理的重視還僅僅局限在教學(xué)資料的收集記錄上，與校園建設(shè)的其他方面遠(yuǎn)不在一個水平上；另一方面，學(xué)校的教職員工更認(rèn)為教學(xué)才是自己的本職，至于教學(xué)檔案的收集提交，跟自己沒有關(guān)系。再加上醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)，尤其是臨床教學(xué)過程中經(jīng)常涉及教師個人的研究成果，出于安全考慮，更不愿意交由學(xué)校保管。
2.2缺少教學(xué)檔案管理制度或制度落后
教學(xué)檔案管理工作近年來才逐漸受到各高校重視，因此，在制度上的落實普遍滯后。有些高校的檔案管理制度，只是照搬國家制定的高校檔案管理制度，流于形式，對具體的檔案管理工作沒有什么作用；有些制度涉及的技術(shù)手段比較落后，對于以計算機(jī)技術(shù)為主要依托的檔案管理新環(huán)境，早已不適用。
2.3檔案管理部門權(quán)限較低，得不到有關(guān)部門的配合
檔案的收集、分類、歸檔是一個龐大、繁雜的工作，如果僅僅靠檔案管理部門來完成，幾乎是不可能的。因此，在檔案管理的過程中，需要各部門的緊密配合，才能高效、精確、全面的完成。然而現(xiàn)實中，許多學(xué)校在部門權(quán)力的分配上，過于偏重學(xué)科建設(shè)、專科研究、教學(xué)等方面，使得檔案管理部門的權(quán)力普遍有限，得不到相關(guān)部門的認(rèn)可，對于歸檔工作的配合自然也就大打折扣。
3計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理的優(yōu)勢
21世紀(jì)，是一個信息高度發(fā)達(dá)的時代。面對如此龐大的信息資源，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使用戶能夠從容地在這個信息大海中乘風(fēng)破浪盡情馳騁。由于各地高校的高速發(fā)展，使教學(xué)檔案的規(guī)模也非從前可比。針對各地高校的教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀，將計算機(jī)技術(shù)引進(jìn)到教學(xué)檔案管理工作中，可以大大簡化檔案管理工作，有效降低工作人員的勞動強(qiáng)度，加快教學(xué)檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。這主要是因為，計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于教學(xué)檔案管理具有以下幾方面的優(yōu)勢。
3.1教學(xué)檔案的管理更方便快捷
傳統(tǒng)的檔案收集分類工作，需要各部門與檔案管理部門合作進(jìn)行收集、整理、分類，效率、準(zhǔn)確度和全面性都相當(dāng)有限。而應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，可以實現(xiàn)教學(xué)檔案的自動收集、分類、歸檔等。
3.2教學(xué)檔案的存儲形式多樣化
傳統(tǒng)的教學(xué)檔案形式單一，紙質(zhì)的記錄方式既浪費空間，又浪費時間，有時很難以還原最初的教學(xué)情況。通過采用計算機(jī)技術(shù)，能夠?qū)⒙曇簟⒂跋穸紲?zhǔn)確地記錄下來，在使用時提供第一手資料，使檔案的價值發(fā)揮到最大。
3.3信息分享便捷，不受地域限制
隨著各地網(wǎng)絡(luò)辦公與自動化辦公的逐漸成熟，在互聯(lián)網(wǎng)上，幾乎可以獲取任意一所高校的信息。基于這種平臺，可以很方便的將計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到教學(xué)檔案管理中，并實施在線共享。簡化管理流程，降低勞動強(qiáng)度，提高工作效率傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理，流程復(fù)雜繁瑣，浪費了大量的時間和資源。而應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，可以顯著簡化管理流程，降低勞動強(qiáng)度，提高工作效率。
4借助計算機(jī)技術(shù)提高教學(xué)檔案管理水平
隨著我國各地高校的顯著發(fā)展，教學(xué)檔案管理面臨著嚴(yán)峻的形式。網(wǎng)絡(luò)辦公、自動化辦公的逐漸普及以及計算機(jī)技術(shù)對于高校教學(xué)檔案管理的眾多優(yōu)勢，使高校迫切需要借助計算機(jī)技術(shù)，來提高教學(xué)檔案管理的水平。針對目前我國高校教學(xué)檔案的基本情況，通過利用計算機(jī)技術(shù)，可以從以下幾方面入手，進(jìn)行教學(xué)檔案管理改革。
4.1建立統(tǒng)一檔案信息庫
高校可以以檔案館網(wǎng)站為基礎(chǔ)，建立電子檔案信息數(shù)據(jù)庫，將檔案部門的資料以電子文件的形式上傳至信息庫中，實現(xiàn)電子檔案的實時管理與應(yīng)用。同時，學(xué)校的檔案館還要與各部門進(jìn)行緊密合作，以實現(xiàn)電子文件信息資源共享。
4.2將檔案信息庫與教學(xué)辦公網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行綁定，實現(xiàn)自動上傳和下載
一方面，傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理，信息的收集工作是最大的難題之一。對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息檔案，通過應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)，可以將檔案信息庫與學(xué)校的辦公網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行綁定，從而實現(xiàn)電子文件信息的自動上傳和下載。
4.3強(qiáng)化溝通服務(wù)渠道，開展在線預(yù)覽等服務(wù)
傳統(tǒng)的檔案服務(wù)，需要借閱人到檔案館，憑借有效證件進(jìn)行借閱查看。在以計算機(jī)技術(shù)為依托的電子檔案時代，可以通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)在線預(yù)覽等服務(wù)，使用戶足不出戶即可享受到檔案館的服務(wù)。
4.4實行網(wǎng)絡(luò)認(rèn)證，強(qiáng)化安全管理
以計算機(jī)技術(shù)為依托的電子檔案，擁有傳統(tǒng)檔案無法比擬的優(yōu)勢，但在安全性方面，遠(yuǎn)不如傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。這主要是因為互聯(lián)網(wǎng)的開放性使網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客有機(jī)可乘，使檔案存在隨時被惡意刪除或篡改的風(fēng)險。因此，需要實行網(wǎng)絡(luò)認(rèn)證等手段，強(qiáng)化電子檔案的安全管理。
5結(jié)語
